REPUBLIQUE TOGOLAISE

RAPPORT DE MISSION

Septembre 2019

Le présent rapport est relatif à la mission effectuée à Dubaï Aux Emirats Arabes Unis du 9 au 12 septembre 2019, dans le cadre de la participation du Togo à l’Exposition Universelle Dubaï 2020, dont le thème général est : « Connecter les esprits, Construire le Futur».

Il est structuré en cinq (5) parties, portant respectivement sur :

1. Justification de la mission,2. Planning de la mission,3. Activités de la mission,4. Conclusion,5. Annexes.

I. Justification de la mission

Le comité d’organisation en vue de mieux planifier le bon déroulement de l’Exposition Universelle Dubaï 2020, a convié tous les pays participants à la Réunion Internationale de Planification (IPM-2019) le 11 septembre 2019, pour échanger sur l’évolution du projet et la mise en œuvre des conditions de déroulement de l’exposition.

La délégation Togolaises présente à cette réunion est composée comme suit :

1. M. Kueku Banka JOHNSON, Commissaire Général du Togo à l’exposition ;2. M. Koman Déla GAKE, Architecte conseil du Togo.

II. Planning de la mission

La mission a été programmée sur une durée de quatre (04) jours ; du 09 au 12 septembre 2019, d’après le calendrier ci-après :

N° Période Activités1 09 au 10 septembre 2019 Voyage allé sur Dubaï2 11 septembre 2019 Tenue de l’IPM-20193 12 septembre 2019 Retour à Lomé

III. Activités de la mission

Le calendrier des activités se présente comme suit :

A l’issue des présentations, échanges et observations, l’essentiel des informations à retenir en ce qui concerne les pays assistés dans la construction de leurs pavillons, sont les suivants :

De manière générale concernant les points inscrits sur l’agenda:

1. Progrès du site de l’expo : - la place central (le cœur su site) Al Wasl, est presque achevée ;- le pavillon Mobilité sera achevée en Novembre 2019 ;- le réseau de métro sera totalement opérationnel en juin 2020 ;- plus de 15000 arbres ont été plantés ;- le village de l’expo sera ouvert en aout 2020 ;- le centre des services d’urgence est entièrement achevé et opérationnel ;

2. Les pavillons des districts thématiques : - tous les pavillons des districts thématiques ont été déjà construits ;- le portail numérique sera fonctionnel durant toute l’exposition et sera le

principal outil de communication et de demande des services ;- plus de 173 tonnes de déchets sont estimés et seront traités suivant les

règles idoines en relations avec les normes environnementales ; - un tri des ordures sera fait à la base en vue de faciliter le système de

traitement qui sera mis en place ; - un calendrier régulier de nettoyage des pavillons sera bientôt élaboré ;

3. Assurance aux Emirat Arabes Unis :- Un système d’assurance sera effectif pour garantir la sécurité des biens et

personnes pendant toute la durée de l’exposition ;- L’assurance maritime sera aussi contractée pour faciliter l’acheminement

des marchandises sur le site de l’exposition depuis les différents pays ;- L’assurance voyage couvrira au maximum 20 voyages ;- L’assurance santé couvrira au maximum 5 personnes (ceux qui

travailleront et résideront sur de longue période sur le site) de façon permanente. Toutefois en fonction des calendriers de rotations de ceux devant travailler sur de longue période, un réajustement sera possible, la norme étant de ne pas dépasser 5 personnes à la fois. À ce titre, il sera souhaitable d’en faire la demande au moins 01 mois à l’avance. Pour toute personne supplémentaire un cout de 600 Dirhams sera appliqué.

4. Préparer votre arrivée :- Deux types de visas seront délivrés durant l’exposition : un visa résidence

d’une durée de 01 an et un visa spécial d’une durée de 03 mois ;- Les visas résidences sont destinés de préférence à ceux qui vont travailler

de façon permanente et continuelle sur le site de l’exposition et ceux de 03 mois pour ceux qui feront des allers-retours ;

- Les visas résidences (ou Emirates ID) donnent accès à un certain nombre de services et sont soumis à des analyses médicales préalables ainsi que la collecte de données biométriques ;

- Les passeports demandeurs doivent avoir au moins 06 mois de validités avant tout dépôt ;

- Le commissaire général, le commissaire adjoint, le directeur du pavillon et leurs familles bénéficieront d’un visa gratuit ;

- Des visas sponsorisés seront offerts aux conjoints et enfants de ceux travaillant sur le pavillon ;

- Toute demande de visas doit être faite au moins 02 moins avant l’obtention du visa ;

- Lors des venues des délégations spéciales, un travail sera fait avec le ministère des affaires étrangères et le commissaire général pour faciliter leurs titres de séjour.

5. Services financiers et TVA :-  Tous les participants doivent ouvrir un compte bancaire à Emirates NBD,

dérivé du compte principal du pavillon qui est géré exclusivement par le commissaire général ;

- Tout participant a droit à la détaxe suivant des conditions qui sont joints dans le document annexé (notamment une valeur n’excédant pas 10 000 Dirhams) ;

- La détaxe est applicable aux biens opérationnels du pavillon ;- La TVA (introduite en 2018) est applicable à tous les articles destinés à la

vente, en plus des droits de douanes ;- Le détail des articles à vendre doit être soumis au « One Stop Shop » ;- L’ouverture du compte principal du pavillon se fera à travers le portail de

l’exposition, et ce avec fourniture du contrat de participation signé, de la licence d’exposition et de la copie du passeport du commissaire général ;

- Les autres comptes seront aussi ouverts à partir du portail de l’exposition ;- Les détails et tout autre renseignement seront disponibles sur le portail à

travers le « One Stop Shop ».

6. Logements, Expo Village :- 2100 appartements sont disponibles pour 3000 participants estimés ;- Les pavillons du district thématique bénéficieront de deux types

d’appartement : une chambre - salon + commodités (T2) destinée au commissaire général et une trois chambres – salon + commodités (T4) destinée aux autres personnels ;

- Tous les équipements et services seront offerts ;- En cas de demande supplémentaire d’appartement, une réduction de 15%

pourra être attribuée.

7. Journées Nationales et programmation :- Durant les journées nationales, 02 évènements seront tenus : un au Al

Wasl Plazza, et le deuxième dans le pavillon du pays ;- Les délégations officielles seront tout d’abord accueillies au Al Wasl

Plazza, avant de s’acheminer vers le pavillon ;

- Au cas où deux pays tiennent leurs journées nationales le même jour, des dispositions idoines seront prises pour faciliter les tenues des activités des deux pays (les informations seront disponible sur le portail).

- Les détails comme :o les caractéristiques des drapeaux doivent être envoyés à travers le

portail au plus tard en Novembre 2019 ;o Le déroulé des activités de la journée nationale doit être envoyé au

moins 03 avant la tenue de la journée nationale ;o La liste des officiels attendus doit être envoyée au moins 01 mois

avant leur venue.- L’expo prendra en charge

o la cérémonie de montée des drapeaux, de même que la production/fabrication des drapeaux ;

o les charges de 05 VIP : frais de visas et autres facilités à l’aéroport ;o 10 personnes pour les performances culturelles ;o 02 répétitions des performances culturelles ;o La promotion audio-vidéo des prestations relatives à la journée

nationale ;o Les frais de billet d’avion, de visa, d’hébergement et perdiem du

représentant des medias nationaux ;- L’expo mettra à disposition un package de matériels pour les

retransmissions audio-visuelles ;- L’expo mettra à disposition du pays : 200 tickets gratuits complémentaires,

une réduction de 25% sur 200 autres tickets, et 400 tickets gratuits spécifiques au jour de la journée nationale ;

- Des salles pour des rencontres et des podiums pour des activités seront mis à disposition. Il suffira d’en faire la demande.

- D’autres services seront aussi offerts (confère le document annexé et le portail au moment opportun) ;

8. Accéder au site :- Durant la phase de construction, les visites du site sont possibles, à

condition d’en faire la demande et ce à compter d’avril 2020 ;- Les accès véhicules débuteront à partir de juin 2020.

9. Programme d’assistance :

- Un certain nombre de dispositions sera pris pour faciliter le déroulement de l’exposition ;

- Des volontaires peuvent être mobilisés pour animer les pavillons, il suffit d’en faire la demande ;

- Un conteneur de 40’’ sera mis à disposition et entièrement pris en charge par l’exposition pour faciliter la venue sur le site des biens opérationnels du pavillon ;

- Tout conteneur supplémentaire sera à la charge du pays ;

- Les frais liés au travail des participants dans le pavillon seront à la charge de chaque pays, hormis le cas des volontaires mis à contribution par l’expo ;

10.Faire arriver les biens aux Emirats et sur le site :- Il est important de designer un responsable logistique que sera en contact

permanent avec l’expo pour toutes questions de cet ordre ;- Un exemplaire de formulaire d’envoie des biens sera disponible sur le

portail à partir d’octobre 2019, de même que les détails sur le types d’emballage à faire ;

- Les nourritures et les alcools ne peuvent pas être mis dans le conteneur et ne sont pas autorisés à priori ; toute fois une demande spécifique de doléance pour l’alcool peut être faite et accordée, surtout lors de la célébration de la journée nationale ;

- Destiner le conteneur à Expo 2020 Dubaï ;- Une fois que le shipping list et plan seront approuvés, expo donnera avec

précision le jour de livraison du conteneur au port de Dubaï ; dans ce cas un représentant du pays devra être présent à l’ouverture du conteneur pour s’assurer de la conformité des marchandises avec la liste de shipping,

- Les marchandises seront livrées sur le site par palette à raison de 02 par semaine. Ceci implique un planning de déchargement qui devra être communiqué ;

11.Aliments et boissons :- Tous les pavillons du district thématique auront des points de cuisine

communs, qui peuvent être utilisés par leurs chefs, notamment lors des journées nationaux ;

- 02 menus des recettes locales peuvent être soumis à l’approbation de l’expo à travers le portail pour être servir durant l’exposition. Les dits menus doivent être Halal.

- Il y aura aussi un point de cuisine en directe, qui sera disponible lors des journées nationales où chaque chef de pays pourra faire une démonstration de mets locaux et traditionnels.

- Les pays ont la possibilité de faire venir des épices et ingrédients de leurs pays avec l’accord préalable de l’expo.

12.Volet commercial :- Un plan commercial devra être fourni par tous les pays, de même que le

détail des produits qui seront vendus, que ce soit dans l’espace réservé à cet effet dans le pavillon ou dans les kiosques.

- Toutes les transactions financières se feront au travers des comptes bancaires ouverts à cet effet à Emirates NBD et des terminaux de paiements ;

- La TVA et les droits de douanes devront être payés pour chaque article vendu, en plus la taxe de royauté qui d’environ 10% ;

- Des supports vidéos sont prévus pour la formation des vendeurs à l’utilisation de la plateforme de vente qui sera mise en place ;

- NB : tous les comptes bancaires sont liés au compte du pavillon du pays qui est sous l’autorité du commissaire général.

13.Programme de visites scolaires :- Des élèves de 1230 écoles sont attendus pour visiter le site de l’exposition,

soit environ 1000millions de personnes dont la tranche d’âge varie entre 4 et 18 ans ;

- Prévoir des contenus pour cette catégorie de visiteurs.

14.Contenu et Design d’exhibition : - Les contenus audio-visuels des pavillons peuvent être soumis à partir du

01 octobre 2019, jusqu’au 31 décembre 2019, délai de rigueur ;- Ils seront traduit en anglais et en arabe (un effort sera demandé aux pays

francophones de fournir des contenus en anglais pour faciliter les traductions)

- Toutefois, il est souhaitable d’avoir certain audio en langue locale ;- Les contenus pour la tranche de personnes comprise entre 4 et 18 ans

devront aussi être développés : il s’agira notamment des informations générales, le mode de vie de cette tranche d’âge du pays du pavillon, si possible leur vision des thématiques, et autres supports pouvant intéressés les enfants.

- Des aménagements additionnels légers (tableaux et autres) sont permis pour particulariser les pavillons selon les pays et lors de la célébration de la journée nationale.

IV. Conclusion

Au terme des échanges et débats, il est en ressorti que le portail numérique mis à disposition des différents pays sera l’outil majeur pour acquérir les informations nécessaires au bon déroulement de l’exposition.

De même il sera le canal par lequel toute demande se fera, et les délais devront être respectés.

V. Annexes