1 OpenSOFT « Inventer, cest penser à côté » Albert Einstein Patrick Barantal version 5 Juillet...
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OpenSOFT «Inventer, c’est penser à côté »
Albert Einstein
Patrick Barantalversion 5Juillet 2008
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MicroCRM
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• MicroCRM est le fruit de 12 mois de travail intensif associant nos développeurs et notre communauté.
• La conjugaison de ces différents efforts a permis de finaliser un nouveau logiciel rassemblant dans un même produit la CRM la GED
• CRM : customer Relationship Management ou GRC Gestion Relation Client
• GED : Gestion Electronique de Documents
Introduction
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MicroCRM
Cette version baptisée MicroCRM reste fidèle à nos valeurs :
Simplicité d’utilisation et Innovation.
MicroCRM c’est aussi les produits dérivés adaptés à chaque profession :
MicroAvocat : gestion des dossiers du cabinet
MicroBE : pour les bureaux d‘études
MicroNotaire
MicroCourtier ; courtier en assurance
+ votre métier
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Le client patrimoine de l’entreprise
• La valeur d’une entreprise est fondée sur ses actifs de type brevets, usines,outils ou son savoir faire et la qualité des équipes…
• Mais aussi sa capacité à trouver des prospects et à fidéliser les clients existant
• C’est ce que l’on nomme communémentle fond de commerce.
MicroCRM d’une façon simplevous aidera à accroître ce patrimoine
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Définition
• MicroCRM inclut le Mot CRM acronyme de :
Customer Relationship Management
• également nommé GRC pour :Gestion Relation Client
• Le terme de Customer Relationship Management est relativement récent. Le concept qu’il recouvre remonte au tout début des années 2000 et est le résultat des efforts commerciaux fournis par les sociétés de logiciels et de consultance pour promouvoir leurs solutions
de nombreuses entreprises connaissent remarquablement leur clientèle et ont développé, comme M. Jourdain faisait de la prose sans le savoir, un excellent CRM.
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Les fonctionnalités de MicroCRM
• Prospection téléphonique optimisée . – Créer votre propre fichier de prospection : gratuitement– Classer vos prospects par type d’activité et secteur
géographique– Le meilleur outil de prospection
• Courrier et mailing personnalisés• Gestion des relances• Suivi de toutes les actions avec archivage documents pour chaque
phase• Filtre et tri Ultra rapide :
Accéder rapidement à l’information
• Gestion simple des dossiers clients.• Routage des documents par courriel
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Le cycle MicroCRM
• À la conquête de nouveaux clients . – En effet MicroCRM est un produit global qui gère
le cycle complet du client :
• Découvrir : c’est la phase suspect• Connaître : c’est la phase prospect• Acquérir : c’est la phase succès• Fidéliser : c’est la phase à ne pas
négliger.
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Les 3 étapes MicroCRM
ClientClientProspectProspectSuspectSuspect
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Définition du suspect
• Le suspect :Provient d'une liste ou d'un fichier, (exemple : les pages jaunes ou les pages pro) c'est une personne ou une entreprise que l'on ne connaît pas à qui l'on va adresser un mailing, en souhaitant une réponse.
• Un module d’import automatique permet l ’acquisition rapide de sources de données qu’il suffit d’adresser dans un premier temps par mailing postal.
Savoir cibler, attirer et conserver les bons clients sont des facteurs déterminant pour le succès de l’entreprise
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Acquisition des suspects
Exemple d’une source de données :les pages jaunes
Il suffit de déterminer : la cible et le secteur géographique
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Import dans MicroCRM
• D’un simple Clic sur le bouton d’import• Une fenêtre Vous demande l’endroit ou se
trouve le fichier « aspiré »
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Résultat de l’importation
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Définition du prospect
• le suspect devient un prospect lorsqu'on a identifié des contacts à l’intérieur de l’entreprise
• Suivi des actions• Saisie des produits existant chez ce client• Ajustement de l’offre personnalisée• Archivage simple de tous les documents
durant ce cycle– Propositions– Devis– Offres spéciales– Etc….
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Le Client
• Le prospect devient client à la réception de sa première commande :
• MicroCRM permet le suivi du client
• MicroCRM vous sera d’une aide précieuse pour organiser vos visites client grâce à sa fonction de géolocalisation et de calcul d’itinéraire basée sur Google Maps
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Localisation des clients
• D’un simple clic droit de la souris localiser le client
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Organiser vos tournées
• Localiser vos clients sur une carte
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MicroCRM en résumé
Plate-forme Papyrus
Produitévolutif
ArchiveTous les
types de fichiers
Informationrapidementaccessible
AnnuaireUnifié
des contacts
OrientéUtilisateur
Facilitéadministration
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La CRM et la GED dans le même logiciel
• Micro CRM c’est :
• La CRM + la GED
dans un même logiciel
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Suivi des actions détaillé
• MicroCRM permet un suivi de toutes les actions, aussi bien d’un prospect que d’un client
• Avec possibilité d’archiver des documents: proposition commerciale, devis, contrat etc.. À chaque étape de votre travail de commercial
• Gestion automatique des relances
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Suivi des produits concurrents
• MicroCRM permet d’enregistrer les produits existant chez un client avec les critères suivant:
• Marque• Modèle• Type de produit• Type achat ( achat, leasing etc….)• Date début contrat• Date de fin de contrat• + un formulaire détail• Avec bien entendu archivage de documents
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Un produit intuitif
La logique reste la même que pour l’organisation des dossiers physiques.
Armoire > Rayon > Dossier > Document
A une armoire correspond un rayon, A un rayon correspond un dossier, et à un dossier des documents.
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Une organisation simple MicroCRM applique les règles d’organisation du
Client. De cette façon la certitude est acquise que chaque intervenant sera capable de retrouver l’information ou le dossier…
L’important n’est pas de ranger le document mais que tout le monde
puisse le retrouver.
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Principe du produit
• Une application de la Gamme Papyrus est toujours constituée de 2 fichiers
• Un fichier de l’application : le frontal client
• Un fichier des données : le fichier à sauvegarder
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Parfaite gestion des scanners
Un simple bouton sur la plate forme multifonction envoie le document sur votre poste de travail dans un répertoire : Documents entrants
Un simple clic droit de la souris et vous classez ce document qui sera déplacé dans votre répertoire d’archivage.
MicroGED permet de rapatrier les documents à partir d’un répertoire de travail.
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La copie électronique
Station MicroGED
Postes MicroGED(consultant)
Le circuit MicroCRM
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Il suffit de sauvegarder uniquement le fichier
DATA_MicroCRM.mdb
MicroCRM en poste autonome
En mono poste
Le fichier de l’application: MicroCRM.mde
Et
Le fichier des données :Data-MicroCRM.mdb
Sont présents sur la même machine
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MicroCRM en réseau
Données à sauvegarder
En plus de vos documents
Le ou les fichiers
DATA-MicroCRM.mdbChaque poste client possède le fichier
Application
Papyrus.mde
Clients MicroCRM
Serveur de données
MicroCRM
Attache des bases
Au premier lancement de l’application
Numérisation
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L ’accès sécurisé de MicroCRM
En activant l’accès sécuriséA chaque utilisateur, est associé un profil
• C’est l’administrateurqui est habilité à créer les utilisateurs et leur affecter un profil
Consultation
Utilisateur
Superviseur
Administrateur
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Les 4 profils MicroCRM
Administrateur possède tous les droitsAdministrateur possède tous les droits
Consultation : ne peut que visualiser les Consultation : ne peut que visualiser les courrierscourriers
Le superviseur possède tous les droits Le superviseur possède tous les droits sauf lasauf la suppression d‘un courrier suppression d‘un courrier
L’utilisateur : opérateur de saisie, ne peut L’utilisateur : opérateur de saisie, ne peut créer les entrées dans les fichiers annexescréer les entrées dans les fichiers annexes
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MicroCRMMicroCRMLa solution de votre La solution de votre
entrepriseentreprise
FacilitéFacilité
ProductivitéProductivité
PerformancesPerformances
FiabilitéFiabilité
AdaptabilitéAdaptabilité
Support Support MinimiséMinimisé
EvolutivitéEvolutivité SécuritéSécurité
FacilitéFacilitéProductivitéProductivitéPerformancePerformanceEvolutivitéEvolutivitéFiabilitéFiabilitéAdaptabilitéAdaptabilitéSupport Support MinimiséMinimiséSécuritéSécurité
Interface simpleInterface simpleet puissantet puissant
Navigation en 3 DNavigation en 3 D
Reproduit les Reproduit les processus processus classiques de classiques de gestion du gestion du courriercourrier
Routage par Routage par mailmail
Solution Solution éprouvéeéprouvée
Puissance dansPuissance dansla recherchela recherche
Une nouvelleUne nouvelleversion par anversion par an
Remontée des Remontée des utilisateursutilisateurs
Basé sur les Basé sur les standard destandard del’informatiquel’informatique
Ne modifie pas Ne modifie pas les documents les documents existantexistant
Interface Interface intuitiveintuitive
Facilité deFacilité denavigationnavigation
SupportSupportUtilisateursUtilisateursminimiséminimisé
FormationFormationen ligneen ligne
Héritage desHéritage despermissionspermissionsexistantesexistantes
Accès Accès sécurisé aux sécurisé aux donnéesdonnées
Ad
min
istrateur
Ad
min
istrateur
Uti
lisa
teu
rU
tili
sate
ur
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MicroCRM, Une technologie éprouvée basé sur un puissant moteur de recherche
Excellentes performances :
1 document retrouvé parmi 100 000 en 2 secondes !
1. Nombre d’armoires illimité2. Nombre de rayons illimité3. Nombre de dossiers illimité4. Nombre de documents illimité
Fonctionnalités du produit
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Charte graphique PapyrusDans une zone déroulante
sur fond jaune indique qu’il est possible d’accéder au détail de la fiche par un simple double clic
La flèche Bleue permet d’ajouter un élément n’existant pas dans la liste
Un fond bleu indique en champ verrouillé, son contenu est mis à jour depuis un autre formulaire
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Bénéfices Client
Reproduction à l’identique du process d’organisation en place
Gain de temps (20%) :en classement en recherche en contrôle
Gain de place :Dématérialisation Compression
Sécurité du dossier par sauvegarde.
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La GED, facteur de compétitivité pour les PME
Véritable outil de productivité, la gestion électronique de documents connaît à ce jour une révolution en s’ouvrant aux PME. Les systèmes de GED se décomplexifient en effet et deviennent désormais plus accessibles.
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MicroGED un produit évolutif
MicroGED bénéficie d’une mise à jour par an. Cette mise à jour, c’est la concrétisation
des remontées et des remarques utilisateurs :
– On questionne et on écoute nos clients – Création d’un club d’utilisateurs
MicroGED intègre les dernières technologies• Intégration de la recherche Plein Texte • Module de formation en ligne au format Flash
MicroGED est bâti sur des standards de l’informatique professionnelle.
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Les avantages de MicroCRM
Facilité Rapidité Traçabilité Qualité
Une interface
très Conviviale
EtIntuitive
TraitementAutomatiquedes tâches
longues et
fastidieuses
Retrouvez à tous
Moment un document
Parfait suivi du
déroulementdes
différentes phases
du processus
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Et maintenant
une démonstration
vaut mieux
que de longs discours…
Conclusion