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Solutions KnowingsVeille & Intelligence Économique

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> Les points-clés de l’intervention

Définir et organiser un dispositif de Veille et d’Intelligence

Économique réellement efficace nécessite :

> d’organiser un véritable réseau de veille

> de définir l’ensemble du processus de veille

> d’exploiter les technologies collaboratives

État et tendances des pratiques de veille en France

Principes de mise en œuvre et outils pour démarrer simplement

Enjeux de la veille

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Knowings en quelques mots…

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> Knowings

Offre globale: > Logiciels complets, adaptables et simples > Services à valeur ajoutée

> Hébergement mutualisé (ASP / SaaS)

Des partenariats technologiques de référence

Expertise reconnue > 150 références Plus de 50.000 utilisateurs Références internationales et multinationales

Apporter aux entreprises et organisations professionnelles des solutions collaboratives de gestion de contenu

SolutionClientSoftware Intégration ServicesConsulting

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> Quelques réferences

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> Principes

Progiciels Packages> Technologies intégrées> Paramétrables> Adaptables et évolutifs

GlobalFinder Solution complète de veille et de recherche d’information

KnowledgeManagerSolution de travail collaboratif et

de gestion des connaissances

> Solution métier / usages> Prêt à l’emploi> Services associés

Trois packs métier

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> 3 Solutions packagées

Innover Valoriser CapitaliserPackVeille

Solution collaborative d’intelligence économique

PackProjetsSolution de gestion

collaborative de projet

PackCommunautéSolution collaborative de

partage de connaissances

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1. Les enjeux de la Veille

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> L’ère de l’organisation réseau

L’entreprise connectée L’intégration des partenaires et fournisseurs dans l’activité de « l’entreprise élargie » Abolition des contraintes d’espace et de temps L’émergence de communautés de pratique au sein des entreprises et au delà

L’organisation processus Privilégiant l’efficacité de processus transversaux sur l’optimisation des entités

Concurrence globale et réactivité Globalisation Externalisation des activités non stratégiques

Knowledge : L’importance du savoir Créer, collecter, accéder, diffuser et exploiter Obsolescence Flux Pérennité Stock Différenciation Processus Enjeu du savoir collectif

L’entreprise réseau

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> Un nouveau contexte…

De la détention au partage des connaissances Internet : mise en réseau, interconnexion des connaissances Globalisation : Diffusion rapide des connaissances et des pratiques. La détention d’une connaissance est désormais précaire : elle est disponible

ailleurs ou le sera bientôt…

La valeur réside aujourd’hui dans la capacité à Créer de nouvelles connaissances Choisir la bonne information pour le bon acteur Exploiter rapidement les connaissances Les diffuser en temps opportun

Hier

Aujourd’hui

Vale

ur

Temps

Cycle de vie du capital

savoir

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> De nouvelles problématiques

L’obsolescence des connaissances

Systèmes Veille orientés flux

Ex : Veille technologique et concurrentielle, communauté R&D…

La perte des experts et des connaissances dans le temps

Systèmes Veille et Connaissances orientés stock

Ex : Capitalisation des connaissances techniques, REX, tutorat…

L’efficacité des collaborations en réseaux

Systèmes Veille et Connaissances orientés process

Ex : processus commercial, gestion de projet…

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> De nouveaux enjeux

Veille

Préservation et développement des

relations entre l’entreprise et son environnement

Capitalisation des savoirs critiques Risques anticipés

Opportunités saisies à temps

Qualité et réactivité accrues pour la prise de décisions

Renforcement de la culture business

Reconnaissance de l’expertise des collaborateurs

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> Quelle typologie pour les informations ?

Informationgrise(15%)

• Information difficilement accessible• Souvent peu formalisée• Forte valeur ajoutée

Informationnoire(5%)

• Information non accessible légalement• Caractère critique et stratégique

• Information écrite• Reposant sur un support identifiable• Accès public ou privé

Informationformelle

Informationinformelle

• Information non écrite• Axé principalement sur « ce qui est dit »• Accès privé ou restreint

Informationblanche(80%)

• Facilement accessible par tous• Peu de valeur ajoutée • Tris et retraitements nécessaires

Veille

Veille &

Intelligence

économique

Veille

Veille &

Intelligence

économique

Espionnage

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Valorisation des informations

> Les sources d’information

Entreprise

Entrepriseétendue

Environnement

Salons

Réseaux

État

Médias

Blogs

Brevets

Conférences

Presse

Internet

Pratiques de la Veille

CultureCulture

ContenuContenu

TechnologieTechnologie

OrganisationOrganisation

• Détecter & capter

• Anticiper• Décider• Innover• Agir

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Environnement économiqueEnvironnement économique

> Différents types de veille

• Veille juridique• Veille stratégique

• Veille besoins clients• Veille marque / marché

• Veille Achats• Veille techno

• Veille Technologique• Veille croissance externe

• Veille concurrentielle

FournisseursFournisseurs

EntrantsEntrants

ClientsClients

ConcurrentsConcurrents

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> S’il fallait définir la veille…

La veille est un processus qui permet à l’entreprise d’apporter des connaissances sur l’environnement utiles aux acteurs de terrain et aux décideurs pour maîtriser des enjeux métiers spécifiques.

Collecter Organiser Analyser Capitaliser Diffuser Exploiter

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> Quelques définitions plus académiques…

Définition de l’AFNOR (Norme AFNOR X50 – 053) [La veille est une] Activité continue et en grande partie itérative visant à la surveillance

active de l’environnement technologique, commercial, etc. pour en anticiper les évolutions

De la veille à l’intelligence économique (cf. Rapport Martre – 1994) L'intelligence économique peut être définie comme l'ensemble des actions coordonnées de

recherche, de traitement et de distribution, en vue de son exploitation, de l'information utile aux acteurs économiques. Ces diverses actions sont menées légalement avec toutes les garanties de protection nécessaires à la préservation du patrimoine de l'entreprise, dans les meilleures conditions de délais et de coûts. L'information utile est celle dont ont besoin les différents niveaux de décision de l'entreprise ou de la collectivité, pour élaborer et mettre en œuvre de façon cohérente la stratégie et les tactiques nécessaires à l'atteinte des objectifs définis par l'entreprise dans le but d'améliorer sa position dans son environnement concurrentiel. Ces actions, au sein de l'entreprise, s'ordonnent autour d'un cycle ininterrompu, générateur d'une vision partagée des objectifs de l'entreprise.

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> L’activité de veille selon l’AFNOR

Définition / redéfinition des axes de surveillance et des finalitésA1

Détermination des types d’information utilesA2

Identification et sélection des sources d’informationA3

Collecte et sélection des informationsA4

Analyse et organisationA5

Synthèse et mise en perspectiveA6

Communication des résultatsA7Validation et réajustementA8

Formulation de la demande

Source : AFNOR – XP X50-053

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> Comment traiter ce processus ?

Collecter Organiser Analyser Capitaliser Diffuser Exploiter

QUI ?

ENJEUX ?

SITUATIONS ?SOURCES ? EXPERTS ?

STRUCTURE ?CATEGORIES ?CIRCUITS ? DIFFUSION ?

DROITS ?

CONNAISSANCES ?INFOS ?

LOGIQUE D’USAGE ?COLLECTE ?

MESURE ?

D’abord organiser le processus en fonction des objectifs métier

Ensuite, accélérer et simplifier le processus veille

INFLUENCER

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> en conclusion…

Apportez moi l’information dont j’ai besoin

Au moment où j’en ai besoin

À l’endroit où j’en ai besoin,

Et si possible sans que j’en fasse la demande,

Pour décider et agir efficacement

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2. État des pratiques en matière de Veille

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> Veille : les priorités

44%

39%

31%

25%

22%

71%

66%

65%

0% 100%

Veille clients & marchés

Veille technologique

Veille concurrentielle

Veille juridique / régl.

Veille managériale

Veille sociale/ RH

Veille macro-économiqe

Veille fournisseurs

Tendances majoritairement choisies comme les plus importantes (cumul des priorités 1,2,3)

Identifiez et classez par ordre d'importance les trois types de veille qui peuvent apporter le plus dans votre entreprise

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> Veille : les priorités d’action

38%

54%

64%

22%

24%

27%

27%

27%

31%

32%

37%

0% 100%

Mieux capitaliser & partager l'info.

Définir une politque de veille adaptée

Développer la culture de veille en interne

Diffusion interne de l'information de veille

Constituer un réseau de collecte d'info.

Améliorer les recherches en interne

Améliorer l'analyse & la validation des infos.

Prestataires externes spécialisés

Nouv. moteur de recherche (sources externes)

Créer une cellule de veille dédiée

Nouvelles sources d'info. spécialisées

Classez par ordre d'importance les 3 priorités d’organisation de la Veille de votre entreprise pour les deux ans à venir .

Priorités choisies comme les plus importantes (cumul des priorités 1,2,3)

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> Veille : quelle vision ?

79%

19%

2%

0% 100%

Une culture d'entreprise et une pratique quechaque collaborateur doit partager

Une fonction qu'il faut organiser au sein d'unservice dédié

Une action individuelle des dirigeants qu'ilsdoivent développer

Parmi les propositions suivantes, choisissez celles avec lesquelles vous êtes d’accord :

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> Veille : quelle vision ?

59%

40%

2%

0% 100%

Anticiper les évolutions pour repérer lesopportuités e tinnover

Détecter les menaces, pour évaluer lesrisques et se protéger

Comprendre une situation, pour s'adapteren permanence

Parmi les propositions suivantes, choisissez celles avec lesquelles vous êtes d’accord :

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> Ce qu’il faut retenir…

Veille

Une pratique encore minoritaire… mais en développement.

Un processus veille pas encore maîtrisé D’abord on cible et on collecte Mais il faut aussi analyser, capitaliser, partager et diffuser Quand à piloter, on verra plus tard…

L’important c’est la veille clients / marché, puis concurrentielle et technologique Ensuite, la Veille managériale Enfin, la veille économique et fournisseurs

Priorité : cibler et organiser un véritable réseau de veille interne Définir une politique de veille Collecter, partager, capitaliser et diffuser L’affaire de tous plutôt que de spécialiste Une nouvelle cultures

Une veille active, d’abord offensive

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Quelques convictions…

…issues d’expériences terrain

L’information recherchée n’est pas forcément publique

L’information remontera si : Les utilisateurs reçoivent plus qu’ils ne donnent Remonter une information doit prendre entre trente secondes et deux minutes La politique éditoriale doit être extrêmement ciblée, chacun reçoit l’information sous le format correspondant à ses préoccupations métiers. Une synthèse et une valeur ajoutée est apportée à l’information retransmise Il n’y a pas de filtre hiérarchique Les remontées sont valorisées hiérarchiquement Ce sont les contributeurs qui sont visibles et pas l’équipe veille La veille s’inscrit dans la modernité

L’information ne remontera pas si : L’équipe veille fonctionne comme un service documentaire dans une tour d’ivoire

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3. Principes de mise en œuvre et outils pour démarrer

                  

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1. Collecter efficacement

Dans la plupart des situations, les équipes terrain participent fortement aux remontées d’information Faire de l’animation un outil d’efficacité

En fonction des plans de Veille définis, s’appuyer sur les sources les plus efficientes Réseau(x) relationnel(s) Expert(s) disponibles au sein de l’entreprise Sources documentaires Sources électroniques (bases de données, etc.)

Considérer Internet comme un canal possible, non comme LA source principale de Veille

Prendre garde aux problématiques juridiques liées aux informations collectées

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2. Organiser et analyser

Sécuriser l’accès aux informations collectées et éviter de donner accès à ces éléments bruts sans une validation / analyse préalable

Capitalisation

Analyse

Équipe Veille

Experts

Collaborateurs

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3. Capitaliser et partager

Structurer les connaissances de veille dans un espace unique en fonction des situations métier de l’entreprise Gérer les accès en fonction des droits et habilitations des acteurs du réseau de Veille

BASE VEILLE

Concurrents

Technologies

Marchés

Produits

Évènements

En terme d’outils, privilégier avant tout la simplicité Pour les utilisateurs de la veille prise en main immédiate Pour la mise en œuvre vitesse et appropriation par l’équipe Veille

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4. Diffuser efficacement

Passer du stock au flux

Diffusion automatique et ciblée de l’information pertinente vers chacun des membres du réseau de veille Cette diffusion sera d’autant plus efficace qu’elle sera personnalisée Permettre à chaque acteur de définir lui-même son profil de veille appropriation

Éviter la diffusion à répétition et sans consolidation le Push devient vite du Spam ! Privilégier la notion de synthèse des nouveautés à fréquence donnée

Permettre la diffusion d’Alertes en fonction de la criticité des informations capitalisées

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5. Piloter le processus de Veille

Piloter pour : Mesurer l’usage réel du dispositif par les utilisateurs Détecter les besoins non couverts ou émergents Contrôler le processus mis en place

Mesurer l’usage réel du dispositif par les utilisateurs Nombre de connexions par période (semaine / mois / année) Bases (de veille) préférées Volume de contribution (pondéré par le taux de lecture) Etc.

Détecter les besoins non couverts ou émergents Documents les plus/moins consultés (semaine / mois / année) Catégorisation associée (par domaine métier) Age moyen des documents Etc.

Contrôler le processus mis en place Flux de diffusion des connaissances de Veille Délai moyen de validation des documents Veille Niveau de satisfaction des clients de la Veille Gains réels constatés grâce aux actions de Veille (nouveaux marchés, innovations

technologiques, etc.)

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6. Animer le réseau de Veille

Identifier et distribuer les rôles au sein du réseau de Veille Contributeurs : Produire et participer au niveau terrain Veilleurs : Organiser, relancer et synthétiser les remontées Experts : Aider, enrichir, élargir, approfondir, valider Administrateur : Fonctionnement quotidien et adaptation de l’outil Gestionnaire : Pilotage. Représentation. Conception et gestion de l’outil Sponsor : Légitimité politique du projet. Impulser et orienter.

Soutenir les veilleurs. Valoriser les participants et les résultats

Jouer sur l’interactivité pour développer la participation à la Veille«  La veille, c’est gentil mais j’ai un métier ! »

Feed back Échanges interpersonnels Jouer le flux

Exploiter le système d’intérêt individuel L’incantation n’est pas suffisante ! Motivation : confort, reconnaissance, plaisir, rémunération… Environnement managérial : Faciliter, encourager, valoriser, évaluer… Communication : mobiliser, expliquer et motiver

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Bonnes Pratiques !

Pour mobiliser les acteurs autour de la veille

Choisir un visuel pour le réseau de Veille

Choisir un nom au projet

Plaquettes de présentation (mode opératoire)

Animations (jeux, prix)

Prévoir un lancement officiel, des évènementiels Ex. : Rencontres annuelles de la Veille

Communication sur le réseau de veille sur tout support interne à l’entreprise (papier, newsletter, …)

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Bonnes Pratiques !

Pour mobiliser les acteurs autour de la veille

Viser avant tout la simplicité

Développer une politique de valorisation des participants Reconnaissance des experts / contributeurs Intégrer la contribution à la veille dans l’évaluation personnelle Valoriser l’expertise = effet média Etc.

Communiquer et rendre visible la veille Articles dans les médias de l’organisation Présentation des succès obtenus grâce à la veille (sucess story) Etc.

Définir le Système d’Intérêt Réel des membres Pourquoi participer ? Quel(s) bénéfice(s) en retirer ? Quelle(s) valeur(s) produite(s) ?

Et ne pas oublier que l’efficacité d’un réseau de veille repose avant tout sur les acteurs qui y participent…

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> Focus : solutions Knowings au service de la veille

                  

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> Les principes du PackVeille

Dispositif couvrant l’ensemble du processus de veille depuis la collecte jusqu’à l’action

Moteur de recherche puissant capable d’interroger toutes les sources et d’assister le veilleur dans son analyse

2 modes d’usage : FAH ou internalisé

PackVeille

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> Principes de fonctionnement

Exploitation Diffusion

• Sites Web• Pages web• Moteur recherche • Bases privées • Intranet

• Collaborateurs• Partenaires

Cra

wli

ng

Ind

ex

ati

on

Re

ch

erc

he

Formulaire

Contributionpar mail

Pro

gra

mm

ati

on

Sécurité • par individu• par groupe • par document

Automatisation• Cycle de vie• Versioning• Statistiques

Paramétrage• Base de veille• Forum & annuaire

Diffusion proactive

• Profils individuels• Moteur push • Alertes cibléesConsultation• Vues multi-critères• Vues individuelles• Commentaires• Liens connexes• Recherche locale• Synthèses

Alerte

Vu

es

TextMining

Choix, analyse et commentaire par le veilleur

Wo

rkfl

ow

co

nfi

gu

rab

les

Vu

es

Capitalisation

Ca

tég

ori

sa

tio

n

Analyse CollecteSources

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> Un pack simple, robuste et efficace

Infrastructure informatique

Une plateforme modulable utilisable aussi bien en intra

qu’en mode SaaS : souplesse et évolutivité

Veilleurs

Une interface unifiée de la recherche à la

capitalisation : simplicité et performance

PackVeille

Utilisateurs

Un espace de partage et de collaboration autour des

informations de veille : efficacité et interactivité

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> A retenir…

1Surveillance et collecte Définition autonome de sites à surveiller, Indexation, crawling, connexion à des bases de données externes, requêtes, etc.

3Génération de rapports Dossiers de veille, Newsletter, rapports d’analyse, documents connexes, etc.

2Traitement & analyse Extraction d’éléments signifiants, classement des informations, processus de validation, enrichissement, etc.

4 Partage, diffusion et sécurité de l’information Gestion des sécurités d’accès, groupes d’utilisateurs, moteur Push, profils individuels, etc.

5Animer et dynamiser la veille Module Forum, Annuaire des acteurs, indicateurs de fonctionnement et de performance, etc.

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> Exalead : une technologie reconnue

Codie Awards 2006

Francois Bourdoncle “Ingénieur de l’année” 2005 – Usine Nouvelle (France)

BusinessWeek – Best of the Web

Exalead honoré pour les Web 2.0 Awards

Exalead fait partie du Top 100 des “Companies That Matter in the KM Industry” selon le KM World.

Exalead gagnant des Red Herring 100 Europe Awards for 2006

exalead one:search consacré “Trend-Setting product 2006” selon le KM World

Exalead dans Software 500 2006

Exalead fait partie du Econtent100

Exalead dans le Fast 50 2006

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Concepts associés

Type de fichiers indexés

Langue des documents

Date des documents

Personnalités évoquées (WOL)

Organisations / Marques

Lieux géographiques

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> A retenir…

Les 5 points clés de la solution

1. Innovation : une solution s’appuyant sur les derniers standards web actuels (Web 2.0) pour proposer encore plus d’interactivité et de simplicité

2. Technologie : intégration d’une des technologies leaders dans le monde de l’indexation et de la recherche de contenus

3. Simplicité d’usage : une interface « full web » ne nécessitant pas de longue formation pour en comprendre les principes de fonctionnement

4. Puissance fonctionnelle : un seul et même outil - prêt à l’emploi - qui rassemble l’ensemble des fonctions nécessaires pour faire la veille, de la collecte à l’exploitation des connaissances.

5. Processus : une solution s’appuyant pleinement sur le processus de veille afin d’en couvrir toutes les phases clés avec une déclinaison possible en mode FAH.

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6. Synthèse & conclusion

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> A retenir

• La veille est un processus qu’il faut optimiser de bout en bout pour être efficace.

• Il faut organiser son réseau de veille, en fonction de ses objectifs métier.

• Ne rechercher que les connaissances utiles pour les décisions à prendre ou pour les actions critiques.

• Les moteurs de recherche ne collectent pas tout : l’information clé est sur le terrain (collaborateurs, clients, partenaires …)

• L’efficacité de la veille repose avant tout sur l’animation d’un réseau d’acteurs capable de transformer de l’information en action.

• L’intelligence reste humaine : vérifier, recouper, interpréter, analyser, synthétiser.

• L’information de veille doit être qualifiée, proactive, personnalisée et facile à exploiter. La diffusion est essentielle.

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> A retenir…

Progiciels de veille, de travail collaboratif et de gestion des connaissances

Solutions packagées, adaptées aux usages et prêtes à l’emploi

Consulting pour préparer, réussir et faire vivre les nouvelles pratiques KM et de veille

Offre hébergée : le logiciel comme un service – Offre « SaaS »