22/12/55

1

เอกสารประกอบการบรรยาย

นายอภชาต กนกสงห

นกวชาการสาธารณสขช านาญการ

งานเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร สสจ.ก าแพงเพชร

วนท 25 ธนวาคม 2555 หองประชม 202 สสจ.กพ.

เรมใชงาน 1 มกราคม 2556

ประเภทหนงสอ ป 2554 ป 2555

ปกต 817 1,222

ดวน 26 65

ดวนมาก 49 51

ดวนทสด 123 214

รวม (ฉบบ) 1,015 1,552

จ านวนหนาทงหมด (หนา) 4,617 3,245

จ านวนทพมพ (หนา) 106,354 45,208

คดเปนปรมาณกระดาษ (รม) 212 90

จ านวนทพมพคดจากจ านวนหนา X จ านวนการดาวนโหลด

ซงในป 2554 เปดใหเจาหนาทของหนวยงานผรบสามารถโหลดหนงสอได

ท าใหปรมาณการดาวนโหลดสงกวาป 2555

เปรยบเทยบปรมาณหนงสอสงใน E-Office ของระบบเดม

22/12/55

2

ประโยชนทไดรบ

- ความรวดเรว (ขนอยกบการเขามาโหลดเอกสารของผรบ)

- ประหยดกระดาษในสวนของผสงหนงสอ

- ไมมหนงสอสญหาย

- คนหาหนงสอยอนหลงได

ขอดอย

- สงจากจงหวดใหระดบอ าเภอไดเพยงดานเดยว

ระบบใหมท าอะไรไดบาง ?

1. สสจ. สามารถรบหนงสอจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกสกระทรวง(ECMS)

2. สสจ. ลงทะเบยนรบหนงสอไดทกฉบบ(รวมถงกระดาษ) ซงจะท าใหหนงสอ

ทกฉบบทงสงและรบ ถกบนทกเขาระบบ ชวยใหงายตอการสบคน

3. มระบบลงทะเบยนออกเลขทหนงสอของ สสจ. และศาลากลาง

4. ฝาย/กลมงานสามารถสงหนงสอเวยนภายใน สสจ. ได

5. ฝาย/กลมงานสามารถสงหนงสอให รพ.และ สสอ. ไดเหมอนเดม

6. รพ./สสอ. สามารถสงหนงสอให สสจ. และ รพ./สสอ. อนได

7. หนวยงานผสงหนงสอสามารถตรวจสอบสถานะหนงสอทสงได

8. ฯลฯ

22/12/55

3

กฎหมายทรองรบหนงสอราชการอเลกทรอนกส

พรบ.วาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส(ฉบบท 2) พ.ศ.2551

22/12/55

4

กฎหมายทรองรบหนงสอราชการอเลกทรอนกส

ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ(ฉบบท 2) พ.ศ.2548

หลกการแปลงเอกสารและขอความ

22/12/55

5

อายการเกบหนงสอ

อายการเกบหนงสอ

22/12/55

6

ส าหรบเจาหนาทสารบรรณ

สสจ.ก าแพงเพชร(ADMIN)

เมนส าหรบเปลยนรหสผาน

รหสผานทเปลยนตองม 5 หลก

และเปนตวเลขเทานน

ผใชงานทกระดบสามารถเปลยนรหสผานได

ตลอดเวลา

หากลมรหสผาน ใหตดตอ จนท.สารบรรณจงหวด

22/12/55

7

การตงคาเรมตนตางๆ ของ จนท.สารบรรณจงหวด

1 2

การเพมชอหนวยงานเขาระบบ

จนท.สารบรรณ ตองเพม

ขอมลหนวยงานภายนอก

ทตองสงหนงสอถง

เพอใหฝายตางๆ ม

ตวเลอกกรณตองสง

หนงสอถงหนวยงาน

ภายนอก โดยสามารถ

ทยอยเพมขอมลได

ตลอดเวลา

22/12/55

8

การตงคาเลขทหนงสอกลางป

ในกรณทไมไดเรมตนใชระบบนตนปปฏทน

โดยใหบนทกเลขทสดทายทใชไปของหนงสอแตละ

ประเภททงหนงสอรบ ,หนงสอสง และหนงสอเวยน

การก าหนดเลขหนงสอศาลากลาง

การเพมผใชงานของฝาย-กลมงาน

ในแตละฝายสามารถมผใชงาน(USER) ไดมากกวา

1 คน ซงเมอเพมชอแลวระบบจะก าหนดรหสผาน

อตโนมตคอ “12345”

เพอความปลอดภยเมอ USER ลอกอนเขาระบบ

ขอใหเปลยนรหสผานกอน เปนอนดบแรก

22/12/55

9

การเพมผใชงานของ รพ./สสอ.

ในแตละฝายสามารถมผใชงาน(USER) ไดมากกวา

1 คน ซงเมอเพมชอแลวระบบจะก าหนดรหสผาน

อตโนมตคอ “12345”

เพอความปลอดภยเมอ USER ลอกอนเขาระบบ

ขอใหเปลยนรหสผานกอน เปนอนดบแรก

จนท.สารบรรณจงหวด - รบหนงสอ

หนงสอทสง

มาทางเวบ

ECMS=หนงสอ

จากกระทรวง

ส าหรบ

ลงทะเบยน

รบหนงสอ

ทเปน

เอกสาร

22/12/55

10

จนท.สารบรรณจงหวด - รบหนงสอ

การรบหนงสออเลกทรอนกส

ดรายละเอยดหนงสอวารายละเอยดครอบถวนถกตองหรอไม เชน เลขทสง,

วนทสง,เรยน เปนตน=

ส าหรบเปลยนฝายทรบหนงสอ หากพบวา สสอ./รพ. สงหนงสอถงฝาย

ทไมถกตอง=

ส าหรบลงรบหนงสอ เมอรบแลว ระบบจะเพมเลขทรบ สสจ. และฝายเจาของ

หนงสอจะสามารถมองเหนหนงสอฉบบนเพอลงรบของฝายได=

ตกลบหนงสอ หากพบวาหนงสอไมถกตอง โดยตองระบเหตผลใหชดเจน=

กรณรบหนงสอ ECMS จะตองระบฝายเจาของหนงสอใหถกตอง=

จนท.สารบรรณจงหวด - รบหนงสอ

การลงรบหนงสอเอกสาร

22/12/55

11

จนท.สารบรรณจงหวด - รบหนงสอ

การลงรบหนงสอเอกสาร

ดหนงสอท

ลงรบวนน

ฝาย/กลมงาน/งาน - ลอกอนเขาระบบ

22/12/55

12

ฝาย/กลมงาน/งาน – ตงคากลมงาน

1 2 3

ฝาย/กลมงาน/งาน – การรบหนงสอ

ดรายละเอยดหนงสอ=

ส าหรบเปลยนฝายทรบหนงสอ หากพบวา ไมใชหนงสอฝายตนเอง=

บนทกรบหนงสอ ระบบจะลงเลขรบของฝายอตโนมต=

หนงสอเปนแบบไฟล PDF=

หนงสอเปนแบบเอกสารกระดาษ=

22/12/55

13

ฝาย/กลมงาน/งาน – การรบหนงสอ

หากหนงสอทรบเปนไฟล PDF เมอบนทกรบจะมหนาตางใหดาวนโหลดหนงสอ

ฝาย/กลมงาน/งาน – การสงหนงสอ

การสงหนงสอของฝาย/กลมงานจะมขนตอน ดงน

1. เสนอหนงสอผบรหาร

2. SCAN หนงสอใหอยในรปแบบไฟล PDF

3. ออกเลขทสงของส านกงาน หรอ ศาลากลาง ในระบบ

4. บนทกหนงสอสง

22/12/55

14

ฝาย/กลมงาน/งาน – การสงหนงสอ

# ออกเลขทหนงสอสงส านกงานหากฝายยงไมไดก าหนดเลขท

หนงสอของฝาย จะไมสามารถ

ออกเลขได

เมอออกเลขทหนงสอสงเรยบรอยแลว

หนงสอจะมสถานะเปนรอการสง โดยหนงสอทรอการสงทงหมดจะถก

แสดงใหเหนทงหมดดานลาง

ฝาย/กลมงาน/งาน – การสงหนงสอ

# ออกเลขทหนงสอสงส านกงาน

หนงสอทออกเลขแลว

และรอการสงทงหมด

22/12/55

15

ฝาย/กลมงาน/งาน – การสงหนงสอ

# ออกเลขทหนงสอสงศาลากลาง

ระบบจะแสดงใหทราบวามหนงสอประเภทใดบางท

สามารถออกเลขสงได ซงจะสามารถออกเลขไดเฉพาะ

ประเภททมเครองหมาย เทานน

(ตองแจง จนท.สารบรรณ เพอเพมเลขสงศาลากลาง)

ฝาย/กลมงาน/งาน – การสงหนงสอ

# บนทกขอมลหนงสอสง

22/12/55

16

ฝาย/กลมงาน/งาน – การสงหนงสอ# บนทกขอมลหนงสอสง

กรณระบวาจะสงเปนไฟล

PDF จะมชองใหเลอกไฟล

ระบวาสงถง รพ./สสอ. จงเลอก

ตกสงไดเฉพาะกลมนเทานน

กลมอนไมสามารถสงได

ฝาย/กลมงาน/งาน – การสงหนงสอ# บนทกขอมลหนงสอสง

กรณระบวาจะสงแบบ

เอการกระดาษ

ระบวาสงถงหนวยงานนอกจง

เลอกตกสงไดเฉพาะกลมนเทานน

กลมอนไมสามารถสงได

22/12/55

17

ฝาย/กลมงาน/งาน – การตดหนงสอสง

โรงพยาบาล/สสอ. - ลอกอนเขาระบบ

22/12/55

18

โรงพยาบาล/สสอ.– ตงคาหนวยงาน

1 2

โรงพยาบาล/สสอ. – การรบหนงสอ

หนงสอเขาใหมทงหมดของหนวยงานน

คลกท เพอลงรบหนงสอ

22/12/55

19

โรงพยาบาล/สสอ. – การรบหนงสอ

โรงพยาบาล/สสอ. – การบนทกเลขรบหนงสอ

หนงสอรอบนทกเลขรบ

22/12/55

20

โรงพยาบาล/สสอ. – การบนทกเลขรบหนงสอ

เมอฝาย/กลมงาน ตดตามดสถานะหนงสอสงของตนเองจะพบวา

มหนวยงานทรบหนงสอไปแลวกแหง เลขทรบอะไร ใครเปนคนรบหนงสอ

โรงพยาบาล/สสอ. – การสงหนงสอหากยงไมมทหนงสอ

คลกทนเพอไปบนทกท

หนงสอของหนวยงาน

เลอกหนวยงานทจะ

สงถงไดเพยง 1 แหง

เทานน

22/12/55

21

โรงพยาบาล/สสอ. – การตดตามหนงสอสง

หนงสอสงถง สสจ.ผานเวบไซต

หนงสอสงถง สสจ. ลงรบโดยงานสารบรรณจงหวด

หนงสอสงถงหนวยงานระดบเดยวกน

โรงพยาบาล/สสอ. – การตดตามหนงสอสง

รายละเอยดการรบหนงสอ

ของจงหวด

22/12/55

22

ทะเบยน & รายงาน

Mobile : 0864404541

Office : 055 705191

E-Mail : chatpkt@yahoo.com

ssjkp@hotmail.com

มปญหาการใชงานกรณาตดตอ

Q&A