GUIDE DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL - cdg44.fr · L’entretien professionnel est obligatoire Au...

Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Loire

Publique Territoriale de Loire-Atlantique

GUIDE DE L’ENTRETIEN

PROFESSIONNEL

1

GUIDE DE L’ENTRETIEN

PROFESSIONNEL

juillet 2015


LE DISPOSITIF DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Présentation générale et cadre réglementaire

Les acteurs

Le calendrier

Les outils

1) la fiche de poste

2) le compte rendu d’entretien

L’ENTRETIEN, ACTE DE MANAGEMENT

Comment préparer un entretien professionnel

Quelques conseils avant de démarrer l’entretien

Comment conduire un entretien professionnel

Quelques erreurs et écueils à éviter…

LA PROCÉDURE DE RÉVISION ET

L’EXPLOITATION ET L’ÉVALUATION DU DISPOSITIF

L’intégration des données dans

L’évaluation du dispositif


SOMMAIRE

DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

adre réglementaire

compte rendu d’entretien

, ACTE DE MANAGEMENT

entretien professionnel ?

t de démarrer l’entretien

entretien professionnel ?


VISION ET LES VOIES DE RECOURS

VALUATION DU DISPOSITIF

L’intégration des données dans les autres processus de GRH

2

3

3

4

7

8

9

10

19

19

21

22

24

27

29

29

29



L’appréciation de la valeur professionnelle des

annuel (article 76 de la loi du 26 janvier 1984) et sera prise en compte pour l’avancement d’échelon,

l’avancement de grade et la promotion interne.

Au terme de l’expérimentation inst

vier 1984 par le décret n° 2010-716 du 29 juin 2010,

les activités postérieures au 1er

l’article 76 de la loi du 26 janvier 1984 (et abrogé l’article 76

du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territ

riaux.

L’entretien professionnel est obligatoire

Au regard de la réglementation actuelle, il ne concerne pas

agents reconnus handicapés durant le contrat préala

net.

L’entretien professionnel se définit comme étant un moment d’échanges et de dialogue entre l’agent

et sa hiérarchie permettant d’établir et d’apprécier rétrospectivement la valeur pr

fonctionnaire évalué (circulaire du 6 août 2010).

Il s’agit donc de situer la valeur professionnelle des agents non par une note mais par un système

d’appréciation basé sur une pesée fine et approfondie des compétences détenues.



L’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires se fonde sur un entretien professionnel


l’avancement de grade et la promotion interne.

-----------------

Au terme de l’expérimentation instituée en application de l’article 76-1 de la loi n° 84

716 du 29 juin 2010, l’entretien professionnel a été pérennisé

janvier 2015, par la loi n° 2014-58 du 27 janvier 2014

l’article 76 de la loi du 26 janvier 1984 (et abrogé l’article 76-1), ainsi que par le décret n° 2014

du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territ

------------------

obligatoire pour tous les fonctionnaires relevant d’un statut particulier.

ion actuelle, il ne concerne pas les stagiaires, les agents non titulaires, les

agents reconnus handicapés durant le contrat préalable à la titularisation, les collaborateurs de cab

-----------------


et sa hiérarchie permettant d’établir et d’apprécier rétrospectivement la valeur pr

fonctionnaire évalué (circulaire du 6 août 2010).



3


fonctionnaires se fonde sur un entretien professionnel


1 de la loi n° 84-53 du 26 jan-

l’entretien professionnel a été pérennisé, pour

58 du 27 janvier 2014, qui a modifié

1), ainsi que par le décret n° 2014-1526

du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territo-

pour tous les fonctionnaires relevant d’un statut particulier.

les stagiaires, les agents non titulaires, les

ble à la titularisation, les collaborateurs de cabi-


et sa hiérarchie permettant d’établir et d’apprécier rétrospectivement la valeur professionnelle du




RÉFÉRENCES

� Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions relatives à la

article 76

� Décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014

des fonctionnaires territoriaux

� Circulaire du 6 août 2010 du m

territoriales relative à la mise en œuvre de l’expérimentation de l’entretien professionnel au

sein des collectivités territoriales

d’application du dispositif pérenne)

LES ACTEURS

Les instances paritaires

L’autorité d’emploi

Le supérieur hiérarchique

L’agent


53 du 26 janvier 1984 portant dispositions relatives à la fonction publique territoriale,

1526 du 16 décembre 2014 relatif à l'appréciation de la valeur professionnelle

des fonctionnaires territoriaux

2010 du ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités


sein des collectivités territoriales (dans l’attente d’une circulaire précisant

d’application du dispositif pérenne)

4

fonction publique territoriale,

relatif à l'appréciation de la valeur professionnelle

mer et des collectivités


(dans l’attente d’une circulaire précisant les modalités


Le comité technique :

• donne son avis sur les critères à retenir pour l’appréciation de la valeur professionnelle des

agents, portant notamment sur :

- les résultats professionnels obtenus par l’agent

- les compétences professionnelles et techniques

- les qualités relationnelles

- la capacité d’encadrement

- la capacité à exercer des fonctions d’un niveau supérieur (le cas échéant)

NB : les collectivités qui reprendraient in extenso

temental dans sa recommandation

partemental pour leur modèle de compte

La commission administrative paritaire

• propose à l’autorité territoriale la modification du compte rendu de

l’agent à condition que celui-ci :

- ait déjà formulé sa demande auprès de l’autorité territoriale

- et qu’il saisisse la CAP dans le

(insatisfaisante pour lui) de ladite autorité.

L’autorité d’emploi

• vise le compte-rendu d’entretien

• répond aux demandes de révision de l’a

nitif

• en transmet une copie au Centre de gestion si affiliation

• s’appuie sur l’examen des comptes rendus pour l’éta

en compte non exclusive pour statuer sur la valeur professionnelle)

• verse le compte-rendu au dossier de l’


avis sur les critères à retenir pour l’appréciation de la valeur professionnelle des

agents, portant notamment sur :

les résultats professionnels obtenus par l’agent et la réalisation des objectifs

les compétences professionnelles et techniques

la capacité d’encadrement ou d’expertise

la capacité à exercer des fonctions d’un niveau supérieur (le cas échéant)

: les collectivités qui reprendraient in extenso les critères définis par le Comité Technique D

andation n’ont pas besoin de consulter à nouveau le Comité Technique d

partemental pour leur modèle de compte-rendu d’entretien.

ommission administrative paritaire :

propose à l’autorité territoriale la modification du compte rendu de l’entretien profession

ci :

ait déjà formulé sa demande auprès de l’autorité territoriale

et qu’il saisisse la CAP dans le délai d’un mois qui suit la réponse

(insatisfaisante pour lui) de ladite autorité.

rendu d’entretien

ond aux demandes de révision de l’agent et communique à l’intéressé son

n transmet une copie au Centre de gestion si affiliation

’appuie sur l’examen des comptes rendus pour l’établissement des tableaux d’avancement (prise

en compte non exclusive pour statuer sur la valeur professionnelle)

dossier de l’agent

5

avis sur les critères à retenir pour l’appréciation de la valeur professionnelle des

et la réalisation des objectifs

e Comité Technique Dépar-

n’ont pas besoin de consulter à nouveau le Comité Technique dé-

l’entretien professionnel de

ait déjà formulé sa demande auprès de l’autorité territoriale

qui suit la réponse

son compte rendu défi-

blissement des tableaux d’avancement (prise


Le supérieur hiérarchique direct

• convoque l’agent 8 jours au moins avant l’entretien

• joint à sa convocation un exemplaire de la fiche de poste et du modèle de fiche d’entretien se

vant de support au compte rendu

• conduit l’entretien

L’agent

• reçoit notification du CR sous

• le renvoie à son supérieur hiéra

• peut formuler un recours auprès de l’autorité territoriale et saisir la CAP en cas de désaccord

persistant sur la teneur du compte rendu


Le supérieur hiérarchique direct

convoque l’agent 8 jours au moins avant l’entretien

convocation un exemplaire de la fiche de poste et du modèle de fiche d’entretien se

vant de support au compte rendu

reçoit notification du CR sous quinze jours et peut y porter ses observations

e renvoie à son supérieur hiérarchique

peut formuler un recours auprès de l’autorité territoriale et saisir la CAP en cas de désaccord

persistant sur la teneur du compte rendu

6

convocation un exemplaire de la fiche de poste et du modèle de fiche d’entretien ser-

peut formuler un recours auprès de l’autorité territoriale et saisir la CAP en cas de désaccord


LE CALENDRIER

Le supérieur hiérarchique convoque le fonctionnaire évalué au moins 8 jours à l’avance et

envoi la fiche de poste (que l’agent a souvent déjà

l’entretien) et un imprimé de compte rendu.

Pour le jour de l’entretien, les deux parties devront avoir pré

dire concrètement les premiers éléments sur l’identité et la situation administrat

Après l’entretien, le compte rendu est notifié à l’agent dans un délai de 1

le document à son supérieur hiérarchiqu

auprès de l’autorité territoriale

Ci-après, frise chronologique intégrant la demande de révision éventuelle. Pour le détail des voies de

recours, voir page 27.


Le supérieur hiérarchique convoque le fonctionnaire évalué au moins 8 jours à l’avance et

la fiche de poste (que l’agent a souvent déjà et qui pourra être retouchée à l’occasion de

compte rendu.

de l’entretien, les deux parties devront avoir pré-rempli les zones les concernant, c’est

dire concrètement les premiers éléments sur l’identité et la situation administrat

Après l’entretien, le compte rendu est notifié à l’agent dans un délai de 15 jours

nt à son supérieur hiérarchique dans les 15 jours, avec le cas échéant

après, frise chronologique intégrant la demande de révision éventuelle. Pour le détail des voies de

J- 8 Minimum

↓ J

ENTRETIEN ↓

J + 15 maxi N

NOTIFICATION du compte rendu au fonctionnaire

↓ ----------------------------------

↓ ↓ Retour N+15 maxi

au supérieur demande Hiérarchique de révision ↓ de l’agent Visa ↓ de l’autorité N+30 maxi territoriale Réponse ↓ de l’autorité Communication territoriale du compte rendu au fonctionnaire

avec visa du compte-rendu à l’agent ↓ N+60 maxi ↓ Saisine de la CAP par le fonctionnaire ↓ Avis de la CAP ↓ Communication du compte rendu définitif à l’agent

7

Le supérieur hiérarchique convoque le fonctionnaire évalué au moins 8 jours à l’avance et joint à son

et qui pourra être retouchée à l’occasion de

rempli les zones les concernant, c’est-à-

dire concrètement les premiers éléments sur l’identité et la situation administrative.

jours. Puis l’agent renvoie

demande de révision

après, frise chronologique intégrant la demande de révision éventuelle. Pour le détail des voies de


LES OUTILS

L’entretien professionnel s’inscrit dans un processus

description de l’activité professionnelle

occuper ses fonctions.

C’est la fiche de poste.

La fiche de poste et le compte rendu d’entretien sont des outils complémentaires voire interdépendants, puisqu’il faut prendre appui sur les données de la première poucorrectement le second.

La qualité et la simplicité d’utilisation des

Ils sont communs à tous et garantissent

traitement des agents, à l’intérieur d’une même collectivité

comparer les valeurs professionnelles pour des évolutions de carrière

��

��


s’inscrit dans un processus qui commence nécessairement

professionnelle de l’agent et l’identification des compétences

La fiche de poste et le compte rendu d’entretien sont des outils complémentaires voire interdépendants, puisqu’il faut prendre appui sur les données de la première pou

La qualité et la simplicité d’utilisation des supports proposés faciliteront la conduite des entretiens.

garantissent autant que possible l’objectivité du dispositif et l’égalité de

, à l’intérieur d’une même collectivité ou entre collectivités lorsqu’il s’agit de

comparer les valeurs professionnelles pour des évolutions de carrière.

La fiche de poste ………….………………………………………….………….page

Le compte rendu d’entretien ………….…….…….……………pages

8

nécessairement avec la

compétences requises pour

La fiche de poste et le compte rendu d’entretien sont des outils complémentaires voire interdépendants, puisqu’il faut prendre appui sur les données de la première pour renseigner

proposés faciliteront la conduite des entretiens.

autant que possible l’objectivité du dispositif et l’égalité de

ou entre collectivités lorsqu’il s’agit de

La fiche de poste ………….………………………………………….………….page 9

…….……………pages 10 à 18


La fiche de poste

C’est une évidence, pour pouvoir apprécier la tenue d’un poste, il convient qu’au préalable celui

été décrit au moins dans ses aspects essentiels.

La fiche de poste définit donc les

ces activités et requises pour tenir l’emploi.

Elle est co-construite par l’agent

au moment de l’entretien professionnel, avec l’appui technique des services RH.

Restituer les caractéristiques d’une situation de travail et composer une fiche de poste n’est

toujours chose aisée ; c’est pourquoi il est intéressant de pouvoir s’appuye

guident les rédacteurs dans l’identification des activités et compétences.

Ces compétences, qui incluent les

décret), ne sont pas immuables et peuvent, comme le

« coller » à la réalité du poste.

L’identification des compétences nécessite de reprendre chacune des activités en s’interrogeant sur

la ou les compétences qui doivent être m

� quelles connaissances et savoirs sont nécessaires

� quelles techniques, méthodes et outils doivent être mis en œuvre

� quels types de comportements est

Une compétence peut évidemment être commu


évidence, pour pouvoir apprécier la tenue d’un poste, il convient qu’au préalable celui

été décrit au moins dans ses aspects essentiels.

La fiche de poste définit donc les activités exercées par l’agent, ainsi que les compétences

requises pour tenir l’emploi.

agent et son responsable direct et mise à jour annuellement, si nécessaire,

nt de l’entretien professionnel, avec l’appui technique des services RH.

Restituer les caractéristiques d’une situation de travail et composer une fiche de poste n’est

; c’est pourquoi il est intéressant de pouvoir s’appuyer sur des référentiels qui

guident les rédacteurs dans l’identification des activités et compétences.

, qui incluent les aspects techniques, professionnels et relationnels

ne sont pas immuables et peuvent, comme les activités, évoluer dans le temps. Elles doivent


la ou les compétences qui doivent être mobilisées, à l’aide des questions suivantes

quelles connaissances et savoirs sont nécessaires pour occuper ce

quelles techniques, méthodes et outils doivent être mis en œuvre

quels types de comportements est-il nécessaire d’adopter ?

Une compétence peut évidemment être commune à plusieurs activités.

9

évidence, pour pouvoir apprécier la tenue d’un poste, il convient qu’au préalable celui-ci ait

compétences associées à

et mise à jour annuellement, si nécessaire,

Restituer les caractéristiques d’une situation de travail et composer une fiche de poste n’est pas

r sur des référentiels qui

aspects techniques, professionnels et relationnels (cf. article 4 du

s activités, évoluer dans le temps. Elles doivent


s suivantes :

pour occuper ce poste ?

?

ne à plusieurs activités.


Le compte rendu d’entretien

C’est la pièce maîtresse du dispositif.

L’entretien professionnel ayant pour visée de cerner la

évoqués page 5, principalement l’efficacité dans

tences, doivent être caractérisés de la mani

terme de l’entretien.

Rappelons que ces critères reçoivent l’avis du CT

pour les avancements et promotions internes, il y a nécessité d’introduire de la norme.

Pour ce faire, des rubriques dédiées

sion, structurent le document.

Par ailleurs, on y retrouve les autres dimensions de l’échange entre le supérieur hiérarchique

l’agent, à savoir les besoins en formation

ditions de travail, et les perspectives d’évolution professionnelle.


Le compte rendu d’entretien

C’est la pièce maîtresse du dispositif.

L’entretien professionnel ayant pour visée de cerner la valeur professionnelle d’un agent,

évoqués page 5, principalement l’efficacité dans l’emploi (réalisation des objectifs) et les comp

doivent être caractérisés de la manière la plus précise et la plus documentée

critères reçoivent l’avis du CT car la valeur professionnelle étant


aire, des rubriques dédiées (résultats et objectifs, compétences), à renseigner avec préc

trouve les autres dimensions de l’échange entre le supérieur hiérarchique

l’agent, à savoir les besoins en formation, les souhaits en terme d’organisation de service et des co

et les perspectives d’évolution professionnelle.

Le compte rendu à la loupe

10

d’un agent, les critères

l’emploi (réalisation des objectifs) et les compé-

documentée possible au

car la valeur professionnelle étant prise en compte


, à renseigner avec préci-

trouve les autres dimensions de l’échange entre le supérieur hiérarchique et

, les souhaits en terme d’organisation de service et des con-

Le compte rendu à la loupe ��


� Il existe 6 modèles de comptes rendus, correspondant à une typologie élémentaire,

entre la catégorie hiérarchique (3

Le support comporte 8 pages. Seule la page

liste pré-imprimée de compétences génériques

Identité/situation administrative

Cette partie peut être remplie par l’agent et/ou le supérieur hiérarchique avant le début de

l’entretien, à défaut au début de celui

les dates clés de la procédure. Sa composition classique n’appelle aucune explic

Acquis de l’expérience (page 2)

Il s’agit en quelques lignes de retracer le parcours antérieur de l’agent, soit dans l’administration, soit

dans le secteur privé. Seules les

lorsqu’on parlera compétences ou

reproduire un CV détaillé.

Actualisation de la fiche de poste

Les composantes d’un poste peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Il convient donc d’établir une

nouvelle fiche, plus fidèle à la réalité. En attendant, les éléments modificatifs seront signalés dans le

support d’entretien puisque l’activité de l’agent doit

Contexte de l’année écoulée

Avant d’analyser les résultats en détail

avec ses événements notables, s’il y en a

positifs et les difficultés rencontrées.


existe 6 modèles de comptes rendus, correspondant à une typologie élémentaire,

(3 : A, B et C) et le type de fonction (2 : encadrant, non encadrant).

eule la page 3 diffère d’un spécimen à l’autre car elle comporte une

compétences génériques pour chacune de ces 6 grandes ‘familles’.

tion administrative (page 1 du compte rendu)

peut être remplie par l’agent et/ou le supérieur hiérarchique avant le début de

l’entretien, à défaut au début de celui-ci. Elle reprend les éléments utiles concernant l’agent ainsi que

és de la procédure. Sa composition classique n’appelle aucune explication

(page 2)


s les étapes essentielles et utiles pour éclairer l’échange

orsqu’on parlera compétences ou souhaits d’évolution, doivent être consignées. Le but n’est pas de

Actualisation de la fiche de poste (page 2)

composantes d’un poste peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Il convient donc d’établir une


support d’entretien puisque l’activité de l’agent doit être appréciée de manière la plus juste possible.

Contexte de l’année écoulée (page 2)

en détail, il est important de résumer la tonalité générale de l’année,

avec ses événements notables, s’il y en a. On pourra lister les points saillants, à la fois les facteurs

positifs et les difficultés rencontrées.

11

existe 6 modèles de comptes rendus, correspondant à une typologie élémentaire, croisement

(2 : encadrant, non encadrant).

car elle comporte une

‘familles’.

peut être remplie par l’agent et/ou le supérieur hiérarchique avant le début de

ci. Elle reprend les éléments utiles concernant l’agent ainsi que

ation particulière.


pour éclairer l’échange, notamment

doivent être consignées. Le but n’est pas de

composantes d’un poste peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Il convient donc d’établir une


être appréciée de manière la plus juste possible.

, il est important de résumer la tonalité générale de l’année,

ints saillants, à la fois les facteurs


Compétences (pages 3 et 4)

La compétence peut se définir comme la combinaison de connaissances et de savoirs, savoir

faire et comportements (savoir

Les acquis de l’expérience

le plan purement technique ou sur le plan relationnel, lui conférant, au total, une capacité à

gérer de manière plus appropriée se

est confronté.

L’objectif visé ici est de mesurer les écarts entre les compétences normalement exigibles (et

identifiées comme telles dans la fiche de poste) et les compétences réelles de l’age

doit pouvoir faire part de son avis sur le niveau que son supérieur hiérarchique propose de

lui attribuer. Un éventuel désaccord donne lieu à une discussion fondée sur des faits et non

sur des ressentis.

En page 3, un panel de compétences

caractère d’encadrement ou non du poste, est proposé. Il permet d’assurer une certaine

comparabilité entre agents dans le cadre des avancements par exemple.

En page 4, ce sont les compétences non décli

listées et cotées. Ce sont sinon les plus importantes, du moins celles qui définissent de

nière fine et ajustée, donc individualisée (principe de l’exercice),

savoir-être liés à la tenue d’un poste déterminé.

incluses ou découler naturellement de la fiche de poste

Trois niveaux d’appréciation sont proposés pour coter les compétences

� maîtrisé : compréhension et maîtrise d’un domaine de connaissances, savoir

permettant d’apporter des solutions à un problème et capacité à transférer ce

savoir-faire ;

� à consolider : compréhension et maîtrise partielle du champ de connaissance

nécessitant de c

� en apprentissage

venant de prendre ses fonctions.

� Actions à entreprendre


La compétence peut se définir comme la combinaison de connaissances et de savoirs, savoir

faire et comportements (savoir-être) s’exerçant dans un contexte professionnel précis.

acquis de l’expérience font logiquement ‘monter en compétence’ l’agent, que ce soit sur


gérer de manière plus appropriée ses activités ainsi que les situations de travail auxquelles il


identifiées comme telles dans la fiche de poste) et les compétences réelles de l’age



de compétences types, correspondant à la catégorie hiérarchique et au


comparabilité entre agents dans le cadre des avancements par exemple.

4, ce sont les compétences non déclinées dans la partie générique qui doivent être

listées et cotées. Ce sont sinon les plus importantes, du moins celles qui définissent de

donc individualisée (principe de l’exercice), les savoirs, savoir

la tenue d’un poste déterminé. Ces compétences spécifiques doivent être

incluses ou découler naturellement de la fiche de poste

Trois niveaux d’appréciation sont proposés pour coter les compétences :

compréhension et maîtrise d’un domaine de connaissances, savoir


: compréhension et maîtrise partielle du champ de connaissance

nécessitant de compléter ou affiner la formation ou la mise en pratique

en apprentissage : connaissances et savoir-faire en cours d’acquisition ou agent

venant de prendre ses fonctions.

Actions à entreprendre : connaissances à acquérir, actions de formation

12

La compétence peut se définir comme la combinaison de connaissances et de savoirs, savoir-

n contexte professionnel précis.

font logiquement ‘monter en compétence’ l’agent, que ce soit sur


s activités ainsi que les situations de travail auxquelles il


identifiées comme telles dans la fiche de poste) et les compétences réelles de l’agent. Celui-ci



types, correspondant à la catégorie hiérarchique et au


nées dans la partie générique qui doivent être

listées et cotées. Ce sont sinon les plus importantes, du moins celles qui définissent de ma-

les savoirs, savoir-faire et

Ces compétences spécifiques doivent être

compréhension et maîtrise d’un domaine de connaissances, savoir-faire


: compréhension et maîtrise partielle du champ de connaissance

ompléter ou affiner la formation ou la mise en pratique ;

faire en cours d’acquisition ou agent

connaissances à acquérir, actions de formation à suivre…


L’évaluation des compétences permettra de

� (rappel) mesurer les

effectivement détenues

� définir les

formation, mise en situation profe

� garantir la bonne adaptation de l’agent à son poste de travail

à l’évolution de son environnement professionnel (juridique, économique,

technologique, culturel, …)


L’évaluation des compétences permettra de :

(rappel) mesurer les écarts entre les compétences requises et les compétences

effectivement détenues ;

définir les modes d’acquisition et d’apprentissage des savoirs

formation, mise en situation professionnelle, soutien hiérarchique

garantir la bonne adaptation de l’agent à son poste de travail


technologique, culturel, …)

13

entre les compétences requises et les compétences

des savoirs : stage de

ssionnelle, soutien hiérarchique ;

garantir la bonne adaptation de l’agent à son poste de travail mais également



Formation (page 5)

La formation est l’un des moyens

avec d’autres actions) permettant de réduire les écarts entre le niveau de compétence requis

et le niveau de compétence détenu par l’agent.

Une rubrique de la fiche

On porte dans un premier temps un jugement sur les formations suivies au cours de

l’année, en fonction de leur valeur ajoutée pour le fonctionnement du service (et non pas

seulement du degré de satisfaction de l’a

3 = Satisfaisant…………………retour positif

2 = Moyen……………………….retour mitigé (à préciser)

1 = Insuffisant………………….stage inutile, inadapté

Cette évaluation ne met pas en cause l’agent lui

investissement formation

de l’opération pour la direction et donc pour la collectivité). Bien que l

évident à réaliser, il ne doit pas être occulté car il permettra de statuer sur la nécessité d’un

stage supplémentaire pour l’agent ou encore sur l’opportunité d’envoyer d’autres personnes

suivre le même module.

Les actions prévues et non suivies seront également évoquées.

On détermine ensuite les actions de formation nécessaires pour l’année suivante

partir des difficultés éventuelles rencontrées dans l’exercice des activités (auto

formations institutionnelles sans nég

dans la situation de travail

Les préparations à concours ou examen entrent dans ce champ et peuvent donc faire

également l’objet d’un retour critique de la part du fonctionnaire, dans le bon


formation est l’un des moyens (ce n’est pas le seul, car elle peut également être combinée


et le niveau de compétence détenu par l’agent.

Une rubrique de la fiche d’entretien y est spécialement consacrée.


, en fonction de leur valeur ajoutée pour le fonctionnement du service (et non pas

seulement du degré de satisfaction de l’agent) selon les trois critères suivants

3 = Satisfaisant…………………retour positif : savoirs mobilisés ou susceptibles de l’être très vite

2 = Moyen……………………….retour mitigé (à préciser)

1 = Insuffisant………………….stage inutile, inadapté

Cette évaluation ne met pas en cause l’agent lui-même, sauf exception, mais le

investissement formation, qui renvoie au choix du stage, de l’organisme (pertinence globale

de l’opération pour la direction et donc pour la collectivité). Bien que l



t non suivies seront également évoquées.

On détermine ensuite les actions de formation nécessaires pour l’année suivante

partir des difficultés éventuelles rencontrées dans l’exercice des activités (auto

formations institutionnelles sans négliger le soutien hiérarchique qui va favoriser les progrès

dans la situation de travail !).


également l’objet d’un retour critique de la part du fonctionnaire, dans le bon

14

(ce n’est pas le seul, car elle peut également être combinée



, en fonction de leur valeur ajoutée pour le fonctionnement du service (et non pas

gent) selon les trois critères suivants :

: savoirs mobilisés ou susceptibles de l’être très vite

même, sauf exception, mais le retour sur

renvoie au choix du stage, de l’organisme (pertinence globale

de l’opération pour la direction et donc pour la collectivité). Bien que l’exercice ne soit pas



On détermine ensuite les actions de formation nécessaires pour l’année suivante, à

partir des difficultés éventuelles rencontrées dans l’exercice des activités (auto-formation,

liger le soutien hiérarchique qui va favoriser les progrès


également l’objet d’un retour critique de la part du fonctionnaire, dans le bon sens du terme.


Résultats et objectifs (pages

Cette partie se découpe

� tout d’abord l’appréciation des

définis lors du précédent entretien. L’agent

pour lesquelles des écarts sont constatés entre les objectifs fixés et ceux

effectivement atteints.

� ensuite la fixation d’objectifs projet de la collectivité et

Pour les nouveaux arrivants, il s’agira de confirmer des objectifs sans doute évoqués lors de

la prise de poste ; à défaut de pouvoir dresser un bilan du passé, on formalisera avec soin les

objectifs à venir.

Les objectifs répondent aux caractéristiques suivantes

� Ils sont exprimés en termes de résultat, de changement quantitatif ou qualitatif par rapport à une situation de départ.

� Ils sont rédigés de manière simple� Ils doivent être atteignables � Ils sont assortis de délais de réalisation, d’une échéance dans le temps.� Ils doivent être mesurables, d’une manière ou d’une autre (pas d’incantations,

ou de verbe «� Les moyens correspondan

ainsi que l’identification des partenaires dont peut dépendre leur réalisation.

Remarque : les objectifs ne représentent pas l’ensemble de ce qsorte que l’atteinte des objectifs ne recouvre pas toute son activité ni toute sa contribution.

*Verbes à bannir � : tous ceux qui traduisent

habituelles du poste) et non un résultat concret à atteindre.

Exemples : veiller à, être chargé de, con

pouvoir, encadrer, observer, etc.


(pages 5 et 6)

en deux temps :

’appréciation des résultats de l’année à partir des objectifs concrets

définis lors du précédent entretien. L’agent et son évaluateur analysent


effectivement atteints.

a fixation d’objectifs individualisés pour l’année suivanteprojet de la collectivité et des « macro-objectifs » de la direction ou du service.


; à défaut de pouvoir dresser un bilan du passé, on formalisera avec soin les

Les objectifs répondent aux caractéristiques suivantes :

Ils sont exprimés en termes de résultat, de changement quantitatif ou qualitatif par rapport à une situation de départ. Ils sont rédigés de manière simple. Ils doivent être atteignables (réalistes) tout en affichant une certaine ambitionIls sont assortis de délais de réalisation, d’une échéance dans le temps.Ils doivent être mesurables, d’une manière ou d’une autre (pas d’incantations, ou de verbe « valise »*). Les moyens correspondants sont définis, si nécessaire (humains, financiers, …) ainsi que l’identification des partenaires dont peut dépendre leur réalisation.

: les objectifs ne représentent pas l’ensemble de ce que l’on attend d’une personne, de l’atteinte des objectifs ne recouvre pas toute son activité ni toute sa contribution.

: tous ceux qui traduisent une action permanente (qui fait partie des activités

un résultat concret à atteindre.

, être chargé de, contribuer à, gérer, participer, être responsable de, surveiller,

15

à partir des objectifs concrets

et son évaluateur analysent les raisons


pour l’année suivante, déclinés du de la direction ou du service.


; à défaut de pouvoir dresser un bilan du passé, on formalisera avec soin les

Ils sont exprimés en termes de résultat, de changement quantitatif ou

(réalistes) tout en affichant une certaine ambition. Ils sont assortis de délais de réalisation, d’une échéance dans le temps. Ils doivent être mesurables, d’une manière ou d’une autre (pas d’incantations,

ts sont définis, si nécessaire (humains, financiers, …) ainsi que l’identification des partenaires dont peut dépendre leur réalisation.

ue l’on attend d’une personne, de l’atteinte des objectifs ne recouvre pas toute son activité ni toute sa contribution.

qui fait partie des activités

être responsable de, surveiller,


POUR VOUS AIDER

BONS OBJECTIFS :

« Notre nation s’engage à faire atterrir un homme sur la lune et à le ramener

sauf avant la fin de cette décennie

ou plus prosaïquement :

« Pour la fin de l’année 2012, avoir divisé par deux le délai de réponse aux demandeurs

d’emploi »

« Editer le journal interne 6 fois par an au li

compris les non titulaires et les apprentis

« Achever le classement thématique de la documentation du directeur avant l’été 2012 et lui

soumettre une nomenclature au mois de septembre

« Faire gagner une fleur à la commune dans le cadre de la labellisation des Villes et Villages

fleuris de France »

etc.

MAUVAIS OBJECTIFS

« Avoir une maîtrise parfaite de

« Assurer en permanence l’approvisionnement papier

« Améliorer les relations avec les

Mémento : un objectif doit répondre

*à défaut d’indication précise, c’est l’année

• Quel résultat

• Pour qui

• Quand ? = le délai*

• Éventuellement dans quel budget, avec quels moyens


Notre nation s’engage à faire atterrir un homme sur la lune et à le ramener

sauf avant la fin de cette décennie » J.-F.Kennedy, 25 mai 1961

Pour la fin de l’année 2012, avoir divisé par deux le délai de réponse aux demandeurs

Editer le journal interne 6 fois par an au lieu de 4 et le diffuser à l’ensemble des agents, y

compris les non titulaires et les apprentis »

Achever le classement thématique de la documentation du directeur avant l’été 2012 et lui

soumettre une nomenclature au mois de septembre »

ne fleur à la commune dans le cadre de la labellisation des Villes et Villages

MAUVAIS OBJECTIFS :

Avoir une maîtrise parfaite de windows »

Assurer en permanence l’approvisionnement papier »

Améliorer les relations avec les autres directions »

: un objectif doit répondre à ces 3 ou 4 points

défaut d’indication précise, c’est l’année.

Quel résultat concret ? = le service

Pour qui ? = le « client », le bénéficiaire

? = le délai*

Éventuellement dans quel budget, avec quels moyens ?

16

Notre nation s’engage à faire atterrir un homme sur la lune et à le ramener sur terre sain et

Pour la fin de l’année 2012, avoir divisé par deux le délai de réponse aux demandeurs

eu de 4 et le diffuser à l’ensemble des agents, y

Achever le classement thématique de la documentation du directeur avant l’été 2012 et lui

ne fleur à la commune dans le cadre de la labellisation des Villes et Villages


Capacité à encadrer ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur

Prévu dans le décret, ce critère permettant aussi de mesurer la valeur professionnelle de

la suite logique, la résultante de l’analyse des compétences précédente avec laquelle il ne doit, par

conséquent, pas se trouver en contradiction.

Le supérieur hiérarchique développera et étayera en quelques phrases son point de vue.

Perspectives d’évolution professionnelle

L’agent expose ses vœux en matière d’évolution de poste, de carrière, de mobilité, de prise de

responsabilité.

Il en discute avec son supérieur hiérarchique et, ensemble, ils p

formulations consensuelles.

A défaut, l’agent exprime ses desiderata

faire dans le cadre de l’appréciation générale qui clôt l’entretien.

Nota : cette partie n’est pas obligatoirement rensei

souhaité de la part de l’agent ou si le supérieur n’a rien à préconiser.

Observations et propositions sur le fonctionnement du service et les cond

tions de travail (page 7)

Cet échange annuel est l’occasion p

meilleure organisation du service, de son point de vue

échange.

En outre, l’agent profitera utilement de cet entretien pour exposer les éventuelles dif

terme de condition de travail (besoins matériels, problèmes d’hygiène et de sécurité, charge

mentale, …). L’évaluateur devra exposer son avis et les suites à donner


ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur

permettant aussi de mesurer la valeur professionnelle de


conséquent, pas se trouver en contradiction.


erspectives d’évolution professionnelle (page 7)


Il en discute avec son supérieur hiérarchique et, ensemble, ils peuvent se mettre d’accord sur

desiderata librement et l’évaluateur y répond ensuite. Il peut aussi le

faire dans le cadre de l’appréciation générale qui clôt l’entretien.

: cette partie n’est pas obligatoirement renseignée chaque année s’il n’y a pas de changement

souhaité de la part de l’agent ou si le supérieur n’a rien à préconiser.

Observations et propositions sur le fonctionnement du service et les cond

est l’occasion pour l’agent d’évoquer ses propositions éventuelles pour une

meilleure organisation du service, de son point de vue ; l’entretien est en effet un dialogue et un

En outre, l’agent profitera utilement de cet entretien pour exposer les éventuelles dif


mentale, …). L’évaluateur devra exposer son avis et les suites à donner

17

ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur (page 7)

permettant aussi de mesurer la valeur professionnelle de l’agent, est




euvent se mettre d’accord sur des

librement et l’évaluateur y répond ensuite. Il peut aussi le

gnée chaque année s’il n’y a pas de changement

Observations et propositions sur le fonctionnement du service et les condi-

our l’agent d’évoquer ses propositions éventuelles pour une

; l’entretien est en effet un dialogue et un

En outre, l’agent profitera utilement de cet entretien pour exposer les éventuelles difficultés en



Appréciation générale (page 8)

Le responsable hiérarchique, après passage en revue méthodique des différentes

composantes du travail de

et synthétisant en quelques phrases la valeur professionnelle de l’intéressé.

Cet exercice de style sera particulièrement soigné

et écrit au fil des échanges

globale de l’évaluation.


(page 8)


de l’agent, doit porter une appréciation d’ensemble en caractérisant

en quelques phrases la valeur professionnelle de l’intéressé.

sera particulièrement soigné puisqu’il s’agit de résumer

et écrit au fil des échanges ; évidemment, le propos ne doit pas détonner avec la teneur

18


l’agent, doit porter une appréciation d’ensemble en caractérisant

en quelques phrases la valeur professionnelle de l’intéressé.

de résumer ce qui a été dit

ne doit pas détonner avec la teneur


L’ENTRETIEN, ACTE DE L’opération se décompose en deux temps distincts

� La préparation de l’entretien � La conduite de l’entretien

Ce rendez-vous n’ayant lieu qu’une fois par an, il faut s’assurer que les dire en n’oubliant rien d’important.

Comment préparer un entretien professionnel Pour l’agent, les bonnes questions à se poser peuvent être les suivantes

Quels sont les faits ayant marqué l’année écoulée

Quelles ont été mes réussites ?

A l’inverse, quelles sont les principales difficultés rencontrées

Quelle est ma contribution au fonctionnement du service

Où en suis-je dans la réalisation de mes objectifs

Quels sont mes points forts ? Comment les

Quels sont mes points faibles ? Comment les réduire

Rappel des différentes formations — quelle en est la valeur ajoutée— des formations complémentaires seraient

Évolution professionnelle : — quels sont mes souhaits d’évolution dans les années à venir— au sein de la direction— sur quel type de poste— quelles sont mes motivations


L’ENTRETIEN, ACTE DE MANAGEMENT

se décompose en deux temps distincts :

La préparation de l’entretien (voir aussi page 7 pour les modalités administratives)

La conduite de l’entretien

vous n’ayant lieu qu’une fois par an, il faut s’assurer que les agents diront ce qu’ils ont à dire en n’oubliant rien d’important.

Comment préparer un entretien professionnel ?

, les bonnes questions à se poser peuvent être les suivantes :

ayant marqué l’année écoulée ?

?

A l’inverse, quelles sont les principales difficultés rencontrées ?

Quelle est ma contribution au fonctionnement du service ?

je dans la réalisation de mes objectifs ? A quels résultats concrets suis

? Comment les optimiser ?

? Comment les réduire ?

formations suivies : uelle en est la valeur ajoutée ? es formations complémentaires seraient-elles utiles à entreprendre

uels sont mes souhaits d’évolution dans les années à venir ? u sein de la direction ? dans une autre direction ? ur quel type de poste ?

quelles sont mes motivations ?

19

MANAGEMENT

pour les modalités administratives)

agents diront ce qu’ils ont à

? A quels résultats concrets suis-je parvenu(e) ?

elles utiles à entreprendre ?


Le responsable hiérarchique devra

une connaissance suffisante des activités et responsabilités assumées par l’agent, faute de quoi il ne

pourrait réaliser une appréciation complète et objective, ni donner son avis avec perti

Quels sont les faits ayant marqué l’année écoulée

Recherche des incidents critiques et de leur conséquence sur la qualité du travail

Les objectifs fixés ont-ils été atteintsDans quelles conditions ? (en clair, l’agent aSi non, quelle est la nature des écarts

Quels objectifs sont à fixer pour l’année à venir(à définir notamment à partir des objectifs collectifs du service)

Quelle évolution de l’agent est envi

Quels sont ses points forts ?

Quels sont ses points à améliorer— formation ? — nouvelles tâches— organisation différente du travail— autres ?


devra s’assurer qu’il dispose bien des éléments lui permettant d’avoir


réciation complète et objective, ni donner son avis avec perti

ayant marqué l’année écoulée ?


ils été atteints ? ? (en clair, l’agent a-t-il eu les moyens de les atteindre ?)

Si non, quelle est la nature des écarts ? Quelle est ma part de responsabilité ?

Quels objectifs sont à fixer pour l’année à venir ? (à définir notamment à partir des objectifs collectifs du service)

Quelle évolution de l’agent est envisageable ? Dans quels délais ?

Quels sont ses points à améliorer ? Comment l’accompagner ?

nouvelles tâches ? organisation différente du travail ?

20

s’assurer qu’il dispose bien des éléments lui permettant d’avoir


réciation complète et objective, ni donner son avis avec pertinence.


?)


Quelques conseils avant de

Les conseils indiqués ci-dessous vous guideront durant son déroule

supérieur hiérarchique qu’à l’agent.

�� Adoptez une attitude constructive L’entretien ne peut être profitable si les deux parties adoptent une attitude de engagement) ou d’opposition

En revanche, une attitude dite de se concrétisera, in fine, par un engagement réciproque dans des objectifs de progrès et l’identification de solutions pour remédier aux écarts et dysfonctionnements repérés.

�� Appuyez-vous sur des faits Les faits sont à distinguer des opinions et des sentiments.

L’opinion a un caractère discutable car elle s’appuie sur des croyances ou des valeurs ayant un caractère personnel. Le sentiment est, lui aussi, subjectif.

La production de faits donne de la crédibilité à l’analcontestable.

�� Utilisez des outils et techniques pour aider à la compréhension mutuelle.

Technique

L’écoute active

La reformulation

- La question neutre « en quoi

- La question ouverte (ne préjuge pas des réponses possibles de l’évalué)


Quelques conseils avant de démarrer l’entretien

dessous vous guideront durant son déroulement et s’adressent aussi bien au

supérieur hiérarchique qu’à l’agent.

Adoptez une attitude constructive

L’entretien ne peut être profitable si les deux parties adoptent une attitude de opposition (contestation, refus d’échanger).

En revanche, une attitude dite de coopération favorisera le dialogue et la compréhension et se concrétisera, in fine, par un engagement réciproque dans des objectifs de progrès et l’identification de solutions pour remédier aux écarts et dysfonctionnements repérés.

vous sur des faits

distinguer des opinions et des sentiments.

L’opinion a un caractère discutable car elle s’appuie sur des croyances ou des valeurs ayant un caractère personnel. Le sentiment est, lui aussi, subjectif.

La production de faits donne de la crédibilité à l’analyse et lui confère une dimension non

Utilisez des outils et techniques pour aider à la compréhension mutuelle.

Utilité

Permet une compréhension du message émis du fait d’une attention soutenue, orientée

Permet de résumer, de reprendre les propos de son interlocuteur sans les altérer pour s’assurer de les avoir bien compris

en quoi ? »

a question ouverte (ne préjuge pas des réponses possibles de l’évalué)

Permettent de compléter les informations, de les approfondir et témoigne de l’intérêt que l’on porte à celui qui parle

21

ment et s’adressent aussi bien au

L’entretien ne peut être profitable si les deux parties adoptent une attitude de retrait (non

le dialogue et la compréhension et se concrétisera, in fine, par un engagement réciproque dans des objectifs de progrès et l’identification de solutions pour remédier aux écarts et dysfonctionnements repérés.

L’opinion a un caractère discutable car elle s’appuie sur des croyances ou des valeurs ayant

yse et lui confère une dimension non

Utilisez des outils et techniques pour aider à la compréhension mutuelle.

Permet une compréhension du message émis du fait d’une attention soutenue, orientée

Permet de résumer, de reprendre les propos de son interlocuteur sans les altérer pour s’assurer de les avoir bien compris

de compléter les informations, de les approfondir et témoigne de l’intérêt que l’on porte à celui qui parle


Comment conduire un entretien professionnel L’évaluateur consacrera une à une heure et

au cours de l’échange. L’entretien proprement dit ne peut

l’évalué)

L’entretien se décompose en 5 phases

figurent pages 11 à 18. Il s’agit ici de pr

1) Accueil de l’agent par le supérieur hiérarchique

— formulation d’une phrase d’accueil

— rappel des objectifs de l’entretien

— présentation du plan de l’entretien 2) Réalisation du bilan de l’année passée et mise à jour de la fiche de

Échange et dialogue entre les 2 personnes portant sur rencontrées…

C’est une première approche macroscopique pour se mettre ‘dans le bain’ suite de l’entretien, par des indicateurs

Le supérieur hiérarchique laisse de préférence l’agent parler

nécessaire. A défaut, c’est-à-dire si l’agent n’est pas à l’aise pour s’exprimer, le

et prend garde à accorder à son interlocuteur

3) Évaluation des résultats et

L’évaluateur porte un avis sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés l’année précédente. Il doit :

— valoriser les réussites et points satisfaisants,

— sur d’autres aspects, formuler une critique

L’agent mettra en lumière ses propres arguments.

Pour le tableau des compétences, on procédera de même.

Il est difficile pour l’agent de s’auto

de dégager ce qui va et ce qui va moins b

Cela facilitera le cheminement conjoint

plus juste possible des compétences.

C’est ici que l’on parlera aussi des formations suivies


Comment conduire un entretien professionnel ?

L’évaluateur consacrera une à une heure et demie à chaque agent et veillera à ne pas être

L’entretien proprement dit ne peut avoir lieu qu’à deux (l’évaluateur et

phases qui s’enchaînent logiquement (rappel : les contenus détaillés

Il s’agit ici de présenter la méthode).

e supérieur hiérarchique

formulation d’une phrase d’accueil

rappel des objectifs de l’entretien

présentation du plan de l’entretien

Réalisation du bilan de l’année passée et mise à jour de la fiche de poste

et dialogue entre les 2 personnes portant sur l’exercice global des activités,

macroscopique pour se mettre ‘dans le bain’ et qui sera étayée, dans la indicateurs beaucoup plus précis.

Le supérieur hiérarchique laisse de préférence l’agent parler le premier et complète

dire si l’agent n’est pas à l’aise pour s’exprimer, le responsable démarre

à son interlocuteur un large temps de réponse.

et des compétences, conjointement par les 2 parties

L’évaluateur porte un avis sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés l’année

et points satisfaisants,

formuler une critique constructive portant sur des fais précis.

L’agent mettra en lumière ses propres arguments.

Pour le tableau des compétences, on procédera de même.

Il est difficile pour l’agent de s’auto-évaluer mais la première partie de l’entretien aura

de dégager ce qui va et ce qui va moins bien, donc les points forts et les points faibles de l’agent.

Cela facilitera le cheminement conjoint des deux interlocuteurs vers une cotation équilibrée

compétences.

des formations suivies, comme outil d’amélioration des compétences

22

veillera à ne pas être dérangé

avoir lieu qu’à deux (l’évaluateur et

: les contenus détaillés

poste

activités, les difficultés

qui sera étayée, dans la

complète ou interroge si

responsable démarre

conjointement par les 2 parties

L’évaluateur porte un avis sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés l’année

portant sur des fais précis.

la première partie de l’entretien aura déjà permis

es points faibles de l’agent.

vers une cotation équilibrée et la

, comme outil d’amélioration des compétences.


4) Préparation de l’année à venir avec la détermination

Cette partie est traitée dans la foulée de l’évaluation des résultats

Le hiérarchique cherchera à obtenir, autant que possible, l’adhésion de son collaborateur

celui-ci se sente plus concerné et

objectifs qu’il aura contribué à définir

S’il n’y a pas de consensus, c’est l’évaluateur

Les besoins en formation pour l’année à venir sont également définis en accord avec l’évaluateur.

5) Perspectives d’évolution

propositions sur le fonctionnement du service

Discutées en commun, aux demandes

L’appréciation générale, sixième

hiérarchique. Elle est formalisée

après.

En résumé :

A l’exception de l’appréciation finale

sont mis en débat.

C’est l’évaluateur qui finalise le compte rendu en faisant état des points de convergence comme de

divergence.

L’agent aura la possibilité de formuler ses remarques sur le fond ou sur le déroulement de l’entretien

lorsque le compte rendu lui sera notifié, sans parler des voies de recours qui lui sont ouvertes

de désaccord important.

Comme pour la notation, sa signature en bas du compte rendu ne signifie pas qu’il ratifie tout ce qui

est écrit mais simplement qu’il a pris connaissance du document.


Préparation de l’année à venir avec la détermination d’objectifs de progrès.

traitée dans la foulée de l’évaluation des résultats (sur la même page

à obtenir, autant que possible, l’adhésion de son collaborateur

se sente plus concerné et s’investisse avec davantage de motivation dans

qu’il aura contribué à définir. L’agent est même très souvent force de proposition.

de consensus, c’est l’évaluateur qui fixe les objectifs.

année à venir sont également définis en accord avec l’évaluateur.

5) Perspectives d’évolution professionnelle, capacité d’encadrement et d’expertise,

propositions sur le fonctionnement du service et conditions de travail

Discutées en commun, aux demandes formulées par l’agent doit répondre un avis de l’évaluateur

∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞

sixième et dernière étape, est du ressort exclusif du supérieur

formalisée si possible en présence de l’agent, ou à tout le moins peu

A l’exception de l’appréciation finale, qui appartient au supérieur hiérarchique, les autres thèmes


’agent aura la possibilité de formuler ses remarques sur le fond ou sur le déroulement de l’entretien

lorsque le compte rendu lui sera notifié, sans parler des voies de recours qui lui sont ouvertes

notation, sa signature en bas du compte rendu ne signifie pas qu’il ratifie tout ce qui

est écrit mais simplement qu’il a pris connaissance du document.

23

d’objectifs de progrès.

(sur la même page).

à obtenir, autant que possible, l’adhésion de son collaborateur pour que

avec davantage de motivation dans la réalisation des

s souvent force de proposition.

année à venir sont également définis en accord avec l’évaluateur.

, capacité d’encadrement et d’expertise,

t répondre un avis de l’évaluateur

ressort exclusif du supérieur

si possible en présence de l’agent, ou à tout le moins peu de temps

supérieur hiérarchique, les autres thèmes


’agent aura la possibilité de formuler ses remarques sur le fond ou sur le déroulement de l’entretien

lorsque le compte rendu lui sera notifié, sans parler des voies de recours qui lui sont ouvertes en cas

notation, sa signature en bas du compte rendu ne signifie pas qu’il ratifie tout ce qui



POUR LES ÉVALUATEURS

� Un excès de complaisance ou de

� Une tendance centrale

configuration, ils reçoivent une appréciation moyenne qui ne discrimine et n’exclut

personne.

� L’effet de halo : l’un des critères de l’appréciation

Dès lors, à partir d’un facteur unique, l’appréciation peut se révéler à tort positive ou

négative.

� Comparer les agents entre eux.

� Laisser s’installer un conflit sans chercher à le désamorcer.

� Ne pas laisser l’agent s’exprimer, lui «

� N’évoquer que les points négatifs, l’entretien sera alors contre

au désengagement de l’agent.

POUR LES ÉVALUÉS

� Être crispé, sur la défensive avant le début de l’entretien.

� Ne rien avoir préparé.

� Refuser d’entendre la moindre critique.

� Rester silencieux.

� Se comparer aux autres.



Un excès de complaisance ou de sévérité (plus rare…).

: tous les agents sont appréciés de la même manière. Dans cette


: l’un des critères de l’appréciation contamine l’ensemble de l’appréciation.


Comparer les agents entre eux.

Laisser s’installer un conflit sans chercher à le désamorcer.

s’exprimer, lui « voler » son temps de parole.

N’évoquer que les points négatifs, l’entretien sera alors contre-productif et peut contribuer

au désengagement de l’agent.

Être crispé, sur la défensive avant le début de l’entretien.

Refuser d’entendre la moindre critique.

Se comparer aux autres.

24

: tous les agents sont appréciés de la même manière. Dans cette


contamine l’ensemble de l’appréciation.


productif et peut contribuer


non évoqués

SAVOIR DIRE ET SAVOIR ENTENDRE

� Juger l’acteur et la façon dont il interprète son rôle et non la personne« faire »).

� En dire assez, sans dire ou en faire trop� Donner du sens à ses explications, c’est

quoi tel autre ne l’est pas, et quelles en sont les conséquences positives ou négatives, plutôt que limiter l’entretien à une série de constats.

� Ne pas occulter une partie de la réalité de l’et non satisfaisants, pourvu que ces points évoqués sonnent juste. L’évalué ne sera pas dupe d’une certaine démagogie.

� Être à l’écoute de l’agentprogresser, son refus de changer, ses difficultés à se remettre en cause, quel est sonengagement et quelles sont ses limitesperception première du

L’agent se sentira manipulé

(démagogie)

Point négatifs

L’agent se sentira dans un

passe-temps, un rituel, un

simulacre


NE RIEN OCCULTER Points positifs évoqués

Points positifs non évoqués

SAVOIR DIRE ET SAVOIR ENTENDRE

Juger l’acteur et la façon dont il interprète son rôle et non la personne

En dire assez, sans dire ou en faire trop Donner du sens à ses explications, c’est-à-dire expliquer en quoi tel point est satisfaisant, en quoi tel autre ne l’est pas, et quelles en sont les conséquences positives ou négatives, plutôt que limiter l’entretien à une série de constats. Ne pas occulter une partie de la réalité de l’agent. Oser s’exprimer sur les points satisfaisants et non satisfaisants, pourvu que ces points évoqués sonnent juste. L’évalué ne sera pas dupe d’une certaine démagogie.

agent, de ses difficultés, de ses ambitions : quelle est son envie de er, son refus de changer, ses difficultés à se remettre en cause, quel est son

engagement et quelles sont ses limites ? Quels sont ses arguments et en quoi modifient supérieur hiérarchique ?

se sentira manipulé

(démagogie)

L’agent se sentira accusé,

présumé coupable

dans un

temps, un rituel, un

L’agent se sentira évalué de

façon juste et équilibrée

25

(se concentrer sur le

e expliquer en quoi tel point est satisfaisant, en quoi tel autre ne l’est pas, et quelles en sont les conséquences positives ou négatives, plutôt

exprimer sur les points satisfaisants et non satisfaisants, pourvu que ces points évoqués sonnent juste. L’évalué ne sera pas dupe

: quelle est son envie de er, son refus de changer, ses difficultés à se remettre en cause, quel est son

? Quels sont ses arguments et en quoi modifient-ils la

évoqués

Point négatifs

évoqués se sentira accusé,

présumé coupable

se sentira évalué de

façon juste et équilibrée


TENIR COMPTE DE L’ENSEMBLE DES

� Un entretien professionnel réussi

comportementales mais également du paramètre temps

A défaut, le tableau ci-dessus donne un

1/ si on focalise trop sur la manière d’être

détriment d’un examen objectif de son efficacité et de ses acquis,

‘parent/enfant’ inapproprié.

2/ si on ne traite que du passé

exercice.

Entretien « règlement de

compte » ou « bon point

Entretien

« bilan comptable »

Passé


TENIR COMPTE DE L’ENSEMBLE DES PARAMÈ

Personnalité

Résultats/compétences

entretien professionnel réussi doit tenir compte à la fois des compétences techniques et

mais également du paramètre temps (passé, présent, avenir).

dessus donne un aperçu des risques :

sur la manière d’être de l’agent (positive ou négative),

détriment d’un examen objectif de son efficacité et de ses acquis, on est dans un échange

‘parent/enfant’ inapproprié.

e que du passé, on se prive de la dimension prospective fondamentale

Entretien « leçon de

morale », affect…

règlement de

bon point »

Entretien

« planification»

Entretien réussi

26

ÈTRES

des compétences techniques et

(passé, présent, avenir).

(positive ou négative), son caractère, au

on est dans un échange

fondamentale dans cet

leçon de

», affect…

planification»

Présent et avenir

Entretien réussi


PROCÉDURE DE R

La notification du compte rendu d’entretien doit s’accompagner obligatoirement de l’indication des

voies de recours et des délais qui s’y attachent. A défaut, ils ne sont pas opposables à l’agent (article

421-5 du code de justice administrative).

TROIS VOIES D’APPEL : l’une propre au dispositif et les deux

�� llaa pprrooccéédduurree ddee

En pratique, l’agent saisit son employeur dans les 15 jours francs de la

ouvre un délai de réponse de 15 jours à l’autorité territoriale dont le silence vaut rejet de

demande. L’agent peut alors, et alors seulement

la demande de révision. Si la commission estime celle

le compte rendu (n’émettant qu’un avis, ell

bien l’autorité employeur qui décide et communique, en toute hypothèse, à l’agent, le compte rendu

devenu définitif.

Cette demande de révision ne constitue pas un recours gracieux et ne prive pas le f

droit à former un recours hiérarchique auprès de l’employeur en sollicitant la reconsi

entretien.

�� llee rreeccoouurrss ggrraacciiee

notification initiale du compte rendu o

de révision ou de la communication du compte rendu éventuellement modifié après avis de la CAP

L’absence de réponse de l’autorité dans les deux

ces trois cas vaut décision implicite de rejet.


DURE DE RÉVISION ET VOIES DE RECOURS


des délais qui s’y attachent. A défaut, ils ne sont pas opposables à l’agent (article

5 du code de justice administrative).

ne propre au dispositif et les deux autres de droit commun.

ee rréévviissiioonn iinntteerrnnee :: elle interrompt le délai de recours contentieux.

En pratique, l’agent saisit son employeur dans les 15 jours francs de la notification. La date de dépôt

ouvre un délai de réponse de 15 jours à l’autorité territoriale dont le silence vaut rejet de

et alors seulement, dans le mois qui suit, saisir la CAP pour poursuivre

la demande de révision. Si la commission estime celle-ci justifiée, elle propose à l’autorité de rectifier

le compte rendu (n’émettant qu’un avis, elle ne peut réaliser directement de modification). C’est


Cette demande de révision ne constitue pas un recours gracieux et ne prive pas le f

droit à former un recours hiérarchique auprès de l’employeur en sollicitant la reconsi

eeuuxx ((oouu hhiiéérraarrcchhiiqquuee)) :: il doit être formulé dans les

notification initiale du compte rendu ou de la réception de la réponse de l’employeur à la demande

de révision ou de la communication du compte rendu éventuellement modifié après avis de la CAP

réponse de l’autorité dans les deux mois qui suivent la saisine dans l’un ou l’autre de

cas vaut décision implicite de rejet.

27

VOIES DE RECOURS


des délais qui s’y attachent. A défaut, ils ne sont pas opposables à l’agent (article

autres de droit commun.

elle interrompt le délai de recours contentieux.

notification. La date de dépôt

ouvre un délai de réponse de 15 jours à l’autorité territoriale dont le silence vaut rejet de la

qui suit, saisir la CAP pour poursuivre

ci justifiée, elle propose à l’autorité de rectifier

e ne peut réaliser directement de modification). C’est


Cette demande de révision ne constitue pas un recours gracieux et ne prive pas le fonctionnaire du

droit à former un recours hiérarchique auprès de l’employeur en sollicitant la reconsidération de son

il doit être formulé dans les deux mois de la

u de la réception de la réponse de l’employeur à la demande

de révision ou de la communication du compte rendu éventuellement modifié après avis de la CAP.

ne dans l’un ou l’autre de


�� llee rreeccoouurrss ccoonntteennttiiee

de l’employeur ou de la CAP. L’agent peut donc s’adresser directement au juge dès la première

notification.

Ensuite ce recours contentieux peut être introduit à réception soit de la réponse jugée insatisfaisante

de l’autorité locale, soit de la notification du compte rendu définitif, soit enfin de la réponse implicite

ou explicite au recours gracieux.

Rappel : le choix préalable des deux

« simple » et recours gracieux) par le fonctionnaire suspend, à son profit, le délai de recours

contentieux qui recommence à courir dès que l

que son délai de réponse a expir

Quel que soit le mode de recours, la révision ou l’annulation du compte rendu de l’entretien profe

sionnel conduit soit à reprendre les parties non modifiées en faisant appa

lations, soit, s’il s’agit d’une annulation totale, à l’établissement d’un nouveau compte rendu préc

dé, le cas échéant, d’un nouvel entretien.


eeuuxx :: il est possible même sans demande préalable de révision auprès


suite ce recours contentieux peut être introduit à réception soit de la réponse jugée insatisfaisante


choix préalable des deux voies d’appel non contentieuses (demande de révision

» et recours gracieux) par le fonctionnaire suspend, à son profit, le délai de recours

contentieux qui recommence à courir dès que l’autorité d’emploi a fait connaî

que son délai de réponse a expiré, valant rejet de la demande).

Quel que soit le mode de recours, la révision ou l’annulation du compte rendu de l’entretien profe

sionnel conduit soit à reprendre les parties non modifiées en faisant apparaitre les nouvelles form

agit d’une annulation totale, à l’établissement d’un nouveau compte rendu préc

dé, le cas échéant, d’un nouvel entretien.

28

il est possible même sans demande préalable de révision auprès


suite ce recours contentieux peut être introduit à réception soit de la réponse jugée insatisfaisante


voies d’appel non contentieuses (demande de révision

» et recours gracieux) par le fonctionnaire suspend, à son profit, le délai de recours

’autorité d’emploi a fait connaître une position (ou

Quel que soit le mode de recours, la révision ou l’annulation du compte rendu de l’entretien profes-

raitre les nouvelles formu-

agit d’une annulation totale, à l’établissement d’un nouveau compte rendu précé-


L’EXPLOITATION ET

L’intégration dans les autres

Loin d’être un acte isolé (une fin en soi), l’entretien professionnel alimente

� Le plan de formation : les informations recueillies via les

de construire, au moins pour partie et en fonction des ob

plan de formation de l’année (

� La gestion des carrières : les résultats des entretiens

gestion des avancements, d’où l’intérêt de les conduire

� La mobilité interne : les souhaits formulés par les agents peuv

alimenter un fichier mobilité ou servir à une réflexion plus large sur la gestion anticipatrice

effectifs, des emplois et des compétences

L’évaluation du dispositif…

Cette dernière étape se décline en 2 volets

� une appréciation quantitative qui s’appuiera sur les points suivants

� Le respect des délais, indicateur permettant de s’assurer que la procédure professionnel est bien intégrée par les services,

� Le volume de renseignements, le taux de remplissage l’appropriation du document).

� une appréciation qualitative, avec l’analyse de chacune ded’entretien, notamment celle ayant trait aux compétences.

Le détail et la cohérence des informations seront un gage de la fiabilité du travail effectué et donneront une première idée de la performance du dispositif.

En outre, au-delà des aspects individuelcompilation des comptes rendus.

Les résultats seront utilement communiquésreprésentants du personnel…


EXPLOITATION ET L’ÉVALUATION DU DISPOSITIF

s les autres processus de GRH

Loin d’être un acte isolé (une fin en soi), l’entretien professionnel alimente :

informations recueillies via les comptes rendus permettront à la DRH

de construire, au moins pour partie et en fonction des objectifs fixés par la Direction g

de l’année (voire des 2 ou 3 années à venir).

les résultats des entretiens annuels seront pris en compte dans

d’où l’intérêt de les conduire avec rigueur et professionnalisme.

les souhaits formulés par les agents peuvent être exploités par la DRH

mobilité ou servir à une réflexion plus large sur la gestion anticipatrice

et des compétences.

L’évaluation du dispositif…

Cette dernière étape se décline en 2 volets :

ne appréciation quantitative qui s’appuiera sur les points suivants :

Le respect des délais, indicateur permettant de s’assurer que la procédure est bien intégrée par les services,

Le volume de renseignements, le taux de remplissage des supportsl’appropriation du document).

une appréciation qualitative, avec l’analyse de chacune des rubriques du compte rendu d’entretien, notamment celle ayant trait aux compétences.

Le détail et la cohérence des informations seront un gage de la fiabilité du travail effectué et donneront une première idée de la performance du dispositif.

aspects individuels, c’est le profil de chaque direction qui peutcomptes rendus.

communiqués : à la Direction générale, aux cadres, aux agents, aux

29

ÉVALUATION DU DISPOSITIF

:

permettront à la DRH

ectifs fixés par la Direction générale, le

pris en compte dans la

avec rigueur et professionnalisme.

ent être exploités par la DRH pour

mobilité ou servir à une réflexion plus large sur la gestion anticipatrice des

Le respect des délais, indicateur permettant de s’assurer que la procédure de l’entretien

des supports (signe de

s rubriques du compte rendu

Le détail et la cohérence des informations seront un gage de la fiabilité du travail effectué et

qui peut émerger de la

aux cadres, aux agents, aux

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