Achat dans le cadre d’un marché CNRS à bons de commande · marché CNRS à bons de commande...

Achat dans le cadre d’un marché CNRS à bons de commande

procédure déconcentrée

Instruction de procédure n° INS010003BPCdu 15 juin 2001

S e c r é t a r i a t g é n é r a l

B u r e a u d e p i l o t a g e e t d e c o o r d i n a t i o n – U P S " A p p r o v i s i o n n e m e n t s s c i e n t i f i q u e s "

J U I N 2 0 0 1

DOMAINE FINANCIER ET COMPTABLE

INSTRUCTION DE PROCÉDURE : ACHAT DANS LE CADRE D’UN MARCHÉ CNRSÀ BONS DE COMMANDESPROCÉDURE DÉCONCENTRÉE

♦ Marchés avec un seul titulaire par lot♦ Marchés avec plusieurs titulaires par lot et remise en compétition♦ Marchés avec plusieurs titulaires par lot liés à la recherche

Objet de l’instruction : La présente instruction spécifie les modalités d’achats deproduits ou de matériels dans le cadre des marchés CNRS à bons de commande etexamine les principes d’utilisation de l’application informatique de remise encompétition automatisée, RECA.

Sommaire

1. Présentation générale ________________________________________________32. Circuit des documents, tâches par acteur ________________________________5

2.1 Identification de la procédure à suivre ______________________________________ 62.2 Marchés avec un seul titulaire par lot (Procédure E) ___________________________ 72.3 Marchés avec plusieurs titulaires par lot et remise en compétition (Procédure R)_____ 82.4 Marchés avec plusieurs titulaires par lot, liés à la recherche (Procédure R-D)______ 102.5 Traitement des REC insatisfaisantes ou infructueuses _________________________ 14

3. Règles de gestion applicables _________________________________________163.1 Le bordereau RECA ____________________________________________________ 163.2 Le bon de commande ___________________________________________________ 16

4. Textes de référence _________________________________________________185. Modèles de documents ______________________________________________18Annexes _____________________________________________________________19

Période d’application : à compter du 18 juin 2001Référence Numélec : INS010003BPCAdresse Web : http://www.sg.cnrs.fr/bpcmodernisation

État du document : signéDernière mise à jour : 12/06/2001Version : 1.0

Secrétariat généralBureau de pilotage et de coordination3 rue Michel-Ange - 75794 Paris Cedex 16Mél. : [email protected]

Ce document a été établi en liaison avec l’UPS "Approvisionnements scientifiques". Pour tout renseignement relatif auxrègles de gestion, textes et documents applicables : [email protected]

2 Instruction de procédure « Achat dans le cadre d’un marché CNRS à bons de commande »

AVANT-PROPOS

Une nouvelle réglementation sur les marchés publics, spécifique à l’activité de recherchescientifique, a augmenté le nombre potentiel de titulaires de marchés pour un mêmeproduit mais a également modifié les modalités de passation des commandes de cesproduits. Les marchés CNRS sont, à l’occasion de leur renouvellement, passés pourpartie dans ce nouveau cadre.

La présente instruction de procédure vise à expliquer à tous les laboratoires et servicesacheteurs, comment passer une commande dans le cadre d’un marché CNRS et plusparticulièrement, comment utiliser les outils informatiques que le CNRS a mis en placepour faciliter l’application de ces nouvelles règles.

Instruction de procédure « Achat dans le cadre d’un marché CNRS à bons de commande » 3

1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE

La majeure partie des besoins des laboratoires en matière de matériels et produitsscientifiques, a été regroupée par des commissions techniques d’experts en familles deproduits homogènes. Chacune de ces familles constitue un lot pour lequel un appeld’offres est publié puis un ou plusieurs fournisseurs sont retenus (mono oumultiattribution). Dès lors, les marchés sont notifiés : chaque titulaire (fournisseur retenu)reçoit un numéro de marché par lot. Ces marchés déterminent précisément lesréférences entrant dans ce cadre (certaines références d’un fournisseur peuvent être"hors marchés" ou appartenir à un autre lot) et fixent la remise minimum consentie auxunités CNRS.

La personne responsable des marchés (PRM) est le représentant légal du CNRS pour lapréparation, la passation et l'exécution des marchés publics. Le directeur de l'UPS"Approvisionnements scientifiques" (UPSAS) pour les marchés nationaux, et lesdélégués régionaux pour les autres marchés ont la qualité de PRM, par délégation depouvoir du Directeur général.

Le cadre réglementaire

Les articles 76 et 76bis du code des marchés publics sont le cadre réglementaire desmarchés à bons de commande, utilisés pour l’achat des matériels, fournitures ou produitspar les laboratoires et services du CNRS :

• l’article 76-I-1 constitue le cas général des marchés à bons de commande. Un seulfournisseur titulaire par lot et exclusivité (commande obligatoire chez cefournisseur).

• l’article 76-I-3 est prévu lorsqu’il y a une forte volatilité des prix ou uneobsolescence rapide des produits. Il peut y avoir plusieurs titulaires pour un mêmelot mais obligation d’une remise en compétition formelle de tous les titulaires d’un lotavant chaque commande, le critère de choix du titulaire étant le prix et le caséchéant le délai.

• l’article 76bis est spécifique aux marchés liés aux activités de recherche scientifiqueet technologique. Il prévoit aussi la multiattribution et la remise en compétition, maisles critères de choix sont liés prioritairement aux caractéristiques techniques desproduits et des dérogations à la remise en compétition sont possibles : 1- dérogations à caractère scientifique : produit non substituable, compléments etaccessoires (définitions cf. annexe 1) ;2- dérogation administrative pour les commandes inférieures à 4000 F/610 € HTdans la limite d’un seuil de 900 000 F HT par PRM, par période de 12 mois, pourdes "fournitures homogènes".

NB : Le nouveau code des marchés publics entrera en vigueur à compter de septembre2001. L’article 72 de ce texte, régit les marchés à bons de commandes et remplace lestextes ci-dessus. Il reprend les principes énoncés dans la procédure mais modifiecertains seuils et leur mode d’appréciation.


Les outils spécifiques développés par le CNRS

Le moteur de recherche "Recherche des tarifs des marchés" (RTM) a pour objectif derecenser l’ensemble des références et les prix en euros (+ les prix en francs jusqu’au31/12/2001) des produits figurant dans les marchés du CNRS. Figurent également pourchaque référence, le numéro de marché, sa date de validité et le cadre juridique qui lerégit (article 76-I-1, 76-I-3 ou 76 bis représentés respectivement par les codes de remiseen compétition "N" non, "O" obligatoire et "C" conditionnelle). La base est actualisée enpermanence avec les données fournies par les fournisseurs et validées par les servicesdes PRM.

Le moteur RTM doit être utilisé de préférence aux catalogues des fournisseurs car :- il permet de vérifier que le produit est inclus dans un marché CNRS ;- il recense tous les fournisseurs titulaires proposant le même produit ;- il fournit un tarif validé et à jour1 ;- l’impression de la page du moteur peut attester la validité du prix proposé.

L’application RECA (Remise en compétition automatisée) permet à un acheteur defaire parvenir automatiquement sa demande à l’ensemble des titulaires de marchés pourle lot auquel appartient le produit ou matériel recherché. L’acheteur décrit son besoin etdéfinit les critères techniques qui présideront au choix d’un titulaire ; les caractéristiquestechniques qui peuvent être demandées sont propres à chaque lot. L’acheteur fixeégalement un délai pour la réception des offres.

La demande est adressée par Mél. à l’ensemble des fournisseurs qui font parvenir leuroffre au laboratoire par Mél., fax ou courrier.

L’acheteur édite un bordereau qui servira de registre des réponses (obligationréglementaire). Il enregistre à la main sur ce document la date de réception de toutes lesoffres reçues.

Les acteurs impliqués

Certaines fonctions au sein du laboratoire ont volontairement été bien identifiées mais,dans la pratique, peuvent être occupées par la même personne.

Le délégué régional est personne responsable des marchés (PRM) pour sa circons-cription. Il peut nommer des représentants (en général les directeurs d’unité) quiassureront les opérations de remise en compétition et de sélection d’un fournisseur.NB : Pour l’ensemble de la procédure, les instituts nationaux sont assimilés à desdélégations et leur directeur à un délégué régional, PRM.

Le directeur d’unité peut être désigné comme représentant de la PRM et recevoir àce titre une délégation de signature de la PRM pour signer le bordereau RECA, quisert de registre de réception des offres faites par les fournisseurs, ou le certificatadministratif lorsque la commande est passée sans remise en compétition préalable.

Le directeur d'unité peut en outre recevoir une délégation de signature del'ordonnateur (délégué régional) qui l'autorise (dans les limites de la délégation qui luiest consentie) à signer le bon de commande.

1 Dans le cas où les tarifs ne sont pas accessibles par le moteur RTM, il convient de seréférer au tarif papier.

Instruction de procédure « Achat dans le cadre d’un marché CNRS à bons de commande » 5 L’acheteur (en général le chercheur) doit définir clairement son besoin et les

caractéristiques techniques qui prévaudront lors du choix des offres à l’issue de laremise en compétition. Il contrôle la validité des offres au regard de ces critères etpropose le choix du fournisseur.

Le gestionnaire établit la commande et prépare, le cas échéant, le certificatadministratif.

Le service financier de la délégation contrôle la régularité des remises encompétition ou des dérogations invoquées. Il conserve les bordereaux RECA et leursoffres associées pendant 10 ans. Il a un rôle de conseil et d’assistance auprès desunités.

L’UPSAS (unité propre de service "Approvisionnements scientifiques") assure lapassation et le suivi de tous les marchés nationaux. Elle a un rôle de conseil etd’assistance auprès des services financiers des délégations. Son directeur est PRM.

Elle alimente le moteur de recherche RTM avec les données normalisées fourniespar les fournisseurs et validées par les PRM (pour les marchés locaux, lesdélégations transmettent à l’UPSAS les catalogues électroniques normalisés etvalidés par le délégué régional).

La direction des systèmes d’information (DSI), avec son service d’assistance auxutilisateurs, fournit une assistance technique pour les applications RTM et RECA.coordonnées : http://www.dsi.cnrs.fr/assist/

2. CIRCUIT DES DOCUMENTS, TÂCHES PAR ACTEUR

Formalisme adopté

Principaux qualificatifs utilisés

Qualificatifs de support d'information : Transmission/courrier électronique

Courrier Appel téléphonique

Dossier papier Télécopie

Qualificatif de destination : Pour information/attribution

Contextetemps Entité X (Siège, délégation, direction....) Entité Y

1tâches

responsable de latâche

Acteurs externesFichier/ Dépôt dedonnées

3vers procédure

externe

Flux de données

Flux optionnel de données

Tâchesenchaînées

début fin

ET

OU

Opérateurs

q


2.1 Identification de la procédure à suivre

1. L’acheteur interroge le moteur de recherche des références et tarifs des marchés (RTM)afin de déterminer si le produit recherché est inclus dans un marché. Il est à noter quetoutes les références proposées par un fournisseur sur son catalogue, ne sont pasforcément incluses dans le marché.

Lorsque le produit recherché ne figure pas dans un marché, une commande "horsmarché" peut être passée, sous réserve que le seuil de 300 000 F TTC par fournisseur,par année civile et par délégation ne soit pas atteint (le montant et les modalités dedétermination de ce seuil seront modifiés avec la mise en application du nouveau codedes marchés). Un modèle de certificat administratif est disponible en annexe.

1 bis A l’aide du code de remise en compétition (code REC) fourni par le moteur de rechercheRTM, l’acheteur détermine quel cadre juridique régit ce marché et la procédure qui endécoule :

code REC="N" Les marchés régis par l’article 76-I-1 du code des marchés publics,avec un seul titulaire par lot, donc exclusivité ; procédure E (cf. chapitre 2.2 page 8)

code REC="O" Les marchés régis par l’article 76-I-3, avec plusieurs titulaires par lot etremise en compétition obligatoire ; procédure R (cf. chapitre 2.3 page 8)

code REC="C" Les marchés liés à la recherche, régis par l’article 76bis, avec plusieurstitulaires par lot et possibilité de déroger à la remise en compétition ;procédure R-D (cf. chapitre 2.4 page 10)


Identification de la procédure à suivre

Unité / service

type R, E, R/D

1Déterminer si le

produit est inclus dansun marché

Acheteur

Moteur de rechercheRTM

5Déterminer le type de

marché

Acheteur

3.*Procédure R - Marchés avec

plusieurs titulaires par lot"REC obligatoire"

2.*Procédure E - Marchés avec

un seul titulaire par lot"Exclusivité"

4.*Procédure R-D - Marchés

avec plusieurs titulaires parlot, liés à la recherche

"REC, dérogations possibles"

6Commande hors

marché+ certificat

administratif


Besoin

produit hors marché

ou

(aucun marché CNRS sous ce régime à la datede publication)

art. 76-I-3 code marchés publicsart. 76-I-1 code marchés publics art. 76 bis code marchés publics

ex : - Marchés nationaux (Abonnements, certains gaz) - Marchés locaux (fourn. bureau, gaz, ... )

ex : Produits biologiques et chimiques, verrerie, instrumentation ...

1 bis

2 - 3 - 4 -


2.2 Marchés avec un seul titulaire par lot (Procédure E)

1. Le service financier de la délégation informe les unités sur les marchés locaux en cours(la plupart sont passés dans le cadre de l’article 76-I-1 du code des marchés publics).

2. L’acheteur interroge le moteur de recherche RTM sur les marchés afin de trouver laréférence et le prix du produit recherché. Il imprime la page où figurent référence et prix.

Le gestionnaire établit la commande en veillant à indiquer le numéro du marché. (cf. letableau en 3.2).

Selon le montant de la commande : 3 ou 3 bis

3. Lorsque le montant de la commande est compatible avec celui fixé par la délégation designature accordée par le délégué régional, le directeur d’unité ou une autre personnehabilitée signe le bon de commande et l’envoie au fournisseur2.

3 bis Lorsque le montant de la commande est supérieur au montant fixé dans le cadre de ladélégation de signature, l’original du bon de commande est transmis à la délégation. Ledélégué régional signe la commande et l’adresse au fournisseur. Le bon de commanded’un montant supérieur à 600 000 F TTC sera préalablement soumis au visa ducontrôleur financier. Une copie de la commande est retournée au laboratoire.

4. Suit le traitement normal de la commande : réception des matériels commandés et de lafacture, attestation du service fait. La facture et la copie de la commande (si elle n’a pas été envoyée précédemment) sontadressées à la délégation pour mandatement, accompagnées de l’extrait du tarif issu dumoteur RTM. (cf. le tableau en 3.2).

2.3 Marchés avec plusieurs titulaires par lot et remise encompétition (Procédure R)

Dans un souci d’allègement, cette procédure n’est pas décrite dans ce document caractuellement, aucun marché CNRS n’est passé dans ce cadre réglementaire.

Comme au chapitre suivant, la procédure utilise l’application RECA. Les deux principalesdifférences sont :

- La remise en compétition est obligatoire, quel que soit le montant de la commande,aucune dérogation n’étant possible.

- Le seul critère de choix d’un fournisseur ayant répondu dans les délais est le prixoffert et, en cas d’égalité, le délai de livraison.

2 Certaines délégations demandent qu’une copie de la commande leur soit envoyéesimultanément.

Instruction de procédure « Achat dans le cadre d’un marché CNRS à bons de commande » 92 Procédure E - Marchés avec un seul titulaire par lot

Unité / service Délégation

2.1Communiquer sur les

marchés locaux en cours

2.2Etablir la commande

AcheteurGestionnaire

2.3Signer la commande

Directeur d'unité

Fournisseur

XLab

2.4Suivi de la commande

et de la facture


Contrôleurfinancier


Délégué régional

commande

commande signée

saisie

bon de commande

page tarif

commande>600 000 F

visa

commande >600 000 Fou montant >délégation

commande signée

copiecommande

3bis

ou

ou

2 -

2

1

3

4


2.4 Marchés avec plusieurs titulaires par lot, liés à la recherche(Procédure R-D)

1. L’acheteur détermine si la commande àpasser auprès du titulaire du marché estsusceptible d’entrer dans un des cas dedérogation scientifique ou administrative prévusdans l’article 76bis, ou si la remise encompétition est obligatoire (cf. aide en fig.1). Lecas échéant, le service financier de ladélégation [1bis] peut les assister dans cettedécision. La délégation informe les laboratoireslorsque le seuil de 900 kF HT a été atteint etque l’utilisation de la dérogation administrative(commande < 4000 F / 610 € HT) n’est pluspossible.

2. Un certificat administratif est établilorsque la commande est passée sans remiseen compétition préalable dans le cadre desdérogations à caractère scientifique ou adminis-tratif instituées par l’article 76 bis (cf. modèle enannexe 1).

3. Lorsque la remise en compétition estnécessaire, l’acheteur décrit son besoin dansl’application RECA, fixe une date limite de retourpour les offres, définit au moins une descaractéristiques techniques propres à la famillede produits et motive son choix. Il imprime lebordereau RECA.

Au plus tard deux heures après la saisie, lademande est automatiquement adressée à l’ensemble des titulaires de marchés pour lelot considéré.

4. Toutes les offres formulées par les fournisseurs en réponse à la remise en compétitionsont enregistrées manuellement sur le bordereau RECA (la date de réception est inscriteen regard du fournisseur concerné). L’acheteur vérifie la conformité des offres avec lesspécifications demandées et la présence des références dans le marché à l’aide dumoteur de recherche RTM.

L’acheteur propose le fournisseur à retenir parmi les offres satisfaisantes et reçues dansles délais prescrits. Ce choix ne peut être fait que lorsque tous les destinataires dubordereau ont répondu ou bien le lendemain de la date limite fixée sur le bordereau. Encas d’égalité des offres en matière de caractéristiques techniques, le critère du prix doitêtre retenu.

5. Le représentant de la PRM signe le certificat administratif ou le bordereau RECA.

Si la RECA est déclarée insatisfaisante ou infructueuse, une procédure spécifique estmise en œuvre impliquant une nouvelle RECA ou une négociation avec un des titulairesdu marché. (cf. chapitre 2.5 page 14)

Produit dans marché "76bis"

Produitnon substituable ?

Commandecomplémentaire ?

RECARemise en compétition surcaractéristiques techniques

Saisir commande, fournir justificatifs

NON

NON

NON

OUI

OUI

BordereauRECA

Certificatadministratif


Commande< 4000 F/610 € etseuil 900 kF non

atteint ?

OUI

figure 1

Dérogations:



4 Procédure R-D - Marchés avec plusieurs titulaires par lot, liés à la recherche

Unité /service Délégation

4.1Déterminer la nécessité

d'une remise en concurrence

Acheteur

4.3Saisir bordereau RECA,définir caractéristiques

techniquesAcheteur

RECARemise en compétition

automatisée

Fournisseur n

Fournisseur3

Fournisseur2

Fournisseur1

4.4Enregistrer et vérifier

les réponses, proposerfournisseur

Acheteur

4.2Préparer certificat

administratif sidérogation

Gestionnaire

4.11Assister unités

pour les marchésService financier

DSI - assistanceutilisateur


4.10Traiter RECA

insatisfaisante/infructueusecf chapitre 2.5

4.5Valider le choix,

signer bordereau RECA oucertificat administratif

Directeur d'unité

saisie

bordereauRECA

devis

REC nonnécessaire

REC obligatoire

CA

fournisseur, piècesjustificatives

REC insatisfaisante/infructueuse

assistancetechnique

assistance

tarifmarché

information sur les seuils

ou

cf. figure 1

4.1 bis

Dérogation

étape 6 :saisie commande

4 -

2

1 bis

3

4

5

1


6. Le gestionnaire établit la commande en veillant à :- indiquer le numéro du marché ;- indiquer le numéro RECA lorsque la commande est issue d’une remise en compétition ;- cocher la case "dérogation" pour les commandes saisies dans XLAB, lorsqu’il s’agit

d’un produit non substituable ou d’une commande complémentaire (cf. le tableau en 3.2).

Selon le montant de la commande : 7 ou 7 bis

7. Lorsque le montant de la commande est compatible avec celui fixé par la délégation designature accordée par le délégué régional, le directeur d’unité ou une autre personnehabilitée signe le bon de commande et l’envoie au fournisseur3.

7 bis Lorsque le montant de la commande est supérieur au montant fixé dans le cadre desdélégations, l’original du bon de commande est transmis à la délégation accompagnéselon les cas :- du bordereau RECA avec toutes les offres reçues ;- du certificat administratif.

La commande d’un montant supérieur à 600 000 F TTC sera soumise par la délégationau visa du contrôleur financier accompagnée selon les cas :- du bordereau RECA avec toutes les offres reçues ;- d’une note argumentant sur la non substituabilité du produit ou matériel ainsi que

l’obligation d’acheter chez un fournisseur ;- d’une note justifiant et démontrant qu’une commande complémentaire doit être

passée auprès du fournisseur initial en raison de contraintes techniques d’utilisationet d’entretien.

Le délégué régional signe la commande et l’adresse au fournisseur. Une copie de lacommande est retournée au laboratoire.

8. Suit le traitement normal de la commande : réception des produits commandés et de lafacture, attestation du service fait. La facture et la copie de la commande (si elle n’a pas été envoyée précédemment) sontadressées à la délégation pour mandatement, accompagnées de l’extrait du tarif issu dumoteur RTM et selon les cas (si ils n’ont pas été préalablement transmis), du certificatadministratif ou du bordereau RECA complété et signé avec toutes les offres reçues (cf.le tableau en 3.2).

9. Le service financier de la délégation conserve durant 10 ans les bordereaux RECA etleurs offres associées.

3 Certaines délégations demandent qu’une copie de la commande leur soit envoyéesimultanément.


4 Procédure R-D - Marchés avec plusieurs titulaires par lot, liés à la recherche

Unité / service Délégation

4.6Etablir commande

Gestionnaire

XLab


Directeur d'unité

Fournisseurretenu

4.9Conserver les pièces

justificatives

Service financier

4.8Suivi de la commande et

de la facture

Contrôleurfinancier


Délégué régional

commande

copie commande + facture + RECA ou CA

commande signée

saisie

bon de commande

commande > 600 000 F visa

commande >600 000 Fou montant >délégation

commande signée

copiecommande

étape 5

ou

7 bis

ou

4 -

6

7

8

9


2.5 Traitement des REC insatisfaisantes ou infructueuses

Remise en compétition insatisfaisante : Parmi toutes les réponses des titulairesparvenues dans les délais, aucune ne correspond au réel besoin du chercheur.

Remise en compétition infructueuse : Aucune réponse des fournisseurs contactés n’estparvenue dans les délais ; soit aucune réponse n’est parvenue, soit toutes celles parvenuessont hors-délais. La procédure démarre à l’étape 3.

1. Lorsque la première remise en compétition a été déclarée insatisfaisante par l’acheteur,une nouvelle RECA doit être saisie en affinant la description du besoin et/ou lescaractéristiques techniques pour les marchés 76bis.

2. Toutes les offres formulées par les fournisseurs en réponse à la remise en compétitionsont enregistrées sur le bordereau RECA (date d’arrivée). L’acheteur vérifie la conformitédes offres avec les spécifications demandées et la présence des références dans lemarché à l’aide du moteur de recherche RTM.

L’acheteur sélectionne le fournisseur parmi les offres satisfaisantes et reçues dans lesdélais prescrits. Ce choix ne peut être fait que lorsque tous les destinataires dubordereau ont répondu ou bien le lendemain de la date limite fixée sur le bordereau.

3. Si cette deuxième remise en compétition est insatisfaisante ou infructueuse, l’acheteurpeut négocier avec un des fournisseurs titulaires du marché pour le lot considéré.

4. Lorsque le produit a été trouvé dans le cadre du marché, le gestionnaire peut établir lacommande selon la procédure décrite en 2.4 (étapes 5 à 9) en veillant à indiquer sur lacommande le numéro de la dernière RECA effectuée pour le produit recherché, qu’elleait été infructueuse, satisfaisante ou non. (cf. tableau en 3.2)

5. Tous les bordereaux RECA insatisfaisants ou infructueux doivent être signés par lapersonne habilitée par le délégué régional, PRM, et retournés à la délégationaccompagnés de toutes les offres reçues.

Instruction de procédure « Achat dans le cadre d’un marché CNRS à bons de commande » 155 - Traitement des REC insatisfaisantes ou infructueuses

Unité / service

1Affiner la

description dansRECA

Acheteur

Moteur derecherche RTM

RECARemise en compétition

automatisée

2Enregistrer et

vérifier réponses,Sélectionner fournisseur

Acheteur

n Fournisseurs

Moteur derecherche RTM

3Négocier avec titulaire

de son choix

Acheteur

4Passer commande :

cf. chapitre 2.4 étapes 5 à 9

Gestionnaire, directeur d'unité

5Transmettre

bordereaux RECA

Gestionnaire

Aucune offre, arrivée dansles délais, ne correspondau besoin du chercheur

saisie

nouveau bordereauRECA n demandes

n réponses

satisfaisant

produit trouvédans marché

insatisfaisant/infructueux

Aucune offre n'est arrivéedans les délais

bordereaux RECA

REC insatisfaisante :

ou

Délégation

REC infructueuse :


3. RÈGLES DE GESTION APPLICABLES

3.1 Le bordereau RECA

Combien de RECA ?Une RECA peut être saisie pour plusieurs produits s’ils font partie d’un même lot et si lescaractéristiques techniques demandées sont identiques (pour l’article 76bis).

Une RECA ne peut servir à l’établissement de plusieurs commandes successives. Parcontre, une commande peut prévoir des livraisons échelonnées dans la limite de la duréede validité de la commande (fixée pour chaque marché).

Pièces du bordereauL’original de toutes les offres doit être joint au bordereau, qu’elles soient arrivées dansles temps ou hors-délais, qu’elles soient conformes ou non aux spécifications.

Le bordereau RECA, registre des réponsesLa date d’arrivée de toutes les réponses doit être enregistrée sur le bordereau RECA.

En plus de la date de réception de l’offre mentionnée en regard du fournisseur sollicité,doivent figurer, le cas échéant, les codes ci-dessous :

NS : L’offre est "non-satisfaisante" car son contenu n’est pas conforme auxspécifications décrites dans la remise en compétition.HD : Offre reçue après le délai mentionné sur le bordereau de remise en compétition.

Utilisation du bordereauAucune offre non-conforme ou reçue hors-délai ne peut être retenue à l’issue d’uneRECA.

ConfidentialitéAfin de garantir la sincérité de la remise en compétition, il est interdit de divulguer à unfournisseur le contenu des offres formulées par les autres titulaires de marchés.

3.2 Le bon de commande

Nombre de commandesDès lors qu’il y a eu remise en compétition, une commande ne peut comporter que lesproduits ou matériels figurant sur la demande. Une commande ne peut donccorrespondre à deux RECA et on ne peut rapprocher sur une même commande, desproduits ayant fait l’objet d’une RECA, et d’autres hors RECA pour cause de dérogationscientifique.

En l’absence de remise en compétition, le laboratoire peut également obtenir desremises supplémentaires par rapport aux tarifs figurant sur les marchés et doit lesmentionner sur le bon de commande.

Le bon de commande doit obligatoirement être libellé en euros.


Dès lors que la commande est d’un montant > 600 000 F TTC, elle doit impérativementêtre adressée à la délégation, qui la soumettra au visa du contrôleur financier, avantl’envoi au fournisseur. Pour les "marchés 76 bis", elle est accompagnée selon les cas :du bordereau RECA avec les offres reçues ou d’une note justifiant l’emploi d’unedérogation. (cf. tableau et notes 1 & 2 ci-dessous ; le modèle de certificat administratifn’est pas suffisant).

Pièces justificatives et mentions obligatoires sur le bon de commandeSelon le type de marché et de dérogation, des champs différents devront être complétéslors de la saisie de la commande dans XLAB. Le tableau ci-dessous énumère lesdifférentes combinaisons.

Justificatifs à joindreà la commande

caseN°RECA

case Dérog. scientif.

caseMarché

Hors marchés Certificat administratif vide vide vide

Marchés 76-I-1"Exclusivité" extrait tarif RTM vide vide N° marché

Marchés 76-I-3"REC obligatoire"

Bordereau RECAextrait tarif RTM N°RECA vide N° marché

Marchés 76bisRECA

Bordereau RECAextrait tarif RTM N°RECA vide N° marché

Dérogation admin. :com. <4000 F / 610 € HT

Certificat administratifextrait tarif RTM vide vide N° marché

Dérogation scientif. :produit non substituable

Certificat administratif 1

extrait tarif RTM vide cochée N° marché

Dérogation scientif. :com. complémentaire

Certificat administratif 2

extrait tarif RTM vide cochée N° marché

Négociation avec titulairede marché suite à RECAinsatisfaisante / infructueuse

Bordereau RECAextrait tarif RTM

dernierN°RECA vide N° marché

1 En cas de commande d’un montant supérieur à 600 000 F TTC, le certificat administratif doit être remplacé par unenote argumentant sur la non substituabilité du produit ou matériel ainsi que l’obligation d’acheter chez un fournisseur.2 En cas de commande d’un montant supérieur à 600 000 F TTC, le certificat administratif doit être remplacé par unenote justifiant et démontrant qu’une commande complémentaire doit être passée auprès du fournisseur initial enraison de contraintes techniques d’utilisation et d’entretien.

les mentions suivantes devront figurer selon les cas et conformément au tableau ci-dessus, sur les bons de commande établis hors XLAB :« N° RECA : … » « Dérogation scientifique » « N° de marché : … »


4. TEXTES DE RÉFÉRENCE

Article 76 du Code des marchés publics concernant les marchés à bons decommandes et notamment :

l’article 76-I-1 sur les marchés avec 1 seul titulaire par lotl’article 76-I-3 sur les marchés avec plusieurs titulaires par lotl’article 76 bis sur les marchés liés à la recherche

Circulaire du 24 janvier 2000 sur l’application de l’article 76 bis(NOR ECOM99000874C)

5. MODÈLES DE DOCUMENTS

On trouvera ci-après en annexe :

- Modèle de certificat administratif pour les dérogations à l’article 76 bis (ANNEXE 1)

- Modèle de certificat administratif pour les achats hors marchés (ANNEXE 2)

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherchescientifique

Fait à Paris, le 15 juin 2001

Le secrétaire général,Jacques BERNARD

Annexes à l’instruction de procédure « Achat dans le cadre d’un marché CNRS à bons de commande » 19Annexe 1

C.N.R.S. #Délégation#Laboratoire :

CERTIFICAT ADMINISTRATIF

DÉROGATION A LA PROCÉDURE DE REMISE EN COMPÉTITION(Application de l’Article 76 bis du Code des Marchés Publics)

(Décret 2000 –1085 du 9 novembre 2000)

Je soussigné(e), ___________________________________________________ ,directeur du laboratoire mentionné ci-dessus, certifie qu’il y a lieu de procéder à l’acquisitiondes produits ou matériels scientifiques nécessaires à l’activité de recherche de l’unité dans lecadre de la dérogation réglementaire précisée ci-après :

•••• N° de Commande :

•••• Titulaire du marché :

•••• Cadre réglementaire de la dérogation :

❐ Aucun autre produit ou matériel ne peut être substitué au produit oumatériel à acquérir dans le cadre de la mission de recherche scientifiqueou technologique, et un seul des titulaires est en mesure de le fournir.

❐ Commande complémentaire devant être passée auprès du fournisseurinitial en raison de contraintes techniques d’utilisation et d’entretien.

❐ Commande inférieure à 4000 Francs ou 610 Euros HT destinée àsatisfaire des besoins occasionnels ou de faible volume dans la limite duseuil autorisé.

#ville#, leLe représentant de la PRM

(La responsabilité pénale du signataire est engagée)

20 Annexes à l’instruction de procédure « Achat dans le cadre d’un marché CNRS à bons de commande »

Annexe 2C.N.R.S. #Délégation#Laboratoire :

CERTIFICAT ADMINISTRATIF

ACHAT HORS MARCHE PUBLIC

Je soussigné(e) _________________________________________________,directeur du laboratoire mentionné ci-dessus, certifie, après consultation des marchés publicsactuellement en vigueur au CNRS, qu’il y a lieu de procéder à l’acquisition, hors marché public,des produits ou matériels, objets de la commande ci-dessous :

• N° de Commande :

• Fournisseur : _________________________________________________________________

• Motivation de l’achat hors marché :

Acquisition(s) concernant des produits, des travaux ou des services qui, même s’ils sont similaires à ceuxprévus par les marchés, n’apparaissent pas comme entrant dans la définition de l’objet de ces marchés.

#ville#, lePour le délégué régional,

(La responsabilité pénale du signataire est engagée)

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