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Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
GUIDE DE L’ENTRETIEN
PROFESSIONNEL
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GUIDE DE L’ENTRETIEN
PROFESSIONNEL
juillet 2015
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
LE DISPOSITIF DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
Présentation générale et cadre réglementaire
Les acteurs
Le calendrier
Les outils
1) la fiche de poste
2) le compte rendu d’entretien
L’ENTRETIEN, ACTE DE MANAGEMENT
Comment préparer un entretien professionnel
Quelques conseils avant de démarrer l’entretien
Comment conduire un entretien professionnel
Quelques erreurs et écueils à éviter…
LA PROCÉDURE DE RÉVISION ET
L’EXPLOITATION ET L’ÉVALUATION DU DISPOSITIF
L’intégration des données dans
L’évaluation du dispositif
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
SOMMAIRE
DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
adre réglementaire
compte rendu d’entretien
, ACTE DE MANAGEMENT
entretien professionnel ?
t de démarrer l’entretien
entretien professionnel ?
Quelques erreurs et écueils à éviter…
VISION ET LES VOIES DE RECOURS
VALUATION DU DISPOSITIF
L’intégration des données dans les autres processus de GRH
2
3
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Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
LE DISPOSITIF DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
L’appréciation de la valeur professionnelle des
annuel (article 76 de la loi du 26 janvier 1984) et sera prise en compte pour l’avancement d’échelon,
l’avancement de grade et la promotion interne.
Au terme de l’expérimentation inst
vier 1984 par le décret n° 2010-716 du 29 juin 2010,
les activités postérieures au 1er
l’article 76 de la loi du 26 janvier 1984 (et abrogé l’article 76
du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territ
riaux.
L’entretien professionnel est obligatoire
Au regard de la réglementation actuelle, il ne concerne pas
agents reconnus handicapés durant le contrat préala
net.
L’entretien professionnel se définit comme étant un moment d’échanges et de dialogue entre l’agent
et sa hiérarchie permettant d’établir et d’apprécier rétrospectivement la valeur pr
fonctionnaire évalué (circulaire du 6 août 2010).
Il s’agit donc de situer la valeur professionnelle des agents non par une note mais par un système
d’appréciation basé sur une pesée fine et approfondie des compétences détenues.
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
LE DISPOSITIF DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
L’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires se fonde sur un entretien professionnel
annuel (article 76 de la loi du 26 janvier 1984) et sera prise en compte pour l’avancement d’échelon,
l’avancement de grade et la promotion interne.
-----------------
Au terme de l’expérimentation instituée en application de l’article 76-1 de la loi n° 84
716 du 29 juin 2010, l’entretien professionnel a été pérennisé
janvier 2015, par la loi n° 2014-58 du 27 janvier 2014
l’article 76 de la loi du 26 janvier 1984 (et abrogé l’article 76-1), ainsi que par le décret n° 2014
du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territ
------------------
obligatoire pour tous les fonctionnaires relevant d’un statut particulier.
ion actuelle, il ne concerne pas les stagiaires, les agents non titulaires, les
agents reconnus handicapés durant le contrat préalable à la titularisation, les collaborateurs de cab
-----------------
L’entretien professionnel se définit comme étant un moment d’échanges et de dialogue entre l’agent
et sa hiérarchie permettant d’établir et d’apprécier rétrospectivement la valeur pr
fonctionnaire évalué (circulaire du 6 août 2010).
Il s’agit donc de situer la valeur professionnelle des agents non par une note mais par un système
d’appréciation basé sur une pesée fine et approfondie des compétences détenues.
3
LE DISPOSITIF DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
fonctionnaires se fonde sur un entretien professionnel
annuel (article 76 de la loi du 26 janvier 1984) et sera prise en compte pour l’avancement d’échelon,
1 de la loi n° 84-53 du 26 jan-
l’entretien professionnel a été pérennisé, pour
58 du 27 janvier 2014, qui a modifié
1), ainsi que par le décret n° 2014-1526
du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territo-
pour tous les fonctionnaires relevant d’un statut particulier.
les stagiaires, les agents non titulaires, les
ble à la titularisation, les collaborateurs de cabi-
L’entretien professionnel se définit comme étant un moment d’échanges et de dialogue entre l’agent
et sa hiérarchie permettant d’établir et d’apprécier rétrospectivement la valeur professionnelle du
Il s’agit donc de situer la valeur professionnelle des agents non par une note mais par un système
d’appréciation basé sur une pesée fine et approfondie des compétences détenues.
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
RÉFÉRENCES
� Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions relatives à la
article 76
� Décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014
des fonctionnaires territoriaux
� Circulaire du 6 août 2010 du m
territoriales relative à la mise en œuvre de l’expérimentation de l’entretien professionnel au
sein des collectivités territoriales
d’application du dispositif pérenne)
LES ACTEURS
Les instances paritaires
L’autorité d’emploi
Le supérieur hiérarchique
L’agent
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53 du 26 janvier 1984 portant dispositions relatives à la fonction publique territoriale,
1526 du 16 décembre 2014 relatif à l'appréciation de la valeur professionnelle
des fonctionnaires territoriaux
2010 du ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités
territoriales relative à la mise en œuvre de l’expérimentation de l’entretien professionnel au
sein des collectivités territoriales (dans l’attente d’une circulaire précisant
d’application du dispositif pérenne)
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fonction publique territoriale,
relatif à l'appréciation de la valeur professionnelle
mer et des collectivités
territoriales relative à la mise en œuvre de l’expérimentation de l’entretien professionnel au
(dans l’attente d’une circulaire précisant les modalités
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Le comité technique :
• donne son avis sur les critères à retenir pour l’appréciation de la valeur professionnelle des
agents, portant notamment sur :
- les résultats professionnels obtenus par l’agent
- les compétences professionnelles et techniques
- les qualités relationnelles
- la capacité d’encadrement
- la capacité à exercer des fonctions d’un niveau supérieur (le cas échéant)
NB : les collectivités qui reprendraient in extenso
temental dans sa recommandation
partemental pour leur modèle de compte
La commission administrative paritaire
• propose à l’autorité territoriale la modification du compte rendu de
l’agent à condition que celui-ci :
- ait déjà formulé sa demande auprès de l’autorité territoriale
- et qu’il saisisse la CAP dans le
(insatisfaisante pour lui) de ladite autorité.
L’autorité d’emploi
• vise le compte-rendu d’entretien
• répond aux demandes de révision de l’a
nitif
• en transmet une copie au Centre de gestion si affiliation
• s’appuie sur l’examen des comptes rendus pour l’éta
en compte non exclusive pour statuer sur la valeur professionnelle)
• verse le compte-rendu au dossier de l’
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avis sur les critères à retenir pour l’appréciation de la valeur professionnelle des
agents, portant notamment sur :
les résultats professionnels obtenus par l’agent et la réalisation des objectifs
les compétences professionnelles et techniques
la capacité d’encadrement ou d’expertise
la capacité à exercer des fonctions d’un niveau supérieur (le cas échéant)
: les collectivités qui reprendraient in extenso les critères définis par le Comité Technique D
andation n’ont pas besoin de consulter à nouveau le Comité Technique d
partemental pour leur modèle de compte-rendu d’entretien.
ommission administrative paritaire :
propose à l’autorité territoriale la modification du compte rendu de l’entretien profession
ci :
ait déjà formulé sa demande auprès de l’autorité territoriale
et qu’il saisisse la CAP dans le délai d’un mois qui suit la réponse
(insatisfaisante pour lui) de ladite autorité.
rendu d’entretien
ond aux demandes de révision de l’agent et communique à l’intéressé son
n transmet une copie au Centre de gestion si affiliation
’appuie sur l’examen des comptes rendus pour l’établissement des tableaux d’avancement (prise
en compte non exclusive pour statuer sur la valeur professionnelle)
dossier de l’agent
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avis sur les critères à retenir pour l’appréciation de la valeur professionnelle des
et la réalisation des objectifs
e Comité Technique Dépar-
n’ont pas besoin de consulter à nouveau le Comité Technique dé-
l’entretien professionnel de
ait déjà formulé sa demande auprès de l’autorité territoriale
qui suit la réponse
son compte rendu défi-
blissement des tableaux d’avancement (prise
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Le supérieur hiérarchique direct
• convoque l’agent 8 jours au moins avant l’entretien
• joint à sa convocation un exemplaire de la fiche de poste et du modèle de fiche d’entretien se
vant de support au compte rendu
• conduit l’entretien
L’agent
• reçoit notification du CR sous
• le renvoie à son supérieur hiéra
• peut formuler un recours auprès de l’autorité territoriale et saisir la CAP en cas de désaccord
persistant sur la teneur du compte rendu
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Le supérieur hiérarchique direct
convoque l’agent 8 jours au moins avant l’entretien
convocation un exemplaire de la fiche de poste et du modèle de fiche d’entretien se
vant de support au compte rendu
reçoit notification du CR sous quinze jours et peut y porter ses observations
e renvoie à son supérieur hiérarchique
peut formuler un recours auprès de l’autorité territoriale et saisir la CAP en cas de désaccord
persistant sur la teneur du compte rendu
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convocation un exemplaire de la fiche de poste et du modèle de fiche d’entretien ser-
peut formuler un recours auprès de l’autorité territoriale et saisir la CAP en cas de désaccord
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LE CALENDRIER
Le supérieur hiérarchique convoque le fonctionnaire évalué au moins 8 jours à l’avance et
envoi la fiche de poste (que l’agent a souvent déjà
l’entretien) et un imprimé de compte rendu.
Pour le jour de l’entretien, les deux parties devront avoir pré
dire concrètement les premiers éléments sur l’identité et la situation administrat
Après l’entretien, le compte rendu est notifié à l’agent dans un délai de 1
le document à son supérieur hiérarchiqu
auprès de l’autorité territoriale
Ci-après, frise chronologique intégrant la demande de révision éventuelle. Pour le détail des voies de
recours, voir page 27.
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Le supérieur hiérarchique convoque le fonctionnaire évalué au moins 8 jours à l’avance et
la fiche de poste (que l’agent a souvent déjà et qui pourra être retouchée à l’occasion de
compte rendu.
de l’entretien, les deux parties devront avoir pré-rempli les zones les concernant, c’est
dire concrètement les premiers éléments sur l’identité et la situation administrat
Après l’entretien, le compte rendu est notifié à l’agent dans un délai de 15 jours
nt à son supérieur hiérarchique dans les 15 jours, avec le cas échéant
après, frise chronologique intégrant la demande de révision éventuelle. Pour le détail des voies de
J- 8 Minimum
↓ J
ENTRETIEN ↓
J + 15 maxi N
NOTIFICATION du compte rendu au fonctionnaire
↓ ----------------------------------
↓ ↓ Retour N+15 maxi
au supérieur demande Hiérarchique de révision ↓ de l’agent Visa ↓ de l’autorité N+30 maxi territoriale Réponse ↓ de l’autorité Communication territoriale du compte rendu au fonctionnaire
avec visa du compte-rendu à l’agent ↓ N+60 maxi ↓ Saisine de la CAP par le fonctionnaire ↓ Avis de la CAP ↓ Communication du compte rendu définitif à l’agent
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Le supérieur hiérarchique convoque le fonctionnaire évalué au moins 8 jours à l’avance et joint à son
et qui pourra être retouchée à l’occasion de
rempli les zones les concernant, c’est-à-
dire concrètement les premiers éléments sur l’identité et la situation administrative.
jours. Puis l’agent renvoie
demande de révision
après, frise chronologique intégrant la demande de révision éventuelle. Pour le détail des voies de
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LES OUTILS
L’entretien professionnel s’inscrit dans un processus
description de l’activité professionnelle
occuper ses fonctions.
C’est la fiche de poste.
La fiche de poste et le compte rendu d’entretien sont des outils complémentaires voire interdépendants, puisqu’il faut prendre appui sur les données de la première poucorrectement le second.
La qualité et la simplicité d’utilisation des
Ils sont communs à tous et garantissent
traitement des agents, à l’intérieur d’une même collectivité
comparer les valeurs professionnelles pour des évolutions de carrière
����
����
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s’inscrit dans un processus qui commence nécessairement
professionnelle de l’agent et l’identification des compétences
La fiche de poste et le compte rendu d’entretien sont des outils complémentaires voire interdépendants, puisqu’il faut prendre appui sur les données de la première pou
La qualité et la simplicité d’utilisation des supports proposés faciliteront la conduite des entretiens.
garantissent autant que possible l’objectivité du dispositif et l’égalité de
, à l’intérieur d’une même collectivité ou entre collectivités lorsqu’il s’agit de
comparer les valeurs professionnelles pour des évolutions de carrière.
La fiche de poste ………….………………………………………….………….page
Le compte rendu d’entretien ………….…….…….……………pages
8
nécessairement avec la
compétences requises pour
La fiche de poste et le compte rendu d’entretien sont des outils complémentaires voire interdépendants, puisqu’il faut prendre appui sur les données de la première pour renseigner
proposés faciliteront la conduite des entretiens.
autant que possible l’objectivité du dispositif et l’égalité de
ou entre collectivités lorsqu’il s’agit de
La fiche de poste ………….………………………………………….………….page 9
…….……………pages 10 à 18
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La fiche de poste
C’est une évidence, pour pouvoir apprécier la tenue d’un poste, il convient qu’au préalable celui
été décrit au moins dans ses aspects essentiels.
La fiche de poste définit donc les
ces activités et requises pour tenir l’emploi.
Elle est co-construite par l’agent
au moment de l’entretien professionnel, avec l’appui technique des services RH.
Restituer les caractéristiques d’une situation de travail et composer une fiche de poste n’est
toujours chose aisée ; c’est pourquoi il est intéressant de pouvoir s’appuye
guident les rédacteurs dans l’identification des activités et compétences.
Ces compétences, qui incluent les
décret), ne sont pas immuables et peuvent, comme le
« coller » à la réalité du poste.
L’identification des compétences nécessite de reprendre chacune des activités en s’interrogeant sur
la ou les compétences qui doivent être m
� quelles connaissances et savoirs sont nécessaires
� quelles techniques, méthodes et outils doivent être mis en œuvre
� quels types de comportements est
Une compétence peut évidemment être commu
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
évidence, pour pouvoir apprécier la tenue d’un poste, il convient qu’au préalable celui
été décrit au moins dans ses aspects essentiels.
La fiche de poste définit donc les activités exercées par l’agent, ainsi que les compétences
requises pour tenir l’emploi.
agent et son responsable direct et mise à jour annuellement, si nécessaire,
nt de l’entretien professionnel, avec l’appui technique des services RH.
Restituer les caractéristiques d’une situation de travail et composer une fiche de poste n’est
; c’est pourquoi il est intéressant de pouvoir s’appuyer sur des référentiels qui
guident les rédacteurs dans l’identification des activités et compétences.
, qui incluent les aspects techniques, professionnels et relationnels
ne sont pas immuables et peuvent, comme les activités, évoluer dans le temps. Elles doivent
L’identification des compétences nécessite de reprendre chacune des activités en s’interrogeant sur
la ou les compétences qui doivent être mobilisées, à l’aide des questions suivantes
quelles connaissances et savoirs sont nécessaires pour occuper ce
quelles techniques, méthodes et outils doivent être mis en œuvre
quels types de comportements est-il nécessaire d’adopter ?
Une compétence peut évidemment être commune à plusieurs activités.
9
évidence, pour pouvoir apprécier la tenue d’un poste, il convient qu’au préalable celui-ci ait
compétences associées à
et mise à jour annuellement, si nécessaire,
Restituer les caractéristiques d’une situation de travail et composer une fiche de poste n’est pas
r sur des référentiels qui
aspects techniques, professionnels et relationnels (cf. article 4 du
s activités, évoluer dans le temps. Elles doivent
L’identification des compétences nécessite de reprendre chacune des activités en s’interrogeant sur
s suivantes :
pour occuper ce poste ?
?
ne à plusieurs activités.
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
Le compte rendu d’entretien
C’est la pièce maîtresse du dispositif.
L’entretien professionnel ayant pour visée de cerner la
évoqués page 5, principalement l’efficacité dans
tences, doivent être caractérisés de la mani
terme de l’entretien.
Rappelons que ces critères reçoivent l’avis du CT
pour les avancements et promotions internes, il y a nécessité d’introduire de la norme.
Pour ce faire, des rubriques dédiées
sion, structurent le document.
Par ailleurs, on y retrouve les autres dimensions de l’échange entre le supérieur hiérarchique
l’agent, à savoir les besoins en formation
ditions de travail, et les perspectives d’évolution professionnelle.
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
Le compte rendu d’entretien
C’est la pièce maîtresse du dispositif.
L’entretien professionnel ayant pour visée de cerner la valeur professionnelle d’un agent,
évoqués page 5, principalement l’efficacité dans l’emploi (réalisation des objectifs) et les comp
doivent être caractérisés de la manière la plus précise et la plus documentée
critères reçoivent l’avis du CT car la valeur professionnelle étant
pour les avancements et promotions internes, il y a nécessité d’introduire de la norme.
aire, des rubriques dédiées (résultats et objectifs, compétences), à renseigner avec préc
trouve les autres dimensions de l’échange entre le supérieur hiérarchique
l’agent, à savoir les besoins en formation, les souhaits en terme d’organisation de service et des co
et les perspectives d’évolution professionnelle.
Le compte rendu à la loupe
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d’un agent, les critères
l’emploi (réalisation des objectifs) et les compé-
documentée possible au
car la valeur professionnelle étant prise en compte
pour les avancements et promotions internes, il y a nécessité d’introduire de la norme.
, à renseigner avec préci-
trouve les autres dimensions de l’échange entre le supérieur hiérarchique et
, les souhaits en terme d’organisation de service et des con-
Le compte rendu à la loupe ����
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
� Il existe 6 modèles de comptes rendus, correspondant à une typologie élémentaire,
entre la catégorie hiérarchique (3
Le support comporte 8 pages. Seule la page
liste pré-imprimée de compétences génériques
Identité/situation administrative
Cette partie peut être remplie par l’agent et/ou le supérieur hiérarchique avant le début de
l’entretien, à défaut au début de celui
les dates clés de la procédure. Sa composition classique n’appelle aucune explic
Acquis de l’expérience (page 2)
Il s’agit en quelques lignes de retracer le parcours antérieur de l’agent, soit dans l’administration, soit
dans le secteur privé. Seules les
lorsqu’on parlera compétences ou
reproduire un CV détaillé.
Actualisation de la fiche de poste
Les composantes d’un poste peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Il convient donc d’établir une
nouvelle fiche, plus fidèle à la réalité. En attendant, les éléments modificatifs seront signalés dans le
support d’entretien puisque l’activité de l’agent doit
Contexte de l’année écoulée
Avant d’analyser les résultats en détail
avec ses événements notables, s’il y en a
positifs et les difficultés rencontrées.
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existe 6 modèles de comptes rendus, correspondant à une typologie élémentaire,
(3 : A, B et C) et le type de fonction (2 : encadrant, non encadrant).
eule la page 3 diffère d’un spécimen à l’autre car elle comporte une
compétences génériques pour chacune de ces 6 grandes ‘familles’.
tion administrative (page 1 du compte rendu)
peut être remplie par l’agent et/ou le supérieur hiérarchique avant le début de
l’entretien, à défaut au début de celui-ci. Elle reprend les éléments utiles concernant l’agent ainsi que
és de la procédure. Sa composition classique n’appelle aucune explication
(page 2)
Il s’agit en quelques lignes de retracer le parcours antérieur de l’agent, soit dans l’administration, soit
s les étapes essentielles et utiles pour éclairer l’échange
orsqu’on parlera compétences ou souhaits d’évolution, doivent être consignées. Le but n’est pas de
Actualisation de la fiche de poste (page 2)
composantes d’un poste peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Il convient donc d’établir une
nouvelle fiche, plus fidèle à la réalité. En attendant, les éléments modificatifs seront signalés dans le
support d’entretien puisque l’activité de l’agent doit être appréciée de manière la plus juste possible.
Contexte de l’année écoulée (page 2)
en détail, il est important de résumer la tonalité générale de l’année,
avec ses événements notables, s’il y en a. On pourra lister les points saillants, à la fois les facteurs
positifs et les difficultés rencontrées.
11
existe 6 modèles de comptes rendus, correspondant à une typologie élémentaire, croisement
(2 : encadrant, non encadrant).
car elle comporte une
‘familles’.
peut être remplie par l’agent et/ou le supérieur hiérarchique avant le début de
ci. Elle reprend les éléments utiles concernant l’agent ainsi que
ation particulière.
Il s’agit en quelques lignes de retracer le parcours antérieur de l’agent, soit dans l’administration, soit
pour éclairer l’échange, notamment
doivent être consignées. Le but n’est pas de
composantes d’un poste peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Il convient donc d’établir une
nouvelle fiche, plus fidèle à la réalité. En attendant, les éléments modificatifs seront signalés dans le
être appréciée de manière la plus juste possible.
, il est important de résumer la tonalité générale de l’année,
ints saillants, à la fois les facteurs
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
Compétences (pages 3 et 4)
La compétence peut se définir comme la combinaison de connaissances et de savoirs, savoir
faire et comportements (savoir
Les acquis de l’expérience
le plan purement technique ou sur le plan relationnel, lui conférant, au total, une capacité à
gérer de manière plus appropriée se
est confronté.
L’objectif visé ici est de mesurer les écarts entre les compétences normalement exigibles (et
identifiées comme telles dans la fiche de poste) et les compétences réelles de l’age
doit pouvoir faire part de son avis sur le niveau que son supérieur hiérarchique propose de
lui attribuer. Un éventuel désaccord donne lieu à une discussion fondée sur des faits et non
sur des ressentis.
En page 3, un panel de compétences
caractère d’encadrement ou non du poste, est proposé. Il permet d’assurer une certaine
comparabilité entre agents dans le cadre des avancements par exemple.
En page 4, ce sont les compétences non décli
listées et cotées. Ce sont sinon les plus importantes, du moins celles qui définissent de
nière fine et ajustée, donc individualisée (principe de l’exercice),
savoir-être liés à la tenue d’un poste déterminé.
incluses ou découler naturellement de la fiche de poste
Trois niveaux d’appréciation sont proposés pour coter les compétences
� maîtrisé : compréhension et maîtrise d’un domaine de connaissances, savoir
permettant d’apporter des solutions à un problème et capacité à transférer ce
savoir-faire ;
� à consolider : compréhension et maîtrise partielle du champ de connaissance
nécessitant de c
� en apprentissage
venant de prendre ses fonctions.
� Actions à entreprendre
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
La compétence peut se définir comme la combinaison de connaissances et de savoirs, savoir
faire et comportements (savoir-être) s’exerçant dans un contexte professionnel précis.
acquis de l’expérience font logiquement ‘monter en compétence’ l’agent, que ce soit sur
le plan purement technique ou sur le plan relationnel, lui conférant, au total, une capacité à
gérer de manière plus appropriée ses activités ainsi que les situations de travail auxquelles il
L’objectif visé ici est de mesurer les écarts entre les compétences normalement exigibles (et
identifiées comme telles dans la fiche de poste) et les compétences réelles de l’age
doit pouvoir faire part de son avis sur le niveau que son supérieur hiérarchique propose de
lui attribuer. Un éventuel désaccord donne lieu à une discussion fondée sur des faits et non
de compétences types, correspondant à la catégorie hiérarchique et au
caractère d’encadrement ou non du poste, est proposé. Il permet d’assurer une certaine
comparabilité entre agents dans le cadre des avancements par exemple.
4, ce sont les compétences non déclinées dans la partie générique qui doivent être
listées et cotées. Ce sont sinon les plus importantes, du moins celles qui définissent de
donc individualisée (principe de l’exercice), les savoirs, savoir
la tenue d’un poste déterminé. Ces compétences spécifiques doivent être
incluses ou découler naturellement de la fiche de poste
Trois niveaux d’appréciation sont proposés pour coter les compétences :
compréhension et maîtrise d’un domaine de connaissances, savoir
permettant d’apporter des solutions à un problème et capacité à transférer ce
: compréhension et maîtrise partielle du champ de connaissance
nécessitant de compléter ou affiner la formation ou la mise en pratique
en apprentissage : connaissances et savoir-faire en cours d’acquisition ou agent
venant de prendre ses fonctions.
Actions à entreprendre : connaissances à acquérir, actions de formation
12
La compétence peut se définir comme la combinaison de connaissances et de savoirs, savoir-
n contexte professionnel précis.
font logiquement ‘monter en compétence’ l’agent, que ce soit sur
le plan purement technique ou sur le plan relationnel, lui conférant, au total, une capacité à
s activités ainsi que les situations de travail auxquelles il
L’objectif visé ici est de mesurer les écarts entre les compétences normalement exigibles (et
identifiées comme telles dans la fiche de poste) et les compétences réelles de l’agent. Celui-ci
doit pouvoir faire part de son avis sur le niveau que son supérieur hiérarchique propose de
lui attribuer. Un éventuel désaccord donne lieu à une discussion fondée sur des faits et non
types, correspondant à la catégorie hiérarchique et au
caractère d’encadrement ou non du poste, est proposé. Il permet d’assurer une certaine
nées dans la partie générique qui doivent être
listées et cotées. Ce sont sinon les plus importantes, du moins celles qui définissent de ma-
les savoirs, savoir-faire et
Ces compétences spécifiques doivent être
compréhension et maîtrise d’un domaine de connaissances, savoir-faire
permettant d’apporter des solutions à un problème et capacité à transférer ce
: compréhension et maîtrise partielle du champ de connaissance
ompléter ou affiner la formation ou la mise en pratique ;
faire en cours d’acquisition ou agent
connaissances à acquérir, actions de formation à suivre…
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
L’évaluation des compétences permettra de
� (rappel) mesurer les
effectivement détenues
� définir les
formation, mise en situation profe
� garantir la bonne adaptation de l’agent à son poste de travail
à l’évolution de son environnement professionnel (juridique, économique,
technologique, culturel, …)
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L’évaluation des compétences permettra de :
(rappel) mesurer les écarts entre les compétences requises et les compétences
effectivement détenues ;
définir les modes d’acquisition et d’apprentissage des savoirs
formation, mise en situation professionnelle, soutien hiérarchique
garantir la bonne adaptation de l’agent à son poste de travail
à l’évolution de son environnement professionnel (juridique, économique,
technologique, culturel, …)
13
entre les compétences requises et les compétences
des savoirs : stage de
ssionnelle, soutien hiérarchique ;
garantir la bonne adaptation de l’agent à son poste de travail mais également
à l’évolution de son environnement professionnel (juridique, économique,
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Formation (page 5)
La formation est l’un des moyens
avec d’autres actions) permettant de réduire les écarts entre le niveau de compétence requis
et le niveau de compétence détenu par l’agent.
Une rubrique de la fiche
On porte dans un premier temps un jugement sur les formations suivies au cours de
l’année, en fonction de leur valeur ajoutée pour le fonctionnement du service (et non pas
seulement du degré de satisfaction de l’a
3 = Satisfaisant…………………retour positif
2 = Moyen……………………….retour mitigé (à préciser)
1 = Insuffisant………………….stage inutile, inadapté
Cette évaluation ne met pas en cause l’agent lui
investissement formation
de l’opération pour la direction et donc pour la collectivité). Bien que l
évident à réaliser, il ne doit pas être occulté car il permettra de statuer sur la nécessité d’un
stage supplémentaire pour l’agent ou encore sur l’opportunité d’envoyer d’autres personnes
suivre le même module.
Les actions prévues et non suivies seront également évoquées.
On détermine ensuite les actions de formation nécessaires pour l’année suivante
partir des difficultés éventuelles rencontrées dans l’exercice des activités (auto
formations institutionnelles sans nég
dans la situation de travail
Les préparations à concours ou examen entrent dans ce champ et peuvent donc faire
également l’objet d’un retour critique de la part du fonctionnaire, dans le bon
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formation est l’un des moyens (ce n’est pas le seul, car elle peut également être combinée
avec d’autres actions) permettant de réduire les écarts entre le niveau de compétence requis
et le niveau de compétence détenu par l’agent.
Une rubrique de la fiche d’entretien y est spécialement consacrée.
On porte dans un premier temps un jugement sur les formations suivies au cours de
, en fonction de leur valeur ajoutée pour le fonctionnement du service (et non pas
seulement du degré de satisfaction de l’agent) selon les trois critères suivants
3 = Satisfaisant…………………retour positif : savoirs mobilisés ou susceptibles de l’être très vite
2 = Moyen……………………….retour mitigé (à préciser)
1 = Insuffisant………………….stage inutile, inadapté
Cette évaluation ne met pas en cause l’agent lui-même, sauf exception, mais le
investissement formation, qui renvoie au choix du stage, de l’organisme (pertinence globale
de l’opération pour la direction et donc pour la collectivité). Bien que l
évident à réaliser, il ne doit pas être occulté car il permettra de statuer sur la nécessité d’un
stage supplémentaire pour l’agent ou encore sur l’opportunité d’envoyer d’autres personnes
t non suivies seront également évoquées.
On détermine ensuite les actions de formation nécessaires pour l’année suivante
partir des difficultés éventuelles rencontrées dans l’exercice des activités (auto
formations institutionnelles sans négliger le soutien hiérarchique qui va favoriser les progrès
dans la situation de travail !).
Les préparations à concours ou examen entrent dans ce champ et peuvent donc faire
également l’objet d’un retour critique de la part du fonctionnaire, dans le bon
14
(ce n’est pas le seul, car elle peut également être combinée
avec d’autres actions) permettant de réduire les écarts entre le niveau de compétence requis
On porte dans un premier temps un jugement sur les formations suivies au cours de
, en fonction de leur valeur ajoutée pour le fonctionnement du service (et non pas
gent) selon les trois critères suivants :
: savoirs mobilisés ou susceptibles de l’être très vite
même, sauf exception, mais le retour sur
renvoie au choix du stage, de l’organisme (pertinence globale
de l’opération pour la direction et donc pour la collectivité). Bien que l’exercice ne soit pas
évident à réaliser, il ne doit pas être occulté car il permettra de statuer sur la nécessité d’un
stage supplémentaire pour l’agent ou encore sur l’opportunité d’envoyer d’autres personnes
On détermine ensuite les actions de formation nécessaires pour l’année suivante, à
partir des difficultés éventuelles rencontrées dans l’exercice des activités (auto-formation,
liger le soutien hiérarchique qui va favoriser les progrès
Les préparations à concours ou examen entrent dans ce champ et peuvent donc faire
également l’objet d’un retour critique de la part du fonctionnaire, dans le bon sens du terme.
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
Résultats et objectifs (pages
Cette partie se découpe
� tout d’abord l’appréciation des
définis lors du précédent entretien. L’agent
pour lesquelles des écarts sont constatés entre les objectifs fixés et ceux
effectivement atteints.
� ensuite la fixation d’objectifs projet de la collectivité et
Pour les nouveaux arrivants, il s’agira de confirmer des objectifs sans doute évoqués lors de
la prise de poste ; à défaut de pouvoir dresser un bilan du passé, on formalisera avec soin les
objectifs à venir.
Les objectifs répondent aux caractéristiques suivantes
� Ils sont exprimés en termes de résultat, de changement quantitatif ou qualitatif par rapport à une situation de départ.
� Ils sont rédigés de manière simple� Ils doivent être atteignables � Ils sont assortis de délais de réalisation, d’une échéance dans le temps.� Ils doivent être mesurables, d’une manière ou d’une autre (pas d’incantations,
ou de verbe «� Les moyens correspondan
ainsi que l’identification des partenaires dont peut dépendre leur réalisation.
Remarque : les objectifs ne représentent pas l’ensemble de ce qsorte que l’atteinte des objectifs ne recouvre pas toute son activité ni toute sa contribution.
*Verbes à bannir � : tous ceux qui traduisent
habituelles du poste) et non un résultat concret à atteindre.
Exemples : veiller à, être chargé de, con
pouvoir, encadrer, observer, etc.
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
(pages 5 et 6)
en deux temps :
’appréciation des résultats de l’année à partir des objectifs concrets
définis lors du précédent entretien. L’agent et son évaluateur analysent
pour lesquelles des écarts sont constatés entre les objectifs fixés et ceux
effectivement atteints.
a fixation d’objectifs individualisés pour l’année suivanteprojet de la collectivité et des « macro-objectifs » de la direction ou du service.
Pour les nouveaux arrivants, il s’agira de confirmer des objectifs sans doute évoqués lors de
; à défaut de pouvoir dresser un bilan du passé, on formalisera avec soin les
Les objectifs répondent aux caractéristiques suivantes :
Ils sont exprimés en termes de résultat, de changement quantitatif ou qualitatif par rapport à une situation de départ. Ils sont rédigés de manière simple. Ils doivent être atteignables (réalistes) tout en affichant une certaine ambitionIls sont assortis de délais de réalisation, d’une échéance dans le temps.Ils doivent être mesurables, d’une manière ou d’une autre (pas d’incantations, ou de verbe « valise »*). Les moyens correspondants sont définis, si nécessaire (humains, financiers, …) ainsi que l’identification des partenaires dont peut dépendre leur réalisation.
: les objectifs ne représentent pas l’ensemble de ce que l’on attend d’une personne, de l’atteinte des objectifs ne recouvre pas toute son activité ni toute sa contribution.
: tous ceux qui traduisent une action permanente (qui fait partie des activités
un résultat concret à atteindre.
, être chargé de, contribuer à, gérer, participer, être responsable de, surveiller,
15
à partir des objectifs concrets
et son évaluateur analysent les raisons
pour lesquelles des écarts sont constatés entre les objectifs fixés et ceux
pour l’année suivante, déclinés du de la direction ou du service.
Pour les nouveaux arrivants, il s’agira de confirmer des objectifs sans doute évoqués lors de
; à défaut de pouvoir dresser un bilan du passé, on formalisera avec soin les
Ils sont exprimés en termes de résultat, de changement quantitatif ou
(réalistes) tout en affichant une certaine ambition. Ils sont assortis de délais de réalisation, d’une échéance dans le temps. Ils doivent être mesurables, d’une manière ou d’une autre (pas d’incantations,
ts sont définis, si nécessaire (humains, financiers, …) ainsi que l’identification des partenaires dont peut dépendre leur réalisation.
ue l’on attend d’une personne, de l’atteinte des objectifs ne recouvre pas toute son activité ni toute sa contribution.
qui fait partie des activités
être responsable de, surveiller,
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
POUR VOUS AIDER
BONS OBJECTIFS :
« Notre nation s’engage à faire atterrir un homme sur la lune et à le ramener
sauf avant la fin de cette décennie
ou plus prosaïquement :
« Pour la fin de l’année 2012, avoir divisé par deux le délai de réponse aux demandeurs
d’emploi »
« Editer le journal interne 6 fois par an au li
compris les non titulaires et les apprentis
« Achever le classement thématique de la documentation du directeur avant l’été 2012 et lui
soumettre une nomenclature au mois de septembre
« Faire gagner une fleur à la commune dans le cadre de la labellisation des Villes et Villages
fleuris de France »
etc.
MAUVAIS OBJECTIFS
« Avoir une maîtrise parfaite de
« Assurer en permanence l’approvisionnement papier
« Améliorer les relations avec les
Mémento : un objectif doit répondre
*à défaut d’indication précise, c’est l’année
• Quel résultat
• Pour qui
• Quand ? = le délai*
• Éventuellement dans quel budget, avec quels moyens
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
Notre nation s’engage à faire atterrir un homme sur la lune et à le ramener
sauf avant la fin de cette décennie » J.-F.Kennedy, 25 mai 1961
Pour la fin de l’année 2012, avoir divisé par deux le délai de réponse aux demandeurs
Editer le journal interne 6 fois par an au lieu de 4 et le diffuser à l’ensemble des agents, y
compris les non titulaires et les apprentis »
Achever le classement thématique de la documentation du directeur avant l’été 2012 et lui
soumettre une nomenclature au mois de septembre »
ne fleur à la commune dans le cadre de la labellisation des Villes et Villages
MAUVAIS OBJECTIFS :
Avoir une maîtrise parfaite de windows »
Assurer en permanence l’approvisionnement papier »
Améliorer les relations avec les autres directions »
: un objectif doit répondre à ces 3 ou 4 points
défaut d’indication précise, c’est l’année.
Quel résultat concret ? = le service
Pour qui ? = le « client », le bénéficiaire
? = le délai*
Éventuellement dans quel budget, avec quels moyens ?
16
Notre nation s’engage à faire atterrir un homme sur la lune et à le ramener sur terre sain et
Pour la fin de l’année 2012, avoir divisé par deux le délai de réponse aux demandeurs
eu de 4 et le diffuser à l’ensemble des agents, y
Achever le classement thématique de la documentation du directeur avant l’été 2012 et lui
ne fleur à la commune dans le cadre de la labellisation des Villes et Villages
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Capacité à encadrer ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur
Prévu dans le décret, ce critère permettant aussi de mesurer la valeur professionnelle de
la suite logique, la résultante de l’analyse des compétences précédente avec laquelle il ne doit, par
conséquent, pas se trouver en contradiction.
Le supérieur hiérarchique développera et étayera en quelques phrases son point de vue.
Perspectives d’évolution professionnelle
L’agent expose ses vœux en matière d’évolution de poste, de carrière, de mobilité, de prise de
responsabilité.
Il en discute avec son supérieur hiérarchique et, ensemble, ils p
formulations consensuelles.
A défaut, l’agent exprime ses desiderata
faire dans le cadre de l’appréciation générale qui clôt l’entretien.
Nota : cette partie n’est pas obligatoirement rensei
souhaité de la part de l’agent ou si le supérieur n’a rien à préconiser.
Observations et propositions sur le fonctionnement du service et les cond
tions de travail (page 7)
Cet échange annuel est l’occasion p
meilleure organisation du service, de son point de vue
échange.
En outre, l’agent profitera utilement de cet entretien pour exposer les éventuelles dif
terme de condition de travail (besoins matériels, problèmes d’hygiène et de sécurité, charge
mentale, …). L’évaluateur devra exposer son avis et les suites à donner
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur
permettant aussi de mesurer la valeur professionnelle de
la suite logique, la résultante de l’analyse des compétences précédente avec laquelle il ne doit, par
conséquent, pas se trouver en contradiction.
Le supérieur hiérarchique développera et étayera en quelques phrases son point de vue.
erspectives d’évolution professionnelle (page 7)
L’agent expose ses vœux en matière d’évolution de poste, de carrière, de mobilité, de prise de
Il en discute avec son supérieur hiérarchique et, ensemble, ils peuvent se mettre d’accord sur
desiderata librement et l’évaluateur y répond ensuite. Il peut aussi le
faire dans le cadre de l’appréciation générale qui clôt l’entretien.
: cette partie n’est pas obligatoirement renseignée chaque année s’il n’y a pas de changement
souhaité de la part de l’agent ou si le supérieur n’a rien à préconiser.
Observations et propositions sur le fonctionnement du service et les cond
est l’occasion pour l’agent d’évoquer ses propositions éventuelles pour une
meilleure organisation du service, de son point de vue ; l’entretien est en effet un dialogue et un
En outre, l’agent profitera utilement de cet entretien pour exposer les éventuelles dif
terme de condition de travail (besoins matériels, problèmes d’hygiène et de sécurité, charge
mentale, …). L’évaluateur devra exposer son avis et les suites à donner
17
ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur (page 7)
permettant aussi de mesurer la valeur professionnelle de l’agent, est
la suite logique, la résultante de l’analyse des compétences précédente avec laquelle il ne doit, par
Le supérieur hiérarchique développera et étayera en quelques phrases son point de vue.
L’agent expose ses vœux en matière d’évolution de poste, de carrière, de mobilité, de prise de
euvent se mettre d’accord sur des
librement et l’évaluateur y répond ensuite. Il peut aussi le
gnée chaque année s’il n’y a pas de changement
Observations et propositions sur le fonctionnement du service et les condi-
our l’agent d’évoquer ses propositions éventuelles pour une
; l’entretien est en effet un dialogue et un
En outre, l’agent profitera utilement de cet entretien pour exposer les éventuelles difficultés en
terme de condition de travail (besoins matériels, problèmes d’hygiène et de sécurité, charge
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
Appréciation générale (page 8)
Le responsable hiérarchique, après passage en revue méthodique des différentes
composantes du travail de
et synthétisant en quelques phrases la valeur professionnelle de l’intéressé.
Cet exercice de style sera particulièrement soigné
et écrit au fil des échanges
globale de l’évaluation.
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
(page 8)
Le responsable hiérarchique, après passage en revue méthodique des différentes
de l’agent, doit porter une appréciation d’ensemble en caractérisant
en quelques phrases la valeur professionnelle de l’intéressé.
sera particulièrement soigné puisqu’il s’agit de résumer
et écrit au fil des échanges ; évidemment, le propos ne doit pas détonner avec la teneur
18
Le responsable hiérarchique, après passage en revue méthodique des différentes
l’agent, doit porter une appréciation d’ensemble en caractérisant
en quelques phrases la valeur professionnelle de l’intéressé.
de résumer ce qui a été dit
ne doit pas détonner avec la teneur
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
L’ENTRETIEN, ACTE DE L’opération se décompose en deux temps distincts
� La préparation de l’entretien � La conduite de l’entretien
Ce rendez-vous n’ayant lieu qu’une fois par an, il faut s’assurer que les dire en n’oubliant rien d’important.
Comment préparer un entretien professionnel Pour l’agent, les bonnes questions à se poser peuvent être les suivantes
Quels sont les faits ayant marqué l’année écoulée
Quelles ont été mes réussites ?
A l’inverse, quelles sont les principales difficultés rencontrées
Quelle est ma contribution au fonctionnement du service
Où en suis-je dans la réalisation de mes objectifs
Quels sont mes points forts ? Comment les
Quels sont mes points faibles ? Comment les réduire
Rappel des différentes formations — quelle en est la valeur ajoutée— des formations complémentaires seraient
Évolution professionnelle : — quels sont mes souhaits d’évolution dans les années à venir— au sein de la direction— sur quel type de poste— quelles sont mes motivations
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
L’ENTRETIEN, ACTE DE MANAGEMENT
se décompose en deux temps distincts :
La préparation de l’entretien (voir aussi page 7 pour les modalités administratives)
La conduite de l’entretien
vous n’ayant lieu qu’une fois par an, il faut s’assurer que les agents diront ce qu’ils ont à dire en n’oubliant rien d’important.
Comment préparer un entretien professionnel ?
, les bonnes questions à se poser peuvent être les suivantes :
ayant marqué l’année écoulée ?
?
A l’inverse, quelles sont les principales difficultés rencontrées ?
Quelle est ma contribution au fonctionnement du service ?
je dans la réalisation de mes objectifs ? A quels résultats concrets suis
? Comment les optimiser ?
? Comment les réduire ?
formations suivies : uelle en est la valeur ajoutée ? es formations complémentaires seraient-elles utiles à entreprendre
uels sont mes souhaits d’évolution dans les années à venir ? u sein de la direction ? dans une autre direction ? ur quel type de poste ?
quelles sont mes motivations ?
19
MANAGEMENT
pour les modalités administratives)
agents diront ce qu’ils ont à
? A quels résultats concrets suis-je parvenu(e) ?
elles utiles à entreprendre ?
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Le responsable hiérarchique devra
une connaissance suffisante des activités et responsabilités assumées par l’agent, faute de quoi il ne
pourrait réaliser une appréciation complète et objective, ni donner son avis avec perti
Quels sont les faits ayant marqué l’année écoulée
Recherche des incidents critiques et de leur conséquence sur la qualité du travail
Les objectifs fixés ont-ils été atteintsDans quelles conditions ? (en clair, l’agent aSi non, quelle est la nature des écarts
Quels objectifs sont à fixer pour l’année à venir(à définir notamment à partir des objectifs collectifs du service)
Quelle évolution de l’agent est envi
Quels sont ses points forts ?
Quels sont ses points à améliorer— formation ? — nouvelles tâches— organisation différente du travail— autres ?
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
devra s’assurer qu’il dispose bien des éléments lui permettant d’avoir
une connaissance suffisante des activités et responsabilités assumées par l’agent, faute de quoi il ne
réciation complète et objective, ni donner son avis avec perti
ayant marqué l’année écoulée ?
Recherche des incidents critiques et de leur conséquence sur la qualité du travail
ils été atteints ? ? (en clair, l’agent a-t-il eu les moyens de les atteindre ?)
Si non, quelle est la nature des écarts ? Quelle est ma part de responsabilité ?
Quels objectifs sont à fixer pour l’année à venir ? (à définir notamment à partir des objectifs collectifs du service)
Quelle évolution de l’agent est envisageable ? Dans quels délais ?
Quels sont ses points à améliorer ? Comment l’accompagner ?
nouvelles tâches ? organisation différente du travail ?
20
s’assurer qu’il dispose bien des éléments lui permettant d’avoir
une connaissance suffisante des activités et responsabilités assumées par l’agent, faute de quoi il ne
réciation complète et objective, ni donner son avis avec pertinence.
Recherche des incidents critiques et de leur conséquence sur la qualité du travail
?)
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Quelques conseils avant de
Les conseils indiqués ci-dessous vous guideront durant son déroule
supérieur hiérarchique qu’à l’agent.
���� Adoptez une attitude constructive L’entretien ne peut être profitable si les deux parties adoptent une attitude de engagement) ou d’opposition
En revanche, une attitude dite de se concrétisera, in fine, par un engagement réciproque dans des objectifs de progrès et l’identification de solutions pour remédier aux écarts et dysfonctionnements repérés.
���� Appuyez-vous sur des faits Les faits sont à distinguer des opinions et des sentiments.
L’opinion a un caractère discutable car elle s’appuie sur des croyances ou des valeurs ayant un caractère personnel. Le sentiment est, lui aussi, subjectif.
La production de faits donne de la crédibilité à l’analcontestable.
���� Utilisez des outils et techniques pour aider à la compréhension mutuelle.
Technique
L’écoute active
La reformulation
- La question neutre « en quoi
- La question ouverte (ne préjuge pas des réponses possibles de l’évalué)
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
Quelques conseils avant de démarrer l’entretien
dessous vous guideront durant son déroulement et s’adressent aussi bien au
supérieur hiérarchique qu’à l’agent.
Adoptez une attitude constructive
L’entretien ne peut être profitable si les deux parties adoptent une attitude de opposition (contestation, refus d’échanger).
En revanche, une attitude dite de coopération favorisera le dialogue et la compréhension et se concrétisera, in fine, par un engagement réciproque dans des objectifs de progrès et l’identification de solutions pour remédier aux écarts et dysfonctionnements repérés.
vous sur des faits
distinguer des opinions et des sentiments.
L’opinion a un caractère discutable car elle s’appuie sur des croyances ou des valeurs ayant un caractère personnel. Le sentiment est, lui aussi, subjectif.
La production de faits donne de la crédibilité à l’analyse et lui confère une dimension non
Utilisez des outils et techniques pour aider à la compréhension mutuelle.
Utilité
Permet une compréhension du message émis du fait d’une attention soutenue, orientée
Permet de résumer, de reprendre les propos de son interlocuteur sans les altérer pour s’assurer de les avoir bien compris
en quoi ? »
a question ouverte (ne préjuge pas des réponses possibles de l’évalué)
Permettent de compléter les informations, de les approfondir et témoigne de l’intérêt que l’on porte à celui qui parle
21
ment et s’adressent aussi bien au
L’entretien ne peut être profitable si les deux parties adoptent une attitude de retrait (non
le dialogue et la compréhension et se concrétisera, in fine, par un engagement réciproque dans des objectifs de progrès et l’identification de solutions pour remédier aux écarts et dysfonctionnements repérés.
L’opinion a un caractère discutable car elle s’appuie sur des croyances ou des valeurs ayant
yse et lui confère une dimension non
Utilisez des outils et techniques pour aider à la compréhension mutuelle.
Permet une compréhension du message émis du fait d’une attention soutenue, orientée
Permet de résumer, de reprendre les propos de son interlocuteur sans les altérer pour s’assurer de les avoir bien compris
de compléter les informations, de les approfondir et témoigne de l’intérêt que l’on porte à celui qui parle
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Comment conduire un entretien professionnel L’évaluateur consacrera une à une heure et
au cours de l’échange. L’entretien proprement dit ne peut
l’évalué)
L’entretien se décompose en 5 phases
figurent pages 11 à 18. Il s’agit ici de pr
1) Accueil de l’agent par le supérieur hiérarchique
— formulation d’une phrase d’accueil
— rappel des objectifs de l’entretien
— présentation du plan de l’entretien 2) Réalisation du bilan de l’année passée et mise à jour de la fiche de
Échange et dialogue entre les 2 personnes portant sur rencontrées…
C’est une première approche macroscopique pour se mettre ‘dans le bain’ suite de l’entretien, par des indicateurs
Le supérieur hiérarchique laisse de préférence l’agent parler
nécessaire. A défaut, c’est-à-dire si l’agent n’est pas à l’aise pour s’exprimer, le
et prend garde à accorder à son interlocuteur
3) Évaluation des résultats et
L’évaluateur porte un avis sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés l’année précédente. Il doit :
— valoriser les réussites et points satisfaisants,
— sur d’autres aspects, formuler une critique
L’agent mettra en lumière ses propres arguments.
Pour le tableau des compétences, on procédera de même.
Il est difficile pour l’agent de s’auto
de dégager ce qui va et ce qui va moins b
Cela facilitera le cheminement conjoint
plus juste possible des compétences.
C’est ici que l’on parlera aussi des formations suivies
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
Comment conduire un entretien professionnel ?
L’évaluateur consacrera une à une heure et demie à chaque agent et veillera à ne pas être
L’entretien proprement dit ne peut avoir lieu qu’à deux (l’évaluateur et
phases qui s’enchaînent logiquement (rappel : les contenus détaillés
Il s’agit ici de présenter la méthode).
e supérieur hiérarchique
formulation d’une phrase d’accueil
rappel des objectifs de l’entretien
présentation du plan de l’entretien
Réalisation du bilan de l’année passée et mise à jour de la fiche de poste
et dialogue entre les 2 personnes portant sur l’exercice global des activités,
macroscopique pour se mettre ‘dans le bain’ et qui sera étayée, dans la indicateurs beaucoup plus précis.
Le supérieur hiérarchique laisse de préférence l’agent parler le premier et complète
dire si l’agent n’est pas à l’aise pour s’exprimer, le responsable démarre
à son interlocuteur un large temps de réponse.
et des compétences, conjointement par les 2 parties
L’évaluateur porte un avis sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés l’année
et points satisfaisants,
formuler une critique constructive portant sur des fais précis.
L’agent mettra en lumière ses propres arguments.
Pour le tableau des compétences, on procédera de même.
Il est difficile pour l’agent de s’auto-évaluer mais la première partie de l’entretien aura
de dégager ce qui va et ce qui va moins bien, donc les points forts et les points faibles de l’agent.
Cela facilitera le cheminement conjoint des deux interlocuteurs vers une cotation équilibrée
compétences.
des formations suivies, comme outil d’amélioration des compétences
22
veillera à ne pas être dérangé
avoir lieu qu’à deux (l’évaluateur et
: les contenus détaillés
poste
activités, les difficultés
qui sera étayée, dans la
complète ou interroge si
responsable démarre
conjointement par les 2 parties
L’évaluateur porte un avis sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés l’année
portant sur des fais précis.
la première partie de l’entretien aura déjà permis
es points faibles de l’agent.
vers une cotation équilibrée et la
, comme outil d’amélioration des compétences.
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4) Préparation de l’année à venir avec la détermination
Cette partie est traitée dans la foulée de l’évaluation des résultats
Le hiérarchique cherchera à obtenir, autant que possible, l’adhésion de son collaborateur
celui-ci se sente plus concerné et
objectifs qu’il aura contribué à définir
S’il n’y a pas de consensus, c’est l’évaluateur
Les besoins en formation pour l’année à venir sont également définis en accord avec l’évaluateur.
5) Perspectives d’évolution
propositions sur le fonctionnement du service
Discutées en commun, aux demandes
L’appréciation générale, sixième
hiérarchique. Elle est formalisée
après.
En résumé :
A l’exception de l’appréciation finale
sont mis en débat.
C’est l’évaluateur qui finalise le compte rendu en faisant état des points de convergence comme de
divergence.
L’agent aura la possibilité de formuler ses remarques sur le fond ou sur le déroulement de l’entretien
lorsque le compte rendu lui sera notifié, sans parler des voies de recours qui lui sont ouvertes
de désaccord important.
Comme pour la notation, sa signature en bas du compte rendu ne signifie pas qu’il ratifie tout ce qui
est écrit mais simplement qu’il a pris connaissance du document.
Publique Territoriale de Loire-Atlantique
Préparation de l’année à venir avec la détermination d’objectifs de progrès.
traitée dans la foulée de l’évaluation des résultats (sur la même page
à obtenir, autant que possible, l’adhésion de son collaborateur
se sente plus concerné et s’investisse avec davantage de motivation dans
qu’il aura contribué à définir. L’agent est même très souvent force de proposition.
de consensus, c’est l’évaluateur qui fixe les objectifs.
année à venir sont également définis en accord avec l’évaluateur.
5) Perspectives d’évolution professionnelle, capacité d’encadrement et d’expertise,
propositions sur le fonctionnement du service et conditions de travail
Discutées en commun, aux demandes formulées par l’agent doit répondre un avis de l’évaluateur
∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞
sixième et dernière étape, est du ressort exclusif du supérieur
formalisée si possible en présence de l’agent, ou à tout le moins peu
A l’exception de l’appréciation finale, qui appartient au supérieur hiérarchique, les autres thèmes
C’est l’évaluateur qui finalise le compte rendu en faisant état des points de convergence comme de
’agent aura la possibilité de formuler ses remarques sur le fond ou sur le déroulement de l’entretien
lorsque le compte rendu lui sera notifié, sans parler des voies de recours qui lui sont ouvertes
notation, sa signature en bas du compte rendu ne signifie pas qu’il ratifie tout ce qui
est écrit mais simplement qu’il a pris connaissance du document.
23
d’objectifs de progrès.
(sur la même page).
à obtenir, autant que possible, l’adhésion de son collaborateur pour que
avec davantage de motivation dans la réalisation des
s souvent force de proposition.
année à venir sont également définis en accord avec l’évaluateur.
, capacité d’encadrement et d’expertise,
t répondre un avis de l’évaluateur
ressort exclusif du supérieur
si possible en présence de l’agent, ou à tout le moins peu de temps
supérieur hiérarchique, les autres thèmes
C’est l’évaluateur qui finalise le compte rendu en faisant état des points de convergence comme de
’agent aura la possibilité de formuler ses remarques sur le fond ou sur le déroulement de l’entretien
lorsque le compte rendu lui sera notifié, sans parler des voies de recours qui lui sont ouvertes en cas
notation, sa signature en bas du compte rendu ne signifie pas qu’il ratifie tout ce qui
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
Quelques erreurs et écueils à éviter…
POUR LES ÉVALUATEURS
� Un excès de complaisance ou de
� Une tendance centrale
configuration, ils reçoivent une appréciation moyenne qui ne discrimine et n’exclut
personne.
� L’effet de halo : l’un des critères de l’appréciation
Dès lors, à partir d’un facteur unique, l’appréciation peut se révéler à tort positive ou
négative.
� Comparer les agents entre eux.
� Laisser s’installer un conflit sans chercher à le désamorcer.
� Ne pas laisser l’agent s’exprimer, lui «
� N’évoquer que les points négatifs, l’entretien sera alors contre
au désengagement de l’agent.
POUR LES ÉVALUÉS
� Être crispé, sur la défensive avant le début de l’entretien.
� Ne rien avoir préparé.
� Refuser d’entendre la moindre critique.
� Rester silencieux.
� Se comparer aux autres.
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Quelques erreurs et écueils à éviter…
Un excès de complaisance ou de sévérité (plus rare…).
: tous les agents sont appréciés de la même manière. Dans cette
configuration, ils reçoivent une appréciation moyenne qui ne discrimine et n’exclut
: l’un des critères de l’appréciation contamine l’ensemble de l’appréciation.
Dès lors, à partir d’un facteur unique, l’appréciation peut se révéler à tort positive ou
Comparer les agents entre eux.
Laisser s’installer un conflit sans chercher à le désamorcer.
s’exprimer, lui « voler » son temps de parole.
N’évoquer que les points négatifs, l’entretien sera alors contre-productif et peut contribuer
au désengagement de l’agent.
Être crispé, sur la défensive avant le début de l’entretien.
Refuser d’entendre la moindre critique.
Se comparer aux autres.
24
: tous les agents sont appréciés de la même manière. Dans cette
configuration, ils reçoivent une appréciation moyenne qui ne discrimine et n’exclut
contamine l’ensemble de l’appréciation.
Dès lors, à partir d’un facteur unique, l’appréciation peut se révéler à tort positive ou
productif et peut contribuer
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
non évoqués
SAVOIR DIRE ET SAVOIR ENTENDRE
� Juger l’acteur et la façon dont il interprète son rôle et non la personne« faire »).
� En dire assez, sans dire ou en faire trop� Donner du sens à ses explications, c’est
quoi tel autre ne l’est pas, et quelles en sont les conséquences positives ou négatives, plutôt que limiter l’entretien à une série de constats.
� Ne pas occulter une partie de la réalité de l’et non satisfaisants, pourvu que ces points évoqués sonnent juste. L’évalué ne sera pas dupe d’une certaine démagogie.
� Être à l’écoute de l’agentprogresser, son refus de changer, ses difficultés à se remettre en cause, quel est sonengagement et quelles sont ses limitesperception première du
L’agent se sentira manipulé
(démagogie)
Point négatifs
L’agent se sentira dans un
passe-temps, un rituel, un
simulacre
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NE RIEN OCCULTER Points positifs évoqués
Points positifs non évoqués
SAVOIR DIRE ET SAVOIR ENTENDRE
Juger l’acteur et la façon dont il interprète son rôle et non la personne
En dire assez, sans dire ou en faire trop Donner du sens à ses explications, c’est-à-dire expliquer en quoi tel point est satisfaisant, en quoi tel autre ne l’est pas, et quelles en sont les conséquences positives ou négatives, plutôt que limiter l’entretien à une série de constats. Ne pas occulter une partie de la réalité de l’agent. Oser s’exprimer sur les points satisfaisants et non satisfaisants, pourvu que ces points évoqués sonnent juste. L’évalué ne sera pas dupe d’une certaine démagogie.
agent, de ses difficultés, de ses ambitions : quelle est son envie de er, son refus de changer, ses difficultés à se remettre en cause, quel est son
engagement et quelles sont ses limites ? Quels sont ses arguments et en quoi modifient supérieur hiérarchique ?
se sentira manipulé
(démagogie)
L’agent se sentira accusé,
présumé coupable
dans un
temps, un rituel, un
L’agent se sentira évalué de
façon juste et équilibrée
25
(se concentrer sur le
e expliquer en quoi tel point est satisfaisant, en quoi tel autre ne l’est pas, et quelles en sont les conséquences positives ou négatives, plutôt
exprimer sur les points satisfaisants et non satisfaisants, pourvu que ces points évoqués sonnent juste. L’évalué ne sera pas dupe
: quelle est son envie de er, son refus de changer, ses difficultés à se remettre en cause, quel est son
? Quels sont ses arguments et en quoi modifient-ils la
évoqués
Point négatifs
évoqués se sentira accusé,
présumé coupable
se sentira évalué de
façon juste et équilibrée
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
TENIR COMPTE DE L’ENSEMBLE DES
� Un entretien professionnel réussi
comportementales mais également du paramètre temps
A défaut, le tableau ci-dessus donne un
1/ si on focalise trop sur la manière d’être
détriment d’un examen objectif de son efficacité et de ses acquis,
‘parent/enfant’ inapproprié.
2/ si on ne traite que du passé
exercice.
Entretien « règlement de
compte » ou « bon point
Entretien
« bilan comptable »
Passé
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TENIR COMPTE DE L’ENSEMBLE DES PARAMÈ
Personnalité
Résultats/compétences
entretien professionnel réussi doit tenir compte à la fois des compétences techniques et
mais également du paramètre temps (passé, présent, avenir).
dessus donne un aperçu des risques :
sur la manière d’être de l’agent (positive ou négative),
détriment d’un examen objectif de son efficacité et de ses acquis, on est dans un échange
‘parent/enfant’ inapproprié.
e que du passé, on se prive de la dimension prospective fondamentale
Entretien « leçon de
morale », affect…
règlement de
bon point »
Entretien
« planification»
Entretien réussi
26
ÈTRES
des compétences techniques et
(passé, présent, avenir).
(positive ou négative), son caractère, au
on est dans un échange
fondamentale dans cet
leçon de
», affect…
planification»
Présent et avenir
Entretien réussi
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
PROCÉDURE DE R
La notification du compte rendu d’entretien doit s’accompagner obligatoirement de l’indication des
voies de recours et des délais qui s’y attachent. A défaut, ils ne sont pas opposables à l’agent (article
421-5 du code de justice administrative).
TROIS VOIES D’APPEL : l’une propre au dispositif et les deux
�� llaa pprrooccéédduurree ddee
En pratique, l’agent saisit son employeur dans les 15 jours francs de la
ouvre un délai de réponse de 15 jours à l’autorité territoriale dont le silence vaut rejet de
demande. L’agent peut alors, et alors seulement
la demande de révision. Si la commission estime celle
le compte rendu (n’émettant qu’un avis, ell
bien l’autorité employeur qui décide et communique, en toute hypothèse, à l’agent, le compte rendu
devenu définitif.
Cette demande de révision ne constitue pas un recours gracieux et ne prive pas le f
droit à former un recours hiérarchique auprès de l’employeur en sollicitant la reconsi
entretien.
�� llee rreeccoouurrss ggrraacciiee
notification initiale du compte rendu o
de révision ou de la communication du compte rendu éventuellement modifié après avis de la CAP
L’absence de réponse de l’autorité dans les deux
ces trois cas vaut décision implicite de rejet.
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DURE DE RÉVISION ET VOIES DE RECOURS
La notification du compte rendu d’entretien doit s’accompagner obligatoirement de l’indication des
des délais qui s’y attachent. A défaut, ils ne sont pas opposables à l’agent (article
5 du code de justice administrative).
ne propre au dispositif et les deux autres de droit commun.
ee rréévviissiioonn iinntteerrnnee :: elle interrompt le délai de recours contentieux.
En pratique, l’agent saisit son employeur dans les 15 jours francs de la notification. La date de dépôt
ouvre un délai de réponse de 15 jours à l’autorité territoriale dont le silence vaut rejet de
et alors seulement, dans le mois qui suit, saisir la CAP pour poursuivre
la demande de révision. Si la commission estime celle-ci justifiée, elle propose à l’autorité de rectifier
le compte rendu (n’émettant qu’un avis, elle ne peut réaliser directement de modification). C’est
bien l’autorité employeur qui décide et communique, en toute hypothèse, à l’agent, le compte rendu
Cette demande de révision ne constitue pas un recours gracieux et ne prive pas le f
droit à former un recours hiérarchique auprès de l’employeur en sollicitant la reconsi
eeuuxx ((oouu hhiiéérraarrcchhiiqquuee)) :: il doit être formulé dans les
notification initiale du compte rendu ou de la réception de la réponse de l’employeur à la demande
de révision ou de la communication du compte rendu éventuellement modifié après avis de la CAP
réponse de l’autorité dans les deux mois qui suivent la saisine dans l’un ou l’autre de
cas vaut décision implicite de rejet.
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VOIES DE RECOURS
La notification du compte rendu d’entretien doit s’accompagner obligatoirement de l’indication des
des délais qui s’y attachent. A défaut, ils ne sont pas opposables à l’agent (article
autres de droit commun.
elle interrompt le délai de recours contentieux.
notification. La date de dépôt
ouvre un délai de réponse de 15 jours à l’autorité territoriale dont le silence vaut rejet de la
qui suit, saisir la CAP pour poursuivre
ci justifiée, elle propose à l’autorité de rectifier
e ne peut réaliser directement de modification). C’est
bien l’autorité employeur qui décide et communique, en toute hypothèse, à l’agent, le compte rendu
Cette demande de révision ne constitue pas un recours gracieux et ne prive pas le fonctionnaire du
droit à former un recours hiérarchique auprès de l’employeur en sollicitant la reconsidération de son
il doit être formulé dans les deux mois de la
u de la réception de la réponse de l’employeur à la demande
de révision ou de la communication du compte rendu éventuellement modifié après avis de la CAP.
ne dans l’un ou l’autre de
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�� llee rreeccoouurrss ccoonntteennttiiee
de l’employeur ou de la CAP. L’agent peut donc s’adresser directement au juge dès la première
notification.
Ensuite ce recours contentieux peut être introduit à réception soit de la réponse jugée insatisfaisante
de l’autorité locale, soit de la notification du compte rendu définitif, soit enfin de la réponse implicite
ou explicite au recours gracieux.
Rappel : le choix préalable des deux
« simple » et recours gracieux) par le fonctionnaire suspend, à son profit, le délai de recours
contentieux qui recommence à courir dès que l
que son délai de réponse a expir
Quel que soit le mode de recours, la révision ou l’annulation du compte rendu de l’entretien profe
sionnel conduit soit à reprendre les parties non modifiées en faisant appa
lations, soit, s’il s’agit d’une annulation totale, à l’établissement d’un nouveau compte rendu préc
dé, le cas échéant, d’un nouvel entretien.
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eeuuxx :: il est possible même sans demande préalable de révision auprès
de l’employeur ou de la CAP. L’agent peut donc s’adresser directement au juge dès la première
suite ce recours contentieux peut être introduit à réception soit de la réponse jugée insatisfaisante
de l’autorité locale, soit de la notification du compte rendu définitif, soit enfin de la réponse implicite
choix préalable des deux voies d’appel non contentieuses (demande de révision
» et recours gracieux) par le fonctionnaire suspend, à son profit, le délai de recours
contentieux qui recommence à courir dès que l’autorité d’emploi a fait connaî
que son délai de réponse a expiré, valant rejet de la demande).
Quel que soit le mode de recours, la révision ou l’annulation du compte rendu de l’entretien profe
sionnel conduit soit à reprendre les parties non modifiées en faisant apparaitre les nouvelles form
agit d’une annulation totale, à l’établissement d’un nouveau compte rendu préc
dé, le cas échéant, d’un nouvel entretien.
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il est possible même sans demande préalable de révision auprès
de l’employeur ou de la CAP. L’agent peut donc s’adresser directement au juge dès la première
suite ce recours contentieux peut être introduit à réception soit de la réponse jugée insatisfaisante
de l’autorité locale, soit de la notification du compte rendu définitif, soit enfin de la réponse implicite
voies d’appel non contentieuses (demande de révision
» et recours gracieux) par le fonctionnaire suspend, à son profit, le délai de recours
’autorité d’emploi a fait connaître une position (ou
Quel que soit le mode de recours, la révision ou l’annulation du compte rendu de l’entretien profes-
raitre les nouvelles formu-
agit d’une annulation totale, à l’établissement d’un nouveau compte rendu précé-
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire
L’EXPLOITATION ET
L’intégration dans les autres
Loin d’être un acte isolé (une fin en soi), l’entretien professionnel alimente
� Le plan de formation : les informations recueillies via les
de construire, au moins pour partie et en fonction des ob
plan de formation de l’année (
� La gestion des carrières : les résultats des entretiens
gestion des avancements, d’où l’intérêt de les conduire
� La mobilité interne : les souhaits formulés par les agents peuv
alimenter un fichier mobilité ou servir à une réflexion plus large sur la gestion anticipatrice
effectifs, des emplois et des compétences
L’évaluation du dispositif…
Cette dernière étape se décline en 2 volets
� une appréciation quantitative qui s’appuiera sur les points suivants
� Le respect des délais, indicateur permettant de s’assurer que la procédure professionnel est bien intégrée par les services,
� Le volume de renseignements, le taux de remplissage l’appropriation du document).
� une appréciation qualitative, avec l’analyse de chacune ded’entretien, notamment celle ayant trait aux compétences.
Le détail et la cohérence des informations seront un gage de la fiabilité du travail effectué et donneront une première idée de la performance du dispositif.
En outre, au-delà des aspects individuelcompilation des comptes rendus.
Les résultats seront utilement communiquésreprésentants du personnel…
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EXPLOITATION ET L’ÉVALUATION DU DISPOSITIF
s les autres processus de GRH
Loin d’être un acte isolé (une fin en soi), l’entretien professionnel alimente :
informations recueillies via les comptes rendus permettront à la DRH
de construire, au moins pour partie et en fonction des objectifs fixés par la Direction g
de l’année (voire des 2 ou 3 années à venir).
les résultats des entretiens annuels seront pris en compte dans
d’où l’intérêt de les conduire avec rigueur et professionnalisme.
les souhaits formulés par les agents peuvent être exploités par la DRH
mobilité ou servir à une réflexion plus large sur la gestion anticipatrice
et des compétences.
L’évaluation du dispositif…
Cette dernière étape se décline en 2 volets :
ne appréciation quantitative qui s’appuiera sur les points suivants :
Le respect des délais, indicateur permettant de s’assurer que la procédure est bien intégrée par les services,
Le volume de renseignements, le taux de remplissage des supportsl’appropriation du document).
une appréciation qualitative, avec l’analyse de chacune des rubriques du compte rendu d’entretien, notamment celle ayant trait aux compétences.
Le détail et la cohérence des informations seront un gage de la fiabilité du travail effectué et donneront une première idée de la performance du dispositif.
aspects individuels, c’est le profil de chaque direction qui peutcomptes rendus.
communiqués : à la Direction générale, aux cadres, aux agents, aux
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ÉVALUATION DU DISPOSITIF
:
permettront à la DRH
ectifs fixés par la Direction générale, le
pris en compte dans la
avec rigueur et professionnalisme.
ent être exploités par la DRH pour
mobilité ou servir à une réflexion plus large sur la gestion anticipatrice des
Le respect des délais, indicateur permettant de s’assurer que la procédure de l’entretien
des supports (signe de
s rubriques du compte rendu
Le détail et la cohérence des informations seront un gage de la fiabilité du travail effectué et
qui peut émerger de la
aux cadres, aux agents, aux