Un pour tous, tous pour un
Retour sur un an de projet de rénovation de calendrier de conservation
Elisabeth Bühlmann Herzog
Forum des Archivistes Genevois
Juin 2015
Le contexte
• Holding américaine
• 72 pays
• Toutes les branches de la finance
• Expérience du contentieux
Le calendrier de départ
• Profil • Calendrier fondé sur les Etats-Unis avec des exceptions
locales • Une structure plutôt fonctionnelle • Une structure de relations complexes • Entre les catégories et les pays • Entre les groupes de contraintes réglementaires et les délais de
conservation
• En résumé • 612 catégories d’archives • 6800 contraintes réglementaires • 1881 règles de conservation
Exemple
Le projet
• Un calendrier de conservation plus juste • Mise à jour du calendrier • Analyse des contraintes réglementaires manquantes
• Un calendrier plus durable • Outil pour assurer la maintenance du calendrier • Gestion du changement
• Un projet sur 3 ans • 9 mois pour la révision • 2 ans pour tester la mise à jour en continu
L’équipe
Phases du projet “révision”
• Révision de la taxonomie
• Analyse comparative des contraintes réglementaires
• Définition des règles de conservation
• Validation du calendrier par les corps de métiers et régions
• Publication
Les résultats
Avant
• 618 catégories
• 6800 sources
• 1881 règles de conservation
• Pas de représentation synoptique
Après
• 224 catégories
• 11385 sources
• 474 règles appliquées 970 fois
• Représentations à la volée, synoptique ou spécifique
Des catégories plus simples
• Suppression des catégories redondantes • Réplica locaux
• Réplica secteur financier
• Fusion de catégories en fonction d’un processus • Ouverture/clôture de compte
• Explicitation des catégories • Description spécifique
• Termes synonymes et locaux
…Mais pas toujours
• La résistance à des catégories communes • Le cas des archives clients de trusts
• L’influence des préoccupations « à la mode » • Le choix du paramètre de départ du délai
• La création de catégories spécifiques plutôt liées à un média
• Le problème de la granularité • Surreprésentation de sous- processus
Quels principes pour les règles ?
• La définition de l’étalon • Les Etats-Unis et le reste du monde
• Le critère de création de l’exception
• Que faire en cas de juridiction fédérale ?
• Quelles considérations réglementaires ? • Les prescriptions légales
• Les lois très spécifiques (amiante etc.)
• Les associations, les entités auto-régulantes
Quels principes pour les règles ?
• Documenter les spécificités métiers • Jurisprudence ou décision d’instances réglementaires
• Quels délais pour les « non-archives »
• Standardiser les règles • Pour permettre leur mise en œuvre automatique ?
• Ou assurer leur pertinence auprès des corps de métiers ?
Les règles de conservation
• Distribution des règles • 305 règles utilisées 1 fois • Dont 151 exceptions locales pures (non-globales, non US)
• Règles les plus utilisées (>10) • Les règles comptables globales ou spécifiques à un pays • Une règle temporaire
• Entre 5 et 10 • Les activités clés du métier • Transactions, ouverture/clôture de comptes, fonds • Gestion des risques
Les règles de conservation
• Analyse du top 3 des délais • 10 ans (151) • 23 depuis l’expiration du contrat • 21 depuis la fin de l’année financière • 19 depuis la disparition/vente/destruction des biens
• 6 ans (60) • 15 depuis la date de création
• 7 ans (55) • 8 depuis la date de création • 6 depuis la clôture de la transaction finale, sa maturité
Les règles de conservation
• Extrêmes • 30 jours • Backup et données personnelles
• Permanent • Archives historiques (et trust)
La validation des règles
• La résistance au changement
• Le problème du regard • 10 contre 11
• Function contre spécifique
• Faciliter les décisions • Rôle du conseiller juridique
• L’expression directe de la relation de la catégorie-source-règle
Exemples
Vue des règles par catégories
Vue des catégories par règles
Vue des catégories par sources
Vue globale par juridiction
Prochaines étapes
• Mise en oeuvre du calendrier dans système de gestion
• Affiner le “data map” du calendrier • Pour compléter la mise en oeuvre dans toutes les zones
de stockage
Prochaines étapes
• Prendre en compte pour la prochaine révision • Les domaines de simplification identifiés
• Revoir les règles temporaires attribuées
• Tester le mécanisme de mise à jour en continu des règles
Que cela vous inspire-t-il ?
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