Manuel.

Il ne s’agit pas d’un manuel exhaustif, en particulier si vous n’êtes pas familiarisé avec l’utilisation de

Windows ou d’Access vous devrez vous référer aux aides fournies par les fabricants.

Les conseils spécifiques à l’installation sont donnés dans le fichier « Installation ».

Le site www.lecythiopedia.org peut proposer des conseils supplémentaires. Le groupe Facebook

https://www.facebook.com/groups/Perfumebottle/ permet aux utilisateurs d’échanger questions et

réponses sur l’usage du projet ainsi que sur les compléments de données ou de fonctionnalités

créées par la communauté.

1. Contenu

Vous avez à votre disposition les éléments suivants :

Un dossier « Informations » qui contient les conditions d’utilisation, la licence, les conseils

d’installation et le présent manuel.

Un dossier «photos » qui contient les photos des flacons.

Un fichier Excel « encycloparfum.xlsx » contenant l’ensemble des descriptifs.

Un fichier .csv analogue au fichier Excel dans un format lisible par plus d’applicatifs.

Une base de données « lecythiopedia.accdb », l’usage de cette base nécessite Microsoft Access.

2. Usage basique

Vous pouvez utiliser les fonctions de base de Windows pour consulter les photos.

Ouvrez le dossier « photos » vous pouvez par exemple choisir la taille des icônes et affiner votre

recherche en tapant le code associé à la marque.

Il vous est ensuite possible de faire un double-clic sur l’image de votre choix pour la visualiser en

grande taille.

Vous pouvez ouvrir avec Excel ou avec un programme compatible le fichier encycloparfum.xlsx vous y

trouverez toutes les informations sur chaque miniature.

Mais vous préférerez sans doute utiliser les fonctions offertes par la base de données.

3. Base de données – fonctionnalités standard.

La base de données créée avec Microsoft Access vous permet de manipuler de manière

extrêmement puissante l’ensemble des données du projet. Vous allez ainsi pouvoir accéder à une

sélection de parfum précise, gérer votre collection, gérer vos doubles, proposer ou recevoir des

offres d’échanges (ou d'achat-vente).

Si vous avez à l’ouverture un message « un contenu actif a été désactivé » sachez que ce message est

normal, la base contient en effet des macros.µ

Pour qu’elles puissent fonctionner vous devez cliquer sur le bouton « Activer le contenu ». Dans le

cas contraire la plupart des fonctionnalités seront inactives.

Si lors de votre utilisation vous passez par erreur en mode avancé, vous pouvez à tout moment

retrouver le menu général en faisant un double clic dans la colonne de gauche sur « menu général »

dans la catégorie « formulaires ».

Faisons le tour des fonctionnalités basiques accessibles via le menu général.

3.1. Consulter

Vous pouvez accéder aux informations par marque (Ex : Shalimar, Dioressence …) ou par parfumeur

(Ex : Guerlain, Dior …).

Cliquez sur le bouton correspondant à votre souhait.

Une petite fenêtre interactive apparait alors :

Tapez la recherche que vous voulez effectuer puis OK.

Dans cet exemple nous avons tapé « Guer »

Notez que si vous ne saisissez rien et cliquez directement OK, vous accéderez à la totalité des

enregistrements disponibles.

Vous voici maintenant sur le formulaire de visualisation.

En bas à gauche vous pouvez voir que votre recherche (« Guerl » dans cet exemple) vous renvoie 507

fiches et que vous êtes actuellement positionné sur la première d’entre elles.

Les boutons vous permettent de vous

déplacer d’un enregistrement au suivant.

Le bouton vous permet d’affiner votre recherche à l’intérieur de la sélection que vous avez

effectuée par parfumeur. Cette fonction vous sera sans doute également très utile pour gérer votre

collection.

La première chose à bien comprendre est que cette recherche est toujours associée à la zone active

sur laquelle se trouve votre curseur.

Par défaut le curseur est placé sur la référence, la zone correspondante est marquée avec un fond

noir .

Si vous voulez faire une recherche par référence, c’est parfait. Cliquez sur le bouton « rechercher ».

La fenêtre suivante s’affiche :

Tapez la référence de votre choix par exemple GUER0003 puis cliquez sur « suivant ». La fiche

correspondante est maintenant visible et vous pouvez voir que sa référence correspond bien à votre

demande.

Supposons maintenant que vous vouliez rechercher uniquement les fiches qui contiennent dans leur

description le mot « coffret ».

Il faut d’abord placer le curseur dans la zone de description puis cliquer sur rechercher.

Vous voulez faire votre recherche « coffret » dans le champ actuel (celui où vous avez mis le curseur),

chercher « n’importe où dans le champ » (vous ne trouveriez pas de fiches dont le champ contient

uniquement le mot coffret). Peu vous importe que le mot contienne, ou non, une majuscule il ne faut

donc pas cocher « respecter la casse ».

Tapez maintenant sur « suivant » plusieurs fois de suite, à chaque clic vous visualisez la fiche suivante

conforme à votre recherche.

La consultation par marque fonctionne exactement de la même manière.

En mode avancé vous pouvez bien sûr faire des sélections précises et complètement personnalisées.

3.2. Gérer ma collection et mes doubles

Dans le menu choisissez le bouton correspondant à cette fonction. Par défaut vous allez gérer votre

collection « par marque ». Notez que vous pouvez également utiliser directement un formulaire

associé à l’ensemble de la base (par exemple si vous connaissez déjà les n°s de référence de vos

miniatures)

Imaginons que vous vouliez mettre à jour votre collection pour la marque « Shalimar ».

Cliquez OK, vous accédez à un écran détaillé de la fiche assez semblable à l’écran de consultation

mais vous avez en bas à droite toute une zone qui va vous permettre de gérer votre collection et vos

doubles.

Vous pouvez maintenant naviguer dans toutes les références Shalimar avec les boutons Précédent et

Suivant. En l’espèce il y aura 63 fiches à passer en revue. Lorsque vous rencontrer une miniature que

vous possédez vous allez pouvoir la mettre à jour.

Vous pouvez également pour retrouver plus facilement une pièce utiliser la fonction rechercher (voir

ci-dessus). A cet effet vous pouvez par exemple utiliser le champ « Volume ».

Si vous avez entre les mains une miniature Shalimar de 15 ml. Placer votre curseur sur le champ

« Volume », faites « rechercher » (vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Ctrl F), tapez 15 ml

puis suivant (plusieurs fois si nécessaire).

Il ne vous reste plus qu’à saisir (ou mettre à jour) vos informations personnelles sur cette fiche.

La première colonne correspond aux informations de votre collection, la seconde aux informations

destinées à l’échange. Seules ces dernières seront transmises à vos correspondants.

Plusieurs états sont proposés de base :

3.3. Imprimer ma collection

En cliquant sur le bouton correspondant du menu vous accédez au listing de votre collection. Avec un

peu d’habitude du programme vous pourrez modifier aisément ce listing si vous le voulez. Une aide

de Microsoft est disponible ici.

Pour imprimer sur papier faites un clic droit puis « Aperçu avant impression » puis « imprimer.

Toutes les options d’impression sont détaillées ici.

Vous pouvez aussi imprimer dans un fichier Pdf

Vous pouvez également exporter le fichier dans le format de votre choix (voir fonctionnalités

avancées).

3.4. Imprimer mes doubles

Le processus est le même qu’au paragraphe précédent.

Vous pouvez envoyer ce document (papier ou numérique) à vos correspondants pour leurs proposer

vos doubles. La solution ci-après vous permet de le faire de manière encore plus efficace.

3.5. Visualiser le mur d’image de ma collection

Cette fonctionnalité vous permet de voir en un clin d’œil toutes les miniatures de votre collection.

En cliquant sur le bouton correspondant du menu vous accédez à un écran du type :

Vous pouvez passer d’une page à l’autre en utilisant les touches de navigation en bas à gauche :

Il vous est également possible d’imprimer cet état en faisant un clic droit puis « imprimer » ou

directement par le raccourci « Ctrl P ».

Le clic droit vous permet également de l’envoyer par email, de l’exporter dans le format de votre

choix …

Attention : suivant la puissance de votre ordinateur et le nombre de fiches dans votre collection,

cette fonctionnalité peut être lente.

Attention : dans un souci d’économie de l’encre il est déconseillé d’imprimer trop fréquemment cet

état sur papier. Vous pouvez en revanche « l’imprimer » à volonté dans un fichier pour l’envoyer à

vos correspondants, le publier sur vos réseaux sociaux … (De nombreux outils existent pour ce faire

comme Onenote, microsoft print to pdf, pdf creator …).

3.6. Visualiser le mur d’image de mes doubles

Cette option fonctionne exactement comme la précédente mais avec votre liste de doubles.

3.7. Créer un fichier de doubles à proposer

3.7.1 Créer la table sous Access

Vous allez pouvoir ici générer automatiquement un fichier de vos doubles qui sera compatible avec la

base de vos correspondants. Au lieu de lire un simple listing ils pourront visualiser directement vos

offres à l’intérieur de leur propre base et préparer une commande éventuelle.

La première étape va consister à créer une table dans votre base, la seconde à l’enregistrer pour

pouvoir l’exporter.

Cliquez sur le bouton correspondant du menu général.

Cliquez sur OUI.

Cliquez sur OUI

Tapez vos noms et prénoms (ou bien un pseudo si vous préférez).

Cliquez sur OUI

3.7.2 Créer le fichier à envoyer à vos correspondants

Tapez sur la touche F11 de votre clavier.

Faites un double-clic sur la table « Proposer mes doubles »

Regardez maintenant en haut à gauche du menu. Cliquez sur « Données externes » puis sur le carré

vert Excel.

Sur l’écran qui s’ouvre :

Choisissez le dossier et le nom sous lequel vous voulez enregistrer votre nouveau fichier. Par défaut

le programme propose le nom « Proposer mes doubles.xlsx » dans le répertoire actif. Vous pourrez,

bien sûr, également choisir de renommer et déplacer le fichier ultérieurement sous Windows.

Ne changez pas le format de fichier .xlsx.

Cochez l’option « exporter les données avec la mise en forme et la mise en page »

Facultatif : vous pouvez cocher également « Ouvrir le fichier de destination » qui ouvrira votre fichier

sous Excel. (Voir aussi paragraphe suivant).

Cliquez sur OK.

3.7.3 Vérifier

Vous pouvez vérifier que le fichier est maintenant disponible dans votre dossier windows.

Si vous l’ouvrez il ressemblera à cela :

Ce fichier peut dorénavant être envoyé par mail, joint à une annonce sur Facebook, intégré sur une

page personnelle … etc.

Le paragraphe 3.8 suivant indique comment votre correspondant pourra l’utiliser pour vous acheter

ou vous échanger ces doubles. (Ou comment vous-même pouvez utiliser un fichier qui vous a été

envoyé).

3.8. Visualiser les propositions qui me sont faites et envoyer une demande

Vous avez reçu d’un de vos correspondant, Jacques Martin, un fichier (créé avec le présent projet)

contenant ses propositions.

Vous pouvez bien sûr aller chercher les photos une par une, même sans utiliser la base en utilisant la

recherche Windows pour visualiser les photos grâce à leur référence mais il y a bien plus efficace.

Dans les fichiers que vous avez téléchargés un fichier test a été inséré si besoin.

3.8.1 (Facultatif) Vider la table transactions.

Attention : Les offres de tous vos contacts seront rassemblées dans la même table « Transactions »,

vous pouvez les filtrer quand vous faites la consultation ou bien si vous préférez vider la table

transaction avant d’importer une nouvelle proposition (c’est sans doute préférable si vous débutez).

Pour cela, dans le menu général, cliquez sur le bouton correspondant.

Cliquez sur OUI puis OUI.

La table transactions est maintenant vide, vous pouvez y importer une nouvelle offre.

3.8.2 Importer les offres d’un correspondant

Pour importer le fichier de votre correspondant dans votre base, dans la barre de menu cliquez sur

Données externes puis Nouvelle Source de données, A partir d’un fichier, Excel.

Vous allez devoir indiquer la source et la destination des données.

« Parcourir » : Naviguez sur votre ordinateur pour trouver le dossier où se trouve le fichier de

doubles qui vous a été transmis (dans cet exemple il s’agit du fichier téléchargé avec la base et

disponible dans c:\lécythipédia\Données son nom est TEST-doubles.xlsx

Vous devez inclure ces données dans la table « Transaction » choisissez donc le second choix de

l’écran et sélectionnez la table « transactions ».

Cliquez sur OK puis TERMINER puis FERMER.

3.8.3 Visualiser

Dans le menu général cliquez maintenant sur le bouton « consulter une offre ».

Vous accédez à un formulaire analogue à ceux déjà vu mais qui comporte une zone contenant le

détail des informations de votre correspondant (son prix de vente, la quantité disponible …).

Vous pouvez en bas à gauche voir combien de références contient l’offre de votre correspondant et

naviguer dans ces offres comme à l’habitude. Vous pouvez vérifier aisément si vous possédez déjà ou

non chaque miniature et à quel prix par rapport à la cote votre correspondant vous la propose.

Quand l’une des miniatures vous intéresse vous pouvez saisir la quantité que vous souhaiteriez dans

la zone « J’en achète ».

3.8.3 Lancer une transaction

Quand vous avez terminé, rendez-vous sur le menu général et cliquez sur « Passer une commande ».

Tapez sur la touche « Entrée » (Si vous avez choisi de conserver plusieurs vendeurs dans la table

transaction vous pouvez filtrer ici via quelques lettres de leur nom ou pseudo).

Vous obtenez le récapitulatif de vos desiderata que vous pouvez transmettre à votre correspondant

soit après impression soit sous forme d’un fichier. Rien ne vous empêche bien sûr de négocier les

prix .

4. Base de données – fonctionnalités avancées. Au-delà des fonctions déjà développées, sachez qu’Access vous permet de faire ce que vous voulez

dès lors que vous êtes familiarisé avec le logiciel.

Il n’est pas dans la vocation du présent manuel de remplacer le mode d’emploi d’Access mais nous

vous proposons ci-après quelques exemples.

Utilisez la touche F11 de votre clavier pour passer en mode avancé et voir la totalité des éléments qui

composent votre base. Les tables, requêtes, états … apparaissent dans la colonne de gauche.

Requête sélection :

Vous pourrez créer de toutes pièces une nouvelle requête puis y associer des formulaires ou états ou

modifier une requête existante.

Nous allons ici utiliser la requête « recherche générale » qui est associée à la table « encycloparfum »

dont elle contient tous les champs.

Imaginons que vous souhaitiez uniquement les pièces les plus rares d’une cote supérieure à 100 € ET

italiennes.

Faites un clic droit sur la requête « recherche générale », passez en mode « création ».

Dans la ligne « critère » du champ Pays tapez « Italy »

Avec la barre de défilement horizontale cherchez la colonne « cotation » dans la ligne critère de cette

colonne tapez « >100 ».

Fermez cet écran et confirmez que vous voulez enregistrer vos modifications.

Vous pouvez faire un double clic pour ouvrir la requête « Recherche générale » vous voyez que cette

requête affiche 24 lignes de miniatures italiennes de plus de 100 €.

Déjà préexistant dans la base un formulaire de visualisation est associé à cette requête.

Faites un double clic sur « frm_recherche générale » vous allez pouvoir voir les miniatures sous

forme de fiches avec leur photos et passer de l’une à l’autre comme d’habitude.

Second exemple :

Imaginons que vous souhaitiez filtrer uniquement les coffrets de Guerlain et Dior qui étaient

répertoriés dans le livre 10000 miniatures.

N’oubliez pas d’effacer les saisies précédentes.

Dans la requête « recherche générale » en mode création procédez aux saisies suivantes :

Fermez, validez. Vous pouvez vérifier les résultats comme précédemment.

Vous pouvez naturellement associer ces requêtes à des états que vous pourrez imprimer, des

exportations … etc.

Ajouter des fiches :

Vous possédez peut-être des miniatures que vous voulez ajouter à la base. Il existe de nombreuses

manières de procéder

- directement dans la table encycloparfum

- via un formulaire que vous construirez adapté à vos besoins

- en important un fichier existant

- en ajoutant des fiches dans un format éventuellement différent dans de nouvelles tables.

Par exemple : Une esquisse est prête que vous pouvez utiliser soit directement via la « requête saisie

simplifiée » ou via le « formulaire saisie simplifiée » qui lui est associé.

Cliquez en bas d’écran sur l’icône de nouvel enregistrement. Puis saisissez vos informations dans les

zones adéquates.

ou

Très important : veuillez à bien saisir correctement le nom de dossier (le chemin ou vous avez mis

votre photo), le nom fichier.

Si votre référence est ZZZZ9999 votre photo doit se nommer ZZZZ9999.jpg et être placée dans le

dossier tel que vous le renseignez dans la base. (Il est possible mais il n’est pas obligatoire que ce soit

le même dossier que « photos »).

Exporter des états :

Vous pouvez exporter les états dans le format de votre choix, par exemple Word, Excel, Pdf.

Pour cela choisissez l’état que vous voulez exporter puis faites un clic droit pour accéder aux options.

C’est également un accès à l’impression directe (sans passer par l’étape de l’aperçu).

Avoir toutes les offres de tous vos correspondants dans un même fichier.

Dans la barre de menu cliquez sur « Données externes » puis sur l’icône « Nouvelle source de

données », « A partir d’un fichier et enfin « Excel ».

Choisissez le fichier « doubles-de-jacques-martin » qui vous a été envoyé.

Choisissez la seconde option et la table Transactions. Cette table et les états associés vous donneront

en un seul endroit l’ensemble des offres de vos correspondants.

Ce ne sont que quelques exemples, les possibilités d’ajout de fonctionnalités et de personnalisation

sont infinies. N’oubliez pas que ce projet est offert sous licence Creative Commons. Si vous ajoutez

des fonctionnalités qui vous semble pertinentes pour la communauté, n’hésitez pas à les partager

(obligatoirement sous la même licence, tout usage commercial des données reste interdit).