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De la gestion à la télégestion

Apports et limites

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I – Le contexte

Une association : 3 services

- Soins infirmiers à domicile : 18 Aides soignantes et 2 infirmièresUne équipe spécialisée Alzheimer à domicile depuis 2010

-Service d’aide aux familles : 8 Travailleuses familiales

- Service d’aide à domicile :70 aides à domicile

Un territoire rural

L’association est certifiée AFNOR depuis 2009

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II – Nos objectifs de départ

- Contrôler l’effectivité des prestations

- Répondre aux exigences de la norme AFNOR

- Améliorer les conditions de travail des salariés

- Gestion des tournées SSIAD en fonction des besoins des patients

- Partager les informations pour une meilleure coordination

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III – Le dispositif choisi

HIPPOCAD Télésystem

-Technologie sans contact (N.F.C) pour l’identification

- Téléphones portables

- Temps réel

- Extranet

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IV- le calendrier

- 2007 : Equipement du service de soins infirmiers

- 2008 – 2009 : Arrêt du déploiement et négociation avec le conseil général

- 2010 : Mise en place du dispositif choisi par le conseil général dans service d’aide à domicile

- 2010 : Systématisation d’HIPPOCAD à tous les services

- 2011 : ouverture de l’extranet aux clients et à leur famille

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V – HIPPOCAD

Les avantages spécifiques d’HIPPOCAD

Pour les salariés :

- Suppression de la déclaration papier : kilomètres, fiches de vacations

- Suppression des plannings papiers donc des déplacements

- Information en temps réel des changements de planning

- Informations sur l’adresse, le téléphone du client

- Comptabilisation au réel des trajets

- Possibilité de téléphoner et d’être joint à partir d’un outil de travail

- Accès à la fiche de mission et aux opérations réalisées par d’autres intervenantes

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V – HIPPOCAD

Les avantages spécifiques d’HIPPOCAD

Pour les clients :

- Suppression de la signature des fiches de vacation

- Possibilité pour le client ou pour une personne autorisée par lui de suivre sur internet :

- les heures réelles d’intervention et comparer par rapport au prévisionnel- les tâches déclarées comme réalisées

- Possibilité de demander en cas de contestation de facture un relevé d’heures

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V – HIPPOCAD

Les avantages spécifiques d’HIPPOCAD

Pour l’association :- Suivi en temps réel des interventions :

- Prévenance des retards éventuels au client- Suivi du respect des horaires d’intervention- Meilleure planification des temps de trajet entre les clients- Régulation de la charge de travail pour le SSIAD

- Suppression d’éditions sur support :- Respect de l’environnement- Diminution des coûts de photocopie et d’impression

- Facilités de communication avec les intervenants :- Pouvoir être appelé par tous les intervenants à partir du mobile professionnel- Pouvoir joindre tous les intervenants sur ce mobile- Réduction des risques de contestation des factures

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VI – Difficultés rencontrées

- En 2007 : cout de l’investissement et cout de communications

- Doublon avec le dispositif choisi par le conseil général

- Concurrence entre les opérateurs de logiciels métiers et de télégestion

- Difficultés de certains personnels face aux outils et à l’écrit

- Manque de réactivité du fournisseur pour les adaptations

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VII – Prespectives et souhaits

- Mise en œuvre des fonctionnalités restant à développer- Mutation vers des Smartphones NFC pour le service d’aide à domicile et vers des tablettes pour le SSIAD (en attente de la baisse des couts)

- Partage des informations avec d’autres acteurs pour une meilleure coordination

- Interopérabilité des systèmes notamment avec celui choisi par le C.G