Accenture & Cisco Business Group Une agence gouvernementale contribue à créer un milieu de travail haute performance par la vidéo.Agriculture et Agroalimentaire établient les bases du milieu de travail de la prochaine génération au moyen de la vidéo et de la collaboration.

Résumé ExécutifAgriculture Et Agroalimentaire CanadaEmplacement : Siège social du ministère et ferme expérimentale centrale à Ottawa; 170 bureaux régionaux répartis dans les provinces et les territoires; installations de recherche et de production dans tout le Canada et dans les communautés mondiales

Nombre d’employés: 6 000

Le Défi • Relier une main-d’œuvre hautement

distribuée, décentralisée et mobile

• Atteindrelesrésultatsprioritairesplus rapidement

• Réduirelesfraisdedéplacementet l’impact environnemental

• Attireretretenirunbassindes meilleurs talents

La Solution• CiscoTelePresencesérieProfile

pour salles de réunion dédiées

• CiscoTelePresenceEX90etCiscoJabberpourTelePresencequipermetlavidéoconférencesurPCetordinateurportable

• Plateformedecollaborationincluantlamessagerie instantanée, la vidéo haute définition (HD) et le partage de bureau

Les Résultats• Expériencederéunionamélioréeavecquestionsetréponsesentempsréel et partage de documents

• Capacitédetirerpartid’uneexpertisemondiale; amélioration de l’efficacité du processus de gestion des RH

• Perfectionnementdel’équipeenrichieet meilleure prise de décisions

• Réductionimportantedesfraisdedéplacement; les formulaires de demande de déplacement invitent les membres de l’équipeàconsidérerlavidéoenpremierlieu

Le défiDans le domaine de l’agriculture, il est impossible d’échapper à la nature éloignée de l’organisation et des intervenants avec lesquelsilfautinteragir.Auseind’Agricultureet Agroalimentaire Canada (AAC), le ministère du gouvernement fédéral responsable de soutenir les secteurs de l’agriculture, de l’agroalimentaire et des produits agricoles au Canada, les activités s’étendent du siège social àOttawajusqu’aux170bureauxrégionauxet aux nombreuses installations de recherche situéespartoutaupays,jusqu’auxfermes,barrages et lignes d’inspection des aliments.

Le mandat d’AAC consiste à fournir les renseignements, les innovations et les politiquesnécessairesàlacréationd’unsecteurdurable du point de vue environnemental et concurrentieldupointdevueéconomique,unsecteurquigèrelesrisquesdefaçonproactivetout en contribuant à assurer la salubrité et la sécurité de l’approvisionnement alimentaire auCanada.Pourcefaire,leministèredoit

compter sur une culture hautement collaborative quipermetauxscientifiques,chercheurs,membresdel’industrie,décideurspolitiques,éleveursetproducteursdecommuniquerefficacement, sans égard à l’endroit où ils se trouvent au pays ou dans le monde.

“L’agriculture est un service en milieu rural quirecouvrelacultureagricole,l’élevageetune recherche très largement distribuée,” indiqueleDPId’AAC,PeterBruce,enfaisantremarquerqueleséquipesministériellessontde plus en plus localisées sur des sites éloignés. “Afin de collaborer efficacement, nous avons besoin d’une organisation intégrée où les discussions et le partage de l’information se produisent rapidement,” mentionne M. Bruce.

Étantdonnéqu’ilssonttrèsdispersésgéographiquement,lesemployésd’AAConttendance à consacrer beaucoup de temps aux déplacements pour rencontrer en personne leurs homologues,cequientraînedelonguesheurespour les cadres, une perte de productivité et des coûts élevés associés aux déplacements et aux réunionsquis’échelonnentsurplusieursjours.

AAC souhaitait garder sa main-d’œuvre distribuée, décentralisée et très mobile en contact, sans devoir dépendre de déplacements dispendieux et chronophages, en encourageant un environnement collaboratif composé de solutionstechnologiquesunifiéesaccessiblesà tous. Son objectif ultime était de contribuer à la création d’une organisation intégrée où les conversations se produisent rapidement par le biais d’un environnement en personne virtuel, prenant en charge un partage efficace des discussions et des informations entre ses 6 000 employés et la communauté mondiale de producteurs agricoles, de transformateurs et de consommateurs.

La solutionEn 2000, AAC préconisait la vidéoconférence commefaçondemaintenirdesliensvirtuelsentre12sitesauseind’unedirectionspécifique.En se fondant sur le succès du déploiement initialetenutilisantlesleçonsapprises,lastratégie de vidéoconférence d’AAC a continué d’évoluerjusqu’aupointoùellecomptemaintenant 110 salles de vidéoconférence, de petite à moyenne dimensions, à l’échelle du pays,etquelquessallesplusimposantesdetypeauditorium,touteséquipéesdelasolutionCiscoTelePresence®delasérieProfile.Plusrécemment, le ministère a mis en œuvre une stratégie de poste de travail, déployant 80 unitésdebureauCisco®TelePresenceEX90dans les bureaux des cadres et les 100 premiers logicielsCiscoJabber™Clientsdes500prévusafin de permettre la vidéoconférence à partir d’unPC,d’unportableoud’undispositifmobile en utilisant les caméras Web Cisco PrecisionHDetlesoutilsdecollaboration.

“La vidéo est un outil de communication tellementpuissantquevousnepouvezpasl’ignorer,” souligne Mme Rama Rai, Sous-Directricegénérale,gestionstratégique.“Mêmesivousêtesunnouvelemployéquin’ajamaisvudetéléconférenceauparavant,ilestpresquesûrquevousparticiperezàunappelvidéodès

votre première semaine à votre nouveau poste. La vidéoconférence est la nouvelle norme.”

Non seulement la vidéo est-elle utilisée pour relier 30 sites ou plus pour les réunions de gestion bimensuelles, mais toutes les réunions du personnel sont tenues par vidéoconférence, reliantsimultanémentjusqu’à160des170bureaux régionaux, deux à trois fois par année. Les réunions sont régulièrement planifiées par lesutilisateursquiréserventlessallesaubesoin,etselonlesdonnéesmaintenuesparl’équipedesoutien des vidéoconférences, le ministère utilise, enmoyenne,chaquesalledevidéoconférencependant 70 minutes, par jour, sans compter l’utilisationcroissantedelavidéosurPC.

Dès le début, l’adoption s’est accélérée rapidement àmesurequelesutilisateursfaisaientl’expériencepareux-mêmesdesavantagesqu’apportelacollaboration au sein d’une vaste organisation composée de dirigeants, de responsables des centresdeserviceàlaclientèle,descientifiquesetdegestionnairessurleterrain.Cequidistingue le déploiement vidéo d’AAC est son recours à une stratégie nationale d’assistance technique.Legroupecentraliséestresponsabledeseprocureretd’entretenirl’équipement,ainsiquedeservirdepointdecontactunique.

L’équipenationaledel’assistancetechniqueesthautementqualifiéedanslestechnologiesdeCiscoetbienéquipéepourdépannertoutproblèmequipourraitsurvenir.Lacommunicationparvidéo est considérée comme étant un service géré et toutes les demandes sont acheminées à l’assistancetechniquequiassigneunetechnologieselon le type d’utilisateur ou de salle. “Si une unitéTelePresenceestinstalléedansunbureauverrouilléauquelseulement20personnesontaccèsetquenousconstatonsqu’ellen’estpasutilisée à des niveaux suffisants pour justifier un bureau privé, nous la déplacerons dans un bureau public,” mentionne Mme Rai.

Delamêmefaçon,siuneunitécommercialedemande le service de vidéoconférence, mais ne possède pas la bande passante nécessaire pour prendre en charge une mise en œuvre, l’assistance techniquenationalecollaboreraavecl’équipeduréseau d’AAC pour s’assurer de la mise en place de la bande passante avant l’établissement de laprésencevidéo.“Nousreconnaissonsqu’aveclavidéo,“acceptable”nesuffitpas,”indiqueMme Rai. “Nous voulions offrir un service impeccableetcelaexigeaituneéquipedédiée.”

Enplusdetouslesavantagesqu’entraînelatechnologiedelacollaboration,AACaacquisdes connaissances indispensables durant l’expériencedudéploiementenelle-même,principalementdansquatrecompétences.Entout premier lieu, AAC a exploré les meilleurs moyens d’offrir des technologies intégrées pour soutenir la collaboration dans tous les domaines technologiques.Desnormesdequalitédeserviceont été élaborées durant le processus pour prendre en charge le réseau nécessaire et la configurationdelabandepassante,ainsiquelamise en œuvre d’une technologie de transition afin d’améliorer l’expérience de réseautage.

Deuxièmement, de nouveaux processus ont étéconçus,misenœuvreetadoptésafindesoutenirledéploiement.Parexemple,uncertainnombredepratiquesdesoutienontétéélaborées,commel’éthiqueenmatièrede vidéo. Les employés sont formés sur les comportements et la gestuelle appropriés pendant une vidéoconférence, comme lever la main pour demander la parole ou répéter les points essentielsenanglaisetenfrançais.Deplus,denombreux processus libre-service ont été déployés ainsiqu’unnouveauprocessusdedemandedeservice fourni par le Service d’assistance pour prendre en charge les déploiements futurs.

Troisièmement,AACaréaliséquel’utilisationaccrue de la vidéo changeait la nature collaborative du ministère et augmentait la mobilisationdesemployésdefaçonsignificative.Les nouveaux outils de collaboration ont simplifié l’évolution vers une utilisation généralisée de la vidéo dans toute l’organisation d’AAC, modifiant les comportements de déplacement et, ultimement, lafaçondecollaborer.Cettetendanceaentraînéune mobilisation et une collaboration améliorées, en plus de niveaux de productivité plus élevés.

Finalement,AACaapprisqu’àmesurequelatechnologie collaborative changeait le milieu de travail et le comportement des employés, l’environnement de travail évoluait pour soutenir la conception de l’espace collaboratif nécessaire.Pouraideràlimiterlescoûtsassociés au déploiement vidéo, AAC a utilisé ses installations et ses salles de conférence existantes auxquelleselleaapportédeschangementsmineurs. Au moment de la construction d’un nouvel édifice ou du réaménagement d’un étage oud’unédifice,leséquipesdeplanificationincorporent maintenant la vidéo et la solution de collaboration à leurs conceptions.

Les résultats“La téléprésence et la vidéoconférence constituent une partie essentielle de notre boîteàoutilsdecommunicationennouspermettantd’agirplusrapidement,”indiqueM. Bruce. “Elles permettent à nos employés d’établir un lien de confiance dans les relations detravailmêmesileurshomologuessontàdescentaines de kilomètres de distance. Grâce à lavidéo,vouspouvezétablirunengagement,cequiesttrèsdifficileàfaireautéléphone.”

Une expérience de réunion amélioréeMaintenantquelesmembresdel’équipeAAC remplacent les réunions en personne traditionnelles par des réunions virtuelles, les objectifsetlesenjeuxsontcommuniquésplusfréquemmentàunauditoireplusvaste.Engénéral,les réunions par vidéo sont plus productives et plusintéressantesquelesréunionstéléphoniquesparcequelesparticipantsontl’avantagedevoir les comportements et les réactions.

“La téléprésence offre à tout le monde un siège autourdelatable,”souligneM.Bruce,quiestimeque80pourcentdelacommunicationest visuelle. “Les conversations passent au cœur du sujet plus rapidement et le temps de

résolutiondesproblèmesestpluscourtquedanslecasd’uneconversationtéléphonique.”

En plus de pouvoir partager et examiner des documents en temps réel, les participants à une séance de téléprésence profitent de l’avantage supplémentaired’êtreenmesurederevoirun enregistrement à une date ultérieure.

Un accès facilité au bassin des meilleurs talentsPourlegroupedesressourceshumainesd’AAC,la vidéoconférence supprime la dépendance de l’emplacement. Confronté au défi de remplacer une main-d’œuvre arrivée à l’âge de la retraite, AAC doit puiser dans l’expertise d’une grande variété de disciplines au Canada et dans le monde entier. La technologie vidéo représentenonseulementunefaçonrentabledeprendre en charge le processus des entrevues, mais elle aide également AAC à créer un environnement concurrentiel plus susceptible d’attirer et de retenir les meilleurs talents.

“Quandnousdevonsembaucherquelqu’un,noussommeslibresderecruterpratiquementpartoutau Canada,” mentionne M. Bruce, ajoutant quel’employédelaprochainegénérationcommence à s’attendre à de la souplesse et de la mobilité dans le milieu de travail. “Cela nous permetd’êtreindifférentsencequiconcernele lieu de résidence des candidats et de nous concentrer davantage sur leurs compétences.”

Un impact environnemental réduitLa téléprésence permet aux employés d’AAC de se rencontrer en personne sans l’impact négatif des déplacements. Des estimations approximativesindiquentqueleministèrearéduitses dépenses de déplacement d’au moins 20 pour cent, mais les vraies économies sont réalisées en choisissant une solution de remplacement écologiqueauxdéplacementsenavionetenvoiture, tous deux nuisibles à l’environnement.

“Notre formulaire de demande de déplacement comporteunecaseàcocherquidemandeauxemployés s’ils ont considéré l’utilisation de la vidéo,” ajoute M. Bruce. “Cela est en train de modifier la culture de notre milieu de travail.”

Des priorités mieux établies Le réel avantage d’un espace de travail collaboratif soutenu par des communications vidéohautementfiablesestquelesemployésd’AAC ont les moyens de faire avancer les choses, partout et en tout temps, précise Mme Rai.

“Les déplacements seront toujours nécessaires à un moment ou à un autre, mais l’utilisation de la vidéo augmentelaqualitédenotredialoguepermanent,”fait-elleremarquer.“Sijedoisteniruneréunionavec deux ou trois de mes directeurs régionaux, parlepassé,j’auraisfaitunappeltéléphonique.Aujourd’hui, nous n’hésitons pas; nous planifions immédiatement une réunion vidéo de groupe. Nous établissons des relations de confiance sans l’obligationdevoyageretcelasignifiequenouspouvons établir les priorités plus rapidement.”

LesleçonsapprisesetlesmeilleurespratiquesUncertainnombredeleçonsapprisesdurantledéploiement ont mené AAC à adopter plusieurs meilleurespratiquesdanslesdomainesdescapacitéstechnologiques,desprocessus,del’organisation et de la culture et du milieu de travail. AAC profite de connaissances essentielles encequiconcerneleréseauetl’infrastructure,les plans de parrainage, de feuille de route etdedéploiement,laconfigurationphysiquedes salles, l’adoption par la culture et les utilisateurs et l’organisation de soutien.

Étapes suivantesAAC a réussi une adoption généralisée de la vidéo dans toute son organisation pour les réunions formelles,lesinteractionsinformellesetmêmeles engagements externes avec des groupes de l’industrie, des chercheurs et des étudiants. Elle continue à renforcer sa stratégie en allant de l’avant. Les prochaines étapes comprennent l’ajout d’une solution de messagerie instantanée à relier à la vidéo et au partage de documents, ledéploiementcontinudulogicielCiscoJabberClient, une stratégie de communication unifiée incluant la collaboration haute performance en milieudetravail,demêmequel’utilisationaccruede la planification et de la transition autonomes.

“Ce n’est pas nécessairement l’ampleur de notre miseenœuvrevidéoquifaitdenousunchefdefile;c’estnotreapproche,”indiqueM.Bruce,enajoutantquel’AACestuncontributeurclédelacommunauté plus vaste du Groupe d’utilisateurs delavidéodugouvernement.“Toutlemondea le droit de parole. Nos utilisateurs d’affaires soutiennentlavidéoparcequ’ilssaventqu’elleestdisponiblequandilsenontbesoin.”

PourPlusD’informationPourplusd’informationausujetd’Agriculture et Agroalimentaire Canada, visitezlesitehttp://www.agr.gc.ca

Pourplusd’informationausujetduGroupe commercial Accenture & Cisco, visitezlesitehttp://www.acbg.com

Pourplusd’informationsurlatechnologieTelePresencedeCisco,visitezlesitehttp://www.cisco.com/go/telepresence.

ProduitsCiscoTelePresencesérieProfile

CiscoTelePresenceEX90

CiscoJabber

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