1 MINEFI – DRB - novembre 04 Direction de la Réforme Budgétaire Mise en œuvre des nouveaux...

1MINEFI – DRB - novembre 04

Direction de la Réforme Budgétaire

Mise en œuvre des nouveaux processus budgétaires et comptables de l’État

Cadrage du déploiement

2Juillet 2005

Sommaire

1. Présentation du projet ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État

2. Déploiement des nouveaux processus budgétaires et comptables

3. Prochaines étapes

3Juillet 2005

1 – Présentation du projet ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’Etat

Qu’est que la ré-ingénierie des processus ?

• C’est l’ensemble des travaux consistant à traduire, dans les circuits de gestion, les innovations portées par la LOLF :

– Modification des circuits existant et élaboration des nouveaux contenus budgétaires et comptables ;

– Définition du nouveau rôle des acteurs et de leurs responsabilités.

• Le projet se décompose en 9 ensembles de processus (macro processus) tels que présentés lors des comités de pilotage des DAF des 24 juin et 22 juillet derniers :

Le projet ré-ingénierie a pour objectifs de préparer les gestions 2006 - 2007 et la mise en œuvre du système d’information cible CHORUS.

MP1 - Élaboration ministérielle d’un budget

MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources

MP3 - Exécution des dépenses

MP5 - Exécution des recettes étrangères à l’impôt

MP9bc - Gestion des actifs immobilisations

Macro processus ayant démarré en janvier 2005 :

MP4 - TFG et opérations de fin d’exercice

MP7 - Restitutions, comptes rendus, tableaux de bord

Macro processus ayant démarré en mai 2005 :

MP8 – Pilotage de la masse salariale et du plafond d'emplois

MP9a – Gestion des actifs stocks

Macro processus n'ayant pas démarré :

*

* Traitements de fin de gestion

4Juillet 2005

1 – Présentation du projet ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État

• La ré-ingénierie des processus fait partie de la feuille de route et du plan de déploiement demandé aux ministères lors du comité de pilotage des DAF du 27 mai dernier.

• Certains processus peuvent être mis en œuvre dès 2006 :– Parce qu’ils permettent de préparer la gestion 2007 selon les règles LOLF– Parce qu’ils sont indépendants du système d’information cible, et sont donc

compatibles avec le Palier 2006• MP1 - Élaboration ministérielle du budget

• MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources

• Pour les autres processus, pour lesquels le système d’information CHORUS est indispensable, la mise en œuvre peut être envisagée :

– Sous forme d’expérimentations, en central ou en déconcentré– Progressivement de 2006 à 2008, pour préparer les organisations

• MP3 - Exécution des dépenses

• MP4 - Traitements de fin de gestion et opérations de fin d’exercice

• MP5 - Exécution des recettes non fiscales

• MP7 - Restitutions tableaux de bord

• MP9 - Gestion des actifs - immobilisations

Le déploiement des nouveaux processus permet de mettre en adéquation les organisations et les règles de gestion avec la LOLF.

5Juillet 2005

1 – Ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État Participation des ministères

L’objectif est aujourd’hui de décliner et adapter les processus au niveau des ministères.

Équipement

Équipement

Intérieur

Équipement

Défense

Défense

MINISTERE PILOTE

Intérieur

Équipement Défense

Affaires sociales

MINISTERES

CO-PILOTES

Équipement

Finances (INSEE)

Finances(DPMA)

Équipement

Défense

IntérieurAffaires sociales

Finances(DPMA/DGI)

Défense

MP1 - Élaboration ministérielle d’un budget

MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources

MP3 - Exécution des dépenses

MP5 - Exécution des recettes étrangères à l’impôt

MP9bc - Gestion des actifs immobilisations

MP4 - TFG et opérations de fin d’exercice

MP7 - Restitutions, comptes rendus, tableaux de bord

Macro processus ayant démarré en janvier 2005 :

Macro processus ayant démarré en mai 2005 :

Education Intérieur

Non défini

Équipement

Non défini

MP8 – Pilotage de la masse salariale et du plafond d'emplois

MP9a – Gestion des actifs stocks

Macro processus n'ayant pas démarré :

Non défini

• Les ministères se sont fortement mobilisés pour le co-pilotage des travaux qui se sont déroulés sous forme d’ateliers de travail :

6Juillet 2005

1 – Ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État Calendrier et avancement des travaux

T4

Adaptation des systèmes existants pour la mise en œuvre de la LOLF

T3T2 T3 T4 T2T1

Manuels des

procédures

Manuels des

procédures

Mise en œuvre des processus cibles ne nécessitant pas de système d’information ou avec le Palier 2006

Sept. 2005 : Manuels des procédures

2004

T3 T4

PALIER 2006PALIER 2006

SYSTEME D’INFORMATION CIBLE CHORUSSYSTEME D’INFORMATION CIBLE CHORUS

RE-INGENIERIE DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLESRE-INGENIERIE DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLES

Analyse de

l’existant

Analyse de

l’existant

2005

T1

2006

Déclinaison et mise en œuvre dans les

ministères


ministères

Juin 2005 : Processus cibles

à macro maille

Élaboration des processus

cibles


cibles

Cohérence, conduite du changementCohérence, conduite du changement

T4

Adaptation des systèmes existants pour la mise en œuvre de la LOLF

T3T2 T3 T4 T2T1

Manuels des

procédures

Manuels des

procédures

Mise en œuvre des processus cibles ne nécessitant pas de système d’information ou avec le Palier 2006

Sept. 2005 : Manuels des procédures

2004

T3 T4

PALIER 2006PALIER 2006

SYSTEME D’INFORMATION CIBLE CHORUSSYSTEME D’INFORMATION CIBLE CHORUS

RE-INGENIERIE DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLESRE-INGENIERIE DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLES

Analyse de

l’existant

Analyse de

l’existant

2005

T1

2006


ministères


ministères

Juin 2005 : Processus cibles

à macro maille


cibles


cibles

Cohérence, conduite du changementCohérence, conduite du changement

La fin de l’élaboration des processus cible détaillés est prévue pour fin septembre 2005 (à l’exception des macro processus 4 et 7).

7Juillet 2005

2 – Déploiement des nouveaux processus

• Pourquoi déployer les nouveaux processus budgétaires et comptables dans votre ministère ?

– Pour adapter les recommandations interministérielles au contexte et aux spécificités de votre ministère / d’une direction / d’un service déconcentré

– Pour favoriser l’acculturation des personnels aux réalités concrètes de la LOLF

– Pour enclencher une dynamique dépassant l’échéance du 1er janvier 2006 et du Palier

– Pour accompagner votre organisation et vos modes de fonctionnement de manière progressive vers la cible, notamment dans la perspective de la mise en place du système d’information cible CHORUS

– Pour développer la capacité de votre ministère à allouer les ressources rares en fonction des nouveaux métiers (RPROG, RBOP, gestionnaire d’immobilisations, gestionnaire d’engagement…)

Le déploiement des nouveaux processus permet d’accompagner vos personnels et votre organisation dans la mise en œuvre concrète et progressive de la LOLF et l’apprentissage de ses nouveaux métiers.

8Juillet 2005

2 – Déploiement des nouveaux processus Définition et objectifs d’un plan de déploiement

Le plan de déploiement comporte quatre éléments clés :

• La définition de la Stratégie de déploiement : – Que déploie-t-on ? Identification des contenus à déployer en 2006 et au delà, dans un

horizon 2007-2008

– Comment déploie-t-on ? Définition des modalités de déploiement (pilote ?, expérimentation ?, généralisation ?, Trajectoire ?)

• La détermination du Calendrier de déploiement en fonction de la stratégie retenue

par le ministère ;

• La formalisation du Pilotage et de l’Organisation de déploiement retenus par le

ministère en cohérence avec le suivi inter-ministériel ;

• Il comprend un plan de Conduite du Changement, levier d’appropriation et de

montée en compétences.

• Le plan de déploiement organise la mise en œuvre des nouveaux processus avec

deux objectifs principaux :– En tant que « feuille de route », il permet de piloter la mise en œuvre effective des

processus.

– Il sert également de support de communication afin que chacun ait la visibilité sur le projet et puisse anticiper la mise en œuvre à son niveau.

9Juillet 2005

2 – Déploiement des nouveaux processus Stratégie de déploiement - propositions

La stratégie de déploiement : définition des contenus à mettre en oeuvre en 2006 et de la trajectoire de mise en oeuvre pour les autres contenus (2007-2008)

La stratégie de déploiement est à adapter avec vous au cours d’une étape de cadrage.

2006 : Mise en oeuvre pour préparer la gestion 2007

2006 - 2008 : Expérimentation ou pilote puis généralisation

MP1 - Élaboration ministérielle d’un budget : déploiement en administration centrale de la logique performance / construction du budget des programmes / BOP

MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources : déploiement en administration centrale de l’élargissement du périmètre de la notification et de la mise à disposition globale des crédits le 2 janvier

MP2 - Pilotage mutualisé des CP : expérimentation en centrale sur un programme

MP3 - Exécution des dépenses : expérimentation de la planification détaillée des AE, du service fait ou du service facturier en central

MP4 - Traitements de fin de gestion et opérations de fin d’exercice : préparation de la clôture 2006

MP5 - Exécution des recettes : expérimentation du rattachement rénové des fonds de concours

MP7 – Restitutions et tableaux de bord

MP9 - Gestion des immobilisations

10Juillet 2005

2 – Déploiement des nouveaux processus Calendrier du déploiement

•Sept. 05

•Dernier trimestre 2005•Août 05

•Juil. 05

•Juin 05

•Mai 05•Avr. 05

•Mars 05

•Fév. 05

•Jan. 05

•Déc. 04•Nov. 04

CADRAGE

ANALYSE DE L’EXISTANT

Manuel Interministériel des

processus ciblesGuide

Méthodologique de mise en oeuvre

Module A Module B

ELABORATION DES PROCESSUS CIBLE

Phase interministérielle

Phase ministérielle

• La cible détaillée décrit les activités, les rôles et les fonctions «type». Elle n’est pas déclinée au niveau des ministères.

• Les travaux à effectuer au niveau de chaque ministère en fonction de la stratégie retenue :

– Adapter et décliner les processus et les organisations cibles.– Piloter la mise en œuvre de ces processus et organisations cibles.

Il est prévu dans le cadre du chantier de vous assister, si vous le souhaitez, dans la déclinaison et le pilotage de la mise en œuvre des processus cibles.

Adaptation et déclinaison des processus et des organisations cibles sur un ministère

Assistance au pilotage de la mise en œuvre des processus et organisation cibles dans un ministère

11Juillet 2005

2 – Déploiement des nouveaux processus Organisation et dispositif de pilotage du déploiement Proposition d'assistance

MODULE AAdaptation et

déclinaison des processus et des

organisations cibles sur un ministère

Durée estimative

Travaux à mener

À définir

• Modalités de pilotage des travaux

• Aide à la planification des travaux

• Analyses d’écart entre l’existant ministériel et les processus cibles :

Analyse de l’existant Processus et organisations

Cartographie des systèmes d'information

Études d’impact sur les axes organisation, SI, métier, réglementation et culture

Formalisation des nouveaux processus et organisations du ministère

• Diagnostic de conduite du changement : analyse des freins et choix des outils adaptés.

MODULE BAssistance au pilotage

de la mise en œuvre des processus et

organisations cibles dans un ministère

À définir

A l’issue du module A, l’équipe du ministère est organisée et dispose de supports prêts à déployer.

Lors du module B, l’équipe du ministère bénéficie d’une assistance au pilotage.

• Accompagnement de l’équipe ministère dans le pilotage de :

l’organisation du déploiement

la mise en place des nouvelles organisations, nouveaux modes de travail

la réalisation des actions de conduite du changement.

Produits finis

• Une équipe ministère organisée :

• Calendrier de déploiement du ministère – Organigramme des tâches (excel ou microsoft project)

• Organigramme et modalités de pilotage ministériel

• Les outils opérationnels du déploiement :

• Analyses d’écart

• Manuel ministériel des processus

• Manuel ministériel d’audit interne

• Diagnostic ministériel de conduite du changement

• Préparation, participation et formalisation des points d’avancement

• Aide à la décision du démarrage / bascule

• Mises à jour du calendrier

• Consolidation des reporting ministériels

12Juillet 2005

2 – Déploiement des nouveaux processus Organisation et dispositif de pilotage

DRB - DGCP - DB - AIFE

Copils des DAF

Réunions de suivi bilatérale du déploiement

Ministère

Haut responsable de déploiement / DAF

Services métiers

Chef de projet LOLF

Services gestionnaires

Une organisation des travaux de mise en œuvre de la ré-ingénierie cohérente avec le dispositif d’ensemble de suivi de la réforme.

Correspondant conduite du changement

Réunions des chefs de projet LOLF

Chef de projet ré-ingénierie

Organisation du projet

ré-ingénierie

Correspondant par MP ou regroupement de MP

Direction de projet ré-ingénierie

Équipe pilotage et conduite du changement – capitalisation

entre ministères

13Juillet 2005

3 - Prochaines étapes

• Premières actions à mener au niveau du ministère :– Arrêter le contenu des processus à déployer en 2006, et choisir les modalités

de déploiement (pilote ? Expérimentation? Généralisation?)

→ Pour action : Planifier une réunion de cadrage

– Valider la décision de déploiement (pour un déploiement en 2006, décision à prendre avant fin septembre 2005)

– Définir l’organisation du ministère pour le déploiement de la ré-ingénierie :• Un chef de projet (chef de projet LOLF ou coordonnateur pour les ministères

pilotes par exemple)

• Un correspondant par MP ou par regroupement de MP (MP1&2 par exemple)

• Un correspondant conduite du changement

– Définir les modalités de pilotage avec la DRB.

• Une assistance au déploiement des processus :– Co-pilotée par le ministère et la DRB– Pouvant être préparée dès septembre 2005 pour un démarrage opérationnel

en octobre et une mise en œuvre dès la gestion 2006– Ayant lieu dans les locaux du ministère

14Juillet 2005

Vos correspondants

• DRB - Minéfi – Christophe Fanichet (DRB)

– Tél : 01 53 18 71 56

– E-mail : [email protected]

• Correspondant BearingPoint– Clotilde Guizani

– Tél : 01 53 18 30 84

– E-mail : [email protected]

Déploiement des processus et organisations cibles

15Juillet 2005

ANNEXES – Les contenus du déploiement

Macro-Processus ContenuStratégie de mise en

oeuvreDate de mise en œuvre proposée

Commentaires

Élaboration ministérielle d’un budget

Appuyer la préparation budgétaire sur une stratégie supra-programme et programme actualisée.

Déploiement en administration centrale

dès décembre 2005 Amélioration progressive et continue de la qualité des données au fur et à mesure des cycles de gestion, et à terme grâce au SI cible

Appuyer la préparation du budget N+1 sur une réflexion de programmation pluri-annuelle au niveau des BOP et des programmes.

Déploiement généralisé (central et déconcentré)

dès décembre 2005

Construire le budget N+1 des programmes.

Déploiement en administration centrale

dès mars 2006

Allocation et mise à disposition des ressources

Un processus budgétaire d’allocation centré sur la programmation.

Déploiement en central en 2006. Pas de généralisation en déconcentré avant 2007.

Juin 2006, pour le PLF 2007

L’élargissement du périmètre de la notification.


dès février 2006 La qualité de l a notification dépend de la disponibilité de l’information dans le palier 2006 et de la qualité de la programmation et de l’allocation.

Une mise à disposition globale, rapide et maîtrisée des crédits.


dès février 2006

Une mutualisation de la gestion des CP au niveau du programme.

Logique d’expérimentation en centrale.

2008 Nécessité de Chorus

16Juillet 2005




Commentaires

Exécution des dépenses Développement du métier « gestionnaire d’engagement ».

Logique d’expérimentation à préciser.

Dès janvier 2006

Développement du métier « réceptionnaire ».


Dès janvier 2006

Développement du métier « gestionnaire de liquidation ».

Expérimentation en administration centrale en 2006

Dès janvier 2006 Nécessité de Chorus pour une mise en œuvre en services déconcentrés.

Développement du métier « acheteur »


Dès janvier 2006

Rénovation des modes de contrôles


-Dès janvier 2006

Développement du métier «pilote du processus d’exécution »

Dès 2006

Exécution des recettes hors impôt

Rénovation de la gestion des recettes / contractualisation


Nécessité de Chorus pour suivre la contractualisation entre les différents acteurs

Procédure rénovée de rattachement des crédits.


Dès janvier 2006

Une nouvelle organisation de la fonction comptable.

Expérimentation en administration centrale en 2006

Dès janvier 2006 Accord LOLF dissocie les deux fonctions comptable et recouvrement

Développement du métier «pilote des recettes du programme»

17Juillet 2005




Commentaires

Gestion des actifs et des immobilisations

Doter l’État d’une gestion comptable des immobilisations performantes.


Assurer la qualité de la comptabilité du patrimoine de l’État.


Disposer des informations de gestion permettant d’optimiser les coûts liés au patrimoine.


Traitement de fin d’exercice et opérations de fin de gestion

Restitution et tableaux de bord

Audit Interne

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