Post on 03-Apr-2015
STRUCTURE DE DÉCOUPAGE DE PROJET: SDP OU WBS
CONCEPTION DES ALTERNATIVES, LA STRUCTURE DE DÉCOUPAGE DE PROJET
Décomposition progressive et exhaustive de l'ensemble d'un projet en éléments définis et de plus en plus détaillés
Ces éléments incluent les produits ou services à livrer et les moyens et fonctions nécessaires pour assurer une réalisation efficace du projet, jusqu'aux activités nécessaires pour réaliser ces produits, fonctions et moyens
Le dernier niveau de décomposition est généralement celui des lots de travail (work / packages)
SDP OU WBS: LES UNITÉS
Activité: élément de travail effectué au cours d'un projet;
Une activité est normalement affectée d'une estimation d'une durée, d'un coût et de besoins en ressources et moyens
Moyen: moyen ou logiciel nécessaire à l'exécution d'une ou plusieurs activités.
Ex. : machine ; logiciel ...
Note: un "moyen" n'est pas un constituant du produit
SDP: QUELQUES UNITÉS DE PLUS Fonction: terme générique englobant une ou
plusieurs activités de même nature. Il peut être utile de distinguer deux types de fonctions:
–Fonction support: fonction qui n'est pas requise pour la réalisation des produits mais est nécessaire pour assurer une conduite efficace du projet.
Ex.: gestion du projet, comptabilité...
–Fonction standard: fonction requise pour la réalisation de une ou plusieurs composantes du projet et dont on souhaite connaître les coûts spécifiques.
Ex.: ingénierie, assemblage, tests...
SDP: QUELQUES UNITÉS DE PLUS
Lot de travail: ensemble cohérent d'activités conduisant à la réalisation d'un livrable (produit ou service)
Note: le "lot de travail" représente généralement le niveau de décomposition suffisamment détaillé pour assurer au chef de projet un contrôle efficace
Lot contractuel: regroupement de lots de travail confiés à un même fournisseur
SDP: VUES DU PROJET
On retrouve en pratique deux méthodes principales pour amorcer la décomposition d'un
projet :– selon les produits / services à livrer et
les grandes fonctions-support requises– selon les activités à réaliser
Ces méthodes ne sont pas d'égale valeur; la première est nettement supérieure à la seconde même s’il s'avère parfois judicieux de distinguer les grandes phases du projet
SDP D’UN PROJET D’ÉTUDE
SDP – ACTIVITÉS D’UN PROJET D’ÉTUDE
AVANTAGES D’UNE DÉCOMPOSITION PAR PRODUIT
Découpage selon la perspective du client
Facilite la gestion de l'envergure et des changements
Facilite la gestion des délais et des coûts
Facilite l'intégration des sous-produits
Accroît la motivation par la délégation
EXEMPLE: PROJET DE CONSTRUCTION
EXEMPLE: PROJET DE CONSTRUCTION
EXEMPLE: UN COLLOQUE
UTILITÉ GÉNÉRALE Favoriser une gestion cohérente et efficace
du projet en vue d'en assurer le succès en termes de performance, de coûts et de délais
Fournir un référentiel commun pour toutes les données et pour tous les intervenants
Fournir une structure pour l'estimation et le cumul des coûts
Favoriser la création de références historiques structurées pour les projets futurs
COMME OUTIL DE STRUCTURATION
Permet d'identifier progressivement et sans ambiguïté l'ensemble des travaux à effectuer
Aide à ne rien oublier
Permet d'identifier les interfaces entre les éléments
Permet d'identifier clairement les responsabilités d'exécution
Permet d'établir un système de codification commun à tous les intervenants
COMME OUTIL DE COMMUNICATION
Permet de fournir à chacun un portrait global et visuel du projet
Assure une compréhension meilleure et uniforme du projet
Fournit une structure commune pour les échanges d'information
Permet de structurer l'information elle même
COMME OUTIL DE GESTION Facilite la coordination du projet
Sert de structure de référence pour toutes les activités de gestion :
– estimation– maîtrise des délais et des coûts– système d'information– gestion de la configuration– gestion des risques– ..
Permet de structurer le système de documentation
LE PROCESSUS D’ÉLABORATION DE LA SDP
Il s'agit de décomposer les principaux éléments du projet en sous-éléments de plus en plus fins jusqu'au niveau où le projet puisse être géré de façon efficace (niveau des lots de travail)
Plusieurs structures différentes sont possibles et acceptables pour un mêmeprojet
LE PROCESSUS GÉNÉRAL
1 – IDENTIFIER LES PRINCIPAUX ÉLÉMENTS Le premier niveau de la SDP est
généralement constitué :• des produits / services à livrer• de fonctions support communes à l'ensemble
des biens livrables ex. : la gestion du projet
On peut aussi retrouver à ce niveau d'autres critères de découpage:
•les phases du cycle de vie: avant-projet, études,
construction•le site dans un projet multi-sites–….
2 – NIVEAU DE DÉTAIL SUFFISANT ?
Il s'agit de déterminer si l'élément ou sous élément est suffisamment précis à ce niveau de détail pour en permettre une gestion efficace:
– peut-on en estimer la durée et le coût de façon adéquate?
– pourra-t-on le suivre et le contrôler de façon adéquate?
NOTE: le sens du terme "adéquat" peut varier en cours de projet; il peut, par exemple, être impossible à un moment donné d'estimer un
élément qui ne sera réalisé que beaucoup plus tard.
3 – DÉCOUPER UN NIVEAU ADDITIONNEL L'élément du niveau supérieur (livrable…) est
découpé en sous-éléments. Par exemple:– si l'élément du niveau supérieur est un produit
ou une composante du produit, il peut être découpé en composantes, souscomposantes..., ou, si suffisamment détaillé, en activités nécessaires pour le réaliser
– si l'élément du niveau supérieur est une phase du cycle de vie, elle peut être découpée en livrables
Il importe de définir les sous-éléments en termes de résultats tangibles et vérifiables pour faciliter le suivi
4 – VÉRIFIER LE DÉCOUPAGE Une fois complétée la SDP doit être vérifiée quant
aux critères suivants et complétée ou corrigée au besoin:
– les éléments du niveau inférieur forment-ils un ensemble nécessaire et suffisant pour reconstituer correctement l'élément décomposé? (à répéter pour chacun des éléments)
– les éléments inférieurs peuvent-ils être clairement définis en termes de durée, de coût? Sont-ils suffisamment simples pour permettre un suivi adéquat?
– les éléments inférieurs peuvent-ils être clairement assignés à UNE entité interne ou externe?
5 – DÉFINIR LA CODIFICATION La codification s'effectue palier par palier, de façon
descendante
La codification doit être uniforme pour tous les Intervenants
La codification doit être la même pour tous les systèmes de l'organisation (ingénierie, fabrication, contrôle, comptabilité, ...)
Chaque nouveau palier de découpage ajoute une position au code
Un même élément (fonction standard, activité, ...) qui se retrouve dans plusieurs branches de l'arborescence devrait avoir un code similaire dans chacune des branches afin d'en faciliter l'estimation et le suivi des coûts
DIFFICULTÉS ET DANGERS Tendance à structurer en fonction des ressources
et non des produits
Ne pas tout inclure; oublier certains éléments en particulier les éléments « soft » dont les activités de gestion
Intégration de la structure SDP à la structure comptable de l'entreprise
Niveau de détail: trop ou trop peu
Codifications multiples
PRINCIPES ET RÈGLES D’ÉLABORATION
Exhaustivité: doit tout inclure
Autosuffisance: minimise la coordination
Unicité:
–chaque dépense ne peut être imputée qu'à 1 seul lot
–responsabilité de tout lot: 1 seul mandataire bien identifié
–1 seul système de codification pour tout et pour tous
Standardisation: souvent indispensable!
PRINCIPES ET RÈGLES D’ÉLABORATION Exhaustivité :– Toute activité ou dépense reliée au projet
doitêtre rattachée à un lot de travail y inclus les
activités de gestion et de support administratif
Autosuffisance :– Il est souhaitable que les lots de travail soient le
plus possible indépendants les uns des autres afin de minimiser les besoins de coordination inter-lots
Vision systémique :– Il est préférable de procéder de haut en bas (top-
down), soit à partir des livrables
PRINCIPES ET RÈGLES D’ÉLABORATION
Unicité :– Une même activité ou dépense ne peut être
rattachée qu'à 1 seul lot de travail– Si une activité ou dépense est commune à
plusieurs lots, il est préférable d'en faire un lot en soi
– La responsabilité d'un lot de travail doit être confiée à 1 seul mandataire, par contrat ou mandat
– Un même mandataire peut avoir la responsabilité de plusieurs lots de travail
SDP STANDARDISÉ: OUTIL INDISPENSABLE
Lorsqu'une organisation réalise des familles de projets plus ou moins similaires, elle peut améliorer considérablement son efficacité en développant une SDP standardisée pour chaque famille de projets
Lorsqu'un nouveau projet est approuvé, le Chef de projet peut alors amorcer sa planification à l'aide de la SDP standardisée quitte à y incorporer les ajustements requis par les particularités de son projet
FINALEMENT SON UTILITÉ ?!
La SDP est probablement l'outil de gestion de projet le plus utile car elle offre un référentiel Commun pour tous les intervenants et pour la plupart des informations de gestion; elle est utile comme:
– outil de structuration– outil de communication– outil de gestion
SDP: OUTIL INDISPENSABLE
Les principaux avantages d'investir dans l'élaboration d'une SDP standardisée sont entre autres:
– sauver du temps– éviter les erreurs, en particulier d'omission de
certains éléments– éviter des discussions inutiles entre les
parties prenantes du projet– uniformiser les pratiques dans la société– faciliter la tâche des nouveaux arrivants
LES LOTS DE TRAVAIL (WORK PACKAGES) SONT: Des regroupements d'activités conduisant à
la réalisation d'un bien livrable clairement défini
Doivent pouvoir être assignés à une seule personne ou entité interne ou externe
Doivent être de durée limitée
Doivent faire l'objet d'une « Fiche de lot »
Ne peuvent débuter avant l'autorisation du chef de projet
UN LOT DE TRAVAIL DOIT INCLURE:
Une description du bien livrable incluant les spécifications pertinentes
Un code distinctif Des dates de début et de fin Une estimation des coûts et des jours
personnes L'entité ou la personne responsable Les principales interfaces avec les autres lots Un descriptif des travaux et des moyens Les spécifications de management
LES SPÉCIFICATIONS DE MANAGEMENT Le système de contrôle des coûts et des délais :– informations à recueillir, à fournir– à quelle fréquence– sous quelle forme, avec quel logiciel ...
La gestion de la qualité :–normes ; méthodes de contrôle ...
La gestion de la documentation
La gestion de la configuration ...
EXEMPLE DE FICHE DE LOT
LA MATRICE DES RESPONSABILITÉS
La Matrice des Responsabilités (RAM) est un outil de communication qui procure une vision globale et synthétique de l'ensemble des relations entre les parties prenantes d'un projet ou d'une partie de projet
Elle définit Qui fait Quoi dans chacun des lots de travail du projet et constitue un outil privilégié de Team-building lorsqu'élaborée en équipe de projet
DÉFINITION
Une Matrice des Responsabilités typique contient 3 types d'informations:
– l'ensemble du travail à réaliser tel qu' identifié à la Structure de Découpage du Projet
– l'ensemble des intervenants impliqués dans le projet
– la nature des relations entre ces intervenants pour chaque élément de travail identifié
PROCESSUS D’ÉLABORATION: EXEMPLE
1 – LA DESCRIPTION DU TRAVAIL À RÉALISER
la Matrice des Responsabilités permet d'identifier le travail au niveau de détail souhaité:
–on peut ainsi élaborer une Matrice où chaque ligne représente un lot de travail; une telle Matrice est l'outil du Chef de projet et de son équipe centrale
–on peut également élaborer une Matrice par lot de travail où chaque ligne représente un élément du lot (activité….); de telles Matrices sont l'outil des responsables de lot
2- L'IDENTIFICATION DES INTERVENANTS IMPLIQUÉS La Matrice des Responsabilités doit inclure tous
les intervenants impliqués dans le projet:
–le Chef de projet lui-même et son entourage immédiat: son équipe, son patron...
–le Client et ses parties prenantes
–toutes les parties prenantes importantes, tant externes qu'internes
–tant les organismes que les personnes –….
3- LES RELATIONS ENTRE LES INTERVENANTS: TYPE DE RELATION
La Matrice des Responsabilités peut représenter divers types de relations entre les intervenants:
– tant horizontales que verticales– tant d'information que d'autorité– tant ponctuelles que permanentes
Ces interrelations définissent le rôle de chaque intervenant dans chacun des éléments de travail identifié; il est donc évidemment avantageux qu'au moins les principaux intervenants participent à la définition de leur rôle
3- LES RELATIONS ENTRE LES INTERVENANTS: TYPE DECODIFICATION
La nature des relations entre les intervenants est représentée par un système de codes
Il existe en général 3 types de codification:– numérique– alphabétique– symbolique
EXEMPLE DE CODIFICATION SYMBOLIQUE
RÈGLES GÉNÉRALES
Chaque ligne doit avoir au moins 1 code d'exécution
Si plusieurs codes doivent être assignés à une même case, c'est généralement que la ligne est définie de façon trop globale
Il faut alors la décomposer en ses éléments constituants, c'est-à-dire descendre un palier additionnel dans la SDP
PROCESSUS
1. Déterminer le système de codification à Utiliser
2. Inscrire aux lignes les lots de travail au niveau de décomposition désiré (lots;activités )
3. Inscrire aux colonnes les intervenants impliqués dans l'un ou l'autre des lots incluant le Chef de projet, le Client...
4. Déterminer le rôle de chaque intervenant à chaque ligne à l'aide du code approprié
REMARQUES SUR LE PROCESSUS
Chacun des codes inscrits à la Matrice représente une interface à l'exception des codes d'exécution
Un tableau complémentaire peut être joint à la Matrice afin de documenter davantage ces interfaces si besoin est
Ex.: la nature de l'information qui doit être transmise et reçue
Certaines des interfaces peuvent s'avérer critiques pour le projet en raison de leur importance, du risque qu'elles représentent, de l'intervenant impliqué... Il faut les identifier et les gérer avec grand soin
PROCESSUS D'ÉLABORATION: UN EXEMPLE