Animation de réunions éfficaces

Ministère du Mieux-être, de la Culture et du Sport

Pourquoi tenir cette réunion?

• Orientation?• Planification?• Échange d'information?• Prise de décision?

Avant la réunion

Quelle forme la réunion devrait-elle prendre?

• Rencontre personnelle• Téléconférence• Clavardage• Vidéoconférence

Heure et endroit

• Réunion périodique à date fixe ou à date choisie par consensus?

• Endroit central ou endroit variable par roulement

• Convocation

Salle et équipement

• Salle• Aménagement de la salle• Montage de l'équipement• Documents à distribuer• Rafraîchissements

Élaboration de l'ordre du jour

• Collecte des points• Classement des points• Élaboration de l’ordre du jour• Distribution de l'ordre du jour

Réunion du conseille 4 janvier 2002, à Fredericton, de 19 h à 20 h 15

Ordre du jour

1. Procès-verbal de la réunion du 4 janvier Jim 2 min

Information1. Mise à jour des directives relatives

aux compétitions Nelly 5 min2. État de la demande de financement Bob 3 min3. Rapport du comité des adhésions Pat 5 min

Discussion1. Barème des droits d'adhésion Donna 15 min2. Rapport du comité de discipline Dean 15 minActivités de suivi1. Calendrier des événements 2003 Steve 15 min

Question diverse1. Demande de la N.-É. relativement

aux Jeux de l'Atlantique Lori 15 min

Points d'information• Il s'agit simplement d'un échange de

renseignements. Au besoin, des questions peuvent être posées pour clarifier certains points.

Points de discussion• Lorsque certains éléments d'information sont

requis avant de prendre une décision. Dans certains cas, une décision pourra être prise sur-le-champ, mais la prise de décision pourra parfois être remise à plus tard.

Activités de suivi• Les activités de suivi sont liées à une mesure ou

décision à prendre. Il peut être nécessaire de discuter plus à fond de ces points.

Conduite de la réunion

Règles et procédures des réunions

• Échange de renseignements

et prise de décision = résultats

Établissement des règles des réunions

• Statuts et règlements administratifs

• Groupes non officiels

Réunion

• Arrivez tôt• Distribuez la documentation• Commencez à l'heure• Donnez le ton• Respectez l'ordre du jour établi

Information• Limitez la discussion, ne vous laissez pas

entraîner dans des détours.

Discussion• Équilibrez la discussion, gardez le cap (limitez

les anecdotes), mettez fin aux discussions acrimonieuses ou prêtant à la controverse sur des questions secondaires, respectez l'horaire établi, concluez la discussion.

Action• Sachez reconnaître quand le moment est venu

de prendre une décision.

De la discussion à l'action

• Qu'est-ce qu'une motion? – Mesure à prendre– Expression d'un certain point de vue

• Présentation d'une motion

Le vote

• Mise aux voix

• Méthodes

• Annonce des résultats

Autres possibilités

• Report d'une décision

• Habiliter un membre ou un comité à agir (selon certains paramètres)

• Ajournement d'une motion

Avant la clôture de la réunion

• Récapituler les décisions prises et les mesures de suivi

• Prochaine réunion?• Rappels, etc.• Remercier tous les participants.

Clôture

Après la réunion

Suivi subséquent à la réunion

• Procès-verbal• Activités de suivi• Activités complémentaires

Fin