Cahier Pratique I

Traitementdes résultatshors spécification(OOS)

Sylvie

GUYOMARD

ACM Pharma

MicrobioPharma

sylvie.guyomard@acmpharma.com

Le traitement des résultats hors spécification (OOS) en microbiologie différe-t-il des OOS enphysico-chimie ? Non, même s’il est plus difficile de définir un résultat OOS en microbiologie et si quelques

particularités existent, la démarche pour les traiter est très proche. Les quelques différences au niveau dela démarche portent sur la ré-analyse et/ou le re-contrôle parfois impossible, sur le fait qu’unecontamination microbiologique par l’environnement de travail ne peut pas être exclue et que pourcertaines analyses de produits finis comme l’essai de stérilité, la démarche à suivre pour traiter unrésultat OOS est très précisément décrite dans les Pharmacopées.

DéfinitionQuelle définition peut-on donnerd’un résultat hors spécification(OOS) en microbiologie ?Le guide pour l’industrie de la FDA(Food and Drug Administration)« Investigating out of specification(OOS) test results forpharmaceutical production » publiéen 2006, donne la définitionsuivante : « Tous les résultatssuspects qui ne sont pas conformesaux spécifications ou aux critèresd’acceptation établis dans lesdossiers d’enregistrement(IND,NDA), dans lesPharmacopées ou par le fabricantsont des OOS. En simplifiant, à partir du momentoù une limite définie (que ce soitune spécification d’un dossierd’enregistrement, d’unepharmacopée ou une limited’alerte/action) est dépassée sur unrésultat microbiologique, ce résultat

est suspect et il doit y avoir desinvestigations sur ce résultat horslimite pour le confirmer oul’invalider en cas d’erreur dulaboratoire de microbiologie(contamination accidentelle, erreurde dilution ou de calculs….) Le terme « hors spécification »n’est donc pas approprié. Un termeplus approprié serait « résultat horslimite » que l’on pourrait traduireen anglais par OOL. Le terme de OOS, bien qu’étant unterme anglo-saxon et non appropriéparce que trop restrictif, seranéanmoins employé ici pour desraisons d’usage international.Cette définition va encore plus loinavec le terme de « suspect ». Est-cequ’un résultat hors tendance rentredans la définition d’un résultatOOS ? Prenons l’exemple du suivid’une eau pour préparationinjectable conditionnée (produitfini) par l’essai des endotoxines

bactériennes en méthodequantitative. Si l’eau PPI est debonne qualité, le résultat desendotoxines bactériennes va donnerun résultat autour de la limite dequantification de la méthode, parexemple 0,005 UE ou UI /mLpratiquement toute l’année. Laspécification donnée par lesPharmacopées (USP et Ph Eur)pour ce type d’eau est <0,25 UE ouUI/mL. Le jour ou le résultat del’essai sera 0,10 UE ou UI/mL, ilsera en dessous des spécifications,mais il sera néanmoins suspect carhors tendance (OOT) et devra fairel’objet d’une enquête comme unOOS. Avec cet exemple, on peutremarquer que la valeur du résultatest relative puisqu’il peut être OOTsur un site et non sur un autre.Domaine d’application :Cette définition est elle suffisante ?Non car il faut définir son champd’application. Le guide de la FDA

Cahier PratiqueII

indique un champ d’application trèslarge : Principes actifs, excipients,autres composants (par exemplecontenant primaires), produits finiset contrôle en cours. Le domaine d’application doit êtreclairement défini dans la procédureopératoire de traitement desrésultats OOS.Est-ce qu’un résultat supérieur à lalimite d’action obtenu sur lanumération des microorganismesaérobies viables totaux lors du suivipériodique d’une eaupharmaceutique est un OOS ? Laréponse à cette première questionest oui puisqu’une limite d’actionest définie et la procédureopératoire du traitement desrésultats OOS doit décrire les eauxvracs de fabrication dans le champd’application.Par contre si une analysemicrobiologique est réalisée pourune meilleure connaissance duproduit ou de l’environnement, il nefaut pas se fixer de limite mêmedite « interne ». Pour ce typed’analyse le résultat est noté et c’estl’ensemble des résultats accumuléspour ce produit qui permettra de

fixer les futures spécifications oulimite d’action, si ce paramètres’avère critique. De même, pour un test dedéveloppement, par exemple, ladétermination de la concentrationminimale efficace pour le choix deconservateur dans la formulation(essai d’efficacité de la protectionantimicrobienne), on ne déclarerapas un OOS pour les concentrationsinefficaces. Ces 2 analysesmicrobiologiques dans ce contexteseront hors du champ d’applicationde la procédure.Traitement des résultats horsspécification :Enquête de laboratoireDés prise de connaissance d’unrésultat OOS en microbiologie,l’analyste doit informer sonresponsable et enclencher l’enquêteau niveau du laboratoire pourdéceler une éventuelle erreur delaboratoire. En microbiologie, avecles techniques traditionnellesbasées sur la croissancemicrobienne, le résultat OOS n’estdéclaré qu’au minimum 5 joursaprès la réalisation de l’analyse, cequi ne facilite pas la recherche

d’une erreur de laboratoire. De plusune ré-analyse pour investigationest souvent impossible,l’échantillon prélevé n’étant pasforcément stable« microbiologiquement » dans letemps et une nouvelle opération deprélèvement ne donnera pasforcément un échantillonreprésentatif de celui initialementanalysé. - Si l’erreur de laboratoire est

identifiée, le résultat obtenu estinvalidé. Une ré-analyse del’échantillon initial ou d’unprélèvement représentatif del’échantillon initial est réalisée sic’est possible (produitsmicrobiologiquement stables :produits finis par exemple). Seulle résultat de cette analyse serapris en compte et l’OOS estclôturé.

L’investigation menée aulaboratoire doit être documentée etdoit montrer un lien de cause à effetentre la faute de laboratoire et lerésultat OOS. Ce lien de cause àeffet est décrit de façon explicitepour les essais de stérilité (PhEur 2.6.1- ICH) fig 1.

• Si une condition au moins réaliséeDonnées sur l’environnement de

l’essai de stérilité montrant un défaut:Anomalie sur l ’équipement, l’environnement, le matériel…

Anomalie dans le suivi de la procédure expérimentale

Croissance des témoins négatifsMicroorganismes isolés dans l ’essai

imputables au matériel/technique utilisée pour l ’essai (lien irrévocable entre les espèces isolées)

Absence de croissance bactérienne

- Présence de croissance bactérienne

+

Satisfait à l ’essai de stérilité

Investigation documentée dans delai défini par PO

Essai invalide

Réalisation d ’un 2ème essai

Ne satisfait pas àl ’essai de stérilité

• Pas d ’anomalieAbsence d ’erreur de laboratoire

Investigation approfondie

isolateursHottes etProd - ou

Hotte Prod +Plan de recontrôle

nouvel essai sur échantillon identique

Figure 1

Cahier Pratique III

S’il est impossible de ré-analyserl’échantillon initial et si aucunnouveau prélèvement représentatifde l’échantillon initial ne peut êtreréalisé (biocharge avant filtrationstérilisante), il sera impossible dedonner un résultat à cette analyse etune déviation sera réalisée afin dejustifier cette absence de résultat.L’utilisation de méthodesalternatives rapides permet unerépétition de l’essai surl’échantillon initial et la productiond’un résultat.Enquête approfondie- Dans le cas ou une erreur de

laboratoire n’est pas identifiée,une enquête plus complète estréalisée à la source du produit encause (fabrication du PA ou duPF, système de production d’eau,locaux etc..) mais aussi au niveaudes maintenances deséquipements de fabrication où deslocaux de manière à trouverl’origine de ce résultat OOS.Cela implique une équipepluridisciplinaire : Microbiologie,Contrôle Qualité, AssuranceQualité, Fabricationpharmaceutique et Maintenance.

- Si cette enquête approfondiearrive à trouver un lien entre lerésultat OOS et une erreur auniveau de la production, l’OOSest confirmé et la décision delibérer le lot de produit seraétudiée au cas par cas par ledépartement Assurance de laQualité (AQ).

- Si l’enquête ne montre aucuneanomalie, cet OOS ne reflète pasla qualité du produit, un plan dere-contrôle pourra être décidé enaccord avec l’AQ. Ce plan dere-contrôle n’est pas autorisé pourles essais de stérilité etnotamment ceux réalisés sousisolateur et il n’est possible quepour une catégorie de produits oùl’échantillon est stable dans letemps.

On peut donc séparer le traitementdes OOS en 3 catégories et rédigerun logigramme comportant des

variantes par rapport à la démarcheà suivre.La première catégorie correspondaux produits microbiologiquementstables, la deuxième, aux résultatsobtenus lors de suivi périodique etla troisième aux résultats obtenuslors des contrôles en cours defabrication (IPC). Dans la premièrecatégorie figurent les produits finisconditionnés et les principes actifs,dans la deuxième les contrôlesd’environnement des locaux defabrication pharmaceutique etspécialement de fabrication stérile,le contrôle des eaux

pharmaceutiques et dans latroisième le contrôle de lacontamination microbienne avantstérilisation. Pour chaque catégorie, la possibilitéde ré-analyse peut être différente sile laboratoire d’analysemicrobiologique utilise ou non desméthodes rapides en microbiologie,très utiles pour les ré-analyses à desfins d’investigation ou pour des re-contrôles. Pour illustrer ce procédéun peu théorique de gestion desrésultats OOS microbiologiques,des logigrammes par catégorie sontdonnés dans les figures 2,3 et 4.

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Clôture :Comme pour la chimie, lesrésultats OOS doivent êtreclôturés dans un délai défini. Pourle suivi qualité, il est difficiled’avoir un délai différent de lachimie, classiquement 28 jourscalendaires. Ce délai est souventtrop court pour réaliser desinvestigations microbiologiquesnécessitant la croissancebactérienne, ce qui nécessite dejustifier la non clôture de l’OOSquand ce délai est dépassé. Uneautre solution est d’enlever ladurée d’incubation de l’analyseconsidérée, de la durée définie,mais cela nécessite un suivirigoureux.

Mesures post OOSQuelle que soit la conclusion d’unrésultat OOS, confirmé ou non,elle doit s’accompagner demesures préventives et/oucorrectives pour éviter de générerà nouveau des résultats OOS, desactions permettant de vérifierl’impact de cet OOS sur d’autresproduits et le suivi de ces actions.Par exemple si le résultat OOScorrespond à une valeur horslimite sur l’eau PPI, if faudraétudier l’impact sur la libérationde tous les lots fabriqués aveccette eau pendant la périodecritique. Si une action est mise enplace par exemple par rapport aubec de prélèvement des pointsd’utilisation d’eau PPI, il fautvérifier que ces actions soientmises en place et suivies.

OOS et libération de lotUn OOS confirmé n’entraine pasautomatiquement un rejet de lot.La décision du rejet devra prendreen compte l’analyse du risquepatient. C’est le cas pour lesrésultats OOS des contrôlesmicrobiologiquesd’environnement ou de suivi deseaux pharmaceutiques, où lacriticité et l’ensemble desrésultats aideront à la décisiond’accepter ou non un lot. Pour conclure, vu la lourdeur desenquêtes microbiologiques, il fautrappeler aux analystesmicrobiologiques qu’il ne faut pasgénérer d’OOS. Cela peutsembler encore une Lapalissademais il ne faut pas négliger de lerépéter. Si une erreur est réaliséeen cours d’analyse, pouvantentrainer un risque de créer unrésultat OOS, il faut arrêter cetteanalyse avant de générer unrésultat. Le plus courant enmicrobiologie est une fauted’asepsie dans lesdénombrements microbiologiquesou pire dans la réalisation d’unessai de stérilité mais cela peutêtre aussi une simple erreur dedilution pour un essai desendotoxines bactériennes. Dansce cas, les milieux de culture oula dilution de travail ne sont pasmis à incuber, ce qui ne donnepas lieu à un résultat, l’essai estrecommencé après prise desmesures correctives. La traçabilitéest assurée dans le registre delaboratoire.

Cahier Pratique VII

1. Forme :La procédure opératoire pour le traitement des résultatsOOS en microbiologie peut être : - commune à la procédure du traitement des résultats

OOS en physico-chimie avec une partie spécifiquepour la microbiologie, prenant en compte lesdifférences qui sont principalement : le risque decontamination microbienne accidentelle, le délai deplusieurs jours avant d’avoir le résultat etl’impossibilité d’avoir le même échantillon pour lescontrôles en cours de fabrication et les essais de suivide contamination microbienne (monitoringmicrobiologique) dans le cadre des environnements etdes eaux de fabrication.

- indépendante de la procédure du traitement desrésultats OOS en physico-chimie. Dans ce cas, il fautnéanmoins garder la même logique décisionnelle quecelle de la procédure physico-chimique

- une procédure analytique « chapeau » décrivant lesgénéralités communes à tous les essais et dosagesmicrobiologiques avec référence à des procéduresanalytiques spécifiques (stérilité, contaminationmicrobienne, endotoxines bactériennes, titraged’antibiotiques etc..). Dans ces méthodes générales, unparagraphe est dédié au traitement des résultats horsspécification avec notamment un plan de recontrôlestandard adapté spécifiquement à l’essai.

Ces 3 cas ont leurs avantages et leurs inconvénients et lechoix dépend essentiellement de l’organisationdocumentaire du site. L’élément important est surtoutd’avoir un document formalisé pour le traitement horsspécification des résultats microbiologiques et que cedocument soit applicable. Ce document ou l’ensemblede ces documents (procédure générale et procéduresspécifiques) doivent comporter un certain nombred’informations donné dans le paragraphe suivant.

2. Contenu :- Objectif du document :Introduction définissant ce que l’on va trouver dans cedocument, par exemple : procédure opératoire spécifiquepour le traitement des OOS en microbiologie, ouprocédure opératoire spécifique pour le traitement desOOS en microbiologie complétant la procédure généralede traitement des résultats hors spécification…

- Champ d’application :Définir

- à quel type de résultats s’applique la procédure : • type de produits :Principes actifs, produits

finis, contrôle en cours de fabrication(biocharge avant filtration), suivimicrobiologique des eaux vracs (eau PPI, eaupurifiée et hautement purifiée), suivimicrobiologique des environnements…

• type d’analyses par exemple, études destabilités à T° de stockage long terme etexclusion des stabilités accélérées, libération delots cliniques et non lots de développement etc

- à quelle échelle s’adresse cette procédure pour lesgrands groupes industriels pharmaceutiques : niveaulocal (un site), national ou international.

- Définitions :Définir les termes employés notamment dans leparagraphe concernant les différentes étapes à suivrepour traiter un résultat OOS afin d’avoir un langagecommun entre les différents intervenants. Cesdéfinitions peuvent être adaptées aux habitudes d’un siteou bien prises dans des textes de référence, par exemplele guide de la FDA sur les résultats OOS

- Procédé général à suivre pour traiter un résultathors limite : texte + logigramme• Partie « chapeau »• Partie spécifique à chaque essai

- ResponsabilitésDéfinir les rôles de chaque intervenant dans leprocessus, du technicien microbiologiste ayant générél’OOS, jusqu’à l’Assurance Qualité qui libérera ou nonle lot.

- DocumentationDéfinir les documents à rédiger sur papier ou par unlogiciel adapté, pour la traçabilité du traitement desrésultats OOS

- Textes de référencesDéfinir les textes réglementaires ou les guides utilisésdans la procédure ; par exemple guide de la FDA,Ph Eur 2.6.1 (ICH) pour l’essai de stérilité, annexe1 des BPF européennes etc.

Procédure opératoire pour le traitementdes résultats OOS en microbiologie

Cahier PratiqueVIII

RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES :Pharmacopée Européenne Essai de stérilité - Chapitre 2.6.1 (ICH)

European Agency for the Evaluation of Medicinal products (EMEA) -1995 Note for guidance on manufacture of the finished dosage form – CPMP/QWP/486/95

European Commission - Enterprise DG Pharmaceuticals and Cosmetics - 2004EudraLex volume 4 : Medicinal products for human and veterinary use : Good Manufacturing Practice.

Food Drug Administration (FDA).Investigating Out of Specification (OOS) -Test results for pharmaceutical production Guidance for Industry. 2006

Food Drug Administration (FDA).Quality systems approach to pharmaceutical current good manufacturing practice regulations Guidance for Industry.

Hoinowski A.M., Motola S., Davis R.J., McArdle J.V. - 2002Investigation of out-of-specification results Pharma. Technol. Janvier 2002 : 40 – 50

Duhem P.- 2000Les résultats microbiologiques d’environnement hors limites d’action : Processus d’enquête STP Pharma Pratiques 10 (5) : 260-265

ADRESSES INTERNET ISO : http://www.iso.ch/FDA : http://www.fda.gov/EMEA : http://www.emea.eu.int/

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