20 idées pour les PME et quelques pièges à éviter

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Sommaire

Introduct ion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

Fidélisation : vous avez réussi à fidéliser votre équipe ; ne la perdez pas

maintenant ................................................................................................................................................................. 4

Recruter : planifier ou prendre le risque de perdre des opportunités . . . . . . 5

Cul ture : votre entrepr ise en a nécessai rement une , soyez-en

conscient et t ransmettez- la . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Ce que les réseaux sociaux disent sur votre entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Planification : une once de précaution .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Conclusion ................................................................................................................................................................ 10

A propos de Robert Half . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

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Introduction

La plupart des dirigeants de PME sont préparés aux crises économiques, mais êtes-vous prêt à faire face à la reprise ? Selon les recherches menées par Robert Half, la confiance des petites et moyennes entreprises est en hausse.

Grâce à notre étroite collaboration avec les PME et la connaissance de leurs problématiques, nous vous présentons 20 idées et relevons quelques pièges à éviter qui faciliteront vos 12 prochains mois. Nous espérons que vous trouverez ces conseils utiles et vous invitons à contacter les consultants de Robert Half pour vous assister dans tous vos recrutements.

La confiance des PME est en hausse

Pourcentage de directeurs financiers se déclarant confiants quant aux perspectives de croissance de leur entreprise

Taille de l’entreprise par nombre d’employés

1 - 49 50 - 499 500 - 999

Janvier 2013 72% 83% 78%

Source : étude Robert Half menée auprès d’environ 200 directeurs financiers en France. Ces pourcentages reflètent le nombre total de directeurs se déclarant plus confiants, un peu plus confiants ou confiants.

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Fidélisation : vous avez réussi à fidéliser votre équipe ; ne la perdez pas maintenant

Pour les PME, le départ d’un seul collaborateur peut se transformer en un véritable défi. Des compétences spécifiques et une bonne connaissance de l’entreprise sont difficiles à remplacer. Comment fidéliser et (re)motiver vos meilleurs collaborateurs en période d’incertitude économique.

Pièges à éviter

• Penser que vos collaborateurs doivent s’estimer heureux d’avoir un emploi – Cette attitude n’est qu’une vision à court terme. Quelle que soit la situation économique, vos meilleurs collaborateurs seront toujours sollicités.

• Maintenir des charges de travail déraisonnables – Les salariés qui redoublent d’efforts sont plus susceptibles de faire une crise de surmenage que d’obtenir une promotion s’ils continuent à travailler à un rythme aussi frénétique.

• Penser que la reconnaissance ne peut être que financière – Même si les budgets restent serrés, n’oubliez pas que les augmentations et les primes ne sont pas les seules façons de remercier vos collaborateurs pour leur engagement et leur travail.

Idées

1. Evaluez vos avantages – Echangez avec vos collaborateurs pour comprendre ce qui compte pour eux. Entre des horaires flexibles ou des possibilités de télétravail, que préfèrent-ils ? Si vous établissez un programme sans tenir compte de leur avis, préparez-vous à une réaction peu enthousiaste de leur part.

2. Osez féliciter – Rappelez-vous la dernière fois où vous avez témoigné votre reconnaissance à votre équipe/salarié. Surprenez vos collaborateurs en leur exprimant votre gratitude en envoyant un mail ou une carte de remerciement personnalisés, en proposant une demi-journée de congé, un éventuel déjeuner d’équipe ou encore des invitations à un spectacle.

3. Soulagez votre équipe – Si certains projets se multiplient et que vos collaborateurs n’en voient plus la fin, envisagez d’avoir recours à l’intérim ou à des collaborateurs en CDD pour rattraper le retard accumulé. Une ou deux personnes dédiées à un projet peuvent alléger la charge de travail de votre équipe et diminuer leur niveau de stress.

4. Mettez en place des bilans de performance – Votre système d’évaluation actuel prend-il en compte la charge de travail supplémentaire endossée lors d’une période difficile ? Pensez également à récompenser les collaborateurs ayant permis la réalisation d’économies ou le développement de votre portefeuille clients. Par exemple, si les augmentations de salaires sont limitées, vous pouvez proposer une promotion, un changement de titre ou encore de nouvelles responsabilités à vos collaborateurs.

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Après une période de crise, il est tout à fait naturel d’aborder le recrutement avec prudence. Mais attendre trop longtemps avant d’étoffer vos équipes peut vous contraindre à refuser de nouvelles opportunités commerciales. Il est déjà difficile d’attirer de bons candidats dans la situation actuelle, cela n’ira qu’en s’intensifiant dès que la reprise économique se fera ressentir. Sachez toujours en amont quel sera le prochain recrutement à prévoir – les responsables de PME les plus perspicaces ont toujours plusieurs candidats en tête car ils entretiennent activement leur réseau. Ils ont également anticipé certains remplacements en cas de démission de leurs employés stratégiques.

Pièges à éviter

• Ne penser que CDI – Votre stratégie de recrutement inclut-elle aussi des embauches en CDD ou en intérim pour gérer vos projets importants (période de clôture, mise en place de nouveaux logiciels, lancements deproduits), surmonter des périodes d’activité élevée ou encore le remplacement des collaborateurs absents ?

• Négliger l’importance des fonctions support – Le temps que vos commerciaux consacrent à la gestion des factures et des devis les empêche de développer leur portefeuille clients et d’accroître leurs ventes.

• Ne remplacer que les sièges vides – En période de recrutement, ne vous focalisez pas uniquement sur les remplacements des démissionnaires. Les responsables du recrutement oublient souvent de mesurer la juste combinaison entre compétences et aptitudes nécessaires à la croissance de leur entreprise aussi bien à court terme qu’à moyen terme.

Idées

5. Cherchez d’abord en interne – Le candidat idéal pour un poste ouvert se trouve peut-être déjà parmi vos équipes. Avant de chercher un profil en externe, demandez-vous si l’un de vos collaborateurs pourrait évoluer vers le profil recherché grâce à une formation ou par l’accompagnement d’un mentor. Si ce n’est pas le cas, pensez à instaurer un système de recommandation/cooptation en récompensant les salariés qui vous auraient présentés d’excellents candidats.

6. Faites la distinction entre « souhaité » et « indispensable » Pour chaque poste ouvert, rédigez une description de poste présentant les compétences requises (tant professionnelles qu’interpersonnelles) et les tâches quotidiennes. Faites la distinction entre les qualifications « souhaitées » et « indispensables » pour ce poste. Assurez-vous que toutes les personnes en charge des entretiens d’embauche s’accordent sur l’expérience et les qualités requises pour le poste à pourvoir.

7. Posez les bonnes questions – Il est normal de vouloir vérifier en entretien si le candidat dispose des compétences nécessaires et s’il saura s’adapter à la culture de votre entreprise. Par exemple, demandez-lui comment il/elle a réussi à optimiser un processus ou à réduire des coûts. Comment a-t-il/elle amélioré l’expérience client et par quel biais ? Les PME recherchent souvent des candidats qui comprennent la valeur du temps et de l’argent et ce quel que soit le poste à pourvoir.

8. Communiquez – Dès qu’un candidat a accepté un poste, partagez l’information avec vos collaborateurs et expliquez-leur la contribution que ce nouvel employé apportera à leur travail.

Recruter : planifier ou prendre le risque de perdre des opportunités

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Qui et quand recruter ?Les PME savent qu’il n’est pas toujours nécessaire de recruter en CDI pour chaque fonction ou département de l’entreprise. Envisagez l’embauche de collaborateurs en intérim ou en CDD pour relever les différents challenges qui pourraient se présenter à votre entreprise lorsqu’elle renouera avec la croissance. Pour chacun de ces enjeux, il existe un intérimaire ou un CDD capable d’apporter une compétence très précieuse. Voici les profils à rechercher en priorité :

• Les clones – Si un grand projet risque de détourner votre attention de vos tâches quotidiennes de l’entreprise pendant plusieurs semaines ou plusieurs mois, essayez de trouver la personne qui vous aidera à gérer votre charge de travail pendant une période donnée.

• Les boosters – Vous hésitez peut-être à promouvoir un collaborateur prometteur parce qu’il manque d’expérience dans un domaine particulier. Un booster peut jouer le rôle de mentor, le conseiller et le guider pour l’aider à atteindre le niveau requis.

• Les conseillers – Ces consultants peuvent intervenir pour développer et mettre en œuvre des stratégies

quand vous avez besoin du support de collaborateurs expérimentés sur des projets informatiques, financiers ou juridiques.

• Les intervenants ponctuels – Une ou plusieurs personnes intègrent votre entreprise pour travailler sur une mission ponctuelle ou un projet spécifique : le lancement d’un nouveau produit ou la mise en place d’un nouveau logiciel. Ces intervenants ponctuels peuvent aussi remplacer des employés permanents pendant leurs vacances et autres congés.

• Les renforts – Ces professionnels interviennent pour assister vos équipes lors d’une surcharge de travail. Ils s’attaquent aux projets en cours ou retardés par manque de temps ou de compétences spécialisées pour les gérer.

• Les chasseurs de trésors – Ils intègrent votre entreprise pour repérer les dysfonctionnements et réduire les coûts. Ces compétences sont particulièrement appréciées dans des domaines comme le recouvrement, la comptabilité client, la gestion des risques...

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Culture : votre entreprise en a nécessairement une, soyez-en conscient et transmettez-la

Une culture d’entreprise positive aide les PME à attirer et à fidéliser les employés. Elle joue aussi un rôle clé dans la motivation et la créativité de vos équipes, deux qualités essentielles au sein des PME. C’est l’équipe dirigeante qui la véhicule. Les entreprises les plus prospères développent consciemment une culture basée sur des valeurs communes, des besoins et des idéaux partagés.

Pièges à éviter

• Ne pas faire la promotion de ses valeurs – De nombreuses entreprises ont défini leurs valeurs ou leur culture, mais n’en font pas la promotion en interne. Elles oublient de rappeler à leurs collaborateurs les principales raisons pour lesquelles ils travaillent, ainsi que l’impact positif que leur activité a sur les autres.

• Récompenser selon les mauvais critères – Par exemple, si le service client est une priorité, un système de reconnaissance devrait être mise en place pour récompenser ceux qui sont allés au-delà de leurs attributions pour assurer une relation à long terme avec leurs clients.

• Penser que les gens vont s’exprimer – Les gens ne disent pas nécessairement ce qu’ils pensent quand ils sont malheureux ou démotivés. N’imaginez pas que vos collaborateurs viendront automatiquement vous trouver pour vous faire part de leurs problèmes, questions et préoccupations.

Idées

9. Partagez la mission de l’entreprise – Véhiculez les valeurs fondamentales de votre entreprise dès que l’occasion s’en présente, tant à l’oral qu’à l’écrit, à travers les newsletters, l’intranet de l’entreprise et les documents de formation.

10. Parlez franchement des problèmes – La prochaine fois que vous serez confronté à un problème, par exemple un mauvais retour client, encouragez vos employés à proposer des solutions. Ils apprécieront d’avoir leur mot à dire et vous bénéficierez de leurs bonnes idées.

11. Responsabilisez vos employés – Ne soyez pas le seul à parler pendant les réunions et ne prenez pas la direction de tous les projets. Sollicitez les idées de vos employés et favorisez leur développement professionnel en leur offrant plus de responsabilités et de possibilités d’évolution.

12. Soyez créatif – Réservez du temps à votre équipe pour brainstormer sur certains sujets tout au long de l’année, par exemple comment réduire les coûts ou rendre l’entreprise plus respectueuse de l’environnement. Si ces concepts ne peuvent être mis en place immédiatement, gardez-les en mémoire pour ne pas les oublier.

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Internet, en particulier les réseaux sociaux, peut être une vitrine pour les PME. Les entreprises à taille humaine sont plus réactives, elles adaptent leur approche rapidement afin d’obtenir un engagement et construire une relation avec leurs clients. N’hésitez pas à vous lancer et à converser avec vos clients les plus importants. Assurez-vous que vos collaborateurs soient formés et conseillés pour devenir de véritables représentants de votre marque sur Internet. Demandez un conseil juridique et une intervention des ressources humaines pour rédiger un guide de conduite à adopter sur les réseaux sociaux.

Pièges à éviter

• Penser qu’il ne s’agit que de vous – Les réseaux sociaux permettent de créer de l’interaction, ils ne sont pas là pour promouvoir constamment les idées ou les produits de votre entreprise. N’imaginez pas non plus que tout le monde sait ce que fait votre entreprise ou comprend le jargon de votre métier.

• Ne pas réfléchir à une stratégie à long terme – Ouvrir un compte sur les réseaux sociaux est une bonne idée pour faire connaître votre marque/entreprise et/ou créer du buzz autour de votre entreprise, mais si vous n’avez pas de stratégie définie – et un plan d’actions pour maintenir votre présence – vous perdrez du temps et de l’argent.

• Laisser trop de place au hasard – Si vos collaborateurs n’ont pas une idée claire de ce que vous attendez d’eux sur Internet, comment pouvez-vous espérer qu’ils interagiront au mieux avec vos clients ?

Idées

13. Soyez à l’écoute – Savez-vous ce que l’on dit de votre entreprise sur Facebook et Twitter ? Instaurez un système de surveillance ou désignez une personne de confiance pour connaître toutes les réactions et remarques qui sont faites sur votre entreprise, mais identifiez aussi celles qui demandent une réponse de votre part.

14. Participez aux conversations – Les réseaux sociaux peuvent s’avérer efficaces pour faire connaître les produits ou les services de votre entreprise, mais ne monopolisez pas la conversation. Invitez vos « fans/ followers » à réagir sur des sujets qui les intéressent, sollicitez leurs avis et partagez les idées ou les informations dignes d’intérêt.

15. Analysez et mesurez – En qualifiant et quantifiant vos efforts de présence sur les réseaux sociaux et en les ajustant, vous vous assurerez d’être sur la bonne voie et d’utiliser vos ressources de manière efficace. Ne vous limitez pas au nombre de fans/followers, évaluez aussi ce qu’ils disent de vous. Des outils gratuits existent pour mesurer ces données.

16. Sollicitez un avis extérieur – Même les professionnels du marketing et de la communication ont du mal à suivre l’évolution perpétuelle des réseaux sociaux. N’hésitez pas à faire appel à un consultant spécialisé de temps en temps pour vous aider à évaluer votre stratégie, vous faire part de nouvelles idées et informer votre équipe sur les derniers outils et tendances. Des intervenants indépendants peuvent aussi vous assister dans l’exécution, la maintenance et la supervision de votre programme.

Ce que les réseaux sociaux disent sur votre entreprise

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Même si les documents officiels/fondamentaux – comme le règlement intérieur, les différentes chartes de l’entreprise, les investissements en logiciels ou matériel informatique– sont rébarbatifs et chronophages assurez-vous de leur porter toute votre attention et de les mettre à jour régulièrement, afin que votre entreprise puisse fonctionner sans accrocs. Lors de la mise à jour de vos procédures et règlements, consultez vos représentants légaux et les ressources humaines.

Pièges à éviter

• Négliger les mises à jour – Les politiques, systèmes et plans d’action obsolètes peuvent faire beaucoup plus de mal que de bien. Relisez scrupuleusement vos plans d’action en cas d’événement imprévu, comme les plans d’évacuation d’urgence en cas d’incendie, plan de communication de crise...

• Ne pas être à l’écoute du marché – Les réformes et les évolutions règlementaires peuvent affecter lourdement les PME. Tenez-vous au courant de l’actualité de votre secteur, et posez les bonnes questions aux conseillers (juridique, ressources humaines…) de manière proactive pour votre entreprise.

• Penser que le temps et l’argent seront mieux dépensés ailleurs – Il est facile d’ignorer les domaines qui n’offrent pas de bénéfices immédiats, mais à quel prix ? Investir du temps, des ressources et de l’argent dans le marketing, par exemple, parait être une mesure cohérente pour votre entreprise, mais cela ne sert à rien si vous ne disposez pas du support nécessaire pour gérer les nouveaux clients.

Idées

17. Réexaminez le règlement intérieur destiné aux employés Assurez-vous qu’il soit précis, spécifique et à jour, surtout en ce qui concerne le droit du travail, la santé, la sécurité et l’utilisation d’Internet. Il doit être rédigé dans un style facilement compréhensible par tous les collaborateurs, et les mises à jour doivent être distribuées à l’ensemble du personnel, pas seulement aux nouveaux arrivants.

18. Restez à la pointe de la technologie – Votre productivité pourrait être affectée si vous utilisez du matériel informatique et des logiciels obsolètes. Cela représente bien sûr un coût, mais réfléchissez à la baisse de productivité engendrée par des pannes ou appels récurrents au service technique, au temps passé à télécharger ou accéder à des documents, à l’image laissée à vos clients qui travaillent avec des systèmes plus modernes et plus efficaces.

19. Evaluez votre sécurité informatique – Virus, vers, accès non autorisés ou vol de données sont des menaces qui peuvent rendre votre entreprise vulnérable. Il est important pour les entreprises de taille moyenne d’avoir des systèmes de sécurité adéquats et le support technique disponible pour faire les sauvegardes nécessaires.

20. Soyez prêt à tout – Beaucoup d’entreprises ont des systèmes de sauvegarde pour récupérer leurs données en ligne au cas où leurs bureaux seraient soumis à un sinistre naturel. Est-ce que le système en place correspond toujours aux besoins de votre entreprise ? Pensez également aux autres évènements imprévus : arrêt maladie prolongé d’un collaborateur-clé, une action en justice à l’encontre de votre entreprise, ou encore la perte de l’un de vos plus gros clients.

Planification : une once de précaution

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Le temps est toujours une denrée rare dans les PME. Il n’est pas inhabituel de devoir repousser à plus tard les mises à jour, mais il faut dès maintenant se débarrasser des obstacles à la croissance et se préparer à la reprise. En analysant de manière proactive les fondamentaux de votre entreprise, vous serez prêt à saisir toutes les opportunités qui se présenteront à vous.

Ce guide a été créé pour aider les dirigeants de PME à augmenter leur productivité et leurs profits grâce à la mise en place d’actions modestes en termes d’investissement. Pour plus d’information ou pour vous aider dans vos recrutements, rendez-vous sur roberthalf.fr.

Conclusion

85,5% des DRH se déclarent préoccupés par le départ des meilleurs collaborateurs de leur entreprise.

Source : enquête Robert Half réalisée auprès de 200 DRH en France

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A propos de Robert Half

Fondé en 1948, le groupe Robert Half, pionnier du recrutement spécialisé temporaire et permanent, est aujourd’hui leader mondial de ce secteur pour tous les métiers de la finance, de la comptabilité, de la banque, de l’assurance, du juridique et du fiscal, de la technologie et de l’assistanat, sous la marque OfficeTeam.

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