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RAPPORT SUR17-49

Réunion ordinaire du Conseil 2017-09-26 TITRE :

Protocole d'accueil et de communication

BUT :

Présenter aux membres, pour information, le nouveau protocole d’accueil et de communication

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX : Le Protocole d’accueil et de communication désigne le document qui établit les engagements du CEPEO en matière d’accueil, d’accompagnement, d’admission et de communication envers les parents, tuteurs ou tutrices, apprenants, membres du personnel et toutes autres personnes qui visitent ou évoluent au sein de ses communautés scolaires. Ce protocole est notamment fondé sur la politique ministérielle intitulée « L’admission, l’accueil et l’accompagnement des élèves dans les écoles de langue française de l’Ontario » et s’intègre dans l’axe 2 du Plan stratégique 2015-2018 pour un « environnement communautaire de choix ». Après plusieurs consultations, dont un comité de travail formé par des secrétaires, directions et conseillers pédagogiques sur l’admission et l’accompagnement et un sondage auprès des directions d’écoles concernant la langue de travail, le Protocole de 2011 a été actualisé et rafraîchi visuellement. L’objectif de cette révision est multiple et permet, notamment, d’exprimer fièrement les engagements du CEPEO en termes d’accueil et d’établir des lignes directrices en matière de communication aux parents et à la communauté. Par exemple, il est réaffirmé que conformément à ses valeurs, à sa culture et à sa mission, la langue officielle de communication du CEPEO est le français. Toutefois, il est parfois admissible qu’une école puisse utiliser une autre langue pour communiquer avec des parents d’élèves, notamment en matière de santé et de sécurité. De plus, le CEPEO va au-delà des attentes du ministère de l’Éducation. Une place importante est laissée à l’accueil et au bien-être de ses employés. Ce document est accessible sur tous les sites web du CEPEO ainsi que sur le portail des parents et Connexité. Le document sera largement promu lors des événements d’admission, de recrutement ou d’accompagnement du CEPEO. De plus, afin de mettre en œuvre ce nouveau document, chaque école est invitée à former un comité responsable de planifier et de coordonner les améliorations en matière d’accueil.

______________________________________________________________________ RECOMMANDATION :

QUE soit reçu le rapport SUR17-49 portant sur le protocole d’accueil et de communication du CEPEO.

______________________________________________________________________ INCIDENCES (financières et autres) ET EXPLICATIONS S.O.

ÉCHÉANCE S.O.

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Surintendant de l’éducation,

____________________________________ Christian-Charle Bouchard

Directrice de l’éducation et secrétaire-trésorière,

____________________________________ Édith Dumont

Protocole d’accueilet de communicationdu CEPEO

shoude

Texte tapé à la machine

000032

CONSULTATIONS

1. Admission et accompagnementQuand : Mars 2017 Qui : Comité de travail formé de secrétaires, directions, conseillers pédagogiques, etc.

2. Langue de communication auprès des parents et de la communauté

Quand : Juin 2017 Qui : Sondage auprès des directions d’école

OBJECTIFS

1. Exprimer haut et fort nos engagements envers les parents, élèves, partenaires, personnel actuel et futur, visiteurs et autres, en matière d’accueil;

2. Créer un document corporatif dont on est fier;3. Actualiser le contenu et rafraîchir visuellement le Protocole de

2011, tout en l’arrimant avec l’image de marque actuelle du CEPEO;

4. Établir des lignes directrices en matière de communications aux parents et à la communauté;

5. Établir des lignes directrices claires quant à sa mise en œuvre dans les écoles afin d’accroître notre capacité à offrir des environnements scolaires accueillants à tous et d’atteindre nos objectifs liés au Plan stratégique.

PROMOTION DUNOUVEAU PROTOCOLE

▪ Site internet du CEPEO, inscription en ligne et Portail des parents;

▪ Sites internet des écoles (section admission);▪ 3 copies par école (1. direction, 2. secrétariat et 3.

salon du personnel pour consultation);▪ Mention et invitation à consulter lors des portes

ouvertes et lors des rencontres d’admission;▪ Promotion lors d’activités de recrutement ou

d’accompagnement par les différentes équipes du CEPEO (développement communautaire, TÉÉ, etc.).

MISE EN OEUVRE DUNOUVEAU PROTOCOLE

▪ Formation d’un comité d’accueil dans les écoles et au Conseil.

▪ Élaboration et exécution d’un plan d’action annuel pour l’amélioration continue de l’accueil au sein de l’école.

*ELE.01-PRO Procédure sur la mise en oeuvre du Protocole d’accueil et de communication au sein de l’école

DIRECTIVE SUR LA LANGUEDE COMMUNICATION

▪ Le français : langue officielle et principale de toutes communications du CEPEO

▪ Exceptions applicables (santé, sécurité, recrutement et promotion pour favoriser les échanges, etc.)

ACCUEIL DU PERSONNEL

Le CEPEO va au-delà des attentes du ministère del’Éducation dans son Protocole.On souligne que le CEPEO accorde une grande importance à l’accueil et au bien-être de son personnel, sans qui la réalisation de sa mission ne serait possible : ▪ Programme d’intégration professionnelle et sociale;▪ Journées d’accueil;▪ Formations continues et perfectionnement;▪ Activités diverses.

PLAN STRATÉGIQUE 2015-2018Axe 2 : Environnement communautaire de choixObjectif 3.1 : Toutes les écoles du CEPEO satisfont les critères d’un environnement scolaire accueillant, inclusif et sécuritaire (AIS), et plusieurs les dépassent.▪ Évaluation AIS 2015-2016 réalisée en octobre 2016 démontre

un degré de conformité systémique satisfaisant envers les critères AIS. Cette évaluation indique toutefois que l’accueil est un aspect sur lequel les écoles nécessitaient un accompagnement particulier étant donné un degré de conformité plus bas envers les critères établis, dont plusieurs étaient liés à la mise en œuvre du Protocole d’accueil. La révision et l’actualisation des modalités de mise en oeuvre de celui-ci permettront aux écoles d’accroître leur capacité à offrir un environnement scolaire accueillant à tous.

▪ Évaluation AIS 2017-2018 sera réalisée en octobre 2018.