Power Query: Un exemple d'utilisation concret

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVPExperte en modélisation d’affairesSite web: lecfomasque.comCell.: 514-605-7112Courriel: smarchand@lecfomasque.com

Power Query:

Un exemple concret

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP

Le CFO masqué

La seule MVP Excel au Québec

MVP Data Platform (Power BI)

Le titre de MVP (Most Valuable Professional) est décerné par Microsoft aux professionnels, dans le monde, qui se démarquent par leur capacité à utiliser, à vulgariser et à faire connaître les solutions de Microsoft

PRÉSENTATRICE

Sophie Marchand est leader du groupe d’usagers MontrealModern Excel and Power BI

PRÉSENTATRICE

LE CFO MASQUÉ

Services offerts par Le CFO masqué

Services offerts aux employeurs

Services offerts aux consultants

Services offerts aux professionnels en entreprise

Le CFO masqué concentre désormais ses efforts à former des consultants et des professionnels en entreprise et à promouvoir leurs services auprès des employeurs.

En tant que référence francophone en modélisation financière et intelligence d’affaires avec Excel et Power BI, le CFO masqué offre désormais un programme complet de formations en ligne, en classe et en entreprise et un programme complémentaire d’accréditations.

FORMATION POWER QUERY

Formation en classe

Prochaine session prévue 15 décembre 2017

Formation en ligne

Disponible sur notre site web

Formation en entreprise

Communiquez avec nous à info@lecfomasque.com

POWER QUERY – LA BASE

Add-in gratuit pour les versions d’Excel

Inclus dans les versions Excel 2016

Avec plus d’options pour les skus supérieurs

Ces options sont liées aux sources de données auxquelles il est possible de se lier

Intégré dans le menu Données/Data

ETL libre-service pour Excel

Permet de se lier à une multitude de sources de données

Permet d’effectuer des transformations sur les données

Fusionner/fractionner des colonnes, extraire des informations d’une colonne, pivoter/dépivoter des colonnes, ajouter des colonnes conditionnelles, etc.

Permet de fusionner des sources de données

Côte à côte

Une en-dessous de l’autre

ETL libre-service pour Excel

Permet de créer de nouvelles sources de données

Par exemple, créer une table de dates, créer une table de correspondance, créer des paramètres

Permet d’analyser le résultat dans Excel ou via Power BI Service

Agit comme un enregistreur de macros et répète donc la série de transformations appliquées lors d’un rafraîchissement de données

DÉMO EXEMPLE DE BASE

EXEMPLE DU CFO MASQUÉ

Gestion des certificats elearning : Particularités

Exemple d’automatisation d’une tâche manuelle, sans lien avec la finance ou la comptabilité Les fonctionnalités de Power Query peuvent toutefois être parfaitement

transposées dans un contexte d’analyse financière ou de reporting

Nous émettons un certificat par module réussi à la fin de chaque mois (donc pour les tests réussis pendant le mois)

Avant d’émettre les certificats, nous devons valider que les gens ont bel et bien acheté une formation chez nous

Questionnaires d’évaluation en ligne

Chaque module de formation comporte son questionnaire

Le tout est développé dans Polldaddy

Nous pourrions télécharger les résultats chaque mois

Et exporter le tout dans un fichier Excel ou .csv

Mais nous optons plutôt pour la notification par courriel

Pour chaque résultat, nous recevons donc un courriel

Nous réservons un dossier pour ces courriels dans mon Outlook

Une simple règle Outlook permet de diriger automatiquement les courriels dans ce dossier

Le courriel nous informe du niveau de passage

Et nous informe aussi du titre du module

Le courriel nous informe du nom de l’individu

Et de son numéro de commande sur notre site web (input)

Le courriel nous informe finalement des réponses de l’individu à chacune des questions

Commandes en ligne via WooCommerce

Possibilité d’exporter la liste des commandes passées sur le site web via un plug-in du nom de All Export

Commandes en ligne via WooCommerce Possibilité de filtrer les résultats selon une certaine période (non

nécessaire ici)

Possibilité d’extraire les données selon un modèle prédéfini

Commandes en ligne via WooCommerce

Nous pouvons toutefois éviter cette étape manuelle en programmant l’exportation dans All Export, selon une cédule

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Woocommerce) Nous importons le fichier .csv Nous faisons un filtre sur l’état pour ne conserver que les transactions

complétées

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Woocommerce)

Nous faisons une série de Chercher/Remplacer pour remplacer les caractères spéciaux

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) Nous faisons une requête sur mon Outlook afin de pouvoir

éventuellement choisir le dossier qui contient tous les courriels avec les résultats des apprenants

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) J’utilise mon dossier Clutter

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) Nous apposons un filtre pour extraire les courriels du dernier mois

seulement (tests réalisés durant le dernier mois puisque les certificats sont émis une fois par mois)

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) Une fois le filtre apposé, nous obtenons le résultat suivant:

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)

Nous faisons une extraction du « TextBody », i.e. du contenu de chaque courriel (la colonne CUSTOM ne comprend qu’un sommaire)

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) Nous trouvons le numéro de commande avec Column by example

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) Nous nettoyons davantage le fichier (renommer/supprimer/fractionner

des colonnes)

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) Nous utilisons à nouveau la fonctionnalité « Text Between Delimiters »

pour extraire d’autres informations importantes comme le statut de passage

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) … la note de passage

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) Nous apposons un filtre sur le statut « Pass »

Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) Les numéros de commandes sont entrés manuellement par les

apprenants (il peut donc y avoir des erreurs)

Pour faire une première validation, nous vérifions que la donnée fournie est numérique et non textuelle

Nous le faisons par le biais d’une colonne personnalisée

Nous fusionnons ensuite notre requête avec celle de WooCommerce par le biais du champ NoCommande

Nous récupérons le courriel et le nom du module de la requête WooCommerce

Nous récupérons ensuite les noms des apprenants

Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants) Nous faisons ensuite une référence à notre requête de Résultats

Polldaddy et nous nettoyons le tout afin d’obtenir ceci:

Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants)

Nous fusionnons ensuite la requête avec une requête « ÉquivalenceHeures »

Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants) Requête équivalences heures

Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants) Ceci nous permet de récupérer le nombre d’heures et l’abréviation à

utiliser dans le nom de certificat

Nous ajoutons ensuite une colonne de mois et d’année

Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants) Nous procédons ensuite à une série de transformations de base pour

nettoyer davantage le résultat

Puis nous fusionnons le nom du module et le courriel

Ceci nous permet de supprimer les doublons (puisque certains apprenants refont plusieurs fois un même module)

Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants) Résultat final

Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats non concluants)

Nous effectuons une démarche similaire pour faire ressortir les tests réussis mais dont les numéros de commandes n’ont pas été retrouvé

Fichier Excel utilisant Power Query (Sondage post formation) Nous utilisons les résultats concluants

Nous ajoutons une colonne conditionnelle afin d’obtenir une combinaison du numéro de commande et de la description (ceci nous permet de supprimer les doublons)

Fichier Excel utilisant Power Query (Sondage post formation) Nous effectuons quelques transformations de base afin d’obtenir ceci:

Fichier Excel utilisant Power Query (Sondage post formation)

Fusion avec liste de formations pour validation (parfois les noms utilisés dans Polldaddy sont orthographiés différemment)

Fichier Excel utilisant Power Query (Sondage post formation)

Résultat final

Balance des tâches VBA: Envoyer un courriel aux apprenants de la table Résultats

concluants (avec certificat d’attestation portant comme nom l’abréviation du module, le mois et l’année)

VBA: Envoyer un courriel aux apprenants de la table Résultats non concluants (demander de préciser numéro de commande)

VBA : Envoi d’un courriel pour inviter les gens à remplir le sondage d’appréciation de la formation

Voir outil d’envoi de courriels de masse à la boutique en ligne

OUTILS

http://www.lecfomasque.com/boutique/outils-excel/

QUESTIONS?

FORMATION POWER QUERY

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Formation en ligne

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EMPLOYEURS

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Accréditations http://www.lecfomasque.com/formations/accreditations/

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