Conférence SCDA – 22 novembre 2011

Organiser un événement

à l’international

par

Hélène Mirza - Présidente de Plani-Concept Plus

Plani-Concept Plus ?

Plani-Concept Plus se spécialise dans la conception, la planification, l’organisation et la coordination de tous types d’événements corporatifs, au niveau local, national et international.

Congrès

Réunions

Voyages de reconnaissance

Expositions

Missions commerciales

Galas

Soirées thématiques

Activités de consolidation d’équipe

Programmes conjoint(e)s

Et plus encore…

Plus de résultats… Nous pouvons agir comme conseiller, participer à une étape de votre projet ou prendre en charge

la gestion complète de votre événement. Dans tous les cas, l’équipe de Plani-Concept Plus ira bien au-delà de vos attentes.

Plani-Concept Plus - Complice de vos événements !

Pourquoi l’international ?

Exotique, attrayant

Favoriser les échanges, consolider les liens

Profiter d’un congrès international

Vision internationale

Valeur ajoutée - expérience unique et enrichissante

Une image vaut mille mots

Éléments à considérer

Contenu et destination doivent être attrayants

Sondage

Congrès annuel ou nouvel événement : opportunité d’offrir “plus” à vos membres

Participants peuvent combiner avec des vacances

Répercussions sur le nombre de participants

Éléments à considérer

Budget

Les membres sont-ils prêts à payer pour aller

à l’international ?

Devise avantageuse - rapport qualité/prix

Facilités de paiements :

Augmenter les frais de “membership”

Étaler les paiements

Planification

Choix des dates

Période creuse pour vos membres

Éviter jours fériés, fêtes religieuses, carnaval

Destination

Sud, Culturelle, exotique, croisière

Durée

4 , 7 ou 10 jours

Horaire

Prévoir assez de temps libre pour profiter de la

destination

Choix de destinations

Choix de destinations

Éléments à considérer

Climat

Langue

Culture du pays / situation politique

Accessibilité des transports - vols direct

Distance - décalage horaire

Taux de change, taxes, etc.

Choix de destinations

Éléments à considérer (suite)

Voyage dans le Sud - tout inclus - très abordable

Croisière - découverte de plusieurs endroits Attention : partir une journée avant

Europe - décalage horaire

Amérique du Sud - distance

États-Unis

Une image vaut mille mots

Exemple agenda

Accueil et inscription

Cocktail de bienvenue – informel à saveur locale

Conférences le matin – après-midi libre

Excursions exclusives pour le groupe ($)

Visites culturelles ou en lien avec l’association

Gala de clôture – spectacle local et danse

Complicité

Il est important d’avoir recours à une firme spécialisée

dans l’organisation d’événements qui a des complices à

l’étranger.

DMC et autres fournisseurs locaux pour :

le décor

l’animation

l’équipement audiovisuel

les autobus : transferts aéroport, excursions, activités.

Encadrement des participants

Stress additionnel relié à l’international

Support de personnel qualifié =) très important

AVANT - PENDANT - APRÈS

Support de personnel qualifié

Sécuriser les participants dès le début

Procédure d’inscriptions : donner le maximum

d’information :

Passeports, visa, vaccins, assurances (essentiel)

bagages, etc.

Ne rien prendre pour acquis

Avant l’événement

Support de personnel qualifié

Pendant l’événement

Flexibilité et débrouillardise du personnel responsable

de l’événement - apte à gérer les imprévus.

Table d’accueil en permanence

Personnel trilingue

Support de personnel qualifié

Après l’événement

Facturation

Assurances

Conclusion

Le succès de tout événement commence par la

planification, l’organisation et la coordination de façon

minutieuse de tous les détails avant l’événement.

Mieux on planifie avant l’événement plus on est libre

pendant l’événement pour réagir aux imprévus, aux

urgences, etc.

Cette réalité est encore plus vraie quand on organise un

événement à l’international - hors de notre zone de

confort.

Il ne faut rien laisser au hasard.