Post on 04-Oct-2020
DOCUMENT C.G.T
Mieux travailler au Drive 0.2
Direction organisation méthodes et projet hypermarchés
1 Direction Organisation Méthodes Hypermarchés France
Les éléments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothèses de travail. Toute décision pouvant entraîner une évolution de l'organisation se réalisera dans le respect des procédures légales et sociales en vigueur.
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Pourquoi faire évoluer notre activité Drive
L’équipe Drive Parce que …
Le succès grandissant de nos Drives, nous oblige à avoir des performances à
la hauteur des attentes de nos clients
Jérôme Manager
Danielle En charge du pilotage
Et pour…
Améliorer nos conditions de travail Faciliter la préparation
Faciliter le stockage
Faciliter la livraison
Sarah En charge de la préparation
Julien En charge du dispache et livraison
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Comment faire évoluer notre activité Drive
Modification de la zone Drive
Ce qui va changer Changement de matériel pour les préparations
Changement de matériel pour les livraisons
Mise en place d’un CCASP drive
Séparation des activités
Planification des activités de chacun
Détention d’une zone de stockage de proximité
Gain d’efficacité pour la préparation des PFT
Facilitation du repérage des commandes
Amélioration du service en livraison
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Les éléments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothèses de travail. Toute décision pouvant entraîner une évolution de l'organisation se réalisera dans le respect des procédures légales et sociales en vigueur.
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Des adaptations sont incontournables
La nouvelle organisation du Drive passe par une modification
physique de la zone Drive
Exemples:
Suppression des racks et des bacs bleus
Création d’une zone de dépose des chariots de préparation
Création d’une zone de stockage de proximité
…
Elle passe aussi par une modification des process actuels
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Mieux circuler dans la zone Drive
Constat Solution Ré-agencement de la zone Drive
Ma zone Drive est organisée selon la méthode du Chaque Chose A Sa Place:
On a du mal à
circuler en zone
Drive, surtout pendant les pics de
Zone de stockage de
proximité des produits préconisés dans le Drive
Express
Zone de dépose des
chariots de préparation
vides et pleins
Zone d’éclatement
des sacs préparés
livraison et de
préparation.
Zone de stockage des
commandes
Emplacements dédiés Bureau du Drive
sur les chariots de livraison
au petit matériel et aux consommables
avec un poste informatique, et les
imprimantes
Emplacement défini pour le tableau de communication
Emplacement défini pour le
tableau d’organisation du
travail
Emplacement défini pour les
bennes à cartons et plastiques
Désormais, la circulation est plus fluide, c’est plus facile pour travailler dans la zone Drive.
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L’organisation de la nouvelle zone Drive
Zone Drive
Bennes
Chambre Froide
Zone de
stockage
de
proximité
Zone de
stockage des commandes
Julien récupère le
chariot « plein »,
dispatche les sacs et fait la
livraison
zone d’ éclatement
des sacs préparés
Congélateur Congélateur
Sortie
Drive (vers pistes)
Zone de
Entrée Zone de
Bureau
dépose des chariots de préparations vides et pleins
stockage des
commandes prêtes
Tableaux d’organisation
et de communication
TR
Bannettes Sacs
Magasin Sarah fait les préparations
Puis dépose son
chariot « plein » dans cette
zone
Chaque zone est balisée par un panneau ou tracée au sol
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6 Direction Organisation Méthodes Hypermarchés France Organisation Drives
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2
Comment marche la séparation des activités
Sarah prend le chariot de préparation équipé de
sacs vides et les étiquettes
1 Pour les préparations Hors produits frais
Sarah prépare les commandes
Hors Surgelé/PFT/PLS
Julien prépare des sacs vides
sur le chariot de préparation
et le met à disposition 6 de Sarah Danielle affecte les tâches à Sarah
et Julien
Au besoin elle dispatche et livre pour
libérer du temps à ses collègues
Sarah range le chariot de
3 préparation « plein » dans
la zone de dépose
Julien assure la livraison
5
Julien place le chariot dans
la zone d’éclatement et 4 dispatche les sacs dans les
chariots de livraison
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Comment marche la séparation des activités
Sarah prend le chariot de préparation équipé de
sacs vides et les étiquettes
Julien prépare des sacs vides
sur le chariot de préparation
et le met à disposition 6 de Sarah
1 Pour les préparations 2 des Produits frais
Danielle affecte les tâches à Sarah
et Julien
Au besoin elle dispatche et livre pour libérer du temps à ses collègues
Sarah prépare les commandes Surgelés,
PLS et PFT
Sarah range les sacs
en chambre froide ou au
3 congélateur puis dépose le chariot vide
en zone d’éclatement
Julien assure la livraison
5
Julien récupère les sacs en chambre froide ou
4 congélateur et les dépose dans les chariots de livraison
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Le pilotage est incontournable
Constat
Solution
Une personne en charge de l’affectation des tâches, en permanence
Parfois, mon collègue en
charge du pilotage n’est pas disponible, donc je suis
obligée d’imprimer les
étiquettes moi-même.
• J’organise le travail tout au long de la journée, en
planifiant l’activité sur un outil dynamique
• J’assure une bonne gestion des commandes clients
• J’affecte les préparations en distribuant les étiquettes
aux équipes dans les bannettes nominatives
Sarah – « Préparatrice »
• Au besoin, je participe au dispatching des sacs et à
la livraison des commandes prêtes pour libérer du
temps à mes collègues
Je gagne du temps car mon collègue en charge
du pilotage dépose mes étiquettes dans ma
bannette. L’organisation rend le travail efficace.
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Faciliter la préparation
Constat Solution Je prépare les commandes directement en sacs ouverts
Pour chaque article, je dois
manipuler les bacs bleus
pour accéder aux sacs.
Sarah
Chariot de préparation Développé avec les équipes d’Etampes et de Lattes
• Préparation uniquement en sacs : 1 seul geste de manutention par article
(contre 3 avec les bacs)
• Sécurisé, maniable et confortable grâce à ses
accessoires (frein, timon, corbeilles)
• Adapté aux volumes de nos préparations
(15 sacs + gros volumes)
• Accès facilité aux sacs. Evite un empilage de
bacs et de produits en déséquilibre
• Elimine le collage et décollage des
étiquettes, elles sont collées sur les sacs
Conçu avec les équipes des Drives en
magasin, le chariot répond à tout ce
qu’on a demandé, c’est super !
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Matériel de préparation
La préparation est facilitée par l’utilisation d’un chariot
qui permet la suppression et la manipulation des bacs
Emplacement prévu pour les produits
fragiles
Emplacement prévu pour les gros
volumes
Timon, frein, accessoires, emplacements
prévus pour le telxon, le bon de livraison
Le design du chariot le rend moins massif qu’une
tour Tasc et augmente la visibilité pour le
préparateur …
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Faciliter la préparation grâce à un stock de proximité
Constat
Solution
J’ai une réserve dédiée de proximité
Quand les couches sont en promo je fais plusieurs
allers-retours jusqu’à l’allée
centrale; et je ne peux en
prendre que quelques
paquets sur mon chariot.
Sarah
Un stock « malin » Plus proche du Drive
Saisonnier Promo Permanent
• Réduire la distance parcourue
• Améliorer le confort des équipiers qui font les
préparations
• Eviter les ruptures en magasin et au Drive
On prend en compte tous les critères qui justifient un
stockage de proximité sans risque de casse !
Le nombre de palettes et leur contenu sont déterminés mensuellement en fonction des
préconisations du Drive Express
Il y a moins de déplacements à faire, et je ne vide
plus les palettes de promotion que mes collègues implantent dans le magasin.
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Faciliter la préparation grâce à un stock de proximité
Chaque semaine, je stocke des produits à proximité de ma zone Drive
en appliquant les préconisations qui sont faites en fonction :
De la fréquence des ventes Du volume, et du poids des produits
Des Promotions
De l’éloignement d’un rayon ou d’une famille de produit
De la saisonnalité
Chaque mois le Pilote est informé des recommandations de la file PGC
via le Drive express dans la rubrique « Catalogues nationaux » qui lui préconise :
Le top des ventes promo prévu pour chaque catalogue
Le top des ventes saisonnier prévu
Le Manager décide en fonction de la place disponible du choix des références à détenir en zone de proximité
Le Manager décide également du bon choix des produits permanents à détenir en fonction des particularités de son magasin.
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Simplifier les tâches des préparateurs
Je range le chariot de préparation vide Je prends un chariot de préparation
*Au retour du
magasin je dépose
les bacs de « sec »
dans les racks par
Je positionne les bacs vides sur mon
chariot Je positionne les sacs dans les bacs
créneau horaire Sarah – Préparatrice
Je prends les étiquettes dans
Sarah – Préparatrice
AVANT
la bannette.
Je colle les étiquettes.
Je pars en préparation
APRES
*Hors produits frais
Les tâches sont réparties entre la préparatrice et le dispatcheur. La préparatrice se consacre maintenant pleinement à la préparation.
En cas de préparation PFT ou surgelés le préparateur déposera le chariot en
chambre froide ou déposera les sacs dans les congélateurs
Julien – Dispatcheur/Livreur
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Valoriser ses points forts
Constat
Solution
Ma connaissance des produits est valorisée
Au Drive nous ne
connaissons pas les
rayons autant que
les employés du
magasin.
C’est exact, d’ailleurs
nous avons chacun
des affinités: moi j’aime faire la
préparation à
l’épicerie par exemple…
• Dès que cela est possible, le pilote m’attribue prioritairement des zones de
préparation en fonction de ma bonne connaissance des produits
• Je trouve facilement tous les produits et je suis beaucoup plus efficace
• La préparation devient plus rapide
•Je participe à un meilleur service clients en abaissant le nombre des
manquants « non trouvés »
Je fais la préparation dans les zones où je suis le plus à
l’aise, c’est plus simple pour moi et j’ai moins de
manquants…
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La préparation du PFT
Constat
Solution
Profiter de l’expérience, former au PFT et préparer au bon moment
Au PFT, il faut savoir reconnaître tous les
fruits et légumes. Ce
n’est pas toujours
évident.
Les équipiers du Drive qui connaissent particulièrement bien le PFT sont
prioritairement désignés pour la préparation des produits frais (en particulier
boucherie et fruits et légumes)
Une formation aux équipiers dispensée par chaque Manager est indispensable
pour gagner en efficacité
Exemple: Savoir reconnaître les différentes variétés de salades:
Laitue pommée Batavia Iceberg Scarole
Comme je connais bien les produits frais, il y a donc
moins de manquants désormais…
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La préparation du PFT
Constat
Solution
Profiter de l’expérience, former au PFT et préparer au bon moment
Au PFT, le matin
avant ouverture les
rayons ne sont pas
finis et j’ai beaucoup de
manquants
Un travail d’équipe …!
• Les managers PFT sont les interlocuteurs privilégiés des équipiers du Drive. • Ils s’engagent à répondre au téléphone en cas de besoin d’un renseignement, si un
produit est introuvable, manquant en rayon ou pas prêt.
• Le matin avant ouverture, les préparations PFT ne débutent que 30 minutes avant ouverture pour que tous les rayons soient en place, le pain emballé etc…
Si besoin on diminue ponctuellement l’effectif en préparation du « sec » pour renforcer
celui du PFT
Ceci permet d’éliminer manquants et tour de ramasse évitables
C’est super d’avoir un interlocuteur qu’on connait bien ! … et qui nous répond …
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La préparation du PFT
Constat
Solution
Chaque semaine le guide du commerçant est affiché
Je ne sais pas
toujours comment répondre aux
questions des
clients sur la qualité Julien des fruits… Livreur
Publié chaque semaine par les équipes fruits et légumes,
le « Guide du commerçant F&L »
est affiché à destination des équipes
Drive pour que chacun soit informé de
l’actualité des produits …
Seul ce qui concerne l’aspect qualité
est affiché pour donner l’information
utile !
C’est bien de savoir que la saison
des fraises va s’arrêter pour pouvoir dire au client qu’il doit les manger
rapidement ! Les éléments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothèses de travail. Toute décision pouvant entraîner une évolution de l'organisation se réalisera dans le respect des procédures légales et sociales en vigueur.
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Faciliter le stockage des commandes
Constat Solution Je dépose directement les sacs dans les chariots de livraison
Chariot de stockage et de livraison Développé avec les équipes d’Etampes et de Lattes
Nous sommes
obligés de
manipuler plusieurs
fois les bacs.
Le fragile
Le léger
Le lourd
• Supprimer les bacs et les racks (Moins de port de
charges)
• Optimiser la capacité de stockage en
conservant la même surface
• Isoler facilement le lourd du léger
• Garantir une zone de confort pour la dépose des sacs (à la bonne hauteur)
C’est plus facile maintenant qu’on a supprimé les
bacs.
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Matériel de stockage/livraison
Déplacements sécurisés
lors des livraisons grâce
au frein à poignée quand
la pente le nécessite
Les produits lourds sont manipulés sans se baisser
Les produits lourds sont isolés, les sacs ne sont plus
écrasés
Contenance adaptée au
volumes des commandes
Les risques d’accident liés à la
manipulation de bacs lourds sont
supprimés
Les éléments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothèses de travail. Toute décision pouvant entraîner une évolution de l'organisation se réalisera dans le respect des procédures légales et sociales en vigueur.
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Faciliter le repérage des commandes
Constat
Solution Des aires de rangements numérotées de 0 à 9
Il est difficile de
repérer les
commandes
pendant la dépose
et à l’arrivée du
client.
La zone de stockage des chariots de livraison est organisée en 10 aires de
rangement
Comment ça marche :
Numéro de commande 672 Le chariot sera rangé dans l’aire n°6
Julien
J’arrive à repérer plus facilement les commandes. Je n’ai pas à déplacer les chariots
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Faciliter le repérage des commandes
Constat
Solution
Une ardoise sur le chariot de livraison
Il y a parfois le même
numéro de commande
pour des clients
différents. Il m’est arrivé
Julien de donner la mauvaise commande au client.
Nom du client
Numéro de commande
Horaire de livraison
• Une ardoise est installée sur
le chariot de livraison
• Le nom du client est inscrit
lisiblement
Date de livraison
Lors de la dépose le dispatcheur inscrit les
informations sur l’ardoise
Après la livraison le livreur efface l’ardoise, et
range le chariot vide
Même numéro de commande pour 3 clients à livrer sur le même créneau
Avec l’ardoise, j’évite les inversions de commandes en cas
de doublons. C’est plus simple.
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Faciliter le repérage des commandes
Constat
Solution
Des pastilles avec le numéro de commande à coller sur les gros volumes
Avec les nouveaux
chariots de
préparation, j’ai du
mal à identifier à qui
Julien est destiné le produit « gros volumes ».
• Une étiquette collée sur le
produit gros volume
• Le numéro du client est inscrit
lisiblement
• Si j’ai 2 fois le même numéro
j’identifie avec 011 A et 011B
par exemple
Lors de la préparation le préparateur inscrit le
numéro de commande
sur la pastille qu’il colle
sur le produit
Lors du dispatching le dispatcheur reconnaît
facilement à qui est
destiné le produit et ne
fait pas d’erreur
Avec cette pastille, je sais à qui appartiennent tous les
gros volumes. C’est plus simple pour le dispatching.
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Simplifier la livraison
Constat Solution Matériel 2 en1 pour le stockage et pour la livraison des commandes
Quand le client se
présente à la borne, j’ai plusieurs
manipulations à faire
avant de le livrer.
Julien
Chariot de stockage et livraison Développé avec les équipes d’Etampes et de Lattes
Ardoise
Frein (selon
modèle
Bannettes
pour TR et BL
• Quand le client arrive, sa commande est disponible sur le chariot, prête à livrer
•Avec peu de manipulations je peux le livrer en
moins de 5 minutes
• Je porte moins de charges. Je n’ai plus de bac
sur mon chariot.
• Je ne décolle plus les étiquettes. Le client part avec, puisqu’elles sont sur les sacs
Je peux décharger sur 4 côtés et rester face au client. Le chariot est freiné quand je lâche la poignée. C’est très pratique pour la livraison!
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Simplifier les tâches des livreurs
Je range le chariot de livraison
Je décolle les étiquettes Je range les bacs vides sur les racks
A l’arrivée du client, je récupère le bon de livraison Je prends le chariot de livraison
Je livre le client
Je reviens dans la
zone drive
AVANT
Je prends les sacs de « sec » stockés en bacs sur racks
Je les dépose sur le chariot de
livraison
APRES
Je prends les sacs de frais stockés en
chambre froide. Je les dépose sur le chariot de livraison
J’ai maintenant plus de temps
pour me consacrer à la
préparation
Sarah Julien
Entre deux livraisons, j’assure
désormais le dispatching des sacs. Il est plus facile de respecter le
délai de livraison promis.
Tâches
supprimées
Le livreur se consacre plus efficacement à la livraison Les éléments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothèses de travail. Toute décision pouvant entraîner une évolution de l'organisation se réalisera dans le respect des procédures légales et sociales en vigueur.
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Donner une information complète au client
Constat Solution Mise en place d’étiquettes de substitution
En cas de substitution, j’ai du
mal à identifier les produits
substitués et je ne sais pas quel est le produit initial commandé.
Etiquettes testées et approuvées
par les équipes d’Etampes et de Lattes
• Identification facilitée des produits substitués (gain
de temps)
• Information complète sur le produit commandé et le
produit livré au client (si c’est Madame qui a passé la
commande Monsieur sait ce qu’elle avait commandé… )
Julien
Substitution
notée à la
main sur
l’étiquette
Le préparateur a complété l’étiquette à la fois pour
les substitutions « sauvages » et également pour les
substitutions informatiques.
J’identifie maintenant au premier coup
d’œil toutes les substitutions. Les clients sont satisfaits d’avoir cette information!
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Planifier nos activités équitablement
Constat Solution Je gère l’activité au quotidien en temps réel
C’est souvent les mêmes
personnes qui font le
nettoyage ou le rangement de la zone Drive.
• La Planification est visible dans le tableau
d’organisation du travail
• Avec le tableau de planification, en temps
réel, le pilote affecte ou modifie les tâches de chaque équipier du Drive
Danielle
• Chaque équipier voit et sait ce qu’il a à
faire, quand, et pendant combien de temps
Ca me permet de planifier et réajuster la journée en fonction
de l’effectif présent. De plus, les responsabilités de chacun sont
claires.
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Planifier nos activités équitablement
Constat Solution Ce que je vais voir à l’écran
Il n’y a rien aujourd’hui qui
nous dit précisément ce
qu’on doit faire et si le pilote
est occupé on essaie de
s’organiser nous-mêmes
Sarah – « Préparatrice »
• Chacune de mes activités est planifiée •Je sais à quelle heure je vais prendre ma pause
•Je sais à quelle heure aura lieu le brief
•Je peux être amené, en cas de besoin et si l’activité commerciale du
drive le permet, à participer à l’activité en rayon .
L’équité, ça se voit !
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Tableaux d’organisation et de communication
Constat Solution Deux tableaux distincts avec une information claire et ciblée
Le tableau d’organisation
actuel est très chargé. Il y a
beaucoup d’informations
qu’on ne consulte pas.
Tableau d’organisation Tableau de communication
Danielle
Ici je m’informe sur le travail Ici je m’informe sur la vie du Magasin
Quand j’ai besoin d’une info, je la trouve facilement
sur les nouveaux tableaux.
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Tableau d’organisation
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30 Direction Organisation Méthodes Hypermarchés France Organisation Drives
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Tableau de communication
Communication lisible, efficace, ciblée
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C’est sûr, on va mieux travailler au Drive
Merci de votre attention
… A vous de jouer ! et de faire de cette nouvelle organisation un succès au service de vos clients
Moi
moi
moi
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