Post on 02-Jan-2016
description
Le déroulement
L’évolution des outils Les outils manuels Le système informatique de base Le logiciel de GMVAO
Le pouvoir Les comparatifs Les coûts et la productivité Les gains Le retour sur investissement La rentabilité
L’entretien et ses besoins
Identifier les inspections et les entretiens à faire selon la demande des clients
Planifier les tâches de la semaine
Identifier les pièces à commander
Rechercher les # de pièce et les fournisseurs
Commander les pièces Vérifier les commandes reçues Inscrire le travail , les pièces et
le temps sur les bons de travail
Valider et fermer les bons de travail
Préparer la facture du client Tenir à jour le registre des
prochains entretiens Suivre les garanties et les
réclamations Mettre à jour la fiche des
véhicules Tenir à jour le registre des
fournisseurs Prendre l’inventaire Mettre à jour la fiche des clients
Outils manuels
L’évolution des outils de travail
La mémoire Le tableau
Le logiciel spécialisé
Le système informatique
de base
La mémoire…
La mémoire est limitée. Se souvenir de tout dans un garage : Mission impossible.
Impossible de maintenir un historique des réparations, de la sous-traitance et de l’achat de pièces.
Le mandataire et le gestionnaire garderont uniquement l’information essentielle et négligeront les tâches administratives complexes (statistiques, analyses demandées par la direction, analyse des garanties à échéance…)
Ils n’auront pas de vision à moyen et long terme puisqu’ils n’ont pas d’outils pour analyser leurs données. Ils sont en réaction plutôt qu’en pro action.
Le gestionnaire devra s’aider des moyens du bord: papier, tableau, crayon…
Les outils manuels Le tableau et les post-it
Définition : Bricolage qui consiste à planifier les entretiens (clients internes et externes) et à facturer, à l’aide du crayon, de la gomme à effacer, de la calculatrice, de papiers pêle-mêle, de classeurs, de post-it, du tableau blanc, d’huile de bras et d’une bonne mémoire.
Le système manuel
Avantages Désavantages
Peu couteux Réactif plutôt que proactif
Utilisation simple Danger d’oublier des rendez-vous
Pas besoin de formation particulière
Peu d’information sur le véhicule à réparer
Système simple qui consiste à attendre les demandes du client ou du chauffeur
Danger d’oublier de commander des pièces ou de commander les mauvaises
Pas de possibilité de relancer le client pour son prochain entretien
Travail long et fastidieux pour obtenir des statistiques et des rapports
Suivi des garanties et des réclamations difficiles
Le système manuel…
Peut bien fonctionner quand on a un nombre limité de clients
Ne tient pas la route si on veut prendre de l’expansion Demande d’être très organisé et méticuleux. Nécessite un ou des employés dédiés pour assurer le
bon fonctionnement d’un tel système.
Le système informatisé de base
Définition : Logiciel commercial tel Excel pour répertorier les véhicules, les pièces d’inventaire, les entretiens à faire et tout autre information susceptible d’aider la mémoire du mandataire ou du gestionnaire de flotte.
L’utilisation du logiciel comptable est aussi une pratique courante pour repousser l’échéance de l’achat du logiciel de GMVAO.
Le système informatisé de base
Avantages Désavantages
Meilleur contrôle pour la saisie des données.
Nécessite une formation adaptée.
Informations centralisées et organisées.
Doit avoir une personne dédiée pour l’utilisation du logiciel, demande plus de personnel.
Facilité pour retrouver les informations.
Doit avoir une bonne maîtrise du logiciel pour créer les tableaux et les formules nécessaires.
Possibilité de construire un tableau pour suivre les entretiens à faire, les achats, les garanties, les réclamations, le travail fait et à faire sur un véhicule.
Doit être un expert pour sortir les statistiques.Saisie des données non validées donc fiabilité des données questionnable.
Possibilité de bâtir des rapports et de sortir des statistiques.
Utilisation simple usager.
Le système informatisé de base…
Peut faire le travail pour un certain temps et pour un volume limité.
Excel ne permet pas l’utilisation multi-usagers ce qui freine la croissance.
Même si ça semble intéressant, il est peut-être préférable d’étirer l’utilisation du système manuel et de passer directement au système spécialisé car les efforts investis sont trop grands et non récupérables.
Le système de GMVAO
Définition : Logiciel conçu spécifiquement pour assister le gestionnaire du garage dans toutes ses tâches mécaniques et administratives et lui fournir en temps réel les analyses nécessaires pour faciliter sa prise de décision et la gestion de ses opérations quotidiennes. Cycle complet
Gestion de la Maintenance de Véhicules Assistée par Ordinateur
Cycle d’affaires soutenu par un logiciel de GMVAO
Maintenance,Inspections, Réparation
Tâches à faire
Planification des tâches à
l'interne ou externe
Pièces, temps et informations de
l'atelier mécanique ou du fournisseur
Création automatique des bons de travail
Validation et fermeture des bons de travail
Suivi des garanties et réclamations
Facturation interne et externe
Rapports et statistiques
L’informatique et ses possibilités
Conserver des tonnes de données Restituer rapidement les informations enregistrées Traiter rapidement une grande quantité d’informations Effectuer les tâches selon des processus logiques Effectuer indéfiniment des tâches répétitives Produire rapidement des rapports Compiler des statistiques instantanément Échanger des informations via Internet
Le système de GMVAO
Avantages DésavantagesPlanification des entretiens et liste automatique des pièces à commander.Utilisation de fiches d’inspection électroniques
Coûts élevés pour l’acquisition du logiciel et de ses droits d’utilisation.
Tâches automatisées, accomplies toujours selon le même cycle de travail.
Besoin de spécialistes informatiques pour le démarrage.
Production de rapports et statistiques pour faciliter la gestion et la prise de décision.
Nécessite une formation adaptée.
Outils automatisé pour passer les commandes et maintenir l’inventaire.
Implantation et formation sur plusieurs jours.
Suivi des garantie et des réclamations. Peut demander une réingénierie des processus internes.
Historique des activités.
Facturation facile des bons de travail.
Portrait global des activités courantes.
Intégration avec les autres outils informatiques de l’entreprise.
Le système de GMVAO…
Développé spécifiquement pour la gestion de la maintenance de véhicules.
Évolue en fonction des besoins des spécialistes en entretien de véhicules
Respecte les normes de l’industrie (VMRS, SAAQ, MTO…) Extrait des données pour alimenter des systèmes experts Permet des liens avec des produits connexes reliés au
domaine (logiciels comptables, catalogue de pièces informatisé…)
Vous donne toute l’information utile à votre croissance
« Celui qui détient l’information détient le pouvoir »
Vous aurez du pouvoir si vous êtes capable…. D’acquérir l’information facilement et sans erreur De l’enregistrer pour la réutiliser De la trier et la classer pour la retrouver facilement De l’analyser, la synthétiser à travers des rapports
statistiques complexes De l’interpréter pour prendre les meilleurs décisions
d’affaires (Tableau de bord, indicateurs de performance)
Comparatif…
Manuel
Système informatis
é de base
Logiciel de GMVAO
Prévision des entretiens à venir
Difficile Faisable Facile
Suivi des coûts Difficile Faisable Instantané
Planification du travail Faisable Pas approprié
Facile
Suivi des garanties Difficile Pas approprié
Facile
Disponibilité des informations
Lente Moyenne Immédiate
Approvisionnement Difficile Pas approprié
Facile
Facturation Facile Faisable Facile
Les coûts pour faire fonctionner les différents outils
Manuel Logiciel de base
Logiciel de GMVAO
Acquisition Négligeable Moyenne Élevé
Entretien annuel Nul Faible Faible
MO interne Important Important Moyenne
MO externe Nul Moyen Faible
Les coûts d’utilisation vs la productivité
Manuel Logiciel de base
Logiciel de GMVAO
Coûts Productivité CoûtsProductivit
éCoût
sProductivit
é
Implantation Faible Décroissante Faible Moyenne Élevé En croissance
Après 1 an Faible Stable Faible Élevée
Après 5 ans Faible Stable Faible Élevée
Gains apportés par l’utilisation d’un logiciel de GMVAO
Tâches effectuées avec plus d’efficacité 5 minutes épargnées / personne / jour, à un taux horaire
moyen de 35$ peut représenté ± 1000$ d’économie annuelle.
Suivi plus serré du temps et des dépenses Meilleur service client (plus de disponibilité) Chiffre Aff. ++
Fidélisation de la clientèle Compétitivité dans les appels d’offre pour supplanter la
compétition Échange de données informatisées (catalogue électronique)
Flotte moins coûteuse à entretenir Motivation et mobilisation des employés
La Rentabilité…
Parce que les prix de vente sont dictés par le marché, la compétition, la localisation…
Parce que les prix de vente on veut les garder à la hauteur du marché...
Parce que chaque minute compte et se traduit en $ en bout de ligne.
Pour les réduire, il faut les connaître et la seule façon de les connaître précisément est d’utiliser un logiciel de GMVAO.
Le vrai profit est dans la diminution des coûts