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Agents Course

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Cours sur les agents

Cahier d’exercices

Version : 2017-002 Dernière modification : 4 décembre 2017

© 2017 par le Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada. Aucune partie de cette publication ne peut être utilisée ou reproduite de quelque manière que ce soit sans obtenir au

préalable l’autorisation écrite du Conseil, sauf dans le cas de brèves citations accompagnées de la référence appropriée.

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Table des matières

Module 1 : Notions élémentaires sur les agents ........................................... 3 Module 2 : Travailler avec un agent .............................................................. 7 Module 3 : Application des concepts .......................................................... 19

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Module 1 : Notions élémentaires sur les agents

Comment définiriez-vous un agent?

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Rôles et responsabilités d’un agent

L’agent peut :

L’agent ne doit pas :

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S’agit-il d’une situation avec un agent?

Les scénarios suivants représentent-ils oui ou non une situation avec un agent? Pourquoi? Situation 1 Un de mes amis travaille dans une entreprise d’immigration. Il m’a demandé de travailler pour

l’entreprise afin d’aider les clients qui veulent présenter des demandes d’immigration pour le Canada.

Jusqu’à présent, l’entreprise ne compte aucun employé membre du CRCIC ni aucun autre représentant autorisé. L’entreprise voudrait que je devienne son employé et me verser des honoraires mensuels en fonction du nombre de dossiers sur lesquels je travaillerai chaque mois. Étant donné que l’entreprise passera un contrat avec le client, elle affirme que je n’ai pas besoin d’en avoir un avec le client. __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Situation 2

Récemment, une ONG au Canada m’a demandé si je pouvais donner des conseils et représenter certaines personnes avec lesquelles elle travaille. L’ONG ne me réclamera pas de commission même si elle m’achemine des clients potentiels. Cependant, elle aimerait avoir avec moi une entente ou entente de principe, comme il a été défini. L’entente précisera qu’en échange du fait que l’entreprise m’acheminera des clients potentiels, je garderai à l’esprit que les gens avec qui je ferai affaire n’ont pas beaucoup d’argent et je m’engagerai donc à facturer mes services en conséquence.

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__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Situation 3 Un des parents de l’équipe de soccer de ma fille dirige une agence de recrutement ici au Canada. L’entreprise recrute des aides familiaux résidants à l’étranger pour des familles au Canada. Jusqu’à récemment, elle s’occupait des services d’immigration elle-même. Cependant, maintenant qu’elle est au courant du Projet de loi C-35, elle se rend compte qu’elle n’a pas le droit de le faire. Sachant que je suis consultant en immigration, l’entreprise me demande si nous pourrions avoir une relation d’affaires selon laquelle elle s’occuperait du recrutement et je fournirais des services d’immigration. Dans le cadre de cette entente, je verserais une petite commission à l’agence de recrutement pour chaque client acheminé.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Module 2 : Travailler avec un agent

POSSIBILITÉ D’EMPLOI Consultant réglementé en immigration canadienne RECHERCHE un agent

Le candidat doit : avoir les compétences suivantes (p. ex. : gestion du temps, etc.) :

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

avoir les qualités suivantes (p. ex. : consciencieux, etc.) :

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

avoir les connaissances dans les domaines suivants (p. ex. : marketing, etc.) :

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

avoir de préférence de l’expérience dans les domaines suivants (p. ex. : questions

d’immigration, etc.) :

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

posséder ce qui suit (p. ex. : bon dossier de conducteur, etc.) :

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

être prêt à (p. ex. : voyager, etc.) :

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

Instructions : Remplir l’offre d’emploi pour le poste d’agent.

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Modèle de contrat avec l’agent* Ce contrat avec l’agent est établi ce ___ jour de _________ 201_, entre________________________________ (CRIC) [insérer le nom du CRIC] (le « CRIC »), au____________________________________________________ [insérer l’adresse commerciale], et l’agent_________________________________________ [insérer le nom de l’agent/l’entreprise] (l’« agent »), au_____________________________________________________________ [insérer l’adresse commerciale]. ATTENDU QUE le CRIC et l’agent souhaitent conclure une entente par écrit qui contient les conditions convenues selon lesquelles l’agent fournira ses services au CRIC dans leur intérêt mutuel; ET ATTENDU QUE le CRIC est un membre du Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada (le « Conseil »), l’organisme de réglementation canadien des consultants en immigration; EN CONTREPARTIE des engagements réciproques de ce contrat, les parties conviennent de ce qui suit : 1. Attentes

L’agent s’engage par la présente à diriger des clients vers le CRIC qui fournit des services-conseils en immigration et, afin de faire progresser la pratique du CRIC, lui fournir du soutien au plan marketing et/ou administratif. [Liste d’attentes supplémentaires] 2. Définitions Les termes « client », « biens du client » et « documents du client » doivent avoir le sens donné aux termes contenus dans le Règlement régissant les agents du Conseil. 3. Durée

Ce contrat entre en vigueur le jour indiqué ci-dessus et continuera______ [p. ex., un an, indéfiniment, etc.] à partir de la date ci-contre à moins que l’une ou l’autre des parties y mette fin conformément aux conditions de ce contrat. Il y aura une période probatoire de trois mois durant laquelle l’une ou l’autre des parties pourra mettre fin au contrat sans motif après avoir fourni un avis écrit à l’autre partie. 4. Responsabilités et obligations de l’agent

L’agent a pour responsabilité de fournir les services suivants [dresser une liste des tâches et fonctions pertinentes et les décrire] :

* L’emploi du masculin vise à alléger le texte; le genre masculin inclut le féminin.

Ce modèle est fourni aux CRIC par le Conseil aux fins d’étude et d’utilisation par les CRIC au moment d’élaborer un contrat avec l’agent. Il s’agit d’une version traduite qui n’est PAS conçue pour être utilisée telle quelle. Le modèle doit

être rempli avec les conditions actuelles de l’entente commerciale entre un CRIC et son agent*.

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1. [description]

2. [description]

3. [description]

L’agent, sous la direction du CRIC, s’engage à se conduire conformément au Règlement administratif, au Code

d’éthique professionnelle et aux règlements du Conseil, qui se trouvent sur le site Web du Conseil.

L’agent ne peut pas fournir les services suivants :

1. [description]

2. [description]

3. [description] 5. Responsabilités et obligations du CRIC Le CRIC a pour responsabilité de [dresser une liste des tâches et fonctions pertinentes et les décrire] :

1. [description]

2. [description]

3. [description]

Le CRIC s’engage à informer l’agent du Règlement administratif, du Code d’éthique professionnelle et des règlements du Conseil. 6. Rétribution et dépenses L’agent sera payé par __________ (p. ex., commission, montant de base cible calculé au prorata, facturation à l’heure, etc.). Les honoraires seront payés selon le mode de paiement suivant : ________________________ (p. ex., virement télégraphique, etc.) et selon l’échéancier ci-dessous : [Inclure un échéancier des paiements] Les dépenses engagées par l’une ou l’autre des parties seront réglées comme suit :

1. [description]

2. [description]

3. [description]

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7. Résolution de conflits relatifs au Code d’éthique professionnelle En cas de conflit relatif au Code d’éthique professionnelle, l’agent peut faire une plainte, par écrit, à

___________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

_______________________________ [insérer le nom, le courriel et l’adresse postale du CRIC] et doit donner

au CRIC _____________________ [insérer le nombre de jours] jours pour répondre/résoudre le problème. S’il

est impossible de résoudre le conflit, l’agent peut se prévaloir du droit de suivre la procédure de plainte et de

discipline décrite sur le site Web du Conseil dans la section « Déposer une plainte ». REMARQUE : Tous les

formulaires de plainte doivent être signés.

Coordonnées du CRCIC :

Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada (CRCIC)

5500 North Service Rd., bureau 1002

Burlington (Ontario) L7L 6W6

Sans frais : 1-877-836-7543 8. Confidentialité L’agent convient qu’il ne divulguera à personne toute information confidentielle concernant les affaires ou activités du CRIC, y compris, sans s’y limiter, les biens du client et les documents du client, sauf si cela s’avère nécessaire pour fournir les services à titre d’agent conformément à ce contrat. L’agent doit servir fidèlement et faire de son mieux pour promouvoir les intérêts du CRIC et ne doit pas utiliser quelque information que ce soit obtenue sur les affaires ou activités du CRIC à des fins personnelles ou pour toute autre fin que celle du CRIC. Ces obligations de confidentialité continuent à s’appliquer après l’expiration du contrat ou après qu’une personne a mis fin au contrat. 9. Fin du contrat

i. L’une ou l’autre des parties peut mettre fin à ce contrat :

a. avec motif, en fournissant un avis écrit à l’autre partie; ou

b. sans motif, en donnant un préavis écrit de ____ [inclure le nombre de jours] jours à l’autre

partie.

Aux fins de l’alinéa 9.i.a, « motif » signifie, sans s’y limiter :

a. qu’une des parties n’a pas rempli ses fonctions conformément à ce contrat selon les attentes de l’autre partie; ou

b. que l’une ou l’autre des parties a violé une des clauses de ce contrat.

ii. Le CRIC doit mettre fin à ce contrat en avisant l’agent s’il a des motifs raisonnables de croire que l’agent a commis une fraude ou un manquement dans des circonstances qui rendraient l’agent inapte à remplir ses fonctions conformément à ce contrat.

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iii. Si l’une ou l’autre des parties met fin à ce contrat, les parties aux présentes, conviennent que pour des services déjà rendus, l’agent recevra tous les montants dus à la date de fin du contrat.

iv. Si le contrat expire ou si l’une ou l’autre des parties met fin à ce contrat, l’agent s’engage à remettre au

CRIC tous les biens et toute documentation ou information confidentielle appartenant au CRIC, y compris, mais sans s’y limiter, tous les documents du client et/ou les biens du client.

10. Conflit d’intérêts

Lorsqu’une partie aux présentes reconnaît un conflit d’intérêts soit entre l’agent et un client soit entre le CRIC et l’agent ou un client, la partie signale le conflit d’intérêts à l’autre partie aux présentes et les deux parties conviennent des mesures à prendre pour remédier à la situation. S’il leur est impossible de s’entendre sur les mesures à prendre, l’une ou l’autre des parties aux présentes peut mettre fin à ce contrat. 11. Activités promotionnelles et publicité Conformément au Code d’éthique professionnelle, l’agent convient qu’il ne participera pas à une publicité fausse ou trompeuse, ne fera pas de fausse représentation du client et n’induira pas le client en erreur quant aux qualifications du CRIC, services, honoraires ou programmes ou bénéfices disponibles, et ne créera pas d’attentes fausses ou irréalistes au sujet des résultats éventuels ou de la durée du traitement. L’agent convient de ne pas utiliser de matériel promotionnel/publicitaire quel qu’il soit s’il n’a pas d’abord été examiné et approuvé par écrit par le CRIC.

L’agent fournit les activités promotionnelles suivantes :

1. [description]

2. [description]

3. [description] 12. Documents du client et biens du client L’agent s’engage à fournir au CRIC tous les documents du client et/ou biens du client en sa possession au moment de leur réception ou de leur constitution afin que le CRIC puisse se conformer au Règlement régissant la gestion des dossiers clients du Conseil. Les documents du client et/ou biens du client seront remis au CRIC par_______________ [insérer le mode de livraison]. 13. Absence prévue ou imprévue Dans le cas d’une absence prévue ou imprévue de la pratique de consultation en immigration ou en citoyenneté (comme défini dans le Règlement régissant l’absence prévue ou imprévue), les coordonnées du ou des représentants autorisés ou de la personne de confiance, selon le cas, qui reprendront les dossiers clients après en avoir été autorisés par le client par l’entremise du formulaire de décharge sont les suivantes :

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Prénom ________________________________ Nom ______________________________________________

Adresse commerciale_________________________________________________________________________

Numéro de téléphone______________________ Courriel___________________________________________ [Fournir les coordonnées pour chaque représentant autorisé et personne de confiance.] Dans le cas d’une telle absence, les documents du client et les biens des clients seront transférés aux représentants autorisés ou à la personne de confiance, de la façon suivante : ___________________________ __________________________________________________________________________________________ [décrivez la façon dont les documents du client et les biens des clients seront transférés aux représentants autorisés ou à la personne de confiance]. Les honoraires en suspens pour services rendus seront payés de la façon suivante : ______________________ __________________________________________________________________________________________ [décrivez la façon dont les honoraires pour services rendus seront payés]. Le contrat avec l’agent sera résilié de la façon suivante : ____________________________________________ __________________________________________________________________________________________ [décrivez la façon dont le contrat avec l’agent sera résilié]. 14. Honoraires facturés au client L’agent comprend que tous les honoraires facturés au client et perçus relèvent de la responsabilité du CRIC et doivent être traités conformément au Règlement régissant le compte client du Conseil. L’agent convient de ne jamais percevoir d’argent de clients. Tous les fonds des clients doivent être déposés conformément au Règlement régissant le compte client du Conseil. 15. Clause de non-concurrence Durant la durée de ce contrat et durant ______ [insérer le nombre d’années] ans après que l’une ou l’autre partie a mis fin au contrat, l’agent ne fera pas concurrence au CRIC, directement ou indirectement, pour ce qui est de la vente ou de la promotion de services identiques ou similaires à ceux du CRIC. 16. Loi du contrat Ce contrat est régi par les lois en vigueur de la Province/du Territoire _____________________________, et les lois fédérales canadiennes qui s’y appliquent et, sauf pour des conflits prévus à la section 7 aux présentes, tout conflit concernant les clauses de ce contrat sera réglé par un tribunal compétent de la Province/du Territoire _____________________________.

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17. Entrepreneur autonome Il est entendu par les parties aux présentes que le CRIC retient les services de l’agent à titre d’entrepreneur autonome et non comme employé du CRIC. L’agent et le CRIC reconnaissent et conviennent que ce contrat ne crée pas de partenariat ou de coentreprise. 18. Aucune cession Les droits et fonctions de l’agent en vertu de ce contrat ne peuvent pas être cédés à quelqu’un d’autre sans le consentement écrit et préalable du CRIC. Toute cession sans approbation est annulable par le CRIC. 19. Indemnité L’agent indemnisera, défendra et dégagera de toute responsabilité le CRIC quant à toute allégation, perte, tous frais de justice, tout dommage, toute dette, dépense ou poursuite ayant trait à des lésions corporelles, dommage ou perte de biens de toute personne ou toute autre allégation découlant d’un acte ou d’une omission de l’agent. En aucun cas, cependant, l’agent n’est responsable de toute négligence pour laquelle le CRIC est entièrement responsable. 20. Divers

i. Ce contrat constitue la totalité du contrat entre les parties pour ce qui est de l’objet ci-contre et remplace tous les contrats, tous les accords, toutes les garanties, représentations, négociations et discussions précédents, verbaux ou écrits, des parties sauf pour ce qui est indiqué précisément aux présentes.

ii. Ce contrat lie les parties aux présentes et leurs héritiers, administrateurs, successeurs et

ayants droit autorisés respectifs. iii. Ce contrat peut uniquement être modifié si les changements sont effectués par écrit et

signés par les parties aux présentes. iv. Les dispositions de ce contrat sont jugées dissociables. Si une disposition de ce contrat est

considérée comme inexécutable par un tribunal compétent, la disposition sera supprimée de ce contrat, et les autres dispositions demeureront en vigueur.

v. Les titres utilisés dans ce contrat visent seulement à faciliter la lecture et ne doivent en

aucun cas être interprétés comme des ajouts ou des limitations des engagements et ententes contenus dans ce contrat.

vi. Chaque partie aux présentes fait, établit, donne, signe ou fait faire, établir, donner ou

signer toutes les autres choses, les assurances et tous les actes, actes de transfert et documents jugés nécessaires ou raisonnablement requis pour que l’intention et l’objet de ce contrat soient pleinement et effectivement appliqués.

vii. L’agent convient qu’il a eu suffisamment de temps pour examiner ce contrat et qu’on lui a

donné la possibilité d’obtenir un avis juridique indépendant avant la signature et la remise de ce contrat. Si l’agent n’a pas demandé un avis juridique indépendant avant la signature

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et la remise de ce contrat, il l’a fait de son propre chef sans subir de pression indue et convient que le fait de ne pas avoir obtenu d’avis juridique indépendant ne pourra pas être utilisé comme moyen de défense pour faire respecter les obligations créées dans ce contrat.

21. Coordonnées Agent : Prénom _________________________________ Nom____________________________________________ Adresse commerciale_______________________________________________________________________ Numéro de téléphone _________________________ Courriel______________________________________ RCIC :

Prénom _________________________________ Nom____________________________________________ Adresse commerciale_______________________________________________________________________ Numéro de téléphone _________________________ Courriel______________________________________ 22. Avis Tous les avis et toutes les requêtes, demandes et autres communications (désignés collectivement par « avis ») qui selon les termes ci-contre sont requis ou peuvent être donnés par une partie à une autre, ou à une autre personne doivent être donnés par écrit en main propre ou par courrier recommandé, par port payé ou fax ou un autre moyen de transmission électronique ou de communication documenté à l’autre partie comme indiqué à la section 20 ci-dessus ou à une autre adresse donnée par la personne en question à l’autre partie aux présentes, par écrit le cas échéant. On considérera tous ces avis reçus à la livraison ou à la transmission ou 48 heures après la date d’envoi s’ils ont été postés. EN FOI DE QUOI ce contrat a été dûment signé par les parties aux présentes à la date indiquée au début du présent contrat.

_______________________________________ _________________________________________ Signature de l’agent Signature du CRIC

REMARQUE : Tous les éléments qui apparaissent ci-dessus doivent obligatoirement figurer dans le contrat conformément au Règlement régissant les agents, sauf ceux en italique, qui sont « suggérés ».

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Éléments obligatoires du contrat avec l’agent

Élément Règlement

régissant les

agents

Modèle de contrat

avec un agent

1 Identification de l’agent s.5.i.a

2 Responsabilités et obligations de l’agent s.5.1.c

3 Responsabilité de l’agent de faire suivre tous les

documents des clients ou les biens des clients au

moment de leur réception ou de leur constitution

s.9.1

4 Modalité de livraison des documents des clients

ou des biens des clients au CRIC

s.9.2

5 Rétribution (comment et quand) s.8.1.a

6 Mode de paiement s.8.1.b

7 Dépenses s.10.1

8 Conflit d’intérêts s.13.1

9 Confidentialité s.12.1

10 Daté et signé par les deux parties s.5.2

11 CRIC membre du CRCIC s.14.1.a

12 Processus de résolution d’un litige s.14.1.b

13 Coordonnées du CRCIC s.14.1.c

Instructions : Cherchez dans le modèle de contrat avec l’agent ou dans votre propre contrat avec un agent où

se trouvent les éléments obligatoires (selon le Règlement régissant les agents).

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14 Durée de la désignation (terme) s.5.1.g

15 Nom, adresse et numéro de téléphone du CRIC et

de l’agent

s.5.1.a-b

16 Activités promotionnelles et publicité s.11.1

17 Attentes du CRIC concernant l’agent s.5.1.e

18 Responsabilités du CRIC s.5.1.f

19 Services que l’agent ne peut pas fournir s.5.1.d

20 Fin du contrat (quand) s.15.2

21 Fin du contrat (ce qui se passe) s.15.3

21 Incidences financières dues à la fin du contrat s.15.4

23 L’agent livre tous les documents du client et les

biens du client au CRIC au moment de la fin du

contrat

s.15.5

24 Absence prévue ou imprévue s.4.7

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Liste de vérification de la formation d’un agent

Liste de vérification de la formation

Code*/Règlement (√) Fait

1 S’occuper des honoraires facturés aux clients et des dépôts des clients

Règlement régissant le compte client (s.4.1)

2 Conserver les documents des clients et les biens des clients

Règlement régissant la gestion des dossiers clients (s. 4.2, s.4.4)

3 Protéger les biens des clients Règlement régissant la gestion des dossiers clients (s.6.1, s.6.2)

4 Discuter les clauses du contrat de service professionnel Règlement régissant le contrat de service professionnel (s.4.2)

5 Maintenir la confidentialité Code (A.8)

6 Promouvoir la pratique d’un CRIC et en faire la publicité Code (A.12.1.1, A.2.2.9 iii, A.2.2.9.v-vii)

7 Maintenir la qualité du service Code (A.6)

8 Résoudre les conflits d’intérêts Règlement régissant les agents (s. 13.1)

9 Expliquer le rôle du CRIC et celui de l’agent au client

Règlement régissant les agents (s.5.1.c, s.5.1.f)

10 Résoudre les litiges et remplir les plaintes Règlement régissant les agents (s.14.1)

11 Discuter du comportement que l’agent devrait avoir avec un client

Code (A.3)

12 Expliquer ce que « conseils en immigration moyennant rétribution » signifie et qui peut fournir des conseils

Projet de loi C-35

13 Autre

14 Autre

*Code = Code d’éthique professionnelle

Instructions : Examinez la liste de vérification de la formation d’un agent. Quelles autres stratégies de

formation suggéreriez-vous?

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Stratégies pour superviser un agent

Stratégies Utilité

1 Établir des attentes claires à l’égard du travail

2 Sensibiliser, guider et travailler étroitement avec l’agent

3 Communiquer régulièrement

4 Insister pour que l’agent vous fournisse des rapports mensuels/trimestriels sur ses activités

5 Récompenser l’agent – s’assurer que l’agent bénéficie des bonnes mesures incitatives

6 Violation du contrat avec l’agent – s’assurer que l’agent fera face à des conséquences s’il ne respecte pas les clauses du contrat

7 Fournir à l’agent des listes de vérification pertinentes quant au travail à effectuer, par exemple : étapes à suivre lors d’une rencontre avec un client potentiel

8 Fournir du matériel de formation

9 Visiter régulièrement le lieu de travail de l’agent

10 Demander de la rétroaction des clients qui ont été acheminés par l’agent

11 Autre

12 Autre

13 Autre

14 Autre

15 Autre

Instructions : Examinez la liste des stratégies pour superviser un agent et les autres stratégies utilisées dans

votre pratique ou dont vous avez connaissance. Classez les stratégies par ordre d’utilité (1 étant la plus utile,

2 étant un peu moins utile, etc.).

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Module 3 : Application des concepts

Étude de cas

Hilary travaille avec un agent depuis cinq ans. Récemment, une personne a communiqué avec Hilary et lui a affirmé que l’agent d’Hilary lui a fourni des conseils d’immigration erronés. De plus, l’agent n’a pas réclamé des honoraires précis pour ses conseils, mais a dit à cette personne qu’il accepterait une donation pour le temps consacré. Un autre client a aussi dit à Hilary que l’agent lui a laissé entendre que les demandes présentées par Hilary auraient plus de chances d’être acceptées, car elle a autrefois travaillé pour le gouvernement canadien.

1. Quels sont les problèmes dans ce cas?

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_________________________________________________________________________________________

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2. Pourquoi ces problèmes sont-ils survenus?

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Cours sur les agents

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3. Comment Hilary peut-elle résoudre les problèmes actuels?

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_________________________________________________________________________________________

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4. Quelles stratégies Hilary pourrait-elle utiliser pour éviter ces problèmes à l’avenir?

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