La BibliothèqueLa Bibliothèque

Nouvelles activités, nouvelles compétences

Conduire le changement

ABF, Juin 20141

Questions abordéesQuestions abordées

- Un métier en recomposition

- De la rupture aux adaptations sans fin: retour sur une expérience de conduite du changement

- Quelques pistes et réflexions pour la suite

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Redefining the academic LibraryRedefining the academic Library

« As the focus of the library shifts away from the acquisition, preservation, and distribution of physical volumes, the role of librarians is changing as well. Many libraries, however, have been resistant to discontinuing in traditional activities and services, pulling staff in many conflicting directions. Library leadership must identify areas of activity that can be reduced or eliminated and begin to migrate staff to higher-value responsibilities. »

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Lignes de fuiteLignes de fuite

Un métier en recomposition:

Nouvelles manières de faire pour composer la bibliothèque: plus de service

Nouvelles manières d’être: plus de présence

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Lignes de fuiteLignes de fuite

Sortir des murs, stratégie de mouvement : être mobile, intégrer des équipes projet hors de la bibliothèque

Travailler sa visibilité: communication, marketing

ROI: Mesurer, c’est attester sa valeur ajoutée 5

Lignes de fuiteLignes de fuite

Des contextes multiples vont spécifier des profils de bibliothèque

Inventer sa matrice locale d’arbitrage: engager ses publics dans la spécification de la bibliothèque

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Lignes de fuiteLignes de fuite

Ca veut dire:

plus de modèle unique

mais une capacité à placer et déplacer le curseur placé sur les priorités et spécificités de l’institution et de ses publics (customisation)

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Conduire le changementConduire le changement

Pourquoi passer par les compétences?

Parce qu’elles sont la clé de notre capacité à investir les nouvelles activités

-Pour identifier et clarifier les pratiques,

-Baliser les parcours possibles

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Conduire le changementConduire le changement

Pourquoi passer par les compétences?

-Pour faire l’inventaire des capacités d’une équipe-Pour préparer les évolutions et les futures fiches de fonction en mobilisant les personnels

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Une définition des compétencesUne définition des compétences

Une compétence est une capacité d’action efficace face à une famille de situations, qu’on arrive à maîtriser parce qu’on dispose:-des connaissances nécessaires -et de la capacité de les mobiliser à bon escient, en temps opportun, pour identifier et résoudre de vrais problèmes

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Agir avec compétenceAgir avec compétence

« savoir combiner et mobiliser un ensemble de ressources pertinentes (connaissances, savoir-faire, qualités, réseaux de ressources…),

pour gérer un ensemble de situations professionnelles, chacune d’entre elles étant définie par une activité clé à laquelle sont associées des exigences professionnelles

afin de produire des résultats (services, produits) satisfaisant à certains critères de performance pour un destinataire (client, usager,…). »Le Boterf, 2004 11

La BibliothèqueLa Bibliothèque

Bref retour sur une expérience:La conduite du changement

à la bibliothèque de Sciences po

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LE CONTEXTELE CONTEXTE

-104 personnes (à 80% Agents et Bibliothécaires)-Regroupées au sein de la DRD-Issue de la fusion d’un Centre de documentation et de la bibliothèque. Deux cultures fortes qui ont marqué les mentalités-Des contraintes lourdes de locaux expliquent la forte proportion d’agents de bibliothèques

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DirecteurDirecteur

Assistante de directionAssistante de direction

Pôle diffusion

-Prêt-- Gestion

des magasins

1 Resp. 1 régisseur

35 agents de bib.

Pôle diffusion

-Prêt-- Gestion

des magasins

1 Resp. 1 régisseur

35 agents de bib.

Pôle livres

-Sélection-Acquisition-Traitement

1 Resp.18 Bibs.

2 pers. Adm.

Pôle livres

-Sélection-Acquisition-Traitement

1 Resp.18 Bibs.

2 pers. Adm.

Pôle périodiques

GestionSélection

d’art 1 Resp.

15 Bibs.

3 pers. Adm.

Pôle périodiques

GestionSélection

d’art 1 Resp.

15 Bibs.

3 pers. Adm.

Mission conservation

Reliure Reliure externe

1 Resp. 2 Agents3 relieurs

Mission conservation

Reliure Reliure externe

1 Resp. 2 Agents3 relieurs

Mission Services / lecteursAccueil

FormationPeb

1 Resp. 2 Bibs.7 pers. Adm.

Mission Services / lecteursAccueil

FormationPeb

1 Resp. 2 Bibs.7 pers. Adm.

Mission catalogueContrôle qualité1 Bib

Mission catalogueContrôle qualité1 Bib

Mission numérique

SIGBProjets

numériques

1 Bib.1 ingénieur informaticien

Mission numérique

SIGBProjets

numériques

1 Bib.1 ingénieur informaticien

Pôles fonctionnelsPôles fonctionnels Missions transversalesMissions transversales

DéléguéesDéléguées

Recueil, traitement et analyse des données1 bibliothécaire

Recueil, traitement et analyse des données1 bibliothécaire

Coordination des centres de documentation des Campus en région

1 bibliothécaire

Coordination des centres de documentation des Campus en région

1 bibliothécaire

l’organigramme en 2008

CE 30 Avril 200915

La synthèse des activités

État des lieux des activités à la Bibliothèque

Temps par missions à la bibliothèque

1%4%2%

4%

7%

5%

14%

29%

7%

27%

Service public

Services aux utilisateurs

Gestion des collections

Traitement physique des collections

Relations / Valorisation

Systèmes d'information & projets numériques

Management

Indicateurs & tableaux de bord

Gestion administrative

Gestion de projet & relations fournisseurs

Publics, services et usagesPublics, services et usages

Tableau chiffré des téléchargements

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Évolutions récentes du rapport aux collections

Évolutions récentes du rapport aux collections

Transformation du rapport à la collection• Le développement des collections et des services

numériques,• La mobilité des lecteurs,• La densification du « temps universitaire »

Ont modifié le rapport aux documents

La bibliothèque a accompagné ces évolutions grâce à différents dispositifs

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Conduire le changementretour sur l’expérience de Sciences Po

Conduire le changementretour sur l’expérience de Sciences Po

L’approche suivie pour la conduite du changement:

Une cartographie des activités et des compétences Redéfinition des profils, rééquilibrages, transfert de connaissances

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le nouveau schéma organisationnel

Et après?Et après?

Ce travail nous a permis de programmer les renouvellements de fonctions et de compétences dans les années qui ont suivi:Recrutements de :-Chefs de projet numérique-Chargé de formation-Ingénieur pédagogique-Web designer

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Image et positionnementImage et positionnement

Renouveler l’image de la bibliothèque• Auprès des utilisateurs• Auprès de la communauté Sciences Po

Affirmer notre positionnement aux niveaux national et international

• Implication dans les réseaux documentaires• Participation à la réflexion professionnelle dans nos champs

d’expertise

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Une satisfaction autrement répartie Le niveau d’exigence est toujours élevé et stable depuis 2009.

Le niveau de satisfaction est grevé par le problème des places

LibQUAL 2014la bibliothèque

2009 2011 2014

Bilan provisoireBilan provisoire

Nous sommes mieux positionnés Nous avons réalisé des projets importants Nous avons inscrit la participation critique des

usagers dans la définition de la stratégie

Cela a été difficile: blocages, erreurs, tensions

Nous devons déjà transformer l’acquis

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Les évolutions en coursLes évolutions en cours

Vers une Direction des ressources et de l’information scientifique et technique

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Les conclusions de l’enquête RLUK

Les conclusions de l’enquête RLUK

« The findings indicate a high skills gap in nine skill areas where future involvement by subject librariains is considered in being important now and is also expected to grow sharply »

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Les domaines de compétences clésLes domaines de compétences clés

Apporter une expertise dans le domaine de:-la conservation des résultats de la recherche-la gestion et la curation de données-Etre capable de conseiller les chercheurs pour satisfaire les obligations des organismes financeurs

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Les domaines de compétencesclésLes domaines de compétencesclés

- Savoir conseiller sur les outils de gestion de données

- Disposer de connaissances en data mining

- Etre capable de promouvoir l’usage des métadonnées et de fournir du conseil

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Les domaines decompétences clésLes domaines de

compétences clés

Savoir conseiller sur :- la conservation des éléments du projet

(project records)- les sources de financement de la recherche- la conception d’un schéma de

métadonnées et informer sur les pratiques des différentes communautés disciplinaires

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Actualité de la communication scientifiqueActualité de la communication scientifique

UE Horizon 2020

France

30http://www.medialab.sciences-po.fr/

medialabchainmedialabchain

Etre missionnéEtre missionné

Lettre de mission du Directeur

   « Organiser  la  continuité  de  la  chaîne informationnelle à partir des contenus créés par la  recherche,  les  services  et  l’évènementiel pour  en  assurer  la  collecte,  le  signalement,  la diffusion  et  l’archivage  et  en  permettre  une réutilisation sous de multiples formes  » 

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La DRISLa DRIS

Élargissement du spectre d’activité de la bibliothèque des documents...

Aux données et archives de la rechercheÀ l’éditorialisation de contenus sur le web A l’appui à au pilotage scientifique : indicateurs, bibliométrie

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La DRISLa DRIS

Traiter l’ensemble des ressources pour l’enseignement et la recherche au sein d’un système d’information urbanisé- Faciliter la collecte- Le signalement- L’accès direct aux documents/données- La réutilisation

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La DRIS, acte 1La DRIS, acte 1

Intégration des archives de Sciences Po à la DRIS

• Définir une politique d’archivage commune tant pour les documents physiques que numériques en y intégrant la gestion des données de la recherche

• Professionnaliser la fonction archives• Déterminer un plan d’action pluriannuel

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Appui à l’enseignementAppui à l’enseignement

Contribuer à la production pédagogique

• Mettre nos savoir-faire au service de l’enseignement : documentation, indexation, diffusion, conservation

• Former les enseignants et les doctorants à l’IST• Participer à la création de nouveaux outils de recherche

d’informations avec le médialab• Contribuer à la conception et à la gestion du système

d’information intégrant les contenus pédagogiques

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Appui à l’enseignementAppui à l’enseignement

Etablir une typologie des activités d’édition scientifique et de publication des unités de recherche

Pour avoir une vision globale des activités d’édition scientifique et de publication à Sciences Po et mieux les valoriser

Pour définir dans la concertation une politique éditoriale et identifier des priorités

Pour constituer une offre de services

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Appui à la rechercheAppui à la recherche

Favoriser le renouveau de la communication scientifique

• Systématiser le dépôt des publications scientifiques dans Spire et expérimenter l’édition en open access

• Diffuser sur le web des contenus éditorialisés produits par Sciences Po

• Contribuer au déploiement des humanités numériques en participant à la gestion des archives de la recherche et à la gestion des données produites et utilisées par nos chercheurs

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Comment faire?Comment faire?

Disposer de l’appui de la direction Impliquer les parties prenantes: Comité

stratégique Nouer des alliances autour de projets concrtes Sensibiliser les professionnels à ces évolutions Intégrer de nouvelles compétences Identifier les activités à faire décroître et entamer

les transferts de ressources humaines et de compétences

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Nos faiblesses/difficultésNos faiblesses/difficultés

INSIDE-Le syndrome Bartleby: « je préfèrerais ne pas... »-Le conflit des représentations-Et nous n’avons pas toutes les compétences requises disponibles, là, tout de suite. Course de vitesse

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Nos faiblesses/difficultésNos faiblesses/difficultés

OUTSIDE

On nous aime bien... de loin,mais on ne sait pas trop ce qu’on fait ou ça paraît très technique et ennuyeux, id est non stratégique

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Nos faiblessesNos faiblesses

OUTSIDE

Une légitimité incertaine:Bonnes et mauvaises raisons : les compétences, les représentations et puis... La concurrence, les territoires:TICE et plateformes, initiatives des labos, guerres tribales...

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Nos atoutsNos atouts

INSIDE-Nous n’avons pas cessé de nous adapter au fil du temps; il y a des volontaires-Nous sommes présents sur de nombreux dossiers: Acquisitions de ressources négociées, Open access...-Notre cœur de compétences demeure pertinent

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Nos faiblessesNos faiblesses

OUTSIDENous avons créé les partenariats nécessaires au sein des institutionsNous disposons de la légitimité de services relativement importants, plutôt bien gérésNotre image nous gêne souvent mais nous protège aussi

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PERSPECTIVESPERSPECTIVES

Nous avons besoin:- de varier les compétences associées à nos métiers-De process et d’expertise sur l’accompagnement au changement-De compétences sur la gestion de projet-D’un accompagnement des dispositifs de formation initiale et continue

Et surtout, de ne pas perdre de temps et de plonger dans ces nouvelles pratiques

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MERCI

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