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« Le module de synthèses LOLF»

Le module de synthèse LOLF [2015]

- 2 - Copyright 2015 : CEGAPE - 19, rue Vivienne - 75002 PARIS Téléphone : 01 53 29 93 00 / Télécopie : 01 53 29 93 05 Courriel : [email protected]

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Table des matières 1. Présentation du module .......................................................................................................................................... 3

1.1. Présentation ................................................................................................................................................... 3 1.1.1. Ventilation Budgétaire de type LOLF .................................................................................................... 3 1.1.2. Ventilation Budgétaire de type M9-3 et dérivés .................................................................................... 4

1.2. Paramétrages généraux ................................................................................................................................ 4 1.2.1. « Coordonnées administration » ► « Educ/Santé » ............................................................................. 5 1.2.2. « Paramétrages des mouvements et des éditions » ............................................................................ 5 1.2.3. « Valeur des différents indices et taux » ............................................................................................... 6 1.2.4. « Codifications » .................................................................................................................................... 6 1.2.5. Accès aux « maquettes XLS » .............................................................................................................. 8

2. Informations complémentaires ............................................................................................................................... 9 2.1. « Fiche Personnel » ....................................................................................................................................... 9 2.2. Répartition analytique par action ................................................................................................................. 10

2.2.1. Par agent ............................................................................................................................................. 11 2.2.2. Import Excel ........................................................................................................................................ 11 2.2.3. Statistiques par action - « Excel » ....................................................................................................... 12

3. Le module « Synthèses LOLF » .......................................................................................................................... 14 3.1. Le suivi des effectifs (en ETP) ..................................................................................................................... 14

3.1.1. Suivi par catégorie d’emploi ................................................................................................................ 15 3.1.2. Suivi analytique ................................................................................................................................... 15 3.1.3. Suivi personnalisé ............................................................................................................................... 16

3.2. Consommation mensuelle en point d’indice ................................................................................................ 19 3.3. Le module « Prévision des dépenses » ....................................................................................................... 20 3.3.1. Travaux préparatoires ............................................................................................................................. 22 3.3.2. Les paramètres généraux ....................................................................................................................... 23 3.3.3. Le paramétrage de la maquette .............................................................................................................. 24 3.3.4. Elaboration du budget de l’année N ........................................................................................................ 27 3.3.4.1. L’incidence financière des mouvements prévisionnels ........................................................................... 27 3.3.4.1.1. Les prises en charge ........................................................................................................................... 27 3.3.4.1.2. Les départs.......................................................................................................................................... 32 3.3.4.1.3. Les promotions .................................................................................................................................... 33 3.3.4.1.4. Les avancements d’échelon................................................................................................................ 34 3.3.4.1.5. Les changements de régime (ou de temps partiels) ........................................................................... 35 3.3.4.2. Le tableau récapitulatif final ..................................................................................................................... 36 3.3.4.3. Les différents ratios utilisés ..................................................................................................................... 38 3.3.4.4. Extension vers l’année N+1 ..................................................................................................................... 39 3.4. Le suivi des dépenses ................................................................................................................................. 41

3.4.1. Suivi personnalisé ............................................................................................................................... 43 3.4.2. Suivi par action et par compte PCE .................................................................................................... 45 3.4.3. Suivi analytique ................................................................................................................................... 50

3.5. Les « tableaux croisés dynamiques » ......................................................................................................... 51 3.5.1. Par élément de paie ............................................................................................................................ 51 3.5.2. Par compte PCE ................................................................................................................................. 55

3.6. Le GVT ......................................................................................................................................................... 57 3.6.1. Estimation du GVT positif prévisionnel ............................................................................................... 58 3.6.2. Suivi du GVT positif constaté .............................................................................................................. 58 3.6.3. Suivi du GVT négatif ........................................................................................................................... 60 3.6.4. Le calcul du « GVT » ........................................................................................................................... 61




1. Présentation du module

1.1. Présentation La LOLF - Loi Organique relative aux Lois de Finances - vise à remplacer le précédent cadre datant de 1959 et vise à moderniser la gestion de l’Etat. Cette loi a été promulguée le 1

er août 2001, et est entrée en vigueur par vagues successives. Elle s’est

appliquée à toute l’administration depuis 2006. Cette nouvelle gestion permet de pallier à l’un des écueils majeurs de l’ordonnance de 1959, à savoir une culture budgétaire orientée vers les moyens plutôt que vers une logique de performance. C’est pour cette raison qu’a été introduite une nouvelle nomenclature budgétaire afin de mieux identifier les coûts liés à chaque poste de dépenses et dans notre cas, celui des dépenses de rémunérations. Il est donc nécessaire de comprendre la nomenclature qui a été mise en place et qui permet, dans notre cas, d’identifier les comptes sur lesquels sont enregistrées des dépenses liées au versement de rémunérations principales ou des traitements bruts à des agents qui participent à la consommation du plafond d’emplois. Les établissements dont le budget est alloué entièrement par l’état sont sous la nomenclature de type LOLF introduite en même temps que la loi portant le même nom Cela est différent pour les établissements en paie-à-façon, ou bien les universités en autonomie - qui sont amenés à payer une partie de leur population sur leur fond propre – qui ont une nomenclature différente : la M9-3 ou l’un de ses dérivés (M9-1 par exemple). Le module de synthèses LOLF vous permet donc de gérer vos dépenses dans cette logique de performance publique et d’avoir accès à des tableaux personnalisés en terme de suivi des emplois et des dépenses, ainsi qu’un suivi de votre GVT.

1.1.1. Ventilation Budgétaire de type LOLF

C’est un code composé de 8 caractères « PPPPAACC » et qui peut se décomposer de la façon suivante :

- PPPP : Programme d’exécution - AA : Action qui détermine l’action principale de l’agent - CC : Compte PCE (Plan Comptable Etat) qui détermine le type de rémunération principale

Exemple :

La VB « 0150 10 YC » possède les correspondances suivantes :

- « 0150 » : Programme « Enseignement supérieur » - « 10 » : Action « Formation initiale et continue jusqu’au niveau licence » - « YC » : Compte PCE 641111 = « Rémunération principales des titulaires civils »




1.1.2. Ventilation Budgétaire de type M9-3 et dérivés Pour les établissements en autonomie (ou RCE), la notion de programme+action n’existe plus mais est remplacée par la notion de « destination » en carte 02. La saisie est facultative et la codification est libre. Le champ VB ne sert qu’à renseigner le compte comptable (classe 6) pour indiquer le type de rémunération principale de l’agent. Exemple :

1.2. Paramétrages généraux Avant de pouvoir utiliser le module de synthèses LOLF, un certain nombre de paramétrages sont requis. Ceux-ci vous permettront notamment de personnaliser au mieux les requêtes et tableaux de suivi.

Accès aux paramétrages généraux




1.2.1. « Coordonnées administration » ► « Educ/Santé »

Accès au bouton Educ/Santé

Utilisation d’Office 2007 : En cochant cette option (saisir « O »), cela permet d’avoir la possibilité de gérer un nombre plus important de lignes et de colonnes que dans les versions antérieures (bloquées à 256 colonnes et 65536 lignes pour la version 2003). ETP extrait du KX : Pour les étalissements aux RCE, le fichier KX contient des informations concernant les plafond d’emploi et les ETP. En cochant cette option (saisir « O »), Win-Paie récupère les ETP depuis le fichier KX au lieu de le calculer selon les informations de la « Fiche Personnel ».

1.2.2. « Paramétrages des mouvements et des éditions » Zones en plus sur les requêtes Excel : Il est possible de rajouter les éléments ci-dessous dans les requêtes Excel issues du KA/KX.

Répertoire de stockage des maquettes XLS : Les maquettes sont stockées par défaut dans le répertoire contenant la base de données. Il est possible de définir un chemin différent. Il y a deux possibilités de paramétrage du chemin d’accès :

1. Partagé : tous les utilisateurs auront accès à la même maquette (par défaut) 2. Individuel : chaque utilisateur disposera de sa propre maquette.

Exclusion des vacataires du calcul des ETP : Il est possible d’exclure une partie de la population du calcul des ETP en saisissant les valeurs suivantes :

- « O » : Exclusion des vacataires et des contrats aidés (0499010000 et 0500510000) - « I » : Exclusion des vacataires indemnitaires (0499020000) - « T » : Exclusion des vacataires et des vacataires indemnitaires (0499010000, 0499020000 et 0500510000)




1.2.3. « Valeur des différents indices et taux » Le module « Prévision des dépenses » effectue une extrapolation de vos dépenses et intègre les différents taux présents dans cette fenêtre de paramétrage.

« Paramètres » ► « Valeurs des différents indices et taux »

1.2.4. « Codifications »

« VALPOINT » : Les différents changements de la valeur du point devront être renseignées dans cette table. Cela aura un impact lorsqu’une conversion « indice » vers « salaire brut » sera réalisée par Win-Paie.

« Codifications » ► « VALPOINT »

« TEMPLOI » : Pour les ministères nous ayant transmis la définition des catégories d’emploi au niveau national (Ministère de la Justice par exemple), le paramétrage a été intégré dans win-paie et n’aura pas à être effectué localement.




« Codifications » ► « TEMPLOI »

« GRADE » : La table des grades doit être tenue à jour afin d’indiquer d’une part les indices majorés afférent à

chaque échelon (avec la table indiciaire), et d’autre part les durées moyennes (en nombre de mois) de chaque

échelon. Pour avoir des états plus complets, il est conseillé également, pour chaque grade, de le rattacher a un catégorie (A, B, C, M) et à la catégorie d’emploi correspondante (table « TEMPLOI »). Nota : Cliquez sur le bouton « Imprime » pour avoir un tableau des grades et des durées renseignées.

« Codifications » ► « GRADE »




« ACTION » : Permet de définir un axe analytique qui sera pris en compte dans le suivi des effectifs et le suivi des dépenses

Cet axe analytique est libre et permettra de multi-ventiler vos agents en terme de dépenses et d’emplois.

Le nombre d’actions est limité à 99, et son code est défini sur 6 caractères.

« Codifications » ► « ACTION »

Exemple 1 : Multi-ventilation par programme/action

Après avoir paramétré la table « ACTION » avec les codes LOLF (programme/action), il sera possible de

ventiler un enseignant-chercheurs sur deux actions différentes, 50% sur une action d’enseignement, et 50%

sur une action de recherche.

Cela est impossible avec les « VB classiques » saisies en carte 02 qui sont en mono-imputation (restriction

TG).

Exemple 2 : Multi-ventilation par service.

Après avoir paramétré la table « ACTION » avec vos services. 1.2.5. Accès aux « maquettes XLS »

Lorsque l’icône suivante est disponible dans l’une des requêtes que vous souhaitez générer, il vous est possible, en cliquant sur celle-ci, de personnaliser le rendu (suppression d’informations inutiles, couleurs, mise-en-forme, etc.) La personnalisation est disponible dans les requêtes suivantes :

- Bullet.Paie ► Journal de paie - Synhèses LOLF ► Suivi des effectifs ► Personnalisé - Synhèses LOLF ► Suivi des dépenses ► Par compte PCE - Synhèses LOLF ► Suivi des dépenses ► Analytique - Synhèses LOLF ► Suivi des dépenses ► Personnalisé - Synhèses LOLF ► Prévisions - Synhèses LOLF ► Suivi du GVT+




2. Informations complémentaires

2.1. « Fiche Personnel »

« Fiche Personnel »

Certaines données influeront directement sur certains modules de synthèses LOLF. Il convient alors de vérifier celles-ci :

Date ech : Dans certains cas, notamment lorsqu’un agent est mutée dans votre établissement, la date

d’entrée dans l’échelon correspond à la date de prise en charge. Le calcul du prochain échelon (effectué

automatiquement suivant les durées renseignées pour le grade correspondant dans la table de codifications

« GRADE ») peut être faux et il convient de la modifier directement dans la fiche de l’agent en cas de besoin

(par exemple lors d’une prise en charge, ou en cas d’ancienneté conservée).

Nota : Toutes les informations de la « Fiche Personnel » dont la date d’entrée dans l’échelon se mettent à jour

automatiquement à chaque clôture de paie, en fonction des cartes qui ont été saisies dans le mois. Date fin (TP) : Il est recommandé de saisir cette information pour les agents à temps partiels (si possible directement depuis un mouvement en carte 03). Cela permettra, dans le module « Prévisions », de rétablir de manière prévisionnelle le taux plein.

N.B : Afin de vérifier ces infos pour tous les agents, vous pouvez éditer une requête personnalisée depuis « Gestion RH » ► « Personnalisé ».

Date de prise en charge Date d’entrée dans l’échelon Calcul automatique du passage au prochain échelon

Date de fin de TP

Consultation des bulletins de paie de l’agent




2.2. Répartition analytique par action

« Fiche Personnel » ► onglet « Régimes sociaux »

Onglet « Régimes sociaux » ► « Répartition analytique par action »

Accès à la répartition analytique par action

Saisie de l’employeur principal




Affiche la liste de choix dans le champ « Action »

Import collectif par fichier Excel

Ajoute une ligne de ventilation pour l’agent

Supprime la ligne sélectionnée pour l’agent

Supprime toutes les lignes pour l’agent

Quitte la fenêtre en cours. Attention, la somme des % doit être égale à

100%

Extrait les informations vers Excel (ou Open Office) – cf §2.2.3.

Liste des options disponibles

2.2.1. Par agent

Saisie de la répartition analytique par action

2.2.2. Import Excel

Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l’importation, le fichier Excel que vous souhaitez créer doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) :




Intitulé de la colonne

Désignation

Exemple

Insee Nom ou Nom, prénom Date effet ou Date d’effet

Code Insee + NPC Nom et prénom de l’agent Date d’effet de la ventilation

178052B383625971 ZITOUN,ARTHUR

01/01/2008

ACTION AAAAAA ACTION BBBBBB … ACTION ZZZZZZ

AAAAAA = Recherche Maths BBBBBB = Format° Master … ZZZZZZ = Pilotage

50 50 … 0

Exemple :

2.2.3. Statistiques par action - « Excel »

Statistique par action :

Onglet « avec ventilation analytique » : Permet d’avoir un état des lieux de la répartition analytique à une date d’effet donnée. Onglet « sans ventilation analytique » : Permet de visualiser tous les agents n’ayant pas eu de répartition analytique à une date d’effet donnée. Utile pour vérification ou pour être certain de n’oublier aucun agent lors de l’import collectif de répartition analytique.




Statistique par action valorisée :

TOTAL Action 1 Action 2

Permet de valoriser, suivant la répartition analytique, les dépenses de personnel sur la période définie. « TOTAL » : Total des dépenses par agent « Action 1 » : Dépenses par agent pour l’ « action 1 » « Action 2 » : Dépenses par agent pour l’ « action 2 » Etc … (99 actions maximum)




3. Le module « Synthèses LOLF »

Accès au module de Synthèses LOLF

3.1. Le suivi des effectifs (en ETP)

La LOLF met en place un plafond d’emplois exprimé en équivalents temps plein travaillés (ETPT), par catégorie d’emplois. Ce plafond s’apprécie en moyenne annuelle.

Définition : ETP ou Equivalent Temps Plein est une unité de mesure permettant de mesurer la capacité de travail. Ainsi, on convertira tous les temps partiels en temps pleins. Exemple : 5 temps partiels à 50% = 2.5 ETP Il existe 4 types d’ETP :

- L’ETPE (Emploi) : Quotité travaillée ne tenant pas compte de la durée. - L’ETPT (Travaillé) : Quotité travaillée tenant compte de la durée. - L’ETPR (Rémunéré) : Quotité rémunérée ne tenant pas compte de la durée. - L’ETPF (Financé) : Quotité rémunérée tenant compte de la durée.

Cas particulier : Les congés de longue durée et les congés de fin d’activité ne sont pas comptés (ils ne font pas

partie du plafond d’emploi)

Les tableaux de suivi ne pourront être obtenus dans Win-Paie qu’après chargement du fichier KA – ou KX - (ce

tableau est basé sur la population réellement payée pour le mois considéré).




3.1.1. Suivi par catégorie d’emploi

Tableau obtenu :

Des onglets supplémentaires affichent le détail pour chacun des codes postes de l’établissement.

3.1.2. Suivi analytique

Idem que pour le suivi par catégorie d’emploi mais les ETP seront ventilés suivant la répartition analytique par action.

Le premier onglet présente par catégorie d’emploi et

par grade la répartition des effectifs (tout d’abord en

total, puis détaillé par action « TG »).

Il est possible d’avoir la liste nominative :




3.1.3. Suivi personnalisé

Edition détaillée par agent :

Après l’obtention du tableau mensuel, un listing détaillé par

agent est proposé. Celui-ci permet notamment de vérifier que

certains grades n’ont pas été oubliés.

Il est indispensable d’éditer ce listing afin de pouvoir

paramétrer le tableau Excel.

Dans le listing suivant, tous les grades qui ne sont pas présent dans le tableau ont la colonne « CORPS » sans

libellé. Il faudra donc insérer tous ces « codes grades » comme indiqué ci-après.

Lorsque le « code grade » est correctement renseigné dans le tableau, le libellé « CORPS » correspond à ce

qui a été saisi dans la colonne « B » du tableau Excel.

Exemple : Le tableau Excel mentionne 132.63 ETPT pour le mois de Février. L’édition détaillée par agent

indique en dernière page 151.63 ETPT.

On retrouve cette différence dans la première page du listing avec 19 ETPT sans libellé dans la colonne

« CORPS ».

Deux éditions :

- Mensuel

- Annuel et par action « TG »

Deux types de suivi :

- En ETPT

- En ETPE

Total des ETPT pour Février : 132.63 ETPT




…/…

Dans l’exemple, les codes grades manquants (en page 1 de l’édition détaillée par agent) sont :

- 001602 : MAITRE C.ASS.T.P.J

- 059806 : ADJ.T.PAL.RECH 2C

- 060807 : MAGASINIER BIBLIO 2C

- 064201 :PROF CONTRACTUEL 3C

- 064203 :PROF CONTRACTUEL 1C

- 109703 : BIBLIOTH.ADJ.SPE.2CL

Accès au paramétrage du tableau

Pour accéder au paramétrage de la

maquette, vous pouvez cliquer directement

sur la clé ou ouvrir le fichier à son

emplacement – dans le répertoire base de

données ou selon le paramétrage défini - .

Nom du fichier : etpmens.xls

« Codes grades »

manquant à ajouter

dans le tableau XLS

ETPT non présents

dans le tableau XLS

ETPT total théorique




Après paramétrage du tableau :

Nota : afin de clarifier le tableau, la colonne « A » est automatiquement masquée.

La colonne « A » contient pour chaque ligne le début du code grade

souhaité.

Si plusieurs grades doivent être regroupés sur la même ligne, ils doivent

être séparés par le symbole « / » .

Exemple : « 050001/050008 » permettra de regrouper les codes grades

commençant par 050001 ou par 050008) pour regrouper les agents

contractuels et les contractuels 10 mois.

Afin de compléter la maquette, nous allons insérer des lignes supplémentaires et renseigner les « codes grades » manquants en colonne « A » et le libellé correspondant en colonne « B ».

Les ETP peuvent ensuite être saisis en colonne « C ». Une fois l’opération terminé, sauvegarder le tableau à son emplacement d’origine.




3.2. Consommation mensuelle en point d’indice

La zone « E3 » (dotation théorique) peut être remplie afin de déterminer le solde disponible.

Bien que les budgets soient maintenant voté en euros, il est

possible via ce module de récapituler mois par mois (pour les

agents indicés) la consommation en nombre de points

d’indice, des paies effectuées.

L’onglet « liste nominative » permet d’effectuer des

vérifications du tableau ou des tris complémentaires (par

grade, par action, …).




3.3. Le module « Prévision des dépenses »

L’objectif de ce module est de vous permettre d’obtenir une vision précise de vos dépenses salariales et de

pouvoir réaliser rapidement une extrapolation jusqu’à la fin de l’exercice. Cette extrapolation pourra ensuite

servir de base ou « d’amorce » pour la constitution du budget prévisionnel de l’année suivante. Le résultat étant

obtenu sur Excel, il pourra être ensuite complété par des paramètres supplémentaires que vous souhaiteriez

introduire.

Schéma de fonctionnement du module de prévisions

Dans cet exemple, l’amorce pour la simulation du mois de Juin (premier mois dont on ne dispose pas des

bulletins de paie) peut être constituée par la masse salariale du mois de Mai (dernier fichier KA chargé dans la

base de données) ou par la moyenne constatée depuis Janvier.

A cette amorce est ajouté l’effet prévisionnel des mouvements individuels ayant pour effet le mois de Juin, ce

qui permet de déterminer la prévision pour le mois en question (ceci reste vrai pour tous les mois de l’année et

ce jusqu’à Décembre…). Une fois le fichier KA de Juin chargé, celui-ci devient « constaté », ce qui permet

d’affiner au fur et à mesure la prévision initiale des mois postérieurs.

Les mouvements individuels qui sont pris en compte dans ce module et qui sont restitués dans le tableau Excel

peuvent être au choix :

des mouvements saisis dans Win-Paie pour lesquels on a pas encore intégré le fichier KA en Retour TG ;

des mouvements prévisionnels saisis par le biais du module de prévisions (qui n’interfèrent en rien avec la

préparation de la paie).

Amorce N+1

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Septembre

Octobre

Novembre

Décembre

Données prévisionnelles

Simulation

année N+1Simulation

suite d'année

N

Année N+1Année N

Amorce début

d'année N

Données constatées

Report de la simulation

de décembre année N




Exemple :

On se situe le 20 Juin. Le fichier KA de Mai a été chargé ; par contre, celui de Juin ne l’est pas encore. La paie

de Juin est terminée (et clôturée), et la paie de Juillet est déjà commencée.

Amorce = Paie de Mai

+

Historique des mouvements de la paie de Juin (clôturée)

+

Mouvements déjà saisis sur la paie de Juillet (avec date d'effet en Juin)

+

Mouvements prévisionnels hors préparation de la paie

+

Evolution éventuelle de la valeur du point

=

Prévision de dépenses pour le mois de Juin

Win-paie n’ayant pas vocation à calculer les paies, l’effet financier des différents mouvements est évalué par

l’application de divers ratios (voir les exemples proposés au cours des pages suivantes) ; ces ratios ont été

choisis pour offrir une approximation satisfaisante des différents éléments. Il ne s’agit que d’une méthode parmi

d’autres, qui ne se veut pas exhaustive et ne tient notamment pas compte des particularités des régimes

indemnitaires propres à chaque administration.

Les différents types de mouvements pris en compte sont les suivants :

les prises en charge ;

les départs ;

les promotions ;

les avancements ;

les changements de régime de rémunération ;

les modifications de temps partiel.




3.3.1. Travaux préparatoires

La saisie de mouvements prévisionnels

Menu principal des synthèses LOLF

Fenêtre de saisie des mouvements prévisionnels

Les différents mouvements prévisionnels saisis dans le module de prévision n’interfèrent en aucun cas avec la

préparation de la paie. Un certain nombre de mouvements saisis ici peuvent donc être utilisés à titre

« estimatif » ou donner lieu à des simulations sans avoir ensuite de répercussion sur la paie. Les prises en

charge peuvent notamment être saisies par le biais de ce module avec des noms fictifs (ou faisant référence à

la catégorie de l’agent) puisque les futurs agents nommés ne sont pas forcément encore connus.

De la même façon, la saisie dans Win-Paie d’un mouvement de paie n’efface pas automatiquement le

mouvement équivalent qui a pu être créé dans la fenêtre de saisie des mouvements prévisionnels. Il convient

donc de purger régulièrement les mouvements de ce module afin d’éviter toute double comptabilisation.




Signification des principales icônes :

Création d’un mouvement prévisionnel

Suppression d’une ligne dans le tableau

Suppression de l’ensemble des mouvements du même type

Edition de la liste des mouvements saisis dans le module prévisionnel

Exemple d’édition des mouvements prévisionnels :

3.3.2. Les paramètres généraux

Ce bouton permet l’accès au paramétrage du module et aux différents modes de valorisation :

Fenêtre de paramétrage du module de prévision




Evolutions de la valeur du point :

Il est possible de saisir 3 anticipations. Chaque saisie ne doit contenir que la part d’augmentation nouvelle et

non l’augmentation cumulée (dans notre exemple, la saisie de 0,50 % d’augmentation pour Décembre générera

une augmentation cumulée de 1 % en tenant compte de celle de Juillet).

Méthode retenue pour les calculs prévisionnels :

Détermination de l’amorce : celle-ci peut être constituée, au choix, par la consommation constatée sur le dernier

fichier KA chargé ou par la moyenne constatée depuis Janvier.

Rappels : ceux-ci sont intégralement pris en compte pour la restitution des dépenses constatées. Par contre,

pour la détermination de l’amorce, il est possible de neutraliser les rappels de l’année antérieure (code origine =

2) ou l’ensemble des rappels (code origine = 1 ou 2) afin d’éviter l’intégration de dépenses non pérennes dans

les prévisions.

Avancement : choix du mode de valorisation choisi (voir les explications complémentaires proposées dans le

paragraphe concernant les avancements).

Effectif minimal pour une valorisation des entrées au coût moyen du grade : donnée facultative - en dessous du

seuil éventuellement indiqué ici, les entrées pour lesquelles on a demandé une valorisation au coût moyen du

grade sont valorisées automatiquement au coût moyen de la catégorie d’emploi, ceci afin d’éviter des

valorisations basées sur des effectifs trop faibles.

3.3.3. Le paramétrage de la maquette

Ce bouton permet l’accès au paramétrage de la maquette Excel utilisée pour l’affichage des résultats. A

l’ouverture de la fenêtre ci-dessous, il vous suffit de cliquer sur la petite clef pour lancer l’ouverture de la

maquette Excel :

Accès au paramétrage de la maquette Excel




Aperçu de la maquette Excel

Les principales colonnes :

Colonne A : les dépenses sont séparées en 6 catégories numérotées de 01 à 06, à savoir :

01 : Rémunérations principales indexées sur la valeur du point ;

02 : Rémunérations principales non indexées sur la valeur du point ;

03 : Indemnités indexées sur la valeur du point ;

04 : Indemnités non indexées sur la valeur du point ;

05 : Cotisations patronales ;

06 : Prestations sociales.

Colonne B : correspondance alphanumérique des comptes PCE. Le niveau de détail est modifiable par

l’utilisateur, à condition de conserver pour chacune des 6 catégories les valeurs « AUTRE » (contient

automatiquement les comptes PCE dont on a pas demandé le détail) et « TOTAL » (contient le total pour la

catégorie).

Colonne C : libellés libres.

Budget prévisionnel 2006

01 YC/YJ/YS/B6 Rémunération indiciaire

01 C6 Nouvelle bonification indiciaire

01 ZZ Supplément familial de traitement

01 ZR/ZY Indemnité de résidence

01 C9 Indemnité exceptionnelle pour cessation progressive d'activité

01 AUTRE Autres rémunérations indexées sur la valeur du point

01 TOTAL Total Rémunérations principales indexées sur la valeur du point 0 0 0 0 0 0

02 YH Rémunération des CDD

02 YT Vacations non indexées sur le point

02 D2 Indemnité exceptionnelle (Contribution sociale généralisée)

02 AUTRE Autres rémunérations non indexées sur la valeur du point

02 TOTAL Total Rémunérations principales non indexées sur la valeur du point 0 0 0 0 0 0

03 D5 Indemnité d'administration et de technicité

03 D6 Indemnités forfaitaires pour travaux supplémentaires

03 E5/D9 Indemnités interministérielles indexées sur la valeur du point

03 AUTRE Autres indemnités indexées sur la valeur du point

03 TOTAL Total Indemnités indexées sur la valeur du point 0 0 0 0 0 0

04 AUTRE Indemnités non indexées sur la valeur du point

04 TOTAL Total Indemnités non indexées sur la valeur du point 0 0 0 0 0 0

Total titre 21 : Rémunérations d'activité 0 0 0 0 0 0

05 VP Versement de transport

05 VQ Versement au Fonds national d'aide au logement (FNAL)

05 S5 Cotisations liées au risque invalidité

05 S7/P9 Cotisations sécurité sociale

05 Q8 Cotisations patronales de retraite des fonctionnaires civils

05 R2 Cotisations patronales au régime additionnel des personnels civils

05 R8/R9 Cotisations IRCANTEC - agents non titulaires

05 T4 Versements à la Caisse nationale des allocations familiales et cotisations d'allocations familiales

05 T6 Contribution solidarité autonomie

05 AUTRE Autres cotisations

Taux de charges patronales / rémunérations d'activité #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

05 TOTAL Total titre 22 : Charges patronales 0 0 0 0 0 0

06 3A Allocation pour perte d'emploi

06 4A Congés de longue durée

06 8A Revenu de remplacement du congé de fin d'activité

06 AUTRE Autres prestations sociales

06 TOTAL Total titre 23 : Prestations sociales 0 0 0 0 0 0

Total rémunérations 0 0 0 0 0 0

Constaté

Prévisionnel

Janvier Février Mars Avril Mai Juin




Exemple :

Pour la catégorie 03, on souhaite avoir plus de détail concernant les différentes indemnités et notamment faire

ressortir les « Indemnités horaires pour travaux supplémentaires » et la « Prime de rendement ».

Les correspondances alphanumériques de ces comptes PCE (respectivement « B7 » et « D7 ») peuvent être

trouvées dans la nomenclature d’exécution ou dans le résultat d’une requête (par exemple, « dépenses par

comptes PCE »)

On insère 2 nouvelles lignes à l’endroit voulu

On complète les colonnes « A », « B » et « C »

Les zones de totaux (à partir de la colonne « D ») sont modifiées en conséquence

Modification de la maquette Excel




3.3.4. Elaboration du budget de l’année N

3.3.4.1. L’incidence financière des mouvements prévisionnels

3.3.4.1.1. Les prises en charge

Par souci de simplification, les rémunérations principales des titulaires sont rangées dans la catégorie 01

(indexées sur la valeur du point), celles des non titulaires sont rangées dans la catégorie 02 (non indexées sur

la valeur du point)

Pour les titulaires (statut < 20), 3 modes de valorisation sont possibles :

Coût réel : le grade et l’échelon doivent être saisis (ce qui déclenchera l’affichage de l’indice). Devra également

être saisie une estimation mensuelle (en équivalent temps plein) des primes perçues ;

Coût moyen du grade : seul le code grade est à indiquer. L’agent sera valorisé au coût moyen constaté pour

les agents du même grade ;

Coût moyen de la catégorie : seul la catégorie d’emploi est à indiquer. L’agent sera valorisé au coût moyen

constaté pour les agents de la même catégorie d’emploi ;

Si la prise en charge provient de Win-Paie (et non du module prévisionnel), le coût réel est utilisé pour le

traitement principal, les primes sont par contre valorisées au coût moyen du grade.

Pour les non titulaires (statut >=20), seul le coût réel est disponible. Si la prise en charge provient de Win-Paie,

le traitement principal sera évalué par les cartes 07, 45 ou 05 (code indemnité 0125 = Vacations). Les primes

seront évaluées par les cartes 05 (code différent de 0125) ou 22 (sauf le code 0412 = Chômage qui sera

reporté dans la colonne « Prestations sociales »).

Le supplément familial de traitement et l’indemnité de résidence sont toujours estimés par rapport à la moyenne

constatée. La NBI, par contre, peut être ajoutée à l’indice de valorisation.

Les cotisations patronales sont également valorisées au taux moyen constaté.

Exemple pour chacune de ces options :




Le résultat valorisé est visible dans l’onglet « Entrées » :

L’ensemble de ces éléments est rappelé, en haut de l’onglet, pour être ensuite reporté sur le tableau

récapitulatif final :




Détail des calculs effectués :

Détail des calculs effectués lors de la prise en charge de « DURAND Claude »

L’agent est valorisé au coût réel (indice 289, temps partiel 80%, prime mensuelle 250 €) Découpage de la formule d’obtention de la rémunération principale du mois d’octobre : =ARRONDI(129354/100*(1+Ratios!C4)*(1+Ratios!C5)*M13*30/30;2) 129354/100 rémunération indiciaire (indice X valeur annuelle du point / 12) = 289 X 53,711 / 12 = 1.293,54 ou

129354/100 (1+Ratios !C4) application du taux moyen de SFT constaté pour les titulaires par report de la cellule C4 de l’onglet

« Ratios » = 0,7854 % (1+Ratios !C5) application du taux moyen d’indemnité de résidence constaté pour les titulaires par report de la

cellule C5 de l’onglet « Ratios » = 0 % M13 application du temps partiel éventuel par report de la cellule M13 = 85,71 % 30/30 nombre de jours payés = 30 soit, au final : 1.293,54 X (1+0,7854 %) X 85,71 % = 1.117,40 Indemnités indexées : proratisation de la prime mensuelle indiquée : 250 € X 85,71 % = 214,28 Découpage de la formule d’obtention du montant des cotisations patronales : =ARRONDI(SI(L13<"'20";(X13+AJ13)*Ratios!C6+(AV13+BH13)*Ratios!C7;(X13+AJ13+AV13+BH13)*Ratios!D8);2) La formule est différente selon le statut (cellule L13). Nous sommes ici dans le cas d’un titulaire (statut inférieur à 20 ; dans ce cas le taux de charges patronales n’est pas le même pour le traitement principal et pour les indemnités) (X13+AJ13) Total des rémunérations principales (indexées ou non) = 1.117,40 Ratios !C6 Application du taux de charges patronales constaté sur les rémunérations principales des titulaires

par report de la cellule C6 de l’onglet « Ratios » = 65,7797 % (AV13+BH13) Total des indemnités (indexées ou non) = 214,28 Ratios !C7 Application du taux de charges patronales constaté sur les indemnité des titulaires par report de la

cellule C7 de l’onglet « Ratios » = 4,5862 % Soit, au final : 1.117,40 X 65,7797 % + 214,28 X 4,5862 % = 735,02 + 9,83 = 744,85




Détail des calculs effectués lors de la prise en charge de « MILESI Charles »

Détail des calculs effectués lors de la prise en charge d’un « poste à pourvoir CAP »

L’agent est valorisé au coût moyen du grade (1020020000 - ADJ.ADMIN.PAL 2C S.D) Découpage de la formule d’obtention de la rémunération principale du mois d’octobre : =ARRONDI(Ratios!C49*(1+Ratios!C4)*(1+Ratios!C5)*M14*30/30;2) Ratios !C49 rémunération principale moyenne (en équivalent temps plein) constatée pour les agents du même

grade par report de la cellule C49 de l’onglet « Ratios » = 1.576,65 (1+Ratios !C4) application du taux moyen de SFT constaté pour les titulaires par report de la cellule C4 de l’onglet


cellule C5 de l’onglet « Ratios » = 0 % M14 application du temps partiel éventuel par report de la cellule M14 = 100 % 30/30 nombre de jours payés = 30 soit, au final : 1.576,65 X (1+0,7854 %) = 1.589,03 Indemnités indexées : =ARRONDI(Ratios!D49*M14*30/30;2) Ratios !D49 Montant mensuel moyen des indemnités indexées (en équivalent temps plein) constaté pour les

agents du même grade par report de la cellule D49 de l’onglet « Ratios » = 78,25 M14 application du temps partiel éventuel par report de la cellule M14 = 100 % 30/30 nombre de jours payés = 30 Indemnités non indexées : =ARRONDI(Ratios!E49*M14*30/30;2) Ratios !E49 Montant mensuel moyen des indemnités non indexées (en équivalent temps plein) constaté pour les

agents du même grade par report de la cellule E49 de l’onglet « Ratios » = 0,00 M14 application du temps partiel éventuel par report de la cellule M14 = 100 % 30/30 nombre de jours payés = 30 Les cotisations patronales seront obtenues suivant la même formule que DURAND Claude

L’agent est valorisé au coût moyen de la catégorie d’emploi (Enseignants 2nd degré) Les formules de calcul seront les mêmes que pour MILESI Charles




Détail des calculs effectués lors de la prise en charge d’un « contractuel à embaucher »

L’agent est valorisé au coût réel (rémunération principale = 2.000 €, prime mensuelle 150 €) Découpage de la formule d’obtention de la rémunération principale du mois de novembre : =ARRONDI(200000/100*(1+Ratios!D4)*(1+Ratios!D5)*M12*30/30;2) 200000/100 rémunération principale (= 2.000,00) (1+Ratios !D4) application du taux moyen de SFT constaté pour les non titulaires par report de la cellule D4 de

l’onglet « Ratios » = 1,4284 % (1+Ratios !D5) application du taux moyen d’indemnité de résidence constaté pour les non titulaires par report de la

cellule D5 de l’onglet « Ratios » = 0 % M12 application du temps partiel éventuel par report de la cellule M12 = 100 % 30/30 nombre de jours payés = 30 soit, au final : 2.000,00 X (1+1,4284 %) = 2.028,57 Indemnités non indexées : report de la prime mensuelle indiquée = 150,00 Découpage de la formule d’obtention du montant des cotisations patronales : =ARRONDI(SI(L12<"'20";(Y12+AK12)*Ratios!C6+(AW12+BI12)*Ratios!C7;(Y12+AK12+AW12+BI12)*Ratios!D8);2) La formule est différente selon le statut (cellule L12). Nous sommes ici dans le cas d’un non titulaire (statut supérieur à 20 ; dans ce cas, il est appliqué le même taux moyen de cotisation sur le traitement principal et les indemnités) (Y12+AK12+W12+BI12) Total des rémunérations = 2.028,57 + 150,00 = 2.178,57 Ratios !D8 Application du taux de charges patronales constaté sur les rémunérations des non titulaires par

report de la cellule D8 de l’onglet « Ratios » = 33,7115 %

Soit, au final : 2.178,57 X 33,7115 % = 734,43




3.3.4.1.2. Les départs

L’impact financier d’un futur départ est estimé au regard du dernier bulletin de paie connu pour la personne en

question.

Exemple :

Rémunérations principales indexées : report du traitement brut = 1.244,30

Indemnités indexées : report de l’I.A.T. = 78,97

Charges patronales : report des cotisations patronales (hormis celles qui ne sont pas imputées : maladie et

accident de travail) = 879,78 – 36,08 – 1,11 = 842,59




3.3.4.1.3. Les promotions

Il s’agit de promotions (au choix, concours…) qui ne rentrent pas dans le cadre des avancements normaux qui,

eux, sont évalués automatiquement (voir le paragraphe consacré aux avancements).

Rémunérations principales indexées : solde en points d’indice X (valeur annuelle du point / 12) X temps

partiel = 42 X (53,711 / 12) X (6/7) = 161,14

Par souci de simplification, les indemnités indexées sur la valeur du point (et uniquement celles-ci) sont

impactées par les avancements et promotions (au prorata du nombre de points d’indice gagnés)

Indemnités indexées = montant mensuel avant avancement X solde en points d’indice / ancien indice = 63,92

(I.A.T.) X 42 / 336 = 7,99

Les charges patronales sont estimées par l’application de taux de charges suivant la même formule que pour

les prises en charge : 161,14 X 65,7797 % + 7,99 X 4,5862 % = 105,99 + 0,37 = 106,36




3.3.4.1.4. Les avancements d’échelon

Ce type de mouvement est destiné à évaluer le coût de l’avancement « normal » (hors promotions et concours).

4 modes de valorisation sont disponibles (voir le paragraphe consacré aux paramètres généraux) :

Avancement individualisé : en fonction de la dernière date de changement d’échelon et de la durée moyenne

dans le grade et l’échelon, la prochaine date de prise d’échelon est estimée. Une liste nominative des agents

devant changer d’échelon est obtenue avec pour chacun d’eux, la valorisation de l’incidence financière (suivant

la même méthode que pour les promotions) ;

Avancement moyen évalué par application du taux de GVT moyen par grade : le GVT moyen peut être utilisé à

condition de disposer de 12 mois minimum d’historique de bulletins de paie. Le tableau obtenu n’est alors pas

nominatif, mais regroupé par code grade ;

Exemple :

Détail des calculs effectués lors d’un avancement moyen évalué grâce au GVT moyen

Découpage de la formule d’obtention de l’impact sur la rémunération principale du mois de juin : =ARRONDI((1316*((Ratios!F41/12)*3)*(537110/10000)/12)*(1+Ratios!C4)*(1+Ratios!C5);2) 1316 Nombre total de points d’indice détenus par les agents de ce code grade (Ratios !F41/12) application du taux de GVT moyen constaté pour les agents du même grade par report de la cellule

F41 de l’onglet « Ratios » = 4,86 % (GVT annuel) = 4,86 % / 12 = 0,405 % (GVT mensuel) *3 nombre de mois écoulés depuis le dernier KA chargé (537110/10000)/12 multiplication par la valeur mensuelle du point = 53,711 / 12 = 4,4759 (1+Ratios !C4) application du taux moyen de SFT constaté pour les titulaires par report de la cellule C4 de l’onglet


cellule C5 de l’onglet « Ratios » = 0 % soit, au final : 1316 X 0,405 % X 3 X 4,4759 X (1+0,7854 %) = 72,13 Découpage de la formule d’obtention de l’impact sur les indemnités indexées du mois de juin : =ARRONDI((141825/100)*((Ratios!F41/12)*3);2) 141825/100 Montant mensuel total des indemnités indexées touchées par les agents du même grade = 1.418,25 (Ratios !F41/12) application du taux de GVT moyen constaté pour les agents du même grade par report de la cellule

F41 de l’onglet « Ratios » = 4,86 % (GVT annuel) = 4,86 % / 12 = 0,405 % (GVT mensuel) *3 nombre de mois écoulés depuis le dernier KA chargé

soit, au final : 1.418,25 X 0,405 % X 3 = 17,23




Avancement moyen évalué par application du taux de GVT moyen par catégorie d’emploi : cette

possibilité peut notamment être utilisée si les catégories d’emploi sont homogènes et les effectifs par code

grade trop restreints. Les formules de calcul sont les mêmes que précédemment ;

Avancement moyen évalué par application du taux de GVT moyen global.

3.3.4.1.5. Les changements de régime (ou de temps partiels)

Comme pour les prévisions de départ, l’impact financier (qui peut être positif ou négatif) est estimé au regard du

dernier bulletin de paie connu pour la personne en question.

Exemple d’un agent qui va passer à demi-traitement :




Rémunérations principales indexées : report du traitement brut X taux de rémunération libéré = 1.248,78 X

50 % = - 624,39

Indemnités indexées : report de l’I.A.T. X taux de rémunération libéré = 74,41 X 50 % = - 37,21

Les charges patronales sont estimées par l’application de taux de charges suivant la même formule que pour

les prises en charge : - 624,39 X 65,7797 % - 37,21 X 4,5862 % = - 410,72 - 1,71 = - 412,43

3.3.4.2. Le tableau récapitulatif final

Ce bouton permet l’accès au tableau récapitulatif final sous Excel. A l’ouverture de la fenêtre ci-dessous, il vous

suffit de cliquer sur le bouton « Valider » pour lancer l’ouverture du document Excel correspondant :

Accès au tableau récapitulatif final

Ce tableau final se présente de la façon suivante :

Tableau récapitulatif final sous Excel




Dans notre exemple :

Les colonnes « Janvier » à « Mars » correspondent à des dépenses constatées ;

Les colonnes « Avril » à « Décembre » contiennent des formules de calcul déterminant le budget prévisionnel

(voir la décomposition des formules ci-après). Ces formules ne concernent que les totaux de dépenses par

catégorie (lignes 10, 15, 20, 22, 39 et 46), le détail à l’intérieur des différentes catégories n’étant obtenu que

pour les dépenses constatées. Le rapport « Taux de charges patronales / rémunérations d’activité » apparaît

uniquement à titre indicatif ;

La colonne « TOTAL » additionne les dépenses (constatées ou prévisionnelles) de Janvier à Décembre ;

Une fois le budget déterminé, la colonne « Q » (« crédits autorisés ») peut être remplie pour vérifier ensuite au

mois le mois la conformité de la prévision initiale.

Découpage de la formule d’obtention du total de la rémunération principale du mois de juillet (« J10 »)

Cas particulier :

L’effet des mouvements en retard est intégralement reporté sur le premier mois faisant l’objet d’une prévision

(ici Avril). La formule de calcul intègre donc, dans ce cas, l’effet des mouvements des mois de Janvier, Février,

Mars et Avril.

=(F10+Entrées!U3-Sorties!U3+Avancements!U3+Promotions!U3+Régime!U3+'Temps partiel'!U3)*1005/1000 F10 report de la zone d’amorce. Selon le paramétrage effectué, la formule peut être « F10 » (comme ici,

dépenses du dernier mois constaté = Mars), ou « (D10+E10+F10)/3 » (moyenne constatée depuis janvier).

Par ailleurs, si la neutralisation des rappels a été demandée, la zone d’amorce sera reportée sous

forme d’un chiffre à la place d’une formule (ce chiffre correspondant aux dépenses, rappels déduits) Entrées !U3 impact des entrées pour le mois de juillet par report de la cellule U3 de l’onglet « Entrées » Sorties !U3 impact des sorties pour le mois de juillet par report de la cellule U3 de l’onglet « Sorties » Avancements !U3 impact des avancements pour le mois de juillet par report de la cellule U3 de l’onglet

« Avancements » Promotions !U3 impact des promotions pour le mois de juillet par report de la cellule U3 de l’onglet « Promotions » Régime !U3 impact des changements de régime pour le mois de juillet par report de la cellule U3 de l’onglet

« Régime » Temps partiel !U3 impact des changements de temps partiel pour le mois de juillet par report de la cellule U3 de l’onglet

« Temps partiel » 1005/1000 Prise en compte de l’augmentation de la valeur du point de 0,5 %




3.3.4.3. Les différents ratios utilisés

L’onglet « Ratios » présente l’ensemble des ratios qui ont été calculés et utilisés dans les différentes formules :

Affichage des différents ratios calculés

C4 et C5 : taux moyen constaté de SFT et de résidence pour les titulaires par rapport au montant de la

rémunération principale. Ces taux sont utilisés pour valoriser les entrées prévues.

D4 et D5 : idem pour les non titulaires.

C6 et C7 : taux moyen constaté de charges patronales sur les rémunérations et les indemnités des titulaires.

Ces taux sont utilisés pour valoriser l’impact des différents mouvements prévus sur le montant des charges

patronales.

D8 : idem pour les non titulaires (un seul taux moyen est calculé puisque les rémunérations et les indemnités

sont soumises aux mêmes cotisations).

C13 à C58 : rémunération principale moyenne (en équivalent temps plein) pour les agents titulaires d’un grade

ou d’une catégorie. Ces ratios sont utilisés pour valoriser les entrées (à moins de choisir une valorisation au

coût réel).




D13 à E58 : montant mensuel moyen des indemnités (indexées ou non indexées), en équivalent temps plein,

pour les agents d’un grade ou d’une catégorie. Ces ratios sont utilisés pour valoriser les entrées.

F13 à F58 : taux de GVT moyen par grade et par catégorie d’emploi utilisé pour la valorisation des

avancements (à moins de choisir la valorisation individualisée).

G13 à G58 : effectif constaté pour chaque grade et chaque catégorie. Afin d’éviter des valorisations basées sur

des effectifs trop faibles, il est possible de paramétrer un seuil en dessous duquel les valorisations demandées

au coût moyen du grade sont reportées automatiquement au coût moyen de la catégorie.

3.3.4.4. Extension vers l’année N+1

Ce bouton permet l’accès aux tableaux récapitulatifs finaux sous Excel, que ce soit pour l’année N ou l’année

N+1. A l’ouverture de la fenêtre ci-dessous, il vous suffit de saisir l’année N+1 dans la zone prévue à cet effet

puis de cliquer sur le bouton « Valider » pour pouvoir étendre les résultats de prévisions à l’année N+1 :

Accès aux tableaux récapitulatifs finaux

Une fois les calculs de prévisions achevés, 2 fichiers sont proposés par Win-Paie :

« Prévisions.xls » : fichier actif contenant le budget 2007 ;

« Prévisions2006.xls » : fichier créé afin de déterminer la zone d’amorce (décembre 2006) pour le budget

2007.




Ce tableau final, pour l’année N+1, se présente de la façon suivante :

Tableau de projection en année N+1

Découpage de la formule d’obtention du total de la rémunération principale du mois de janvier (« D10 »)

=([Prévisions2006.xls]Récap!$O$10+Entrées!O3-Sorties!O3+Avancements!O3+Promotions!O3+Régime!O3+'Temps partiel'!O3) [Prévisions2006.xls] report de la zone d’amorce (décembre 2006, donc cellule « O10 » de l’onglet « Récap » du fichier Récap!$O$10 « Prévisions2006.xls »)

Entrées !O3 impact des entrées pour le mois de janvier par report de la cellule O3 de l’onglet « Entrées » Sorties !O3 impact des sorties pour le mois de janvier par report de la cellule O3 de l’onglet « Sorties » Avancements !O3 impact des avancements pour le mois de janvier par report de la cellule O3 de l’onglet

« Avancements » Promotions !O3 impact des promotions pour le mois de janvier par report de la cellule O3 de l’onglet « Promotions » Régime !O3 impact des changements de régime pour le mois de janvier par report de la cellule O3 de l’onglet

« Régime » Temps partiel !O3 impact des changements de temps partiel pour le mois de janvier par report de la cellule O3 de

l’onglet « Temps partiel »




3.4. Le suivi des dépenses

Les tableaux de suivi des dépenses permettent de séparer par grandes masses les dépenses de personnel, par exemple :

- Rémunérations principales - Compléments de traitement (résidence, NBI, SFT) - Rémunérations accessoires (primes et indemnités) - Les charges employeur (ou cotisations patronales) - Les autres charges (prestations sociales ou familiales, …)

Le paramétrage du tableau va nous permettre d’indiquer les correspondances des comptes PCE (Plan

Comptable de l’Etat) – ou des comptes M9-3 - à regrouper dans les différentes colonnes souhaitées. Ces codes

sont notamment disponibles dans les nomenclatures d’exécution ou dans le plan comptable M9-3.

Exemple de comptes PCE :




Exemple de comptes M9-3 :




3.4.1. Suivi personnalisé

Extraction :

La répartition n’a été effectuée complètement car le tableau n’est pas paramétré. Tous les montants restants

sont globalisés dans la colonne « Reste à répartir ».







Nom du fichier : suividep.xls

Paramétrage du tableau :

Après avoir identifié les comptes manquants - en consultant les bulletins de paie correspondant si besoin –

ajouter de nouvelles colonnes et saisir les informations suivantes :

- En ligne 9 : Libellé (le 1er

libellé à personnaliser devra toujours être « Brut »)

- En ligne 10 : Compte PCE ou M9-3 – cf Annexes.

Nota : - Lorsqu’il y a plusieurs codes à entrer pour la même colonne, ceux-ci doivent être séparés par le

caractère « / »)

Montants non ventilés




Nomenclature PCE

Nomenclature M9-3

Nota : Il est possible, afin d’avoir des possibilités de tri plus approfondies, d’insérer les colonnes avec les

libellés suivants (avant la colonne « Brut ») : « Régime », « VB ».

Une fois le tableau paramétré, la colonne « Reste à répartir » doit être vide puisque tous les montants ont été

ventilés.




Retraitement du tableau obtenu :

Le tableau (suivdep.xls) est constitué dans un répertoire temporaire (par défaut « c:\temporai »). Il fait ressortir

pour le mois demandé les dépenses détaillées par agent avec un total général

Nota : Il est possible d’utiliser la fonctionnalité « Données » ► « Sous-totaux » après avoir effectué un tri selon

vos besoins.

3.4.2. Suivi par action et par compte PCE

Le rattachement d’un agent à une action est effectué par le biais du code VB (carte 02). Lorsque l’agent concours à plusieurs actions d’un même programme, celui-ci pourra être affecté sur un article d’exécution intitulé « dépenses de personnel à reventiler entre les actions du programme », ou sur son action majoritaire. Il pourra alors être intéressant d’étudier plus finement les coûts par action en définissant des clés de répartition interne – cf §.2.2. Le tableau de suivi des dépenses pourra alors être obtenu au choix suivant la répartition « TG » - « Par compte PCE -, ou suivant cette répartition analytique par action - « Analytique »- .

Ce tableau permet d’obtenir par compte PCE le détail des dépenses mois par mois. Une maquette permet de

définir les comptes utilisés par l’administration et les niveaux de sous-totaux souhaités.

Par compte PCE


Il est possible d’obtenir le détail des

dépenses suivant le critère qui aura

été défini dans ce menu déroulant.




Lorsqu’un compte PCE est reconnu mais non paramétré dans le tableau, il sera placé automatiquement sous le

« Total général ».

Dans l’exemple ci-dessus, le compte « 3A – Allocation pour perte d’emploi» est placé sous le « Total général »

car il n’est pas présent dans le tableau initial.

Il est possible de consulter ou ajouter des correspondances « comptes PCE » via l’icône , le libellé est repris

automatiquement depuis cette table de paramétrage.

Aperçu de la table de paramétrage des comptes PCE

Afin d’obtenir l’extraction avec tous les éléments, il convient dès lors d’accéder au paramétrage du tableau et de

replacer les comptes manquants aux endroits appropriés en colonne « A ».

Nota : Il est conseillé de le mettre en forme avec des couleurs, etc. et de vérifier les éventuelles formules de

calcul (sous-totaux, totaux).

Type :

01 : Rem. princ. indexées

02 : Rem. princ. non-indexées

03 : Indem. indexées

04 : Indem. non-indexées

05 : Charges patronales

06 : Prestations sociales




Par compte M9-3

Lorsqu’un compte M9-3 (ou dérivé) est reconnu mais non paramétré dans le tableau, il sera placé

automatiquement sous le « Total général ».

Dans l’exemple ci-dessus, les comptes « 641425», « 641474 » et « 641478 » sont placés sous le « Total

général » car ils ne sont pas présents dans le tableau initial.

Contrairement aux comptes PCE, il n’y a pas de correspondances entre les comptes et les libellés. Vous devez

les ajouter dans la colonne « C »

Il convient dès lors d’accéder au paramétrage du tableau et de les replacer correctement à l’endroit adéquat,

dans la colonne « A ».

Afin de mieux visualiser les différentes parties du tableau, il est conseillé de le mettre en forme avec des

couleurs.

Nota : Il est conseillé de le mettre en forme avec des couleurs, etc. et de vérifier les éventuelles formules de

calcul (sous-totaux, totaux).

Tableau récapitulatif :

Colonne PCE M9-3

A Alphanumérique (ex : YC) Compte classe 6

B Compte auto (selon table de

corresp.)

Vide

C Libellé auto (selon table de

corresp.)

Libellé manuel





Paramétrage du tableau :







Nom du fichier : pce.xls

Une fois le tableau paramétré, enregistrez le fichier Excel à son emplacement initial via le bouton

« Enregistrer ».

Après paramétrage :




Le critère « Action » a été défini lors du lancement de la requête. Vous disposez donc, pour chaque « action » le

même tableau détaillant les dépenses pour chacune de celles-ci.




3.4.3. Suivi analytique

La requête « Suivi des dépenses » « analytique » fait référence au même tableau que le suivi des dépenses

« par action ».

L’onglet « total » sera le même que précédemment, la répartition par action tiendra compte des taux de

répartition analytique à la place de la ventilation « TG »

Cependant, si aucune répartition analytique n’est saisie pour un agent, la ventilation « TG » sera prise par

défaut.




3.5. Les « tableaux croisés dynamiques »

Le but de ce programme est d’obtenir rapidement une vision globale des dépenses de personnel dans

l’environnement Excel et de pouvoir « manipuler les données » afin de personnaliser le rendu dynamiquement.

Accès aux tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques sont générés automatiquement à partir des données de l’onglet « KAPAIE ».

3.5.1. Par élément de paie

Deux « tableaux croisés dynamiques » sont créés.

Onglet « par rubrique » :

Il permet d’obtenir le détail des sommes versées par rubrique de paie. Ce tableau peut être adapté sur Excel en

fonction des besoins. Par exemple, on souhaite obtenir les montants de l’indemnité de sujétion spéciale, mais

par grade au lieu du détail par agent.

Personnalisation :

Par défaut, les cotisations patronales

ne sont pas présentées.

Il est donc fortement recommandé de

cocher la case « détail des cotisations

patronale » afin qu’elles soient

intégrées aux tableaux.




A l’aide de la fonction « glisser-déplacer », on peut attraper la zone « Grade » et – au choix – la ranger dans la

liste des données ou dans la zone « Filtre du rapport ».

On peut également glisser la zone « Info » dans « Valeurs » afin d’afficher le détail des cotisations patronales

dans le tableau.

Exemples :




Depuis Office 2007, il est possible de

sélectionnez plusieurs valeurs dans les

filtres en cochant la case :

« Sélectionner plusieurs éléments »

Filtre du rapport : Par élément

Etiquettes lignes : Grade

Etiquettes données : Date Paie

Valeurs : Montant


Etiquettes lignes : Nom, Prénom


Valeurs : Montant





Etiquettes lignes : Grade + Nom


Valeurs : Montant

Dans cet exemple, il y a deux niveaux de

données au niveau des étiquettes de lignes.




Onglet « par agent » :

On obtient pour chaque agent, un livre de paie récapitulatif sur la période.

3.5.2. Par compte PCE

Ce tableau permet d’obtenir les dépenses par compte PCE (ou compte M9-3) au lieu de les avoir par rubrique

de paie. Il s’agit des dépenses réelles (y compris les cotisations patronales reversées par l’état).

Onglet « par action » :

Ce tableau n’est disponible que pour la nomenclature LOLF et récapitule les dépenses par compte PCE et par

action (à compter des dépenses du 1er

Janvier 2008).

Filtre du rapport : Nom, Prénom

Etiquettes lignes : Elément


Valeurs : Montant + Info




Onglet « par compte PCE » : Cet onglet n’est disponible que pour la nomenclature LOLF et détaille les dépenses nominatives par compte PCE.

Onglet « par ventilation budgétaire » :

Ce tableau récapitule les dépenses par imputation LOLF ou par chapitre M9-3.

LOLF : Programme + Action + PCE

M9-3 : Chapitre (compte de classe 6)




Onglet « par chapitre » :

Cet onglet n’est disponible que pour la nomenclature M9-3 ou ses dérivés et détaille les dépenses nominatives par compte de classe 6 (chapitre).

3.6. Le GVT

Le GVT est une composée de 3 notions :

- G = « Glissement » correspond au GVT-. On dit que le GVT est négatif car il y a un effet de

dégagement de la masse salariale. Il s’agit de la différence entre les entrées et les sorties.

- V = « Vieillesse » correspond au GVT+. On dit que le GVT est positif car il y a un effet d’augmentation

de la masse salariale. Il s’agit d’un avancement « automatique » sur la grille indiciaire

- T = « Technicité » correspond à un changement de corps ou grade par le biais d’un concours. Il est très

difficile de l’anticiper. Lors de l’étude du GVT, on exclura tout autre facteur pouvant avoir un impact sur la masse salariale (variation de la valeur du point, distributions de points, mesures catégorielles).




3.6.1. Estimation du GVT positif prévisionnel

Ce tableau permet de recenser les agents qui vont prendre un échelon pendant une période déterminée. Il peut

permettre par exemple, d’évaluer le GVT (tout du moins la composante « Vieillesse ») en début d’année, en

obtenant la liste de tous les agents qui vont changer d’échelon en cours d’année, avec calcul de l’incidence

financière correspondante pour les éléments de rémunération principale (Brut, résidence et SFT).

Aperçu du tableau :

Des onglets permettent d’obtenir le détail des sommes calculées

De la même façon que pour les tableaux précédents le tableau peut être trié pour obtenir par exemple des

totaux par code poste.

3.6.2. Suivi du GVT positif constaté

Ce tableau permet de suivre l’impact sur la masse salariale des avancements d’échelon saisis dans le mois (sur les 3 composantes du GVT). Cet impact est calculé pour le mois considéré (en incluant le rappel), ainsi que pour le reste de l’année. Ce tableau peut être obtenu après chargement du KA ou KX. Exemple : Céline COELHO a eu en Février 2009 une élévation d’échelon avec une date d’effet au 01/09/2008 qui la fait passer de l’indice 454 à l’indice 511.




Situation initiale :

Situation finale :

La comparaison des 2 bulletins fait apparaître les évolutions suivantes : - Le brut est passé de 2075.06€ à 2335.58€ soit une différence de 260.52€. - L’indemnité de résidence est passée de 62.25€ à 70.06€ soit une différence de 7.81€. - Un rappel de traitement de 1340,86€ brut a été calculé soit 5 mois de rappels.

L’incidence financière mensuelle sera donc de 268.35€ (260.53€ + 7.82€), sauf en Février où en tenant compte du rappel, elle sera de 1609.21 €. Nota : le calcul n’est effectué que pour les éléments de traitement (brut, résidence, SFT) sans inclure les éventuelles primes, sauf pour les cas particuliers suivants :

- Prime de fonction et prime modulable des magistrats - Prime de fonction des greffiers en chef et greffiers - Prime de sujétion spéciales des catégories « C » des services judiciaires - Prime de risque du personnel pénitentiaire




Exemple de tableau obtenu après la paie de Février :

3.6.3. Suivi du GVT négatif

Le GVT négatif (toujours à structure d’effectifs constants) mesure le tassement du salaire moyen par tête, dû au

départ d’une population dont le salaire est généralement supérieur à celui des remplaçants.

Ce tableau va permettre de récapituler l’ensemble des entrées-sorties sur une période, afin d’en vérifier l’impact

sur la masse salariale

Le tableau est séparé en 5 onglets différents : à chaque fois, deux onglets pour les titulaires et les non-titulaires,

puis une synthèse.

La colonne « points période » indique l’impact de la prise en charge (ou du départ) entre la date d’effet et le 31

décembre de l’année.

La colonne « points annuels » indique l’impact en année pleine.




3.6.4. Le calcul du « GVT »

Méthode proposée : on compare les bulletins de paie des agents à une année d’intervalle (ne sont conservés que les données des agents présents à la fois en début et en fin de période). A partir de ces données, il est alors possible de calculer l’évolution de l’indice moyen de cette population. La variation observée provient du GVT positif, des mesures catégorielles statutaires ainsi que des distributions de points. Il conviendra donc de quantifier ces 2 derniers éléments (s’ils sont intervenus sur la période) et de les déduire du résultat proposé. Nota : il ne s’agit que d’une méthode d’évaluation du GVT, basée sur 2 préalables : que la population soit suffisamment importante et représentative, et que les avancements soient saisis en temps et en heure. D’autres méthodes d’évaluation, basées sur le suivi individuel de la carrière des agents (voir « estimation du GVT prévisionnel »), sont également possibles.

Accès au paramétrage du

tableau

Pour accéder au paramétrage de la maquette, vous pouvez

cliquer directement sur la clé ou ouvrir le fichier à son

emplacement – dans le répertoire base de données ou selon le

paramétrage défini - .

Nom du fichier : gvt.xls

Le mode de paramétrage des lignes du tableau est le même que pour le suivi des effectifs (cf § 3.1.3)

Il est possible d’adjoindre au tableau un suivi d’évolution de primes, lorsque celles-ci sont directement liées au

sort du traitement principal. Les colonnes à partir de « G » peuvent être supprimées ou modifiées en cas de

besoin (le code des primes à suivre est à indiquer ligne 6). Il est également possible d’ajouter des colonnes

supplémentaires.

Par exemple, on souhaite suivre les indemnités suivantes :

- 0221 : prime de participation à la recherche scientifique

- 0674 : indemnité d’administration et technicité

- 0676 : indemnité forfaitaire de travail supplémentaire




Le tableau final fera ressortir une évaluation du GVT par grade, ainsi que l’évolution en pourcentage des primes

sélectionnées :