7 Gestion projet -...

Les méthodes de Gestion de projet

Septembre 2011

Pour la société IDEES

1 : Qu'est ce qu'un projet ?2 : Les phases de la gestion de projet3 : COMMUNIQUER avec les acteurs4 : CADRER les objectifs et les acteurs5 : CADRER le scénario du projet6 : PREVOIR l’organigramme des tâches7 : PREVOIR la planification8 : PREVOIR l ’analyse des risques9 : REAGIR au cours du projet

10 : VALIDER les produits11 : CLORE le projet

SommaireGestion deprojet

Pourquoi construire en basse consommation ?Pourquoi construire en basse consommation ?Pourquoi construire en basse consommation ?

Montage de l'opérationDéfinition du programme

Conception de l'ouvrage

Gestion du patrimoine

Démolition et remise àdisposition du terrain

Projet du Maître d'ouvrage

Projet du conducteur d'opération

Projet du Maître d'oeuvre

Projet de l'entreprise

Projet de l’exploitant

Opération immobilière

Réalisation des travaux

Réception et mise en service

Plusieurs niveaux de projetGestion deprojet

Projet Problème

Un projet passe par une accumulation de problèmes

Pas de projet sans problèmesGestion deprojet

Tout l ’art de la sagesse

consiste à savoirce qui est négligeable !

Se concentrer sur l ’essentielpour trouver

ce que l ’on cherche !

SOS gestionde projet

Résoudre le problèmeGestion deprojet

Le gagnantvoit une solution

à chaque problème !

Le perdantvoit un problème

dans chaque solution !

On l ’a mis en analyse ! ...

Diagnostiquer le problèmeGestion deprojet

�Un produit ou un service, c'est quelque chose qui doit répondre :

−à un besoin,

−à un client,

−aux utilisateurs,

−pour un coût déterminé,

−dans un délais donné, ...

�Un projet , c'est le processus qui permet d'aboutir au produit.

Bien Monsieur le chef de projet !puisque vous êtes le seul

à savoir ce qu ’est un PROJET,vous vous chargerez donc

du compte rendu de la réunion ! ...

Projet et produitGestion deprojet

Différences entre projet et productionProjet

�Production:−Milieu répétitif, organisation stable

−Processus récurrent, décisions réversibles

−Incertitude faible: variables endogènes, actions encadrées

−Difficulté: intervenir rapidement en cas de blocage

�Projet:−Milieu inconnu, innovant, organisation temporaire

−Processus historique, décisions irréversibles

−Incertitude forte: variables exogènes, non contrôlables, degrés de liberté

−Difficulté: gérer un « saut dans l'inconnu » complexe

Source: Roger P. Declerck

Des arbitrages à faire entre les catégories d’objec tifspour obtenir un cadre de travail cohérent.

COUTS

Objectifs économiques

MAITRISER

Objectifs de conformité

PERFORMANCES

Objectifs de temps

DELAIS

Le triangle du projetProjet



Les phases de la gestion de projetGestion deprojet

PHASES 1èreMontageopération

(émergence)

JALONS 1

Décision delancement

2 3

Approbationde APD

4

Notification desmarchés travaux

5

Décision deréception

La gestion de projet

CADRER PREVOIR REAGIR VALIDER CLORE

COMMUNIQUER

Zone d’action de la conduite d’opération CP

2èmeProgramme(définition)

Conception(projection)

3èmeTravaux

(réalisation)

4èmeRéception

Mise en service(utilisation)

5ème

Approbationdu programme

ACTIVITESSTRUCTURANTESPREFERENTIELLES

Processus et étapes de gestion de projetGestion deprojet

Définir objectifs (finalité) et repérer organisationDéfinir scénario réalisation,Estimer bilan financier prévisionnelCahier des charges (programme de l’opération)Demander financements (AP)

Découper tâchesEstimer durées, ressourcesPlanifier (planning, charges)Ventiler dépenses, demander crédits paiementsAnalyser risques glissement

Mesurer (indicateurs)Diagnostiquer réel / prévuSuivre engagements prévisionnels, réels, dépensesDéfinir causes glissementAlerter et décider

Préparer listes des contrôles des tâches (plan)Mener validation selon plan (PV)Décider (refus à modifier, accepté avec ou sans réserve)Mettre en place financements (AP) et crédits paiements

Faire bilans synthétiques (qualités, délais, coûts, conduite)Archiver éléments tangiblesTransmettre pour mise en service, exploitationFaire progresser maturité GdP en conduite d’opération immobilière (référentiel métier)

CO

MM

UN

IQU

ER

Actesd’anticipation

etde cadrage

CADRER

PREVOIR

REAGIR(recadrer)

VALIDER(conformité)

CLORE(mettre au capital)

i

i

i

i

i

i

Processus et étapes de gestion de projetGestion deprojet



CommuniquerGestion deprojet

�La réussite du projet dépend de la qualité des relations

�Entre les acteurs, avec la hiérarchie, avec l ’extérieur

�La communication doit-être�Conçue dès le départ, structurée rationnellement, organisée avec les acteurs, une préoccupation tout au long du projet.

�Analyser les besoins et les objectifs de la communication�Pour chaque phase de l ’opération,

�Informer, consulter, convaincre, négocier, alerter, décider, …

�Messages et modalités de diffusion, d ’évaluation.

�Planifier les actions de communication (scénario),

�Mettre en œuvre et suivre les actions,

�Evaluer les effets.

Communiquer sur le projetGestion de

projet

�Le projet associe de façon et pour des durées variables plusieurs partenaires�Le maître d'ouvrage, le maître d'oeuvre, des clients, des experts, des financiers, des exécutants, ...

Pourquoi communiquer ?Pourquoi communiquer ?

�La réussite du projet dépend de la qualité des relations entre ces acteurs,avec la hiérarchie et avec l ’extérieur

�Souvent, la communication n'est pas structurée

�On communique au « feeling » (au ressenti),

�La plupart du temps quand le projet est déjà en route.

�La communication doit-être :

�Conçue dès le départ,

�Structurée rationnellement,

�Organisée avec les acteurs,

�Une préoccupation tout au long du projet.

Gestion deprojet

�Etre informé et sensibilisé�L'information doit être adaptée aux préoccupations du récepteur, redondante.

�Comprendre�Chacun réfléchit selon ses propres interrogations et une démarche commune permet de fonder la compréhension d'une situation.

�Adhérer�L'adhésion est faible au discours, forte dans l'action.

�On se mobilise si l'on voit un enjeu fort pour soit, un intérêt dans sa fonction, une possibilité de participation personnelle.

�Agir�Niveau d'objectif le plus élevé, il suppose d'avoir fait partager le « vouloir faire », le « savoir faire », et crée les conditions rendant l'action possible.

Une démarche de communication implique laformalisation des objectifs poursuivis

Les objectifs de la communicationLes objectifs de la communicationGestion deprojet

Les trois logiques de communicationLes trois logiques de communication

Les trois logiques de communication

Avecl ’extérieur

Avecl ’extérieur

Avecvotre hiérarchie

Avecvotre hiérarchie

Entreles acteurs

Entreles acteurs

COMMUNICATIONSUR LE PROJET

Gestion deprojet



Cadrer les objectifs et les acteursGestion deprojet

�1 - Définir les objectifs�clairs, précis, mesurables,�les besoins généraux,

�les délais,

�l ’enveloppe financière globale (postes),�les modalités d ’engagement et de suivi budgétaire,

�les contraintes et exigences,

�l ’accompagnement.

�2 - Repérer l'organisation�les acteurs et leur rôle,

�la stratégie des acteurs,

�les partenaires financiers(fonds propres, concours, subventions, emprunts).

OBJECTIFSACTEURS

Cadrer le projetGestion deprojet

Le cadrage des objectifsLe cadrage des objectifs

Objectifs complémentaires- réorganisation service,- motivation personnel,- comportement, prestige, ...- soutien de l'activité du bâtiment,- cohésion sociale, ...

CADREINITIAL

DUPROJET

ECONOMIECoût de réalisation,

Exploitation

DELAI IMPOSEDurée totale,Échéancier

BESOIN / OUVRAGEIdées directrices

Usages - utilisateursQuantitatifs généraux

CONTRAINTESet EXIGENCES

Normes, règles,qualité à respecter, ...

Gestion deprojet

�1 - Définir les objectifs

�2 - Repérer l'organisation

objectifsacteurs

�3 - Faire des hypothèses et deschoix (variantes d’enjeux – de solutions)

�4 - Construire un scénario de réalisation

+_

Programme et processus


MAITRED’OUVRAGE

Maître d’œuvre

Contrôleur technique

Coordonnateur SPS

Entrepreneurs

Acteurs de lagestion de projet

Identifier les acteurs et rôlesGestion de

projet

Le directeur de projetLe directeur de projet

�Définit les aspects stratégiques, politiques et fixe les objectifs du projet,

�Reçoit les indicateurs de l'avancement (du chef de projet).

Le chef de projetLe chef de projet

�Effectue la gestion du projet dont il a la charge, encoordonnant l’équipe projet, en contrôlant et mesurantsa réussite et en veillant à la réalisation des objectifsen termes de :�coûts, délais, performances.

Les acteurs de la gestion de projetGestion de

projet

Est un chef d ’orchestreUn généraliste qui fait jouerensemble et en harmonie

les acteurs du projet

et non un homme orchestrequi prend tout à sa charge

Diriger c ’est savoir délégueren laissant aux autres

ce qu ’on aime le plus ! ...

Les acteurs de la gestion de projetLe chef de projet

Gestion deprojet

Le chargé d'opérationLe chargé d'opération

�Utilise la gestion de projet pour renseigner et conseiller le directeur de projet, sur l'évolution technique de l'opération et en prévoit le déroulement

−il conseille et élabore le processus organisationnel et technique ;−il analyse les risques ;−il élabore les cahiers des charges des intervenants;−il pilote les missions des intervenants;−en cas d’écarts, il propose des solutions de corrections;−il met en place les outils et indicateurs pour répondre aux attentes de suivi du chef de projet−il dresse des bilans exploitables pour de futures opérations.

Les acteurs de la gestion de projetLe chargé d'opération

Gestion deprojet

�Quelles qualités pour le chef projet ?�ses compétences méthodologiques,�ses compétences managériales,�ses capacités de médiateur,�son écoute, sa disponibilité,�son goût pour l ’action au changement,�sa détermination, volonté d ’aboutir,�sa capacité d ’anticipation,�son sens de l ’organisation et son éthique,�...

Chargé

d’opération E

Directeur Projet

3°°°° Chef Projet

Chargé

d’opération F

Chargé

d’opération B

2°°°° Chef Projet

Chargé

d’opération D

Chargé

d’opération C

Chef Projet

Chargé

Chargé

d’opération F

Et le chargé

d’opération ?

Les acteurs de la gestion de projetLe chef de projet

Gestion deprojet

L ’analyse des acteursL ’analyse des acteurs

POSEURqui l'a décelé ?

POSEURqui l'a décelé ?

PORTEURqui le prend en charge ?

PORTEURqui le prend en charge ?

VOISINSqui implique-t-il ?

VOISINSqui implique-t-il ?

VERROUqui fait obstacle ?

VERROUqui fait obstacle ?

RESOLVEURqui peut le résoudre ?

RESOLVEURqui peut le résoudre ?

DECIDEURqui tranche ?

qui en a le pouvoir ?

DECIDEURqui tranche ?

qui en a le pouvoir ?ACHETEUR

qui est pour sa résolution ?ACHETEUR

qui est pour sa résolution ?

PAYEURqui paye ?PAYEURqui paye ?

PROJETproblème ?PROJETproblème ?

Gestion deprojet



Cadrer le scénario du projetGestion deprojet

�3 - Faire des hypothèses et des choix�Analyser les risques (performances, délais,financiers),

�Faire valider les choix.

�4 - Construire un scénario de réalisation�Une vision globale du projet,

�Précisant les objectifs, les délais, le financement(simulation, découpage en tranches), les moyens,

�Validé par les acteurs.

�Lorsque ces principes sont clairs, l'analyse détailléepeut être faite�Elaboration du programme détaillé, par exemple.

+_


Capacitéd'actionsur le projet

Niveau de connaissance sur le projet

temps

Gestion deprojet Cadrer le projet

Montage opération

% coûts

100%

80%

0%

Programme Conception Travaux Réception

Mise en service

Phases

Gestion deprojet Cadrer le projet



Prévoir la planificationGestion deprojet

�Définir et organiser dans le détail les actions à réaliseret les moyens pour faire aboutir le projet

�La planification introduit l'échelle du temps, etles marges de manœuvre mobilisables pourgérer les dérives

�L ’analyse des risques est un outil d'anticipation�qui permet de créer des marges de sécurité dès le démarrage duprojet par l'identification des actions de prévention.

�L ’organigramme des tâches est l'organisation structuréedes actions à conduire et précise�le contenu des tâches, les contraintes,�les liaisons avec les autres tâches,�les moyens à affecter,�les responsabilités,�les points de contrôle, ...

Planning, organigramme et analyse de risques

Prévoir le projetGestion deprojet

expropriation

faisabilité

Bilan études préalables

Opportunité Concertation public - L300-2 et bilan

programme

Consultations des services

Dossier d’enquête publiquePréprogramme

Enquêtes

Rapport CE

DP DUP

amiablescessibilité ordonnance

études

acquisitions

Archéologie préventive

fouilles Phase retardée

Décisionautorisation loi sur l’eau Instruction et enquête

ETUDES PREALABLES

ETUDES D’AVANT PROJET SOMMAIRE

ETUDES DE PROJET MISE EN PLACE ENTREPRISES

Décisionautorisation PC Instruction

TRAVAUX ENTREPRISES

Mise au point

Phase retardée

Travaux Concessionnaires & réseaux

sur délai critique

Planning directeur des procéduresGestion deprojet

Affichage « Etat prévisionnel »

Tâche récapitulative (sous phase)

Tâche élémentaire normale (avec marges)

Tâche élémentaire critique (sans marges)

Jalon normal (avec marges)

Un diagramme de GANTT

Les étapes de la gestion de projetGestion de

projet

Planning directeur des tâches

Gestion deprojet



Prévoir l'analyse des risquesGestion deprojet

�Entreprendre un projet...c'est prendre desrisques

�Il faut apprendre à vivre dans un environnementincertain:−Comment se placer en situation de gérer activementl'incertitude plutôt que de la subir ?

Analyser les risquesAnalyser les risquesGestion deprojet

�Identifier

�Prioriser

�Prévenir

�Suivre

Analyser les risquesquelle méthode ?

Analyser les risquesquelle méthode ?

Gestion deprojet

�Identifier les risques suppose uneidentification préalable des objectifs(qualité, délai, coût, image etc)

�En l'absence d'objectifs clairementdéfinis: pas d'analyse des risquespossible et donc pas de démarche envue de les maîtriser

Analyser les risquesIdentification des risques


Gestion deprojet

�L'analyse des risques suppose un travailtransversal en équipe pluridisciplinaire

�Attention au biais de dissonance cognitive: pluson est investi dans un projet et moins on estréception aux avertissements qui dérangent

�Compétence clé: capacité d'écoute et deremise en question



Gestion deprojet

�Fréquence, gravité, criticité

�Il n'est pas possible de traiter tous les risques−Quelles sont les priorités ?

Analyser les risquesprioriser les risques


Gestion deprojet

Criticité = gravité x fréquence

Source: Rémy BACHELET Ecole Centrale de Lille

Fréquence

Gravité

Domaine de gestion des risques



Gestion deprojet



Gestion deprojet

Fréquence

Gravité

Risque

Analyser les risquesprévenir les risques


Gestion deprojet

�2 stratégies en terme de plan de prévention:

−Traiter la fréquence (logique de prévention)

−Traiter la gravité (logique de protection)

ou les deux !

Analyse d'exécution prévue

Recherche de défaillances

Recherche des effets

Prioriser

Recherche des causes

Recherche des préventionsRéévaluation des effets

PLAN DEPREVENTION

Oui

Oui

Non

Non

Le processus d ’analyse des risquesLe processus d ’analyse des risques

TACHES

début

Gestion deprojet

Acceptable

Acceptable



Gestion deprojet

�Les dimensions d'un plan de prévention:−Technique (technique éprouvée)

−Juridique (clauses contractuelles)

−Organisationnelle (préservation ou réaffectation des ressources)

−Financière (réserve de 5% pour aléas)

−...

Analyser les risquessuivi des risques


Gestion deprojet

�Identifier un responsable du suivi des risques

�Tenir à jour le tableau de suivi des risques au fil de l'avancement du projet



Gestion deprojet

�Identifier les tâches critiques:−Y affecter des personnes de confiance

−Affecter les agents peu fiables sur des tâches bien identifiables et ciblées et dont l'échec ne sera pas bloquant

Défaillances Conséquences

Niveaude risque

1 à 4(gravité)

CausesMesures

préventivespossibles

Aprendre

(oui / non)

N°°°°

Analyser les risquesAnalyser les risquesGestion deprojet

Tâches Risques

Méthodes etOrganisation

Moyens etActeurs

Matière Matériels Milieu

...

D puis M

D puis M

D = DiagnosticM = Mesures à prendre

Le diagramme d ’analyse des risquesLe diagramme d ’analyse des risquesGestion deprojet

L ’essentiel de PREVOIR le projetL ’essentiel de PREVOIR le projet

La prévision n ’a de sens que sielle est ensuite confrontée à laréalisation ! ...

Gestion deprojet

1 : Qu'est ce qu'un projet ?2 : Les phases de la gestion de projet3 : COMMUNIQUER avec les acteurs4 : CADRER les objectifs et les acteurs5 : CADRER le scénario du projet6 : PREVOIR l’organigramme des tâches7 : PREVOIR la planification8 : PREVOIR l’analyse des risques9 : REAGIR au cours du projet


Réagir au cours du projetGestion deprojet

Distinction et complémentarité entre :

�Suivi de projet := Mesures

les variations (glissement)

� Conduite de projet := Action correctrice

pour atteindre la cible initiale

� Direction de projet := Changement de cible

conseillé par le COP

Inspiré de :"Techniques d'Analyse de Projets"de Gilles VALLET - Editions : DUNOD

Cible fixée par cadrageet prévision

(résultat attendu)

Cible révisée acceptée par tous(nouveau résultat)

Gestion deprojet Réagir au cours du projet

�Disposer d'une situation de référence�le prévisionnel construit pendant l'activité « PREVOIR »,

�Mesurer l'avancement (suivre)�par un système d ’indicateurs de suivi,

�Recadrer le prévisionnel (conduire)�Comparer le « réel » et le « planifié » (écarts),

�Analyser les causes, rechercher les solutions (scénario),

�Mettre en œuvre des actions correctrices.

�Alerter et décider (hiérarchie et maître d ’ouvrage)�Rendre compte (tableau de bord),

�Proposer des solutions aux problèmes,

�Susciter la prise de décisions, ...

Réagir au cours du projetGestion de

projet

Outils de pilotage

�Planning directeur des procédures

�Revues collectives d’analyse de risques(techniques – juridiques …..)

�Planning détaillé des tâches

�Revues de projet à fréquence adaptée (mensuelle pour les forts enjeux de délais)

�Alerter dès que possible et recadrer

�solliciter l’expertise

Les méthodes de suivi du chef de projetGestion deprojet

Montage de l'opérationDéfinition du programme

Conception de l'ouvrage

Qualité du projet duMaître d'ouvrage

Qualité de la gestion de Projet

Qualité des études du Maître d'oeuvre

Qualité des travaux de l'entreprise

Opération routière

Réalisation des travaux

Réception et mise en service

Les enjeux de la qualité du projetGestion deprojet

CLIENT FOURNISSEURS

Issus du manuel « démarche qualité et management d’un projet de construction » - issu d’atelier de travail du mouvement français pour la qualité

Système qualité :

Ensemble de l’organisation, desresponsabilités, des procédures, desprocessus et des moyens pour lemanagement de la qualité, formalisépar un PAQ.

Prédéfinir les processus :

-De production,

-De prévention des dérives;

-De contrôle de conformité

pour garantir la satisfaction finaledu client

Qualité selon la norme ISO 8402 : « ensemble des propriétés et caractéristiques d’uneentité qui lui confère l’aptitude à satisfaire des besoins exprimés et implicites »

Formalisation de la qualitéGestion deprojet


Pour les opérations de constructions, définir les Spécificités Initiales de Qualité de l’opération

Examiner la concordance des PAQ des intervenants

Formaliser le PAQG de l’opération (décomposé en PAQ étude et PAQ travaux)

Maîtrise de la qualité par l'équipe projetGestion deprojet

CLIENT

PRESTATAIRE


AUTO

CONTRÔLE

OU

CONTRÔLE INTERNE

POINTS D’ARRETS

POUR CONTROLES

CONTRÔLE EXTERNE OU EXTERIEUR

FINAL

PRODUCTION DUPRESTATAIRE

autocontrôle

Contrôle externe

Contrôle extérieur

Contrôle extérieur

indépendant

Organiser les contrôlesGestion deprojet

�La validation est une démarche par laquelle ons'impose une série de vérifications avant depoursuivre le projet.

�Les validations intermédiaires�A prévoir selon la nature et l'enjeu de la production,�Valider le programme, l'APS, l'APD, ...

�La validation�Suppose la mise en œuvre d'un processus et d'outilsadaptés,�Peut aboutir à un refus,

�Important d'évaluer les conséquences de l ’absence devalidation,

�et d'informer sur ces conséquences.

Valider les produitsGestion de

projet

�Une préoccupation à avoir dès le début du projet

�Tout au long de l'opération�Renseigner une base de données informatisée,

�Rédiger un journal du projet.

�A la fin de l'opération�Réaliser l ’archivage et les bilans synthétiques,

�Organiser des bases de données des opérations au niveau descellules, des réseaux.

�Construire le référentiel de la conduite de projet�Mémoriser et capitaliser pour réutiliser et améliorer.

Clore le projetGestion de

projet

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