Post on 30-Oct-2020
Projet eASF :
transformation
numérique de l’autorité
fédérale de surveillance
des fondations
Séance d’information pour les
utilisateurs-pilotes
2 juillet 2019
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Conseil économique
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https://binged.it/2MKT63r
Mot de bienvenue et tour de
table de présentation
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• Mots de bienvenue
• Tour de table de présentation
Accueil et présentations
• Aperçu de l’avancement du projet
• Questions et discussion
État d’avancement du projet eASF
Pause
• Critères de filtrage
• Exemples de pages
• Questions et discussion
Critères de filtrage et saisie sur le portail
Suite
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L’e-gouvernement avec GEVER
Cyberadministration DETEC | Proof-of-Concept Acta Nova (norme fédérale GEVER)
Cyrill Schneider (mandataire externe SG-DETEC)
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Exemple : interfaces électroniques
Mot-clé SAP
(ERP/comptabilité/e-bilan)
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Objectif du projet eASF
L’objectif du projet est :
de faire en sorte que l’ASF puisse effectuer de manière
électronique et automatisée le maximum de ses tâches
légales : ainsi, l’ASF et les fondations pourront communiquer
par le biais de canaux électroniques spécialement prévus à
cet effet plutôt que par la poste et sous format papier ;
de systématiser la surveillance axée sur les risques grâce à
l’informatique ;
de permettre d’exécuter les tâches formelles et les mesures
de surveillance par voie électronique.
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Exemple : actes notariés
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Exemple : décompte de la TVA en ligne 1/2
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Exemple : décompte de la TVA en ligne 2/2
https://www.easygov.swiss/easygov/#/fr/impots
https://www.estv.admin.ch/estv/fr/home/estv-suissetax/estv-suissetax.html
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• Mots de bienvenue
• Tour de table de présentation
Accueil et présentations
• Aperçu de l’avancement du projet
• Questions et discussion
État d’avancement du projet eASF
Pause
• Critères de filtrage
• Exemples de pages
• Questions et discussion
Critères de filtrage et saisie sur le portail
Suite
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État d’avancement d’eASF
2017-2018 2018-2019 2019-2020 En 2021 env. à p. de 2022
Créer des conditions favorables à l’aide de quick wins
Initialisation d’eASF – 1re partie
Travaux terminés (sélection) :
• Analyse des bases légales
• Analyse de marché (applications disponibles pertinentes dans administration fédérale)
• Étude avec décision de principe / choix de variante
Communication à propos du projet avec fondat., associations, cantons, etc.
Conception d’eASF
Élaboration des plans nécessaires
Garantie des bases légales nécessaires
Plan de communication général pour l’ASF
Vérification des hypothèses concernant le caractère économique
RéalisationRéalisation eASF(concernant rapport de gestion annuel)
Planification de l’introduction
Conception registre central des fondat. reconnues d’utilité publique
Statistiques, en partic. pour fondat. reconnues d’utilité publique
DéploiementDéploiement eASF(concernant rapport de gestion annuel)
Réalisation eASF(concernant processus formels, voire cas spéciaux)
Selon demande : ouverture pour autorités de surveillance des fondat. à d’autres niveaux de l’État
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Analyse des bases légales :
recommandations
Plan de surveillance
Surveillance de la conformité de l’utilisation des fonds et de l’organisation des
fondations dans un environnement numérique, notamment pour
systématiser la déclaration de conformité de l’utilisation adéquate des fonds, par exemple via
une déclaration explicite de l’organe suprême de la fondation lors de la présentation du
rapport annuel, et
éviter les lacunes organisationnelles, par exemple en recoupant les données avec celles de
Zefix ou via une déclaration explicite de l’organe suprême de la fondation lors de la
présentation du rapport annuel.
Documentation du déroulement de l’examen automatique
Garantie de la comparabilité (exigence de l’OFJ)
Établissement d’un cycle d’examen s’étendant sur plusieurs années
Conditions d’utilisation du portail
Approbation concernant la réception de décisions par le biais du portail
Exclusion de responsabilité
Modèle : Swissmedic https://www.swissmedic.ch/swissmedic/de/home/services/egov-services/swissmedic-portal-terms.html
Règle concernant les émoluments : facturation automatique
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Objectifs systémiques dérivant des
objectifs du projet
Objectifs du projet (corps
du texte)
Objectifs du projet
(structurés)
Objectifs systémiques
Exigences principales
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Variantes
• La solution globale peut être intégrée au portail des fondations eASF et à l’application spécialisée eASF.
• Les modules centraux de l’architecture globale leur sont attribués en conséquence.
• Les variantes ont été élaborées sur la base des deux possibilités de mise en œuvre : développement en interne du système global eASF et développe-ment combiné d’eASF.
• Trois variantes ont été analysées et évaluées en détail :
– Variante 1: développement en interne OFIT
– Variante 2: portail EasyGov avec développement en interneet Acta Nova
– Variante 3: portail Gentics avec développement en interneet Acta Nova
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Bilan : évaluation des variantes, recommandation V2
• Toutes les variantes ont leurs avantages et leurs inconvénients.
• V1 offre un partenaire fiable (OFIT).
• V2 est la variante qui a la meilleure appréciation. Toutefois, certains points restent à éclaircir : ceux-ci doivent dans la mesure du possible être vérifiés à l’aide d’un PoC.
• V3 peut aussi être utilisée en remplacement d’une variante proposant un appel d’offres pour le portail.
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Implication des fondations
intéressées À la mi-septembre 2018, toutes les fondations ASF ont été
contactées et invitées à manifester leur intérêt pour jouer le rôle
d’utilisateurs-pilotes.
Les utilisateurs-pilotes sont invités à des séances d’information et
sont prêts, le moment venu, à examiner la nouvelle plateforme
eASF et à communiquer avec l’ASF par voie électronique.
Plus de 400 inscriptions ont été effectuées !
Par conséquent, une sélection – très difficile – doit être faite.
Pour toutes les fondations ASF intéressées : possibilité de
continuer à collaborer, p. ex. à l’aide de questionnaires en ligne.
Pour les utilisateurs-pilotes : de 2 à 3 ateliers sur des demi-
journées entre env. l’été 2019 et fin 2020. 1er atelier : 2 juillet 2019.
Pour plus d’informations : www.surveillancefondations.ch .
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Implication d’autres parties prenantes
majeures
Associations de fondations
Premières discussions menées en août / septembre 2018
Échange périodique d’informations, dont le dernier : avril 2019
Expertsuisse : première discussion en mai 2019
Autorités cantonales de surveillance des fondations
Premières discussions menées en septembre 2018
Courrier à l’ensemble des autorités de surveillance cantonales
en novembre 2018
L’ASF est ouverte à un échange concernant les expériences
cantonales.
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Mandat de l’ASF
L’autorité fédérale de surveillance des fondations (ASF) pourvoit à ce que
les biens des fondations soient employés conformément à leur destination
(art. 84, al. 2, CC).
Pour remplir cette tâche, l’ASF :
A. examine le rapport de gestion que les fondations doivent lui fournir
chaque année ;
B. encadre et approuve différents processus formels intervenant dans le
cycle de vie d’une fondation, les modifications des actes de fondation
ou des règlements, les transferts de patrimoine et les dissolutions de
fondations ;
C. sur la base des informations qui lui sont fournies dans les rapports de
gestion annuels des fondations ou sont mises en évidence dans le
cadre d’un processus formel ou d’un recours, notamment, agit pour
préserver les biens de la fondation, ses buts et son organisation.
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Pro
cess
us
cen
tra
le
Gro
up
e B
/C
Exp
ert
SA
P
4Examen
intégralité et
plausibilité
7Analyse
des risques et
évaluation
14Traitement
manuel
11Processus débiteurs
Remise du Rapport de gestion et des données financières
Remise du rapport de gestion- Données financières à compléter- Prise de connaissance du rapport de gestion
Formulaire
complet?
Oui
Non
6Ouverture cas
examen rapport de gestion annuel
3
2
5
Requérir données et/ou documents
8
16
13
Vert
Rouge
Orange12
Envoi approbation et facture
Processus (SOLL): Examen du rapport de gestion annuel V1.1_FRA.vsdx, Dernière mod.: 30.06.2019
10Préparer rapport
d examen
Vert/Rouge?
Vert
20
17Attribution
du cas
18Expertise
Rouge19
Requête d informations complémentai
res
15Requête
d informations complémentai
res
21
1
Confirmation de l organe de révision
9Attribue
automatiquement des
émoluments
22Correction du risque
manuellement
23Fixation des émoluments manuelleme
nt
Examen du rapport de gestion annuel
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Examen du rapport de gestion annuel
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Examen du rapport de gestion annuel
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Examen du rapport de gestion annuel
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Critères de filtrage
Tri : examen automatisé contre examen manuel
Stichprobe
- Données déjà disponibles, y c. -- temps écoulé depuis dernier examen complet
Saisie sur le portail
(structurée, texte / rapport
d’activité)
Échantillon
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Critères de filtrage
Lors d'une évaluation interne, cinq catégories principales ont été définies
en 2017 : «organisation», «paramètres formels», «paramètres financiers»,
«combinaison entre paramètres financiers et organisationnels »,
«couverture médiatique».
Ces principales catégories ont été réparties en 20 critères individuels.
Ces critères peuvent être pondérés avec des nombres de 1 à 6. En outre,
les critères individuels peuvent être augmentés au moyen de facteurs de
multiplication.
Objectif: travail axé sur les risques et plus d'efficacité.
Actuellement, nous examinons à l’interne ces 20 critères de filtre. Ils ne
sont donc pas encore définitifs, mais cela donne déjà un premier aperçu.
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Critères de filtrage: critères
individuels
Les critères individuels (critères
de filtrage) en aperçu
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Cat. type Système ASF portail
O type de fondation X
Ff; O mesures formelles X
Fm; O mesures matérielles X
M couverture médiatique X
O nombre membres conseil de fondation X
O conseil de fondation/fondateur à l’étranger X
O dispense obligation de désigner organe de révision X
Fi dernier rapport annuel examiné X
Fi somme du bilan X (org. de révision)
Fi Surendettement X (org.de révision)
O, Fi immeubles (X) X
O, Fi autres immobilisations corporelles (art) (X) X
Fi titres (X) X
O, Fi participations (participations et devoir de révision) (X) X
Fi prêt actif (prêt et c/c) X
Fi prêt passif (données financières) X
O, Fi récoltes de dons (compte de résultat) X
Fi donations en relation avec but (dépenses selon compte de résultat) X
Fi total des charges (données financières) X (org. de révision)
O, Fi honoraires du conseil de fondation (informations commerciales) (X) X
O = organisation; M = couverture médiatique; Fi = informations financières; Ff = informations formelles
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Exemple de page : accès au portail
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Exemple de page : accueil de l’organe de
révision
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Dépôt direct par l’organe de révision :
art. 83c CC
1 Introduit par le ch. 1 de l'annexe à la LF du 16 déc. 2005 (Droit de la société à
responsabilité limitée; adaptation des droits de la société anonyme, de la société
coopérative, du registre du commerce et des raisons de commerce), en vigueur
depuis le 1er janvier 2008 (RO 2007 4791; FF 2002 2949, 2004 3745).
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Exemple de page : dépôt des rapports de
révision
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Remarque
Les exemples de page ont avant tout été élaborés pour
donner une première idée des processus possibles.
Les contenus sont définis principalement en fonction des
besoins de la surveillance (qui sont différents de ceux des
fondations).
La conception des contenus du portail devient alors
particulièrement intéressante ; concernant les saisies
financières, elle devrait suivre les définitions standards du
CO ou de la Swiss GAAP FER 21.
Les contenus continueront d’être optimisés, en particulier
par le biais de discussions avec les fondations et avec les
organes de révision.
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Exemple de page : accueil de la fondation
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Exemple de page : dépôt du rapport de gestion
annuel
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Exemple de page : accueil de la
fondation
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Les prochaines étapes …
… concernent un prototype de bout en bout et
nécessitent un soutien technique pour Acta Nova :
Proof of Concept (PoC) et priorités
Clarification de l’interaction EasyGov et Acta Nova
Clarification de la part d’Acta Nova par rapport au
développement interne
Clarification : Acta Nova = plateforme fiable pour
l’application spécialisée eASF ?
Interface à l’interne (SAP FICO) et à l’externe
(Zefix/UID)
Interface utilisateur EasyGov pour le portail,
ActaNova pour eASF
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Calendrier des prochaines étapes
Créer des conditions favorables à l’aide de quick wins
Initialisation d’eASF – 2e partie
Proof of concept de bout en bout
Définition de l’ampleur du projet et définition des étapes
Mandat de projet conformément à HERMES et plan de gestion du projet
Conception d’eASF
Élaboration desplans nécessaires
Garantie des bases légales nécessaires
Plan de communication général pour l’ASF
Vérification des hypothèses concernant le caractère économique
Réalisation
Réalisation eASF(concernant rapport de gestion annuel)
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Statistiques, en partic. pour fondat. reconnues d’utilité publique
Déploiement
Déploiement eASF(concernant rapport de gestion annuel)
Réalisation eASF(concernant processus formels, voire cas spéciaux)
Selon demande : ouverture pour autorités de surveillance des fondat. à d’autres niveaux de l’État
2017-2018 2018-2019 2019-2020 en 2021 env. à p. de 2022
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