1 MENER UNE ETUDE PREALABLE C. BERNARD septembre 2007.

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MENER UNE ETUDE MENER UNE ETUDE PREALABLEPREALABLE

C. BERNARDseptembre 2007

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o Face à un environnement instable …o Face à des enjeux importants …o Face aux interrogations des responsables …o Face aux coûts croissants …

SAVOIR OU ALLER … AVANT D’ALLER PLUS LOIN

ETUDE PREALABLE

Mener une étude préalableMener une étude préalable

Une réponse adaptéeUne réponse adaptée

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PLANPLAN

o Définition et enjeux o Démarche

o Place de l’étude préalableo Déroulement de l’étude préalableo Dossier de choixo Sortie de l’étude préalable

o Outilso Liste des outils utilisableso Tableau des objectifs, contraintes, problèmeso Sous-ensemble représentatif

o Évaluation de l’étude préalableo Conclusion

Mener une étude préalableMener une étude préalable

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PLANPLAN

o Définition et enjeux o Démarche

o Place de l’étude préalableo Déroulement de l’étude préalableo Dossier de choixo Sortie de l’étude préalable

o Outilso Liste des outils utilisableso Tableau des objectifs, contraintes, problèmeso Sous-ensemble représentatif

o Évaluation de l’étude préalableo Conclusion

Mener une étude préalableMener une étude préalable

oDéfinition et enjeuxDéfinition et enjeux

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Qu’est-ce qu’une étude préalable ? Qu’est-ce qu’une étude préalable ?

o D’abord une étudeo de l’existant o des besoins réelso de l’opportunité de faireo des solutions disponibleso des options possibleso des coûts et des gains à veniro des risques et des enjeuxo . . .

Mener une étude préalableMener une étude préalableDéfinition et enjeuxDéfinition et enjeux

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Qu’est-ce qu’une étude préalable ? Qu’est-ce qu’une étude préalable ?

o Ensuite un préalableo à une décision prise en connaissance de cause o à des choix raisonnéso à une participation active de tous les acteurso à un projet

o planifié dans le tempso quantifié en ressourceso mené avec méthodeo contrôlé par rapport à l’objectifo . . .

Mener une étude préalableMener une étude préalableDéfinition et enjeuxDéfinition et enjeux

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Quels enjeux ? Quels enjeux ?

1. Maîtrise de l’investissement envisagé

2. Faisabilité technique et organisationnelle

3. Cadrage du projet

Mener une étude préalableMener une étude préalableDéfinition et enjeuxDéfinition et enjeux

Quels facteurs de succès ? Quels facteurs de succès ?

1. Pertinence quant à l’objet et aux résultats à obtenir

2. Rapidité et limitation de l’investissement (effectif, temps)

3. Exploration des possibles

4. Intégration dans un cadre méthodique rigoureux

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PLANPLANo Définition et enjeux o Démarche

o Place de l’étude préalableo Déroulement de l’étude préalableo Dossier de choixo Sortie de l’étude préalable

o Outilso Liste des outils utilisableso Tableau des objectifs, contraintes, problèmeso Sous-ensemble représentatif

o Évaluation de l’étude préalableo Conclusion

Mener une étude préalableMener une étude préalable

oDémarcheDémarche

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Place de l’étude préalablePlace de l’étude préalableo Après une expression de besoin jugée conséquente

o Avant le lancement d’un projet important

o Lors de la refonte de l’informatisation d’un domaine ou d’un sous-domaine suite à un schéma directeur

o Pour orienter un développement important dans telle ou telle direction

o Pour stabiliser les objectifs, donner les orientations fonctionnelles et techniques

o Pour permettre le choix du progiciel le plus adapté

o . . .

Mener une étude préalableMener une étude préalableDémarcheDémarche

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44grandesgrandesphasesphases

Mener une étude préalableMener une étude préalableDémarcheDémarche

RECUEILRECUEIL

CONCEPTIONCONCEPTION

ORGANISATIONORGANISATION

APPRECIATIONAPPRECIATION

Validation Validation et choixet choix

DécisionDécisionDossierDossierde choixde choix

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La phase de recueilLa phase de recueil

Mener une étude préalableMener une étude préalableDémarcheDémarche

RESULTATSRESULTATS

o État des lieuxÉtat des lieux

o RecommandationsRecommandations

o PropositionsPropositions

ACTIONSACTIONS

o DELIMITER l’étudeDELIMITER l’étude

o EXPLORER le champEXPLORER le champ

o OBSERVER l’existantOBSERVER l’existant

o RECUEILLIR les besoinsRECUEILLIR les besoins

o QUALIFIER la situationQUALIFIER la situation

o PROPOSER les orientationsPROPOSER les orientations

OUTILSOUTILS

o Diagramme de contexte, de fluxDiagramme de contexte, de flux

o Tableau des objectifs, problèmes, contraintesTableau des objectifs, problèmes, contraintes

o S.E.R.S.E.R.

o Marché des progiciels / Applications Marché des progiciels / Applications existantesexistantes

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La phase de conceptionLa phase de conception

Mener une étude préalableMener une étude préalableDémarcheDémarche

RESULTATSRESULTATS

o Solution Solution fonctionnelle fonctionnelle conforme conforme (spécifications)(spécifications)

ACTIONSACTIONS

o CHOISIR les orientationsCHOISIR les orientations

o ELABORER les modèlesELABORER les modèles

o ETUDIER la solutionETUDIER la solution

o CONCEVOIR le S.E.R.CONCEVOIR le S.E.R.

OUTILSOUTILS

o Modèles de données (conceptuel et logique)Modèles de données (conceptuel et logique)

o Modèles de traitement (processus et procédures)Modèles de traitement (processus et procédures)

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La phase d’organisationLa phase d’organisation

Mener une étude préalableMener une étude préalableDémarcheDémarche

RESULTATSRESULTATS

o Solution Solution opérationnelle opérationnelle viableviable

ACTIONSACTIONS

o MATERIALISER la solutionMATERIALISER la solution

o QUANTIFIERQUANTIFIER

o ORGANISERORGANISER

OUTILSOUTILS

o Architecture technique matérielle et logicielleArchitecture technique matérielle et logicielle

o Outils de quantificationOutils de quantification

o Modèles de chargeModèles de charge

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La phase d’appréciationLa phase d’appréciation

Mener une étude préalableMener une étude préalableDémarcheDémarche

RESULTATSRESULTATS

o Plan de mise en œuvrePlan de mise en œuvre

o Bilan économiqueBilan économique

o Dossier de choixDossier de choix

ACTIONSACTIONS

o PREPARER le projetPREPARER le projet

o EVALUEREVALUER

o REDIGERREDIGER

o PRESENTERPRESENTER

o CONVAINCRECONVAINCRE

OUTILSOUTILS

o Méthode et outil d’estimation (charge, coût, délai)Méthode et outil d’estimation (charge, coût, délai)

o Méthode et outil de planificationMéthode et outil de planification

o Outils bureautiquesOutils bureautiques

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Le rapport d’étude préalable (*)Le rapport d’étude préalable (*)Présentation de l’ étude

Contexte de l’étude

Objectifs

Champ de l’étude (périmètre, …)

Présentation des orientations Conceptuelles (de gestion)

Organisationnelles

Techniques

Présentation des scénarios (= projet à venir) Phases planifiées

Investissements (charges, coûts)

Fonctionnement (charges, coûts)

Présentation des enjeux, risques et impacts

Mener une étude préalableMener une étude préalableDémarcheDémarche

(*) appelé aussi « dossier de choix »

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SORTIE DE L’ETUDE PREALABLESORTIE DE L’ETUDE PREALABLE

Présentation Présentation des scénariosdes scénarios

Mener une étude préalableMener une étude préalableDémarcheDémarche

Dossier Dossier de choixde choix

DECISIONDECISION

LancementLancement

du projetdu projet

Abandon ouAbandon ou

ajournementajournement

ÉtudeÉtude

complémentairecomplémentaire

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PLANPLANo Définition et enjeux o Démarche

o Place de l’étude préalableo Déroulement de l’étude préalableo Dossier de choixo Sortie de l’étude préalable

o Outilso Liste des outils utilisableso Tableau des objectifs, contraintes, problèmeso Sous-ensemble représentatif

o Évaluation de l’étude préalableo Conclusion

Mener une étude préalableMener une étude préalable

oOutilsOutils

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LES OUTILS UTILISABLESLES OUTILS UTILISABLES

o Diagramme de contexte champ d’étude, périmètres

o Schéma d’environnement flux entre acteurso Tableau des objectifs, contraintes, problèmesTableau des objectifs, contraintes, problèmeso Enchaînement de processuso Sous-ensemble représentatif (S.E.R.)Sous-ensemble représentatif (S.E.R.) o Modèles de données (MCD, MLD, DOG, modèle

UML)o Modèles de traitement (MCT, MOT, diagramme

H/M)o Diagramme fonctionnel général (DFG)o . . .

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutilsOutils

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TABLEAUTABLEAU

« OBJECTIFS,« OBJECTIFS,

CONTRAINTES,CONTRAINTES,

PROBLEMES »PROBLEMES »

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutilsOutils

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ObjectifsObjectifs

o Synthétiser les raisons, les motifs de la demandeo Cerner avec rigueur et précision les

préoccupations des principaux acteurs impliqués dans le projet

o Contrôler tout au long du processus de développement la capacité de la solution à répondre aux attentes

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutils : tableau objectifs, contraintes, problèmesOutils : tableau objectifs, contraintes, problèmes

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FormalismeFormalisme

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutils : tableau objectifs, contraintes, problèmesOutils : tableau objectifs, contraintes, problèmes

Préoccupations

Niveaux

Objectifs à satisfaire

Contraintes à prendre en compte

Problèmes actuels à résoudre

Conceptuel

GESTION

QUOI ?

… … …

… … …

… … …

Organisationnel ou logique

ORGANISATION

QUI ? QUAND ? OU ? COMMENT ?

… … …

… … …

… … …

Physique

TECHNOLOGIE

AVEC QUOI ?

… … …

… … …

… … …

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Mode d’emploiMode d’emploio Reprendre toutes les idées expriméeso Classer les idées en 3 catégories3 catégories :

o Objectifs à satisfaireObjectifs à satisfaire = ce qui doit être atteint par la future solution

o Contraintes à prendre en compteContraintes à prendre en compte = ce qui doit être préservé par la future solution

o Problèmes actuels à résoudreProblèmes actuels à résoudre = ce qui ne doit plus exister dans la future solution

o Classer les idées en 3 niveaux3 niveaux :o ConceptuelConceptuel = QUOI ?o OrganisationnelOrganisationnel = QUI ? QUAND ? OU ? COMMENT ?o PhysiquePhysique = AVEC QUOI ?

o Présenter sous la forme d’un tableauo Faire valider

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutils : tableau objectifs, contraintes, problèmesOutils : tableau objectifs, contraintes, problèmes

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ConseilsConseils

o Formuler les idées avec précision et rigueuro S’en tenir à la réalité

o Sans déborder du champ d’étudeo Sans vouloir remplir toutes les caseso Sans perdre trop de tempso Sans vouloir placer une idée dans une et une seule case

o Initialiser le tableau le plus tôt possibleo Enrichir le tableau au fur et à mesure de

l’avancement de l’étudeo S’y référer fréquemment

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutils : tableau objectifs, contraintes, problèmesOutils : tableau objectifs, contraintes, problèmes

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SOUS-ENSEMBLESOUS-ENSEMBLE

REPRESENTATIFREPRESENTATIF

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutilsOutils

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ObjectifsObjectifs

o Limiter l’étude à un sous-ensemble des procédures (variantes de processus)

o Limiter l’investissement (charge, délai)o Disposer de résultats significatifs et pertinentso S’appuyer sur le plus important

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.)Outils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.)

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Mode de déterminationMode de déterminationo Rechercher les critères permettant de différencier

les événements à l’entrée des processuso Rechercher les règles de gestion importantes

susceptibles d’amener à effectuer des activités différentes

o Décliner ces critères et ces règles et recenser les variantes obtenues

o Qualifier ces variantes selon leur représentativité tant quantitative que qualitative

o Constituer le S.E.R. en choisissant une variante par processus principal

o Faire valider

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.)Outils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.)

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ConseilsConseils

o Faire abstraction de toutes notions physiques ou organisationnelles (ce ne sont pas des critères de variance)

o Veiller à parcourir tout le processus, des événements d’entrée aux résultats de sortie

o Veiller à ce que tous les résultats principaux soient produits

o Une variante en relation avec les objectifs fondamentaux de l’étude doit faire partie du S.E.R.

o Pour chaque processus, ne retenir que 0 à 2 variantes au maximum en justifiant le choix

Mener une étude préalableMener une étude préalableOutils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.)Outils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.)

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PLANPLANo Définition et enjeux o Démarche

o Place de l’étude préalableo Déroulement de l’étude préalableo Dossier de choixo Sortie de l’étude préalable

o Outilso Liste des outils utilisableso Tableau des objectifs, contraintes, problèmeso Sous-ensemble représentatif

o Évaluation de l’étude préalableo Conclusion

Mener une étude préalableMener une étude préalable

oÉvaluation de l’étude préalableÉvaluation de l’étude préalable

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Charges et délaisCharges et délaiso Une semaine au minimum par phase

=> délai minimum = 1 mois

o Une seule personne au minimum=> charge minimum = 20 j/h

o Évaluation d’après le nombre d’entretiens à mener en phase de recueil (1 entretien = 1 à 3 j/h)=> phase de recueil = nb entretiens * charge unitaire

o Étude préalable = 3 fois la charge de la phase de recueil

o Etude préalable = 5 à 10 % du total du projet lancé

Mener une étude préalableMener une étude préalableÉvaluation de l’étude préalableÉvaluation de l’étude préalable

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Qui ?Qui ?

Mener une étude préalableMener une étude préalableÉvaluation de l’étude préalableÉvaluation de l’étude préalable

CHEF DE PROJETMAÎTRE

D’OUVRAGE

ANALYSTE CONCEPTEUR

UTILISATEURS

EXPERTS

ANALYSTE CONCEPTEUR

ANALYSTE CONCEPTEUR

UTILISATEURS

UTILISATEURS

entretiensentretiens

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PLANPLANo Définition et enjeux o Démarche

o Place de l’étude préalableo Déroulement de l’étude préalableo Dossier de choixo Sortie de l’étude préalable

o Outilso Liste des outils utilisableso Tableau des objectifs, contraintes, problèmeso Sous-ensemble représentatif

o Évaluation de l’étude préalableo Conclusion

Mener une étude préalableMener une étude préalable

oConclusionConclusion

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CONCLUSIONCONCLUSION

o Une étude préalable est un Une étude préalable est un projet distinctprojet distinct qui doit être conduitqui doit être conduit

o Aller à l’essentiel : Aller à l’essentiel : le temps est limitéle temps est limité ! !

o Ne pas hésiter à faire approuver Ne pas hésiter à faire approuver certaines orientations en cours d’étudecertaines orientations en cours d’étude

o Solliciter la maîtrise d’ouvrage sur les aspects Solliciter la maîtrise d’ouvrage sur les aspects « enjeux, risques et impacts » « enjeux, risques et impacts » des solutions élaboréesdes solutions élaborées

Mener une étude préalableMener une étude préalable