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VOYAGES ET
SORTIES
RECTORAT DE CRETEILDACSES
2016
Dossier 2 sur 4
GROUPE DE TRAVAIL ACADEMIQUE
ATTAL Frédérique, agent comptable lycée N-J Cugnot, Neuilly-Sur-Marne
BALLET Maïté, agent comptable lycée Condorcet, Saint-Maur-Des-Fossés
BONTE Hélène, agent comptable Lycée Henri Moissan, Meaux
BOURGEOIS Michel, agent comptable lycée Edouard Branly, Nogent-sur-MarneBRIVAL Dominique, chef d’établissement collège Pierre Sémard, Drancy
CORBIERE Gabriel, agent comptable lycée André Boulloche, Livry-Gargan
DEPREZ Laurent, chef d’établissement LP Antonin Carême, Savigny-le-Temple
FAURE Catherine, agent comptable Lycée La Tour des Dames, Rozay-en-Brie
HUGOY Franck, Chef du DACSES, rectorat de Créteil
LAISNEY Nathalie, gestionnaire DACSES, rectorat de Créteil
LE GUILLOU Jérôme, chef d’établissement lycée Saint Exupéry, Créteil
MEHOU-LOKO Annie, chef d’établissement collège Victor Hugo, Créteil
PERRON Sylvie, chef d’établissement Robert Schuman, Charenton-le-Pont
PERRON Yannick, chef d’établissement LP Madeleine Vionnet, BondySUEL Catherine, agent comptable lycée François Mansart, Saint-Maur-Des-Fossés
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VINCENT Bernard, chef d’établissement lycée Condorcet, Saint-Maur-Des-Fossés
Un remerciement particulier au dynamisme du district de Saint-Maur à l’initiative de ce projet !!
V A D E M E C U M
V O Y A G E S & S O R T I E S
L E S M A R C H E S P U B L I C S
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L E S M A R C H E S P U B L I C S
S O M M A I R E
1- Tâches à charge du gestionnaire
2- Annexes à disposition dans l’ordre d’utilisation
Annexe 1 document relatif à la programmation des voyages (PJ à l’acte du conseil d’administration).voir aussi les Annexes 1 & 1bis fiche projet voyage et exemple de programme/projet voyage Cf. vademecum enseignants partie 1/4
Annexe 2 Exemple de publication sur le site dématérialisé d’achat public
Annexe 3 Organisation d’un voyage pédagogique
Annexe 4 Modèle Cahier des charges
Annexe 5 DPGF (à compléter par le fournisseur)
Annexe 6 Acte relatif au marché public et décision de la commission des marchés
Annexe 7 Exemple de communication de la décision de la commission des marchés aux fournisseurs : accord
Annexe 7bis Exemple de communication de la décision de la commission des marchés aux fournisseurs : refus
Annexe 8 Acte du Conseil d’administration relatif au financement des voyages scolaires
A noter dans ce cas que le voyage est budgétisé lors du Conseil d’administration de novembre.
Annexe 8bis Acte DBM pour vote (dans le cas des EPLE qui ne parviennent pas à inscrire les voyages et sorties au budget après programmation annuelle).
Annexe 9 Attestation de versement d’un don
Annexe 10 Absence de justificatif de régie d’avances
Annexe 11 Procès Verbal de clôture de régie d’avances
Annexe 12 Désistement accordé
Annexe 13 Tableau récapitulatif des seuils et des procédures pour les EPLE au 1er avril 2016
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1 – TACHES A LA CHARGE DU GESTIONAIRE
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TÂCHES A LA CHARGE DU GESTIONNAIRE POUR TOUT VOYAGE
Distinction entre voyages/sorties obligatoires et voyages/sorties facultatifs :
Voyages et sorties obligatoires sont financés par le budget de l’EPLE. Même s’ils nécessitent un délai d’organisation raisonnable (car ils induisent des commandes, voir des paiements), ils ne sont pas complexes d’un point de vue réglementaire.A l’inverse, ceux qui sont facultatifs, c'est-à-dire ceux qui impliquent des financements divers (familles, subventions, dons, prélèvements sur le FDR) nécessitent un respect réglementaire strict décrit ci-dessous :
ORGANISATION SUR N-1
Définition En liaison avec…
CAChef de Projet
Juin : Vote du programme prévisionnel des voyages/sorties (annexe 1)
Les projets ont préalablement été soumis à l’ordonnateur et les éléments constitutifs des projets ont été communiqués à l’intendance (destination, durée et déroulé du séjour, classes concernées, nombre de participants, identité des accompagnateurs, formule retenue, budget prévisionnel).
L’annexe 1 récapitule l’ensemble des voyages/sorties qui seront réalisés sur l’exercice budgétaire n+1.La délibération du conseil d’administration fait l’objet d’un acte administratif non soumis à l’obligation de transmission aux autorités de tutelle.
X
X
Dès la rentrée scolaire jusqu’au 25 septembre dernier délai :
Suite et fin de la collecte des éléments constitutifs des projets nécessaires à la publication des marchés (notamment l’annexe 1bis du vadémécum enseignants).
Vérification en présence des chefs de projets des éléments communiqués.
X
Du 28 septembre à la mi-octobre : avis d’appel public à la concurrence
Publication en ligne des projets sur le site dématérialisé d’achats publics (Annexe 2).
Joindre à l’annexe 2 : Annexe 1 bis du vadémécum enseignants Annexe 3 : Organisation d’un voyage pédagogiqueAnnexe 4 : Cahier des chargesAnnexe 5 : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (D.P.G.F).
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Mi octobre : Commission des marchés immédiatement suivie du conseil d’administration.
Choix des voyagistes en commission des marchés.
Les chefs de projets peuvent assister à la commission en tant qu’invités.
Suite à la délibération, rédaction de l’acte de la commission (annexe 6).
Communication du choix de la commission aux chefs de projets (en cas d’absence à la commission) et aux soumissionnaires (annexe 7 et 7bis).
Tenue du conseil d’administration : délibération conforme à la décision de la commission des marchés (annexe 8 et 8bis et/ou 8ter).
Définition du calendrier des opérations de gestion (collecte des encaissements auprès des élèves, des pièces justificatives et programmation de la réunion d’informations des familles).
A noter que la délibération du conseil d’administration devient exécutoire 15 jours après sa transmission aux autorités de contrôle. Durant ce délai, aucun contrat ne peut être signé par le chef d’établissement, seul responsable des marchés publics et seul à pouvoir engager juridiquement l’EPLE. Aucun bon de commande ne peut être établi et aucun encaissement ne peut être recouvré.
X
X
Une fois l’acte exécutoire :
Collecte de la liste des participants. Envoi du contrat signé de l’ordonnateur aux voyagistes accompagné
de la liste des participants. Collecte des pièces justificatives des élèves (lettres d’engagement des
familles ,1ier versement sous bordereau de transmission et RIB).
Fiche médicale d’urgence, autorisation parentale de sortie du territoire, carte nationale d’identité ou passeport, attestation d’assurance dommages et responsabilité civile, carte européenne d’assurance maladie sont précieusement conservées par les chefs de projets.
Encaissements des chèques et espèces conformément au calendrier défini par l’agent comptable.
Règlement des premiers acomptes aux fournisseurs dans la limite de 70% de la facture et des encaissements réalisés.
X
Fin novembre :
Inscription des voyages et sorties au budget n+1 et vote du budget X
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ORGANISATION SUR N
DéfinitionEn liaison avec…
CA Chef de projet
Dès que le budget est exécutoire : Poursuivre les encaissements (selon le calendrier fixé) Recenser les versements subrogatoires (aides financières en cours
pour les familles en difficulté financière : CCAS, FS) et les éventuels dons (annexe 9).Tant que les encaissements ne sont pas effectués, les familles ne peuvent partir.
Poursuivre le versement des acomptes aux fournisseurs dans la limite de 70%
X
Dès livraison des documents par les voyagistes : Payer le solde des voyages.
Un mois avant le départ : Dans le(s) cas où toutes les dépenses n’ont pas été intégrées aux
marchés : ouvrir les régies d’avances.X
Quelques jours avant le départ : Remettre les avances aux régisseurs. X
La semaine suivant le retour du voyage : Réceptionner les justificatifs des menues dépenses effectuées sous
peine de non remboursement. En cas d’absence de justificatifs, renseigner l’annexe 10 Etablir le procès verbal de clôture de régie d’avances (annexe 11) Recenser les familles à rembourser suite à désistement accordé par
le chef d’établissement (exemples : problème de santé et cas de force majeure) : annexe 12
X
Au Conseil d’Administration suivant l’exécution des voyages : Inscrire les bilans pédagogiques et financiers à l’ordre du jour Voter les bilans financiers (annexe 13 du vadémécum enseignants) Se prononcer par délibération sur l’utilisation des excédents
éventuels ou sur le financement des déficits.Le bilan financier fait démarrer le délai de remboursement des reliquats aux participants. Le trop perçu est définitivement acquis à l’EPLE à l’expiration d’un délai de trois mois à compter de la date de notification aux familles.Si les participants se désistent du reversement des reliquats, un nouveau conseil d’administration prend une délibération quant à leur utilisation.
X
Trois mois après notification aux familles des reliquats : Communiquer les RIB à l’agent comptable pour émission des ordres
de paiement aux familles bénéficiaires.En cas de financement partiel des voyages sous forme de dons, procéder aux remboursements des dons.
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2 – ANNEXES
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Année Scolaire ................../………………………..
Programme prévisionnel des voyages et sorties pédagogiques
présenté au Conseil d’Administration du :Résultat du votePour :Contre :Abstention :
ProjetROJET Dates Responsable
du projetClasses concernées et
nombre d’élèves/classeCoût total estimé *
Participation demandée à
la familleAutres
Financements
* Joindre l’ANNEXE 13 du Vademecum « voyages et sorties enseignants »- dossier 1/4
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ANNEXE 1
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Logo site dématérialisé de marchés publics
PUBLICITE D’UN APPEL D’OFFRES DE MARCHES PUBLICS
Etablissement : Pouvoir adjudicateur :Adresse : Contact :
Tel :Fax : Email :
Dépositaire de l’offre :
Type de produit :Objet :Descriptif : PUBLICATION D’UN VOYAGE EN XXXXXX, EN 20XXVeuillez compléter l’annexe 5 intitulée D.P.G.F
Liste des fichiers publiés avec cette offre :ANNEXE 3 : Organisation voyage XXXXX.docxANNEXE 4 : cahier des charges XXXXX.docANNEXE 5 : TABLEAU D.P.G.F XXXXX.xlsANNEXE 1 : PROGRAMME DU PROJET DE VOYAGE XXXXXX.doc
Attribution du marché à l’offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération :
Qualité des produits : 30 %Qualité des services associés : 20%
Qualité des conditions de livraison : 0%Prix : 50%
Offre publiée du XX/XX/20XX auXX/XX/20XX. Echéance le XX/XX/20XX à XXhXX.
Détail de l’offre – REF XX/XXX
XXXXXXXXXXXXXSITE DEMATERIALISE DE MARCHES PUBLICS
ANNEXE 2
Année scolaire …. /….
ORGANISATION D’UN VOYAGE PEDAGOGIQUEMarché à procédure adaptée selon article 28 du nouveau code des marchés publics
Dépense inférieure à 90 000 euros HT
INTITULE : « XXXXXXXXXX »
PROFESSEUR ORGANISATEUR :
DATES DE DEPART ET DE RETOUR : Un voyage d’une durée de XX jours (XX nuitées) Période: du XX au XX xxxx 20XX
PARTICIPANTS : nombre d’élèves : entre XX et XX élèvesNombre d’accompagnateurs XXXTotal des participants : entre XX et XXX
TRANSPORTS SOUHAITES :Avion au départ de Paris et à destination de XXXXX (refus de transfert en bateau), aussi bien à l’aller qu’au retour.Car sur place
HEBERGEMENT : hôtel
REPAS : pension
Programme du séjour - Visites et/ou conférences et déplacements sur lieu de séjour – Déplacements en car -> cf. pièce jointe
Signature du Professeur organisateur :
ACCORD
REFUS du chef d’établissement
A , le
Le chef d’établissement :
ANNEXE 3
Cachet de l’établissement
CAHIER DES CHARGESMarché à Procédure Adaptée (M.A.P.A)
VOYAGES SCOLAIRES
Etabli en application du nouveau code des marchés publics (CMP)
Dénomination de l’établissement public donneur d’ordres
(Etablissement public local d’enseignement)COLLEGE/LYCEE XXXXXADRESSECP VILLE
Classification produits : Séjours pédagogiques ou culturels
Allotissement : le marché comporte XX lots
Pouvoir adjudicateur ………………………………………, Chef d’établissement
Personne responsable du suivi du présent marché : …………………………, XXXXXXXX (indiquer la fonction)
Règlement de l’appel d’offres :
Date limite de réception des offres : XX XXXXXXX 20XX à XXhOffres à adresser en recommandé avec AR à XXXXXXXXXXX, (indiquer la fonction), sous enveloppe cachetée précisant : MAPA voyages scolaires - NE PAS OUVRIR
Article 1 er – Objet du marché
Le collège/lycée ……………………………envisage d’organiser XX voyages scolaires. (voir documents en annexe)Article 2 – Allotissement
Le marché comporte XXXX lots :
Lot n° 1 – voyage à XXXXLot n° 2 – voyage en XXXXLot n° 3 – voyage XXXXXEtc….
Annexe 4
Article 3 – Prix du séjour
Le prix du séjour devra comprendre, selon les lots : le transport en autocar grand tourisme / en train / en avion / les péages et frais de parking / les
transports sur place l’hébergement et les repas l’ensemble des visites l’assurance annulation pour tous les participants les prix sont fermes pour la durée du marché les prix comprennent tous les frais afférents à la prestation (aucun prix « à partir de » ne sera
accepté) le voyage sera annulé si le nombre de participants élèves n’est pas respecté sur la base du
minima publié
Les devis ne devront pas faire apparaître de gratuité pour les accompagnateurs. Ils devront obligatoirement être présentés à l’aide du document « Décomposition du prix global et forfaitaire » (DPGF) joint en annexe, datés et signés.
Le versement d’une somme forfaitaire par le voyagiste pour la préparation du voyage au profit du chef de projet doit être écarté au bénéfice d’une diminution du coût du voyage répartie sur l’ensemble des participants.
Le règlement s’effectuera par mandat administratif. Des acomptes pourront être versés à l’entreprise titulaire du marché à hauteur de 70% du prix total par voyage TTC. Le versement du solde ne pourra être effectué que lors de la remise des documents permettant la réalisation du séjour, après service fait.
Article 4 – Durée d’exécution du marché
Le MAPA ainsi que le présent règlement d’appel d’offres sont valables tout au long de l’année scolaire 20XX/20XX.
Article 5 – Divers
Les voyagistes candidats devront obligatoirement être agréés Education Nationale et en apporter la preuve.Les entreprises de transport devront être en conformité avec l’arrêté du 2 juillet 1982 modidifé relatif aux réglementations sociales des transports ainsi qu’avec les règlements (CEE) n° 3820/85 et n° 3821/85 du Conseil du 20 décembre 1985 relatif au temps de conduite et de repos.
Ville , le XX XXXXXX 20XXLe chef d’établissement,
Pouvoir Adjudicateur
DECOMPOSITION DU PRIX GLOBAL ET FORFAITAIRE (D.P.G.F.)
VOYAGE SCOLAIRE 20XX/20XXX Nombre d'élèves : Nombre d'accompagnateurs :
(Préciser le lot : …………………………………….)
DESIGNATION DES PRESTATIONS PRIX TOTAL TTC PRIX TTC/Participant
TRANSPORT(préciser les modalités : car, train, avion, …)
HEBERGEMENT(préciser le type d'hébergement, la situation
géographique, …)
RESTAURATION
(préciser les modalités : pension complète, 1/2 pension, repas supplémentaires, …)
VISITES(préciser lesquelles, le lieu, la date, …)
ASSURANCES ANNULATION
(préciser les conditions, …)
TOTAUX
Cachet et signature du responsable habilité
ANNEXE 5
ANNEXE 6
Cachet de l’établissement
DECISION DE LA COMMISSION DE MARCHES
La Commission d’appel d’offres, sur convocation de son Président, adressée le X/XX/20XX, s’est réunie le XX/XX/20XX Etaient présents :La séance a été ouverte par X XXXXXXXXXXXX , Président à XX h.
Objet : COMMISSION DE MARCHES : VOYAGE XXXXXX
La Commission d’appel d’offres, conformément au code l’éducation,Sur le rapport du Chef d’Etablissement,
DELIBERE : Article 1 : suite à l’absence de fournisseur retenu lors de la Commission d’étude des offres de marché du XX/XX/20XX, une nouvelle Commission de marché se réunit à ce jour.
Article 2 : la Commission de marché retient le fournisseur XX pour le voyage XXXXXXXXX en 2015.
La présente délibération est soumise au vote.Nombre de membres Suffrages exprimés Abstentions et suffrages non
exprimés COMPOSANT DE LA COMMISSION DE MARCHES : X
pour l’adoption : X abstentions : X
présents en début de séance : X contre l’adoption : X blancs : X présents au moment du vote : X nuls : X
DECISION DE LA CAO
Ville, le XX XXXXX 20XX
NOM SOCIETE
ADRESSE
CP VILLE
OBJET : marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXX
Dossier suivi par : gestionnaire-comptable
Madame, monsieur,
Le XX XXXX 20XX a été publié un avis d’appel public à la concurrence d’une offre de marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXX, dont l’échéance était fixée au XX XXXXX 20XX.
Le XX novembre 20XX, la commission des marchés s’est réunie pour examiner les offres déposées.
J’ai décidé, en tant que pouvoir adjudicateur, conformément à l’avis de la commission des marchés, de retenir votre offre.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.
Le chef d’établissement,
ANNEXE 7
Ville, le XX XXXX XX
NOM SOCIETE
ADRESSE
CP VILLE
OBJET : marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXXXXDossier suivi par XXXXXX et XXXXXX
Dossier suivi par , gestionnaire-comptable du …..
Madame,
Le XX XXXX 20XX a été publié un avis d’appel public à la concurrence d’une offre de marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXXXXXX, dont l’échéance était fixée au XX XXXXX 20XX.
Le XX XXXX 20XX, la commission d’étude des offres de MAPA s’est réunie pour examiner les offres déposées relatives au dit marché.
J’ai décidé, en tant que pouvoir adjudicateur, conformément à l’avis de commission d’étude des offres de MAPA, de ne pas retenir votre offre, car aucune liaison en bateau n’est acceptée (avion direct de Paris en Crète).
Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.
Le chef d’établissement,
ANNEXE 7BIS
ANNEXE 8
ANNEXE 8bis
VERSEMENT D’UN DON PAR UNE ASSOCIATION
Je soussigné(e), M………………………………………………………., chef d’établissement du lycée/collège ……………………………………… certifie avoir reçu les dons suivants de ………………………………………………………………………. pour ……………………………………………………….
Le
Le chef d’établissement,
CACHET DE L’ETABLISSEMENTANNEXE 9
CERTIFICAT ADMINISTRATIFdélivré pour attester de l’impossibilité
d’obtenir un justificatif
Je soussigné(e) _______________________ (nom, prénom), Chef d’établissement
…………………………………….. , certifie que :
Ex. : Impossibilité d’obtenir un ticket pour les transports en commun
(absence de tickets dans le distributeur).
Montant : _______ €
IMPUTATION BUDGETAIRE : ________________
ARRÊTÉ AU MONTANT DE : __________________ €
A ……………………….... le
Le Régisseur,
Le Chef d’établissement,
ANNEXE 10
PROCES VERBAL de CLÔTURE DE REGIE TEMPORAIRE
INSCRIPTION AU VOYAGE
DU ……………….. au ……………………….
Chef de projet : ……………………………
Le _______________M. / Mme _______________ (nom, prénom), cesse ses fonctions de régisseur temporaire d’avances du voyage _______________ du _____ au _____ avec l’autorisation de M…………………………………………………………………, Gestionnaire (comptable).
Les écritures de M. / Mme _______________ (nom, prénom) sont arrêtées aux résultats ci-dessous :Avances reçues : _____________________________€Dépenses justifiées : _________________________€Dépenses rejetées : __________________________€ (à rembourser par le Régisseur)Reversements effectués : _____________________€Solde chez le régisseur : ______________________€
Observation(s) :
Signatures :
Le régisseur, Le Chef d’Etablissement, Le Gestionnaire (comptable),sorti de fonctions
Tél. 01.41.81.12.34 Fax. 01.41.81.12.39
collegepierreronsard@wanadoo.fr
Tél. 01.41.81.12.34 Fax. 01.41.81.12.39
collegepierreronsard@wanadoo.fr
ANNEXE 11
ATTESTATION
Je soussigné(e), ……………………………….. , Chef d’établissement, certifie que l’élève :
inscrit sur la liste des participants au voyage à
pour la période du
voit en concertation avec la famille, son inscription annulée.
Le montant de la participation au voyage de €
sera remboursé à la famille à hauteur de €.
Le Chef d’établissement
ANNEXE 12
Tableau récapitulatif des seuils et des procédures pour les EPLE au 1er avril 2016
MONTANT DES ACHATS HT PUBLICITE PROCEDURE
FOURNITURES, SERVICE ET TRAVAUX
< À 25 000 €
De 25 000 à 89 999,99 €
Pas d’obligation mais il est conseillé de procéder à une publicité lorsque le contexte économique et concurrentiel le justifie.
Publicité adaptée à l’objet du marché et à son montant.
Pas d’obligation mais il est conseillé de procéder à une mise en concurrence minimale lorsque le contexte économique et concurrentiel le justifie.
Mise en concurrence adaptée.
FOURNITURES ET SERVICES
De 90 000 À 208 999,99 €
> 209 000 €
Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée par le décret 2016-360 :BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire.
Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée par le décret 2016-360 :BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire.
Mise en concurrence adaptée.
L’une des procédures formaliséesprévue par le décret 2016-030 (article 25 et 33)Commission d’appel d’offresobligatoire (L1414-2 du CGCT).
TRAVAUXDe 90 000À 5 224 999,99 €
>5 225 000 €
Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée par le décret 2016-360 :BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire.
Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée par le décret 2016-360 :BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire.
Mise en concurrence adaptée.
L’une des procédures formaliséesprévue par le décret 2016-030 (article 25 et 33)Commission d’appel d’offresobligatoire (L1414-2 du CGCT).
ANNEXE 13