Post on 23-Aug-2020
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LE MODULE APPLICATION WORKFLOW PIVOTAL® CRMRationalisez les processus et collaborez efficacement grâce à des workflows personnalisés mis en œuvre directement par les responsables métier.
DATASHEET
Le module Application Workflow de Pivotal CRM donne la
possibilité aux analystes d’entreprise et aux « super-utilisateurs
» du CRM de définir, appliquer, et gérer des workflows
personnalisés et pilotés par des données. Cela permet aux
entreprises de mettre en œuvre rapidement et de manière
rentable leurs processus d’entreprise personnalisés au sein du
système CRM.
Dans la plupart des applications d’entreprise, la
personnalisation des workflows nécessite du développement,
ce qui les rend onéreux, complexes à intégrer, et nécessitant
beaucoup de temps. Le module Application Workflow
de Pivotal CRM supprime tous ces obstacles en donnant
aux utilisateurs dédiés la possibilité de créer leur propres
processus métier, sans recours au code ou au développement.
Cela permet aux entreprises de modéliser leurs processus
personnalisés et d’optimiser leur activité en s’adaptant plus
rapidement et à moindre coût.
Pivotal Application Workflow est un module applicatif de la
suite Pivotal CRM. Ce module vous vous permet de mettre
en œuvre des workflows en lien avec les entreprises, les
contacts, les prospects, les opportunités, ou tout autre type
d’enregistrement géré au sein de votre application Pivotal CRM.
RATIONALISEZ LES PROCESSUSModélisez les processus personnalisés de votre entreprise au
sein de Pivotal CRM en créant et en appliquant des workflows
pilotés par des données personnalisées.
Chaque processus métier est composé d’un certain nombre
d’étapes, chacune de ces étapes pouvant être elle-même
composée de plusieurs sous-étapes avec possibilité de
demander aux utilisateurs de saisir des données pour avancer
dans leur processus métier.
Les étapes de workflow peuvent être conçues pour fonctionner
de manière séquentielle, ou peuvent être ramifiées pour
Le module Application Workflow de Pivotal CRM fait
gagner du temps et de l’argent aux entreprises tout
en leur permettant de modéliser précisément leurs
processus personnalisés.
• Définissez des workflows personnalisés sans
codage
• Tirez parti de modèles pour créer facilement des
workflows pilotés par les données de différents
niveaux de complexité
• Affectez des étapes successives ou simultanées et
informez automatiquement le propriétaire de la
tâche
• Accédez simplement aux informations du workflow
grâce aux éléments de vos tableaux de bord
• Interagissez facilement avec des applications et des
sources de données tierces
• Faites des rapports sur les données de workflow
afin de suivre les performances et identifiez les
goulots d’étranglement des processus
2DATASHEET PIVOTAL® CRM APPLICATION WORKFLOW
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permettre de gérer et assigner de façon simultanée, ce qui
accélère la réalisation du processus. Ces étapes peuvent
être obligatoires ou facultatives. Enfin, l’approbation d’un
responsable peut être définie comme obligatoire pour
l’achèvement de certaines tâches.
Il est également possible de définir le délai de réalisation alloué
à chaque étape du modèle de workflow, les dates de réalisation
étant grâce à cela calculée automatiquement dès l’application
d’un modèle. Par ailleurs, ce module permet de suivre les
différentes étapes en fonction de leur statut (assignées,
commencées, terminées), rendant aisée l’ élaboration de
rapports de performance qui se révéleront utiles, ainsi que
l’identification des goulots d’étranglement.
Les utilisateurs peuvent visualiser facilement les étapes qui
leur sont attribuées ainsi que le statut et la date d’échéance
de chaque étape à travers un tableau de bord personnalisé sur
leur portail Pivotal. Ils sont ainsi en mesure de visualiser d’un
seul coup d’œil toutes les tâches qui leur sont assignées et
ainsi les prioriser. Ils peuvent agir sur chaque étape en cliquant
simplement sur l’étape souhaitée via le tableau de bord.
Ils peuvent également cliquer directement sur le workflow
afin d’obtenir une vue d’ensemble de chaque étape et de son
placement dans le workflow.
Une option de «hiérarchisation» permet de regrouper les étapes
selon leur statut afin de faciliter la référence visuelle.
PERMETTRE LA COLLABORATIONLes étapes du workflow peuvent être affectées à des
employés en particulier ou à des départements ou groupes
d’individus, permettant ainsi aux tâches d’être accomplies de
façon collaborative ou individuelle, par le premier employé
disponible. Les responsables peuvent également affecter
des étapes aux employés, au niveau du département. Les
dépendances entre les étapes peuvent être facilement
définies et le système peut notifier automatiquement la partie
concernée lorsqu’une étape préalable est commencée ou
terminée et lorsque l’étape suivante est prête à être lancée.
Chaque étape du workflow peut se composer d’un certain
nombre de sous-étapes. L’achèvement d’une étape peut
consister en de simples cases à cocher ou des livrables
spécifiques tels que la saisie des données. Par exemple, il peut
être nécessaire de faire intervenir un utilisateur pour saisir
un numéro de carte de crédit afin de terminer une étape. Le
module Pivotal CRM Application Workflow est également
compatible avec les intégrations URL des systèmes et sources
de données tiers, permettant ainsi aux utilisateurs d’accéder
facilement à des informations issues de sources externes, sans
avoir à sortir du CRM. Ces intégrations peuvent faire référence à
n’importe quel domaine. Un champ d’identification de compte
peut être par exemple utilisé pour récupérer facilement de
l’information financière de votre système de comptabilité.
Cette capacité à insérer des paramètres dans les URL externes
référencés dans les workflows permet une intégration facile de
systèmes tiers.
Dans le cas d’intégrations plus complexes, il est possible
également d’associer à chaque étape du workflow un processus
issus d’un codage personnalisé, afin de fournir des mises à
jour en temps réel à / depuis d’autres systèmes ou gérer des
workflows prédéfinis et complexes pouvant mettre à jour
de nombreux types d’enregistrements ou implémenter un
processus d’entreprise spécifique.
Appliquez des workflows afin de rationaliser les processus à votre façon.
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Les utilisateurs disposant des droits nécessaires peuvent
visualiser tous les workflows appliqués à un type
d’enregistrement tel que l’entreprise, le contact, le prospect,
l’opportunité, afin de consulter l’historique ou d’identifier
leur statut actuel dans le workflow : quelles étapes ont été
réalisées, quand, par qui, et quelles étapes n’ont pas encore été
réalisées ou attribuées. Les utilisateurs en ayant la permission
peuvent également appliquer un nouveau workflow à un type
d’enregistrement en sélectionnant simplement un modèle
depuis la bibliothèque. Par exemple, lorsqu’un prospect devient
client, un responsable de compte peut décider d’appliquer un
workflow personnalisé à ce nouveau client et initier toutes les
étapes associées, telles qu’une lettre de bienvenue, l’installation
d’un compte, la création d’une archive client ou un suivi de
paiement, assignant automatiquement chaque étape à la
personne appropriée.
GÉRER LES WORKFLOWS L’interface administrative du module Application Workflow
propose des éléments de tableaux de bord spécifiques,
permettant aux administrateurs de visualiser, gérer et éditer
les modèles de workflow directement depuis leur portail. Les
administrateurs peuvent créer et nommer de nouvelles étapes,
modèles et workflows, de même que des URL externes et
autres paramètres associés. Les modèles peuvent être copiés
et modifiés afin d’économiser du temps et des ressources.
L’administrateur peut définir si les utilisateurs doivent recevoir
des notifications par email lorsque des étapes de workflow leur
sont attribuées et à quel moment (par exemple, lorsque l’étape
précédente est commencée ou terminée).
Portail d’administration
Les administrateurs peuvent également contrôler les modèles
de workflow terminés en cliquant simplement sur un bouton
« valider » ; cette manipulation permet de s’assurer que les
workflows fonctionnent correctement et peuvent être utilisés
en toute confiance. De plus, les administrateurs peuvent voir
en un coup d’œil la manière dont chaque modèle est utilisé et
appliqué ainsi que le statut de chaque type d’enregistrement,
ce qui permet une administration simple.
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Création et gestion des modèles de workflow
Créez et gérez facilement les modèles de workflow ainsi
que les étapes. Editez, supprimez et copiez les modèles
de workflow.
Listes de contrôle des étapes et besoins de données
Créez des listes de contrôle des sous-étapes qui doivent
être réalisées afin de valider une étape. Les éléments
de la liste peuvent contenir de simples cases à cocher
afin d’indiquer la validation d’une étape ou des champs
de données devant être remplis afin de valider l’étape.
Chaque élément peut être défini comme obligatoire ou
facultatif.
Etapes simultanées et consécutives
Accélérez le processus de réalisation en insérant les
étapes dans un workflow qui sera affecté de façon
séquentielle ou à l’aide d’une logique de branche,
réalisée simultanément.
Attribution automatique des étapes
Affectez chaque étape de modèle de workflow à une
personne nommée ou à un groupe utilisateur afin
d’attribuer automatiquement les tâches lorsque le
workflow est appliqué.
Notifications par e-mail Mettez en place des notifications par e-mail
automatiques à destination du propriétaire de chaque
étape au début ou à la fin de l’étape précédente.
Eléments de tableaux de bord utilisateur
Visualisez facilement et accédez à toutes les étapes
qui vous sont attribuées personnellement ou à votre
groupe à travers des éléments de tableaux de bord
personnalisés.
Eléments de tableaux de bord administrateur
Visualisez les listes des modèles de workflow actuels,
URLs externes, workflows en attente de validation
et autres, grâce aux éléments de tableaux de bord
administrateur.
URL externes dynamiques
Intégrez simplement d’autres systèmes à votre workflow
grâce à la génération dynamique d’URL externes, qui
transmettent les données CRM et paramètres à des
applications tierces et ouvrent le lien via le système CRM.
Compatibilité de types d’enregistrements
Appliquez les workflows aux entreprises, contacts,
prospects ou opportunités ou personnalisez le
module afin d’appliquer les workflows à tout autre
type d’enregistrement personnalisé au sein de votre
application.
Outil de validation de modèle
Contrôlez instantanément les nouveaux modèles de
workflow créés afin de vérifier qu’ils ne comportent
pas d’erreur et peuvent être appliqués au type
d’enregistrement sélectionné au sein de votre
application CRM, puis déployez-les en toute confiance.
Scripts client
Pour mener à bien des étapes plus complexes, attachez
simplement des scripts client à suivre lorsque qu’une
étape est commencée ou terminée.
Reporting
Faites des rapports sur le temps nécessaire à
l’achèvement des workflows et des étapes individuelles
afin de tracer la performance et identifier les goulots
d’étranglement des processus.