Guide Pratique Agent Coordinateur Spectacles

HB – Spectacles Vivants – Octobre 2012

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au Futuroscopeau Futuroscopeau Futuroscopeau Futuroscope


L’ORGANISATION DU SERVICE :

Vous intégrez le service Spectacles Vivants du Parc du Futuroscope, bienvenue !

L’essentiel de son activité vous impactant concerne les vacances scolaires et les week-ends

(surtout les week-ends de Pont).

Le service Animation – Evénement – Spectacles Vivants est constitué de 4 permanents :

- Mme Nadine AUBINEAU : la responsable du service

- M. Hervé BRUNEAU : le chargé de Projet Exploitation

- Mme Marie-Laurence CLAM : en charge des budgets et du Jeune Public

- Mme Annie PICARD : en charge du secrétariat du service

Ponctuellement le service fait appel à des consultants qui sont plus ou moins présents en

fonction des périodes :

- M. Richard PERRET : Metteur en scène et consultant sur toute la partie artistique

- M. DELACROIX Jean-Baptiste : Régisseur Général et consultant sur toute la partie

technique

- Mme Carine BOULESTEIX et M. ROUDIER Régis : Référents artistiques sur les journées

d’exploitation en l’absence de Richard PERRET

Plus concrètement, en cas de questions, vous faites appel à :

Annie PICARD pour :

- Gestion des Contrats

- Hébergement

- Restauration

Marie-Laurence CLAM :

- Suivi des costumes

- Réalisation de Commandes

- Donner le montant des retraits au Magasin Parc

Hervé BRUNEAU :

- Référent direct des régisseurs

- Management de l’équipe

- Relations avec les Cies extérieures

- Organisation des Régisseurs et des Journées d’Exploitation

Nadine AUBINEAU et Richard PERRET :

- Toutes questions relatives à l’artistique

Jean-Baptiste DELACROIX :

- Toute question relative à la technique

Quand les consultants ne sont pas là, je deviens votre relais par voie de conséquence.


INFOS SUR LES LOGES :

Il y a plusieurs loges réparties sur le Parc – cf Annexe 1.

Toutes les clés des loges sont au bureau dans la boite à clés et vous êtes autonomes chaque

matin pour la constitution de votre trousseau. Attention aux doublons avec vos collègues

quand vous êtes plusieurs à travailler (surtout pour le Pass Général = PP100)

Ce qu’il faut savoir :

• Loge « Entrée principale » - à l’Entrée Principale : est utilisée parfois par certains

Personnages (ex : Le Guerliguet, FutuRobot, fanfare…) - DONC : attention, quand une

Cie est là-bas, elle ne sera pas toute seule…

Pour accéder à la loge, il y a 2 jeux de clés (avec la clé de la réserve) qui sont au bureau.

Dans la loge, il y a une réserve. A proximité, un bloc sanitaire.

• Loge « Métropole Défi » - à proximité de l’Entrée Principale : n’est pas utilisée en ce

moment.

Pour accéder à la loge, il faut son Futuropass et la clé de la loge (que nous n’avons qu’en

un seul exemplaire). Dans la loge un sanitaire + évier.

• Loges « Moonlight » - dans le Petit Prince : 2 petites loges. Chaque loge possède un

double jeu de clés. Loges à disposition pour les compagnies de passage – Bloc

sanitaire à proximité.

• Loge « Pauses hôtesses » - dans le Petit Prince : Loge assez grande. 2 Jeux de Clés au

bureau. Elle est parfois utilisée par Sin et Nao, un binôme ayant besoin de

confidentialité, attention donc TOUJOURS bien frapper avant d’entrer et s’assurer en

cas de loge partagée que le binôme est OK. Pas de bloc sanitaire à proximité direct.

• Loge « Arthur » - dans le pavillon Arthur : Petite loge au 3ème

étage – Niveau régie –

Accès via Ascenseur et Escaliers. 2 Jeux de Clés. Les costumes d’Arthur et Sélénia y

sont stockés. Bloc sanitaire au 5ème

étage.

• Loges « Cité du Numérique » : Espace central de toutes nos loges. 7 Loges à

disposition des artistes + 1 réserve et un lieu de vie. Une salle de répétitions à

proximité immédiate. Un bloc sanitaire avec douches et toilettes. Une sortie en rez

de jardin (sans marches donc) et plusieurs autres accès avec marches. Le catering se

fait dans le lieu de vie, il est commun à tous les artistes.

o Loge 1 : Cie extérieure

o Loge 2 : Cie extérieure

o Loge 3 : Sin et Nao et Magnétiques

o Loge 4 : Messagers

o Loge 5 : Réserves Vetements

o Loge 6 : Le Maitre de l’Eau

o Loge 7 : Biomina


• A côté du Bloc Central de la Cité du Numérique, se trouve plusieurs espaces de

stockage :

o 2 petites loges dans le couloir menant au bloc sanitaire : ancienne loge Arthur

Cité et loge 4 Haute Freq

o La réserve des Ateliers de la Cité – Clés : Marie Laurence Clam

o La réserve du Specta Moléculaire - Clés : Marie Laurence Clam

o Loge Specta Moléculaire au niveau rez de chaussée de la Cité – Clé PP100

• Une salle assez grande en face de 60 secondes Chrono peut également être amenée

à vous servir, il s’agit de « C’est Pas Sorcier ». Cette salle est gérée par les Attractions

et nous ne pouvons pas l’utiliser sans leur autorisation. Grande salle équipée de

sièges pouvant servir sur les castings

• Chaque loge est équipée de tables, chaises, miroirs, portants, poubelles… Bref, le

minimum de base. Dans chaque loge, il y a également de quoi faire un catering :

bouilloire + cafetière ou à défaut bouilloire + café soluble.

ATTENTION !!! : Quasiment toutes les loges sont sous alarme. Tous les

matins et tous les soirs : appeler la Sécurité pour enlever/remettre les loges sous alarme !

Infos sur le site :

• CATERING :

Beaucoup de réserves sont à disposition à côté des loges. Elles servent à constituer un

stock de nourriture pour éviter de courir tous les soirs lorsque l’on fait le catering.

Chaque loge est équipée de catering. Le réassortiment se fait chaque soir ou tôt le

matin : on va dans les réserves se servir.

Les régisseurs sont en charge de surveiller les stocks et doivent avertir AVANT que les

stocks soient vides.

Quand la réserve commence à se vider, il faut aller au « quai » (à l’économat sud).

Chaque Lundi, faire un état stock pour les commandes éventuelles à Marie-Laurence

Clam.

• DOUCHES :

Elles se trouvent dans la Cité du Numérique à côté du bloc loges, sinon il y en a au

restaurant du personnel et près de la Signalétique (derrière Astromouches).

• MACHINES :

Un lave-linge et un sèche-linge sont à disposition aux loges Cité du Numérique.

• SERVIETTES :

Plusieurs serviettes de toilettes sont à dispo dans la réserve de la cité. Il faudra

régulièrement les mettre dans les machines pour pouvoir constamment les mettre à

disposition soit dans les toilettes comme essuie main, soit pour les artistes en contrat de

cession.


A SAVOIR :

Hébergement / Restauration

Nous accueillons deux types d’artistes :

- Les artistes internalisés en tant que salariés du Parc

- Les artistes en contrat de cession

Leur condition d’accueil ne sont pas les même. Détail :

Les artistes internalisés en tant que salariés du Parc :

Ils sont présents de nombreuses dates à l’année. Ils bénéficient des avantages de

l’entreprise comme tout salarié. Comme tout salarié, nous ne prenons en charge ni leur

hébergement, ni leur restauration, ni leur transport. Ce sont donc plutôt des gens qui

habitent la Région.

Les artistes en contrat de cession :

Ils ne viennent tous que très ponctuellement sur le Parc. Nous prenons en charge leur

hébergement, leur restauration et leur transport. Toutes les informations nécessaires sont

préparées en amont et retranscrites dans une feuille de route. Cf exemple en annexe 4

Hébergement :

Nous travaillons essentiellement avec deux Hôtels :

- L’Hôtel du Futuroscope où vont la plupart des artistes – cf plan en annexe 3.

- L’Altéora où vont parfois les artistes quand l’Hôtel du Futuroscope est fermé ou

complet – cf plan en annexe 3.

Toutes les formules que nous prenons pour les artistes sont petits déjeuners inclus.

• Hôtel du Futuroscope – Non Classé :

- Réception ouverte 24H/24 - Bagagerie à disposition

- WIFI dans le Hall de l’Hôtel

- Prise des chambres possible dès 15H – Chambres à libérer pour 11H

- Petit Déjeuners de 8H à 10H

- Hôtel en cours de réaménagement pour le passer en intégralité en deux étoiles

� Négociation possible pour avoir petits déjeuners plus tôt ou récupérer chambres plus

tôt.

� Tous les artistes peuvent venir sur le Parc à pied : 50 à 100m max

• Hôtel Altéora – Deux et Trois étoiles :

- Réception ouverte 24H/24 - Bagagerie à disposition

- Wifi dans toutes les chambres

- Prise des chambres possible dès 15H – Chambres à libérer pour 12H

- Petit Déjeuners de 7H à 10H

- Piscine (que l’Eté) et Salle Cardio ouverts de 8H30 à 22H

- Restaurant – Dîners possible jusqu’à 22H (toujours conseiller 21H45 en dernière

heure d’arrivée)

� Navettes gratuites pendant les vacances scolaires de 9H15 à 11H15 et de 18H30 à

23H30 (rotations toutes les 15 minutes) – le cas échéant compagnie autonome.


Restauration :

Concernant la restauration, nous privilégions au maximum le restaurant d’entreprise pour

tous les repas, déjeuners ou diners. Les artistes ont seulement une feuille d’émargement à

signer, aucun frais à avancer. Toutefois, les horaires de prestations étant tardives, il arrive

que les compagnies dînent à :

- Studio Grill (dans le Parc)

- Quai Gourmand (dans le Parc)

- Campanile (Extérieur Parc)

• Restaurant d’entreprise :

Si besoin, si problème ou juste pour entendre leurs douces voix, les personnes référentes au

restaurant du personnel sont Annick et Dominique : 5 53 50 (=N° de tel interne seulement).

Pour info, pas d’alcool au restaurant d’entreprise.

Déjeuners :

Passage en caisse entre 10h30 et 14h

(les horaires ont tendance à varier en fonction des périodes à vérifier sur les panneaux

d’affichage).

Dîners :

Passage en caisse entre 17H30 et 19H

Pour chaque repas au restaurant d’entreprise, les artistes ont une formule négociée

comprenant :

- Entrée au choix / plat au choix / Fromage OU Dessert / Boisson / Pain et Café à

demander en caisse.

- Pas de facturation pour les artistes, ils ont juste à signer en caisse.

Pour des raisons pratiques, il se peut que pour dîner pour repartir plus vite, les compagnies

préfèrent une Formule sandwich :

Elle comprend : Un sandwich / une boisson / un fruit ou un yaourt

A commander impérativement avant 11H30 et à récupérer à partir de 14H jusqu’à 19H.

3 sandwichs au choix :

- « Fermier » (poulet)

- « Tradition » (jambon)

- « Fraîcheur » (crudité)

• Quai Gourmand :

- Même formule que le midi au restaurant d’entreprise sauf passage au forfait

légèrement supérieur quand consommation d’une entrecôte ou d’un verre de bière,

de vin. Si consommation de plus d’alcool, règlement en caisse par l’artiste.

- Passage en caisse à partir de 19H et jusqu’à 22H. Privilégier un passage entre 19H et

20H car il y a toujours moins de monde (après 20h c’est le rush, la Cie fait la queue

comme tout le monde).

- Même système que le midi émargement en caisse pour prise en charge Parc

• Studio Grill :


Idem que Quai Gourmand.

• Campanile :

Pour le Campanile, c’est encore un peu différent, nous avons bien sûr un tarif négocié, mais

plus cher, donc on évite d’y envoyer du monde, ou alors vraiment en dernier recours. Par

exemple à Noël quand tous les restaurants Parc sont fermés…

2 formules possibles :

- Plat / dessert / Café => 9,5€

- Plat / dessert / Café / Boisson (1/2 eau minérale ou ¼ de vin ou 1 bière) => 13€

Si dépassement au-delà de ces forfaits, prise en charge par l’artiste, attention, ne jamais

communiquer les prix à l’artiste.

A noter :

Il est possible qu’entre la feuille de route et les besoins d’exploitation le jour J, il y ait une

différence. Dans ce cas-là, le régisseur doit toujours prévenir le restaurant prévu et signaler

le changement auprès du nouveau restaurant.

Attention, il arrive parfois que l’information n’arrive pas jusque l’hôte ou l’hôtesse de

caisse… Ce n’est pas grave, on prend son mal en patience, et on répète et bien sûr on me

remonte l’information le soir.

Le catering

Pour chaque loge nous fournissons un catering artiste. Un catering complet comprend :

- Une cafetière

- Une bouilloire

- Touillettes / Sucre Morceaux / Filtres

- Gobelets Café + Verres Plastiques

- Eau / Jus d’Orange

- Fruits Secs

- Café/ Sachets de thé

Le catering a souvent été sujet à controverse avec les équipes en interne, puisqu’au début il

n’y en avait pas. En 2012, c’est le cas, il arrive que les artistes veuillent varier les produits. Si

vous avez des retours sur le sujet, revenez vers Marie-Laurence Clam.

Matériel

La plupart du matériel est stocké dans la réserve.

Le cas échéant, il est possible de se procurer du matériel directement au Magasin Parc.

Ce magasin se trouve à côté du Comité d’Entreprise et du service Projets.

Pour tout retrait de matériel, il faut l’accord de principe d’Hervé, il faut également

mentionner notre axe de facturation, à savoir AP5001.

A chaque retrait, merci de récupérer le coût du matériel acheté et le transmettre à Marie-

Laurence Clam.


Coupures Sons

Lorsque nous recevons des fanfares ou tout spectacle sonorisé, nous sommes

amenés à réaliser des « coupures sons » à proximité de chaque lieu de prestation.

Si tout était au même endroit, cela aurait été beaucoup plus simple, mais beaucoup moins

drôle… Le Parc a été construit au fur et à mesure, par conséquent, les régies sons sont

disséminées aux 4 coins du Parc.

REGLAGES DES NIVEAUX SONORES DES HP PARC

LIGNE Nbre de HP NIVEAUX SONORES

BUREAUX ADMINISTRATIFS 1 A (360°) 18 6

T (Voyageurs du Ciel

et de la Mer) 13 6

S (Lac) 18 7

R (MDE) 5

M (Allée principale) 18 6

IMAX3D ASTROMOUCHES U 18 5

PETIT PRINCE B 14 7

C 19 7

D 7 5

ATLANTIS / ARTHUR W 12 4

OMNIMAX V (gare) 12 5

Z ( Omnimax) ? 5

CITE DU NUMERIQUE E (côté Futuro) 4 7

G (Futuro bas) 14 7

H (DMS1) 7 7

I (Kinémax) 12 7

J (Crêpe Entracte) 10 7

K (Festival = Saveurs) 13 7

ENTREE PRINCIPALE F (Parvis) 12

N (Préault) 16

L droite) 10

Penser à mettre ce document à jour lors de la formation Régisseurs.


Programmation et Fonctionnement

Cahier de liaison :

Un cahier est à disposition des régisseurs. Il doit impérativement être rempli chaque soir afin

de passer les infos essentielles aux autres régisseurs et à l’équipe encadrante.

Un code couleur est mis en place :

- En bleu, les infos classiques

- En rouge les urgence pour le régisseur de lendemain

- Surligné en fluo, les infos pour Hervé et/ou Nadine

En 2012, on doit s’astreindre à remplir cet outil essentiel de communication pour le bon

déroulement des prestations, même si c’est le même régisseur le lendemain, le cahier doit

être rempli et avec une écriture lisible ! (c’est l’expérience qui parle…)

Talkie :

Pour éviter d’utiliser vos téléphones portables respectifs, chaque régisseur à un talkie à sa

disposition lui permettant d’être en lien avec tous les services :

- Sécurité

- Attractions

- Orientation

- Tourisme d’Affaires

- Etc…

- Et Hervé bien sûr !

Véhicule de Fonction :

Le service Animation Evénement possède un segway à disposition, il

s’agit d’un Gyroporteur à 2 roues (cf photo). Lorsqu’il n’est pas utilisé par

Hervé, il est à disposition du reste de l’équipe. Le port du casque est

obligatoire. Le casque et le segway sont à la Cité.

Fiche Jour par Jour :

Lorsque la programmation est plus chargée et moins automatique, des fiches jour par jour

sont mises à disposition – cf annexe 5. Vous y retrouvez la programmation détaillée de la

journée jour par jour. Vous êtes le garant du bon déroulement des prestations de la journée

et faites attention aux différentes interactions entre les artistes.


Les N° de téléphones utiles :

Sécurité Ligne en interne Ligne en externe

PC Sécurité 5 50 65 05 49 49 59 00

Urgence Sécurité 888

Permanence Sécurité 05 49 49 50 61

Restauration

Quai Gourmand 5 53 82

Restaurant d'entreprise 5 53 50

Studio Grill 5 54 46

Saveurs du Soleil 5 54 38

Campanile 05 49 49 06 58

Hôtels

Hotel du Futuroscope 5 53 18 Corinne Decq : 5 53 03

Aline Cailler : 5 53 17

Altéora 05 49 49 09 10

ou Sylvie Ingrand :

Technique

Demande nettoyage 5 54 00

Problème technique DIKEOS 5 54 00

Permanences

« 5000 » (Cadre de

permanence) 5 50 00

Permanence Attractions 5 53 00 06 08 90 34 32

Permanence Billeterie 5 21 28 06 89 92 68 43

Permanence Orientation 5 21 20

Permanence Technique 5 30 72 06 85 94 69 01

Permanence Audio 06 25 66 55 57

Permanence Logistique 06 24 07 38 61

Attractions

Cité du Numérique 5 22 06

Arthur 5 21 65

Voyageurs du Ciel et de la Mer 5 21 58

iMagic 5 50 07

La Vienne Dynamique 5 21 63

Le petit Prince 5 21 43

Le 8ème Continent 5 21 27

Animaux du Futur 5 50 37

Loges


Loge Métropole Défi 5 50 22

Loge Entrée principale 5 50 04

Loge Bertran Lotth 5 50 06

Bureau Animation

Nadine Aubineau 5 22 07 06 72 88 10 27

Hervé Bruneau 5 20 28 06 07 23 90 16

Marie-Laurence Clam 5 21 47 06 79 84 74 80

Annie Picard 5 21 33

Administratif

Accueil Presse 5 30 86

Agence Carte Club 5 30 17

Service Vêtements 5 53 50

Objets Trouvées 5 21 24

Gare TGV 5 22 97


ANNEXES :

Annexe 1 : Plan des loges Spectacles vivants sur le Parc


Annexe 2 : Plan des arrivées possibles sur le Parc


Annexe 3 : Plan des prestataires hôteliers et restaurations travaillant avec le service


Annexe 4 : Feuille de route type

PARC DU FUTUROSCOPE HAUTE FREQUENTATION JUIN 2011

Nom de la Compagnie : Cie ID Titre du Spectacle : « Jazz Combo Box Scratcho’Band » Adresse : 12, rue Joseph Cugnot – 79 000 Niort Contact : Loic POINSENET Le Jour J : Loïc POINSENET : 06 16 25 46 90 Email : [email protected] Date d’intervention : 11 et 12 Juin 2011

Type d’intervention : Fanfare en Déambulation sur le Parc Arrivée : les 11 et 12 Juin 2011 – entrée administrative – RdV 9H Entrée Administrative Départ du Parc : à l’issu de la dernière prestation. Loge : Grande Salle Cité, loge partagée avec Les Messagers. Horaires et lieux d’intervention : Repérage : le 11 à votre arrivée, attention y consacrer un peu de temps car les parcours sont calculés en fonction des sorties de salle.

Horaires : 11 Juin 2011 : 12 Juin 2011 : 1er Set Partie Basse : 11H-11H45 2ème Set Partie Haute : 13H50-14H35 3ème Set Partie Haute : 17H35-18H20

1er Set Partie Basse : 11H-11H45 2ème Set Partie Haute : 13H50-14H35 3ème Set Partie Haute : 17H15-18H

Nombre d’intervenants : 10 personnes – Mickaël HERJAN – Loïc POINSENET - Benoît POEUF – Patrice VIGNOUD – Geoffrey CHARTRE – Hugo JOURNAUD – Jérémy NAUD – Maël CAGERON – Brieuc BESTEL – Cyprien FRETTE-DAMICOURT Hébergement : Hôtel du Futuroscope - 5 twins réservées Restauration : Déjeuners les 11 et 12 Juin 2011 : Restaurant du personnel : passage en caisse avant 14h15 au plus tard Diners le 11 Juin 2011 : Cafétéria du Lac : Passage en caisse entre 19H et 22h au plus tard Régisseur :

- Bénédicte DIDIER : 06 78 78 60 63 RDV : 9H – entrée administrative Véhicules : 2 Véhicules => ES 04811– Minibus Volkswagen AZ 124 NJ – Ford Transit Contact Parc : Hervé BRUNEAU - 05 49 49 20 28 – 06 07 23 90 16 NB :

- Fréquentation en baisse le 11/06 seulement 9700 personnes - Fréquentation en hausse le 12/06 – 14300 personnes


Annexe 5 : Fiche Jour par Jour

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