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VOYAGES ET

SORTIES

RECTORAT DE CRETEILDACSES

2016

Dossier 2 sur 4

GROUPE DE TRAVAIL ACADEMIQUE

ATTAL Frédérique, agent comptable lycée N-J Cugnot, Neuilly-Sur-Marne

BALLET Maïté, agent comptable lycée Condorcet, Saint-Maur-Des-Fossés

BONTE Hélène, agent comptable Lycée Henri Moissan, Meaux

BOURGEOIS Michel, agent comptable lycée Edouard Branly, Nogent-sur-MarneBRIVAL Dominique, chef d’établissement collège Pierre Sémard, Drancy

CORBIERE Gabriel, agent comptable lycée André Boulloche, Livry-Gargan

DEPREZ Laurent, chef d’établissement LP Antonin Carême, Savigny-le-Temple

FAURE Catherine, agent comptable Lycée La Tour des Dames, Rozay-en-Brie

HUGOY Franck, Chef du DACSES, rectorat de Créteil

LAISNEY Nathalie, gestionnaire DACSES, rectorat de Créteil

LE GUILLOU Jérôme, chef d’établissement lycée Saint Exupéry, Créteil

MEHOU-LOKO Annie, chef d’établissement collège Victor Hugo, Créteil

PERRON Sylvie, chef d’établissement Robert Schuman, Charenton-le-Pont

PERRON Yannick, chef d’établissement LP Madeleine Vionnet, BondySUEL Catherine, agent comptable lycée François Mansart, Saint-Maur-Des-Fossés

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VINCENT Bernard, chef d’établissement lycée Condorcet, Saint-Maur-Des-Fossés

Un remerciement particulier au dynamisme du district de Saint-Maur à l’initiative de ce projet !!

V A D E M E C U M

V O Y A G E S & S O R T I E S

L E S M A R C H E S P U B L I C S

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L E S M A R C H E S P U B L I C S

S O M M A I R E

1- Tâches à charge du gestionnaire

2- Annexes à disposition dans l’ordre d’utilisation

Annexe 1 document relatif à la programmation des voyages (PJ à l’acte du conseil d’administration).voir aussi les Annexes 1 & 1bis fiche projet voyage et exemple de programme/projet voyage Cf. vademecum enseignants partie 1/4

Annexe 2 Exemple de publication sur le site dématérialisé d’achat public

Annexe 3 Organisation d’un voyage pédagogique

Annexe 4 Modèle Cahier des charges

Annexe 5 DPGF (à compléter par le fournisseur)

Annexe 6 Acte relatif au marché public et décision de la commission des marchés

Annexe 7 Exemple de communication de la décision de la commission des marchés aux fournisseurs : accord

Annexe 7bis Exemple de communication de la décision de la commission des marchés aux fournisseurs : refus

Annexe 8 Acte du Conseil d’administration relatif au financement des voyages scolaires

A noter dans ce cas que le voyage est budgétisé lors du Conseil d’administration de novembre.

Annexe 8bis Acte DBM pour vote (dans le cas des EPLE qui ne parviennent pas à inscrire les voyages et sorties au budget après programmation annuelle).

Annexe 9 Attestation de versement d’un don

Annexe 10 Absence de justificatif de régie d’avances

Annexe 11 Procès Verbal de clôture de régie d’avances

Annexe 12 Désistement accordé

Annexe 13 Tableau récapitulatif des seuils et des procédures pour les EPLE au 1er avril 2016

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1 – TACHES A LA CHARGE DU GESTIONAIRE

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TÂCHES A LA CHARGE DU GESTIONNAIRE POUR TOUT VOYAGE

Distinction entre voyages/sorties obligatoires et voyages/sorties facultatifs :

Voyages et sorties obligatoires sont financés par le budget de l’EPLE. Même s’ils nécessitent un délai d’organisation raisonnable (car ils induisent des commandes, voir des paiements), ils ne sont pas complexes d’un point de vue réglementaire.A l’inverse, ceux qui sont facultatifs, c'est-à-dire ceux qui impliquent des financements divers (familles, subventions, dons, prélèvements sur le FDR) nécessitent un respect réglementaire strict décrit ci-dessous :

ORGANISATION SUR N-1

Définition En liaison avec…

CAChef de Projet

Juin : Vote du programme prévisionnel des voyages/sorties (annexe 1)

Les projets ont préalablement été soumis à l’ordonnateur et les éléments constitutifs des projets ont été communiqués à l’intendance (destination, durée et déroulé du séjour, classes concernées, nombre de participants, identité des accompagnateurs, formule retenue, budget prévisionnel).

L’annexe 1 récapitule l’ensemble des voyages/sorties qui seront réalisés sur l’exercice budgétaire n+1.La délibération du conseil d’administration fait l’objet d’un acte administratif non soumis à l’obligation de transmission aux autorités de tutelle.

X

X

Dès la rentrée scolaire jusqu’au 25 septembre dernier délai :

Suite et fin de la collecte des éléments constitutifs des projets nécessaires à la publication des marchés (notamment l’annexe 1bis du vadémécum enseignants).

Vérification en présence des chefs de projets des éléments communiqués.

X

Du 28 septembre à la mi-octobre : avis d’appel public à la concurrence

Publication en ligne des projets sur le site dématérialisé d’achats publics (Annexe 2).

Joindre à l’annexe 2 : Annexe 1 bis du vadémécum enseignants Annexe 3 : Organisation d’un voyage pédagogiqueAnnexe 4 : Cahier des chargesAnnexe 5 : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (D.P.G.F).

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Mi octobre : Commission des marchés immédiatement suivie du conseil d’administration.

Choix des voyagistes en commission des marchés.

Les chefs de projets peuvent assister à la commission en tant qu’invités.

Suite à la délibération, rédaction de l’acte de la commission (annexe 6).

Communication du choix de la commission aux chefs de projets (en cas d’absence à la commission) et aux soumissionnaires (annexe 7 et 7bis).

Tenue du conseil d’administration : délibération conforme à la décision de la commission des marchés (annexe 8 et 8bis et/ou 8ter).

Définition du calendrier des opérations de gestion (collecte des encaissements auprès des élèves, des pièces justificatives et programmation de la réunion d’informations des familles).

A noter que la délibération du conseil d’administration devient exécutoire 15 jours après sa transmission aux autorités de contrôle. Durant ce délai, aucun contrat ne peut être signé par le chef d’établissement, seul responsable des marchés publics et seul à pouvoir engager juridiquement l’EPLE. Aucun bon de commande ne peut être établi et aucun encaissement ne peut être recouvré.

X

X

Une fois l’acte exécutoire :

Collecte de la liste des participants. Envoi du contrat signé de l’ordonnateur aux voyagistes accompagné

de la liste des participants. Collecte des pièces justificatives des élèves (lettres d’engagement des

familles ,1ier versement sous bordereau de transmission et RIB).

Fiche médicale d’urgence, autorisation parentale de sortie du territoire, carte nationale d’identité ou passeport, attestation d’assurance dommages et responsabilité civile, carte européenne d’assurance maladie sont précieusement conservées par les chefs de projets.

Encaissements des chèques et espèces conformément au calendrier défini par l’agent comptable.

Règlement des premiers acomptes aux fournisseurs dans la limite de 70% de la facture et des encaissements réalisés.

X

Fin novembre :

Inscription des voyages et sorties au budget n+1 et vote du budget X

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ORGANISATION SUR N

DéfinitionEn liaison avec…

CA Chef de projet

Dès que le budget est exécutoire : Poursuivre les encaissements (selon le calendrier fixé) Recenser les versements subrogatoires (aides financières en cours

pour les familles en difficulté financière : CCAS, FS) et les éventuels dons (annexe 9).Tant que les encaissements ne sont pas effectués, les familles ne peuvent partir.

Poursuivre le versement des acomptes aux fournisseurs dans la limite de 70%

X

Dès livraison des documents par les voyagistes : Payer le solde des voyages.

Un mois avant le départ : Dans le(s) cas où toutes les dépenses n’ont pas été intégrées aux

marchés : ouvrir les régies d’avances.X

Quelques jours avant le départ : Remettre les avances aux régisseurs. X

La semaine suivant le retour du voyage : Réceptionner les justificatifs des menues dépenses effectuées sous

peine de non remboursement. En cas d’absence de justificatifs, renseigner l’annexe 10 Etablir le procès verbal de clôture de régie d’avances (annexe 11) Recenser les familles à rembourser suite à désistement accordé par

le chef d’établissement (exemples : problème de santé et cas de force majeure) : annexe 12

X

Au Conseil d’Administration suivant l’exécution des voyages : Inscrire les bilans pédagogiques et financiers à l’ordre du jour Voter les bilans financiers (annexe 13 du vadémécum enseignants) Se prononcer par délibération sur l’utilisation des excédents

éventuels ou sur le financement des déficits.Le bilan financier fait démarrer le délai de remboursement des reliquats aux participants. Le trop perçu est définitivement acquis à l’EPLE à l’expiration d’un délai de trois mois à compter de la date de notification aux familles.Si les participants se désistent du reversement des reliquats, un nouveau conseil d’administration prend une délibération quant à leur utilisation.

X

Trois mois après notification aux familles des reliquats : Communiquer les RIB à l’agent comptable pour émission des ordres

de paiement aux familles bénéficiaires.En cas de financement partiel des voyages sous forme de dons, procéder aux remboursements des dons.

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2 – ANNEXES

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Année Scolaire ................../………………………..

Programme prévisionnel des voyages et sorties pédagogiques

présenté au Conseil d’Administration du :Résultat du votePour :Contre :Abstention :

ProjetROJET Dates Responsable

du projetClasses concernées et

nombre d’élèves/classeCoût total estimé *

Participation demandée à

la familleAutres

Financements

* Joindre l’ANNEXE 13 du Vademecum « voyages et sorties enseignants »- dossier 1/4

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ANNEXE 1

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Logo site dématérialisé de marchés publics

PUBLICITE D’UN APPEL D’OFFRES DE MARCHES PUBLICS

Etablissement : Pouvoir adjudicateur :Adresse : Contact :

Tel :Fax : Email :

Dépositaire de l’offre :

Type de produit :Objet :Descriptif : PUBLICATION D’UN VOYAGE EN XXXXXX, EN 20XXVeuillez compléter l’annexe 5 intitulée D.P.G.F

Liste des fichiers publiés avec cette offre :ANNEXE 3 : Organisation voyage XXXXX.docxANNEXE 4 : cahier des charges XXXXX.docANNEXE 5 : TABLEAU D.P.G.F XXXXX.xlsANNEXE 1 : PROGRAMME DU PROJET DE VOYAGE XXXXXX.doc

Attribution du marché à l’offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération :

Qualité des produits : 30 %Qualité des services associés : 20%

Qualité des conditions de livraison : 0%Prix : 50%

Offre publiée du XX/XX/20XX auXX/XX/20XX. Echéance le XX/XX/20XX à XXhXX.

Détail de l’offre – REF XX/XXX

XXXXXXXXXXXXXSITE DEMATERIALISE DE MARCHES PUBLICS

ANNEXE 2

Année scolaire …. /….

ORGANISATION D’UN VOYAGE PEDAGOGIQUEMarché à procédure adaptée selon article 28 du nouveau code des marchés publics

Dépense inférieure à 90 000 euros HT

INTITULE : « XXXXXXXXXX »

PROFESSEUR ORGANISATEUR :

DATES DE DEPART ET DE RETOUR : Un voyage d’une durée de XX jours (XX nuitées) Période: du XX au XX xxxx 20XX

PARTICIPANTS : nombre d’élèves : entre XX et XX élèvesNombre d’accompagnateurs XXXTotal des participants : entre XX et XXX

TRANSPORTS SOUHAITES :Avion au départ de Paris et à destination de XXXXX (refus de transfert en bateau), aussi bien à l’aller qu’au retour.Car sur place

HEBERGEMENT : hôtel

REPAS : pension

Programme du séjour - Visites et/ou conférences et déplacements sur lieu de séjour – Déplacements en car -> cf. pièce jointe

Signature du Professeur organisateur :

ACCORD

REFUS du chef d’établissement

A , le

Le chef d’établissement :

ANNEXE 3

Cachet de l’établissement

CAHIER DES CHARGESMarché à Procédure Adaptée (M.A.P.A)

VOYAGES SCOLAIRES

Etabli en application du nouveau code des marchés publics (CMP)

Dénomination de l’établissement public donneur d’ordres

(Etablissement public local d’enseignement)COLLEGE/LYCEE XXXXXADRESSECP VILLE

Classification produits : Séjours pédagogiques ou culturels

Allotissement : le marché comporte XX lots

Pouvoir adjudicateur ………………………………………, Chef d’établissement

Personne responsable du suivi du présent marché   : …………………………, XXXXXXXX (indiquer la fonction)

Règlement de l’appel d’offres   :

Date limite de réception des offres : XX XXXXXXX 20XX à XXhOffres à adresser en recommandé avec AR à XXXXXXXXXXX, (indiquer la fonction), sous enveloppe cachetée précisant : MAPA voyages scolaires - NE PAS OUVRIR

Article 1 er – Objet du marché

Le collège/lycée ……………………………envisage d’organiser XX voyages scolaires. (voir documents en annexe)Article 2 – Allotissement

Le marché comporte XXXX lots :

Lot n° 1 – voyage à XXXXLot n° 2 – voyage en XXXXLot n° 3 – voyage XXXXXEtc….

Annexe 4

Article 3 – Prix du séjour

Le prix du séjour devra comprendre, selon les lots : le transport en autocar grand tourisme / en train / en avion / les péages et frais de parking / les

transports sur place l’hébergement et les repas l’ensemble des visites l’assurance annulation pour tous les participants les prix sont fermes pour la durée du marché les prix comprennent tous les frais afférents à la prestation (aucun prix « à partir de » ne sera

accepté) le voyage sera annulé si le nombre de participants élèves n’est pas respecté sur la base du

minima publié

Les devis ne devront pas faire apparaître de gratuité pour les accompagnateurs. Ils devront obligatoirement être présentés à l’aide du document « Décomposition du prix global et forfaitaire » (DPGF) joint en annexe, datés et signés.

Le versement d’une somme forfaitaire par le voyagiste pour la préparation du voyage au profit du chef de projet doit être écarté au bénéfice d’une diminution du coût du voyage répartie sur l’ensemble des participants.

Le règlement s’effectuera par mandat administratif. Des acomptes pourront être versés à l’entreprise titulaire du marché à hauteur de 70% du prix total par voyage TTC. Le versement du solde ne pourra être effectué que lors de la remise des documents permettant la réalisation du séjour, après service fait.

Article 4 – Durée d’exécution du marché

Le MAPA ainsi que le présent règlement d’appel d’offres sont valables tout au long de l’année scolaire 20XX/20XX.

Article 5 – Divers

Les voyagistes candidats devront obligatoirement être agréés Education Nationale et en apporter la preuve.Les entreprises de transport devront être en conformité avec l’arrêté du 2 juillet 1982 modidifé relatif aux réglementations sociales des transports ainsi qu’avec les règlements (CEE) n° 3820/85 et n° 3821/85 du Conseil du 20 décembre 1985 relatif au temps de conduite et de repos.

Ville , le XX XXXXXX 20XXLe chef d’établissement,

Pouvoir Adjudicateur

DECOMPOSITION DU PRIX GLOBAL ET FORFAITAIRE (D.P.G.F.)

VOYAGE SCOLAIRE 20XX/20XXX Nombre d'élèves : Nombre d'accompagnateurs :

(Préciser le lot : …………………………………….)

DESIGNATION DES PRESTATIONS PRIX TOTAL TTC PRIX TTC/Participant

TRANSPORT(préciser les modalités : car, train, avion, …)

      

HEBERGEMENT(préciser le type d'hébergement, la situation

géographique, …)    

   RESTAURATION

(préciser les modalités : pension complète, 1/2 pension, repas supplémentaires, …)

   

   

VISITES(préciser lesquelles, le lieu, la date, …)

   

   ASSURANCES ANNULATION

(préciser les conditions, …)

   

   

TOTAUX    

Cachet et signature du responsable habilité

ANNEXE 5

ANNEXE 6

Cachet de l’établissement

DECISION DE LA COMMISSION DE MARCHES

La Commission d’appel d’offres, sur convocation de son Président, adressée le X/XX/20XX, s’est réunie le XX/XX/20XX Etaient présents :La séance a été ouverte par X XXXXXXXXXXXX , Président à XX h.

Objet : COMMISSION DE MARCHES : VOYAGE XXXXXX

La Commission d’appel d’offres, conformément au code l’éducation,Sur le rapport du Chef d’Etablissement,

DELIBERE : Article 1 : suite à l’absence de fournisseur retenu lors de la Commission d’étude des offres de marché du XX/XX/20XX, une nouvelle Commission de marché se réunit à ce jour.

Article 2 : la Commission de marché retient le fournisseur XX pour le voyage XXXXXXXXX en 2015.

La présente délibération est soumise au vote.Nombre de membres Suffrages exprimés Abstentions et suffrages non

exprimés COMPOSANT DE LA COMMISSION DE MARCHES : X

pour l’adoption : X abstentions : X

présents en début de séance : X contre l’adoption : X blancs : X présents au moment du vote : X nuls : X

DECISION DE LA CAO

Ville, le XX XXXXX 20XX

NOM SOCIETE

ADRESSE

CP VILLE

OBJET   : marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXX

Dossier suivi par : gestionnaire-comptable

Madame, monsieur,

Le XX XXXX 20XX a été publié un avis d’appel public à la concurrence d’une offre de marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXX, dont l’échéance était fixée au XX XXXXX 20XX.

Le XX novembre 20XX, la commission des marchés s’est réunie pour examiner les offres déposées.

J’ai décidé, en tant que pouvoir adjudicateur, conformément à l’avis de la commission des marchés, de retenir votre offre.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.

Le chef d’établissement,

ANNEXE 7

Ville, le XX XXXX XX

NOM SOCIETE

ADRESSE

CP VILLE

OBJET   : marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXXXXDossier suivi par XXXXXX et XXXXXX

Dossier suivi par , gestionnaire-comptable du …..

Madame,

Le XX XXXX 20XX a été publié un avis d’appel public à la concurrence d’une offre de marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXXXXXX, dont l’échéance était fixée au XX XXXXX 20XX.

Le XX XXXX 20XX, la commission d’étude des offres de MAPA s’est réunie pour examiner les offres déposées relatives au dit marché.

J’ai décidé, en tant que pouvoir adjudicateur, conformément à l’avis de commission d’étude des offres de MAPA, de ne pas retenir votre offre, car aucune liaison en bateau n’est acceptée (avion direct de Paris en Crète).

Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.

Le chef d’établissement,

ANNEXE 7BIS

ANNEXE 8

ANNEXE 8bis

VERSEMENT D’UN DON PAR UNE ASSOCIATION

Je soussigné(e), M………………………………………………………., chef d’établissement du lycée/collège ……………………………………… certifie avoir reçu les dons suivants de ………………………………………………………………………. pour ……………………………………………………….

Le

Le chef d’établissement,

CACHET DE L’ETABLISSEMENTANNEXE 9

CERTIFICAT ADMINISTRATIFdélivré pour attester de l’impossibilité

d’obtenir un justificatif

Je soussigné(e) _______________________ (nom, prénom), Chef d’établissement

…………………………………….. , certifie que :

Ex. : Impossibilité d’obtenir un ticket pour les transports en commun

(absence de tickets dans le distributeur).

Montant : _______ €

IMPUTATION BUDGETAIRE : ________________

ARRÊTÉ AU MONTANT DE : __________________ €

A ……………………….... le

Le Régisseur,

Le Chef d’établissement,

ANNEXE 10

PROCES VERBAL de CLÔTURE DE REGIE TEMPORAIRE

INSCRIPTION AU VOYAGE

DU ……………….. au ……………………….

Chef de projet : ……………………………

Le _______________M. / Mme _______________ (nom, prénom), cesse ses fonctions de régisseur temporaire d’avances du voyage _______________ du _____ au _____ avec l’autorisation de M…………………………………………………………………, Gestionnaire (comptable).

Les écritures de M. / Mme _______________ (nom, prénom) sont arrêtées aux résultats ci-dessous :Avances reçues : _____________________________€Dépenses justifiées : _________________________€Dépenses rejetées : __________________________€ (à rembourser par le Régisseur)Reversements effectués : _____________________€Solde chez le régisseur : ______________________€

Observation(s) :

Signatures :

Le régisseur, Le Chef d’Etablissement, Le Gestionnaire (comptable),sorti de fonctions 

Tél. 01.41.81.12.34 Fax. 01.41.81.12.39

collegepierreronsard@wanadoo.fr

Tél. 01.41.81.12.34 Fax. 01.41.81.12.39

collegepierreronsard@wanadoo.fr

ANNEXE 11

ATTESTATION

Je soussigné(e), ……………………………….. , Chef d’établissement, certifie que l’élève :

inscrit sur la liste des participants au voyage à

pour la période du

voit en concertation avec la famille, son inscription annulée.

Le montant de la participation au voyage de €

sera remboursé à la famille à hauteur de €.

Le Chef d’établissement

ANNEXE 12

Tableau récapitulatif des seuils et des procédures pour les EPLE au 1er avril 2016

MONTANT DES ACHATS HT PUBLICITE PROCEDURE

FOURNITURES, SERVICE ET TRAVAUX

< À 25 000 €

De 25 000 à 89 999,99 €

Pas d’obligation mais il est conseillé de procéder à une publicité lorsque le contexte économique et concurrentiel le justifie.

Publicité adaptée à l’objet du marché et à son montant.

Pas d’obligation mais il est conseillé de procéder à une mise en concurrence minimale lorsque le contexte économique et concurrentiel le justifie.

Mise en concurrence adaptée.

FOURNITURES ET SERVICES

De 90 000 À 208 999,99 €

> 209 000 €

Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée par le décret 2016-360 :BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire.

Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée par le décret 2016-360 :BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire.

Mise en concurrence adaptée.

L’une des procédures formaliséesprévue par le décret 2016-030 (article 25 et 33)Commission d’appel d’offresobligatoire (L1414-2 du CGCT).

TRAVAUXDe 90 000À 5 224 999,99 €

>5 225 000 €

Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée par le décret 2016-360 :BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire.

Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée par le décret 2016-360 :BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire.

Mise en concurrence adaptée.

L’une des procédures formaliséesprévue par le décret 2016-030 (article 25 et 33)Commission d’appel d’offresobligatoire (L1414-2 du CGCT).

ANNEXE 13