2016-2018 Contrat administration · - la préparation, la coordination et le suivi de la politique...

Contrat d’administration relatif au fonctionnement du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement 2016-2018

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Table des matières

Partie 1 – Portée du contrat et processus administratif

Art.1. Portée du contrat 3 Art.2. Processus administratif 3

Partie 2 - Mission, vision et objectifs du SPF

Art.3. Mission et tâches fondamentales 4 Art.4. Valeurs et vision 4 Art.5. Les parties prenantes (stakeholders) 5 Art.6. Analyse contextuelle 5 Art.7. Lignes de force 2016-2018 7 Art.8. Objectifs stratégiques et opérationnels 9

Partie 3 – Engagements des deux parties

Art.9. Principes généraux de gestion 30 Art.10. Plan d’administration 30 Art.11. Modifications au contrat d’administration 30 Art.12. Suivi, établissement de rapports et évaluation 31 Art.13. Respect des engagements 31

Partie 4 – Annexes

1. Priorités du gouvernement 33 2. Analyse des risques 35 3. Facteurs critiques de succès 36 4. Schéma des moyens 38 5. Domaines de gestion particuliers 41

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Partie 1 – Portée du contrat et processus administratif

Art.1. Portée du contrat

Le présent contrat d’administration contient les engagements pris entre le gouvernement fédéral et le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement, également dénommé ci-après SPF, relatifs au fonctionnement de ce dernier. Les deux parties entendent assurer une plus grande concordance entre la politique du gouvernement et son exécution par le SPF. En vertu de la réglementation applicable, le gouvernement fédéral est représenté par le ministre compétent pour la majorité des domaines d’action du SPF.

Le présent contrat d’administration porte sur la période 2016-2018. Chaque année, sa mise en œuvre concrète fera l’objet d’un plan d’administration opérationnel.

Le présent contrat d’administration a été rédigé conformément aux dispositions de l’arrêté royal du 4 avril 2014 modifiant l'arrêté royal du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation et modifiant l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation.

Art.2. Processus administratif

Le présent contrat d’administration a été mis à l’ordre du jour du comité de direction les 5 juin et 19 juin 2015.

Les instances suivantes ont été consultées:

- le Comité de concertation de base (séance du 17 juin 2015) ; - l’Inspection des Finances (avis du 16 juin 2015) ; - le service d’Audit interne (avis du 1er juillet 2015).

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Partie 2 – Mission, vision et objectifs du SPF

Art.3. Mission et tâches fondamentales

Mission

Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement sert, défend et promeut les intérêts de la Belgique et des Belges à l'étranger, stimule la cohérence de l'action de notre pays sur la scène internationale et coordonne la politique européenne de la Belgique en tant que pays fédéral. Le SPF œuvre à l’avènement d’un monde sûr, juste et prospère.

Tâches fondamentales

Les tâches clés du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement peuvent se résumer comme suit :

- la défense de nos valeurs fondamentales, telles que la démocratie, la dignité humaine, les droits de l’homme et l’égalité des sexes ; - la contribution à la paix et la sécurité dans le monde, par le renforcement du système multilatéral et de l’ordre juridique international ; - la contribution à la lutte contre la pauvreté et la solidarité sociale, à l’échelle internationale, entre autres grâce à une coopération au développement durable et ciblée ; - la défense des intérêts politiques, économiques et juridiques de notre pays ; - l’assistance aux Belges à l’étranger et leur protection ainsi que l’assistance au personnel diplomatique/international établi à Bruxelles/en Belgique ; - la préparation, la coordination et le suivi de la politique européenne de la Belgique sous toutes ses facettes.

La politique générale du SPF est définie par la déclaration gouvernementale et les déclarations de politique des ministres et du secrétaire d’État compétents pour le SPF (voir annexe 1).

Art.4. Valeurs et vision

Valeurs

Le fonctionnement du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement repose sur les valeurs suivantes :

- professionnalisme, orientation clients et résultats ; - autonomie, confiance et collaboration en toute transparence ; - loyauté et intégrité ; - approche axée sur l’individu et mise en valeur des talents.

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Vision

En tant qu’organisme public, le SPF œuvre à apporter une plus-value à la société belge et internationale et entend dès lors se positionner sur trois axes essentiels :

- organisation orientée vers le client, attentive aux besoins de ses utilisateurs, tant internes qu’externes ;

- organisation moderne, performante et efficace, qui réussit à atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés sans perdre de temps et en utilisant à bon escient les moyens à sa disposition ;

- employeur attractif, dynamique et innovant, qui motive ses collaborateurs à donner chaque jour le meilleur d’eux-mêmes en les consultant, leur confiant des responsabilités, les soutenant dans leur développement, leur offrant un environnement de travail agréable et sûr ainsi que des formules leur permettant de mieux concilier vie professionnelle et vie privée.

Art.5. Les parties prenantes (stakeholders)

Pour la mise en œuvre de sa politique étrangère, le SPF tient compte de ses multiples parties prenantes :

- les responsables politiques du SPF ; - les autorités et institutions fédérales et fédérées de notre pays ; - les clients du SPF, en premier lieu les citoyens ; - le monde de l’entreprise belge; - les partenaires de la politique de développement ; - le personnel du SPF ; - les autorités et organisations étrangères, ainsi que les institutions

internationales ; - la société civile (presse, ONG, universités, instituts de recherche, partenaires

sociaux, etc.).

Cette approche implique un dialogue à intervalles réguliers, destiné à mieux connaître les besoins des diverses parties prenantes, et la consultation périodique de celles-ci à des fins d’évaluation de notre prestation de services.

Art.6. Analyse contextuelle

Les rapports de force mondiaux se modifient constamment. Pour défendre au mieux sa position internationale, la Belgique a tout intérêt à œuvrer au renforcement du cadre multilatéral. Il est également crucial de consolider le rôle de l’Union européenne, pour que celle-ci devienne un acteur mondial crédible. Nous devons définir, défendre et le cas échéant, adapter nos positions de manière proactive et cohérente, tant au niveau national qu’à celui de l’Union européenne. Nous devons asseoir encore plus fermement la position des Affaires étrangères en tant qu’instance de référence pour tout ce qui a trait à la politique étrangère de notre pays, en nous appuyant sur la plus-value de notre SPF et du réseau des postes dans l’architecture institutionnelle élargie.

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L’Union européenne doit faire face à une série de défis fondamentaux, tant internes (approfondissement de l’Union économique et monétaire, suites de la crise économico-financière, référendum au Royaume-Uni, émergence de l’euroscepticisme, entre autres) qu’externes (développement de la politique de sécurité et de défense commune, relations avec les pays du voisinage européen, entre autres). Aujourd’hui plus que jamais, ces deux dimensions sont liées (thématiques de l’énergie, du climat, des migrations, Semestre européen). Plus que jamais, un engagement cohérent, résolu et proactif de la Belgique au sein de l’Union s’impose, si possible dans le cadre de partenariats avec le Benelux ou d’actions avec d’autres partenaires. Il importe de mener une politique intégrée qui accorde aux volets sécurité, commerce, respect de l’État de droit et coopération au développement la place qui leur revient. Cette politique intégrée nécessite un intense travail de collaboration avec d’autres SPF et instances (Défense, Intérieur, Justice, Économie, Régions et Communautés).

Pour notre SPF et à coup sûr pour notre réseau des postes, l’importance de la diplomatie économique ne fera que croître. Avec l’arrivée des pays émergents sur les marchés mondiaux, la compétition se fait plus rude. Il va de soi que notre démarche doit passer par une collaboration et une concertation avec les Régions.

L’action belge sur la scène internationale est généralement réactive. Nos structures doivent par conséquent disposer d’une flexibilité suffisante pour être en mesure de réagir. Cet état de choses est toutefois propice au développement – d’autres pays de taille comparable l’ont bien compris – d’une expertise reconnue dans des niches spécifiques. La Norvège par exemple s’affiche comme le pays médiateur par excellence. L’Afrique centrale, les mines terrestres, la lutte contre l’impunité, les questions budgétaires et de gestion au sein des organisations internationales (notamment les Nations unies) sont des exemples de dossiers dans lesquels notre action nous place à la table des grands et doit dès lors être menée avec le plus grand soin. Le budget du SPF est soumis à de fortes contraintes. Tant le budget du personnel que les budgets de fonctionnement et d’investissement font l’objet d’une réduction considérable, qui se prolongera durant cinq années au moins. On peut espérer que la situation se stabilisera, mais le problème reste entier pour l’instant. Comme nous connaissons le calendrier des restrictions budgétaires, nous pouvons prendre les dispositions qui s’imposent. Faire des économies n’est jamais une partie de plaisir, mais ces limitations nous poussent à fixer des priorités claires et opérer des arbitrages, comme nous l’avons fait pour le réseau des postes. Par ailleurs, nous sommes contraints de tenir compte de la spécificité de postes de dépenses importants sur lesquels nous n’avons guère de prise, voire aucune (contributions obligatoires aux organisations internationales, effets des taux de change pour les dépenses non libellées en euros). Les attentes en termes de prestation de services vont croissant. Les besoins du grand public se situent le plus souvent dans la sphère consulaire. Mais en tout état de cause, les attentes de la société belge, et à coup sûr du monde politique, vis-à-vis du SPF Affaires étrangères tout comme en interne, des directions générales et des postes vis-à-vis des directions d’encadrement qui remplissent une mission d’appui augmenteront plutôt qu’elles ne diminueront. Les capacités d’une organisation qui se veut un centre de connaissances efficace seront dès lors mises davantage à l’épreuve.

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Le taux de rotation élevé du personnel (à l’étranger) a une incidence tangible sur le fonctionnement de l’administration centrale, notamment en termes de continuité et de spécialisation. Mais cette particularité des Affaires étrangères offre aussi des opportunités. L’évolution technologique nous place devant des défis de taille. Nous devons continuer à offrir un environnement de travail attractif, et pas seulement pour les jeunes que nous voulons engager. Les collègues à Bruxelles et dans les postes sont désireux de travailler dans un environnement technologique sûr qui met en place les conditions d’une efficacité et d’une flexibilité accrues. Cette attente émane aussi du monde extérieur (nos stakeholders). L’approche Digital First, à savoir la priorité donnée par le SPF au mode d’échange numérique, prend de plus en plus forme. Les diverses parties prenantes demandent par ailleurs une transparence toujours plus grande et la mise en œuvre des principes d’open government. À l’heure actuelle, il est d’ores et déjà très difficile de rester en phase avec cette évolution. Et dans un avenir proche, la barre pourrait être mise encore plus haut.

Art. 7. Lignes de force 2016-2018

Le SPF doit apporter des réponses appropriées aux nouveaux défis. Il s’agit en premier lieu d’adapter notre propre fonctionnement. La réforme en cours s’articule autour des axes de réflexion suivants : L’intégration des divers domaines de compétence est indispensable, aujourd’hui encore plus qu’hier. La quasi-totalité des dossiers ont une dimension européenne, et la sécurité du citoyen est un concept qui ne cesse de s’élargir, recouvrant non seulement la sécurité physique, mais aussi des aspects liés au climat, aux relations de voisinage et à la coopération au développement. En raison de son caractère essentiel pour notre politique étrangère, ce volet doit être systématiquement intégré dans celle-ci. L’intégration est indubitablement assortie d’effets en termes de contenu et de cohérence des politiques menées, et peut également déboucher sur des changements organisationnels.

Sur le plan du fonctionnement au sens large, il est assurément utile de conclure des accords clairs et d’établir une répartition précise des tâches. Cette approche vaut aussi bien pour les services de l’administration centrale que pour les postes, et doit aussi être privilégiée dans leurs relations. Chacun doit savoir clairement ce qu’il est tenu de faire à tel ou tel moment et ce qu’il peut attendre de l’autre, par exemple pour la préparation d’une visite, la finalisation d’un dossier, etc. Au niveau des services d’appui, on doit pouvoir répondre à ce type de questions : que peut-on attendre d’ICT ? comment un déménagement est-il organisé ? La fermeture de postes nous a appris combien il est important de savoir qui fait et doit faire quoi et qui peut nourrir quelles attentes vis-à-vis de qui. L’imprévu est monnaie courante, mais nombre de situations présentent des ressemblances. L’objectif est de responsabiliser les collaborateurs et d’éviter les frustrations, qu’elles soient fondées ou non. Puisque le SPF sera confronté à une réduction de son personnel et de ses moyens durant les prochaines années, des arbitrages seront nécessaires. Le niveau de prestation de services visé ne pourra être atteint qu’à condition que les activités et processus soient

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rationalisés. La digitalisation, tant au niveau des points de contact avec les diverses parties prenantes (stakeholders) que des processus de travail internes, offre le moyen d’engranger d’importants gains de qualité et d’efficience : cette piste sera dès lors privilégiée, Digital First étant l’objectif final. Plusieurs services qui s’occupent actuellement des mêmes dossiers pourront travailler mieux et plus vite pourvu qu’ils conjuguent leurs forces. Lorsqu’on travaille avec un effectif réduit, il est en effet indispensable de viser des gains d’efficience et de rationaliser la structure de l’organisation afin que tous les services présentent une masse critique suffisante. S’appuyant sur une approche basée sur les processus, une organisation doit fonctionner de la manière la plus logique possible. Une logique qui doit se traduire dans les faits par une simplification.

USAGE INTERNE - N5 - INTERN GEBRUIK

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Art.8. Objectifs stratégiques et opérationnels

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des objectifs stratégiques et des objectifs opérationnels, auxquels sont liés des indicateurs et des actions d’amélioration. Le but des indicateurs est de permettre l’évaluation du suivi de la mise en œuvre de l’objectif concerné par le SPF. Les indicateurs et les actions d’amélioration seront définis de façon plus concrète dans les plans d’administration annuels. Dans la colonne « échéance », il est précisé s’il s’agit d’un indicateur de processus (« continu »), ou d’une action ou d’un projet d’amélioration (date). Enfin, dans la colonne « direction » figurent les directions concernées. Les responsabilités seront précisées dans les plans d’administration annuels.

Objectif stratégique 1 : Une Belgique prospère et influente dans la communauté internationale, et qui réussit

Afin de pouvoir défendre efficacement les intérêts de notre pays, il est essentiel d’évaluer correctement les besoins et attentes de nos parties prenantes (stakeholders), et d’aboutir à des positions de consensus au niveau belge. À cet égard, notre SPF pérennisera et continuera d’améliorer son rôle crucial de coordination. En tant que pays de taille moyenne, il n’est pas aisé de peser sur la prise de décision au niveau international. Le leitmotiv est donc de chercher des alliances avec des pays qui ont des sensibilités proches des nôtres, et de jouer au maximum la carte du multilatéralisme. Enfin, il est essentiel de promouvoir sans relâche l’image de notre pays, notamment dans l’intérêt de nos entreprises et de l’économie belge.

Aperçu des objectifs opérationnels et des indicateurs

N° OO Objectifs opérationnels N° indicateur Description des indicateurs / actions d’amélioration

échéance direction

01.01 Définir activement les intérêts belges et les attentes des parties prenantes (stakeholders)

01.01_01 Des concertations et dialogues sont organisés à intervalles réguliers avec nos parties prenantes (stakeholders) : entreprises, corps diplomatique en Belgique, par exemple

Continu B, C, E, M, P

01.01_02 Les thèmes et dossiers importants pour la Belgique sont définis et traduits en termes opérationnels

Continu B, C, D, E, J, M, P


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01.02 Contribuer à la formulation de positions belges sur les questions internationales

01.02.01 Coordonner de manière professionnelle les positions belges dans le cadre des concertations avec toutes les instances concernées

01.02.01_01 Les participants sont satisfaits de la façon dont le SPF organise et mène les coordinations

Continu B, C, D, E, J, M

01.02.01_02 Le nombre de plaintes au sujet de l’organisation des coordinations est limité

Continu B, C, D, E, J, M

01.02.01_03 Révision des accords de coopération avec les Régions et Communautés

2018 S, B, E, M +J

01.02.02 Participer aux organes de concertation mis en place par d’autres autorités pour débattre de dossiers internationaux

01.02.02_01 Le SPF AE est suffisamment présent dans les forums de concertation belges majeurs consacrés aux questions internationales

Continu B, C, D, E, J, M, P

01.03 Tout mettre en œuvre pour défendre les positions et intérêts belges

01.03.01 Défendre et promouvoir activement les intérêts et positions belges dans le monde, tant dans le contexte bilatéral que multilatéral

01.03.01_01 La défense des positions belges au moyen de démarches et d’interventions, entre autres dans les forums multilatéraux, fait l’objet d’un suivi

Continu B, D, E, J, M

01.03.02 Développer des partenariats stratégiques, en particulier avec le BENELUX

01.03.02_01 La Belgique participe activement à la concertation dans le cadre du BENELUX

Continu B, E, M +S

01.03.02_02 La coopération dans le cadre du BENELUX donne lieu à la formulation de positions communes

Continu B, E, M +S

01.03.02_03 Examen des possibilités de coopération BENELUX dans les postes

2018 S +All

01.03.03 Organiser et soutenir des rencontres et déplacements de haut niveau en Belgique et à l’étranger

01.03.03_01 Les dossiers sont soumis à temps ; ils sont complets, bien structurés et pertinents

Continu B, D, E, M +C, J

01.03.04 Défendre la Belgique devant les cours, tribunaux et autres instances judiciaires au niveau national et international

01.03.04_01 Les positions belges sont défendues avec succès

Continu J +B


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01.03.05 Assurer le suivi systématique des questions préjudicielles à la Cour de justice de l’Union européenne et à la Cour AELE, et intervenir le cas échéant

01.03.05_01 Les positions belges sont défendues avec succès

Continu J

01.03.06 Promouvoir la présence de Belges dans les structures de l’UE

01.03.06_01 Le nombre de Belges dans les structures de l’UE correspond aux cibles fixées

Continu E, M

01.03.06_02 Des contacts systématiques sont entretenus avec les Belges employés dans les institutions de l’UE

Continu E, J

01.03.06_03 Élaboration de procédures visant à optimiser la valeur ajoutée des détachements vers le SEAE

2016 E, M +B

01.04 Mettre en œuvre de manière adéquate nos obligations et engagements internationaux et en vérifier minutieusement le respect

01.04.01 Contribuer activement à la transposition dans les délais des directives européennes

01.04.01_01 Le déficit de transposition maximal autorisé est respecté

Continu E

01.04.01_02 Les actions nécessaires sont entreprises en vue d’assurer la transposition dans les délais

Continu E +J

01.04.02 Contribuer activement à la diminution du nombre de procédures d’infraction aux règles européennes

01.04.02_01 Le nombre de procédures d’infraction aux règles européennes diminue

Continu J

01.04.02_02 Les actions nécessaires en vue de la diminution du nombre de procédures d’infraction aux règles européennes sont entreprises

J

01.04.03 Piloter et suivre le processus d’approbation et de ratification des traités

01.04.03_01 Les processus de ratifications sont mis en œuvre dans des délais acceptables

Continu J + B, C, M, E

01.05 Assurer à intervalles réguliers la présidence d’organisations ou instances internationales ou y occuper une position spécifique

01.05_01 Les campagnes menées en vue d’obtenir une présidence internationale ou une position spécifique dans des organisations ou instances internationales sont couronnées de

Continu M +B


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succès

01.05_02 Une synthèse des enseignements tirés est établie après chaque présidence internationale ou exercice d’une position spécifique

Continu E, M

01.06 Contribuer à une perception positive de la Belgique et de sa politique

01.06.01 Attirer l’attention, de façon positive, sur la Belgique et sa politique

01.06.01_01 Les sites web et les médias sociaux gérés par l’administration centrale et les postes sont régulièrement consultés

Continu P&C

01.06.01_02 Les postes communiquent en faisant usage des informations mises à disposition sur le site intranet « Diplomatie publique »

Continu P&C

01.06.01_03 Communication régulière et professionnelle sur les activités du SPF

Continu D, E, J, P&C

01.06.01_04 La diffusion d’informations négatives sur la Belgique est traitée de façon appropriée, en concertation avec les cellules stratégiques

Continu P&C +B, C, D, E, J, M en P

01.06.01_05 Rénovation des sites web des postes et de l’administration centrale

2017 P&C

01.06.02 Financer, en Belgique comme à l’étranger, des activités au service de l’image de la Belgique

01.06.02_01 Les financements sont alloués sur la base de critères de politique

Continu B, P&C

01.06.03 Organiser des activités d’échanges et de coopération avec d’autres pays et y participer

01.06.03_01 Des fonctionnaires étrangers apprennent à connaître le SPF AE à travers des programmes de coopération et d’échanges

Continu B, E

01.06.04 Contribuer à une image positive de notre pays par le réseautage et la représentation

01.06.04_01 La politique de réseautage (networking) et de représentation du poste est une composante du cycle d’évaluation du chef de poste

Continu B, M


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01.07 Appuyer les entreprises belges dans leur processus d’internationalisation

01.07.01 Assurer un flux rapide et adéquat d’informations sur les intérêts économiques vers toutes les parties intéressées

01.07.01_01 Les parties intéressées sont satisfaites de la qualité des informations reçues et de la rapidité de transmission

Continu B

01.07.02 Contribuer au succès des missions économiques princières, des visites d’État et des visites ministérielles à dimension économique, ainsi que des visites de délégations entrantes ayant une pertinence économique

01.07.02_01 Les participants sont satisfaits de la contribution du SPF à l’organisation des visites

Continu B +P

01.07.03 Mener des actions pour aider à éliminer les obstacles aux activités des entreprises belges

01.07.03_01 Les entreprises sont satisfaites de la bonne volonté et de l’engagement du SPF

Continu B

01.07.04 Organiser de manière adéquate les mécanismes d’appui financier

01.07.04_01 Les parties concernées sont satisfaites de la mise à disposition d’informations et de l’accompagnement par le SPF

Continu B

01.07.05 Contribuer à la mise en place d’un cadre fiscal et juridique favorable pour les entreprises belges

01.07.05_01 Les dossiers visant à promouvoir un cadre fiscal et juridique favorable font l’objet d’un investissement important

Continu B

Objectif stratégique 2 : Une contribution active à un monde juste, sûr et durable

Le SPF souhaite mobiliser ses capacités et son réseau pour exercer une influence sur le développement humain international et les processus internationaux qui y contribuent, ainsi que sur l’opinion publique dans ce domaine. Ce faisant, le SPF affirme des valeurs fondamentales telles que la démocratie, le respect des droits humains, la croissance durable et inclusive et le développement durable.



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02.01 Financer des programmes et actions qui contribuent à un monde juste, sûr et durable

02.01.01 Allouer des financements sur la base de critères de politique

02.01.01_01 Les subsides sont octroyés sur la base de critères établis

Continu S, D

02.01.01_02 L’APD belge est allouée pour moitié aux pays les moins avancés

Continu D

02.01.01_03 Fixation de procédures et de critères d’octroi de subsides dans le cadre de la consolidation de la paix

2016 S

02.01.02 Entretenir et continuer à construire des relations de partenariat avec les parties prenantes de la coopération belge (pays partenaires, organisations partenaires multilatérales et organisations non gouvernementales, entre autres)

02.01.02_01 Les concertations formelles sont organisées en temps utile et satisfont aux attentes des participants

Continu D

02.01.02_02 Introduction du concept de politique (pays) intégrée pour la coopération au développement dans tous les pays partenaires

2017 D

02.01.02_03 Élaboration et mise en place de nouvelles règles d’évaluation pour les organisations partenaires de la CD belge

2016 D

02.02 Organiser et financer une réaction rapide aux catastrophes naturelles ou causées par l’homme

02.02.01 Financer des actions dans le domaine de l’aide humanitaire

02.02.01_01 Les financements sont alloués sur la base de cadres financiers

Continu D

02.02.02 Coordonner, piloter et appuyer les activités de B-Fast

02.02.02_01 Les membres de B-Fast sont satisfaits des activités de coordination et d’appui du SPF

Continu S


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02.02.02_02 L’équipe B-Fast répond aux normes internationales dans le domaine de la gestion et résolution des crises

Continu S

02.03 Contribuer au renforcement de l’assise sociétale en Belgique pour les activités et projets qui contribuent à un monde juste, sûr et durable

02.03.01 Informer le public sur les thèmes internationaux et les organisations multilatérales

02.03.01_01 Les dossiers thématiques et institutionnels sur le site web sont à jour

Continu P&C +B, C, D, E, J, M, P

02.03.02 Financer les acteurs qui œuvrent au renforcement en Belgique de l’assise sociétale pour la mise en œuvre des ODD

02.03.02_01 Les projets d’éducation au développement sont mis en œuvre

Continu D

02.03.03 Renforcer l’adhésion à la construction européenne

02.03.03_01 Le programme de sensibilisation annuel relatif à l’UE est élaboré et mis en œuvre

Continu E

02.04 Diffuser à l’échelle internationale des valeurs fondamentales telles que les droits humains, la démocratie, l’État de droit, la durabilité et la paix

02.04.01 Organiser des conférences et événements à rayonnement international

02.04.01_01 Plusieurs conférences internationales mettant en avant des valeurs fondamentales sont organisées

Continu D, J, M +C

02.04.02 Communiquer activement au sujet de valeurs fondamentales

02.04.02_01 Communication abondante et diversifiée au sujet de valeurs fondamentales

Continu B, D, J, M +P&C

02.04.03 Diffuser activement des valeurs fondamentales dans le monde, tant dans le contexte bilatéral que multilatéral (voir objectif opérationnel 01.03.01)

02.04.04 Participer à des missions internationales de promotion de l’État de droit, de la paix et de la sécurité

02.04.04_01 Nos contributions à des missions internationales (UE, OTAN, ONU, entre autres) sont couronnées de succès

Continu E, M

02.04.04_02 Nos contributions à des missions internationales d’observation d’élections sont couronnées de succès

Continu S, M


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02.05 Intégrer des valeurs fondamentales dans l’ensemble des activités du SPF

02.05_01 Un plan d’action fédéral et un plan d’action interne d’intégration de la dimension de genre (gender mainstreaming) existent et sont mis en œuvre

Continu S +All

02.05_02 Un plan d’action pour le développement durable existe et est mis en œuvre

Continu S +All

Objectif stratégique 3 : Un appui éclairé à la politique

Les ministres et autres décideurs politiques comptent parmi les parties prenantes (stakeholders) les plus importantes de notre SPF. Ils s’attendent à recevoir rapidement des informations correctes et des avis éclairés.




03.01 Informer correctement les responsables politiques et leur remettre des avis éclairés

03.01_01 Les notes, avis et rapports sont pertinents et clairement formulés, et remis en temps utile

Continu All

03.01_02 Les notes stratégiques de la DGD sont actualisées tous les 5 ans

Continu D +B, C, E, J, M

03.02 Exploiter au maximum les capacités de préparation des politiques

03.02_01 Les activités de préparation des politiques ont une utilité avérée pour les politiques menées

Continu D

03.03 Appuyer les responsables politiques dans leurs relations avec le Parlement

03.03_01 Les projets de réponse aux questions parlementaires sont remis dans les délais

Continu S +All

03.03_02 Les projets de réponse aux questions parlementaires sont pertinents et bien formulés

Continu S +All

03.04 Élaborer des législations et réglementations

03.04_01 Les législations et réglementations sont élaborées comme il se doit

Continu C, D, P&O +J

03.05 Évaluer la mise en œuvre de la politique en matière de coopération au développement et formuler des propositions d’ajustement

03.05_01 Les programmes annuels d’évaluation dans le domaine de la coopération au développement, y compris des acteurs de cette coopération, sont mis en œuvre comme

Continu S


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prévu

03.05_02 Les recommandations approuvées de l’Évaluateur spécial de la Coopération au développement sont intégrées dans la politique

Continu D +S

Objectif stratégique 4 : Politique de service axée sur la pertinence et la qualité

Notre SPF entend être une organisation à l’écoute de ses clients, au service des nombreuses personnes, tant belges qu’étrangères, et organisations qui font quotidiennement appel à nous. Ces utilisateurs ont droit à un accueil aimable et à une réponse correcte et rapide à leurs questions. En tant qu’organisation orientée vers le client, nous effectuerons un suivi permanent de nos processus, et nous les améliorerons et simplifierons là où cela est possible.




04.01 Être au service des utilisateurs des services du SPF

04.01.01 Offrir un accueil et des réponses aimables et compétentes aux utilisateurs de notre SPF

04.01.01_01 Les visiteurs sont satisfaits de l’accueil (guichet, téléphone…)

Continu P&C, C

04.01.02 Répondre de façon professionnelle et correcte aux questions des citoyens et utilisateurs du SPF

04.01.02_01 La correspondance écrite s’effectue sur la base des modèles de documents disponibles et dans le style maison du SPF

Continu P&C +All

04.01.02_02 Les réponses aux questions écrites sont apportées dans les délais précisés dans la charte de l’utilisateur

Continu S +All

04.01.03 Donner aux citoyens et utilisateurs du SPF une information correcte sur les services existants

04.01.03_01 L’information figurant sur le site web du SPF à l’intention des utilisateurs de ses services est correcte et à jour

Continu P&C +All


18

04.01.04 Assurer un service de garde permanente qui apporte l’assistance nécessaire dans les situations d’urgence, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

04.01.04_01 Le service de garde permanente est opérationnel, à la satisfaction de tous les intéressés

Continu S +C

04.01.04_02 La cellule Nato-wide est opérationnelle, à la satisfaction des utilisateurs

Continu M

04.01.05 Réagir de façon appropriée aux plaintes des citoyens et utilisateurs

04.01.05_01 Les plaintes sont traitées dans les délais fixés Continu S, +All

04.01.05_02 Conclusion d’un protocole de coopération avec l’ombudsman fédéral

2016 S

04.01.06 Utiliser un langage correct dans toutes les formes de communication

04.01.06_01 Les utilisateurs sont sensibilisés à l’importance d’utiliser un langage correct, concis et clair

Continu P&C +All

04.02 Assurer une prestation efficiente de services consulaires pour les citoyens belges à l’étranger

04.02.01 Délivrer des passeports 04.02.01_01 Les passeports sont délivrés à temps Continu C

04.02.01_02 Les passeports ne comportent pas d’erreurs Continu C

04.02.02 Remplir la fonction d’une maison communale pour les Belges qui résident à l’étranger

04.02.02_01 Les cartes d’identité électroniques sont délivrées comme il se doit

Continu C

04.02.02_02 Les actes d’état civil, de nationalité et notariés présentent une sécurité juridique satisfaisante

Continu C

04.02.03 Organiser des élections législatives pour les Belges à l’étranger

04.02.03_01 Les registres de la population sont tenus à jour de manière adéquate

Continu

04.02.03_02 Les élections sont organisées dans les

temps, de manière adéquate et à la satisfaction des électeurs

Continu C +J

04.03 Apporter une assistance adéquate aux Belges en difficulté à l’étranger

04.03.01 Informer correctement le citoyen des risques de voyager dans certains pays

04.03.01_01 Les avis de voyage sont corrects et à jour Continu S

04.03.01_02 Les avis de voyage sont fréquemment Continu S


19

consultés 04.03.02 Rassembler l’information nécessaire afin de

pouvoir réagir promptement aux crises éventuelles dans lesquelles des Belges sont impliqués

04.03.02_01 Les dossiers de crise des postes comprennent les informations requises et sont à jour

Continu S

04.03.02_02 Projet Travellers Online 2016 C +ICT

04.03.03 Rendre opérationnel un centre de crise pour les Belges en difficulté lors de l’éclatement d’une crise à l’étranger

04.03.03_01 Le centre de crise est activé dans le délai le plus bref possible après la décision

Continu S +C

04.03.03_02 Une synthèse des enseignements tirés est établie après chaque crise

Continu S

04.04 Accorder toute l’attention requise à la prestation de services relatifs à des processus ou destinés à des groupes cibles particuliers

04.04_01 Le nombre de plaintes relatives aux processus d’obtention d’autorisations diplomatiques de survol (diploflights) est limité

Continu B

04.04_02 La délivrance des visas est contrôlée en ayant à l’esprit l’adoption éventuelle de mesures correctives

Continu C

04.04_03 Le niveau des prestations des services SOLVIT est au moins égal à la moyenne européenne

Continu E

04.04_04 Projet d’e-apostille (voyageurs à l’intérieur de l’UE)

2018 C +ICT

04.05 Accroître les efforts en matière de simplification administrative, e-government et mise à disposition de données transparentes

04.05_01 Le plan d’action du SPF en vue de la collecte unique des données (principe Only once) est mis en œuvre

Continu S +ICT

04.05_02 Application correcte de la directive PSI concernant la réutilisation des informations du secteur public pour ce qui est des données non sensibles du SPF Affaires étrangères

Continu P&C

04.05_03 Mise à disposition en temps opportun d’informations transparentes, dans un format standard (IATI), à toutes les parties prenantes de la CD

2017 D


20

04.05_04 Adaptation du site web de manière à porter à la connaissance du citoyen, en toute transparence, les efforts de la Belgique et de ses partenaires en matière de coopération au développement (cf. www.openaid.nl)

2018 D + ICT, P&C

04.05_05 Les échanges bidirectionnels avec les citoyens et utilisateurs se font en priorité par la voie électronique

Continu All

04.05_06 Les dossiers de financement CD sont introduits par la voie électronique, de manière structurée ; les demandes d’informations, qui se limitent aux seules informations utilisées dans le processus décisionnel, sont claires

2016 D + ICT

04.05_07 Réalisation d’un projet pilote relatif à la digitalisation des processus de travail

2018 ICT+ (à préciser)

Objectif stratégique 5 : Structure organisationnelle, processus et instruments de travail axés sur l’efficacité et l’efficience

L’action des pouvoirs publics est soumise à une pression croissante. Plus que jamais, il est indispensable de prendre le temps de réfléchir à ce que nous faisons, à la façon dont nous le faisons et à nos choix organisationnels. Efficience, coordination et communication sont des concepts clés de notre fonctionnement interne. La poursuite de la transformation de notre organisation en un centre de connaissances moderne, efficient et centré sur ses clients passera par des investissements ciblés et bien pensés dans le secteur ICT.


N° OO Objectifs opérationnels N° indicateur

Définition des indicateurs / actions d’amélioration


05.01 Organiser le SPF en fonction de sa mission, de ses priorités et des moyens disponibles

05.01.01 Organiser un réseau de postes adéquat 05.01.01_01 Une évaluation du réseau des postes est réalisée sur la base d’une étude des intérêts belges

Continu S +ComDir


21

05.01.01_02 Recherche de possibilités de coopération Benelux dans les postes (voir également 01.03.02_03)

05.01.02 Organiser l’administration centrale de façon adéquate

05.01.02_01 Réforme du SPF AE 2018 S +All

05.01.02_02 Transfert des archives africaines vers les archives du Royaume

2017 P&C

05.01.02_03 Transfert de la gestion de la Bibliothèque du SPF vers la Bibliothèque royale

2017 P&C

05.02 Pratiquer un management stratégique et opérationnel en fonction des objectifs et à des fins d’efficience

05.02.01 Mettre en œuvre le contrat d’administration et en assurer le suivi

05.02.01_01 Le contrat d’administration est concrétisé à travers un plan d’administration annuel

Continu S +All

05.02.01_02 Les plans pluriannuels des postes sont alignés sur le contrat d’administration

Continu B, C, D, E, M

05.02.01_03 Les objectifs et indicateurs sont intégrés dans le cycle d’évaluation

Continu All

05.02.01_04 Développement d’un système de surveillance de la mise en œuvre du contrat d’administration

2016 S+All

05.02.02 Stimuler et appuyer l’action planifiée et orientée résultats

05.02.02_01 Le fonctionnement des projets ICT et la gestion des changements et des mises en production se déroulent selon des procédures formalisées

Continu ICT +All

05.02.02_02 Rénovation de la base de données ODA de la DGD

2016 D +ICT

05.02.02_03 Évaluation de la faisabilité de l’intégration de la base de données ODA de la DGD dans la gestion des processus internes (workflow)

2017 D + ICT

05.03 Stimuler la coordination interne et la 05.03_01 Le fonctionnement du comité de direction Continu S +ComDir


22

coopération entre les services au sein du SPF

s’appuie sur des dossiers soumis à temps et bien préparés, et sur un suivi rigoureux des décisions

05.03_02 La politique stratégique du SPF est pilotée par le Comité de direction

Continu S + ComDir

05.03_03 Une concertation à haut niveau de la politique a lieu de manière régulière

Continu S +B, C, D, E, J, M

05.03_04 Des réseaux opérationnels en ce qui concerne les domaines de gestion fonctionnent à la satisfaction des parties concernées

Continu S, B&B, ICT, P&O, P&C + All

05.03_05 Optimisation du fonctionnement du comité des adjoints

2016 S +All

05.04 Consacrer l’attention nécessaire à la situation et aux besoins spécifiques de nos postes

05.04_01 Les journées de contact pour les postes répondent aux besoins et attentes des postes

Continu S +All

05.04_02 Les instructions destinées aux postes sont claires et cohérentes et prennent en compte les charges administratives

Continu S +All

05.04_03 Les membres du personnel en poste sont satisfaits de la façon dont l’administration centrale administre et pilote les postes

Continu All

05.05 Viser à l’efficience et à une meilleure utilisation des moyens limités, sans perdre de vue les besoins des utilisateurs

05.05_01 Les prestations des services d’appui sont axées sur le client et efficaces

Continu J, B&B, ICT, P&O, P&C

05.05_02 Les marchés importants de fourniture de biens et services sont finalisés de manière optimale et dans les temps

Continu S, C, J, B&B, ICT, P&O, P, P&C

05.05_03 Les frais généraux de l’organisation sont sous contrôle

Continu ComDir


23

05.06 Investir dans le secteur ICT comme pierre angulaire de l’efficience, de la performance et de la satisfaction du client

05.06_01 Les applications ICT sont en phase avec les évolutions technologiques et les besoins du SPF

Continu ICT +All

05.06_02 Les applications ICT sont mises à disposition à temps et dans les limites du budget

Continu ICT +All

05.06_03 Les applications sont conviviales pour l’utilisateur et performantes

Continu ICT +All

05.06_04 Le soutien aux applications ICT est assuré Continu ICT

05.06_05 Les instruments ICT sont conviviaux et garantissent un bon fonctionnement

Continu ICT

05.06_06 L’infrastructure ICT est adaptée aux évolutions technologiques et à la gestion du cycle de vie (life cycle management) et répond aux besoins du SPF en matière de sécurité

Continu ICT

05.06_07 La sécurité de l’information et des systèmes numériques est assurée – voir 06.07.02

05.06_08 Conclusion d’accords de niveau de service (SLA) en ce qui concerne la disponibilité des prestations de services ICT

2018 ICT +All

05.07 Poursuivre la rationalisation des processus financiers

05.07.01 Préparer le cycle budgétaire et en assurer le suivi

05.07.01_01 Les propositions budgétaires sont solidement étayées

Continu B&B +All

05.07.01_02 Le budget est exécuté de la manière la plus complète possible

Continu B&B +All

05.07.01_03 Les dossiers financiers individuels sont établis de manière correcte

Continu B&B +All

05.07.01_04 Le nombre de paiements en retard est réduit à un minimum acceptable

Continu All


24

05.07.01_05 Des règles claires d’utilisation et de justification sont disponibles pour chaque type de subside octroyé

Continu S, B, D, +E, J

05.07.01_06 L’utilisation ad hoc de chaque subside octroyé fait l’objet d’un suivi systématique

Continu S, B, D, E +B&B

05.07.01_07 La proportion des montants liquidés et des montants justifiés est contrôlée

Continu B&B

05.07.01_08 Suivi, fondé sur le risque, de la justification des subsides CD

2016 D +B&B

05.07.02 Poursuivre l’amélioration du fonctionnement des services administratifs à comptabilité autonome (SACA)

05.07.02_01 La réglementation est appliquée correctement (procédures d’achat, comptabilité et rapportage à la Cour des Comptes)

Continu B&B +S, C, P&O, P

05.07.03 Optimiser les processus de contrôle comptable pour les postes

05.07.03_01 Les comptabilités des postes sont introduites et traitées à temps

Continu B&B

05.07.03_02 Programme optimisation du contrôle comptable des postes

2017 B&B

05.08 Optimiser le processus des marchés publics ainsi que la planification et la gestion des achats

05.08_01 Les marchés publics sont organisés de façon conforme, efficiente et transparente

Continu B&B, ICT, P&O +All

05.09 Poursuivre l’amélioration de la communication interne

05.09_01 L’information sur l’intranet est pertinente, à jour et attrayante

Continu P&C +All

05.09_02 L’information communiquée par les bulletins d’information est pertinente et attrayante

Continu P&O, P&C +All

05.09_03 Migration SharePoint 2013 - Intranet 2016 ICT, P&C

05.10 Poursuivre le développement de la gestion des connaissances par une gestion documentaire moderne

05.10.01 Moderniser et généraliser le système électronique de gestion documentaire

05.10.01_01 Les services et les groupes font une utilisation maximale des plates-formes électroniques de stockage et de partage de l’information

Continu P&C +All


25

05.10.02 Organiser des plates-formes de coopération efficientes avec d’autres administrations et des partenaires externes

05.10.02_01 Des plates-formes extranet opérationnelles sont disponibles pour la coopération avec d’autres administrations et des partenaires externes

Continu P&C +ICT

05.10.03 Améliorer l’archivage des documents 05.10.03_01 Les documents à archiver sont régulièrement transmis par les services et les postes au service des archives

Continu P&C +All

05.10.03_02 Mise sur pied d’un système d’archivage électronique

2018 P&C +ICT

05.11 Continuer le développement du système de contrôle interne, sous la supervision du service d’audit interne

05.11.01 Poursuivre le développement d’un système opérationnel, à pilotage centralisé, de contrôle interne dans toutes les directions

05.11.01_01 Le plan d’action relatif au contrôle interne est mis en œuvre

Continu S +All

05.11.01_02 Réorganisation de la guidance du contrôle interne

2018 S

05.11.02 Effectuer à intervalles réguliers une radiographie des postes à l’étranger

05.11.02_01 Chaque poste est contrôlé au moins une fois tous les quatre ans

Continu S

05.11.02_02 Les plans d’action qui découlent des inspections sont mis en œuvre

Continu S +All

05.11.03 Prendre en compte les recommandations des instances de contrôle indépendantes

05.11.03_01 Pour chaque rapport d’audit (Inspecteur des finances, Cour des Comptes, audit interne), un plan d’action concret est formulé pour l’entité ou les entités auditée(s)

Continu All

05.11.03_02 Les plans d’action formulés suite à un audit sont mis en œuvre

Continu All


26

Objectif stratégique 6 : Un personnel qualifié et motivé dans un environnement de travail agréable et sûr

Le personnel est le capital le plus important de notre organisation. Plus que jamais, les choix d’affectation des collaborateurs doivent être opérés en fonction des besoins les plus impérieux. Le développement des compétences requises et le renforcement de la motivation des agents passeront par une gestion moderne du personnel s’appuyant sur les valeurs du SPF. Il demeure par ailleurs important d’investir dans des bâtiments et des bureaux agréables et bien entretenus, dans lesquels on peut travailler en toute sécurité sur des systèmes d’information fiables qui rendent possibles toutes les formes de travail, y compris le télétravail.


N° OO Objectifs opérationnels N° indicateur Définition des indicateurs / actions d’amélioration


06.01 Planifier et mettre en œuvre une politique du personnel qui répond aux besoins de l’organisation

06.01_01 Un état des lieux des besoins en personnel de toutes les directions est dressé chaque année

Continu P&O +All

06.01_02 Une planification de la gestion des ressources humaines qui prend en compte les décisions du comité de direction et le contexte de la fonction publique est formulée et mise en œuvre

Continu P&O +All

06.02 Mener une politique du personnel moderne qui met l’accent sur la gestion des compétences, s’appuie sur les valeurs du SPF et renforce la motivation et la responsabilité du personnel

06.02.01 Appliquer correctement le cycle d’évaluation à l’ensemble les membres du personnel

06.02.01_01 Tous les membres du personnel disposent d’une description de fonction adaptée à leur fonction

Continu P&O +All

06.02.01_02 Le cycle d’évaluation est appliqué à tous les membres du personnel

Continu P&O +All

06.02.01_03 Le cycle d’évaluation est appliqué correctement

Continu S + ComDir

06.02.01_04 L'application du cycle d’évaluation fait l’objet d’un suivi

Continu P&O


27

06.02.01_05 Adaptation du cycle d’évaluation à la spécificité du SPF

2016 P&O +All

06.02.02 Offrir des perspectives de carrière sur la base des capacités et mérites

06.02.02_01 Les cycles de promotion sont mis en œuvre en concordance avec les plans de personnel

Continu P&O +ComDir

06.02.02_02 Les cycles de promotion sont fondés sur des critères transparents essentiellement orientés vers la gestion des compétences

Continu ComDir

06.02.03 Appliquer et promouvoir des valeurs 06.02.03_01 Une politique active fait évoluer de façon positive les scores relatifs à la politique d’égalité des chances

Continu P&O, ComDir, P&C

06.02.03_02 Élaboration de lignes directrices spécifiques au SPF en complément du cadre déontologique fédéral

2018 S +All

06.02.04 Organiser le transfert des connaissances pour les agents qui quittent leurs fonctions et les nouveaux venus

06.02.04_01 Un transfert formel des connaissances a lieu entre les agents qui quittent leurs fonctions et leurs successeurs

Continu P&C +All

06.02.04_02 Politique d’accueil des nouveaux collaborateurs

2016 P&O +P&C

06.02.04_03 Politique de valorisation de l’expérience des agents détachés après leur retour au SPF

2016 S +E, M, P&O, P&C

06.02.05 Organiser un environnement de travail moderne, accessible et mobile

06.02.05_01 Mise en œuvre d’une nouvelle façon de travailler selon le concept NWOW adaptée à la situation du SPF

2016 P&O +All

06.03 Assurer la gestion administrative et financière des dossiers des membres du personnel de façon efficace et efficiente

06.03_01 Le suivi administratif et financier des dossiers individuels des membres du personnel est assuré dans le respect des prescriptions légales et réglementaires

Continu P&O

06.03_02 Les procédures et actions administratives et financières en matière de gestion du personnel sont adaptées à l’évolution de la législation et de la réglementation

Continu P&O, J

06.03_03 Lors du recrutement de personnel local, le contrat-type est la norme

Continu P&O


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06.04 Contribuer activement au bien-être du personnel de notre SPF

06.04_01 Des mesures sont prises afin de favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, avec une attention particulière pour la vie en poste

Continu P&O

06.04_02 Les plaintes de nature psychosociale émanant de membres du personnel sont prises au sérieux et traitées en concertation avec les parties concernées

Continu S

06.04_03 Les activités dans le domaine du bien-être (restaurant, crèche, service social entre autres) sont améliorées de façon durable et complétées par de nouvelles initiatives

Continu P&O

06.04_04 Des enquêtes de satisfaction sont organisées à intervalles réguliers

Continu S, P&O

06.04_05 Le suivi des enquêtes de satisfaction est assuré

Continu S +All

06.04_06 Le degré de satisfaction générale du personnel évolue favorablement

Continu All

06.04_07 Politique préventive en matière de protection psychosociale

2017 S, P&O

06.05 Mener une politique immobilière permettant l’utilisation optimale des moyens budgétaires disponibles en fonction de nos priorités en matière de représentation à l’étranger

06.05_01 La politique immobilière (acquisitions et ventes, locations et rénovations) est organisée dans le cadre d’un plan quinquennal

Continu P&O

06.05_02 Les immeubles en propriété sont gérés dans le cadre d’un plan directeur (master plan)

Continu P&O

06.06 Assurer une gestion moderne, efficace et efficiente de la logistique et des petits travaux, qui contribue à alléger la gestion administrative et à réduire les coûts, dans le respect des principes de développement durable

06.06_01 Les bâtiments sont aménagés et entretenus à la satisfaction des utilisateurs

Continu P&O


29

06.06_02 L’entretien est assuré sur la base de contrats qui permettent des économies et augmentent l’efficience

Continu P&O

06.07 Sécuriser au maximum l’environnement de travail

06.07.01 Garantir au personnel tant la sécurité physique que la sécurité du travail et assurer la sécurisation des bâtiments

06.07.01_01 Des mesures adaptées sont prises en cas de menace accrue

Continu S, P&O

06.07.01_02 Le nombre d’accidents de travail à l’administration centrale et dans les postes est limité

Continu S

06.07.02 Assurer la sécurité de l’information et des systèmes numériques

06.07.02_01 Les systèmes d’information et de communication sont conformes aux normes nationales et internationales, y compris en ce qui concerne la gestion des risques

Continu S, ICT +M, P&O

06.07.02_02 Le programme de sécurité informatique est mis en œuvre comme prévu

Continu ICT +S, P&O

06.07.03 Accroître le degré de conscience du facteur sécurité, et en faire une partie intégrante de la culture d’entreprise du SPF

06.07.03_01 Un plan annuel de conscientisation et de formation est établi et mis en œuvre

Continu S +ICT, P&O

06.07.03_02 Les incidents de sécurité font l’objet d’un suivi

Continu S +P&O, ICT

06.07.03_03 Le nombre d’incidents de sécurité résultant d’actes du personnel du SPF est limité

Continu S +All


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Partie 3 – Engagements des deux parties

Art.9. Principes généraux de gestion

Le gouvernement fédéral s’engage à mettre les moyens nécessaires à la disposition du SPF, compte tenu des limites budgétaires, et à lui accorder l’autonomie requise de manière à lui permettre de réaliser les objectifs qui lui sont assignés de façon qualitativement satisfaisante.

Le SPF s’engage à utiliser de la manière la plus efficiente possible les ressources qui lui sont allouées, à rechercher l’innovation et à prendre les mesures ad hoc afin de fournir des services accessible et de qualité, répondant aux besoins de ses utilisateurs et parties prenantes et en collaboration avec eux.

Le gouvernement fédéral apportera son soutien politique au SPF afin d’aider à la réalisation des objectifs figurant dans le contrat d’administration.

Art.10. Plan d’administration

Chaque année, le SPF fournira au ministre une copie du plan d’administration. Si le ministre est d’avis que les valeurs cibles qui y sont mentionnées ne sont pas cohérentes avec la politique ou le niveau d’ambition du gouvernement, il lui est loisible de s’y opposer dans un délai de 30 jours civils à compter de la réception du plan. Le ministre assortira d’une motivation chacune de ses observations relatives à un point de mesure ou une valeur cible. Les deux parties chercheront une solution mutuellement acceptable. Le plan d’administration sera adapté le cas échéant.

Art.11. Modifications au contrat d’administration

Le ministre informera le SPF en temps utile de l’ajout de nouvelles tâches non prévues par le contrat d’administration, afin de lui permettre de prendre dans un délai raisonnable les mesures requises pour les mener à bien. Si le SPF est d’avis que l’atteinte des objectifs prévus par le contrat d’administration est compromise par l’ajout de tâches et compétences supplémentaires, la réduction des moyens ou l’entrée en vigueur de mesures applicables à la fonction publique, il en fera part au ministre. Les deux parties chercheront une solution mutuellement acceptable. Le plan d’administration sera adapté le cas échéant. Les modifications au contrat d’administration peuvent prendre la forme d’un avenant. En pareil cas, le SPF mettra à disposition une version coordonnée reprenant l’ensemble des modifications.


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Art.12. Suivi, établissement de rapports et évaluation

La mise en œuvre du contrat d’administration donnera lieu chaque année à l’établissement d’un rapport rendant fidèlement compte de la réalité. Ce rapport sera soumis au ministre au plus tard à la fin du mois de mars de l’année qui suit la mise en oeuvre du contrat.

Le rapport servira de base à une concertation entre le ministre et le président du comité de direction. Cette concertation portera entre autres sur les prestations fournies, la réponse à apporter en cas de résultats médiocres et les modalités de coopération entre les deux parties. Les résultats de la concertation feront l’objet d’un rapport contradictoire dûment motivé énonçant les points de vue respectifs sur les sujets n’ayant pas abouti à un consensus.

Au moment de l’évaluation des résultats, les parties prendront en considération les mesures éventuellement instaurées après la conclusion du contrat d’administration et qui ont eu un impact significatif sur le volume et la complexité des tâches à réaliser ou sur certaines dépenses, pour autant que ces incidences aient été signalées en temps utile par le SPF. On tiendra également compte du fait que certains processus échappent partiellement au contrôle du SPF.

Le ministre peut à tout moment solliciter des rapports ou informations complémentaires sur la mise en œuvre du contrat.

Art.13. Respect des engagements

Les deux parties s’engagent à se conformer au mieux aux engagements souscrits dans un esprit de respect mutuel. Si l’une des parties n’est pas en mesure de respecter en tout ou en partie les engagements souscrits, elle en informera immédiatement l’autre partie. Les deux parties conviendront de mesures permettant de remédier ou de s’adapter à la situation.


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34

Partie 4: Annexes

Annexe 1. Priorités du gouvernement

Quelques passages pertinents tirés de la déclaration gouvernementale et des déclarations politiques des ministres et du secrétaire d’État compétents pour les domaines d’action du SPF sont repris ci-dessous.

Affaires étrangères et Affaires européennes

Intégration européenne

• Le retard accumulé pour la transposition en droit belge de la législation européenne est aujourd’hui inacceptable. En concertation avec les entités fédérées compétentes, le gouvernement veillera à ce que ce retard soit éliminé le plus rapidement possible. Il se chargera à cet effet d’assurer un échange rapide d’information et s’efforcera d’obtenir des règles claires et précises dans le cadre de la renégociation de l’accord de coopération concerné.

• La Belgique augmentera sa présence au sein du SEAE et accordera son soutien à

l’amélioration du fonctionnement du SEAE en vue de réaliser davantage de synergies et de gains d’efficience. Elle plaidera aussi pour l’introduction du vote à majorité qualifiée dans la PESC.

Coopération multilatérale

• La Belgique maintient son engagement ferme dans l’organisation des Nations unies. Le gouvernement s’emploiera activement à promouvoir les candidatures de la Belgique au sein des enceintes internationales, en particulier pour le Conseil des Droits de l'Homme de l'ONU pour la période 2016-2018 et le Conseil de Sécurité pour la période 2019-2020.

Coopération bilatérale / Instruments consulaires

• En ce qui concerne les relations bilatérales, nous accordons une grande importance à une présence diplomatique et consulaire forte de la Belgique dans toutes les parties du monde. Nous évaluerons en permanence, à la lumière de nos intérêts politiques, économiques et consulaires et de leur pondération respective, s’il y a lieu d’adapter notre présence et, le cas échéant, dans quel sens.

• Nous continuerons à rationaliser le réseau des postes diplomatiques et consulaires.

• Toujours en ce qui concerne les services consulaires, un service de qualité à nos citoyens demeure la priorité.

Les structures de coordination

• Nous attachons une grande importance à la révision des accords de coopération avec les gouvernements des entités fédérées en ce qui concerne la représentation dans les postes diplomatiques et consulaires de notre pays, ainsi qu’à la concertation et à la représentation dans le cadre de l’Union européenne et des organisations internationales concernées. Cette révision est prioritaire et il est urgent qu’elle soit adaptée aux réformes institutionnelles dans le cadre européen et belge.


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• Le gouvernement souhaite investir encore davantage qu’auparavant dans ces structures de concertation efficace pour le suivi et l’exécution de décisions au niveau européen et international, tant au sein du gouvernement fédéral qu’entre les différents niveaux de pouvoir, sur un pied d’égalité et en fonction des compétences de chacun.

• Pour ce qui concerne le cadre budgétaire, le SPF Affaires étrangères procédera à tous les investissements nécessaires en matière de TIC afin de pouvoir proposer le service moderne que le citoyen attend et pouvoir assurer la circulation sécurisée des messages diplomatiques. Le gouvernement libérera également les moyens nécessaires afin d’investir dans la sécurité des bâtiments diplomatiques et celle de son personnel à l’étranger. En vue d’obtenir une synergie maximale dans nos postes, le gouvernement rassemblera toutes les administrations à l’étranger sous un même toit, si possible, et les entités fédérées tenteront de partager au maximum leur implantation selon le modèle suisse.

Coopération au développement

• La réforme de la politique belge en matière de coopération au développement se poursuivra pour lui permettre de répondre aux nouveaux défis et de s’aligner sur les visions modernes. La CD est un instrument puissant, ancré dans une vision de la politique étrangère belge. L’appropriation, l’efficacité, l’autonomie et la réalisation de résultats effectifs et mesurables constituent les principes centraux de cette réforme.

• Le gouvernement est favorable à des programmes de pays intégrés impliquant d’autres instruments de la CD en plus de la coopération gouvernementale.

• Le gouvernement propose de rendre plus strictes les exigences de qualité des acteurs de la coopération non gouvernementale (ACNG) et de continuer à réduire progressivement le nombre d’organisations reconnues en concertation avec le secteur.

Commerce extérieur

• Soutenir au maximum les entreprises par une approche inclusive, qui vise à la croissance économique et à la prospérité.

• Il est essentiel à cet égard que notre politique étrangère constitue, pour répondre à la réalité institutionnelle belge, un ensemble complémentaire et cohérent où chaque niveau de pouvoir voit ses intérêts correctement défendus.


36

Annexe 2. Analyse des risques

RISQUE EXTERNE essentiellement relatif aux objectifs

stratégiques marqués d’un « X »

1 2 3 4 5 6

Les attentes des parties prenantes (stakeholders) ou les intérêts belges changent X X X X X X

Une guerre éclate ou des troubles surviennent X X X X X X

Une catastrophe naturelle se produit X X X X X X

Une décision budgétaire externe est imposée au SPF X X X X X X

Une décision réglementaire externe est imposée au SPF X X X X X X

Le SPF ou un poste est la cible d’une attaque (attentat / piratage informatique) X X X X X X

Une organisation bénéficiant d’un financement du SPF effectue des dépenses qui ne peuvent être couvertes par le financement, ou ne met pas correctement en œuvre le projet ou programme

X X

Des autorités belges prennent des positions incompatibles au sujet d’un thème international X X

Une personne ou une organisation (qui ne fait pas partie du SPF AE) pose un acte qui place la Belgique sous un éclairage défavorable

X X

RISQUE INTERNE essentiellement relatif aux objectifs

stratégiques marqués d’un « X »

1 2 3 4 5 6

Une décision d’allocation de moyens ne prend pas en compte les priorités X X X X X X

Un membre du personnel qui détient des connaissances / compétences clés devient soudainement indisponible pour une longue période (accident, maladie)

X X X X X X

Un membre du personnel commet un acte contraire à l’intégrité X X X X X X

Un projet interne comportant trop de risques ou insatisfaisant sur le plan qualitatif est entamé X X X X X

Des procédures, lois ou règlements ne sont pas respectés (délibérément ou non) X X X X X

Un membre du personnel du SPF AE pose un acte qui place la Belgique et/ou le SPF sous un éclairage défavorable

X X X X X


37

Un projet externe ou programme comportant trop de risques ou insatisfaisant sur le plan qualitatif se voit attribuer un financement

X X

Annexe 3. Facteurs critiques de succès

FACTEUR CRITIQUE DE SUCCÈS

essentiellement relatif aux objectifs stratégiques marqués d’un « X »

1 2 3 4 5 6

Politique intégrée de relations avec les parties prenantes (stakeholders), à laquelle sont associées toutes les directions générales et directions d’encadrement, ainsi que les postes, et qui prend en compte les modifications souvent rapides des intérêts et attentes

X X

Bonne entente et compréhension entre notre SPF et diverses organisations de défense d’intérêts et entreprises

X

Bonne entente et compréhension entre notre SPF et les diverses autorités et institutions publiques belges

X X

Existence de mécanismes nationaux de suivi et de fonctionnement X

Alliances avec des partenaires et réseaux stratégiques X X

Stratégie de communication globale se traduisant en canaux de communication attractifs X X X

Engagement de moyens de représentation à des fins de réseautage et de contribution à une perception favorable de la Belgique et du SPF

X

Communication publique claire au sujet de la prestation de services (entre autres par un site web bien géré)

X

Sélection de partenaires de mise en œuvre fiables X

Méthodologie et panoplie d’instruments pour l’attribution et le suivi de financements X X

Gestion plus aisée des divers financements par la concentration régionale et sectorielle des moyens X

Bonne communication et coordination entre les services de l’administration centrale X X X X X X

Bonne communication et coordination entre l’administration centrale et les postes X X X X X X


38

Un personnel en nombre suffisant, motivé et disposant de l’expertise nécessaire X X X X X X

Gestion poussée des connaissances qui prend en compte la rotation rapide du personnel, entre autres en raison du mouvement diplomatique

X X X X X X

Systèmes de gestion de l’information performants et conviviaux, dont le temps d’indisponibilité (downtime) est limité à un minimum acceptable

X X X X X X

Répartition géographique adéquate de notre réseau de postes, prenant en compte le coût et le niveau des prestations de services X X

Pilotage stratégique et opérationnel du comité de direction, qui veille de façon collégiale à ce que les objectifs poursuivis soient atteints X X


39

Annexe 4. Schéma des moyens

A. Budget (source : budget général des dépenses 2015, initial)


40

B. Personnel


41


42

Annexe 5. Domaines de gestion particuliers

On trouvera ci-dessous un aperçu des indicateurs et actions d’amélioration concernant les domaines énumérés à l’art. 11bis, §2, 5° de l’arrêté royal du 4 avril 2014 susmentionné, complétés par le domaine « bien-être ».

a) Efficience et réduction des coûts

01.03.02_03 Examen des possibilités de coopération BENELUX dans les postes

04.04_04 Projet d’e-apostille

05.01.02_01

Les réorganisations sont effectuées sur la base de critères d’efficience et d’efficacité et en tenant compte des priorités fixées

05.01.02_02 Réforme du SPF AE



05.05_02 Les marchés importants de fourniture de biens et services sont finalisés de manière optimale et dans les temps

05.05_03 Les frais généraux de l’organisation sont sous contrôle

05.06_05 Les instruments ICT sont conviviaux et garantissent un bon fonctionnement


05.10.01_01 Les services et les groupes font une utilisation maximale des plates-formes électroniques de stockage et de partage de l’information

06.02.04_01 Un transfert formel des connaissances a lieu entre les agents qui quittent leurs fonctions et leurs successeurs

06.02.04_02 Politique d’accueil des nouveaux collaborateurs

06.02.04_03 Politique de valorisation de l’expérience des agents détachés après leur retour au SPF

06.02.05_01 Mise en œuvre d’une nouvelle façon de travailler selon le concept NWOW adaptée à la situation du SPF


43

06.06_02 L’entretien est assuré sur la base de contrats qui permettent des économies et augmentent l’efficience

b) Simplification administrative

04.04_04 Projet d’e-apostille

04.05_01 Le plan d’action du SPF en vue de la collecte unique des données (principe Only once) est mis en œuvre



c) Amélioration de l’orientation client ou de la relation avec l’utilisateur/le citoyen

01.01_01 Des concertations et dialogues sont organisés à intervalles réguliers avec nos parties prenantes (stakeholders) : entreprises, corps diplomatique en Belgique par exemple

04.01.02_02 Les réponses aux questions écrites sont apportées dans les délais précisés dans la charte de l’utilisateur

04.01.05_01 Les plaintes sont traitées dans les délais fixés

04.01.05_02 Conclusion d’un protocole de coopération avec l’ombudsman fédéral

04.03.02_02 Projet Travellers Online


05.06_01 Les applications ICT sont en phase avec les évolutions technologiques et les besoins du SPF

05.06_08 Conclusion d’accords de niveau de service (SLA) en ce qui concerne la disponibilité des prestations de services ICT

Le contrat d’administration prévoit en outre plusieurs indicateurs destinés à mesurer le niveau de satisfaction du client ou de l’utilisateur (tant externe qu’interne).


44

d) Développement durable

02.05_02 Un plan d’action pour le développement durable existe et est mis en œuvre

e) Promotion de l’égalité des chances

02.04.05_01 Un plan d’action fédéral et un plan d’action interne d’intégration de la dimension de genre (gender mainstreaming) existent et sont mis en œuvre

06.02.03_01 Une politique active fait évoluer de façon positive les scores relatifs à la politique d’égalité des chances

f) Amélioration du contrôle et de l’audit internes

05.11.01_01 Le plan d’action relatif au contrôle interne est mis en œuvre

05.11.01_02 Réorganisation de la guidance du contrôle interne

05.11.02_01 Chaque poste est contrôlé au moins une fois tous les quatre ans

05.11.02_02 Les plans d’action qui découlent des inspections sont mis en œuvre

05.11.03_01 Pour chaque rapport d’audit (Inspecteur des finances, Cour des Comptes, audit interne), un plan d’action concret est formulé pour l’entité ou les entités auditée(s)

05.11.03_02 Les plans d’action formulés suite à un audit sont mis en œuvre

g) Coopération entre services au sein du SPF

05.10.02_01 Des plates-formes extranet opérationnelles sont disponibles pour la coopération avec d’autres administrations et des partenaires externes


45

h) Bien-être

06.04_01 Des mesures sont prises afin de favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, avec une attention particulière pour la vie en poste

06.04_02 Les plaintes de nature psychosociale émanant de membres du personnel sont prises au sérieux et traitées en concertation avec les parties concernées

06.04_03 Les activités dans le domaine du bien-être (restaurant, crèche, service social entre autres) sont améliorées de façon durable et complétées par de nouvelles initiatives

06.04_04 Des enquêtes de satisfaction sont organisées à intervalles réguliers

06.04_05 Le suivi des enquêtes de satisfaction est assuré

06.04_06 Le degré de satisfaction générale du personnel évolue favorablement

06.04_07 Politique préventive en matière de protection psychosociale

06.07.01_02 Le nombre d’accidents de travail à l’administration centrale et dans les postes est limité

2016-2018 Contrat administration · - la préparation, la coordination et le suivi de la politique...

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