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Les tableurs (1er cours)

Utilisations possibles d'un tableur.

La feuille de calcul :

ces ₫l₫ments : cellules et menus.

Contenu des cellules.

Personnaliser la pr₫sentation d'une feuille.

Les formats de cellules (« type » du contenu).

Le tableur comme outil de calcul.

Les zones de cellules, fonctions sur les zones.

Un peu de syntaxe.

Exemples (planning, facture...).

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Utilisations possibles d'un tableur Tenir ses comptes personnels : salaires, impôts, d₫penses

et recettes diverses...

Tenir les comptes d'une (petite) association.

Éditer divers types de plannings (classes, associations, petites entreprises...). Calculer automatiquement des ₫tats de services.

Pour un enseignant :

Saisir des notes

calculer automatiquement des moyennes, le rang des ₫l₩ves etc.

Éditer des relev₫s de notes personnalis₫s + PV de jury.

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Utilisations (2)

Traiter des donn₫es :

Faire des calculs (statistiques par ex.) sur ces donn₫es.

Les pr₫senter sous forme de tableaux et graphiques.

Automatiser certaines op₫rations de saisie ou de traitement.

Faire des simulations de pr₨ts lors d'un gros achat.

Éditer et personnaliser la pr₫sentation de factures, de bons de commande, de fiches de salaire etc.

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Utilisations (3)

Faire des synth₩ses de donn₫es provenant des diverses sous-organisations d'une m₨me entreprise. Par exemple :

Calculer les primes des vendeurs. Les classer en fonction des meilleures ventes effectu₫es.

Comparer le chiffre d'affaire et la « rentabilit₫ » de divers secteurs en faisant des calculs crois₫s. Exprimer les r₫sultats sous forme de graphiques.

Ins₫rer ces r₫sultats dans un rapport annuel.

Tout cela avec un seul et m₨me outil : un tableur.

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Historique

Premier tableur : visical, en 1981 pour apple.

Lotus 123 : pour les Pcs.

Les produits actuels : Excel de Microsoft. Des int₫gr₫s divers dont Staroffice (utilis₫ pour ce

cours), Works, contenant : un traitement de texte, un tableur, un syst₩me de gestion de base de donn₫es, parfois un outil de pr₫sentation.

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Feuille de calcul : les cellules

Une feuille de calcul est compos₫e de cellules.

Les cellules sont organis₫es en tableau.

Une cellule a des coordonn₫es dans la feuille. Par exemple A13 ou B45.

Un classeur est compos₫ de plusieurs feuilles de calcul.

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Le contenu des cellules

Chaque cellule peut contenir divers objets : Des nombres (entiers, ou d₫cimaux). Du texte. Par exemple :

Des noms de personnes. Des noms de produits...

Des dates. Des formules qui peuvent faire r₫f₫rence :

à des cellules de la feuille et/ou à des cellules d'une autre feuille.

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Feuille de calcul : les menus

Les menus du tableur permettent de faire :

Imprimer (une partie de) la feuille. Pr₫-visualiser le r₫sultat. Sauver la feuille sur disque. Copier/d₫placer le contenu de cellules. Modifier la pr₫sentation des cellules et/ou de

la feuille. Cr₫er et/ou Ins₫rer des graphiques.

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Pour augmenter la lisibilit₫ d'une feuille, on peut modifier la pr₫sentation :

d'une cellule individuellement, d'un groupe de cellules, d'une colonne de cellules, d'une ligne de cellules.

Par exemple ₫largir automatiquement une colonne : double cliquer sur la s₫paration droite de la colonne.

La pr₫sentation des cellules

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Modifier les caract₩res et les bordures des cellules

Les caract₩res à l'int₫rieur des cellules :

gras italique soulign₫ Couleur Compos₫

Une cellule est d₫limit₫e par ses 4 bordures.

Ces bordures sont modifiables : traits plus ou moins ₫pais.

Utile pour faire des pr₫sentations en tableaux.

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R₫sultat de l'exemple

On peut choisir des « cadres » pr₫-existants ou les personnaliser (menu Format/Cellule).

Attention aux surcharges illisibles.

Exemple d'un tableau très simple :

Qté 1 Qté 212 3723 12845 7855 1223 1

Total 158 256

Exemples de bordures :

Haut

Gauche Droite

Bas

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Les formats des cellules

On peut sp₫cifier le format d'une cellule (menu Format). Ex. :

Nombre simple, mon₫taire, etc...

Ces formats sont disponibles sous plusieurs variantes.

D₫termine le « type » du contenu mais ne change pas la valeur.

Exemple de formats de cellules :

Nombre : 189898Monétaire : 10 000,00 FPourcentage : 18.6%Date : sam 18 déc 99

Le format date et ses variantes :

10/12/1998jeudi 10 décembre 199810 décembre 199810 déc 1998

...

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Les formats

Date 1 : 30/08/2000Date 2 : 13/09/2001

Différence entre les deux dates :379

Date 1 : 30/08/1900Date 2 : 13/09/2001

Différence entre les deux dates :36904

Faire la diff₫rence entre deux dates :

Les 2 cellules sont format₫es comme des dates.

La cellule r₫sultat est un nombre simple.

Attention : peut ne pas marcher pas avec des dates trop anciennes(!)

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Remplir des cellules.

1 2 3 4 5

3 5 7 9 11

5 2 - 1 - 4 - 7

A B A B A

Lundi mardi mercredi jeudi vendredi

Juin juillet août septembre octobre

10/12/99 11/12/99 12/12/99 13/12/99 14/12/99

Samedi dimanche lundi mardi mercredi07/10/00 08/10/00 09/10/00 10/10/00 11/10/00

Par exemple, remplir une ligne de nombres cons₫cutifs :

placer le 1er dans une case.

Placer le 2₩me dans la case à cot₫.

S₫lectionner les 2 et grâce à la souris faites un copier/glisser. Les autres cellules sont remplies automatiquement.

Marche avec d'autres donn₫es.

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Les zones de cellules

Une zone est un ensemble de cellules «en rectangle».

Pour d₫finir une zone, pr₫ciser les coordonn₫es des cellules :

en haut à gauche et

en bas à droite de la zone.

On peut s₫lectionner une zone avec la souris.

On peut nommer une zone pour y faire r₫f₫rence plus naturellement par la suite.

A B C123 Zone A1:B64567

A B C D1234567

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Emploi du temps

lundi mardi mercredi jeudi vendredi samedi dimanche10/09/00 10/10/00 10/11/00 10/12/00 10/13/00 10/14/00 10/15/00

08:0009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:00

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Le tableur comme outil de calcul

Calculs simples dans chaque cellule : =12+15 =1223*898 ...

Calculs faisant intervenir le contenu d'autres cellules. Par exemple :

Faire la somme du contenu de deux cellules : =A13 + B54 : fait la somme des contenus des cellules A13

et B54 (les deux cellules doivent contenir un nombre).

Chercher la valeur minimum de plusieurs cellules ...

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Quelques formules s'appliquant sur des zones de cellules

Sur une zone de cellules contenant des nombres, on peut par exemple calculer :

la somme du contenu des cellules, le maximum, le minimum des valeurs des cellules, la moyenne des valeurs des cellules, bien d'autres choses encore ...

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R₫sultat d'un exemple

Dans cet exemple : Un tableau de

donn₫es (valeurs) Un tableau contenant

des formules. Ex. : =SOMME(B6:B11) pour

la cellule D13 =MIN(B6:B11) dans la

cellule D14

Calculs sur des zones de cellules.

Valeurs12

465

9893264

1166989

4194.33

Somme des valeurs :Max. des valeurs :Min. des valeurs :Moyenne des valeurs :

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Un peu de syntaxe

La zone entre B4 et C6 s'₫crit : B4:C6

Pour obtenir, dans la cellule D13, la somme des cellules de la zone B4:C6, mettre en D13 la formule :

=SOMME(B4:C6) puis appuyer sur « entr₫e » Le signe « = » indique ici la pr₫sence d'une formule

dans cette cellule. Le principe est identique pour d'autres fonctions

(MIN, MAX, MOYENNE etc..).

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Exemple : facture simple

Date facture : 13/09/2001

Objet Prix HT Prix TTCVélo 3,000.F 3,618.00.FBalles 100.F 120.60.FChaus. 345.F 416.07.F

Total HT Total TTC3,445.F 4,154.67.F

Cout TVA : 710.F

Le magasin « Sportez- vous bien !» vous souhaite une bonne journée.

Facture du magasin « Sportez- vous bien ! »

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Comment faire ?

R₫servez de l'espace pour vos donn₫es. Si besoin, formatez vos cellules. Donnez des titres aux colonnes/lignes importantes. Organisez de mani₩re coh₫rente vos donn₫es.

Écrivez vos formules.

Personnalisez la pr₫sentation : cadre(s), couleurs ...

Sauvez puis Imprimez (si n₫cessaire).

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Faire rapidement un tableau r₫gulier

Lorsque les formules sont r₫p₫titives, comme par ex. la somme d'une ligne, on peut :

₫crire la formule pour la 1₩re ligne.

Copier cette formule grâce au copier/glisser. Les r₫f₫rences des cellules s'adaptent à chaque ligne.

On utilise alors des r₫f₫rences relatives (voir cours suivant).

Total12 47 23 68 150

321 654 465 564 200489 6854 231 211 738587 54 548 47 73678 89 985 21 1173

Qté 1 Qté 2 Qté 3 Qté 4

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Erreurs courantes

Quelques erreurs signal₫es :

Division par 0 Utilisation d'un nom (de zone) non d₫fini R₫f₫rence à une cellule non valable R₫f₫rences circulaires entre cellules...

Pour connaître les codes d'erreurs, voir le manuel du tableur.

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Sch₫mas de r₫f₫rences circulaires

Une formule contient des r₫f₫rences à des cellules qui elles m₨me peuvent contenir des formules contant des r₫f₫rences à des cellules etc.

Si ces r₫f₫rences sont circulaires, pas de calcul possible.

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Remarques sur les formules sur zones

Valeurs :10 1010 101010 1010 10

Calculs sur ces valeurs :Somme : 90Moyenne : 10Min : 10

Les formules sur zones s'adaptent aux trous dans les donn₫es.

Par exemple, la valeur qui manque n'est pas consid₫r₫e comme un z₫ro, mais n'est pas prise en compte dans la somme, le min, la moyenne.

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Imprimer une feuille

Une feuille de calcul est compos₫e de nombreuses cellules dont certaines ne doivent pas ₨tre imprim₫es.

On peut s₫lectionner des zones d'impression (les cellules pertinentes)

On peut faire de la mise en page :

s₫lectionner divers param₩tres comme le nombre de pages sur lesquelles on va imprimer.

Cacher des lignes et/ou des colonnes. D₫finir des ent₨tes et des pieds de pages...