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Délégation Aquitaine Limousin

- SFC -

Réunions des :05/01/2006 à Bordeaux06/01/2006 à Pau13/01/2006 à Limoges

Présentation

TEST DUSERVICE FACTURIER

EN DELEGATION

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- SFC - Les objectifsSimplifier suppression de la double saisie des

factures (Xlab-GCF) amélioration du contrôle interne grâce à

l’examen conjoint des écarts commandes / factures

mise au point des contrats de service entre le laboratoire et la DR

Répondre aux exigences de qualité les dimensions opérationnelles de l’achat

sont traitées en labo les dimensions juridiques et comptables sont

traitées au SFC exhaustivité du contrôle du « service fait »

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- SFC - Le contexteUn environnement réglementaire rénové nouvelle comptabilité budgétaire loi de sécurité financière LOLF protocole de modernisation

BFC une opportunité : organisation et exécution recettes et dépensesLe service facturier au SFC : un des éléments de la réforme de la fonction financière et comptable CMOD remplacement du mandatement papier par une

validation informatique réforme sur le traitement des missions la monétique

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Délégation Aquitaine Limousin

- SFC - La démarche

Aide à la déclinaison de la conception détaillée dans BFC de l’organisation de la chaîne de la dépense

Résultat des expérimentations dansdeux DR

Test à grande échelle avant généralisation

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- SFC -

Les modalités de mise en oeuvre

Le périmètre équipement et fonctionnement courant pas les vacations pas les missions

Les principes réception et saisie des factures en GCF saisie détaillée au labo de la commande information par le labo de la livraison

(diaporama formation 17/01/2006) rapprochement commande, service fait,

facture par le SFC

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- SFC - Plan du circuitFournisseur

Unité

Module livraison

Engagement

Commande

1

2

Délégation SFC

OKNONVérification livraison

effectuée

3

1bis

4

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Délégation Aquitaine Limousin

- SFC -

Phase de démarrage au SFC

Analyse des écarts entre les commandes et factures

Identification des besoins de formation

Identifier les problèmes non recensés

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Délégation Aquitaine Limousin

- SFC -

Information du fournisseur

Lettre type en cours d’élaboration à envoyer à l’appui de la première commande (soit le 18 janvier 2006) c-à-d arrêt de l’utilisation du module facture d’Xlab à cette même date.

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Délégation Aquitaine Limousin

- SFC -

Le rôle des gestionnaires labo

La maîtrise des aspects essentiels de l’achat scientifique reste dans le laboratoire. l’identification du besoin l’engagement la maîtrise des crédits le relationnel avec le fournisseur sur les

aspects techniques

Réunion formation de l’équipe service facturier (SFC/Labo) le 17 janvier 2006

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Délégation Aquitaine Limousin

- SFC -

Le rôle des gestionnaires SFC

Saisir l’intégralité de la facture

Développer un nouveau thème de partenariat

Pouvoir garantir de meilleurs délais

Réunion formation de l’équipe service facturier (SFC/Labo) le 17 janvier 2006

Organisation du courrier en DR

Retour information labo

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Délégation Aquitaine Limousin

- SFC -

Le cadre contractuel du dispositif

LE CONTRAT DE SERVICE signé entre le délégué régional, le directeur du laboratoire et le SFC

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- SFC - Le calendrier

28/11/2005 Validation du choix des 3 laboratoires

05/12/2005 Réunion d’information sur le dispositif

17/01/2006 Formation de l’équipe service facturier en DR (3 SFC + 3 Labos)

18/01/2006 Démarrage du test

30/01/2006 27/02/2006 13/03/2006 27/03/2006

Réunions d’échange d’informations au sein de l’équipe.Analyse en vue des restitution

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- SFC - Les restitutions

Le délai global de paiement avant le test

Le délai de traitement dans le cadre du test

Nombre de factures rejetées auprès des fournisseurs

Nombre de demandes d’informations ou de pièces complémentaires adressées au labo

Rédaction d’un guide des bonnes pratiques (échange par e.mail préféré)

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- SFC -

FIN