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45 Avenue André Malraux

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ADS Clarisse

Active Documents

System Fourniture et installation de solutions de GED, LAD/RAD et Workflow

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ACCECIA – 45 Avenue André Malraux 19100 Brive-la-Gaillarde 05.19.99.19.19

Table des matières

I. Prologue ................................................................................................................................ 2

Accecia Software Company ................................................................................................................................ 2

La clé du succès .................................................................................................................................................... 3

II. La GED, LAD & Workflow .................................................................................................... 3

Dans quel environnement fonctionne Clarisse ? ............................................................................................ 3

Résultats attendus ................................................................................................................................................ 3

III. Clarisse au quotidien ......................................................................................................... 4

Quelle est la force de proposition de Clarisse ? .............................................................................................. 4

A quoi ressemble Clarisse ? ................................................................................................................................ 4

La recherche documentaire ................................................................................................................................ 5

Comment retrouver un fichier dans Clarisse ? ................................................................................................ 5

................................................................................................................................................................................. 6

Comment s’organiser dans Clarisse ? ................................................................................................................ 7

Les fonctionnalités attendues en GED ............................................................................................................ 8

Comment marche la GED avec Clarisse ?....................................................................................................... 8

Quels types de fichiers peut-on intégrer dans Clarisse ? ................................................................................ 9

Peut-on prévisualiser des fichiers avec Clarisse ?.......................................................................................... 10

Les fonctionnalités attendues en LAD/RAD ............................................................................................... 11

Comment marche le LAD sur Clarisse ? ........................................................................................................ 11

La modification d’intitulé est-elle nécessaire avec cette procédure ? ......................................................... 12

Clarisse peut-elle gérer ma boîte mail ? .......................................................................................................... 13

Retour d’expérience sur les plans de classement .......................................................................................... 13

Comment proposer un plan de classement ?................................................................................................. 14

Comment contrôler le cycle de vie des documents ? ................................................................................... 17

A quoi ressemble les tâches et comment vérifier les tâches à traiter au quotidien ? ........................................................................................................................................................... 17

Comment s’articule le Workflow sur Clarisse ? ............................................................................................ 21

GED, LAD/RAD, Workflow, ADS au quotidien pour vos collaborateurs(trice)s ......................................................................................................................................... 21

Concernant la gestion des droits ? ................................................................................................................... 21

Concernant la compatibilité ? ........................................................................................................................... 21

La cyber sécurité avec Clarisse est-elle assurée ? ........................................................................................... 22

IV. Méthodologie .................................................................................................................... 23

Clarisse demain chez vous ? Comment est-ce possible ? ............................................................................ 23

Le secret de Clarisse : une équipe de soudée ................................................... Erreur ! Signet non défini.

V. En conclusion .................................................................................................................... 23

VI. Ils nous ont fait confiance ............................................................................................... 24


Prologue

Notre société a toujours eu pour but de fournir des solutions sur mesures pour nos clients et c’est également notre

objectif pour votre structure. La solution Clarisse intègre en un seul outil :

- La GED

- Le LAD

- Le Workflow

- La recherche documentaire accélérée

- Le traitement documentaire à distance

- La cybersécurité

- L’archivage et la conservation des e-mails

Son utilisation simple, rapide et sécurisée en font un outil collaboratif à la pointe de la technologie qui peut être

rapidement maîtrisé par l’ensemble de vos équipes. Agréable par son ergonomie et appréciée pour sa rapidité en matière

de méthodologie du traitement documentaire. Intégrée à votre Architecture SI, Clarisse saura être la réponse à

l’ensemble de vos attentes de gestion de documents vivants sans pour autant nécessiter de trop fortes ressources. Bien

plus qu’une simple solution SI, Clarisse vous apporte une réelle expérience utilisateur en vous faisant gagner du temps

en permanence. Alors n’attendez plus et optez pour Clarisse.

Accecia Software Company

Créée en 2005 par Alexandre GUINJARD, la société Accecia Software Company a toujours eu pour philosophie de

concevoir des solutions informatiques sur-mesure pour les entreprises. Ne cherchant jamais à être limitée dans son

potentiel de développement Accecia Software Company s’adapte à tous types de structures et peut aussi bien répondre

à des besoins d’autoentrepreneurs que de clients grand compte de multi sites internationaux.

C’est en 2012 que Clarisse voit le jour suite à une demande formulée dans le cahier des charges d’un de nos clients :

« Volonté de s’équiper avec une boîte magique capable de tout faire, de la GED, du LAD, de la gestion de courriers,

des Workflow, de l’ERP, du CRM, etc.… » Face à une telle volonté, nos équipes d’ingénieurs ont conçu Clarisse. Son

approche, simple rapide et sécurisée en matière de stockage et de partage de données séduit de plus en plus de clients

et permet aujourd’hui à Accecia d’être un élément clé du marché en matière de GED améliorée et adaptée aux

entreprises.

En effet Clarisse est un logiciel issu de demandes provenant de diverses structures qui ont participées activement au

développement et à la constitution de notre solution.


La clé du succès

Une seule solution (Clarisse) pour traiter l’ensemble des besoins, donnant un accès rapide aux informations stockées,

permet de traiter ces informations et d’avertir les personnes associées en direct et sécurise le flux d’informations aux

différentes tentatives de sorties de données en dehors de l’entreprise.

La GED, LAD & Workflow

Dans quel environnement fonctionne Clarisse ?

La solution Clarisse a été conçue pour les environnements Windows dans un mode Client / Serveur. Le programme exécuté coté serveur s’installe sur un système Windows Server 2008 R2 ou supérieur. Le programme exécuté coté client fonctionne sur un environnement Windows Vista SP1 ou ultérieur.

La configuration matérielle moyenne recommandée pour le serveur est la suivante :

✓ Processeur 4 cœurs

✓ 4 Go de mémoire vive disponible

✓ 400 Mo d’espace disque disponible pour l’installation de la solution Clarisse (dépendances et services)

✓ Le stockage lié à la conservation des documents varie bien évidemment en fonction de la volumétrie manipulée par

le client. D’après les études faites chez nos clients, nous estimons nécessaire un espace d’environ 60Go pour 100 000

documents bureautiques (types Word, Excel, PDF…)

L’architecture idéale chez un client est, comme pour tout produit, de s’isoler dans un environnement virtualisé ; cela

évite les problèmes de conflits d’applications qui utiliseraient une même technologie. Dans le cas d’une installation sur

un serveur déjà existant, il nous faut vérifier certains points avant de procéder au déploiement. Pour assurer l’ensemble

des fonctionnalités de la solution Clarisse, nous avons besoin d’exploiter les technologies suivantes :

• Framework Microsoft .NET 4.5.2

• Serveur web IIS (Internet Information Services) dans une version 6 ou supérieure.

Il faut noter que ces dépendances s’installent automatiquement grâce à notre outil de déploiement. Dans le cas où au

moins une autre application utiliserait une de ces technologies, il nous faudra procéder à une vérification des

configurations existantes afin de valider la coexistence des différentes versions et / ou configurations.

Résultats attendus

Disposer d’outils collaboratifs pour favoriser le partage documentaire entre les services et permettre leurs consultations

directement depuis des progiciels métiers en place ou de manière autonome via un portail Web.

Mise en place des outils suivants : - Un outil de Gestion Electronique des documents - Un outil de LAD/RAD - Un système de Workflow


Clarisse au quotidien

Quelle est la force de proposition de Clarisse ?

Clarisse est une solution regroupant les trois outils souhaités par tous. En effet elle est composée d’une GED rattachée

à un moteur de recherche permettant de toujours retrouver les documents souhaités en un temps record.

Elle comporte également un LAD qui envoie directement les fichiers dans les classeurs de références choisis dès qu’un

fichier est scanné.

Elle dispose d’un workflow totalement adapté à la logique de partage collaboratif documentaire multisites.

A quoi ressemble Clarisse ?

Une barre de recherche vous

donnant accès aux documents

présents dans Clarisse.

Un onglet sur votre bureau avec des icônes vous

donnant accès à toutes les fonctionnalités

Clarisse GED/LAD, et Workflow, partage

collaboratif.

.


La recherche documentaire

Comment retrouver un fichier dans Clarisse ?

Clarisse est un moteur de recherche associé à une base de données. Tout comme Google, yahoo, bing, etc… Elle se

présente sous la forme d’une barre de recherche dans laquelle il suffit de taper : le titre du fichier recherché, un

élément du contenu du fichier (nom, texte, valeur monétaire, date, etc…).

Pour accéder à cette fonctionnalité de recherche par les titres ou les contenus trois choix s’offre à vous :

- Dans l’onglet Clarisse, cliquer sur l’icône « Recherche »

- Faire un raccourci clavier dans le bureau : Ctrl+Alt+C

- Faire un clique-droit sur le bureau et sélectionner « Rechercher dans Clarisse ».


Taper ensuite le nom du fichier recherché : Nous taperons ici « Factture » avec une faute d’orthographe pour vous

montrer que Clarisse recherche 70% près le mot tapé et remonte toujours le fichier recherché. Nous constatons que

le document souhaité apparaît après une recherche de Clarisse qui a durée seulement 265 millisecondes.


Comment s’organiser dans Clarisse ?

Clarisse est comme une grande salle d’archive intuitive, elle est structurée avec plusieurs Classeurs de références qui

ont des intercalaires numériques (paramétrables à l’infini). Il suffit de créer un Classeur et d’y ajouter les intercalaires

souhaitées. En 2 minutes, votre structure de classement documentaire est créée.

Etape 1 : Créer un Classeur de référence

Etape 2 : Créer des Sections/Intercalaires


Les fonctionnalités attendues en GED

La GED doit pouvoir accueillir tous types de document notamment, photos, PDF, Microsoft office. La

prévisualisation de ces derniers doit pouvoir se faire sans nécessiter l’installation de logiciel tierce sur les postes

utilisateurs. La modification doit être accessible à tout moment pour tous les utilisateurs disposant des droits adéquats

sur les documents. Les documents peuvent être modifiable à partir d’une application source installée sur le poste.

Comment marche la GED avec Clarisse ?

La Gestion Electronique Documentaire avec Clarisse est simple, rapide et sécurisée. Vous souhaitez intégrer un

document dans Clarisse présent sur votre ordinateur, pour cela il suffit de faire un clic-droit sur votre document et de

sélectionner « Envoyer vers Clarisse ». Vous pouvez aussi faire glisser le fichier sur le raccourci de Clarisse. Une fenêtre

d’aperçu du document va apparaître dans la fenêtre de prévisualisation. Vous pourrez à tout moment renommer le

fichier puis sélectionner le classeur de destination et l’intercalaire souhaité. Deux possibilités s’offrent à vous :

- Vous avez travaillé sur le fichier mais vous n’avez pas encore tout à fait terminé. Il vous suffit de cliquer sur

Déposer. Le fichier est alors envoyé dans Clarisse et vous conservez un exemplaire sur votre ordinateur.

- Vous avez terminé de travailler sur le fichier. Il vous suffit de cliquer sur Déposer/Supprimer. Le fichier est

alors envoyé dans Clarisse et est supprimé de votre ordinateur.


Quels types de fichiers peut-on intégrer dans Clarisse ?

Tous les types de fichiers sont intégrables dans Clarisse. Vous travaillez sur du Word, du PowerPoint, de la vidéo, de

la photo, de la musique, des plans, des fichiers crées à partir de logiciels open source ou par vos progiciels. Clarisse

peut intégrer tous ces formats et même regrouper plusieurs documents de différents types ensemble.


Peut-on prévisualiser des fichiers avec Clarisse ?

Il est tout à fait possible de faire cela avec Clarisse. Au moment du dépôt documentaire, vous pouvez pré visualiser le

document notamment grâce à la loupe de Clarisse.

*


Les fonctionnalités attendues en LAD/RAD

Différentes sources doivent pouvoir être prises en compte :

✓ LAD/RAD ; Workflows ; Scanners dédiés ; Multifonctions ; Répertoires Windows ; Boîtes mails ; Applications

bureautiques ; Enregistrement direct dans la GED

Comment marche le LAD sur Clarisse ?

Vous souhaitez encore gagner du temps ? Clarisse vous le permet grâce au LAD intégré. Vous avez un document à

scanner que vous souhaitez déposer dans Clarisse. Vous lui avez précédemment attribué un modèle documentaire. Il

vous suffit de le scanner. Le document sera identifié par l’OCR qui, au moment de la conversion du document enverra

le document vers Clarisse. A ce stade, Clarisse a déjà pris le relai, elle va stocker automatiquement le document identifié

par son modèle documentaire dans le classeur et dans l’intercalaire choisis. Vous pouvez aussi travailler à l’aide de

« dossiers surveillés » par Clarisse tels que des dossiers destinataires de votre scanner. Clarisse vous ouvre

automatiquement sa fenêtre de dépose lorsqu’elle détecte l’arrivée d’un document dans les dits dossiers. A noter que

le RAD est en cours de développement


La modification d’intitulé est-elle nécessaire avec cette procédure ?

En aucun cas, car Clarisse identifie tout le contenu du fichier grâce à son OCR. Dès lors que le document (prenons ici

l’exemple d’une facture de l’agence Citya Immobilier) serait enregistré sous l’intitulé : 897533221146.pdf, il vous

suffirait de taper dans la barre de recherche : « Citya » et le document serait remonté par Clarisse grâce à l’index qu’elle

constitue automatiquement sur les contenus.

Peut-on paramétrer un nommage ?

Oui, en paramétrant des catégories, il est possible de définir une convention de nommage qui s’appliquera

automatiquement à tout dépôt de document dans Clarisse. Dans la partie Administration, sélectionner les catégories

de document et cliquer sur le nommage paramétré sur les options de nommage en fonction de vos nomenclatures. Il

est possible de définir des options de nommage en intitulés, n° archive souhaitée, etc…


Clarisse peut-elle gérer ma boîte mail ?

En effet et Clarisse est directement associée à votre Outlook. Vous pouvez vous connecter à votre compte Clarisse

depuis votre boîte mail et choisir de déposer des mails ou uniquement les pièces-jointes de ces derniers.

Retour d’expérience sur les plans de classement

Clarisse est la solution qui permet de remettre l’humain au cœur de l’organisation. Plus besoin de solliciter vos

collaborateur(trice)s sur des mails à rallonge, ou des locataires pour leur demander un traitement documentaire aliénant.

Clarisse est une solution simple, rapide, efficace et appropriable partout et pour tous. A fortiori, nos clients ne

manquent pas. L’organisation d’une structure documentaire est tout à fait possible sur Clarisse à partir de la définition

de classeurs et d’intercalaires.

Il y a deux écoles, la première vous permettant de définir une structure documentaire classique de classeurs et

d’intercalaires correspondant à votre cartographie Windows classique (dossier, sous-dossier, sous-sous-dossier, etc…).

La seconde vous permettant de définir un nombre restreint de classeurs (correspondant à de grandes thématiques)

avec différentes intercalaires. Dans les deux cas, l’utilisation de la barre de recherche vous remontera toujours

l’information.

Partons du principe que Clarisse est une base de données dans laquelle un ensemble de collaborateur(trices) peuvent

travailler sur des documents communs. Partons également du postulat qu’au sein du secteur de l’Immobilier social,

plusieurs collaborateur(trice)s peuvent être au sein d’une même équipe (RH, Conseillers, etc…) mais ne pas avoir les

mêmes droits sur l’ensemble des fichiers sur Clarisse. Dans la partie administration il suffit de sélectionner un classeur

de référence et les intercalaires souhaitées et de définir les droits des utilisateurs sur les documents. Trois droits sont

définis sur Clarisse : L=Lecture (consultation du document) ; E=Ecriture (modification et enregistrement du

document) ; S=Suppression. Ces droits peuvent être individualisés par sélection de la case du groupe utilisateurs.


Autrement dit, la logique de mettre en place une arborescence documentaire sur un chemin serveur est remplacée par

des droits et attributions donnés à des utilisateurs. Une des solutions déjà mise en place chez plusieurs de nos clients,

est de créer un seul classeur de référence nommé « Entreprise » et plusieurs intercalaires au sein desquels tous les

documents seront déposés. Aucun risque qu’un collaborateur puisse voir un document sur lequel il n’a ni droit de

lecture, d’écriture ou de suppression. La structure documentaire affine votre classement, mais grâce à la barre de

recherche, tout document souhaité (en fonction des droits attribués) est toujours retrouvé par Clarisse.

Comment proposer un plan de classement ?

La réponse dépend d’une phrase en réalité… « Cela dépend de vous ». Concrètement, Clarisse est paramétrable à l’infini

et reste une solution sur mesure par rapport à votre réalité de terrain. De surcroît la manière la plus adaptée de

constituer un plan de classement sera construit avec vous lors de votre formation à Clarisse. Nous serons présents

pour vous positionner en phase d’appropriation de l’outil lors de présentation mais aussi par des mises en situation de

classement. Vous allez ainsi constituer votre plan de classement. Sur ce point, même si vous pouvez retrouver deux

typologies organisationnelles de classement dans Clarisse vous ne serez jamais mieux servis que par vous-même. De

plus, nous serons là pour vous assister dans cette mise en place et optimiser vos processus.


Le code couleur dans Clarisse

Le fichier est associé à un code couleur (lorsque des actions ont été effectué sur ce dernier) et des icônes.

Les icônes pouvant être associées à un documents sont :

Le code couleur : n’apparaît que si une action précise a été effectué sur le fichier.

En vert : Une description qui est intégrée au moment du dépôt du fichier sur Clarisse. C’est un post-it numérique. Il

permet de résumer le document et d’enrichir l’indexation.

En violet : Des métadonnées, paramétrables selon la volonté de l’utilisateur. Ce sont des informations complémentaires

qui vous permettent d’affiner votre recherche et facilite votre exploitation de documents.

En rouge : les flux de traitements par lesquels le document est passé (Flux de validation, de relecture, de travail etc…)

En bleu : les tâches que vous pouvez attribuer à vous-même ou à vos collaborateur(trice)s avec une date limite de

traitement si vous le souhaitez.

Dans l’encadré en noir ci-dessus, est présent l’historique qui récapitule toutes les étapes par lesquelles est passé le fichier

depuis sa création, en passant par ses consultations. Cet onglet indique en outre les utilisateurs qui ont visualisé le

fichier, ceux qui y ont apporté une modification et ce, jusqu’à l’archivage définitif du fichier dans Clarisse.

Description Icône

La feuille écornée indique que le document n’est composé que d’un seul fichier.

Le carton fermé indique que le document est composé de plusieurs fichiers.

L’étoile indique que l’utilisateur a intégré ce document dans ses favoris ce qui permet d’y accéder sans avoir à le rechercher (utilisation quotidienne d’un formulaire, prospectus, etc…). Une onde RSS : indique que l’utilisateur est abonné à ce document et sera tenu informé à chaque modification qui lui sera apporté dans Clarisse. Un maillon de chaîne : montrant que ce document est lié à d’autres. Ici cette facture peut être liée à un bilan comptable et ces deux documents regroupés représentent une liasse fiscale.

Un stylo : montrant que l’utilisateur a le droit de modifier le document (Droit d’Ecriture).

Une loupe : montrant que l’utilisateur a le droit de consulter le document (Droit de Lecture).


L’onglet « liens » dans le descriptif de montre le(s) liens auxquels sont rattachés le document. Pour vérifier les

documents liés, cliquez sur l’onglet liens du bas. La liste des liens définis va apparaître. Il suffit ensuite de cliquer sur

le lien désiré pour afficher les documents liés.


Comment contrôler le cycle de vie des documents ?

Il est possible de définir des cycles de vie pour chaque type de documents sous forme d’une succession de plusieurs

états, dont notamment :

- Document en cours de rédaction non validé

- Document validé, diffusé : il devra être possible de définir des groupes d’utilisateurs à qui la

mise à disposition d’un nouveau document validé dans une catégorie définie doit être

signalée

- Document à historiser : les différentes versions du document doivent être conservées

- Document non historisé : chaque nouvelle version du document devra automatiquement

supprimer la précédente

- Document périmé : il devra être possible de définir une durée maximum de validité des

documents pour que passé ce délai ils soient automatiquement archivés ou supprimés

À tout moment et pour tout forme de document, vous pouvez définir des actions à mener sur Clarisse. Les tâches et

les flux (qui sont un enchaînement de tâches menant à une procédure de traitement).

Les tâches peuvent être attribuées à soi-même ou à un ou plusieurs utilisateurs. Il est obligatoire

d’attribuer une date limite de traitement de la tâche. Les flux fonctionnent de la même façon mais comporte une

particularité, ils sont rattachés à des actions précises concernant votre organisation (ex : pour validation, pour relecture,

etc…). Ces flux vont donc définir des étapes de traitement documentaire qui vont exposer un suivi d’autant plus précis

dans la timeline documentaire.

A quoi ressemble les tâches et comment vérifier les tâches à traiter au quotidien ?

Les tâches à traiter sont signalées par deux visuels simples sur Clarisse, le logo de l’onglet bureau qui émet une

surbrillance violette et l’icône des tâches qui se rempli partiellement en affichant le nombre de tâches à traiter.

Clarisse avertit aussi son utilisateur des tâches qu’il a gérer au quotidien par le biais d’un mail qui récapitule l’ensemble

des tâches qu’il aura à traiter sur les 7 prochains jours.

Flux Tâche


Pour vérifier et gérer son workflow au quotidien il suffit de cliquer sur l’icône tâche et le tableau des tâches va apparaître

en vous donnant les tâches à traiter (en noir) et les tâches qui sont en retard (en orange). Vous avez également la

possibilité de vérifier les tâches déjà traitées et/ou non traitée.


Les tâches et les flux nécessitent une confirmation écrite pour leur traitement ou non-traitement, ce qui évite les

validations et invalidations par erreur. Clarisse demande toujours à une personne de traiter ou non traiter une tâche

ou un flux et de renseigner le motif de traitement ou de non-traitement.

Voici, en quelques images, à quoi peuvent ressembler des traitements et non-traitement de tâches.

Une fois Confirmé

Une fois Confirmé


A noter que le cycle de vie de chaque document est toujours consultable lors de la recherche en cliquant sur l’onglet

historique. Ce dernier vous affichera toutes les étapes par lesquels est passé un document : création (quand et par qui),

consultation (quand et par qui), modification (quand et par qui).

Il est toujours possible d’historiser plusieurs version d’un document. Lorsqu’un collaborateur travaille sur un document

et qu’il souhaite enregistrer une nouvelle version, il suffit de sélectionner l’icône : Réintégrer le document dans une

nouvelle version. A cet instant le document nouvelle version sera enregistré dans Clarisse, l’affichage documentaire

affichera V.2 par défaut (qui montrera que la V.1 a été modifiée). A noter qu’il est toujours possible au moment de

cette réintégration documentaire de paramétrer une codification interne. De plus, il sera toujours possible au travail

sur la V.1 au besoin.

Il est possible à tout moment de stocker, d’exploiter et d’archiver tout type de document et d’y attribuer une série

d’actions qui seront toujours suivies et consultables à tout moment.


Comment s’articule le Workflow sur Clarisse ?

Clarisse permet de gérer des circuits permanents ou occasionnels de constitution, distribution et validation des

documents. La logique de flux à traiter fonctionne de la même manière que pour une attribution de tâche. Néanmoins,

il faut définir à chaque étape du flux de traitement sélectionner des actions à réaliser, comme ci-dessous à titre

d’exemple :

Les flux sont paramétrables et peuvent être automatisés. Pour un flux ponctuel, sélectionner « Mes flux » pour ajout

d’un nouveau flux. Pour un flux récurrent, sélectionner « Flux de référence » et créer ce nouveau flux qui pourra être

réattribuer à volonté à d’autres documents.

GED, LAD/RAD, Workflow, ADS au quotidien pour vos collaborateurs(trice)s

Clarisse répond à vos attentes et la question de l’ergonomie et de la réappropriation de l’outil fait partie de vos attentes.

Clarisse a été conçu pour tout type d’utilisateurs : de la génération X à Z tout le monde s’y retrouve. La formation ne

dure pas longtemps car elle est basée sur des mises en situation qui pourront vous permettre de travailler avec une

structure Clarisse opérationnelle dès la fin de la formation.

Vous avez des utilisateurs ponctuels (stagiaires, alternants, remplacement congé ou arrêt de travail). L’ensemble de ces

personnes pourront en moins d’une demi-journée être habituées à Clarisse grâce à sa simplicité d’utilisation.

Concernant la gestion des droits ?

Là encore, Clarisse peut se synchroniser à votre système pour ajouter les utilisateurs de votre active directory. Ceci

vous permet d’éviter d’avoir à saisir manuellement l’ensemble des membres de votre structures qui seront appelés à

utiliser Clarisse. Ces utilisateurs seront organisés au sein de groupes qui sont l’image des services de votre structure.

Les droits sont attribuables dans les groupes d’utilisateurs et seront mis en place dès le paramétrage de ces derniers.

Concernant la compatibilité ?

Clarisse est parfaitement compatible avec tous types de matériels mobiles : PC, portables, tablettes Windows, connectés

sur le réseau de la structure ou depuis l’extérieur via Internet. Clarisse a une interface qui s’adapte automatiquement à

toutes les tailles d’écran pour permettre aux utilisateurs d’accéder à n’importe quelle documentation quel que soit son

lieu de consultation. Une application dédiée aux périphériques mobiles est actuellement en cours de développement.


La cyber sécurité avec Clarisse est-elle assurée ?

Clarisse est au cœur de l’actualité concernant la cyber sécurité car elle est une solution radicale pour éviter tout type

d’attaques de type ransomware.

Tous nos clients sont satisfaits du degré de sécurité de Clarisse. Au cours des 6 derniers mois, 8 d’entre eux ont subi

des tentatives d’hacking. Ils ont perdu l’intégralité de leurs données, sauf, celles qui été dans Clarisse.


Méthodologie

Pour respecter les cadres d’interventions des équipes de pilotage du projet, Accecia pourra animer si besoin des

réunions de suivi de projet et des Comités de Pilotage. Des comptes rendus des réunions seront rédigés dans un délai

de 3 jours ouvrés maximum. Ces derniers seront à valider par le chef de projet de votre structure dans un délai de 3

jours ouvrés maximum.

Clarisse demain chez vous ? Comment est-ce possible ?

Dès l’obtention de votre Clarisse, nous définissons avec nos équipes commerciales et techniques les dates

d’installation et de formation de vos administrateurs.

Le déroulé du processus fonctionne en 4 étapes :

1 : Installation de Clarisse sur votre serveur (30 minutes d’installation sur serveur et 5 minutes par poste).

2 : Journées de formation de 3 jours ouvrés pour les administrateurs.

3 : Comptes rendus des journées de formations retransmises et échangés avec le chef de projet et les membres du

Comité de Pilotage (si existant).

4 : Point de contrôle réalisés au besoin du chef de projet et des membres du Comité de Pilotage a posteriori de

l’étape 3.

Clarisse est bien plus que la solution sur mesure pour votre structure, c’est avant tout une équipe de passionnés, soudée

autour de valeurs communes tels que la solidarité, la pugnacité, la rigueur, la précision et la rapidité. Nos deux objectifs

sont les suivants pour chacun de nos services Clarisse : la satisfaction de nos clients et l’excellence. Mais plus qu’un

simple paragraphe, voici la fiche technique des personnages d’Accecia.

ARD

En conclusion

Clarisse est la solution adaptée à votre établissement. Elle regroupe en un seul outil la GED, le LAD et le Workflow,

la cyber sécurité, le partage collaboratif à distance, etc... Elle nécessite peu de temps de déploiement est peut-être

rapidement appropriée par l’ensemble de vos équipes. Son ergonomie, sa simplicité, sa rapidité et son niveau de sécurité

documentaire en font une réelle solution en avance sur son temps. Elle saura satisfaire la moindre de vos attentes sur

votre périmètre cible et sur vos desideratas en matière d’exploitation documentaire et de méthodologie intuitive.

Conçue pour répondre à des besoins multi sites dans son approche collaborative, Clarisse n’a aucune limite en matière

d’exploitation documentaire. N’hésitez plus et faites appel à Clarisse.


Ils nous ont fait confiance

« La recherche est phénoménale !

Notre problématique était triple :

- Pouvoir conserver dans les dossiers clients tous les échanges de manière simple (BAT, Validation de

BAT, devis, modification de devis, spécificité de chaque commande, dossier de production, contrôle

qualité, etc…) et de pouvoir retrouver toutes les informations nécessaires en quelques instants par un

système de recherche par mots-clés (n° de plan, nom de personne, par objet, par un texte personnalisé,

par n° de formulaire).

- Limiter l’archivage papier qui est fastidieux à classer et prend beaucoup de surface au sol tout en ayant

une bonne gestion des droits (que tout le monde n’ait pas accès aux payes, à la compta, etc…).

- Trouver un système simple e0 ergonomique qui ne nécessite pas une formation trop complexe et capable

d’ouvrir tous les documents).

Clarisse a parfaitement rempli toutes ces conditions. La mise en place du système a pris moins d’un mois

et tous nos collaborateurs ont très rapidement pris Clarisse en mains. Le volume de papiers à traiter s’est

effondré (cela en est même angoissant pour nous qui avions l’habitude d’avoir des dossiers pléthoriques.

Psychologiquement, il y’a un cap à passer). Enfin, la recherche est phénoménale ! Nous retrouvons en

quelques minutes des documents vieux de 5 ans que nous avions transféré de notre ancien système de

gestion électronique vers Clarisse dans un répertoire fourre-tout. On retrouve tout !

Christophe Lacroix / Dirigeant de la société SMTT.

« Construire très facilement un système documentaire qualité

Dans le cadre de leur démarche d’amélioration continue de la qualité, les EHPAD du Palais-sur-Vienne et de

Feytiat recherchaient une nouvelle solution logicielle afin de garantir leur système d’assurance qualité et

d’informatiser l’ensemble de leur pyramide documentaire. La solution CLARISSE est apparue comme « LA »

solution allant au-delà des espérances.

En effet, cette solution complètement adaptable permet de construire très facilement un système documentaire

qualité, d’en sécuriser et d’en maîtriser le contenu, de permettre les flux de validation, les alertes, d’être accessible

avec tous, le tout dans le respect des processus identifiés dans les établissements, en conformité avec la norme ISO

indispensable en cas de certification de services par exemple.

Elle permet de rendre la lecture et l’utilisation du système documentaire qualité aisées à l’ensemble du personnel

de par son intuitivité et sa simplicité d’utilisation, ce qui est une vraie plus-value et un bon atout pour faire adhérer

les professionnels…

De plus, la dématérialisation complète de l’ensemble des documents (hors pyramide documentaire qualité) est

aussi possible… un autre atout indéniable pour diminuer à terme la volumétrie des documents stockés sur les

serveurs, voire pourquoi pas de tendre vers le « 0 » papier…

Fabienne Arrondeau / Qualiticienne.

« L’utilisation de Clarisse permet un gain temps considérable

Utilisateur de l’application Clarisse depuis juillet 2013, je ne peux que louer les qualités de ce logiciel. Responsable

de plusieurs structures dans le secteur médico-social, l’utilisation de Clarisse permet un gain de temps considérable

ainsi qu’une rationalisation des droits des utilisateurs sur les documents pdf, Office et mail. Clarisse a bouleversé

notre organisation documentaire pour en devenir le point central, que ce soit pour l’archivage ou le travail sur ces

mêmes documents grâce à l’utilisation des flux de travail et des flux décisionnels. Nous avons gagné aussi en

sécurité par le fait que nos données sont aujourd’hui cryptées mais aussi par le fait que les utilisateurs ayant les

droits sur un document sont assurés de travailler sur la bonne version de ce document, ce qui n’était pas le cas

avant l’utilisation de Clarisse. Enfin, la hotline est disponible et nous apporte une réponse dans la demi-journée.

Christophe Génie / Directeur de plusieurs établissements – EHPAD, MAS, entreprise adaptée, foyer occupationnel.

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