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OPTIMISER LE PROCESSUS POUR L’OCTROI D’UN CONGÉ PARTIEL SANS SOLDE POUR ÉTUDES (CETUP) ET POUR LE REHAUSSEMENT DES DISPONIBILITÉS UNE FOIS CE CONGÉ TERMINÉ AFIN D’ASSURER UNE MEILLEURE PLANIFICATION DE LA MAIN-D’OEUVRE Projet réalisé dans le cadre de la formation ceinture verte Mélanie Langlois, CRHA Agente de gestion du personnel DRHCAJ CIUSSS MCQ

Chargée de projet : Mélanie Langlois, AGP Gestionnaire : Benoit LaRue, ADRHCAJ Promoteur : Antranik Handoyan, Coordonnateur RH Propriétaire du processus : Natacha Bolduc , Chef activités de remplacement

Problématique : L’ancien CSSS de Trois-Rivières reçoit un grand nombre de formulaires de demande de congé

partiel sans solde pour études (CETUP) incomplets et ne respectant pas les délais depuis toujours et

ce, malgré une pratique de gestion mise en place en février 2015. Ceci nuit à la planification de la main-d’œuvre pouvant assurer les remplacements et a

donc un impact notable sur la satisfaction des techniciens en administration travaillant à la liste de rappel (LR). De plus, le processus ne prévoit pas le rehaussement des disponibilités une fois le congé partiel sans solde pour études terminé réduisant

ainsi la capacité de remplacement par la suite.

Nom du projet : Optimiser le processus pour l’octroi d’un congé partiel sans solde pour études et pour le rehaussement des

disponibilités une fois ce congé terminé afin d’assurer une meilleure planification de la main-d’œuvre.

Marie-Ève Pépin (AGP lors du Kaizen), Mélanie Robert-Robitaille (employée), Joanne Maurice (gest.), Marie-Ève Campeau (tech. av. sociaux), Maire-Ève Jolicoeur

(employée), Louis-Philippe Marchand (tech. LR), Sylvie Lambert (tech. LR), Natacha Bolduc (chef LR), Mélanie

Langlois (chargée de projet)

5. F • Employés et gestionnaires

4. I • Formulaire de demande de congé partiel sans solde pour

études

1. P • Du moment où l’employé complète le formulaire jusqu’à la

fin du congé

2. E • Congé terminé

3. C

• Clients externes : Employés • Clients internes : Gestionnaires, Tech. admin. à la liste de

rappel, Chef de service activités de remplacement, Tech. admin. av. sociaux (Bureau RH)

NON 37% OUI

63%

Est-ce que les demandes reçues étaient complètes?

Oui 59%

Non 41%

Nombre de rehaussement des disponibilités à la liste de rappel pour les

employés étudiants en prévision de la saison estivale 2016

Tech. admin LR Employés

0% 10%

50% 0%

50%

55%

0% 35%

Niveau de satisfaction

Très insatisfait Insatisfait Satisfait Très satisfait

90%

Échantillon 56/115

Échantillon 68/68

Échantillon 6/7

Échantillon 20/140

En date du 21 avril 2016, soit environ 2 semaines avant la fin de session.

-3 -24

11

60

28,5

-40

-20

0

20

40

60

80H2016

Nombre de jours que la demande a été reçue aux av. sociaux (RH) par rapport au délai /

Respect du délai

Quartile 1

Min

Médiane

Max

Quartile 3

68% hors délai

Échantillon 56/115

Taux initial de formulaires

complets

63%

Taux à

90% Taux initial de non

respect du délai

68% Taux à

15%

Taux initial de rehaussements des

disponibilités

59%

Taux à

80%

Augm

ente

r Au

gmen

ter

Dim

inue

r

Est-ce que les demandes reçues étaient complètes?

Nombre de rehaussements des disponibilités à la liste de rappel pour les employés

étudiants

Respect du délai de réception de la demande aux avantages sociaux (RH)

Niveau de satisfaction

Taux à

90%

Taux initial de satisfaction des

employés

90% Maintenir

Taux initial de satisfaction des tech.

à la liste de rappel

50%

Taux à

90%

Augm

ente

r

Méconnaissance / Incompréhension

Application différente

Étapes inadéquates

Effort élevé Effort faible

Impa

ct é

levé

Im

pact

faib

le

1. Cartables de congés à la liste de rappel

2. Pas à pas (algorithme) pour les employés

3. Pas à pas (algorithme et "check list") pour les gest.

4. Révision du formulaire

5. Pas à pas pour les techniciens à la liste de rappel

6. Création d'un code horaire non-dispo pour études

7. Révision de la pratique de gestion

8. Outil de gestion (Excel)

9. Calendrier des échéanciers

10. "Blitz" de présence des tech. à la LR sur le terrain

11. Communications (Pratique de gestion, procédure, calendrier, rencontre avec les CPG, outils pas à pas…)

12. Mythes et réalités

13. Envoyer les demandes à la liste de rappel

6 11

13

Communications

Méthodes

Procédure

Toutes les solutions

envisagées ont été retenues

7

5

10

4 2 3

12 8

1

9

Tech. admin. LR Employés

80% 100%

20%

Niveau de satisfaction

Très insatisfait Insatisfait Satisfait Très satisfait

Oui 96%

Non 4%

Est-ce que les demandes reçues étaient complètes?

Nombre de rehaussements des disponibilités à la liste de rappel pour les employés

étudiants en prévision de la période des Fêtes

Rehaussement dispos DÉPART (N=68/68) = 59%

VISÉ = 80% FIN = ?

Évaluation à venir en décembre 2016

Satisfaction tech. DÉPART (N=6/7)= 50%

VISÉ = 90% FIN (N=5/7) = 100%

Satisfaction employés DÉPART (N=20/140) = 90%

VISÉ = 90% FIN (N=12/55) = 100%

Demandes complètes DÉPART (N=56/115) = 63%

VISÉ = 90% FIN (N=50) = 96%

-3 -15 -24

-102

11 -2

60 46

28,5 14

H2016 (avant) A2016 (après)

Nombre de jours que la demande a été reçue aux avantages sociaux (RH) par rapport au délai /

Respect du délai

Quartile 1

Min

Médiane

Max

Quartile 3

0 (respect

délai)

Non respect DÉPART (N=56/115) = 68%

VISÉ = 15% FIN (N=44) = 61%

100%

61% hors délai

•Qualité des outils de communication •Simplification du processus ( NVA) •86% des actions terminées ou en cours à la fin du plan 20 jours

(dans un contexte « d’instabilité » d’équipe) •Participation d’employés « terrain » au projet. Ceux-ci se sont dits

très heureux de pouvoir participer et d’être consultés.

Bons coups!

•Mieux étudier la faisabilité de mesure des indicateurs avant de décider de les utiliser

•Prendre davantage en compte le contexte dans lequel se déroule le projet (instabilité, période, changements déjà en cours, réalité du responsable, etc.) dans la détermination des échéanciers

• Impliquer d’avantage les membres de l’équipe au tout début du processus, c’est-à-dire lors de la détermination du projet afin de les mettre immédiatement à contribution et faciliter le changement

•S’assurer davantage que les acteurs seront informés des changements apportés au processus / Axer davantage sur les communications

Faire autrement

•Bien définir la problématique (les causes fondamentales) pour identifier les bonnes solutions

•L’implication de tous les acteurs qui ont un rôle dans le processus augmente les chances de succès et aide à l’appropriation des solutions par l’équipe

•L’importance de la proximité, de la présence sur le terrain (Gemba) du leader qui est un important agent de changement

Apprentissage