8 Octobre 2001

89, Rue du Faubourg Saint Antoine - 75011 PARISTel : 01.53.02.15.00 - Fax : 01.53.02.15.15

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AMÉNAGEMENT-RÉDUCTIONAMÉNAGEMENT-RÉDUCTIONDU TEMPS DE TRAVAILDU TEMPS DE TRAVAIL

Synthèse des travaux des Unités Synthèse des travaux des Unités d’étuded’étude

BERNARD BRUNHES CONSULTANTS

22

SommaireSommaire

Rappel de la démarche générale 3

Les démarches d’étude dans les unités 5

Diagnostic : les horaires 6

Diagnostic : les contraintes 7

Les conditions de faisabilité de l’ARTT 8

Formule générale d’ARTT 13

Règles de gestion 14

33

Rappel de la démarche généraleRappel de la démarche générale

•Equipe projet

•Directeurs•Groupe de travail ARTT

Planning

Unités pilotes

Méthodes, guides

Communication

Cadrageinitial

•12 Unités•Diagnostics

•Scénarios

Etudes pilotes

•Direction / Organisa-tions syndicales

•CTP•Groupe de travail ARTT

Texte de référenc

e

•Directions•Départe-ments

•Unités

Mise en oeuvre

Modalités et règles, pertinentes par unité, souhaitées par les agents

Conditions de faisabilité

Accord

Arrêté

Règlement intérieur

44

Les unités d’étudeLes unités d’étude

DEMEB PTC 1

DEMEB Pharmacovigilance

DEDIM Matériovigilance

DEDIM Contrôle national de la qualité

DEMEIS Transparence

DEMEIS Publicité

DLC Montpellier

DLC Lyon

DIE Inspection cosmétiques

DIE Accidents

DG Juridique

DAF Services généraux

55

Les démarches d’étudeLes démarches d’étude

Des démarches participatives malgré la période et le délai préparation par les responsables (problèmes de disponibilité) 1 à 5 réunions avant la réunion finale réunions finales avec le consultant :

échanges riches et dynamiques, réflexions « raisonnables » et responsables

des questions de compréhension des règles (incidence des absences maladie, choix pour les temps partiels, incidence de la juxtaposition avec des congés,…)

des inquiétudes liées aux tensions sur l’emploi des réactions au possible cadrage national (38h30)

L’esprit d’équipe généralement fort (points forts des diagnostics + déroulement des

réunions finales) peut-être un positionnement un peu en retrait pour les secrétaires ? au niveau des unités, un management « démocratique », dans une

organisation plutôt de type « professionnelle », dans un contexte pyramidal ?

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Diagnostic : les horairesDiagnostic : les horaires

Horaires du personnel de fait horaires personnalisés adaptation aux charges de travail (heure de fin de journée) en général peu favorable (ou indifférents) à un système formalisé

d’horaire variable, sauf quelques cas (forte tension sur les effectifs ?)

Horaires « d’ouverture »

liés aux présences, amplitudes souvent importantes Déplacements

inspections (2 à 3 fois par mois, missions de 1 à 3 jours) agence européenne

Respect des garanties minimales

en général respectées des exceptions temporaires et cas des responsables d’unité

Temps partiels en proportion variable, parfois aucun, mais souvent nombreux (35 à 50%) source de difficultés en terme de charge de travail, mais bien

intégrés dans l’organisation

77

Diagnostic : les contraintesDiagnostic : les contraintes

Prévisibilité

très variable selon les unités, mais prévisibilité majoritairement faible nombreux aléas, imprévus : alertes, événements, demandes du cabinet,

… incertitudes liées aux interlocuteurs/partenaires internes ou externes pas de saisonnalité marquée adaptation aux aléas :

• par la durée du travail (implication, mobilisation)• parfois appel à des experts internes ou externes • impact sur les délais lorsqu’ils ne sont pas contraints• impact sur l’approfondissement des dossiers (« prise de risque »)

activité souvent rythmée par le planning de commissions, comités, groupes de travail, …

délais souvent contraints : délais réglementaires, procédures européennes, passages en commission, comité, délais techniques, ...

Structures petites entités ou entités subdivisées en spécialisations des organisations par binômes, qui restent à développer

88

Les conditions de faisabilité de Les conditions de faisabilité de l’ARTT : l’emploil’ARTT : l’emploi

Des besoins en emplois d ’autant plus nécessaires que :

augmentation du nombre de dossier et des exigences d’approfondissement de leur analyse

déjà des tensions sur les effectifs et des postes non pourvus + situations à nombreux temps partiels plus complexes à assumer avec l’ARTT

mais difficulté à limiter le raisonnement à l’impact de l’ARTT : soit besoin égal à RTT, soit besoin de 15 à 25%

De nombreuses pistes pour gagner du temps (voir ensuite) dans quelques cas, l’arrivée des recrutements en cours et la réalisation

des actions de gains de temps pourraient suffire à ne pas dégrader la situation actuelle

mais des doutes sur la couverture des postes prévus et sur la mise en œuvre des actions

Si pas assez d’emplois peu de solutions de sous-traitance risque sur la qualité, les délais, voire sur l’importance du volume d’activité

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Les conditions de faisabilité de Les conditions de faisabilité de l’ARTT :l’ARTT :

organisation et fonctionnement organisation et fonctionnement généralgénéral Concilier fluidité des processus et qualité des interfaces

(parfois à l’intérieur d’une direction)

dysfonctionnements nombreux générateurs de doublons, d’erreurs d’orientation, de nécessité de « pistage » des dossiers, d’attentes, de dispersion de l ’information, …

lourdeurs administratives et communication insuffisante

rapprocher les unités qui interviennent sur les mêmes actions

développer des pratiques de relations horizontales directes plus systématisées (accroître la transversalité à des niveaux infra direction)

standardiser les procédures transversales

Aménager certains circuits de signature et des délégations

Décentraliser certaines commandes d’achats

Petites unités : élargir le raisonnement ARTT au delà de l’unité (permanences, fonctions supports, …)

1010

Les conditions de faisabilité de l’ARTT :Les conditions de faisabilité de l’ARTT :le management et l’organisation des le management et l’organisation des

unitésunités

Perfectionnements à engager lorsque nécessaire :

Formalisation du fonctionnement en binômes (= base de l ’organisation)

pas nécessairement interchangeabilité

à développer et à structurer

formations

Harmonisation des pratiques, standardisation de procédures, circuits de décision, ...

Gestion de plannings, nouveaux indicateurs plus représentatifs du volume d ’activité et des charges de travail

Analyse de risque, ajustement des méthodes aux enjeux, …

Bon emploi des secrétariats et supports

1111

Les conditions de faisabilité de l’ARTT :Les conditions de faisabilité de l’ARTT :le management des ressources le management des ressources

humaineshumaines

Mettre en place une politique de stagiaires structurer des dispositifs d’accueil de stagiaires

organiser les contacts nécessaires

identifier et définir les postes accessibles (règles de confidentialité, …)

Turn-over soit étudier comment le réduire (évolution de carrière, …), soit

s’organiser pour en tenir compte

Formation fixer des objectifs et les respecter

1212

Les conditions de faisabilité de Les conditions de faisabilité de l’ARTT :l’ARTT :

les moyensles moyens Mettre en place un plan d’action d’urgence pour

l’informatique et les moyens de communication actions à court terme mise à niveau et maintenance des

équipements, assistance aux unités pour des conceptions simples intégrer les applications

Equipements de laboratoire qualification du matériel maintenance automatisations

Archives espaces, accessibilité méthodes

Les locaux (situation provisoire ?) surface, encombrements pleyel/colombier

1313

Formule générale d’ARTTFormule générale d’ARTT

Maintien des durées hebdomadaires et compensation par des repos (jours ou 1/2 journées RTT) argumenté sur la base des contraintes d’une très forte majorité des

activités (faible prévisibilité, délais à respecter)

et répond aux souhaits des personnels

pour certaines emplois de secrétaires et de techniciens d’autres formules pourraient aussi correspondre aux exigences des activités (réduction hebdomadaire ou journalière).

de façon extrèmement minoritaire, quelques propositions d’autres formules : 37h et 11 J RTT, « cycle » de 3 semaines (1 J RTT/3 sem). Mais risque d’impact en terme de complexité.

Personnels à temps partiels plutôt enclins à bénéficier de la RTT (prorata du nombre de J RTT) - quelques souhaits de retour à temps plein

Problématique chefs de département et chefsd’unité

1414

Règles de gestionRègles de gestion

Cadencement des J RTT : trimestre (33%), semestre (17%), année (17%), mixte (mois et an : 17%), autres (1 Unité par cas : moins que le mois, le mois)

+ Questions nombre de J RTT à gérer : 23j RTT ou 18 J + semaine d’hiver (ou 15j + semaine d ’hiver !)

Regroupements possibles et présences minimales : très variables (de 1 jour fixe à liberté complète, présence minimale réglementaire à fixée par le chef)

besoin de programmation collective, mais possibilité de souplesse généralement requise (à fixer : délai de prévenance, anticipation)

Les quelques personnels actuellement à 35 h ne changent pas d’organisation du temps de travail

Système de pointage généralement non souhaité (sauf 1 cas)