ECM

Solution complète de gestion des contenus d’entreprise et des processus d’affaires

Comarch ECM

Grâce à l’automatisation de la capture des données et aux mécanismes d’OCR, les entreprises peuvent traiter de 25 à 60% plus de factures que les sociétés où ces actions sont réalisées manuellement.

source: IOMA

Le coût de traitement des factures dans un environnement faiblement automatisé est vingt fois plus élevé que dans un environnement d’automatisation élevé

source: IOMA

En moyenne, le retour sur investissement des méthodes électroniques de capture des données se fait dans les 12 mois.source: IDC

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Enterprise Content Management est un ensemble d’outils pour

la gestion des documents et de l’information au sein de votre

société, ainsi que pour la création et le suivi des processus

opérationnels connexes . Les systèmes ECM améliorent l’efficacité

des organisations grâce: aux outils intégrés de capture des

données (par exemple: pour obtenir des informations depuis

différentes sources: e-mails, scans), à la gestion documentaire

(organisation efficace, recherche and not re cherche), à la

gestion des processus métier (en les planifiant, en supervisant

les processus, les rapports complets).

Enjeux commerciaux

Comarch ECM est un système destiné aux entreprises pour les

aider dans les domaines du paiement des approvisionnements,

du traitement des factures, de la gestion des contrats, du service

client, de la gestion des Ressources Humaines et du courrier.

La solution permet de simplifier et d’automatiser les processus

de flux de documents, et d’être conforme aux exigences légales.

Les principaux avantages de Comarch ECM sont: réduction des

coûts; meilleur suivi et contrôle sur les documents, les processus

et les collaborateurs; sécurité des données; accès plus rapide

à l’information et meilleure productivité.

Aperçu de la solution

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Avantages clés

AVANTAGES

n La possibilité d’application à de nombreux processus opérationnels spécifiques tels que

l’approvisionnement et les cycles de facturation,

l’administration des ressources humaines, la

gestion des factures, l’assurance de la qualité,

la gestion de bureau

n Augmente la transparence des processus grâce à de nouvelles procédures claires

portant sur des situations différentes,

n Une meilleure qualité de décisions au niveau des tâches spécifiques

(le système fournit les informations

nécessaires) et les processus entiers

(rapports)

n Réduction des erreurs en utilisant la logique métier et la validation

n Large système de contrôle et de support des procédures mis en oeuvre et des processus commerciaux

n Réduction de la charge de travail, accélération du temps de traitement des documents et diminution des coûts

liés aux traitements manuels en:

� Éliminant les saisies manuelles des documents

dans les Systèmes Informatiques,

� Accédant rapidement aux données grâce à une

interface web ergonomique, indépendamment de

l’emplacement physique du document,

� Echangeant électroniquement et automatiquement

les données entre SI

n Maintien de la conformité aux exigences légales et la sécurité des données

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ECM

En

dossiers RHet commerciaux

60 000

2013Comarch ECM a supporté plus de

parmi les

100 meilleures entrepriseseuropéennes nous ont déjà fait confiance

10

milliard de documentssont stockés

1,2

Dans le cadre de l’implémentation

de la solution ECM

tâches mensuellesimplementéesdans Comarch ECM

400,000Plus de

31

et autres documents par mois

millions de facturesLe module Capture&OCR reconnait plus de

1.5

(données de Forbes)

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Archivage

Archivage évolutif et sécurisé de tous types de documents.

Hauts niveaux de sécurité et conformité aux exigences légales

grâce à l’encryptage mais aussi grâce aux modèles d’autorisation

étendue et au cycle de vie des documents.

Système de gestion des documents (DMS)

Ensemble étendu de fonctionnalités - gestion des versions des

documents, verrouillage et contrôle : création, acceptation,

édition et rétention. Utilisation des métadonnées et des dossiers

pour créer des structures ordonnées de documents.

Format associé

Conversion de formats de fichiers différents – automatiquement

ou sur demande. Conversion de PDF, .doc, .ppt, .xls aux formats

HTML, PDF ou .txt, ainsi que des conversions plus avancées,

utilisées par exemple pour convertir des images en .jpg, .png,

.tiff en .doc, HTML, PDF, .ppt. Cela est rendu possible grâce à la

technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR).

Recherche en texte intégral

Possibilité de rechercher tous les documents contenant un mot

clé précis grâce à la mise en place de mécanismes de format

associé et grâce à l’OCR. Il est également possible de rechercher

du texte dans des images, comme par exemple celles issues

des documents scannés.

Porte documentsOrganisation des documents connexes en structures logiques,

avec la possibilité de définir une hiérarchie et les index. L’archivage

et la recherche sont plus facile pour les documents clients, les

ressources humaines et les projets.

Reconnaissance optique des caractères (OCR)

Le moteur d’indexation automatique des documents utilise des

mécanismes de reconnaissance optique des caractères.

Reconnaissances des données (par exemple sur des factures

scannées) utilisant des mécanismes de self-learning évitant de

créer des modèles prédéfinis.

AnnotationsFonctionnalité permettant d’annoter les documents au travers

d’éléments graphiques (soulignement, marquage) ou bien encore

de commentaires, tout cela sans altérer la mise en page du

document original (utilisation de calques).

Intégration à Microsoft Office

Intégration avec la plus importante suite bureautique au monde.

Lors de l’édition de documents archivés sur Comarch ECM le

logiciel Office approprié se lance automatiquement. Possibilité

d’enregistrer une nouvelle version d’un document directement

depuis Microsoft.

Principales fonctionnalités de Comarch ECM

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Création graphique des processus

Conception graphique des processus, des tâches, des opérateurs

et du circuit logique. Outil flexible pour la définition des flux de

documents, des jalons, des validations, des notifications et des

échéances du projet.

Gestion des processus d’entreprises (BPM/Workflow)

Gestion des processus: exécution des tâches, validations,

consultations, selon un circuit prédéfini. Accès à ses propres

tâches ou à des rôles spécifiques ou à une file d’attente métier.

Démarrage automatique des processus en fonction de différents

jalons métier ou d’évènements.

Processus ad hoc

Création de tâches pour des utilisateurs externes aux processus,

sur la base des documents enregistrés, sans à avoir à créer

un nouveau workflow. La confirmation ou le fait de passer une

information peut se faire de façon séquentielle ou parallèle.

Intégration serveurs Fax /e -mail

Archivage automatique des e-mails entrants et sortants ainsi

que des fax, en fonction de règles prédéfinies.

Business Intelligence

Entrepôt de données, génération planifiée ou sur demande de

rapports basés sur les documents archivés et le traitement des

données, contrôle de l’efficacité des processus et élimination

des goulets d’étranglement (vérification de la durée des tâches,

respect des délais, charge des employés).

Intégration à Active Directory / LDAP

Intégration aux services d’annuaire pour la connexion automa

tique au système et pour illustrer la hiérarchie organisationnelle.

Intégration à d’autres systèmes

Intégration aux Systèmes Informatiques / ERP. Interfaces existantes avec Comarch ERP, SAP ainsi qu’avec d’autres mécanismes d’intégration (Web services). Intégration avec les plateformes EDI pour la gestion des documents électroniques.

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Comarch ECM est l’évolution d’un ensemble de solutions ECM connues sur les marchés Français, Allemand, Suisse et Autrichien depuis

plus de 20 ans , enrichi de 18 années d’expérience d’implémentation de tels systèmes en Europe Centrale.

Nos clients

Ils nous font confiance

n Grupa Eurocash n Carrefour n Ahold n Rossmann

n Genpact n Röhlig Suus n Pfeifer&Langen (Diamant) n SSP

n Kompania Węglowa n Synthos n Mitsubishi Materials n Valeo

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Se référant à une étude d’IDC, 100% des participants ont déclaré que la solution ECM a permis à l’entreprise de réduire les coûts d’exploitation. La plus grande augmentation de la productivité a été atteint dans les domaines de la communication générale de l’entreprise, de la comptabilité et de la vente.

Calculez le retour sur investissement sur:

www.gestiondesprocessus.fr/centre-de-connaissances/calculez-les-avantages-de-lecm

Savez-vous combien de temps passent les employés à trouver le bon document?

Voulez-vous accélérer le processus d’affichage des factures?

Savez-vous combien la correspondance inter-département génère comme coûts de transport?

Voulez-vous éliminer les incohérences dans le système ERP résultant de l’introduction de données erronées

Voulez-vous savoir combien vous allez gagner en l’utilisant?

Calculer les bénéfices

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Procure-to-pay

Automatisation dans le Procure-to-Pay: enregistrement des

requêtes employés (matériel, service), gestion des fournis -

seurs et des produits, workflow de validation, confirmation de

l’exécution des commandes et gestion des documents d’achat.

Export des données pour l’envoi des commandes aux fournisseurs

et initialisation du processus de paiement.

Factures d’achats

Gestion des factures d’achats incluant les scans, l’identification

des documents dans le système, l’allocation par centre de

coûts, les processus de validation des factures, leur archivage

en conformité avec la loi.

Fournisseurs et produits

Appuie le processus d’acceptation lors de l’ajout ou la mise à jour

d’un fournisseur ou d’un produit dans le système ERP.

Contrats

Gestion des contrats d’achat et de vente. Aide à la création de

contrats, versioning, transmission pour consultation ou validation,

vérification des données des contrats grâce à l’intégration aux

systèmes du client; gestion des contrats signés, archivage.

Ventes

Soutien les processus et documents relatifs à la vente comme

les contrats, les factures, les niveaux de stock, les garanties,

les réclamations ; ainsi que leur archivage et le lancement de

tâches associées.

Logistique

Gestion des documents logistiques (factures d’expéditions, feuilles

de route nationales et CMR, niveaux de stock). Rapprochement

automatique des documents (par ex. des factures avec les

feuilles de route) grâce aux codes à barres, à la numérisation,

à l’enregistrement de documents éparpillés sur différents sites

et les rendre accessibles à tous les employés.

Recouvrement

Aide au recouvrement de créances auprès des clients. Rappels

automatiques basés sur les factures de ventes et sur les dates

d’échéance de paiement. Génération de tâches auprès du service

client ou le département concerné.

Courrier

Automatisation du traitement des courriers entrants et sortants

(papier et électronique), distribution précise des documents

selon les processus et responsabilités définis, identification

automatique de la racine du document lors de l’entrée dans

l’ECM et dans l’archivage.

Business modules

Documents RH

Archivage professionnel et légal des informations concernant

les employés grâce aux fichiers électroniques. Accès rapide

à la documentation et en accord avec les règles de rétention.

Service clientSupport du Service client par l’automatisation des procédures et

de la communication (courrier, email, fax). Archivage des données

client, fichiers client dédiés.

Service qualitéAppuie la gestion de la qualité et la mise en œuvre de normes au sein

de l’entreprise. Gestion des audits, mesures correctives, préparation

et publication de documents. Archivage de la documentation

technique, des projets et garanties.

Centre de connaissance

Dépôt central des documents de l’entreprise. Accès aux

informations et documentations sur les employés et les clients,

au règlement intérieur en fonction du niveau d’accès autorisé.

Accès rapide aux documents actuels grâce aux mécanismes

de recherche étendus.

Comarch SAS17 rue Paul Langevin

ZI du Hellu

59 620 Lezennes

tel.: (+33) 3 62 53 49 00

fax: (+33) 9 55 24 46 94

e-mail: gedfrance@comarch.fr

www.ged.comarch.fr

69% ont declaré que le principal moteur de déploiement d’un système ECM était la gestion centralisée des contenus / documents61% avaient initialement prévu de mettre en œuvre l’ECM dans plusieurs domaines soit d’en étendre son usage74% des utilisateurs d’ECM ont déclaré atteindre ou dépasser le ROI planifié