Alma - Acquisitions - (3) Purchase

(3) Purchase

Alma @ ULg - Acquisitions

Version du 4 novembre 2015

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Plan général• Workflow général des

achats

• Workflows particuliers

• Gestion des PO lines

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Plan• Workflow général des achats• Workflow des achats• Créer une ligne de commande• Review• Packaging• Interaction avec SAP• Approbation• Envoi• Plusieurs budgets pour une commande• Templates

• Workflows particuliers• Gestion des PO lines

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Workflow des achats

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Créer une ligne de commande (1)• Première étape• Disposer d’une notice bibliographique !

a) d’une notice déjà existante dans la Institution Zone (IZ)b) d’une notice de la Community Zone (CZ) (< e-ressources)c) d’une notice importée depuis un catalogue externe d) d’une notice créée via le Metadata Editore) d’une notice créée via le Quick Cataloguing

notice obligatoirement à retravailler à la réception !

• Attention à ne pas créer de doublons !

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Créer une ligne de commande (1a)a) Notice déjà existante dans la Institution Zone (IZ)

• Sans doute pas la majorité des cas de figure à l’ULg• Rappel : toujours effectuer une recherche préalable dans l’IZ

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Créer une ligne de commande (1b)b) Notice de la Community Zone (CZ)

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Créer une ligne de commande (1c, 1d)c) Notice importée depuis un catalogue externed) Notice créée via le Metadata Editor

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Créer une ligne de commande (1e)e) Notice créée via le Quick Cataloguing• Resource Management > Create Inventory > Add Physical Item• Uniquement pour les ouvrages (pas les souscriptions ou ordres permanents)• Toujours partir sur un « NEW »

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Créer une ligne de commande (1e)• Introduire les éléments

bibliographiques de base

• Décocher !!11

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Créer une ligne de commande (1e)

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Info exemplaire(temporaire)

Notice créée pour la commande ↓

Détection d’un doublon éventuel à la création de

la POL

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Créer une ligne de commande (2.1)

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Review• Processus permettant la révision et la correction d’éventuelles erreurs

dans la PO Line avant son envoi :• Reviewing automatique• Reviewing configuré dans Alma

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Packaging (1)• Peut se faire automatiquement ou manuellement:• Automatique = Rassemble les PO Lines qui ont en commun : le

fournisseur, la bibliothèque, la devise, la « continuité » (One-time, continuous ou standing order), la méthode d’acquisition et le fonds.• Manuel : à faire par le bibliothécaire

Le packaging automatique n’est actuellement pas activé pour l’ULg car la commande serait envoyée au vendeur avant d’avoir un numéro SAP.

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Packaging (2)

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Packaging (2)

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Packaging (2)

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Interaction avec SAP (1)

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Approbation• Processus permettant l’approbation d’un PO avant son envoi• A configurer dans Alma (si besoin)• Au niveau institutionnel !

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Envoi• E-mail envoyé automatiquement par Alma au fournisseur• Protocole EDI (Échange de Données Informatisé)• L’EDI remplace les lettres, les fax et les courriels. • Même si une commande est envoyée par e-mail, il y a toujours une opération

manuelle par la suite côté fournisseur • traitement de la commande ralenti • risques d’erreurs possibles

• Au contraire, avec l’EDI, les commandes/factures peuvent être transmises directement vers l’application appropriée du destinataire (par exemple, le système de gestion des commandes) et le traitement commence ainsi immédiatement.

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plus rapide moins d’opérations manuelles moins de risques d’erreurs

Alma & EDI : • OK pour Baker & Taylor, Coutts (ingramcontent), Dawson, Harrassowitz, YBP et Ebsco.• En phase de test chez Dawson.

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Envoi• Processus manuel

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• Processus EDI

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Plusieurs budgets pour une commande

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Plusieurs budgets pour une commande

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Templates (1)

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Templates (2)

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Templates (3)

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Plan• Workflow général des achats

• Workflows particuliers• Commande de périodiques• Renouvellement de périodiques• Commande d’e-ressources• Commande print + online• Standing orders• Bons de commandes ouverts• Débours


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Commande de périodiques (1)

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D.1. Manuel

D.2. Automatique

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Renouvellement d’abonnement (1)

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Renouvellement d’abonnement (3)• 2 options :

• Nouveau numéro de bon de commande = créer une nouvelle PO line en « changeant » de fournisseur. (Slides suivants).

• Même numéro de bon de commande =

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PO Lines migrées d’Aleph (1)

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PO Lines migrées d’Aleph (2)

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Modifier la « Renewal date »4

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Commande d’e-ressources (1)

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Commande d’e-ressourcesCollections électroniques Commande

Bouquets (=titres groupés avec réduction)ex: Springer e-journals, Springer e-books, APS all, Annual Reviews, Elsevier e-books EBS (avec achat pérenne d’une part des titres)

• 1 PO line par bouquet / année

Databases avec ou sans Full Text Ex: PressBanking, Techniques de l’Ingénieur, Strada LexScopus, Scifinder

• 1 PO line par database / année

« big deals » basés sur collections historiques à maintenir avec commande unique (via Ebsco ou fournisseur) ex: Elsevier ScienceDirect journals, Wiley journals

• 1 PO line pour les holdings / année (avec cancellation restriction) 1 activation globale

OU (??)• 1 PO line par titre des holdings / année

(avec cancellation restriction) 1 activation par portfolio

+• 1 PO line pour la collection « big

deal » / année

« big deals « basés sur collections historiques à maintenir avec commande titre à titre via EbscoEx: SAGE Premier (maintien des abonnements historiques titre à titre)

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Commande print + online• 1 POL par type d’accès

• 2 POL en partant de notices bibliographiques distinctes

• Chacune dans son propre PO

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Commande print + online

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Deux notices bibliographiques distinctes• 1 PO line par ressource -> 2 PO lines • Établir la PO line pour le papier

• Donner le montant, le budget et l’Acquisition method• Préciser le lien p+e au Vendor

• Créer le PO

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• PO line pour le papier :

• P+e précisé dans la commande au vendeur :


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Commande print + online• POL pour l’accès électronique• Établir ensuite la PO line pour l’électronique à partir de la ressource

trouvée dans la CZ

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Commande print + online• Lier les PO lines • Éditez la POL du papier

et liez-la à la POL de l’électronique

• Éditez la POL de l’électronique et liez-la à la POL du papier

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Standing orders• Standing orders = Ordres permanents (ou arrivages automatiques).• Doivent être liés à une PO line.

• 2 cas :• Cas A : Bon de commande ouvert dans SAP.• Cas B : Bon de commande de régularisation.

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Standing orders (Cas A)• Doivent être lié à une notice bibliographique (collection, éditeur…)

Création d’une notice bibliographique via le « Quick catologing ».

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Standing orders (Cas A)

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Standing orders (Cas A)• A la réception : • Cataloguer l’ouvrage• Créer le HOL et l’item• Lors de la création de l’item :

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Standing orders (Cas B)

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Bons de commandes ouverts (1)

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• Via le Metadata Editor ou via le Quick Cataloging, créer une notice bibliographique « bidon » qui ne sera pas visible sur Primo.• Ex :

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Bons de commandes ouverts (4)• A la réception : • Cataloguer l’ouvrage• Créer le HOL et l’item• Lors de la création de l’item :

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Débours

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Débours

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3

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• Gestion des PO lines• Chercher une PO line• Annuler une PO line• Supprimer une PO line• Clôturer une PO line• Différer une PO line• Relier un item à une PO line• Récupérer une POL où on a oublié de cocher « Manual Packaging »• Supprimer un PO

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Chercher une PO line

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Deux icônes spécifiques aux PO lines peuvent être visibles juste devant le titre de l’ouvrage :

Commande urgente

Commande avec restriction d’annulation

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Annuler une PO line

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Annuler une PO line

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Supprimer une PO line

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Clôturer une PO line

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Différer une PO line

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Relier un item à une PO line

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Récupérer une POL où on a oublié de cocher « Manual Packaging »

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1

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Supprimer un PO

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1

Supprimer un PO

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Supprimer un PO

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Alma - Acquisitions - (3) Purchase

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