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Simple CONSTRUC 1.0

Octobre 2016

2 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Nous vous souhaitons la bienvenue chez Les Logiciels Simples inc.

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MERCI...

3 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

À ceux qui ont contribué à la réalisation de

Simple CONSTRUC…

Aux entrepreneurs et utilisateurs, qui m’ont accordé leur temps et partagé leurs expériences…

À mon équipe,

pour leur humour et leur dévouement…

MARIO LAMBERT, président

Édition d'octobre 2016 Droits d’auteurs © 1991 – 2016 Mario Lambert COPYRIGHT Ce logiciel peut être enregistré sur un seul ordinateur ou en réseau. Toute reproduction ou transmission sous toute forme ou tout procédé que ce soit (électronique ou mécanique) et pour toute autre fin que l’usage personnel de l’acheteur est strictement interdit sans l’autori-sation écrite de Les Logiciels Simples inc.

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4 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Table des matières

AVANT DE COMMENCER ............................................................................................................................... 13

1.1 - NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ: ............................................................................................................... 13

1.2 - LIMITE DE RESPONSABILITÉ: .................................................................................................................................... 13

1.3 - NOTRE PHILOSOPHIE DE PAYE: ............................................................................................................................... 13

PHILOSOPHIE DE LA CRÉATION DE LA PAYE: .......................................................................................................... 13 EXPLICATIONS D'UNE SÉANCE DE PAYE: ................................................................................................................ 13 CONCEPTION DE LA PAYE: ....................................................................................................................................... 13 SYSTÈME À MULTIPLES SÉANCES: .......................................................................................................................... 14 CHOIX DE PÉRIODE: .................................................................................................................................................. 14

1.4 - LA COMMISSION DE LA CONSTRUCTION DU QUÉBEC (CCQ): ................................................................................ 14

1.5 - LE CUMUL DES HEURES CCQ (changement de période d’apprentissage): ................................................................. 15

1.6 - MATÉRIEL REQUIS POUR UTILISER CE LOGICIEL: .................................................................................................... 15

1.7 - INFORMATIONS SUR CHAQUE SALARIÉ:.................................................................................................................. 16

1.8 - INFORMATIONS SUR L'ENTREPRISE QUI AURA DES PAYES: ................................................................................... 16

1.9 - L'ICÔNE PAYE (en "mode console Windows"): ........................................................................................................... 17

1.10 - DOCUMENT DE CLÉ ET MOT DE PASSE: ................................................................................................................. 17

1.11 - LE DOCUMENT "Quoi de neuf?": .............................................................................................................................. 17

1.12 - LES MISES À JOUR (M A J): ...................................................................................................................................... 18

INSTALLATION DU LOGICIEL ........................................................................................................................ 19

2.1 - INSTALLATION MONO POSTE: ................................................................................................................................. 19

2.2 - INSTALLATION EN RÉSEAU: ..................................................................................................................................... 19

2.3 - ACTIVATION DE VOTRE CLÉ (section 1 de votre document de clé): ........................................................................... 20

LA CONFIGURATION D’UNE ENTREPRISE DE PAYE ...................................................................................... 21

3.1 - LA CONFIGURATION: ................................................................................................................................................ 21

ÉTAPE 1 de 9 - INFORMATIONS SUR L’ENTREPRISE: ....................................................................................................... 22

ÉTAPE 2 de 9 - AJUSTER VOS DATES (pour la cohérence de vos rapports): ....................................................................... 23

1) MOIS TERMINANT L'ANNÉE DE RÉFÉRENCE (pour les vacances ORDINAIRES): ................................................... 23 2) MOIS TERMINANT L'EXERCICE COMPTABLE: ...................................................................................................... 24 3) ANNÉE DE TRANSITION DU CUMUL SUR LE TALON: ........................................................................................... 24 4) DERNIER JOUR DE LA PÉRIODE BIHEBDOMADAIRE (si applicable): ..................................................................... 24 5) PAR DATE DE CHÈQUE OU PAR PÉRIODE (impact sur les payes et les rapports): .................................................. 25

ÉTAPE 3 de 9 - NUMÉROS DE DOSSIERS AU FÉDÉRAL (Canada): ..................................................................................... 27

ÉTAPE 4 de 9 - NUMÉROS DE DOSSIERS AU PROVINCIAL (Québec):............................................................................... 28

ÉTAPE 5 de 9 - NUMÉROS DE CCQ:................................................................................................................................... 29

ÉTAPE 6 de 9 - LES COMITÉS PARITAIRES: ....................................................................................................................... 30

5 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

A) CCMC (le Comité conjoint des matériaux de construction): .................................................................................... 30 B) CPEEP MONTRÉAL (le Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics): .............................................................. 30 C) CPEEP QUÉBEC (le Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics): ................................................................... 30

ÉTAPE 7 de 9 - TAUX DE CSST: .......................................................................................................................................... 31

A) CSST (Explications & texte de Loi): ........................................................................................................................ 31 B) AJOUTER UNE UNITÉ: ........................................................................................................................................... 32 C) SUPPRIMER UNE UNITÉ: ....................................................................................................................................... 33 D) TAUX DE VERSEMENT PÉRIODIQUE: ................................................................................................................... 33

ÉTAPE 8 de 9 - NUMÉROS DE DOSSIERS (gouvernement provincial de l’Ontario): ........................................................... 34

ÉTAPE 9 de 9 - CHOISIR SES MÉTIERS: ............................................................................................................................. 35

A) EXPLICATION DES DIFFERENTS SECTEURS: ........................................................................................................ 35 B) CHOISIR VOS SECTEURS & MÉTIERS: ................................................................................................................... 35 C) CRÉER UN MÉTIER ORDINAIRE (autres que les prédéfinis): ................................................................................... 35

3.2 - AJOUTER UNE AUTRE ENTREPRISE DE PAYE: ......................................................................................................... 36

3.3 - CHANGER D'ENTREPRISE (si vous en avez plusieurs): ................................................................................................ 36

3.4 - MODIFICATION ULTÉRIEURE DE VOS DONNÉES D’ENTREPRISE: ........................................................................... 36

A) CONFIGURATION INCOMPLÈTE: .......................................................................................................................... 36 B) CONFIGURATION TERMINÉE: ............................................................................................................................... 36

LA CONFIGURATION DES SALARIÉS ............................................................................................................. 37

4.1 - INFORMATIONS (la fiche du salarié): ......................................................................................................................... 37

4.2 - LA CASE “À L’EMPLOI”: ............................................................................................................................................. 38

4.3 - FISCALITÉ FÉDÉRALE: ............................................................................................................................................... 39

4.4 - FISCALITÉ PROVINCIALE: ......................................................................................................................................... 40

4.5 - LES MÉTIERS (configuration des activités): ................................................................................................................ 41

A) DIFFÉRENCE ENTRE MÉTIER ET ACTIVITÉ: .......................................................................................................... 41 B) L’ONGLET MÉTIERS: ............................................................................................................................................. 42 C) ÉQUIPEMENT DE SÉCURITÉ (la loi): ...................................................................................................................... 42 D) LE STATUT (du salarié à la CCQ): ........................................................................................................................... 42 E) LES MÉTIERS CCQ: ................................................................................................................................................ 43 F) LE MÉTIER ORDINAIRE (secteur hors CCQ): ........................................................................................................... 44

4.6 - HISTORIQUE D’OUVERTURE (les payes antérieures du salarié): ................................................................................ 45

A) LA FAÇON DÉTAILLÉE (entrer les payes antérieures une par une): ........................................................................ 45 B) LA FAÇON SIMPLIFIÉE (entrer les cumulatifs seulement): ..................................................................................... 45

L’ICÔNE PAYE (configuration) ........................................................................................................................ 47

5.1 - MODIFIER LA TAILLE DE L’ÉCRAN PAYE: .................................................................................................................. 47

5.2 - LE MODE "CONSOLE WINDOWS" (navigation): ........................................................................................................ 48

5.3 - LE NUMÉRO DE DÉPART DE VOS CHÈQUES: ........................................................................................................... 48

5.4 - MÉTHODE À UTILISER POUR LA PRODUCTION DE VOS CHÈQUES: ........................................................................ 48

L’ICÔNE PAYE (touches pratiques et astuces) ................................................................................................. 49

6 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

6.1 - ENTRER ET SORTIR DES ÉCRANS ET SOUS-MENUS: ............................................................................................... 49

6.2 - CHANGER LA PÉRIODE OU SE DÉBLOQUER: ........................................................................................................... 49

6.3 - EFFACER UNE SEULE PAYE OUVERTE: ..................................................................................................................... 49

6.4 - EFFACER TOUTES LES PAYES OUVERTES: .............................................................................................................. 50

6.5 - CORRIGER UNE PAYE OUVERTE: .............................................................................................................................. 50

6.6 - CHANGER VOS DATES DE CHÈQUES: ...................................................................................................................... 50

6.7 - ENTRER LES HEURES: ............................................................................................................................................... 50

A) LA MÉTHODE DE BASE (entrer les heures pour chaque jour): ................................................................................ 51 B) LA MÉTHODE AVEC DES RACCOURCIS (les touches F3 à F10): ............................................................................. 51 C) LA MÉTHODE RAPIDE (la touche F2 pour un maximum de 50 heures): .................................................................. 51

L’ICÔNE PAYE (la création d'une paye) ........................................................................................................... 53

7.1 - CRÉATION: ................................................................................................................................................................. 54

A) CRÉER LA PAYE COMPLÈTE SALARIÉ PAR SALARIÉ: ........................................................................................... 54 B) CRÉER LA PAYE EN UN SEUL LOT ........................................................................................................................ 55

7.2 - CALCUL: .................................................................................................................................................................... 55

7.3 - VÉRIFICATION: .......................................................................................................................................................... 55

7.4 - APPROBATION DE CHÈQUES: .................................................................................................................................. 56

A) CHANGER LA DATE DE VOS CHÈQUES (ou talon de paye): .................................................................................. 56 B) INSCRIRE LES NUMÉROS DE CHÈQUE: ................................................................................................................ 56

7.5 - FERME SESSION: ....................................................................................................................................................... 56

7.6 - VOIR PAYE FERMÉE: ................................................................................................................................................. 57

7.7 - L’ACTE DE PAIEMENT: ............................................................................................................................................... 57

A) APPROUVER LES CHÈQUES (pour impression): .................................................................................................... 57 B) MODIFIER LA DATE OU LE NUMÉRO (sur un chèque): .......................................................................................... 57 C) AJOUTER UNE RÉFÉRENCE OU UN MESSAGE (sur un chèque): ............................................................................ 58 D) VISUALISER ET IMPRIMER LES PAYES: ................................................................................................................ 58 E) LE SOMMAIRE (selon les types de paiements): ...................................................................................................... 58 F) MODIFIER LES PARAMÈTRES DU CHÈQUE À IMPRIMER: ..................................................................................... 59

7.8 - RÉSUMÉ (d'une session de paye): ............................................................................................................................... 60

AJOUTER DES FÉRIÉS, REVENUS, DÉDUCTIONS .......................................................................................... 61

8.1 - LES FÉRIÉS (hors CCQ seulement): ............................................................................................................................ 61

8.2 - REVENU SUPPLÉMENTAIRE: .................................................................................................................................... 62

A) CRÉER LE REVENU: ............................................................................................................................................... 62 B) AJOUTER LE REVENU AU(X) SALARIÉ(S): ............................................................................................................. 62

8.3 - DÉDUCTION SUPPLÉMENTAIRE: .............................................................................................................................. 63

A) CRÉER LA DÉDUCTION: ........................................................................................................................................ 63 B) AJOUTER LA DÉDUCTION AU(X) SALARIÉ(S): ...................................................................................................... 63

8.4 - LE FONDS DES TRAVAILLEURS: ............................................................................................................................... 64

7 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

A) CRÉATION DE LA DÉDUCTION: ............................................................................................................................ 64 B) AJOUTER LA DÉDUCTION AU(X) SALARIÉ(S): ...................................................................................................... 64

8.5 - NOTES IMPORTANTES (revenus ou déductions): ...................................................................................................... 64

8.6 - PRIME (contremaître CCQ): ....................................................................................................................................... 65

8.7 - PRIME (hauteur, harnais, ou autre): ............................................................................................................................ 65

8.8 - SUPPRIMER UNE PRIME:........................................................................................................................................... 66

8.9 - BONUS: ..................................................................................................................................................................... 66

A) CRÉER LE BONUS: ................................................................................................................................................ 66 B) AJOUTER LE BONUS (au salarié): .......................................................................................................................... 66 C) CRÉATION D'UNE PAYE AVEC BONUS/BONI:....................................................................................................... 66

8.10 - CRÉER UNE PAYE NETTE: ....................................................................................................................................... 67

QUELQUES TRUCS PRATIQUES .................................................................................................................... 69

9.1 - EFFACER UNE PAYE FERMÉE: ................................................................................................................................... 69

A) MARQUER LA PAYE (avec SUPPRIME et o-u-i): ..................................................................................................... 69 B) REFAIRE LA PAYE: ................................................................................................................................................. 69 C) DÉTRUIRE LA PAYE (avec avec les touches CTRL-K et CTRL-D):............................................................................ 69

9.2 - RÉINTRODUIRE UNE PAYE MARQUÉE (avec INSÉRER et o-u-i): ............................................................................... 70

9.3 - APRÈS UN EFFACEMENT: ......................................................................................................................................... 70

9.4 - QUAND MODIFIER OU AJOUTER UNE NOUVELLE ACTIVITÉ?: ................................................................................ 70

9.5 - CORRIGER LE N.A.S. D'UN SALARIÉ (avec CTRL-N): ................................................................................................. 70

9.6 - L’ÉCRAN PJ01 (détails du coût horaire): ..................................................................................................................... 71

9.7 - L’ÉCRAN PJ02 (coût moyen): ..................................................................................................................................... 72

LES PAYES SPÉCIALES ................................................................................................................................. 73

10.1 - LES BANQUES D'HEURES CCQ (secteur Résidentiel léger et lourd seulement): ....................................................... 73

A) HEURES MISES EN RÉSERVE: ............................................................................................................................... 73 B) HEURES UTILISÉES: .............................................................................................................................................. 74 C) LIQUIDATION ANNUELLE DES HEURES: .............................................................................................................. 74

10.2 - LA PAYE BIHEBDOMADAIRE (à la quinzaine): .......................................................................................................... 74

10.3 - CORRIGER UNE PAYE FERMÉE: ............................................................................................................................... 75

A) SI LA PAYE EST DÉJÀ TRANSFÉRÉE: .................................................................................................................... 75 B) SI LA PAYE EST IMPRIMÉE: ................................................................................................................................... 76 C) VÉRIFIER LE RAPPORT R.A.S.: .............................................................................................................................. 76

LES ÉCRITURES & LES TRANSFERTS ........................................................................................................... 79

11.1 - LES INTÉGRATIONS: ................................................................................................................................................ 79

A) NOM RÉPERTOIRE TRANSFERT: .......................................................................................................................... 79 B) NOM FICHIER TRANSFERT: ................................................................................................................................... 79 C) LOGICIEL COMPTABILITÉ: .................................................................................................................................... 80 D) ASSEMBLAGE ÉCRITURE TRANSFERT: ................................................................................................................ 80 E) NOM GROUPE COMPTABLE: ................................................................................................................................ 82

8 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

F) APPARTENANCE SALARIÉ? : ................................................................................................................................. 83 G) POSTE ASSOCIÉ AU LOGICIEL COMPTABLE: ....................................................................................................... 83

11.2 - LE TRANSFERT: ....................................................................................................................................................... 84

A) MISE À JOUR DES ÉCRITURES: ............................................................................................................................. 84 B) ÉCRITURES INDIVIDUELLES: ................................................................................................................................ 84 C) ÉCRITURES ASSEMBLÉES PAR LOT: ..................................................................................................................... 85 D) CRÉATION DES FICHIERS DE TRANSFERT: .......................................................................................................... 85 E) SUIVI DE VOS FICHIERS DE TRANSFERT: .............................................................................................................. 86 F) ANNULATION FICHIER DE TRANSFERT: ............................................................................................................... 86

11.3 - RÉSUMÉ DU TRANSFERT (les étapes): ..................................................................................................................... 87

11.4 - LES IMPORTATIONS: ............................................................................................................................................... 87

A) IMPORTER LE FICHIER DANS SAGE (anciennement Simple Comptable): ............................................................. 87 B) VÉRIFICATION DES IMPORTATIONS DANS SAGE: ............................................................................................... 87 C) IMPORTATIONS DANS LES AUTRES LOGICIELS DE COMPTABILITÉ: ................................................................. 88

LES RAPPORTS ............................................................................................................................................ 89

12.1 - PAR DATE DE CHÈQUE ou PAR PÉRIODE (l'impact sur les rapports): ....................................................................... 89

12.2 - LE RAPPORT R.A.S. (Les Retenues à la Source): ....................................................................................................... 91

12.3 - LE RAPPORT CCQ: ................................................................................................................................................... 92

A) LA VÉRIFICATION DU RAPPORT (avec l'option détaillé (interne)): ........................................................................ 92 B) LA COMPARAISON DU RAPPORT (avec le Journal de l’employeur): ...................................................................... 93 C) L'IMPRESSION DU RAPPORT (version officielle): .................................................................................................. 93 D) LA TRANSMISSION DU RAPPORT: ....................................................................................................................... 93 E) LE SERVICE WEB CCQ (étapes pour obtenir vos numéros): .................................................................................... 94 F) LES ÉCRITURES D'AJUSTEMENT (dans votre comptabilité):................................................................................ 101

12.4 - LES INTRANTS (la portion de TPS/TVQ à réclamer): .............................................................................................. 105

LA RÉCLAMATION DE L'INTRANT (sur les équipements de sécurité): ...................................................................... 106

12.5 - LE RAPPORT RBQ (Régie du Bâtiment du Québec): ............................................................................................... 107

12.6 - LES COMITÉS PARITAIRES: ................................................................................................................................... 108

A) LE C.C.M.C. (Comité Conjoint des Matériaux de la Construction): ........................................................................ 108 B) Le C.P.E.E.P. MONTRÉAL (Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics): ...................................................... 110 C) LE C.P.E.E.P. QUÉBEC (Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics): ............................................................ 111

LES VACANCES HORS CONSTRUCTION ..................................................................................................... 113

13.1 - PAYE DE VACANCES vs PAYE DE DÉPART: ............................................................................................................ 113

13.2 - LE RAPPORT DE VACANCES:................................................................................................................................. 114

13.3 - LES VACANCES RETENUES vs DISPONIBLES: ........................................................................................................115

13.4 - AJUSTEMENT DU SOLDE DE VACANCES: ..............................................................................................................115

A) AJOUTER UN AJUSTEMENT: .............................................................................................................................. 116 B) SUPPRIMER UN AJUSTEMENT: .......................................................................................................................... 116

13.5 - CRÉATION D'UNE PAYE DE VACANCES (Secteur Hors Construction): ................................................................... 116

A) VÉRIFIER LE SOLDE DE VACANCES DISPONIBLES: ............................................................................................ 116

9 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) EFFECTUER LA PAYE DE VACANCES: ................................................................................................................. 116

13.6 - CRÉER UNE PAYE DE DÉPART (Avant le relevé d’emploi): ...................................................................................... 117

A) VÉRIFIER LE SOLDE DE VACANCES ACCUMULÉES: ............................................................................................ 117 B) EFFECTUER LA PAYE DE DÉPART (métiers hors CCQ seulement): ....................................................................... 117

LE RELEVÉ D’EMPLOI ................................................................................................................................. 119

14.1 - CRÉATION D'UN RELEVÉ D'EMPLOI: ..................................................................................................................... 119

A) SORTIR DES RAPPORTS POUR UNE VÉRIFICATION: .......................................................................................... 119 B) GÉNÉRER UN RELEVÉ D'EMPLOI: ....................................................................................................................... 120

14.2 - INSCRIRE LE NUMÉRO DE SÉRIE: .......................................................................................................................... 121

14.3 - L'OPTION: "L'ensemble des périodes admissibles": ................................................................................................ 122

LA CSST ...................................................................................................................................................... 123

15.1 - NOTIONS DE BASE: ............................................................................................................................................... 123

15.2 - BLESSURE / ACCIDENT: ......................................................................................................................................... 123

15.3 - INSCRIPTION DES NOUVEAUX TAUX: ................................................................................................................... 123

15.4 - RÉPARTITION HEBDOMADAIRE OU ANNUELLE: ................................................................................................. 124

15.5 - LES EXCÉDENTS DE CSST: .................................................................................................................................... 125

15.6 - LA DÉCLARATION ANNUELLE DES SALAIRES: ..................................................................................................... 126

15.7 - RAPPORT DE CSST: ............................................................................................................................................... 128

A) ÉTAPE 1: .............................................................................................................................................................. 128 B) ÉTAPE 2: .............................................................................................................................................................. 129 C) ÉTAPE 3: .............................................................................................................................................................. 132 D) ÉTAPE 4: ............................................................................................................................................................. 134

15.8 - DATES IMPORTANTES (de la CSST): ..................................................................................................................... 134

LES T4,R1 ET LES SOMMAIRES ...................................................................................................................135

16.1 - ARCHIVAGE DES PAYES FERMÉES (pour l'année terminée): ..................................................................................135

16.2 - QUOI IMPRIMER (avant de commencer): ................................................................................................................135

16.3 - LE NO DE PRÉPARATEUR AU PROVINCIAL (quand le demander): .......................................................................... 136

16.4 - POUR SORTIR LES RAPPORTS T4 - R1 & SOMMAIRES:......................................................................................... 136

A) PAR DATE DE CHÈQUE: ...................................................................................................................................... 136 B) PAR DATE DE PÉRIODE: ...................................................................................................................................... 136

16.5 - PRODUCTION DES T4-R1 & SOMMAIRES: ............................................................................................................. 137

A) EXPLICATION DES CHOIX: ................................................................................................................................... 137 B) LA PRODUCTION DES T4-R1: .............................................................................................................................. 138

16.6 - LES T4 (en format papier):...................................................................................................................................... 139

16.7 - LE SOMMAIRE T4 (en format papier): .................................................................................................................... 141

16.8 - LES T4 EN VERSION XML (par internet): ................................................................................................................ 142

16.9 - LE RELEVÉ1 (en format papier): ............................................................................................................................. 143

10 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.10 - LE RAPPORT CNT: ............................................................................................................................................... 144

16.11 - LE SOMMAIRE1 (en format papier): ...................................................................................................................... 145

16.12 - LE RELEVÉ1 EN VERSION XML (par internet): ...................................................................................................... 147

16.13 - RÉSUMÉ DES T4 – RELEVÉ1: ................................................................................................................................ 149

ÉTAPE 1: ARCHIVER LES DONNÉES DE L’ANNÉE TERMINÉE ................................................................................. 149 ÉTAPE 2: IMPRIMER LES RAPPORTS DE VÉRIFICATION ......................................................................................... 149 ÉTAPE 3: IMPRIMER LES T4 EN FORMAT PAPIER ................................................................................................... 149 ÉTAPE 4: IMPRIMER LE SOMMAIRE T4 EN FORMAT PAPIER .................................................................................. 150 ÉTAPE 5: IMPRIMER LES T4 EN FORMAT XML ........................................................................................................ 150 ÉTAPE 6: IMPRIMER LES R1 EN FORMAT PAPIER ................................................................................................... 150 ÉTAPE 7: LE RAPPORT CNT ..................................................................................................................................... 150 ÉTAPE 8: IMPRIMER VOTRE SOMMAIRE1 EN FORMAT PAPIER ............................................................................. 150 ÉTAPE 9: PRODUIRE VOS RELEVÉ 1 EN FORMAT XML ............................................................................................151

LES ICÔNES DANS LE LOGICIEL ..................................................................................................................153

17.1 - LE BLOC FICHIER: ....................................................................................................................................................153

A) L'ICÔNE DE LA PORTE: ........................................................................................................................................153 B) L’ICÔNE DE L'ASSISTANCE À DISTANCE (Teamviewer): ......................................................................................153 C) L'ICÔNE DU COFFRE DE SÛRETÉ (copie de sécurité): .......................................................................................... 154 D) L'ICÔNE DU CLASSEUR: ..................................................................................................................................... 155

17.2 - LE BLOC CONFIGURATION: ................................................................................................................................... 155

A) LISTE DES SALARIÉS ACTIFS: ............................................................................................................................. 155 B) LA LISTE DES SALARIÉS COMPLÈTE (N.A.S.): .................................................................................................... 156 C) LA LISTE DES PÉRIODES TRAVAILLÉES:............................................................................................................. 156

17.3 - LE BLOC DES RAPPORTS: ...................................................................................................................................... 156

A) JOURNAL DU SALARIÉ: ....................................................................................................................................... 157 B) JOURNAL DE L’EMPLOYEUR: .............................................................................................................................. 157

17.4 - LE BLOC INFORMATIONS: ..................................................................................................................................... 158

A) L’ICÔNE DES POURCENTAGES (taux pour les calculs des payes): ....................................................................... 158 B) L’ICÔNE DU CALENDRIER (le calendrier des périodes de paye): .......................................................................... 159

17.5 - LE BLOC SYSTÈME:................................................................................................................................................ 160

A) L’ICÔNE DE LA CLÉ (votre licence active): ........................................................................................................... 160 B) L’ICÔNE CONFIGURATION DU SYSTÈME: .......................................................................................................... 161

17.6 - LE BLOC AIDE: ....................................................................................................................................................... 166

A) L’ICÔNE DU LIVRE (notre manuel PDF): .............................................................................................................. 166 B) L’ICÔNE DU LOGO LLS (l’accès direct à notre site WEB): ..................................................................................... 167

LA BARRE DES MENUS DÉROULANTS ...................................................................................................... 169

18.1 - LE MENU FICHIER: ................................................................................................................................................. 169

A) ASSISTANT DE CONFIGURATION DE NOUVELLE ENTREPRISE: ........................................................................ 169 B) REPRENDRE L'ASSISTANT DE CONFIGURATION D'ENTREPRISE: ..................................................................... 169 C) SÉLECTIONNER UNE ENTREPRISE: .................................................................................................................... 169 D) IMPORTER UNE ENTREPRISE: ............................................................................................................................ 169 E) RETIRER UNE ENTREPRISE: ................................................................................................................................ 170

11 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

F) COPIE DE SÉCURITÉ ET RÉCUPÉRATION DES DONNÉES: .................................................................................. 170 G) CONTRÔLE À DISTANCE: ................................................................................................................................... 170 H) QUITTER: ............................................................................................................................................................ 170

18.2 - LE MENU CONFIGURATION: ................................................................................................................................. 170

A) VÉRIFICATION AUTOMATIQUE DES MISES À JOUR: .......................................................................................... 170 B) GESTION DES UTILISATEURS ET MOTS DE PASSE: ............................................................................................ 171 C) EMPLACEMENT DES DONNÉES: ........................................................................................................................ 172 D) AUTRES SOUS-MENUS: ...................................................................................................................................... 172

18.3 - LE MENU OUTILS: .................................................................................................................................................. 172

A) IMPRESSION DE FICHIERS DE COMMUNICATIONS: .......................................................................................... 172 B) LA GESTION DES MESSAGES: ............................................................................................................................ 172 C) EXPLORATEUR DE FICHIERS: .............................................................................................................................. 173

18.4 - LE MENU AIDE: ....................................................................................................................................................... 173

A) INTÉGRITÉ, VÉRIFICATION: ................................................................................................................................. 173 B) VÉRIFICATION DE MISE À JOUR: .......................................................................................................................... 173 C) ASSISTANCE D'URGENCE: ................................................................................................................................... 173 D) MANUEL UTILISATEUR: ...................................................................................................................................... 174 E) POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ: ..................................................................................................................... 174 F) ACCORD DE LICENCE DU LOGICIEL SIMPLE CONSTRUC: .................................................................................. 174 G) À PROPOS DE SIMPLE CONSTRUC: .................................................................................................................... 174

18.5 - LE MENU ACHATS COMPLÉMENTAIRES: .............................................................................................................. 175

A) RENOUVELLEMENT:............................................................................................................................................ 175 B) CHANGEMENT DE VERSION DE SIMPLE CONSTRUC: ......................................................................................... 175 C) MODULE DÉPÔT DIRECT: .................................................................................................................................... 175 D) SERVICE DE MISE À JOUR: ................................................................................................................................... 175 E) BLOC D'ASSISTANCE TECHNIQUE: .................................................................................................................... 176 F) CHÈQUES PERSONNALISÉS: .............................................................................................................................. 176

LE MODULE DÉPÔT DIRECT (module optionnel) ........................................................................................ 177

19.1 – INSCRIPTION DES NUMÉROS DE BANQUE: .......................................................................................................... 177

19.2 - CONFIGURER LES SALARIÉS: ................................................................................................................................ 179

19.3 - PRÉPARATION D'UN DÉPÔT TEST (à un salarié): .................................................................................................. 180

19.4 - ENVOI DU DÉPÔT TEST (à un salarié): ................................................................................................................... 181

19.5 - PROCÉDURE DU DÉPÔT DIRECT (chaque semaine): ............................................................................................. 182

A) FAIRE LA PAYE: ................................................................................................................................................... 182 B) APPROUVER LA PAYE: ........................................................................................................................................ 182 C) EFFECTUER LE DÉPÔT DIRECT: .......................................................................................................................... 183 D) LE TRANSFERT DU DÉPÔT DIRECT: ................................................................................................................... 183 E) L'ARCHIVAGE DU DÉPÔT DIRECT: ...................................................................................................................... 184

19.6 – LA CORRECTION D'UN DÉPÔT DIRECT: ............................................................................................................... 185

A) DÉPÔT GÉNÉRÉ ET TRANSMIS À LA BANQUE: .................................................................................................. 185 B) DÉPÔT GÉNÉRÉ, MAIS NON TRANSMIS À LA BANQUE: .................................................................................... 185 C) DÉPÔT NON GÉNÉRÉ: ........................................................................................................................................ 185

INFORMATIONS DIVERSES ....................................................................................................................... 187

12 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

20.1 - LE TRANSFERT D’ORDINATEUR: .......................................................................................................................... 187

A) ANCIEN ORDINATEUR (copie des données): ....................................................................................................... 187 B) NOUVEL ORDINATEUR (récupération des données): .......................................................................................... 188

20.2 - LES PROJETS (transfert dans Sage): ...................................................................................................................... 189

A) IMPRIMER L'ÉCRITURE: ...................................................................................................................................... 189 B) VÉRIFIER LES MONTANTS: ................................................................................................................................. 189 C) DANS SAGE (anciennement Simple Comptable): ................................................................................................ 189 D) COMPTES DE RÉPARTITION: .............................................................................................................................. 190 E) ÉCRITURE DES PROJETS: .................................................................................................................................... 190

20.3 - SI LE LOGICIEL EST BLOQUÉ (limite de salariés dépassée): ................................................................................... 191

20.4 - SI LE LOGICIEL EST BLOQUÉ (limite d'entreprise dépassée): ................................................................................ 192

20.5 - FERMER UNE ENTREPRISE (comment la rendre inactive): ..................................................................................... 192

Conclusion ....................................................................................................................................................................... 193

Garantie .......................................................................................................................................................................... 193

13 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

AVANT DE COMMENCER

1.1 - NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ:

Lors de l’achat de votre logiciel, vous avez accepté et donc signé notre politique de confidentialité.

Au moment de l’installation, vous avez coché la case, Je comprends et j’accepte de l’Accord de licence.

Nous avons inclus ces deux documents à quelques endroits pratiques pour vous permettre de les consulter:

- Sur notre site web dans l’accueil, sous la rubrique Téléchargements.

- DÉMARRER – Programmes – SIMPLE CONSTRUC 1.0, de votre ordinateur.

- Directement dans le logiciel, au menu déroulant AIDE.

1.2 - LIMITE DE RESPONSABILITÉ:

En tout temps, le client demeure responsable devant la loi pour l’exactitude de ses payes.

Les Logiciels Simples inc ne pourra en aucun cas être tenu responsable envers le client de tout dommage direct, indirect ou accessoire, incluant à titre non limitatif: perte de données, perte de profits, amendes, coûts d’assurances, de garanties ou autres, dérivés ou résultants d’une façon quelconque de l’utilisation du logiciel ou de la documentation qui l’accompagne, quelles qu’en soient la cause et la théorie de la responsabilité. La responsabilité de Les Logiciels Simples inc n’excédera en aucun cas le montant total du prix d’achat d’acquisition de la licence par le client pour l’utilisation du logiciel. Le client bénéficie d’une garantie de satisfaction de 30 jours ou argent remis, à partir de la date d’achat du logiciel.

1.3 - NOTRE PHILOSOPHIE DE PAYE:

PHILOSOPHIE DE LA CRÉATION DE LA PAYE:

Le logiciel crée la paye à partir de chaque activité du salarié (voir chapitre 4 CONFIGURATION DES SALARIÉS). Un salarié peut avoir plusieurs activités, telles que: Charpentier, secteur commercial; Charpentier, secteur résiden-tiel et/ou Charpentier, SHC (secteur hors convention). On parle ici de 3 éléments qui composent cette paye (3 activités). Votre salarié pourrait avoir tout cela, et ce, sur une même paye.

EXPLICATIONS D'UNE SÉANCE DE PAYE:

Le logiciel peut créer vos payes un salarié à la fois, ou plusieurs à la fois, selon votre convenance. Nous appelons cette méthode: une séance de paye. Chaque séance de paye qui débute est affectée à une seule période de paye (exemple: période21). Dès qu’une séance de paye débute, elle demeure la même durant toute cette séance.

NOTE: Pour passer à une autre période, vous devrez effacer la séance en cours avec (F12) ou

la compléter et terminer. Quand une séance est fermée, vous pouvez refaire une nouvelle séance avec la même période ou recommencer une nouvelle séance avec une période différente.

CONCEPTION DE LA PAYE:

La conception d’une paye consiste à affecter, pour chaque type d’activité d’un salarié, des heures ou des montants. Donc on peut faire une paye avec plusieurs taux de salaire, en même temps, sur une seule paye.

14 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

SYSTÈME À MULTIPLES SÉANCES:

Votre système est multi session c.-à-d. qu’il permet la création des payes sur différentes séances (une à la fois).

Il est fréquent que les salariés d’une entreprise travaillent sur plusieurs chantiers et les contremaîtres ne remettent pas les cartes de temps au bon moment. Donc, sur 10 salariés, on pourrait faire 6 payes pour la période 21 puis 4 autres plus tard, pour la même semaine 21.

CHOIX DE PÉRIODE:

Notre logiciel traite les payes, par défaut, selon la date d’émission des chèques. Vous pouvez aussi changer pour la méthode par date de période.

1.4 - LA COMMISSION DE LA CONSTRUCTION DU QUÉBEC (CCQ):

Tout vérificateur de la CCQ pourrait vous exiger un ou plusieurs des éléments suivants. Nous vous suggérons alors forte-ment de vous monter un dossier (papier ou informatique) pour chacun de vos salariés, tels que:

- Curriculum Vitae (avec date de naissance) - Photocopie de la carte de métier (ou occupation) - Photocopie de la carte de syndicat (avec le no. du LOCAL de ce syndicat) - Photocopie de la carte d’assurance sociale - Photocopie de la carte de RAMQ (Régie de l’Assurance Maladie du Québec) - Photocopie du permis de conduire - Et tout autre document pertinent si nécessaire…

Les cartes de métier, occupation, syndicat et numéro d’assurance sociale doivent être présentées (obligatoire) par le salarié avant que le salarié n’accède à un chantier de construction régie par la CCQ. Tout salarié qui se présente au travail sans ses cartes devrait être retourné chez lui avec l’obligation de revenir avec celles-ci. Depuis le 9 septembre 2013, il y a possibilité de poursuites judiciaires et/ou d’amendes, autant pour l’employeur que pour le salarié. Aucun salarié ne peut se présenter sur un chantier sans ses cartes de compétence. Prière d’aller consulter le site de la CCQ et de vous tenir bien informé des changements en cours, c’est à votre avantage.

Le salarié peut refuser de vous fournir sa carte de la RAMQ, mais vous pouvez insister en mentionnant au salarié que ladite photocopie de sa carte sera seulement placée à son dossier et n’aura d’utilité que s’il a un accident. Parfois, une infor-mation peut sauver une vie. Cependant, vous devez prendre l’engagement envers le salarié que cette information sera di-vulguée qu’à une personne ayant la compétence appropriée (ex.: policier, médecin ou ambulancier).

Le permis de conduire est obligatoire si le salarié a le mandat de conduire un véhicule de l’entreprise. Votre compa-gnie d’assurance devrait vous obliger à avoir une copie des permis de conduire. Si cette demande ne vous a pas encore été faite, il est très probable que vous en receviez prochainement la directive. De plus, vous avez l’obligation de vérifier régu-lièrement la validité du permis de conduire de votre salarié.

NOTE: Pour vérifier la validité d’un permis de conduire: Allez sur le site de la SAAQ: www.saaq.qc.ca ou composer le 1-900-565-1212. Des frais peuvent vous être facturés et certaines restrictions s’appliquent (cellulaire ou nO. de téléphone commercial). Si vous avez des questions, vous pouvez aussi appeler au 1-800-361-7620.

15 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

1.5 - LE CUMUL DES HEURES CCQ (changement de période d’apprentissage):

L’apprenti a la responsabilité de comptabiliser ses heures travaillées.

Les heures travaillées indiquées dans son carnet d’apprentissage sont celles enregistrées à la Commission de la construction du Québec (CCQ) par le biais du rapport mensuel d’employeur de la construction. Afin de l’aider à vérifier si les heures enre-gistrées à la CCQ correspondent à ses heures travaillées, un avis est posté dès qu’un minimum de 1 600 heures a été enregis-tré à son nom, dans son métier d’apprentissage.

L’apprenti a aussi la responsabilité d’aviser son employeur d’un changement de période d’apprentissage dès qu’il a effectué 2,000 heures d’apprentissage. L’employeur peut alors en faire la vérification en consultant l’avis de la CCQ et les heures travaillées depuis la date de cet avis (Texte intégral, référence, ccq.org: 11 juin 2014).

1.6 - MATÉRIEL REQUIS POUR UTILISER CE LOGICIEL:

- Tout ordinateur compatible avec l’environnement WINDOWS. - Un minimum de 500Mo (Méga-octets) d’espace libre sur le disque dur (1Go. Recommandé). - Un minimum de 4Go (Giga-octets) de mémoire vive (8Go et plus est recommandé). - Toute imprimante et tout écran compatible avec votre ordinateur.

- Systèmes d’exploitation: Windows7, Windows8.1, Windows10.

- Un DISQUE DUR EXTERNE fortement recommandé (ou clé USB) pour 2ème copie de sauvegarde.

NOTE: Pour vous économiser du temps, assurez-vous de rassembler toutes les informations suivantes, car elles serviront à remplir les modules de votre logiciel; ce dernier rempliera ensuite tous vos rapports et documents pertinents.

16 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

1.7 - INFORMATIONS SUR CHAQUE SALARIÉ:

Nom, prénom, adresse complète et courriel, pour envoi de talon de paye (optionnel).

Numéro de téléphone avec l’indicatif.

Date de naissance et numéro d’assurance sociale (N.A.S).

Choix d’exemptions d’impôt provincial & fédéral: de base ou personnalisé.

Code de métier de la construction (c.-à-d. 160 - charpentier-menuisier).

Travail hors construction: (c.-à-d. à salaire ordinaire - en rénovation - en atelier).

Code de CSST à affecter (c.-à-d. 80110 – 80130: charpentier-menuisier).

Chaque type de chantier où il travaillera (Résidentiel - Commercial…).

Si code de statut spécial (c.-à-d. E-Représentant désigné ou F-Administrateur salarié) avec le pourcentage des actions.

Facultatif: déductions supplémentaires d’impôt provincial et/ou fédéral (c.-à-d. 10$, 15$ ou plus…).

Compétence de métier (c.-à-d. Compagnon – Apprenti 1 – 2 – 3 – 4 – 5).

Prime horaire ou en % selon sa convention collective.

Prime d’équipement supplémentaire selon sa convention (pour harnais par exemple).

Région de travail (08: grand Montréal par exemple).

Syndicat (ne pas oublier le numéro du local s'il y a lieu).

Facultatif: code spécial, exemple: TECH. (Voir sur rapport CCQ, ou vérifier à la CCQ).

Déductions ou revenus supplémentaires (Exemple: pension alimentaire ou déplacement).

Paye par Dépôt Direct ou par chèque.

Primes selon sa convention collective à la CCQ (Prime de nuit par exemple).

Statut d’autochtone ou non.

Imposé au Québec et/ou en Ontario (selon l’endroit où l’entreprise est basée).

1.8 - INFORMATIONS SUR L'ENTREPRISE QUI AURA DES PAYES:

Nom exact (selon le Registre des Entreprises du Québec).

Pour une compagnie à numéro, un nom usuel est demandé (ex.: Entreprise ABC).

Adresse, numéro de téléphone, de télécopieur et adresse courriel.

Nom de la personne-ressource (celle qui travaillera avec le logiciel) et son no.de téléphone.

Les métiers CCQ utilisés.

Les différents syndicats utilisés & leurs locaux, si applicable.

Numéro d’identification fédéral à 9 chiffres (exemple: 123456789RP0001).

Numéro de CCQ à 6 chiffres, sur rapport CCQ (exemple: 123456).

Numéro de RBQ à 10 chiffres, normalement sur vos véhicules (exemple: 1234567890).

Numéro de NEQ à 10 chiffres, numéro d’entreprise du Québec (exemple: 1234567890).

Numéro d’identification provincial à 10 chiffres (exemple: 12345467890RS0001).

CSST: numéro de dossier d’expérience à 8 chiffres (12345678) de chaque unité.

CSST: Le taux utilisé pour le calcul du versement périodique.

CSST: Les unités et leur taux respectif de prime.

Ontario: numéro de dossier WSIB avec unité/taux de prime.

Ontario: facultatif, numéro de dossier ISE.

Prévoyez-vous utiliser le dépôt direct pour les payes des salariés?

PATRON: % d’action respective dans l’entreprise (si incorporée)

PATRON: Ne devrait pas payer de cotisation à un syndicat. En paye-t-il quand même?

PATRON: Est-il assujetti ou non à l’assurance-emploi (si +de 40% d’action= non assujetti)?

PATRON: Possède t-il une assurance privée ou cotise-t-il à la CSST pour assurance personnelle?

17 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

1.9 - L'ICÔNE PAYE (en "mode console Windows"): Nous sommes en version 100% WINDOWS du logiciel: - L’ensemble du logiciel Simple Construc est présenté sous 1 seul écran Windows (fond blanc) - Le module PAYE, quant à lui, restera encore un peu de temps en MODE CONSOLE Windows pour nous permettre de terminer la programmation de ce module (c’est la version “VINTAGE” du logiciel). Dans un futur rapproché, tous les écrans seront sous le visuel Windows.

1.10 - DOCUMENT DE CLÉ ET MOT DE PASSE: La SECTION 1, Identifie l’entreprise qui a acheté les droits d’utilisation du logiciel: la licence lui appartient. NOTE: cette licence est mono poste, c.-à-d. 1 seule licence installée sur 1 seul ordinateur, sauf si elle est installée sur

un réseau (c’est la RESPONSABILITÉ du client de contrôler le montage initial de son réseau). La SECTION 2,

Vous donne votre mot de passe nécessaire à l’accès de la zone client de notre site web.

La SECTION 3, Vous indique la méthode que vous avez choisie pour recevoir vos mises à jour.

1.11 - LE DOCUMENT "Quoi de neuf?":

C’est un document qui s’ouvrira à la fin de chacune de vos mises à jour MAJEURES (obligatoires). Il explique les changements qui y sont inclus. Il supporte et complète le manuel en temps réel.

Le "QUOI DE NEUF?" contient généralement 3 types d’informations:

1) Des changements concernant le renouvellement ou les taux:

-Salariaux - Les avantages imposables -RRQ, FSSQ et autres… - Des syndicats

2) Des changements des structures :

-Structures comptables - En référence à la Convention collective -Formulaires gouvernementaux - En références aux Lois & règlements -Métiers CCQ – fusions ou autres. - De niveau interne (conception –programmation) et autres…

3) Des informations externes pertinentes à soumettre à votre attention:

Exemple: Les nouvelles procédures sur le formulaire de début et de fin d’embauche.

Il est extrêmement important, alors ne le négligez pas. Vous pouvez aussi aller le consulter et/ou l’imprimer en allant à:

DÉMARRER – TOUS LES PROGRAMMES – SIMPLE CONSTRUC – Quoi de neuf? Il est aussi présent (archivé) dans la zone client de notre site web (lls.qc.ca).

18 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

1.12 - LES MISES À JOUR (M A J):

En haut du logiciel on peut voir une date de version, suivie ou non d’une lettre.

La MAJ majeure Est cruciale et implique toujours un changement important pour tous les utilisateurs. Elle est donc essentielle pour produire des payes et des rapports sans aucune erreur. Est représentée par une nouvelle date et on y joint toujours un document " QUOI DE NEUF?".

Exemple: 2016 01 10 D - 2016 01 10 E - 2016 06 29 - 2016 06 29 A - 2016 06 29 B La MAJ mineure N’est pas cruciale au bon fonctionnement du logiciel et n’affecte pas la paye.

Elle est représentée par un changement de lettre seulement et on ne produit pas de document " QUOI DE NEUF?".

Exemple: 2016 01 10 D - 2016 01 10 E - 2016 06 29 - 2016 06 29 A - 2016 06 29 B Dans le 1er exemple, lors d'une MAJ majeure, lorsque vous ouvrez Simple Construc et que votre version actuelle est le 10 janvier 2016 C, on vous demandera alors de faire maintenant la MAJ 29 juin 2016; il est alors évident que vous avez manqué quelques mises à jour mineures (2016 01 10 D, E…).

La nouvelle MAJ majeure contient toutes les MAJ précédentes et vous aurez droit à votre "QUOI DE NEUF?".

19 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

INSTALLATION DU LOGICIEL

2.1 - INSTALLATION MONO POSTE:

Par défaut, notre logiciel s’installe sur un seul poste ou ordinateur: il est mono poste.

L’installation du logiciel a créé une icône sur votre bureau qui se nomme Simple Construc. Double-cliquez dessus pour démarrer votre logiciel.

En ouvrant votre logiciel pour la 1re fois, vous devrez choisir de rester par défaut sur un seul ordinateur ou de vous installer en réseau. Si vous installez le logiciel seulement sur cet ordinateur, sélectionnez "Sur un seul ordinateur". Si vous installez le logiciel sur plusieurs ordinateurs reliés à la même base de don-nées, sélectionnez "En réseau".

Si vous choisissez, Sur un seul ordinateur:

- Vous passerez directement à la prochaine étape de la configuration de votre logiciel.

Si vous choisissez, En réseau:

- Vous devrez entrer le chemin du répertoire sur lequel vous désirez que les données soient placées (sur le serveur). Soyez assuré de bien connaître les rouages d’une telle installation avant de choisir. Sinon, demandez l’aide d’un technicien ou appelez-nous et nous vous guiderons dans le processus.

Exemple: P:\Programmes\, vous passerez ensuite à la prochaine étape.

2.2 - INSTALLATION EN RÉSEAU:

Certains clients désirent avoir accès au logiciel, mais sur plusieurs ordinateurs différents, donc à partir de plusieurs postes. Ce genre d’installation s’appelle une installation en réseau.

Dans un réseau, il y a toujours un serveur, mais il y a deux façons principales de le configurer:

- Soit sur une unité physique extérieure aux ordinateurs des utilisateurs. - Soit qu’un des ordinateurs serve de serveur et les autres ordinateurs se connectent à lui.

Quand vous installez notre logiciel en réseau dans votre entreprise, vos données s’installent sur votre serveur et le logiciel s’installe par défaut sur le disque local c:\ de chaque poste (ordinateur).

Le logiciel devient multi-utilisateur, car chaque poste peut ouvrir son logiciel et entrer dans une entreprise qui se trouve sur le serveur. Pour prévenir toute confusion, quand vous ouvrez une entreprise, le logiciel verrouille l’accès à cette entre-prise aux autres utilisateurs, tant que vous y travaillez. Quand vous fermez l’entreprise, elle redevient libre pour tous.

L’image suivante vous donne un schéma de la structure de nos installations en réseau : NOTE: Le poste “N." indique que vous pourriez ajouter d’autres postes.

20 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

2.3 - ACTIVATION DE VOTRE CLÉ (section 1 de votre document de clé): À l’écran de bienvenue, appuyez sur OK pour passer directement à l’écran Enregistrement de produit. Nous avons besoin ici de votre document de clé. C’est le document sur lequel les informations du propriétaire de la licence sont inscrites. On y retrouve spécifiquement votre numéro de clé d’enregistrement de produit. À l’écran Enregistrement du produit, remplissez les cases avec la section 1 de votre document de clé. NOTE: Remplissez vos informations exactement comme sur le document de clé:

les mêmes mots, espaces, points, etc., sinon votre clé ne se valideront pas. Quand vous avez tout rempli, cliquez sur Valider. Si vous voyez cette phrase: VOTRE CLÉ A ÉTÉ VALIDÉE AVEC SUCCÈS, appuyez sur OK 2 fois. Si vous voyez le message: VOTRE CLÉ EST INVALIDE, alors appuyez sur OK et identifiez l’erreur selon les points suivants:

1- La date de votre ordinateur doit être celle du jour courant (coin droit en bas de l'écran). 2- Un code de contrôle différent (feuille-VS-écran) indique souvent une erreur de frappe dans les informations. 3- Un code de contrôle identique (feuille-VS-écran) indique une erreur dans la clé

(en entrant la clé de produit, vous avez peut-être confondu un i majuscule avec un L minuscule ou un 1).

Faites la correction et appuyez à nouveau sur Valider. Si l'erreur persiste, appelez-nous.

En quittant l'enregistrement du produit, vous voyez maintenant l’écran de base de votre logiciel.

Remarquez maintenant:

-La date de la version en haut.

-La mention Entreprise active: Aucune compagnie n’est présente (en bas à gauche).

L'étape suivante sera la création d’une entreprise qui va effectuer des payes.

21 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LA CONFIGURATION D’UNE ENTREPRISE DE PAYE Ce chapitre vous démontre comment configurer une nouvelle entreprise de paye (qu’il ne faut pas confondre avec le propriétaire de la licence). Il vous sera utile également pour ajouter ou modifier une entreprise existante.

Cette nouvelle entreprise est celle pour qui le propriétaire de la licence fait des payes.

Exemple: Construction A.B.C. a acheté le logiciel. Elle est la propriétaire de sa licence. Comme elle utilise le logiciel pour faire ses propres payes, elle devient alors une entreprise de paye.

Comptable X.Y.Z. a acheté le logiciel. Il est propriétaire de sa licence et il fait les payes pour Construction A.B.C. dans son logiciel, qui devient alors sa CLIENTE (une entreprise de paye, sous sa licence). Mais s’il fait aussi ses propres payes avec le logiciel, il devient alors une entreprise de paye à son tour.

Chez LES LOGICIELS SIMPLES inc., notre spécialité est la paye dans le domaine de la construction, mais nous produisons aussi la paye dite ordinaire qui n’est pas assujettie à la Commission de la Construction du Québec.

Cela veut également dire que sur une même paye, vous pouvez à la fois verser des heures CCQ et hors CCQ à des salariés.

3.1 - LA CONFIGURATION:

Cliquez sur l'onglet Fichier (en haut à gauche de l’écran),

puis sur Assistant de configuration de nouvelle entreprise.

La création d’une nouvelle entreprise peut totaliser jusqu'à 9 étapes. Vos choix à l’étape1 détermineront le nombre d’étapes que vous aurez à franchir selon vos secteurs d’activité, tels que: CCQ – CCMC – CPEEP – RESTAURATION…

Vous pouvez à tout moment enregistrer et y revenir ultérieurement pour continuer la création d’une entreprise. Remplissez les cases de chaque étape et passez à la suivante en cliquant sur la case SUIVANT au bas de l’écran.

Dans les pages suivantes, nous expliquerons chacune des 9 étapes. Celles qui ne vous concernent pas ne devraient pas apparaitre à l’écran, aussi passez à l'étape suivante dans ce manuel.

22 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 1 de 9 - INFORMATIONS SUR L’ENTREPRISE:

Prenez bien soin de remplir chaque case correctement, car ces informations ont des impacts sur tous les rapports officiels à faire parvenir aux autorités respectives concernant vos déclarations et autres.

Nom abrégé: "votre cie", par défaut, sert à iden-tifier, pour cette entreprise, le nom du répertoire sur votre ordinateur.

Nous nous servons de ce nom pour identifier plusieurs dossiers reliés à cette entreprise dans le logiciel.

Si vous ne gérez qu’une seule entreprise, laissez le nom par défaut "votre cie".

NOTE: Pour les versions 2 ENTREPRISES et plus, chaque entreprise doit avoir un Nom abrégé différent, assurez-vous de le modifier à chaque création. Utilisez seulement des lettres et des chiffres: les accents, espaces ou symboles sont à proscrire.

Exemple: Pour l'entreprise Construction ABC inc., vous pourriez écrire ABC seulement

La case à cocher (sous Nom abrégé) ne sert que si le propriétaire de la licence est aussi l’entreprise de payes. Cochez-la si vous répondez à tous ces critères:

- Vous n’avez qu’une seule entreprise, - Vous êtes le propriétaire de la licence.

- Vous faites vos payes dans notre logiciel.

Nom de l’entreprise: - Pour une entreprise à numéro 1234-5678 Québec inc., inscrivez-le ici. - Puis, pour le Nom usuel Entreprise ABC inc., inscrivez-le en dessous.

Code postal: Assurez-vous de bien l’inscrire en MAJUSCULE et d’insérer un espace au milieu.

Personne-ressource: C’est la personne avec qui nous allons parler du logiciel, des payes, etc. Il se peut que ce soit le propriétaire, s’il fait ses payes lui-même, sinon n'indiquez pas

son nom ici, inscrivez-le à Personne contact 2.

Lieux de travail: Indiquez si l’entreprise travaille au Québec et/ou en Ontario.

Les choix suivants que vous effectuerez vous donneront accès à des fenêtres supplémentaires.

Secteurs spécifiques: Cochez tous les secteurs qui s'appliquent à votre entreprise:

- CCQ: Les chantiers régis par la Commission de la construction du Québec.

- Construction ON: L’entreprise va travailler en Ontario pour plus de 15 heures consécutives.

- CCMC: Elle fait partie du Centre canadien des matériaux de construction (métallurgie).

- CPEEP: Comité paritaire de l’entretien des édifices publics.

- Pourboire: L’entreprise œuvre dans le domaine des pourboires.

Ces choix se retrouveront au besoin dans les étapes suivantes de la création.

Cliquez sur SUIVANT et continuez...

23 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 2 de 9 - AJUSTER VOS DATES (pour la cohérence de vos rapports):

Nous avons 5 points à vérifier, selon votre type d’entreprise

1) MOIS TERMINANT L'ANNÉE DE RÉFÉRENCE (pour les vacances ORDINAIRES): Ce choix a trait aux vacances ordinaires (hors CCQ) dues à un salarié, pour des heures travaillées à l’extérieur des chantiers régis par la Commission de la Construction du Québec.

Exemple: Rénovation, administration, restauration, etc.

Définitions:

Les vacances ordinaires (hors CCQ): elles sont régies par la Commission des normes du travail

et fonctionnent selon une année de référence établie (par elle) soit: du 1er mai d’une année au 30 avril de l’année suivante.

Année de référence: Période durant laquelle les vacances accumulées seront retenues.

Elles seront disponibles (pour la paye de vacances), dès que la date de clôture des vacances sera atteinte.

Donc, par défaut la sélection est sur avril, car l’année de référence se termine le 30 avril.

Certains employeurs décident de changer la date de clôture des vacances pour accommoder leurs salariés. De notre côté, nous accommodons nos clients. Le logiciel permet donc de modifier les dates, mais vous êtes responsable de vos choix.

Pour plus d’informations sur les normes du travail et les vacances, reportez-vous au site web de la CNT:

http://www.cnt.gouv.qc.ca/

24 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

2) MOIS TERMINANT L'EXERCICE COMPTABLE:

Cette date sert principalement à sortir le sommaire des vacances non payées à la fin de votre année fiscale, ainsi que le rapport trimestriel pour la RBQ et vos intrants de TPS et TVQ. Lorsque vous sélectionnerez l’icône des vacances, vous pourrez sortir des sommaires convenant à vos besoins.

Par défaut, la sélection est sur Décembre. Votre choix à cet endroit indique au logiciel la date de la fin de votre année fiscale, pour l’exactitude de ce rapport de vacances.

Vous aimerez savoir précisément quelle somme de vacances retenues vous avez accumulée à la clôture de votre année fiscale.

3) ANNÉE DE TRANSITION DU CUMUL SUR LE TALON:

Il y a 2 modes de production des rapports avec notre logiciel:

Par période: - inclut les périodes 1 à 52 de l’année courante.

Par date de chèques: - inclut de la période 52 de l’année précédente à la 51 de l’année courante (soient tous les chèques de payes émis dans l’année courante).

NOTE: -C'est le choix par défaut de notre logiciel. -Pour les T4-R1, il y a en plus un mode Par transition.

Si vous désirez que le CUMULATIF de votre salarié reflète votre choix de transition, sélectionnez l'année en cours

Le choix d'effectuer le changement Par période à celui Par date de chèques en cours d'année devient une transition. Cela veut dire que le salarié pourra comparer les cumuls sur son talon de paye avec son T4 en fin d’année.

Exemple: En 2013, la période 52 du 23 au 27 décembre 2013 a été payée le 1er janvier 2014:

- Selon notre méthode Par date de chèques, elle appartient aux T4 de 2014, car elle est émise en 2014 - Selon la méthode Par période, elle appartiendrait à 2013, car cette période se termine en 2013. Ce choix Par transition inclut la période 1 du choix Par période à la période 51 du choix Par date de chèques.

Si vous avez utilisé un autre logiciel avant le nôtre, et que votre dernière paye 52 faisait partie de vos T4 de la dernière année, votre choix antérieur était Par période.

Pour plus d'informations, consultez l'item 5) ici-bas.

4) DERNIER JOUR DE LA PÉRIODE BIHEBDOMADAIRE (si applicable):

Ce choix est optionnel et applicable seulement pour les salariés payés à la quinzaine (aux deux semaines). On doit alors choisir si la période actuelle de paye se termine

samedi de cette semaine ou samedi de la semaine prochaine.

25 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Dès qu’un salarié de l’entreprise travaille dans le secteur de la CCQ, on parle obligatoirement de paye hebdomadaire

(seulement de paye à la semaine). Si c’est le cas de votre entreprise, n'effectuez pas ce choix (4), car tous vos salariés

doivent avoir une paye à la semaine, incluant l'administration et les salariés hors CCQ. NOTE: La loi R-20 de la CCQ demande que les chèques de paye soient émis au plus tard le jeudi suivant la période de

travail (ou le mercredi s'il y'a un férié). Veuillez vous référer à cette loi ou contactez la CCQ pour vérifier ce point.

5) PAR DATE DE CHÈQUE OU PAR PÉRIODE (impact sur les payes et les rapports):

Il faut en premier lieu bien comprendre le principe, car il est à la base même du logiciel. Votre choix par défaut est modifiable en tout temps pour un autre choix. Ceci vous assure une plus grande flexibilité, mais aura un impact direct sur l'exactitude de vos T4-R1 en fin d'année.

Différents documents seront touchés par votre choix, tels les cumulatifs sur les talons de chèque, les R.A.S., le Journal de paye, le rapport CSST, les T4-R1.

Le gouvernement nous demande, comme concepteur, d'adopter sa méthode selon la date d'émission des chèques de paye dans notre logiciel. Depuis le mois d’octobre 2011, nous produisons par défaut tous les rapports selon leur demande (par exemple, les R.A.S. sortent Par date de chèque). La loi R-20 de la CCQ exige de son côté que les chèques de paye soient émis le mercredi suivant la période de travail et le rapport de CCQ est toujours Par période. Un rapport Par période prend en compte les dates du mois désiré et inclut chaque semaine pleine se terminant un samedi.

Exemple: Les R.A.S. mensuels payables en février, sont du 1er au 31 janvier.

Ce mois comporte 4 périodes pleines:

Du dimanche 29 décembre au samedi 4 janvier soit la période: 1 Du dimanche 5 janvier au samedi 11 janvier soit la période: 2 Du dimanche 12 janvier au samedi 18 janvier soit la période: 3 Du dimanche 19 janvier au samedi 25 janvier soit la période: 4 Voici un rapport de R.A.S. Par période, avec le détail des périodes 1 à 4 correspondant à ce choix.

Vous constatez alors que seulement les périodes 1 à 4 sont présentes, car elles sont des semaines pleines qui finissent le samedi.

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Un rapport Par date de chèques prend en compte les dates du mois, et inclut tous les chèques émis dans ce mois. Dans ce même mois, vous avez fait des chèques chaque mercredi (Loi R-20, Fériés), soit:

la période: 52 Le 1er janvier (pour la période précédente du 22 au 28 décembre) la période: 1 Le 8 janvier (pour la période précédente du 29 déc. au 4 janvier) la période: 2 Le 15 janvier (pour la période précédente du 5 au 11 janvier) la période: 3 Le 22 janvier (pour la période précédente du 12 au 18 janvier) la période: 4 Le 29 janvier (pour la période précédente du 19 au 25 janvier) Voici un rapport de R.A.S. Par date de chèques avec le détail des périodes 52 à 04 correspondant à ce choix.

Votre rapport comporte maintenant 5 périodes puisque des chèques ont été émis chaque mercredi dans ce mois.

L'un ou l'autre de ces choix affectera aussi les autres rapports mensuels. Tant que le gouvernement n’exigera pas l’un ou l’autre des types de rapport (R.A.S.), c’est à vous que revient le choix du type de rapport que vous voulez générer.

Si vous choisissez la méthode Par période au début de votre logiciel, n’oubliez pas que vous devrez faire une transition pour vous adapter au gouvernement (à ce moment ou à un autre), et donc revenir sur ce choix.

Vérifiez si vos derniers T4-R1 incluent la période52, alors choisissez: Par période. Si elle n'est pas incluse, la période52 est dans l’année courante, alors choisissez: Par date de chèques. Si vous étiez Par période et que vous désirez faire la transition à la méthode Par date de chèques, n'oubliez pas de changer l'année courante de transition (voir l'item 3 ici haut).

RÉCAPITULONS:

Par date de chèques: T4 incluant période 52 à 51 Par période: T4 incluant période 1 à 52 Par transition: T4 incluant période 1 à 51

Le rapport CCQ est toujours Par période, il n’est donc pas assujetti aux dates de versements de chèques.

Avec votre choix Par date de chèques, lorsque vous désirez un JOURNAL DE PAYE il est quand même possible de sortir un rapport Par période en cochant la case correspondante. En quittant le journal, vous reviendrez toujours à votre choix par défaut: Par date de chèques. Cliquez sur SUIVANT et continuez…

27 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 3 de 9 - NUMÉROS DE DOSSIERS AU FÉDÉRAL (Canada):

Si vous n’avez pas encore reçu votre numéro: n’écrivez rien, car vous bloqueriez votre enregistrement.

(vous devrez venir l’inscrire plus tard dans l'icône CONFIGURATION D'ENTREPRISE du logiciel). Cliquez sur SUIVANT et continuez… NOTE: Chaque entreprise doit recevoir un numéro d’identification, puisque chacun est relié à un taux d’imposition différent, dans chaque province où elle est établie. Le 1er taux que l’on vous attribue est le 1er que vous

avez demandé. Vous devrez demander un numéro différent si vous vous implantez dans une autre province.

Un deuxième numéro d’enregistrement au Québec est parfois donné aux entreprises (lorsqu'un taux préférentiel s'applique à des gestionnaires ou si l’entreprise fournit de l’assurance salaire à ses salariés).

Si vous avez vos numéros, poursuivez…

# employeur (NE) 1: Premier numéro d’employeur à 9 chiffres, fourni par Revenu Canada.

Exemple: 123456789RP0001

Taux Ass. Emploi. #1: Par défaut, le système indique un multiplicateur de 1.4 (l'employeur doit verser 1.4 fois le mon-tant que le salarié a versé). Ne modifiez pas ce taux, sauf si vous en recevez plus d'un (le gouver-nement fédéral vous les a attribués, car votre entreprise offre une assurance collective).

NOTE: Ne pas confondre le taux de l'employeur avec le taux du salarié

(exemple pour 2014: 0,0153 %)

Descriptif: Il sert à inscrire une note pour différencier clairement chaque dossier NE, si l’entreprise en a plus d’un. Exemple: 1-de base, 2- gestionnaires, etc.

Cliquez sur SUIVANT et continuez…

28 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 4 de 9 - NUMÉROS DE DOSSIERS AU PROVINCIAL (Québec):

Si vous n’avez pas encore reçu votre numéro: n’écrivez rien, car vous bloqueriez votre enregistrement.

(vous devrez venir l’inscrire plus tard dans l'icône CONFIGURATION D'ENTREPRISE du logiciel). Cliquez sur SUIVANT et continuez…

Si vous avez vos numéros, poursuivez…

# Employeur NEQ: C’est votre numéro de 10 chiffres fourni par le Registraire des Entreprises du Québec.

Exemple: 1234567890 (NE METTEZ PAS LES TIRETS)

Taux de FSSQ (%): En règle générale, vous devez payer une cotisation au Fonds des services de santé du Québec (FSSQ) basée sur le total des rémunérations assujetties que vous versez à vos employés. Ce sont entre autres les revenus d’emploi qui sont assujettis à cette cotisation.

Le pourcentage de base en 2015 était par défaut de 2.7% (comme à l’écran) pour l’entreprise ayant une masse salariale inférieure à un million.

Certains employeurs peuvent, selon certaines conditions, bénéficier d’une réduction ou d’une exemption de la cotisation au FSS sur le total des rémunérations assujetties. C’est seulement pour cette raison que le taux doit être modifié. NO d’identification 1: Votre numéro d’enregistrement provincial, utilisé lors de vos déductions à la source (R.A.S.). Exemple: 1234567980RS0001

Descriptif: Il sert à différencier une entreprise (Exemple: Dans le cas où vous auriez plusieurs numéros d’enregistrement pour aller travailler dans différentes provinces). NO d’identification 2: Il sert à inscrire votre numéro d’identification supplémentaire et son descriptif, si désiré. Cliquez sur SUIVANT et continuez…

29 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 5 de 9 - NUMÉROS DE CCQ:

Si vous n’avez pas encore reçu votre numéro: n’écrivez rien, car vous bloqueriez votre enregistrement.

(vous devrez venir l’inscrire plus tard dans l'icône CONFIGURATION D'ENTREPRISE du logiciel).

Cliquez sur SUIVANT et continuez…

Si vous avez vos numéros, poursuivez…

# employeur CCQ: C’est votre numéro d’enregistrement de 6 chiffres fourni par la CCQ.

Exemple: 123456 (mettre les 6 derniers chiffres sans les tirets)

No RBQ: Inscrire le numéro d’employeur de 10 chiffres fourni par la Régie du bâtiment du Québec. Exemple: 1234567890 (sans les tirets)

La section Service web CCQ permet d’envoyer vos rapports directement à la CCQ à partir du logiciel. Ceci vous évite de transcrire vos données sur leur site et de faire des erreurs de transcription. Il est fortement suggéré, mais peut être fait plus tard si vous n’avez pas encore vos numéros.

NOTE: Avant d’utiliser le Service web CCQ vous devez être inscrit sur le site de la CCQ et avoir en main votre no utilisateur principal et le no d’identification personnel (NIP), afin d'obtenir votre no d’autorisation (www.ccq.org).

# d’autorisation: Numéro qui peut être obtenu après que vous êtes inscrit sur le site de la CCQ.

# utilisateur principal: Numéro obtenu par envoi postal de la CCQ, en même temps que votre numéro

d’identification personnelle (NIP), pour vous inscrire sur leur site web de transmission de rapport (entre autres). Il est souvent constitué de votre numéro d'employeur CCQ.

# d’identification personnel (NIP): Numéro obtenu par envoi postal de la CCQ, en même temps que votre numéro d’utilisateur principal, il est essentiel pour vous inscrire sur leur site web.

NOTE: Les comptables peuvent obtenir une accréditation à produire des rapports CCQ web pour leurs clients et ainsi se prévaloir d’avoir un seul numéro d’autorisation pour tous leurs clients.

Régions de travail utilisées: Cette section identifie chaque région où l’entreprise est active; choisissez seulement celles qui s'appliquent à votre entreprise. Au besoin, vous pourrez en ajouter d'autres.

Les options Sources et Mode de paiement ne doivent pas être modifiées pour le moment.

Cliquez sur SUIVANT et continuez…

30 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 6 de 9 - LES COMITÉS PARITAIRES: Cette partie s’adresse aux entreprises travaillant avec des Comités paritaires. Cette fenêtre est optionnelle et apparait seulement si vous avez sélectionné un de ces secteurs à l'étape 1 de 9.

Il existe d'autres comités paritaires sur lesquels nous travaillons présentement. Dès que chacun sera en place dans le logiciel, nous vous en tiendrons informés.

A) CCMC (le Comité conjoint des matériaux de construction):

Nous parlons ici d’entreprises qui œuvrent dans les structures de métal (clôture, charpente, poutre, etc.) ainsi que des ca-mionneurs et manœuvres qui travaillent sur ces mêmes chantiers.

B) CPEEP MONTRÉAL (le Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics):

Nous parlons ici d’entreprises qui œuvrent à l’entretien des édifices publics, la plupart du temps dans les édifices commer-ciaux, selon des métiers de classe A, B, C ou comme journalier (pour la région du grand Montréal).

C) CPEEP QUÉBEC (le Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics):

Nous parlons ici d’entreprises qui œuvrent à l’entretien des édifices publics, la plupart du temps dans les édifices commer-ciaux, selon des métiers de classe A, B, C ou comme journalier (pour le reste du Québec). Entrez maintenant les numéros de dossier qui vous ont été alloués.

Cliquez sur SUIVANT et continuez…

31 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 7 de 9 - TAUX DE CSST:

La CSST est le seul endroit du logiciel où vous devez gérer vous-même les nouveaux taux que vous recevrez.

Le meilleur outil pour remplir cette étape est votre document: DÉCISION DE CLASSIFICATION. Aussi, comme il y a une variante sur le calcul de la répartition de la CSST (annuel et/ou hebdomadaire) et que vous serez amené à faire des choix, il est crucial que vous en compreniez la mécanique.

A) CSST (Explications & texte de Loi):

La majorité des calculs de la CSST se font sur une base de répartition annuelle des salaires. Pourtant, dans le domaine de la CCQ et en rénovation, la CSST calcule les maximums assurables différemment, soit avec des excédents par semaine.

Voici un texte tiré du site de la CSST le 6 décembre 2013 qui explique la répartition hebdomadaire:

Début de citation.

“Base hebdomadaire: Certains employeurs ont droit au calcul des excédents sur une base hebdomadaire si les travaux effectués répondent à des conditions particulières.

Un employeur a droit au calcul des excédents sur une base hebdomadaire des salaires de tous les travailleurs d’une unité admissible si au moins 40% des salaires bruts de cette unité sont versés:

à des salariés auxquels s’applique la Loi R-20 Loi sur les relations du travail, la formation professionnelle et la gestion de la main-d’œuvre dans l’industrie de la construction (salaires CCQ);

ou

à des travailleurs pour des travaux de rénovation résidentielle.

Si, dans une même semaine, un travailleur exerce ses activités dans plus d’une unité admissible au calcul hebdomadaire des excédents, c’est le montant total de salaire versé dans ces unités qui sera comparé au maximum hebdomadaire assurable. S’il y a lieu, l’excédent sera réparti au prorata des salaires bruts versés dans chaque unité par rapport au

salaire brut total versé dans ces unités.” Fin de citation.

Il est de votre responsabilité de prévoir, pour chacune de vos unités, si elle sera répartie de façon hebdomadaire ou annuelle. Exemple: Vous avez une unité 80110 (charpentier-menuisier). Il y aura sûrement plus de 40% des salaires bruts

de cette unité consacrée à la CCQ, alors vous devez choisir la répartition hebdomadaire pour cette unité. Faites de même pour chaque unité associée à un métier de la CCQ.

Exemple: L’unité 90010, pour vos salariés de bureau, sera à 100% attribuée à des salaires annuels.

NOTE: Le représentant désigné ou l’administrateur salarié, comme patron, doit adhérer à une assurance privée pour

se couvrir contre les risques de blessure ou accident (une protection personnelle). La CCQ et la CSST lui offriront une assurance privée, qu’il est en droit d’accepter ou de refuser. Comme cette assurance sera personnalisée, vous pouvez consulter la section: CSST: pour nous joindre

Vous trouverez la liste des taux de CSST sur: Publications CSST

32 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

NOTE: Il est crucial de bien inscrire vos numéros et vos taux, car ils serviront dans vos rapports ainsi que dans vos calculs (Voir chapitre 15). Vous êtes la seule personne responsable des informations entrées. Il se peut que vous n’ayez pas de dossier de CSST pour une des raisons suivantes: -soit que vous n’avez pas encore reçu vos documents, -soit que vous soyez employeur et seul salarié, alors vous n’aurez pas de dossier CSST du tout.

Par défaut, nous avons inscrit l’unité 90010, propre aux salariés de bureau, avec 0% de prime, donc:

- Si vous avez de la CSST, mais pas de salarié de bureau: Supprimez cette unité et insérez vos unités à la place. - Si vous n’avez pas d’unité du tout: Laissez cette unité en place et continuez. - Si vous n’avez pas encore reçu vos unités: Laissez le tout tel quel, cliquez sur SUIVANT et continuez.

Dans le menu CONFIGURATION D'ENTREPRISE du logiciel, vous pourrez venir les inscrire plus tard.

B) AJOUTER UNE UNITÉ:

Référez-vous à votre document Décision de classification de la CSST. 1- Cliquez sur Nouveau: Pour ajouter une nouvelle unité de CSST (refaire ceci pour chaque unité).

2- Dans # dossier CSST: Inscrivez le numéro de dossier d’expérience de l’unité. Exemple: 76854257. (Numéro de 8 chiffres qui accompagne chaque unité de CSST)

3- Dans Unité de CSST: Choisissez l’unité associée au numéro de dossier d’expérience que vous avez inscrit. Exemple: Charpentier (80110), couvreur (80130), secrétaire (90010), etc. NOTE: Assurez-vous de cocher Actif, pour valider votre unité.

4- Taux (%): C'est le taux de la prime de l'unité. C’est le montant total par tranche de 100 $. 5- Hebdomadaire ou annuel: Faites votre choix selon les explications de la page précédente.

6- Enregistrer unité: Pour valider vos entrées seulement. Elles se retrouvent ensuite dans la zone de gauche, une fois enregistrées.

NOTE: Si vous recevez un nouveau taux à l'avance, inscrivez-le immédiatement dans l'année spécifiée en utilisant l'unité affichée pour la modifier et inscrivez son no de dossier si ce n'est pas fait. N'ajoutez pas une unité qui existe déjà, vous devez seulement la modifier.

33 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

C) SUPPRIMER UNE UNITÉ:

Pour supprimer une unité que vous avez entrée avec une erreur, ou qui ne sera plus utilisée sur le document Décision de classification de la CSST: cliquez à gauche sur l’unité à supprimer, puis sur le bouton “Supprimer unité”.

D) TAUX DE VERSEMENT PÉRIODIQUE:

Revenons à l’étape7 de 9 pour expliquer les 6 derniers choix du taux de versements périodiques.

NOTE: Ce taux est le résultat de votre déclaration de masse salariale de l'année précédente faite avant le 15 mars.

La CSST produira, à partir de cette déclaration, un document qu’elle nomme "DÉCISION DE CLASSIFICA TION 20xx". Vous y trouverez également votre taux de versement périodique (en bas, à droite).

a) AJOUTER UN TAUX DE VERSEMENT PÉRIODIQUE:

7- TAUX (%): - Inscrivez votre taux utilisé pour le calcul du versement périodique. (Voir sur la feuille de DÉCISION DE CLASSIFICATION ou la plus récente reçue).

8- Date d’activation: - Cliquez sur la flèche noire à droite du menu déroulant pour inscrire votre date.

9- Enregistrer taux: - Cliquez sur la case pour enregistrer ce taux. (Voyez les résultats sur l’écran de gauche).

NOTE: Notre logiciel vous permet aussi d'enregistrer à l’avance un taux ultérieur; il s’activera seulement à cette date. Ainsi il n’y a plus de raison d’oublier d’inscrire les prochains changements de taux, ni de corriger vos taux de CSST ou de refaire des payes.

10- Date postérieure: Taux à venir (celui que vous avez inscrit à l'avance pour ne pas l'oublier). 11- -ACTIF: Taux périodique qui sert pour vos payes courantes. 12- Date antérieure: Dates antérieures (pour conserver un historique de vos anciens taux).

NOTE: Retenez bien que sur chaque paye, c'est le taux de versement périodique et non celui de l'unité qui est utilisé dans le calcul de la CSST.

b) SUPPRIMER UN TAUX DE VERSEMENT PÉRIODIQUE:

Cliquez à gauche sur le taux erroné n'ayant pas servi pour des payes, puis sur le bouton Supprimer taux. Cliquez sur SUIVANT et continuez…

34 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 8 de 9 - NUMÉROS DE DOSSIERS (gouvernement provincial de l’Ontario):

Comme au Québec avec la CSST, si l’entreprise travaille en Ontario, elle devra s’inscrire à la WSIB pour assurer ses salariés en cas d’accident ou de blessures graves.

Si c’est votre cas, vous avez sûrement reçu un numéro de dossier WSIB et des taux de prime.

De même si vous atteignez une masse salariale donnée, il vous sera attribué un taux d’ISE qu’il faudra également inscrire.

Définitions: WSIB: Workplace Safety and Insurance Board (CSPAAT en français: Commission de Sécurité professionnelle et d’Assurance contre les Accidents du Travail). ISE: Impôt Santé des Employeurs.

Il est obligatoire de vous inscrire à la CSPAAT si vous devez travailler en Ontario. Pour plus d’info, allez au site:

http://www.wsib.on.ca/fr/community/WSIB Nouveau: Il sert à ajouter un nouveau dossier WSIB à votre liste et/ou le modifier.

#dossier WSIB: Tapez votre numéro (7 chiffres) de dossier d’enregistrement fourni par le gouvernement ontarien.

Unité WSIB: Sélectionnez l’unité à 3 chiffres reliée au dossier WSIB entré et cochez Actif pour la mettre en

fonction.

TAUX (%): Inscrivez le taux attribué à l’unité que vous venez d’entrer, fourni sur le document de la WSIB.

Enregistrer unité: Sauvegarde l’entrée de votre nouveau dossier et/ou ses modifications.

Taux d’ISE (%): Taux à entrer seulement si vous en avez reçu un du gouvernement de l’Ontario.

Cliquez sur SUIVANT et continuez…

35 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 9 de 9 - CHOISIR SES MÉTIERS:

Cette section permet à l’entreprise de choisir les secteurs et les métiers qui seront utilisés par les salariés de l’entreprise. Nous avons classé les métiers par secteurs pour vous faciliter la tâche.

NOTE: Pour les métiers de la CCQ, choisissez l'annexe de métier respective à votre secteur. Exemple: Charpentier-menuisier (160) avec (R-) Résidentiel léger ou (C) Commercial

A) EXPLICATION DES DIFFERENTS SECTEURS:

Outre les métiers CCQ, vous pouvez choisir parmi une liste de métiers ordinaires (hors-CCQ), divisés en secteurs:

1- (U) Métiers administratifs: Tels qu’estimateur, adjointe adm., secrétaire et autres. 2- (V) Métiers de la restauration: Tels que plongeur, serveur, cuisinier et autres. 3- (W) Métiers de la construction (hors CCQ): Métiers avec suffixe SHC (Secteur Hors Construction),

tels que peintre (SHC), charpentier (SHC) et autres.

4- (X) Métiers CPEEP: Comité paritaire entretien édifice public. 5- (Y) Métiers CCMC zone 1 & 2: Comité conjoint des matériaux de construction (métallurgie). 6- (Z) Métiers divers: Tels que vendeur, ouvrier, acheteur, magasinier et autres.

On y retrouve aussi les métiers personnalisés que vous avez ajoutés, s’il y a lieu.

B) CHOISIR VOS SECTEURS & MÉTIERS:

1- Dans la boîte du haut: Cliquez sur chaque secteur qui touche votre entreprise. 2- Dans la boîte du bas: Choisissez vos Métiers utilisés dans chaque secteur.

C) CRÉER UN MÉTIER ORDINAIRE (autres que les prédéfinis):

Si, dans toute la liste des métiers utilisés (voir flèche 1 & 4), vous ne trouvez toujours pas le métier que vous cher-

chez, cliquez dans la boîte des Secteurs utilisés sur Métiers divers, cliquez ensuite sur Ajouter métiers divers.

Nommez le nouveau métier (nom court) et cliquez sur Enregistrer métier.

Ceci activera votre nouveau secteur et vous pourrez ajouter plusieurs métiers ordinaires par la suite.

NOTE: Si votre salarié travaille à la fois dans le secteur CCQ et hors CCQ, choisissez le métier avec le secteur W-0 affiché sous les métiers CCQ. Cette dernière étape complète l'enregistrement de votre entreprise. Cliquez sur TERMINER

36 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

3.2 - AJOUTER UNE AUTRE ENTREPRISE DE PAYE:

Vous devez absolument posséder une licence qui vous permet de gérer plusieurs entreprises avant de le faire:

Sélectionnez le menu FICHIER - Assistant de configuration de nouvelle entreprise, et refaites les différentes étapes: un nouveau nom d’entreprise + un nouveau nom abrégé = un nouveau dossier.

3.3 - CHANGER D'ENTREPRISE (si vous en avez plusieurs):

Cliquez sur le CLASSEUR pour voir la liste complète de vos entreprises.

Cliquez sur l’entreprise désirée ( elle devient active en bleue) Cliquez sur RETOUR (enter), la nouvelle entreprise est activée et son nom s'inscrit en bas à gauche de l’écran.

Maintenant, cliquez sur l’icône PAYE pour la visualiser.

Cette section PAYE est automatiquement jumelée à l’entreprise choisie dans le classeur.

Cliquez sur QUITTER pour revenir à l’écran principal.

3.4 - MODIFICATION ULTÉRIEURE DE VOS DONNÉES D’ENTREPRISE:

A) CONFIGURATION INCOMPLÈTE:

- Cliquez sur le menu FICHIER (en haut à gauche de l’écran),

- puis sur Reprendre l’assistant de configuration d’entreprise.

- Vous devriez y retrouver la dernière étape sauvegardée.

- Complétez votre configuration et ENREGISTRER.

B) CONFIGURATION TERMINÉE:

- Cliquez sur l’icône Configuration d’entreprise.

- Cliquez sur l’onglet désiré.

- MODIFIEZ vos informations.

- Cliquez sur Appliquer, puis sur OK lorsque vous avez terminé.

Dans la Configuration d’entreprise, il nous reste seulement 4 onglets à voir, soit:

- Comptes de banque - Revenus supplémentaires - Déductions supplémentaires et Primes

Ils seront détaillés dans un autre chapitre du manuel.

37 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LA CONFIGURATION DES SALARIÉS

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS. Vous arriverez par défaut sur l’onglet Informations. NOTE: Quand le processus de création de vos équipes sera fait et que vous reviendrez ici

pour ajouter un nouveau salarié, n’oubliez pas d'aller ensuite dans l’icône ÉCRITURE au sous-menu Intégration – Appartenance salarié pour jumeler ce salarié à son groupe comptable. Ceci vous permet d'effectuer ensuite votre transfert d'écritures vers votre comptabilité, sinon il sera bloqué.

4.1 - INFORMATIONS (la fiche du salarié):

Dans l’application de chacune des conventions collectives, la CCQ recommande que chaque employeur garde minimalement pour chacun de ses salariés, une fiche salariale CCQ remplie (Annexe H de la convention collective). http://ccq.org

Remplissez alors chacune des cases suivantes:

- N.A.S. (numéro d’assurance sociale): Exemple: 123456789 ATTENTION, cette case ne peut être vide. - Période: Exemple: Par semaine (hebdomadaire), par 2 semaines (quinzaine), etc.

La paye CCQ est obligatoirement hebdomadaire (par semaine).

-Code du salarié (interne): Il est facultatif. Exemple: 308574 ou 010 (no d’employé). Ce n’est pas le numéro de code du métier, mais un numéro interne donné

à chaque salarié.

Il est utile si: -vous choisissez de donner un numéro d’employé à chacun de vos salariés.

- vous avez deux salariés avec le même nom et vous cherchez à les différencier.

NOTE: Si la RBQ vous a donné un code de statut (Ex.: technicien électricien), inscrivez Tech.

- No client: Numéro unique à 8 chiffres, associé à chaque salarié, produit par la CCQ. Il est écrit sur le Certificat de compétence ou dans le carnet d’apprentissage du salarié.

- Date d’embauche: Indiquez la date initiale d’embauche.

- No d’embauche et de fin d’emploi CCQ: Écrivez les numéros de vos avis d’embauche CCQ et de fin d’emploi dans ces cases. http://carnet.ccq.org/fr/

- Téléphone & Tél. Urgence: Indispensable en cas d’accident.

- Courriel: À titre indicatif seulement, mais il est nécessaire pour envoyer les talons de paye par courriel.

38 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

NOTE: Le logiciel vous fournit la possibilité de transmettre diverses informations, directement par et dans

des courriels personnels. Puisque votre système de messagerie interne gère les courriels, vous êtes seul res-ponsable de la confidentialité reliée aux données incluses dans les documents que vous transmettez. Notre logiciel utilise votre système de courriel ainsi que les adresses que vous avez inscrites dans le logiciel. Assurez-vous d’être bien protégé.

Effectuez un de ces choix et poursuivez… NOUVEAU SALARIÉ: Pour ajouter un salarié. RETIRER SALARIÉ: Pour archiver un salarié inactif de la liste. RÉCUPÉRER SALARIÉ: Pour activer un salarié que vous aviez auparavant retiré de la liste. APPLIQUER: Pour continuer sans quitter cette page. OK: Pour quitter et enregistrer votre configuration des salariés.

4.2 - LA CASE “À L’EMPLOI”:

Quand on crée un nouveau salarié, il est obligatoirement à l’emploi, donc par défaut le crochet est visible.

Quand on met un salarié en fin d’embauche (définitive), il est inactif, il faut donc enlever le crochet.

EXEMPLE: Joe Bloe a été mis au chômage. Nous lui avons fait sa paye de départ (si hors-CCQ) et son RE, puis nous avons décoché À l’emploi.

4 mois plus tard, il revient travailler.

En cliquant sur Récupérer salarié, vous obtenez l’écran (à droite):

Sélectionnez Joe Bloe, puis OK. Le crochet se replacera sur la case À l’emploi.

NOTE: Même si un salarié se voit retirer son crochet À l’emploi (donc il devient inactif), il reste encore visible dans la liste des salariés pour l'année civile en cours. Chaque nouvelle année civile, tous les salariés inactifs (sans crochets) s'effacent de la liste des salariés, mais demeurent disponibles pour une récupération ultérieure avec le bouton Récupérer Salarié.

39 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

4.3 - FISCALITÉ FÉDÉRALE:

Cliquez sur l’onglet Fiscalité fédérale. Cette étape doit être refaite pour chaque salarié.

Statut pour impôt: Choisissez entre Célibat (avec une exemption de base inscrite par défaut) ou Perso (pour une exemption spéciale, telle qu'un parent de 5 enfants).

NOTE: C’est la responsabilité de chaque salarié de vous remplir un formulaire gouvernemental afin d'utiliser une exemption personnalisée. Vous pouvez lui fournir ce formulaire TD1 en allant sur notre site web au menu Zone client - procédures - exemption de base. En choisissant le statut Personnel, la case Exemption fédérale

devient vide et vous devez inscrire le montant total calculé sur ce formulaire.

Impôt fédéral supplémentaire/période: Cette case est facultative (inscrivez le montant d’impôt en surplus que le salarié veut faire enlever sur sa paye).

Exemple: Déduction supplémentaire de 15$/paye.

Assurance emploi: Cochez cette case si le salarié paye de l’assurance emploi (ne cochez pas la case si le salarié possède plus de 40% des actions avec droit de vote), puis en cliquant sur la case de taux à droite, choisissez la part

de l'employeur au taux no1 (de 1.4 fois la part du salarié, qui est le taux de base par défaut).

Pour les conjoints et membres de la famille, vérifiez toujours avec Service Canada .

Cliquez ensuite sur Appliquer pour enregistrer vos données.

40 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

4.4 - FISCALITÉ PROVINCIALE:

Cliquez sur l’onglet Fiscalité provinciale. Cette étape doit être refaite pour chaque salarié.

Province impôt: Choisir la province dans laquelle le salarié sera imposé.

Statut pour impôt: Choisissez entre Célibat (avec une exemption de base inscrite par défaut) ou Perso (pour une exemption spéciale, telle qu'un parent de 5 enfants)

NOTE: C’est la responsabilité de chaque salarié de vous remplir un formulaire gouvernemental afin d'utiliser une

exemption personnalisée. Vous pouvez lui fournir ce formulaire TP-1015-3 en allant sur notre site web au menu Zone client - procédures - exemption de base. En choisissant le statut Personnel, la case Exemption

provinciale devient vide et vous devez inscrire le montant total calculé sur ce formulaire.

Impôt provincial supplémentaire/période: Cette case est facultative (inscrivez le montant d’impôt en surplus que le salarié veut faire enlever sur sa paye).

Exemple: déduction supplémentaire de 15$/ paye.

Les autres cases à cocher: Posez-vous la question: Est-ce qu’il doit payer de la…, ou du… ou bien est-il touché par…? Si votre réponse est oui, alors cochez la case tout simplement!

RQAP: Régime québécois d’assurance parental RPC/RRQ: Régime de pension du Canada ou régime des rentes du Québec Équipement: Salarié assujetti à la CCQ pour lequel l’entreprise paie des montants pour équipement de sécurité. CSST: Commission de la Santé & Sécurité au Travail WSIB: Workplace Safety and Insurance Board (CSST de l’Ontario)

NOTE: Dans CONFIGURATION DES SALARIÉS, à l'écran principal, il reste encore certains onglets que nous n’avons pas explorés, tels que: DÉPÔT DIRECT & TEST DÉPÔT, REVENUS & DÉDUCTIONS SUPPLÉMENTAIRES UTILISÉS, et HISTORIQUE. Ils seront traités ultérieurement dans des chapitres séparés.

NOTE pour la CSST: Le représentant désigné ou l’administrateur salarié doivent adhérer à une assurance privée pour se couvrir contre les risques de blessure ou d’accident sur un chantier (une protection personnelle). La CSST pourra lui offrir une assurance privée qu’il est en droit d’accepter ou de refuser Il peut aussi s'assurer auprès d'un assureur privé.

Cliquez ensuite sur APPLIQUER pour enregistrer vos données, puis sur OK pour sortir de cet écran.

41 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

4.5 - LES MÉTIERS (configuration des activités):

Cette section permet d’ajouter une ou des activités à un salarié, selon son métier. Les activités comprennent déjà les bons taux horaires pour chaque heure qui sera travaillée par le salarié.

A) DIFFÉRENCE ENTRE MÉTIER ET ACTIVITÉ:

a) Définition de Métier:

C’est le titre du poste du salarié. C’est ce pour quoi il a étudié et/ou il a reçu des cartes de compétence CCQ. Habituellement, un salarié n’a qu’un seul métier, mais il est permis de posséder plus d’une carte

de compétence. Nous les classerons en 2 groupes: les métiers ordinaires et les métiers CCQ.

Les métiers ordinaires: Ce sont des métiers traditionnels, non régis par la Commission de la Construction du Québec.

Exemple: Secrétaire, administration, peintre en rénovation, charpentier rénovation. Les métiers CCQ: Ce sont des métiers régis par la Loi -R20 de l’industrie de la construction du Québec (CCQ)

Exemple: Charpentier menuisier, peintre, électricien, etc.

b) Définition d’Activité:

Une activité est l’ensemble des critères qui constitue la paye d’un salarié, le 1er critère étant le métier. Ensuite, selon le type de métier choisi, ordinaire ou CCQ, l’activité sera bâtie avec les critères suivants:

Pour les métiers ordinaires: Versement du salaire selon une base horaire ou hebdomadaire, ou 2 semaines. Le taux du salaire selon la base horaire ou hebdomadaire (15$ /h ou 500$ /semaine) Le pourcentage (%) de vacances allouées à ce salarié (4%, 6%, 8%, etc.)

Pour les métiers CCQ: Le type de chantier Les primes en pourcentage Le code de statut du salarié Les montants donnés en extra pour équipements Les annexes de salaire La région de travail Les primes horaires Le syndicat

Une fois tous les critères choisis, nous attribuons une Activité à ce salarié.

NOTE: On doit créer une nouvelle activité chaque fois qu'un de ces critères change.

Exemple: Jean Bois est charpentier (critère no1)

Dans le secteur Résidentiel léger (critère no2) Il est apprenti1 (critère no3) Il doit utiliser 2 codes différents de CSST, car parfois il travaille:

en charpenterie # 80110 (critère no4) sur des couvertures # 80130 (critère no5).

Il faut donc lui créer 2 activités:

1- CHARPENTIER MENUISIER – R- RÉSIDENTIEL léger (D) – Apprenti1, avec CSST 80110 2- CHARPENTIER MENUISIER – R- RÉSIDENTIEL léger (D) – Apprenti1, avec CSST 80130

On pourra ensuite mettre des heures dans chaque activité et faire une seule paye avec le tout.

42 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) L’ONGLET MÉTIERS:

Cliquez sur l’onglet Métiers.

Pour chacun des salariés CCQ, vous devez ajouter son (ses) métier (s) et effectuer tous ces différents choix:

- Son unité de CSST (avec le bon taux) - Son annexe de salaire - Son statut - Sa région de travail - Son syndicat - Ses primes (s’il en a) - Son montant d'équipement de sécurité s'il y en a un d'alloué en extra NOTE: Même si un administrateur ou un représentant désigné ne paye pas de CSST, son métier doit être associé au

bon taux de CSST pour avoir un rapport de CSST plus exact.

C) ÉQUIPEMENT DE SÉCURITÉ (la loi): Selon la convention de la CCQ, tout employeur qui envoie un salarié sur un chantier est obligé de lui verser un montant (taux en argent par heures travaillées) pour ses dépenses d’équipement de sécurité. Il est donc obligatoire de cocher la case équi-pement de sécurité si le salarié travaille dans un métier de la CCQ. Le montant d’équipement de sécurité, versé par l’employeur au salarié, inclut un montant de TPS/TVQ que l’on nomme un intrant. L’employeur a le droit de le réclamer sur son rapport trimestriel de TPS/TVQ. Consultez le chapitre12 sur les RAPPORTS pour savoir comment l’appliquer et le réclamer. NOTE: Nous suggérons au patron qui travaille dans la CCQ de se payer de l’équipement de sécurité, car c’est un revenu

non imposable dont on peut aussi réclamer les intrants (CTI-RTI) sur le rapport de TPS/TVQ périodique.

D) LE STATUT (du salarié à la CCQ):

Il existe une règle générale: si vous ne savez pas, choisissez le statut AUCUN.

Les statuts sont attribués à des salariés dans des cas spéciaux, ce sont des privilèges. Exemple: Salariés (aucun), Représentant désigné (E), Administrateur salarié (F) ou autre.

NOTE: -L'option E ou F +20% indiquent que la personne possède plus de 20 % des actions. -L'option E ou F +20% BRUT est utilisé pour comptabiliser les heures (+/- 25hres), sans verser de salaire; ceci implique qu'il faut déclarer un minimum d'heures mensuelles et appliquer un ajustement pour obtenir une paye à 0.00$.

Si vous avez un doute, contactez la CCQ (1-877-973-5383) ou www.ccq.org

43 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

E) LES MÉTIERS CCQ:

Que faire si le métier CCQ n’est pas là?

Retournez à CONFIGURATION D’ENTREPRISE, et cliquez sur Métiers utilisés. Choisissez le Secteur, puis choisissez le bon métier. Cliquez sur APPLIQUER, puis sur OK.

Revenez à l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS, et cliquez sur l’onglet Métiers. Ajoutez le métier pour ensuite assembler son activité (CCQ): Cliquez sur la flèche à droite et choisissez parmi les éléments de la liste déroulante, dans chacune de ces cases:

- Unité et le taux de CSST/WSIB: - Annexe de salaire: - Salarié Statut: - Région de travail: - Syndicat: (pour la FTQ, il faut le bon local) Ces autres champs sont optionnels:

- Prime horaire: Inscrivez le montant de prime auquel ce salarié a droit selon sa convention. - Prime %: Inscrivez le pourcentage de prime auquel ce salarié a droit selon sa convention. - Équipement extra ($): Inscrivez le montant d’extra (horaire) auquel ce salarié a droit selon sa convention.

Les annexes de salaire sont constituées de deux éléments pour fixer le taux horaire.

Exemple: Un charpentier-menuisier au résidentiel R1 et (2) apprenti: A) Le type de chantier (R ou R1 ou R2): R Construction résidentielle légère R1 Construction résidentielle lourde R2 Chantiers isolés et Baie James (construction résidentielle légère et lourde).

B) Le niveau de compétence: Compagnon, ou

Apprenti 1, 2, 3, 4, 5

www.ccq.org Employeur - Onglet Salaire - Taux de salaire

NOTE: Pour le syndicat: Tout salarié doit obligatoirement payer du syndicat. Il est optionnel pour certains salariés ayant un code de statut, tel que Représentant désigné ou Admi-nistrateur salarié, qui est habituellement attribué au patron ou à un actionnaire minoritaire d’entreprise incorporée. Selon son utilisation, il donnera le choix de cotiser ou non à un syndicat. C’est un des privi-lèges de ces statuts. Pour bien connaître les codes de statut de vos salariés, vérifiez auprès de la CCQ.

44 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

NOTE: Pour la prime: Une prime attribuée à un salarié CCQ doit obligatoirement être justifiée et conforme à la convention collective du secteur selon le type de chantier.

Elle est payable soit sous forme de $, en % ou en surplus d'équipement.

Effectuez ensuite un de ces choix et poursuivez… AJOUTER MÉTIER: Pour ajouter une activité qui n'est pas dans la liste de ce salarié. SUPPRIMER MÉTIER: Pour retirer une activité de la liste de ce salarié. APPLIQUER: Pour continuer et enregistrer sans quitter cette page. OK: Pour quitter et enregistrer la configuration des métiers.

F) LE MÉTIER ORDINAIRE (secteur hors CCQ):

Que faire si le métier n’est pas là?

Retournez à CONFIGURATION D’ENTREPRISE, et cliquez sur Métiers utilisés. Choisissez le Secteur puis choisissez le bon métier. Cliquez sur APPLIQUER, puis sur OK.

Revenez à l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS, et cliquez sur l’onglet MÉTIERS. Ajoutez le métier pour ensuite assembler son activité ordinaire:

Remplissez les champs suivants:

- Unité et taux de CSST/WSIB: Cliquez sur la flèche à droite et choisissez parmi les éléments de la liste déroulante.

NOTE: Même si un administrateur ou un représentant désigné ne paye pas de CSST, son métier doit être associé au bon taux de CSST pour avoir un rapport de CSST plus exact.

- Salaire hebdomadaire: Inscrivez le salaire hebdomadaire (administration surtout). - Salaire horaire: Inscrivez le taux horaire du salarié hors construction.

- % Vacances: Inscrivez le pourcentage de vacances auquel ce salarié a droit. - Vacances retenues: Cochez si vous désirez retenir la portion des vacances auquel ce salarié a droit.

Ne cochez pas si vous décidez de payer les vacances au fur et à mesure sur chaque paye.

NOTE: Soyez conscient que si vous ne cochez pas, vous ne fonctionnerez pas selon les normes du travail Les vacances hors CCQ sont régies par la CNT (Commission des normes du travail). De base elles sont de 4%, mais augmentent en fonctions des années accumulées de travail du salarié.

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Effectuez un de ces choix et poursuivez…

AJOUTER MÉTIER: Pour ajouter une activité qui n'est pas dans la liste de ce salarié. SUPPRIMER MÉTIER: Pour retirer une activité de la liste de ce salarié. APPLIQUER: Pour continuer et enregistrer sans quitter cette page. OK: Pour quitter et enregistrer la configuration des métiers.

4.6 - HISTORIQUE D’OUVERTURE (les payes antérieures du salarié):

Vos historiques peuvent être inscrits en tout temps après avoir commencé vos nouvelles payes.

En débutant avec nous durant l'année civile en cours, vos payes antérieures (effectuées dans un autre logiciel, depuis le début de l'année) contiennent pour vos salariés des données accumulées: c.-à-d. des heures travaillées, des vacances cumulées, etc., ce qui affecte directement leurs maximums annuels assurables de RRQ, RQAP, RE et autres…

Nous vous proposons alors 2 façons de les ajouter au logiciel avec des résultats différents, selon vos besoins.

Si vous devez inscrire quelques payes seulement ou celles des douze ou quinze premières payes de l'année, nous vous sug-gérons de refaire vos payes à partir de la première période et vous obtiendrez des rapports exacts.

A) LA FAÇON DÉTAILLÉE (entrer les payes antérieures une par une):

La meilleure méthode reste de refaire les payes une à une dans votre nouveau logiciel. Cette méthode est plus longue, mais elle permet de sortir des rapports exacts, surtout lors des vérifications des T4-R1, ou encore pour sortir des rapports afin de vérifier l'exactitude de vos historiques. Voici comment procéder:

1- Assurez-vous d’avoir en main tous les talons de paye de vos salariés.

2- Classez-les pour chaque période (par date de la paye).

3- Entrez vos payes une à une comme vos payes régulières, en faisant bien attention de les inscrire dans la bonne période avec les bons métiers et leurs annexes. Si nécessaire, référez-vous aux chapitres 6 et 7 de votre manuel.

B) LA FAÇON SIMPLIFIÉE (entrer les cumulatifs seulement):

Cette méthode remplit vos rapports de fin d’année seulement: T4–R1 & SOMMAIREST4 – SOMMAIRES1.

Elle ne remplit aucun des rapports suivants: JOURNAUX, CSST, RE, VACANCES, CCQ, RAS, TALONS DE PAYE. En entrant les cumulatifs, nous parlons de soldes. Ainsi, c’est normal que nous ne puissions pas voir les détails. Pour la paye ordinaire (hors CCQ, administration, atelier, etc.):

Vous pouvez vous servir du tableau présenté dans l'onglet historique d'ouverture et remplir chaque case requise à partir des soldes sur vos derniers talons de paye de votre ancien logiciel de paye.

Pour la paye CCQ:

A) Assurez-vous d’avoir en main le dernier talon de paye de vos salariés, avant le début de vos payes avec notre logi-ciel. Vous devez avoir un cumulatif de 150 heures pour avoir un accès visuel à des touches supplémentaires pour entrer des soldes sinon faites votre paye régulière et activez chaque champ nécessaire au moyen des touches expliquées en B) ci-après.

46 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) Entrez vos payes une à une, comme vos payes régulières, en vous référant aux chapitres6 et 7 de votre manuel au besoin. a) Dans le menu CRÉATION de la paye, faites F12, pour vous assurer d'avoir une session vierge. b) Choisissez votre salarié et sélectionnez la bonne période de paye. c) Positionnez-vous sur la bonne activité et cliquez sur F2. Entrez les heures totales de ce métier et refaites

cette étape c) pour chaque métier qui comporte un solde d'heures s'il y a lieu. Le total de toutes les heures inscrites doit être supérieur à 150 heures pour avoir accès à des touches supplémentaires au menu VÉRIFICATION. Ceci vous permettra d'entrer les soldes requis.

d) Une fois les heures entrées, quittez en cliquant sur ÉCHAPPER (esc). e) Allez au menu CALCUL, puis au menu VÉRIFICATION. Vous aurez ainsi accès à des champs supplémentaires

et à de nouvelles touches clavier pour entrer vos soldes. f) Déplacez-vous au deuxième écran REVG.

Pour avoir accès à ces différents champs, sur votre clavier, enfoncez les touches CTRL et une des fonctions F2 à F6, F9 ou F10 ensemble. Le raccourci F12 correspond à la fonction F12 seule. Par exemple: Pour entrer le total des vacances retenues (hors CCQ), enfoncez ensemble la touche CTRL et la fonction F6, pour celles payées directement sur chaque paye, utilisez les touches CTRL et la fonction F5. Pour les vacances CCQ, enfoncez ensemble les touches CTRL et la fonction F3. Pour entrer les équipements de CCQ, enfoncez ensemble les touches CTRL et la fonction F12. Pour les avantages imposables de la CCQ, enfoncez ensemble les touches CTRL et la fonction F9 et/ou CTRL et F10 respectivement.

g) Déplacez-vous ensuite au troisième écran DEDG. h) Pour avoir accès aux différents champs applicables, enfoncez ensemble les touches CTRL et les fonctions F2

à F9 de votre clavier. Pour la partie CCQ, enfoncez ensemble les touches CTRL et F11 pour la cotisation syndicale. Pour les champs A07, A10, A12, enfoncez ensemble les touches ALT et les fonctions F7, F10, F12 respectivement.

i) Déplacez-vous maintenant au quatrième écran EMPL. Pour avoir accès aux différents champs applicables, enfoncez ensemble les touches de fonctions F3 à F9 de votre clavier. Pour la partie CCQ, enfoncez ensemble les touches î, ou MAJUSCULE, ou MAJ (shift), selon votre clavier, et les fonctions S4 à S12 correspondantes.

j) Revenez à l'écran DEDG et vérifiez que le salaire net correspond bien au solde inscrit sur le talon de paye du salarié.

k) Quittez ce menu avec ÉCHAPPER (esc), et refaites toutes les étapes b) à J) pour chaque salarié. l) Lorsque tout est conforme, revenez au menu principal et complétez votre session avec les menus APPROBA-

TION DE CHÈQUE et FERME SESSION. m) Quittez le menu PAYE et cliquez sur l'ACTE DE PAIEMENT (Carnet de chèques) et faites imprimer vos payes

pour une vérification finale. Fermez ce menu. n) Vos payes serviront uniquement pour les T4, puisque vous avez entré des soldes seulement.

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L’ICÔNE PAYE (configuration)

Après avoir choisi l’entreprise désirée dans le classeur (lorsqu'il y en a plusieurs), cliquez sur l’icône PAYE Vous verrez un écran bleu, qui est en “MODE CONSOLE WINDOWS” comme ceci:

5.1 - MODIFIER LA TAILLE DE L’ÉCRAN PAYE:

Positionnez votre curseur sur la bande au haut de l’écran bleu (voir les étoiles sur l’image ici haut) et appuyez sur le bouton de droite de votre souris Dans le menu qui s’ouvre: - Cliquez sur Propriétés en bas, puis sur l’onglet Police. - Choisissez le lettrage Lucida Console et dans le sous-menu Taille: cliquez sur 20, 22 ou 24, et regardez changer l’image: Le carré noir intérieur: c'est votre écran BLEU. Le carré noir extérieur: c'est votre écran d’ordinateur.

- Cliquez sur OK quand vous êtes satisfait. -Cliquez maintenant sur l’onglet Configuration, pour remplir les 3 sections suivantes:

1-Taille mémoire tampon écran: Largeur: 100 Hauteur: 30,35 ou 40 2-Taille de fenêtre: Largeur: 100 Hauteur: 30,35 ou 40 3-Position de la fenêtre: Cochez la case Positionnée par le système. Selon la grandeur de votre écran, vous pouvez toujours modifier ces dimensions. NOTE: Pour nous faciliter la tâche lors d'une session d'assistance en "Teamviewer", gardez toujours de l’espace

autour de cette fenêtre pour avoir accès à vos icônes du bureau.

48 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

5.2 - LE MODE "CONSOLE WINDOWS" (navigation): Dans la section PAYE en Mode Console Windows, la souris ne fonctionne pas, alors on utilise les touches clavier:

- LES FLÈCHES: Pour se déplacer dans certaines fenêtres. - RETOUR (enter): Pour accepter un élément ou le sauvegarder. - ÉCHAPPER (escape-esc): Pour revenir dans l’écran précédent. - BARRE D’ESPACEMENT: Pour choisir un élément. - SUPPRIME (delete): Pour supprimer un élément - INSÉRER (insert): Pour ajouter un élément. - PAGE PRÉCÉDENTE (page up): Pour monter d'une page. - PAGE SUIVANTE (page down): Pour baisser d'une page

5.3 - LE NUMÉRO DE DÉPART DE VOS CHÈQUES:

Le menu Num. chèque sert à activer le numéro initial des chèques de paye.

Appuyez sur RETOUR (enter) et inscrivez le premier numéro de chèque qui sera utilisé par le logiciel pour cette entreprise. Par la suite, le système s’occupera des numéros, selon la méthode de production de vos chèques. Si vous n’utilisez pas notre système de chèque, laissez 1000 par défaut et appuyez sur RETOUR (enter).

5.4 - MÉTHODE À UTILISER POUR LA PRODUCTION DE VOS CHÈQUES:

Le menu Production chèque détermine la façon d’attribuer vos numéros de chèques:

Mode manuel interrompu: Vous pourrez inscrire le numéro de chacun de vos chèques, lequel vous sera demandé pour chaque paye.

Mode manuel continu: Tapez le premier numéro de votre série, et le logiciel attribuera les suivants. La prochaine série de chèques, il vous redemandera le 1er numéro de cette nouvelle série.

Mode automatique: Le logiciel partira de votre 1er numéro inscrit dans Num. chèque (ex.: 251), et suivra les numéros sans vous le demander.

Le choix par défaut est: “mode automatique”, mais peu importe celui que vous faites, il y a toujours moyen d’y revenir pour le changer, ou même de corriger vos numéros de chèques. Pour changer de mode, déplacez-vous avec les flèches haut ou bas, puis appuyez sur la grande barre d'espacement (space bar).

NOTE: Pour vos besoins, nous vous offrons un service de production de chèques "Fabriqués au Québec",

avec logo noir ou couleur. Visitez notre site web:

http://www.lls.qc.ca/fichiers/cheques_bon_de_commande.pdf

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L’ICÔNE PAYE (touches pratiques et astuces)

En sélectionnant l’icône , plusieurs touches et trucs peuvent vous venir en aide.

6.1 - ENTRER ET SORTIR DES ÉCRANS ET SOUS-MENUS:

-On entre avec la touche RETOUR (enter). -On quitte avec la touche ECHAPPER (esc-escape).

6.2 - CHANGER LA PÉRIODE OU SE DÉBLOQUER:

Au menu CRÉATION, appuyez sur RETOUR (enter).

À cet endroit, observez l’image en dessous de la grande barre blanche: s’il y a des écritures, cela prouve que vous vous êtes déjà engagé (bloqué) dans cette séance (pour cette période précise). La session est bloquée pour vous permettre d'ajouter

d'autres payes dans cette période.

Explication: En entrant et en sortant seulement pour aller vérifier un taux de salaire, ou en créant une fausse paye sans la détruire,

vous ouvrez automatiquement une séance de paye et elle est barrée. Cette protection est essentielle pour l’exactitude

des dates de paye. Ainsi, lorsque vous y retournez plus tard et même si vous avez apporté des changements (taux, reve-nus ou déductions), elle gardera quand même les données antérieures et donc ces changements ne seront pas pris en compte. Vous devez alors supprimer l'ancienne paye et la refaire.

NOTE: Pour débloquer une séance de paye encore ouverte, allez au menu CRÉATION, faites RETOUR (enter) et immédiatement appuyez sur la touche F12. Ceci a pour effet d’arracher la feuille commencée et de vous don-ner une nouvelle session vierge. Vous pourrez alors changer la date de votre nouvelle session de paye avec les flèches haut et bas de votre clavier.

6.3 - EFFACER UNE SEULE PAYE OUVERTE:

Exemple: Vous avez fait 15 payes et vous voulez effacer la paye d’un seul salarié, sans supprimer les autres. Voici comment faire:

Dans CRÉATION, faites RETOUR (enter).

Placez-vous sur le salarié désiré et appuyez sur la touche SUPPR. (delete). Vous êtes alors prêt à refaire votre paye ou à continuer avec un autre salarié dans cette séance.

50 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

6.4 - EFFACER TOUTES LES PAYES OUVERTES:

Il peut arriver que nous devions supprimer toutes les payes ouvertes et les refaire.

Exemple: - On s'en rend compte dans VÉRIFICATION que ce n’est pas la bonne période de paye. - Ou lorsqu'on entre dans le menu CRÉATION et il y a des payes ouvertes que l’on ne veut pas là.

Au menu CRÉATION, faites RETOUR (enter) et immédiatement appuyez sur la touche F12.

Ceci efface toutes les payes encore ouvertes.

NOTE: Nous parlons ici de payes ouvertes seulement. Ne vous inquiétez pas des payes que vous avez déjà fermées, car elles ne seront pas touchées.

6.5 - CORRIGER UNE PAYE OUVERTE:

Exemple: Si durant la VÉRIFICATION à l'écran BRUT vous voyez une erreur (vous avez mis 4 heures au salarié au lieu de 40 heures), voici une façon possible de la corriger:

Appuyez 2 fois sur ÉCHAPPER (escape), pour sortir du menu VÉRIFICATION. Revenez à CRÉATION, et appuyez sur RETOUR (enter) Placez-vous sur le bon salarié et appuyez sur RETOUR (enter). Sélectionnez sa bonne activité et appuyez sur F1 pour effacer les heures. Inscrivez les bonnes heures, puis quittez avec ÉCHAPPER (escape) 2 fois Refaites les étapes CALCUL et VÉRIFICATION. Sélectionnez ce salarié et vérifiez que la paye est maintenant corrigée.

6.6 - CHANGER VOS DATES DE CHÈQUES:

Au menu APPROBATION DES CHÈQUES, appuyez sur RETOUR (enter) et appuyez immédiatement sur une des

touches de clavier DÉBUT ou FIN (home ou end).

Ces touches sont parfois difficiles à trouver. Vérifiez alors sur votre clavier numérique. Vous verrez changer votre date d’émission de chèques.

NOTE: Le rapport de déclaration des heures à la CCQ doit être vraiment précis, c'est-à-dire que les heures doivent être déclarées dans la semaine où elles sont travaillées.

La Loi R-20 de la CCQ stipule que le chèque doit être émis avant le jeudi à minuit qui suit la période de travail, et le mercredi s'il y a un férié les jeudi ou vendredi précédents. Il est donc préférable de toujours le laisser au mercredi.

On peut également changer la date d’émission des chèques dans l’ACTE DE PAIEMENT (nous y reviendrons plus loin).

6.7 - ENTRER LES HEURES:

Quand vous entrez des heures dans CRÉATION, il apparait trois plus [+++] devant l’activité choisie. Ceci indique que les heures de cette activité seront calculées dans la paye.

Positionnez-vous sur l’activité et appuyez sur la touche F1.

Ceci remplace alors les (+++) par trois moins (---). Ceci va soustraire (effacer) les heures du calcul de la paye.

51 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

A) LA MÉTHODE DE BASE (entrer les heures pour chaque jour):

Sélectionnez une activité, et appuyez sur RETOUR (enter). Avec les FLÈCHES, placez-vous sur lundi et appuyez sur RETOUR (enter).

Pour entrer sept heures trente minutes (7h30): tapez simplement: 7 30 Pour entrer dix heures (10h): tapez simplement: 9 60 (On tape ici 9.60 au lieu de 10, car il n’y a que 3 espaces disponibles dans cette colonne)

Note: Ne tapez pas les deux points et ne tapez pas RETOUR (enter). Déplacez-vous ensuite avec la flèche du bas sur mardi et appuyez sur RETOUR (ENTER), puis continuez jusqu’à la fin.

Appuyez sur ÉCHAPPER (esc) 2 fois pour sauvegarder vos heures et quitter cet écran.

B) LA MÉTHODE AVEC DES RACCOURCIS (les touches F3 à F10):

Cette méthode utilise le principe des multiples de 5: (la lettre F de la touche équivaut à 5 journées de …).

Exemple: Sélectionnez une activité et appuyez sur la touche F6. Vous voyez maintenant de lundi à vendredi, les 5 journées se remplir de 6 heures chacune pour

un total de 30 heures.

Essayez aussi les touches F3 à F10:

F3 (5X3h)= 15h

F4 (5X4h)= 20h

F5 (5X5h)= 25h

F6 (5X6h)= 30h

F7 (5X7h)= 35h

F8 (5X8h)= 40h

F9 (5X9h)= 45h

F10 (5X 9 60h)= 50h

C) LA MÉTHODE RAPIDE (la touche F2 pour un maximum de 50 heures):

Dans le menu CRÉATION, à l’étape de l’entrée des heures, appuyez 2 fois sur la touche F2. Vous voyez Total simple: au bas de l’écran. Tapez 32.5 pour entrer 32h 30 (ici seulement, on utilise le système décimal). Vous verrez alors du lundi au jeudi: 4 journées de 9 60 et vendredi affichera 2 30.

NOTE: Cette touche est déconseillée si le salarié a des heures dans plus d'une activité dans la même semaine, car ceci applique les heures par tranche de 10 heures du lundi au vendredi, et ce pour chaque activité.

Exemple:

Avec cette touche F2, pour 2 activités de 10 heures, vous obtiendrez 20 heures de travail total par jour.

Lors d'une vérification à vos locaux, vous aurez sûrement des problèmes avec la CCQ, la CNT et autres.

52 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

53 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

L’ICÔNE PAYE (la création d'une paye)

Voici un survol des étapes de la création d’une paye simple. Les 3 premières étapes sont ouvertes, donc modifiables en boucle à volonté. CRÉATION: Choisir le salarié, la période, l’activité et entrer les heures. CALCUL: Automatique (effectue le calcul de vos entrées à l’étape de création). VÉRIFICATION: Pour vérifier en détail vos payes (avec vos flèches et de clavier).

Les 3 étapes suivantes sont fermées, donc non modifiables: APPROBATION DE CHÈQUES: Attribue le numéro et la date de vos chèques. FERME SESSION: Envoie vos données de séance à l’impression. VOIR PAYE FERMÉE: Confirme votre séance dans l’historique. … et finalement: ANNULE PAYE FERMÉE: Suppression d’une paye déjà fermée en 4 étapes

pour l'éliminer ou permettre de la refaire au besoin. STATISTIQUES: Vous donne des informations sur le nombre de vos salariés actifs, entre autres.

54 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

7.1 - CRÉATION:

a) Au menu CRÉATION, appuyez sur RETOUR (enter).

b) Avec les flèches haut et bas, choisissez le salarié désiré et appuyez sur RETOUR (enter). Encore avec les flèches du haut et du bas, vous pourriez choisir une autre période de paye, soit AVANT ou APRÈS la période affichée.

Exemple: Pour entrer une paye antérieure. Nous en reparlerons dans les PAYES SPÉCIALES au chapitre10.

c) Par défaut, vous obtenez la période de paye à cette date. Appuyez sur la touche RETOUR (ENTER).

On obtient alors l’écran d’entrée des heures:

En haut à gauche, il y a les activités que vous avez créées pour ce salarié dans CONFIGURATION DES SALARIÉS.

Déplacez-vous avec les flèches haut et bas sur chaque activité. Vous verrez, à droite de l'écran, les détails de chaque activité.

Il est primordial que chaque donnée de cet écran soit vérifiée à la première paye ou après un changement d’activité.

NOTE: Si vous constatez des erreurs, quittez cet écran, puis annulez cette paye avec la touche F12.

Quittez le menu PAYE et retournez dans le menu CONFIGURATION D’ENTREPRISE ou CONFIGURATION DES SALARIÉS, selon le besoin, pour corriger. Il en va de l'exactitude de vos payes.

d) Entrez les heures travaillées selon une des méthodes expliquées au chapitre6.7:

e) Appuyez sur ÉCHAPPER (esc) quand vous avez terminé avec les heures et un 2e ÉCHAPPER (esc) pour sortir de cet écran.

f) En quittant l'écran, vous voyez maintenant un résumé des heures entrées dans la paye de ce salarié.

C’est votre 1ère vérification ou chance de modifier votre paye

A) CRÉER LA PAYE COMPLÈTE SALARIÉ PAR SALARIÉ:

Pour créer la paye de chaque salarié, un par un, dans une même période:

Appuyez sur ÉCHAPPER (ESC) pour revenir à CRÉATION, poursuivez avec les étapes de CALCUL jusqu’à VOIR PAYE FERMÉE pour terminer le processus complet.

Revenez à CRÉATION et refaites les mêmes étapes pour chaque salarié dans cette période, un à la fois. De cette façon, on peut faire une session de paye en plusieurs étapes et toutes les payes de cette période en feront partie.

55 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) CRÉER LA PAYE EN UN SEUL LOT:

Pour créer la paye de tous les salariés en bloc dans une même période: Choisissez un salarié et appuyez sur RETOUR (enter). Vous pouvez aussi taper la 1ère lettre de son nom de famille. Entrez les heures de ce salarié, puis appuyez sur ÉCHAPPER (esc) pour revenir à l’écran des détails et faites votre

1ère vérification, puis passez au deuxième salarié et ainsi de suite jusqu’au dernier. Cliquez ensuite sur ÉCHAPPER (esc) 2 fois pour passer ensuite aux étapes suivantes pour terminer le processus.

7.2 - CALCUL:

Au menu CALCUL, appuyez sur RETOUR (enter). L’étape du CALCUL se fait en automatique.

7.3 - VÉRIFICATION: Cette étape permet de vérifier la totalité des informations générées par le calcul de la paye.

Au menu VÉRIFICATION: Appuyez sur RETOUR (enter). Sur le salarié désiré: Appuyez sur RETOUR (enter).

L’écran de droite vous montre un aperçu de la paye du salarié dans l’écran de base RES+.

Déplacez-vous 1 fois avec la flèche de gauche du clavier: vous voyez l’explication des abréviations des écrans de droite.

Déplacez-vous sur les menus, avec la flèche de droite du clavier, pour vérifier chaque entrée sur la paye.

C’est votre 2ème vérification ou chance de modifier votre paye

Si vous voyez des erreurs dans ces pages: Retournez à CRÉATION, supprimez la paye avec F12 et refaites-la.

Si cette paye est bonne: Appuyez sur ÉCHAPPER (esc), choisissez en une autre… et ainsi de suite. Quand elles sont toutes bonnes: Appuyez sur ÉCHAPPER (esc) pour continuer.

Si vous désirez imprimer ces écrans de vérification, suivez cette procédure:

Revenez à la page RES+ et appuyez sur la touche F10. Un fichier sera créé avec son chemin d'accès. Prenez-le en note et appuyez sur RETOUR (enter). Quittez le module PAYE et cliquez sur le menu déroulant OUTILS (en haut de l'écran). Cliquez sur Explorateur de fichier, à gauche glissez le curseur sur votre dossier et à droite choisissez votre fichier

avec 1 clic seulement. Cliquez sur OK et imprimez-le.

56 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

7.4 - APPROBATION DE CHÈQUES: Cette étape vous permet d’attribuer un numéro à chaque chèque et une date d’émission des chèques pour la période. Si vous utilisez le dépôt direct, elle vous permet d’omettre les numéros de chèques.

A) CHANGER LA DATE DE VOS CHÈQUES (ou talon de paye):

Par défaut, la date d’émission des chèques (ou talons) est le mercredi suivant la période de travail. En entrant dans ce sous-menu, vous pouvez la changer en appuyant immédiatement sur les touches DÉBUT ou FIN (home ou end), puis continuez vos étapes. Si par erreur vous avez oublié de la changer et que votre session est fermée, ne la détruisez pas, continuez. Si votre session n'est pas fermée, quittez le sous-menu, puis revenez dans le sous-menu et immédiatement appuyez sur DÉBUT ou FIN, puis continuez vos étapes.

On peut également la changer dans l'ACTE DE PAIEMENT, nous y reviendrons plus loin à la section 7.7.

B) INSCRIRE LES NUMÉROS DE CHÈQUE: NOTE: Vous pourrez inscrire des numéros de chèques seulement si dans le menu

Production chèque, vous avez d'abord enregistré l'un de ces modes:

mode interrompu: On vous demandera chaque numéro de chèque à inscrire, un à la fois. Appuyez sur RETOUR (enter) entre chacun, puis sur ÉCHAPPER (esc). mode continu: On vous demandera le premier 1er numéro de votre série de chèques. Appuyez sur RETOUR (enter). mode automatique: Il est réservé pour le DÉPÔT DIRECT ou lorsque les numéros de chèques ne serviront pas.

Les numéros seront attribués automatiquement par le logiciel.

et que dans le menu Numéro de chèque, vous avez enregistré un no de départ des chèques.

Dans Approbation de chèques, placez-vous sur votre choix désiré:

Approbation par lot: Pour donner un numéro après l'autre à chacune de vos payes. Approbation individuelle: Pour donner vous-même un numéro de chèque à chaque salarié en particulier.

et appuyez sur RETOUR (enter).

Une fois terminé, appuyez sur ÉCHAPPER (esc).

7.5 - FERME SESSION:

Cette section permet d’enregistrer votre paye et de la comptabiliser dans vos rapports.

Au menu FERME SESSION, appuyez sur RETOUR (enter), le procédé est automatique.

NOTE: Attendez de revenir à l’écran précédent avant de toucher le clavier. Par sécurité, si le procédé est interrompu en cour de route, les payes ouvertes s’effacent. De même, si vous omettez l'étape FERME SESSION, les payes ouvertes disparaissent. La fermeture d’une séance de paye est obligatoire avant de pouvoir en créer une nouvelle.

Comme notre logiciel est très flexible, vous pourrez toujours détruire ultérieurement une paye déjà fermée.

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7.6 - VOIR PAYE FERMÉE: Cette section permet de visualiser la totalité des informations d’une paye fermée ou antérieure. C'est l'équivalent de la VÉRIFICATION pour les payes ouvertes (modifiables). Déplacez-vous sur le menu VOIR PAYE FERMÉE et appuyez sur RETOUR (enter). Choisissez la période et le salarié désiré, puis appuyez sur RETOUR (enter),

L’affichage est identique au menu VÉRIFICATION, mais avec vos infos de N.A.S. & de no de chèques en plus. Pour effacer une paye fermée ou la réintroduire, consultez le chapitre9.

7.7 - L’ACTE DE PAIEMENT: Dans ce module, vous avez le choix d'effectuer le paiement de vos payes par chèque ou par dépôt direct: Le dépôt direct est optionnel dans notre logiciel, il s'achète donc à part et le chapitre19 au complet lui est consacré.

Cliquez sur l’icône ACTE DE PAIEMENT, pour obtenir l’image de droite. Choisissez la période désirée avec la bonne date. Vous voyez tous vos salariés de cette période dans le rectangle Salarié. Les payes sont en attente pour les options d'impression. Cliquez sur chacune avec votre souris pour en voir les détails à droite tels que: le no de référence de la paye, les heures travaillées, le revenu brut et le salaire net.

C’est votre 3ème vérification ou chance de modifier votre paye

A) APPROUVER LES CHÈQUES (pour impression):

Le bouton Approuver sert à autoriser les payes une à une ou à en approuver une seule dans le lot. Le bouton Approuver tous sert à autoriser toutes les payes présentes d’un lot (même s’il n’y a qu’un seul salarié).

Une paye dont vous ne voudriez plus pourra être annulée dans le module PAYE et être refaite au besoin. Vous pourrez ensuite revenir dans cet écran et l’approuver.

Quand on clique sur APPROUVER TOUS, les informations de droite disparaissent et les payes se déplacent dans la section du bas. On peut y voir à partir de la gauche:

-Les nom et prénom du salarié -Le numéro de chèque -La date du chèque -Référence & Message -Le montant net du chèque -Le mode de versement -L’action: COURRIEL -L’action: IMPRIMER -L’action: ANNULER

B) MODIFIER LA DATE OU LE NUMÉRO (sur un chèque):

- Double-cliquez sur la donnée dans la case, tapez le changement et appuyez sur RETOUR (enter). - Cochez la case Imprimer, cliquez sur Visualiser et vérifiez la modification.

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C) AJOUTER UNE RÉFÉRENCE OU UN MESSAGE (sur un chèque):

La case Référence est visible en haut à droite du chèque et comporte un maximum de 40 caractères sur 2 lignes. La case Message est visible au centre en bas des 2 talons et comporte un maximum de 50 caractères sur 1 ligne.

- Double-cliquez sur la case respective, tapez le texte à ajouter et appuyez sur RETOUR (enter).

- Cochez la case Imprimer, cliquez sur Visualiser et vérifiez l’ajout.

D) VISUALISER ET IMPRIMER LES PAYES:

Quand on approuve les payes en attente, elles se déplacent dans la boîte du bas et sont prêtes à être imprimées; la case Imprimer est déjà cochée. NOTE: Si vous quittez cet écran sans imprimer,

vous devrez cocher à nouveau la case Imprimer pour Visualiser ou Imprimer directement votre chèque.

Cliquez sur Visualiser pour voir le chèque et ses talons. Dans la section de droite de cet affichage, vous pouvez agrandir l’écran dans la section Zoom (grossissez à 5 ou 6) et déplacez-vous d’une paye à l’autre avec la section Page.

Dans cet affichage, on retrouve 3 sections: Le chèque en haut et 2 talons identiques en dessous. Cette présentation peur être changée (voir item F).

C’est votre 4ème vérification ou chance de modifier votre paye

Vérifiez bien chaque information et si tout est conforme, imprimez toutes les payes ou imprimez seulement la paye affichée en cliquant d'abord sur Page actuelle. Vous pouvez également les sauvegarder en format PDF pour les conserver dans un dossier sur votre ordinateur ou les transmettre par courriel ultérieurement.

E) LE SOMMAIRE (selon les types de paiements):

Avant d'imprimer, si vous désirez visionner les payes qui seront émises par chèque et celles par dépôt direct, cliquez sur le bouton Sommaire. Vous y verrez les deux modes avec le montant des paiements et une case pour vos vérifications. Imprimez-le rapport ou sauvez-le en PDF pour un usage futur. NOTE: Pour supprimer le no d'assurance sociale sur un talon de chèque, consultez la section suivante dans

les paramètres du chèque.

59 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

F) MODIFIER LES PARAMÈTRES DU CHÈQUE À IMPRIMER:

Si vous utilisez nos chèques (nous en fabriquons pour nos clients), il y a peu ou pas de changement. Si vous utilisez déjà des chèques imprimables d'une autre source, il est essentiel que le talon s’agence parfaitement avec votre chèque en blanc. Cette section est donc facultative. Elle sert à indiquer au logiciel les informations que vous désirez voir apparaitre (dans les mesures légales) sur votre talon. Si vous n’utilisez pas de chèque imprimable ou si vous faites vos chèques à la main, passez à l’étape suivante.

Fermez maintenant l’écran ACTE DE PAIEMENT et cliquez sur l’icône CONFIGURATION SYSTÈME.

Cliquez sur l’onglet Gabarit de chèque pour voir plusieurs sections modifiables.

Cliquez sur le bouton Test pour afficher le démo du talon de paye de Joe Bloe. Imprimez-en une copie sur une feuille blanche et mettez-la en dessous d’un de vos chèques en blanc vous assurer que tout soit au bon endroit. Si vous devez apporter un changement, commencez par cliquer sur le bouton Nouveau, renommez-le et vous conserverez ainsi le mode par défaut STANDARD. Enregistrez vos changements avec le bouton Appliquer.

Exemple: Si votre chèque en blanc possède déjà les termes NO CHÈQUE dans le coin supérieur droit, vous pourrez l’enlever de l’impression en décochant la case Numéro de chèque visible.

Pour modifier la position des chiffres, chaque section centrale a un X, un Y et le chiffre zéro avec des flèches haut/bas à droite du zéro.

Avec les X: flèche du bas (chiffre négatif), on tasse à gauche flèche du haut (chiffre positif), on tasse à droite.

Avec les Y: flèche du bas (chiffre négatif), on descend flèche du haut (chiffre positif), on monte.

Après chaque modification, cliquez sur Appliquer quand vous êtes satisfait des résultats, sinon refaites un test.

Cliquez sur OK pour sortir de cet écran.

60 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

NOTE: Chez LES LOGICIELS SIMPLES, nous produisons et fournissons des chèques personnalisés pour nos

clients, à des prix très compétitifs.

Si vous utilisez des chèques imprimables d’un autre fournisseur, ou si vous êtes encore à la méthode manuelle, mais que maintenant vous aimeriez utiliser des chèques de 1ère qualité, fabriqués ici même au Québec:

allez dans le bloc AIDE du logiciel et cliquez sur l’icône de notre site web, puis sur Zone client, tapez votre mot de passe qui vous a été fourni avec votre clé d’enregistrement de produit,

et cliquez sur OK.

Cliquez maintenant sur la grande case jaune à droite: Chèques Bon de commande. Remplissez le formulaire à l'écran, imprimez-le et faites-le nous parvenir par fax ou par courriel. Appelez-nous au besoin.

7.8 - RÉSUMÉ (d'une session de paye):

Voici le processus complet de la conception d’une paye pour 1 salarié dans une période donnée:

1- CRÉATION RETOUR (enter) + effacer (F12) 2- Choisir un salarié: RETOUR (enter) 3- Sur la bonne période de paye: RETOUR (enter) 4- Sur le bon métier: RETOUR (enter)

5- Entrer les heures: F3 à F10 sur l’activité (pour 15 à 50 heures)

ou RETOUR (enter) + taper les heures jour par jour ou F2 sur l’activité (heures totales)

6- Entrer les fériés, boni, prime ou autre: F11 optionnel

7- ÉCHAPPER (esc) 2 fois Revenir sur CRÉATION = 1ère VÉRIFICATION

8- CALCUL RETOUR (enter) 9- VÉRIFICATION RETOUR (enter) 10- Choisir le salarié: RETOUR (enter)

11- Vérification de la paye: Flèches droite et gauche = 2ème VÉRIFICATION S'il y a une erreur: ÉCHAPPER (esc) 2 fois + recommencer l'étape 1 et suivante.

Si la paye est bonne: ÉCHAPPER (esc) 2 fois

12- APPROBATION DE CHÈQUES RETOUR (enter) - Pour changer la date du chèque: DÉBUT ou FIN (home ou end)

-Approbation par lot: RETOUR (enter) + inscrire le numéro -Approbation individuelle: RETOUR (enter) + inscrire le numéro + ÉCHAPPER (esc)

13- FERME SESSION RETOUR (enter)

14- VOIR PAYE FERMÉE RETOUR (enter)

15- Quitter ce module

16- ACTE DE PAIEMENT (Carnet de chèques) RETOUR (enter)

17- Sur cette période: APPROUVER TOUS = 3ème VÉRIFICATION

18- Sur le salarié VISUALISER = 4ème VÉRIFICATION

19- IMPRIMER le chèque RETOUR (enter)

61 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

AJOUTER DES FÉRIÉS, REVENUS, DÉDUCTIONS

8.1 - LES FÉRIÉS (hors CCQ seulement):

Explication: Le férié est attribué à vos salariés qui ont travaillé à l’extérieur des chantiers régis par la CCQ, car la CCQ gère elle-même ses fériés.

NOTE: Il est très important de vous rappeler de ne jamais mettre des heures CCQ sur une journée fériée CCQ, sauf exception.

Les fériés CCQ et ordinaires ne sont pas toujours les mêmes. Vérifiez vos calendriers (CCQ versus la CNT), en particulier pour la fête du Souvenir.

Si dans une période vous avez un salarié qui a travaillé dans un chantier CCQ et aussi hors CCQ, il a droit à un montant de férié basé sur les heures qu’il a travaillées hors CCQ seulement, pour les 4 dernières semaines calendrier avant ce férié.

Cliquez sur l’icône PAYE

Dans le menu CRÉATION, Choisissez le salarié et sa période de paye. Sélectionnez une activité hors construction

Appuyez sur la touche F11, et cliquez sur Férié

Le logiciel calcule le 1/20e des 4 dernières semaines calendrier (et non les semaines travaillées) ayant des heures dans le

Secteur hors construction (SHC) seulement.

- Si tout est bien, appuyez sur RETOUR (enter) pour accepter, puis sur ÉCHAPPER (esc) - Pour changer ce montant, inscrivez-le et appuyez sur RETOUR (enter), puis sur ÉCHAPPER (esc) - Pour retourner à vos payes, appuyez sur ÉCHAPPER (esc)

NOTE: Le détail du férié est visible dans l’écran VÉRIFICATION au sous-menu brut, à l’item montant divers.

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8.2 - REVENU SUPPLÉMENTAIRE:

A) CRÉER LE REVENU:

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION D’ENTREPRISE, puis sur l’onglet Revenus supp.

Cliquez sur Ajouter revenu et tapez le nom du revenu (exemple: Deplacement "SANS accent" et un maximum de 25 caractères), puis cliquez sur OK.

Cliquez sur chacun des critères à soustraire de ce revenu, normalement ce sont: IP-AEQ-RRQ-RQAP-FSSQ-CSST- VACQ-IF. Cette étape est importante pour vos T4-R1.

NOTE: Chaque revenu peut avoir des critères de déduction différents. Les critères Pourboires, Commission, Voyage, Nourriture et logement, Véhicule ainsi que les gains imposables dans certains cas doivent être sélectionnés pour qu'ils soient pris en compte dans les T4-R1.

Vous êtes responsables des retraits que vous appliquez aux Revenus supplémentaires.

Cliquez sur Appliquer pour enregistrer vos données, puis sur OK pour sortir.

Pour supprimer le revenu supplémentaire, sélectionnez-le à gauche, puis cliquez sur Ajout/Supprimer.

B) AJOUTER LE REVENU AU(X) SALARIÉ(S):

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION SALARIÉ,

puis sur l’onglet Revenus supplémentaires utilisés.

Choisissez le salarié désiré, puis cliquez sur Ajout/supprime revenus.

Cliquez sur un revenu de la liste de gauche (il deviendra bleu), puis cliquez sur la flèche simple pointant vers la droite.

Pour supprimer ce revenu, cliquez dessus à droite (il deviendra bleu), puis sur la flèche simple vers la gauche.

Pour ajouter tous les revenus d’un coup: cliquez sur la flèche double pointant vers la droite.

Pour supprimer tous les revenus d’un coup: cliquez sur la flèche double pointant vers la gauche.

Cliquez sur OK pour quitter la page.

Description des cases:

$/période: un montant fixe par période de paye (100$ par paye) % salaire brut: un pourcentage du salaire (10% de sa paye) $/heure: un montant par heure travaillée (1$ de l’heure) Historique: case utile pour inscrire un montant dans les payes antérieures d'une nouvelle entreprise.

Vous pouvez laisser toutes les cases de montants à zéro, mais vous devrez inscrire le montant manuellement lors de la paye, puis de faire des RETOUR (enter) jusqu'à la fin.

63 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

NOTE: -Parmi ces choix, il peut y en avoir plus d'un par revenu. Exemple: 50$ par période plus 1$ par heure travaillée.

-Dans l’écran PAYE, vous verrez le Revenu supplémentaire comme étant une activité disponible pour la paye. -Après avoir fermé la session de paye, n’oubliez pas de corriger votre plan comptable et d’ajouter ce poste dans votre logiciel de comptabilité pour avoir un transfert d'écritures exact.

-Un revenu supplémentaire ne peut pas fonctionner tout seul, c’est un surplus associé à une paye. C’est comme essayer de faire avancer une remorque sans auto.

8.3 - DÉDUCTION SUPPLÉMENTAIRE:

A) CRÉER LA DÉDUCTION:

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION D’ENTREPRISE, puis sur l’onglet Déductions sup.

Cliquez sur Ajouter déduction (à droite): tapez le nom de la déduction "SANS accent" et avec un maximum de 25 caractères), puis cliquez sur OK.

NOTE: Par souci d’anonymat, on peut définir la pension alimentaire: PA999999, ou la saisie de salaire: SS999999, en utilisant le no de dossier du salarié.

Cliquez sur un seul critère de calcul (retrait ou pension ou saisie, etc.).

NOTE: Le choix du critère est une étape obligatoire pour les T4-R1. Vous êtes responsables du choix que vous appliquez à la déduction.

Cliquez sur APPLIQUER pour enregistrer vos données, puis sur OK pour sortir.

Pour supprimer une déduction, cliquez dessus à gauche, puis sur Ajout/Supprimer déduction.

B) AJOUTER LA DÉDUCTION AU(X) SALARIÉ(S):

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS, puis sur l’onglet Déductions supplémentaires utilisées.

Choisissez le salarié désiré, puis cliquez sur AJOUT/SUPPRIME DÉDUCTIONS.

Cliquez sur une déduction de la liste de gauche (elle deviendra bleue), puis cliquez sur la flèche simple pointant vers la droite.

Pour supprimer une déduction, cliquez dessus à droite (elle deviendra bleue), puis sur la flèche simple vers la gauche.

Pour ajouter toutes les déductions d’un coup: cliquez sur la flèche double pointant vers la droite.

Pour supprimer toutes les déductions d’un coup: cliquez sur la flèche double pointant vers la gauche. Cliquez sur OK pour quitter la page.

64 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Description des cases:

($/période): un montant fixe par période de paye (100$ par paye) (% salaire brut): un pourcentage du salaire (10% de sa paye) ($/heure): un montant par heure travaillée (1$ de l’heure)

NOTE: -Dans les déductions supplémentaires, il y a une partie Salarié et une partie Employeur. Exemple: Dans le cas d’une déduction pour assurance salaire, le salarié et l’employeur versent chacun une part.

-Vous pouvez laisser toutes les cases de montants à 0.00$, mais vous devrez inscrire le montant manuellement lors de la paye, puis de faire des RETOUR (enter) jusqu'à la fin. -Dans l’écran PAYE, vous verrez la Déduction supplémentaire comme étant une activité disponible pour la paye. -Après avoir fermé la session de paye, n’oubliez pas de corriger votre plan comptable et d’ajouter ces postes dans votre logiciel de comptabilité pour avoir un transfert d'écritures exact.

8.4 - LE FONDS DES TRAVAILLEURS:

Cette déduction peut être créée à la demande d’un salarié qui désire placer de l’argent dans le Fonds de solidarité FTQ ou le Fonds de développement de la confédération des syndicats nationaux (CSN). Le fonds des travailleurs a pour avantage de réduire immédiatement le niveau d’imposition provinciale (pour le Québec seulement) du salarié.

A) CRÉATION DE LA DÉDUCTION:

Consultez la section 8.3 A) Cliquez sur Ajouter déduction et tapez le nom Fonds FTQ ou Fonds CSN.

Cliquez sur un seul critère de calcul (Fonds Solidarité Québec).

Appuyez sur OK pour sauvegarder, puis encore sur OK pour quitter cet écran.

B) AJOUTER LA DÉDUCTION AU(X) SALARIÉ(S):

Consultez la section 8.3 B)

NOTE: Après avoir fermé la session de paye, n’oubliez pas de corriger votre plan comptable et d’ajouter ce poste

dans votre logiciel de comptabilité pour avoir un transfert d'écritures exact.

8.5 - NOTES IMPORTANTES (revenus ou déductions):

Si vous avez inscrit un montant fixe comme revenu ou déduction supplémentaire, vous pouvez le changer lors de la création de la paye, mais il reviendra par défaut à la paye suivante. Si vous laissez toutes les cases des montants ou des % à 0.00$, vous pourrez inscrire des montants variables à chaque période.

NOTE: -Chaque fois que vous ajoutez un revenu ou une déduction, le logiciel génère un nouveau poste comptable, par défaut dans le menu ÉCRITURE. Vous devez absolument en créer un aussi dans votre logiciel comptable et vous assurer qu'il est identique dans chaque logiciel, avant de procéder au transfert de vos écritures.

65 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

8.6 - PRIME (contremaître CCQ): On doit plutôt parler ici des primes accordées au chef de groupe et au chef d'équipe. Cette prime fait partie du salaire de base du salarié et doit être ajoutée directement à son métier.

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS, et choisissez le salarié.

Cliquez sur l’onglet MÉTIERS, puis sur l’activité concernée. Ajoutez la prime en % selon la convention collective du salarié (exemple: 7%). Sur le talon de chèque, le mot prime apparaitra sous l'activité avec ses montants.

Cliquez sur APPLIQUER, puis sur OK pour quitter.

8.7 - PRIME (hauteur, harnais, ou autre):

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION D’ENTREPRISE, Cliquez ensuite sur l’onglet Primes, puis sur ajouter prime,

Inscrivez un nom pour votre prime, puis cliquez sur OK.

Pour ce nom, inscrivez le taux horaire applicable.

La case Actif doit être cochée pour l'utiliser dans la paye. Cliquez sur APPLIQUER, puis sur OK pour quitter.

Cliquez maintenant sur l’icône PAYE, puis sur Création. Entrez les heures d’une activité CCQ.

Sur cette activité (en gris), appuyez sur la touche F11. Sur Prime1, appuyez sur RETOUR (enter) et le nom de la prime vous apparait avec 3 choix: Heure / %: entrez le nombre d'heures où la prime est applicable

(Exemple: 15heures dans une semaine de 40 heures).

Taux: Vous y voyez le taux de la prime que vous avez inscrite dans le menu CONFIGURATION D’ENTREPRISE. Vous pouvez le modifier (Exemple: Deux dollars et demi = 2.50).

Montant $: le montant total qui sera versé à ce salarié pour sa prime. Appuyez sur RETOUR (enter).

Appuyez sur ÉCHAPPER (esc) une fois pour revenir sur l’activité et une autre fois encore pour revenir au menu précédent.

NOTE: Au menu VÉRIFICATION, déplacez-vous à la section BRUT et vous pourrez voir ces montants.

66 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

8.8 - SUPPRIMER UNE PRIME:

Sélectionnez la prime à effacer, puis cliquez sur Supprimer prime et à la question “Voulez-vous …”, cliquez sur OUI.

Cliquez sur APPLIQUER, puis sur OK pour quitter.

8.9 - BONUS:

NOTE: Que l’on parle de bonus ou de boni, c’est la même chose: c’est du salaire.

A) CRÉER LE BONUS:

Reportez-vous à la section 8.2 A)

- Tapez un nom sans accent tel que Bonus employe ou boni administration. - Sélectionnez les critères suivants: IP – AEQ – RRQ – RQAP – FSSQ – CSST – VACQ – IF. - Si vous désirez offrir un boni net à un administrateur, sélectionnez seulement les critères RRQ - RQAP -FSSQ.

NOTE: Si vous préférez, vous pouvez aussi utiliser le bonus avec les critères prédéfinis directement dans l'écran des

heures en utilisant la touche F11, mais vous il ne vous est pas permis de modifier les critères fiscaux.

Cliquez sur APPLIQUER, puis sur OK pour quitter.

B) AJOUTER LE BONUS (au salarié):

Reportez-vous à la section 8.2 B)

Cliquez sur APPLIQUER, puis sur OK pour quitter.

NOTE: Étant donné que le montant du bonus peut varier, il est conseillé de laisser les montants à 0.00$. Vous devrez alors entrer le montant directement à la création de la paye.

C) CRÉATION D'UNE PAYE AVEC BONUS/BONI:

Ouvrez l’icône PAYE et effectuez votre paye de la semaine. Le revenu BONI apparait à la fin de la liste des activités (image de droite).

Si dans une séance de paye, vous voulez seulement remettre un boni (sans paye courante), vous devrez alors créer un nouveau métier ordinaire avec 0.01$ /heure,

revenir dans la paye en appuyant (F12) pour effacer les vieilles données

et inscrire ensuite 10 minutes de temps dans son activité ordinaire à .01$. Vous pourrez utiliser ensuite votre boni en revenu supplémentaire. NOTE: Vous devez toujours rattacher votre boni à une paye à .01$/heure, sinon il ne sera pas calculé dans la paye.

Après avoir imprimé votre chèque, n'oubliez pas d'ajouter votre nouveau poste comptable dans vos 2 plans comptables avant de faire votre transfert d'écritures.

67 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

8.10 - CRÉER UNE PAYE NETTE:

Pour composer une paye nette (Exemple: 600.00$ net par semaine), vous devez obligatoirement utiliser un

nouveau métier + un revenu supplémentaire.

- Créez d'abord un nouveau métier ordinaire, puis créez un revenu avec ses critères (voir la section 8.2). - Inscrivez des heures dans ce métier. - Procédez aux étapes CALCUL et VÉRIFICATION pour vérifier la paye nette. - Quittez la page et retournez à l’étape de CRÉATION - Inscrivez un montant dans le revenu supplémentaire. - Procédez de nouveau aux étapes CALCUL et VÉRIFICATION pour vérifier la paye nette et le revenu dans REVG. - Refaites les étapes autant de fois que nécessaire. Cela nécessite plusieurs essais avant d’obtenir le plus proche montant désiré.

68 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

69 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

QUELQUES TRUCS PRATIQUES

9.1 - EFFACER UNE PAYE FERMÉE: L'effacement s'effectue en deux ou trois étapes selon le cas:

1-On la marque pour effacement ultérieur. 2-On refait la paye de correction si nécessaire. 3-On détruit la paye erronée de façon définitive.

Avant d'effacer, il est primordial de noter le N.A.S. du salarié, plus une copie du chèque ou si vous êtes dans Voir paye fermée de noter le no de chèque et le salaire net.

A) MARQUER LA PAYE (avec SUPPRIME et o-u-i):

-Cliquez sur l’icône PAYE, puis descendez sur Annule paye fermée -Appuyez sur RETOUR (enter). -Déplacez-vous sur la paye à effacer et appuyez sur SUPPRIMER (delete).

-À la question, “Désirez-vous effacer cette paye?”, tapez les lettres: O-U-I. la mention “à effacer” s’affiche à droite de la paye, ceci pour nous faire penser de l’effacer sans faute plus tard.

NOTE: À cette étape, on peut encore réintroduire une paye marquée à effacer par erreur (voir 9.2).

Cliquez sur ÉCHAPPER (esc).

B) REFAIRE LA PAYE:

Si vous n'avez pas de paye à refaire, passez à l'item C). Si vous devez refaire une ou des payes, apportez avant les corrections si applicables, refaites les étapes de Création à Voir paye fermée, puis imprimez le nouveau chèque. Réimprimez vos rapports et corrigez vos transferts d'écritures.

Détruisez ensuite la ou les payes erronées en allant dans Annule paye fermée (voir l'étape suivante). NOTE: Refaire des payes antérieures implique nécessairement de vérifier leurs impacts sur les rapports CCQ

et R.A.S. au besoin, de même que sur les corrections des paiements déjà effectués de ces rapports.

C) DÉTRUIRE LA PAYE (avec avec les touches CTRL-K et CTRL-D):

Lorsque vous êtes dans Annule paye fermée, il n'est pas nécessaire de choisir une paye en particulier, vous pouvez demeurer sur la 1ère, car toutes les payes marquées seront détruites en une seule fois.

1-Appuyez simultanément (en même temps) sur les touches CTRL et la lettre K (ceci détruit la paye).

2-Appuyez simultanément (en même temps) sur les touches CTRL et la lettre D (ceci vérifie les doublons).

NOTE: Une fois la paye détruite de façon définitive, on ne peut plus la récupérer. Il faudra alors la refaire au besoin.

70 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

9.2 - RÉINTRODUIRE UNE PAYE MARQUÉE (avec INSÉRER et o-u-i):

Si vous avez marqué la mauvaise paye ou que vous ne désirez plus la supprimer et qu'elle n’est pas encore effacée, voici comment corriger:

Dans le menu Annule paye fermée:

-Déplacez-vous sur la paye marquée "à effacer" et appuyez sur la touche INSÉRER (insert). -À la question “Désirez-vous réintroduire cette paye?”, tapez O - U - I.

-la mention “à effacer” a disparu et la paye redevient valide.

9.3 - APRÈS UN EFFACEMENT:

Si vous avez effacé des payes antérieures qui ont déjà été approuvées auparavant dans l’ACTE DE PAIEMENT, il faudra aussi les enlever dans cet écran.

Ouvrez l’icône ACTE DE PAIEMENT, puis sélectionnez la bonne période de paye. Sous la section Annuler, cochez toutes les cases des payes à détruire, puis cliquez sur Actualiser (au-dessus). Toutes les payes cochées disparaissent définitivement. Si la paye erronée reste présente dans la case en attente d'être approuvée, ceci indique qu'une étape a été omise à l'étape9.1 C).

9.4 - QUAND MODIFIER OU AJOUTER UNE NOUVELLE ACTIVITÉ?: Vous pouvez modifier une activité uniquement si le changement est mineur tel que:

1-Un pourcentage de vacances hors CCQ. 2-Un salarié qui change de taux horaire hors CCQ. 3-Un changement de syndicat.

Vous devez toujours ajouter une nouvelle activité si le changement est majeur tel que: 1-Un salarié CCQ passe d’apprenti 1 à apprenti 2. 2-Un salarié au Résidentiel qui va aussi travailler dans le Commercial. 3-Un salarié qui travaille dans 2 régions différentes ou plus.

NOTE: Ceci est nécessaire surtout dans les cas où on doit garder des traces de l’ancienne activité lors d'une vérification ultérieure. Reportez-vous aux chapitres CONFIGURATION D’ENTREPRISE et CONFIGURATION DES SALARIÉS pour plus d’information.

9.5 - CORRIGER LE N.A.S. D'UN SALARIÉ (avec CTRL-N):

Voici comment corriger la paye d’un salarié, à qui on a attribué un numéro d’assurance social (N.A.S.) erroné.

Cliquez sur l’icône PAYE

Déplacez-vous sur Annule paye fermée et appuyez sur RETOUR (enter) Positionnez-vous sur la paye à modifier et enfoncez ensemble la touche CTRL (de gauche) et la lettre N. Tapez le nouveau numéro (exemple: 123-456-789) et appuyez sur RETOUR (enter). Appuyez sur ÉCHAPPER (esc) 2 fois pour quitter et sortir du module PAYE.

71 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Ouvrez l’icône Acte de paiement. Sélectionnez la période voulue et la paye erronée. Cochez Annuler sur la paye erronée, puis cliquez sur Actualiser (au-dessus) pour l'enlever. Cliquez sur la nouvelle paye corrigée, en attente dans la boîte du haut, puis sur Approuver pour accepter la nouvelle paye. Cochez la case sous la colonne Imprimer , puis cliquez sur Visualiser pour voir le nouveau numéro de N.A.S. sur le talon de paye. Note: -Si vous avez choisi de ne pas faire paraître le N.A.S. sur les talons, il est certain que vous ne le verrez pas ici. Pour le voir, cliquez sur l’icône CONFIGURATION SYSTÈME –Gabarit de chèque de paye, et en bas à droite

allez cocher la case N.A.S. du salarié visible. Terminez en cliquant sur APPLIQUER suivi d’OK. -Vous devez recommencer le processus pour chaque période de paye.

9.6 - L’ÉCRAN PJ01 (détails du coût horaire):

Cet écran permet d’établir l’importance en dollar de chaque activité d’un salarié. Exemple: Un charpentier œuvre dans les secteurs résidentiels léger et commercial. Il travaille aussi comme homme d’atelier avec un salaire horaire ordinaire (hors CCQ).

La colonne Z: 0xx: Désigne le travail fait comme homme d’atelier dans le secteur hors CCQ. La colonne D: 160: Désigne le travail fait comme charpentier dans le secteur résidentiel. La colonne C: 160: Désigne le travail fait comme charpentier dans le secteur commercial.

Chaque montant est imputé au secteur d’activité du salarié, sauf pour les trois montants suivants: -RRQ employeur,

-AE employeur, -FSS et CSST,

qui sont répartis pro rata de leur importance.

La méthode de calcul RRQ Employeur, FSS et CSST prend en compte les montants suivants:

- Brut + vacances de construction

+ avantages imposables au provincial.

La méthode de calcul d’AE Employeur prend en compte les montants suivants:

-Brut + vacances de construction.

72 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

9.7 - L’ÉCRAN PJ02 (coût moyen): La ligne Total: Reprend les montants calculés dans l’écran PJ1. La ligne Heures: Présente le temps fait dans chaque activité. La ligne Coût moyen: Indique le coût horaire pour chaque activité. Le calcul est basé sur le total divisé par

le nombre d’heures. Ce total est reporté à l'écran RES+.

La ligne pourcentage: Indique la proportion de chaque activité par rapport au coût total de cette paye. Quittez cet écran en appuyant 2 fois sur la touche ÉCHAPPER (esc)

73 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LES PAYES SPÉCIALES

10.1 - LES BANQUES D'HEURES CCQ (secteur Résidentiel léger et lourd seulement):

La réserve d’heures (Texte intégral: site CCQ.org, en date du 10 juin 2014)

Depuis mai 2007, un employeur qui œuvre dans le secteur résidentiel peut instaurer une réserve d’heures. Ce système permet à ses salariés de mettre en réserve des heures supplémentaires et de les utiliser, au besoin, à certaines conditions. Lorsqu’un employeur décide d’instaurer une réserve d’heures dans son entreprise, il doit le faire pour tous ses salariés. La réserve d’heures tire son existence de la convention collective 2004-2007 du secteur résidentiel. Pour obtenir plus de renseignements sur le volet juridique de ce système, veuillez consulter la section19 de la convention collective du secteur résidentiel, intitulée Règle particulière - réserve d’heures pour congé compensatoire.

Modalités reliées à la réserve d’heures:

Des règles régissent la constitution, l’utilisation et la liquidation de la réserve d’heures. De plus, l’employeur doit faire état sur son rapport mensuel des activités liées à la réserve d’heures [constitution, utilisation et liquidation].

Pour constituer une réserve d’heures: Si l’employeur décide d’implanter un système de réserve d’heures dans son entreprise, il doit inscrire dans ses livres, chaque semaine, les heures supplémentaires effectuées par ses salariés. Certains types d’heures supplémentaires ne peuvent pas servir à la constitution d’une réserve d’heures. Il s’agit de celles effectuées:

Sur un chantier visé par l’Annexe B: chantier isolé, projet de La Baie James, chantier hydroélectrique au nord du 55e parallèle, incluant Grande-Baleine;

Lors des congés annuels obligatoires d’été ou d’hiver;

Lors d’un jour férié chômé

La réserve d’heures d’un salarié peut contenir 80 heures pour le Résidentiel léger et 80 heures pour le Résidentiel lourd pour un maximum total de 160 heures. Les heures supplémentaires effectuées au-delà de cette limite sont payables au taux de salaire applicable majoré de 50% [taux et demi] pour le Résidentiel léger ou 100% [taux double] pour le Résidentiel lourd. “FIN DE CITATION”

NOTE: Cliquez sur chaque lien souligné ou celui qui suit pour vous informer davantage.

http://www.ccq.org/fr-CA/Travailleur/M_RegimeRelationsTravail/M03_ConventionsCollectives/M03_1_ReserveHeures

A) HEURES MISES EN RÉSERVE:

Vous devez comptabiliser les heures en réserve dans un fichier externe à notre logiciel, tel que: Excel.

Les heures mises en réserve seront traitées de la même façon qu’un métier CCQ.

Dans la CONFIGURATION DES SALARIÉS,

Ajouter 2 nouveaux métiers CCQ, au secteur Résidentiel seulement, avec les mêmes choix.

Pour le secteur Résidentiel léger [R]:

- Dans le 1er métier ajouté, au choix: salarié statut, attribuez le statut [R] (R - Heures mises en réserve).

- Dans le 2ème métier ajouté, au choix: salarié statut, attribuez le statut [S] (R - Heures utilisées de la réserve).

74 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Pour le secteur Résidentiel lourd [R1]:

-1er métier, au choix: Salarié statut, attribuez le statut [R] (R - Heures mises en réserve).

-2ème métier, au choix: Salarié statut, attribuez le statut [S] (R - Heures utilisées de la réserve).

NOTE: -Les heures mises en réserve (statut R) seront affichées sur le talon de paye du salarié et celles utilisées de la réserve (statut S) seront déduites du solde accumulé sur le talon de paye du salarié.

B) HEURES UTILISÉES:

À la création de la paye: Les heures utilisées en Résidentiel léger [R] ne doivent pas être majorées. Les heures utilisées en Résidentiel lourd [R1] doivent être majorées de 50% (taux et demi).

Pour effectuer la paye du salarié dans ces secteurs seulement, vous devez utiliser le métier régulier plus le métier avec le statut S.

Exemple: Votre paye est de 30 heures à temps simple au Résidentiel léger + 10 heures à temps simple pour le métier créé avec le statut S. Votre paye est de 30 heures à temps simple au Résidentiel lourd + 10 heures à temps et demi pour le métier créé avec le statut S.

C) LIQUIDATION ANNUELLE DES HEURES:

NOTE: -Les heures inutilisées doivent absolument être liquidées [remises à 0.00] une fois l’an "à la fin de la

période d'étalement et de référence" déterminée par la convention collective (29 mars 2014, 28 mars 2015 26 mars 2016 et 25 mars 2017). -Le solde des heures inutilisées doit absolument être liquidé à la mise à pied pour plus de 6 mois, au congédiement et au départ volontaire de l'employé.

À la création de la paye: Les heures utilisées en Résidentiel léger [R] doivent être majorées de 50% (taux et demi). Les heures utilisées en Résidentiel lourd [R1] doivent être majorées de 100% (taux double).

Pour effectuer la paye du salarié dans ces secteurs seulement, vous devez utiliser le métier régulier plus le métier avec le statut S.

Exemple: Votre paye est de 30 heures à temps simple au Résidentiel léger + 10 heures à temps et demi pour le métier créé avec le statut S. Votre paye est de 30 heures à temps simple au Résidentiel lourd + 10 heures à temps double pour le métier créé avec le statut S.

10.2 - LA PAYE BIHEBDOMADAIRE (à la quinzaine):

Cette section est optionnelle, car dès qu'on travaille dans le domaine de la construction, on parle de paye hebdomadaire (à la semaine). C’est une pratique obligatoire qui est régie par la Loi R-20 de la CCQ.

Si dans votre entreprise il y a des salariés de la construction qui vont sur des chantiers régis par la CCQ, vos autres salariés doivent aussi être payés à la semaine, donc de façon hebdomadaire, sinon il y aura un mélange de périodes dans vos rapports (Journal et R.A.S. entre autres).

75 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Si vous devez absolument émettre des payes à la quinzaine (administration ou entreprise hors construction), suivez cette procédure:

1- Ouvrez l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS,

Sélectionnez le salarié, puis dans l’onglet Informations, sur l’item Période, choisissez Bihebdomadaire (26-27), puis cliquez sur Appliquer et OK pour quitter.

2- Cliquez maintenant sur l’icône CONFIGURATION D'ENTREPRISE, puis sur l’onglet Métiers utilisés pour ajouter 2 nouveaux métiers.

Dans la boîte du haut, “Sélectionnez les secteurs utilisés”, cliquez sur Métiers divers (il deviendra bleu).

Cliquez sur Ajouter métiers divers et dans le nouvel écran, à droite de Métier régulier tapez le nom du métier avec

le chiffre 1 à la fin. (exemple: Secretaire 1).

Cliquez ensuite sur Enregistrer métier pour le voir dans la liste des Métiers réguliers (personnalisés) dans la boîte de gauche.

Cliquez sur Nouveau et tapez le même nom de métier avec le chiffre 2 à la fin. (exemple: Secretaire 2).

Cliquez ensuite sur Enregistrer métier pour le voir dans la liste des Métiers réguliers (personnalisés) dans la boîte de gauche. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.

Dans la boîte “Sélectionnez les Métiers utilisés” du bas, cliquez sur chacun des deux nouveaux métiers créés pour les activer (les mettre en bleu). Cliquez sur Appliquer pour enregistrer et sur OK pour quitter cette fenêtre.

Retournez dans l'icône CONFIGURATION DES SALARIÉS,

Complétez en ajoutant les deux métiers, puis inscrivez l'unité de CSST correspondante, le salaire hebdomadaire, le pourcentage de vacances et si les vacances seront retenues ou remises chaque semaine (en décochant).

Assurez-vous que les deux métiers soient identiques.

Au moment de la paye, vous pourrez ensuite attribuer 40 heures au métier1 et 40 heures au métier2 pour la même période. Le reste de la paye se fait comme à l’habitude en terminant le processus jusqu’à Voir paye fermée, puis en l’imprimant.

10.3 - CORRIGER UNE PAYE FERMÉE:

Les questions à se poser avant de travailler sur une paye déjà fermée sont les suivantes:

A) Est-ce que la paye a été transférée dans votre logiciel comptable? B) Est-ce que la paye est imprimée? C) Est-ce que le rapport des R.A.S. correspondant a déjà été payé? D) Est-ce que la paye a été remise au salarié?

Si c'est oui, est-ce que la paye est déjà déposée? Si c'est non, récupérez le chèque.

Chaque réponse, positive ou négative, détermine quelles étapes devront être refaites.

A) SI LA PAYE EST DÉJÀ TRANSFÉRÉE:

Allez la détruire dans votre logiciel de comptabilité en n'oubliant pas l'écriture du salaire net s'il y a lieu, sinon poursuivez.

76 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) SI LA PAYE EST IMPRIMÉE:

Ayez en main le talon de la paye erronée pour avoir les montants inscrits sur cette paye.

Exemple: Si vous avez fait une paye secteur Résidentiel qui aurait dû être au Commercial, il faut alors refaire la paye, car votre rapport CCQ sera erroné.

a) Dans le module Carnet de chèques, annulez la paye erronée, puis quittez la page.

b) Dans le module PAYE, descendez à Annule paye fermée et appuyez sur RETOUR (enter). Déplacez-vous sur la paye

erronée et marquez-la "à effacer" avec la touche SUPPRIMER (delete), puis tapez les lettres O-U-I (les dernières étapes

finales d'effacement seront faites plus tard).

Quittez avec ÉCHAPPER (esc) et allez corriger l’élément erroné tel qu'un mauvais syndicat, un mauvais métier, un

changement de salaire SHC, etc., dans le module CONFIGURATION DES SALARIÉS ou dans CONFIGURATION

D'ENTREPRISE, s'il y a lieu.

c) Revenez dans le module PAYE et au menu Création, cliquez sur la touche F12 pour avoir une période vierge.

Sélectionnez la bonne période, refaites la nouvelle paye avec une première vérification, puis Calcul, et Vérification.

Faites RETOUR (enter), puis sur le nom du salarié affiché appuyez sur RETOUR (enter) et dans l'écran RES+, prenez

en note le montant net de la nouvelle paye.

d) Calculez l’écart du montant net entre la paye erronée et la nouvelle, puis notez-le pour une des prochaines étapes.

Exemple: La paye nette erronée est de 597.25$ et la nouvelle de 689.36$, la différence est donc de 92.11$ inférieur

à la nouvelle paye. Pour corriger, on doit alors réduire le montant de 689.36$ à 597.25$ tel que décrit à

l'étape C), item a ou b).

NOTE: Pour équilibrer vos comptes de G/L dans votre comptabilité, la nouvelle paye doit absolument être au même montant net que la paye erronée.

C) VÉRIFIER LE RAPPORT R.A.S.:

a) Si le rapport de R.A.S. n'a pas encore été payé:

Dans le menu Vérification, corrigez l'écart calculé à l'étape précédente en modifiant les impôts.

Exemple: Pour corriger la différence calculée de 92.11$ dans notre exemple précédent.

Allez au sous-menu DEDG et appuyez sur la touche F5 pour l’impôt provincial et ajoutez 50.00$ à ce montant déjà

inscrit, puis appuyez sur la touche F4 pour l’impôt fédéral et ajoutez 42.11$ (habituellement, il est préférable d'ajouter

un plus gros montant au provincial qu'au fédéral), ce qui correspond à la différence de 92.11$.

Vérifiez le nouveau montant net inscrit au bas de la fenêtre:

-Si le montant net n'est pas le même, recommencez votre correction. -Si le montant net est le même que la paye erronée, quittez cet écran avec ÉCHAPPER (esc).

Poursuivez avec Approbation de chèques en indiquant le même no de chèque que l’ancien. Quittez cet écran avec ÉCHAPPER (esc).

Allez maintenant au menu Ferme session pour vérifier que les deux payes sont là. Allez ensuite à Annule paye fermée pour détruire totalement l’ancienne paye. Dans ce menu, il n'est pas nécessaire d'être positionné sur une paye en particulier, procédez immédiatement en appuyant sur les touches CTRL et K en-semble, puis sur CTRL et D ensemble.

Quittez le module PAYE et réimprimez votre nouveau chèque.

77 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

b) Si le rapport de R.A.S. a été imprimé et payé:

Annulez-le avec un gros X et conservez-le. Faites vos corrections selon l'item a), puis imprimez un nouveau rapport et brochez-le avec l'ancien.

Sur votre prochain rapport des R.A.S. ajouter le montant de correction en plus ou en moins à la main pour faire votre paiement mensuel corrigé à votre banque.

NOTE: -L’employeur replace ainsi ses rapports avec les bons montants de syndicat, de métier, etc. et le montant net

demeure le même que celuisur la paye originale. -Il récupèrera les montants payés en trop ou payera les sommes dues sur le prochain rapport.

-L’employé récupérera son argent en faisant sa déclaration de revenus. IMPORTANT: Si vous préférez une méthode pour voir les traces de correction ou si les sommes à corriger sont

importantes, il est possible d'effectuer ces corrections par d'autres méthodes.

Une des méthodes que nous privilégions consiste à ajouter dans la Configuration d'entreprise une déduction appelée "Ajustement salaire net" avec le critère Retrait, pour lequel il n’y aura aucune retenue. Il faut ensuite l'attribuer à chaque salarié concerné sans inscrire de montant de base, faire sa paye corrigée et les étapes jusqu'à Ferme session. Il ne faut pas oublier de faire correspondre le nouveau poste comptable généré dans Construc avec un nouveau poste à créer dans votre comptabilité Sage ou autre (voir le chapitre 11), sinon votre prochain transfert sera erroné.

78 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

79 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LES ÉCRITURES & LES TRANSFERTS

Pour configurer cette section, il faut d'abord avoir fait au moins une session fermée de payes, puis nous contacter pour un rendez-vous ou nous envoyer le plan comptable de votre entreprise. Si vous utilisez SAGE, allez à votre menu Rapport – liste – plan comptable et faites-nous parvenir toutes les pages par courriel à [email protected] ou par fax: 819-623-7693. Vous devez attendre d’avoir reçu un rendez-vous pour installer le plan de transfert, ou le faire par vous-même, avant d’effectuer des changements dans cette section.

Cliquez maintenant sur l'icône des ÉCRITURES, pour obtenir cet écran: Vous y voyez la section des transferts avec ses sous-menus et la section des intégrations incluant le plan comptable.

Toutes les lignes qui commencent par Intégration sont des prérequis pour le transfert. Il faut absolument les faire en premier et seulement 1 fois au tout début.

11.1 - LES INTÉGRATIONS:

A) NOM RÉPERTOIRE TRANSFERT:

Cette étape (après que vous ayez imprimé les payes) indique au logiciel où il doit placer (sauvegarder) le fichier de transfert qui sera alors en attente d’être importé dans votre logiciel de comptabilité SAGE. Vous pourrez aussi l’imprimer pour effectuer à la main vos écritures dans un logiciel de comptabilité autre que SAGE. Appuyez sur RETOUR (enter) et par défaut, le dossier c:\SIMPLE est affiché. Vous pouvez le conserver ou le changer à votre guise, appuyez ensuite sur RETOUR (enter).

NOTE: Si vous changez le nom de votre répertoire, il ne doit pas comporter plus de 8 lettres. Exemple: C: \simple\SA, ou tout autre nom représentant une autre entreprise telle que: C:\royblais

Le logiciel crée automatiquement le répertoire s’il n’existe pas. La création de cette intégration ne doit être faite qu’une seule fois.

B) NOM FICHIER TRANSFERT:

Cette section permet de définir le nom du futur fichier de transfert dans le répertoire défini précédemment en A). Chaque paye de chaque salarié génère une écriture associée à des postes comptables et elle sera regroupée dans un fichier texte. Un fichier de transfert sera ainsi créé pour permettre d’exporter les données des payes vers votre logiciel de comptabilité.

Pour créer un fichier de transfert, nous utilisons une méthode dont chaque fichier a 12 caractères.

80 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Appuyez sur RETOUR (enter), pour obtenir cet exemple:

Position définition 1 Représente l’année (elle s’inscrit automatiquement): H=2013 G=2014 F=2015 E=2016 D=2017 2 & 3 Représente votre compagnie: PC (tel que Paysagement Charron) 4 & 5 Représente la période de paye: 24 (Les périodes vont de 1 à 53) 6 & 7 Représente un lot de traitement dans la période: AA 8 Représente le type de fichier: R (pour Rémunération) P (pour Projet) I (pour Inversion rémunération) K (pour Inversion projet) 9,10, 11,12 Représente l’extension du fichier TEXTE: .TXT

ce qui donne le fichier suivant: FPC24AAR.TXT

Le fichier contient des écritures de paye de l’année 2015,

Le fichier appartient à la compagnie Paysagement Charron,

Le fichier contient les écritures de la 24ème période de paye,

Le fichier est le premier lot de type AA.

Le fichier contient des écritures de rémunération.

Le fichier porte toujours l’extension .txt pour le transfert.

Remplacez alors les 2 lettres SC, par celles qui représentent votre compagnie (ici, c'est PC) et appuyez sur RETOUR (enter). La vérification de cette intégration ne doit être faite qu’une seule fois.

C) LOGICIEL COMPTABILITÉ:

Cette section permet de choisir le logiciel de comptabilité où sera importé votre fichier de transfert.

Appuyez sur RETOUR (enter) pour avoir 2 choix: Choisissez entre le logiciel SAGE (si c'est le vôtre et que votre plan comptable comporte 4 chiffres), et autres logiciels

si votre SAGE comporte de 5 à 8 postes, ou si vous utilisez un autre logiciel de comptabilité que SAGE.

Après votre choix, appuyez sur RETOUR (enter). La vérification de cette intégration ne doit être faite qu’une seule fois.

D) ASSEMBLAGE ÉCRITURE TRANSFERT:

Appuyez sur RETOUR (enter) Sélectionnez le modèle d'assemblage de l'écriture avec les flèches haut et bas de votre clavier et appuyez sur RETOUR (enter).

NOTE: Nous vous offrons présentement 6 méthodes d’assemblage de l'écriture seulement, soit: 3 par types d'ÉCRITURE et 3 par APPARTENANCE et ÉCRITURE. Les autres choix ne doivent pas être utilisés pour le moment.

a) Écriture globale:

Ce modèle est souvent utilisé par les comptables. Ce choix d’assemblage présentera votre écriture de manière regroupée, c.-à-d. qu’une seule écriture, pour toutes vos payes dans cette période, sera créée.

81 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Voici un exemple:

NOTE: Ici, le poste comptable 2165 (Salaire net à payer) n’est pas utilisé.

b) Écriture salaire et écriture paye:

Ce modèle est le plus utilisé, car il permet une conciliation de banque plus facile.

Ce choix d’assemblage présentera vos écritures en deux sections pour chaque salarié dans la période.

La première section est l’écriture du salaire et nous indique le no de période de cette paye, le no d’employé s’il y a lieu, le nom du salarié, son prénom, la source avec le numéro du chèque, ainsi que les écritures de la paye elle-même. La deuxième section indique l’écriture du paiement lors de l’émission du chèque de paye.

Postes Descriptions Débits Crédits

08-19-15 Paye+34; no.48; Barette; Marcel SOURCE: 1354

5410 Salaire brut 1093.42

5440 CSST 88.77

5480 Charges CCQ 387.71

2165 Salaire net 550.22

2180 Assurance-emploi à payer 69.36

2190 Impôt fédéral à payer 168.53

2200 RRQ à payer 91.42

2205 Impôt provincial à payer 220.13

2210 FSSQ à payer 39.91

2212 RQAP à payer 8.64

2230 CSST à payer 88.77

2290 CCQ à payer 332.92

08-19-15 Paye+ 34; no.48; Barette; Marcel SOURCE: 1354

2165 Salaire net à payer 550.22

1060 Banque ** 550.22

Total 1569.90 1569.90

NOTE: Ici, le poste comptable 2165 (Salaire net à payer) est utilisé et servira pour des vérifications ultérieures.

Postes Descriptions Débits Crédits

08-19-15 Paye 34;Transfert Simple CONSTRUC

1060 Banque 550.22

5440 CSST 88.77

5470 Charges CCQ 387.71

5410 Salaire brut 1093.42

2180 Assurance-emploi à payer 69.36

2190 Impôt fédéral à payer 168.53

2200 RRQ à payer 91.42

2205 Impôt provincial à payer 220.13

2210 FSSQ à payer 39.91

2212 RQAP à payer 8.64

2230 CSST à payer 88.77

2290 CCQ à payer 332.92

Total 1569.90 1569.90

82 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

c) Écriture par transaction:

Ce choix d’assemblage présentera votre écriture de façon regroupée pour chaque salarié. NOTE: Ici, le poste comptable 2165 (Salaire net à payer) n’est pas utilisé.

d) e) f) APPARTENANCE: Écriture globale, Écriture salaire et paye, Écriture par transaction:

Dans ces 3 choix, nous répétons les mêmes écritures: globale (choix a), salaire et paye (choix b) et par transaction (choix c), mais en ajoutant le groupe appartenance.

L'écriture de transfert s’effectuera alors par l’appartenance des salaires selon le groupe comptable qui sera choisi à l'item (E) suivant.

Exemple de groupes: Construction, normal, chantier, administration, ou autres au besoin.

NOTE: Vous pourrez créer jusqu’à 10 groupes différents de salaires dans le logiciel et chacun s’associera à un poste comptable par défaut. Exemple: - Salaire construction: 5401

- Salaire chantier: 5402, etc.

Le poste comptable 5410-Salaires & traitements ne sera plus utilisé.

E) NOM GROUPE COMPTABLE:

Cette section permet de définir jusqu’à 10 groupes salariaux, si vous avez choisi l’assemblage par Appartenance. Il désigne la façon dont les payes brutes des salariés seront réparties au niveau de la gestion comptable.

Exemple des noms de groupe par défaut: Construction, normal, chantier, administration.

Descendez à Intégration : Nom groupe comptable puis appuyez sur RETOUR (enter).

Vous pouvez ajouter un nom de groupe en tapant ce nom sur une ligne vide et appuyez sur RETOUR (enter).

Appuyez sur la touche RETOUR (enter) jusqu’à la fin pour sauvegarder votre nom de groupe. Si vous appuyez sur la touche ÉCHAPPER (esc) avant d’avoir terminé, vous allez sortir sans sauvegarder. Il est nécessaire d’effectuer cette intégration au moins une fois au tout début ou lorsque vous ajoutez un groupe plus tard. NOTE: Ne changez pas les 4 premiers groupes affichés.

Postes Descriptions Débits Crédits

08-19-15 Paye+ 34; no.48; Barette ;Marcel SOURCE: 1354

1060 Banque 550.22

5440 CSST 88.77

5480 Charges CCQ 387.71

5410 Salaire brut 1093.42

2180 Assurance-emploi à payer 69.36

2190 Impôt fédéral à payer 168.53

2200 RRQ à payer 91.42

2205 Impôt provincial à payer 220.13

2210 FSSQ à payer 39.91

2212 RQAP à payer 8.64

2230 CSST à payer 88.77

2290 CCQ à payer 332.92

Total 1569.90 1569.90

83 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

F) APPARTENANCE SALARIÉ? :

Cette section permet d’attribuer à chaque salarié un de vos groupes comptables.

Descendez à Intégration: Appartenance salarié? puis appuyez sur RETOUR (enter). Choisissez le salarié avec les flèches du clavier et appuyez sur la touche RETOUR (enter). Choisissez son groupe avec les flèches du clavier et appuyez sur la touche RETOUR (enter). Continuez pour chaque salarié affiché. Appuyez sur ÉCHAPPER (esc) pour sortir. NOTE: Il est obligatoire de faire cette intégration pour chaque nouveau salarié par la suite.

G) POSTE ASSOCIÉ AU LOGICIEL COMPTABLE:

Cette section permet de changer les numéros de postes de la charte de comptes de votre Simple CONSTRUC. Elle permet au logiciel Simple CONSTRUC et votre logiciel comptable choisi à l'étape (E), d'avoir les mêmes postes

comptables pour transférer les écritures.

Pour effectuer cette étape, vous devez avoir au moins une paye fermée, puis nous appeler pour prendre un rendez-vous afin de corriger le plan comptable.

NOTE: Si vous désirez effectuer cette étape vous-même, faites-nous parvenir votre plan comptable, nous vous le retournerons une fois corrigé.

Pour procéder à l’implantation du plan comptable modifié, vous devez ouvrir une session dans votre logiciel de comptabilité et faire afficher le plan comptable (dans votre module Entreprise si vous utilisez SAGE). Redimensionnez vos fenêtres pour avoir les deux logiciels en parallèle à l’écran (Il est préférable d'avoir le Simple CONSTRUC à gauche et votre logiciel comptable à droite pour une utilisation facilitée). Ayez votre plan corrigé en main. Pour changer un poste comptable dans Simple CONSTRUC faites RETOUR (enter), inscrivez le nouveau poste, puis appuyez sur RETOUR (enter). Descendez au suivant avec votre flèche du bas sur votre clavier.

Dans votre logiciel comptable ajoutez les postes que nous avons identifiés avec un + à partir du plan corrigé que vous avez

en main, tels les postes de revenus ou de dépenses supplémentaires, ils sont nécessaires. Si nécessaire, appelez-nous pour faire une vérification finale avant de procéder aux transferts.

NOTE: Si vous oubliez d'ajouter ces postes manquants dans votre charte de compte, le transfert ne pourra pas s’effectuer correctement. Les postes de saisie de salaire et de pension alimentaire sont facultatifs et seront utilisés seulement lors-que vous aurez des payes qui incluront ces déductions.

Si vous utilisez SAGE, vous devez absolument créer un deuxième poste de vacances au passif, nommé: # 2171 Vacances SHC à payer, car le poste de base (# 2170) doit être conservé pour les payes déjà effectuées dans votre SAGE. Vous devez effectuer cette intégration chaque fois que vous ajoutez un revenu supplémentaire ou une déduction supplémentaire puisqu'un nouveau poste comptable est alors créé dans votre Simple CONSTRUC.

Appuyez sur ÉCHAPPER (esc) pour sortir.

Si vous avez des difficultés, communiquez avec nous.

84 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

11.2 - LE TRANSFERT:

NOTE: Si vous avez ajoutez un nouveau salarié, assurez-vous d’avoir fait l'étape Intégration : Appartenance

salarié?, car vous devez jumeler ce salarié à son groupe comptable avant de faire le transfert. Si vous avez ajouté un poste de revenu ou de déduction, assurez-vous d’avoir fait l'étape: Intégration : Poste associé au logiciel comptable, car vous devez jumeler ce nouveau poste dans Simple CONSTRUC avec votre logiciel comptable.

Cliquez sur l’icône ÉCRITURE, et positionnez-vous sur Transfert. Appuyez sur la touche RETOUR (enter). Le logiciel effectue un calcul jusqu'à 100%, puis affiche un menu.

A) MISE À JOUR DES ÉCRITURES:

Cette étape est OBLIGATOIRE, sinon un fichier erroné sera créé. Sur mise à jour des écritures, appuyez sur RETOUR (enter). Le logiciel effectue un calcul jusqu'à 100%. Ceci met à jour votre journal des écritures comptables.

B) ÉCRITURES INDIVIDUELLES:

Sur écritures individuelles, appuyez sur RETOUR (enter). Avec les flèches droite et gauche: visualisez la paye précédente ou suivante. Avec les flèches haut et bas: visualisez en détail la paye du salarié. L’écriture individuelle se compose de plusieurs éléments dont:

nom du salarié

numéro de référence de cette paye (Exemple: Réf: 201409253654587C)

numéro de lot pour le transfert (Exemple: Lot38AA)

la date de la paye (Exemple: Date paye: 25sept14)

la période de la paye (Exemple: Période38; 14 sept 14 – 20 sept 14)

le type d’écriture

le numéro de l’écriture dans le lot

le nom du fichier de transfert

l’écriture comptable

NOTE: -À cette étape dans notre logiciel, c’est votre 5ème VÉRIFICATION pour apporter une correction à vos

payes avant de transférer vos écritures dans votre logiciel comptable. -Sur chaque page au bas de l’écran, un écart à 0.00 indique que vos écritures au débit et au crédit sont équilibrées.

-Si vous avez des écarts, il faut identifier quel poste est absent, car votre écriture ne pourra pas être importée dans votre logiciel de comptabilité SAGE. Ceci indique qu’un nouveau poste dans votre charte (après un revenu ou une déduction supplémentaires) n'a pas été créé dans votre plan comptable ou soit qu’il n’a pas été modifié dans le plan comptable de Simple Construc. Si vous avez besoin d’assistance technique, appelez-nous.

-La touche F10 vous permet d'afficher votre écriture dans un fichier texte imprimable selon la procédure du

chapitre 18.3 C. Il sera créé dans le dossier C:\Simple\ZI_.

Appuyez sur la touche ÉCHAPPER (esc) pour quitter cette fenêtre.

85 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

C) ÉCRITURES ASSEMBLÉES PAR LOT:

Cette étape permet de voir, période par période, toutes les payes les unes à la suite des autres présentées dans le fichier .TXT qui a été créé.

Sur écritures assemblées par lot, appuyez sur RETOUR (enter). Avec les flèches haut et bas vous pouvez voir l’ensemble des écritures de paye de chaque salarié, l'un après l'autre. Avec les flèches gauche ou droite, vous pouvez passer d’un lot à un autre. Chaque écriture individuelle se compose de plusieurs éléments dont:

numéro de lot pour le transfert (Exemple : Lot 38AA)

le nom du fichier de transfert (Exemple : FPS38AAR.TXT)

la date de la paye (Exemple: Date paye: 25sept14)

la période de la paye (Exemple: Période38; 14 sept 14 –> 20 sept 14)

le numéro de l’écriture dans le lot

nom du salarié

l’écriture comptable

NOTE: -À cette étape dans notre logiciel, c’est votre 5ème VÉRIFICATION pour identifier une correction de vos

payes avant de transférer vos écritures dans votre logiciel comptable. -Sur la page au bas de l’écran, un écart à 0.00 vous indique que vos écritures au débit et au crédit sont équilibrées.

-Si vous avez des écarts, il faut identifier quel poste est absent, car votre écriture ne pourra pas être importée dans votre logiciel de comptabilité SAGE. Ceci indique qu’un nouveau poste dans votre charte (après un revenu ou une déduction supplémentaires) n'a pas été créé dans votre plan comptable ou soit qu’il n’a pas été modifié dans la charte de Simple CONSTRUC. Si vous avez besoin d’assistance technique, appelez-nous.

-La touche F7 permet de voir toutes les écritures des payes sans les descriptions de poste, tel qu'il apparait dans

le fichier de texte créé sur votre disque (habituellement C:\ Simple). Ceci vous affiche ce qui sera transféré dans votre logiciel comptable après l'importation des écritures.

-La touche F10 vous permet d'afficher les écritures dans un fichier texte imprimable selon la procédure du

chapitre 18.3 C. Il sera créé dans le dossier C:\Simple\ZA_.

Appuyez sur la touche ÉCHAPPER (esc) pour quitter cette fenêtre.

D) CRÉATION DES FICHIERS DE TRANSFERT:

Cette étape permet de générer un ou des fichiers de transfert en attente, selon le choix d’assemblage des écritures qui a été effectué dans l'Intégration : assemblage écriture transfert.

Sur création des fichiers de transfert, appuyez sur RETOUR (enter). Ceci est une rapide opération automatique.

86 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

E) SUIVI DE VOS FICHIERS DE TRANSFERT:

Cette étape vous permet de suivre les fichiers créés et de vérifier l’état de vos opérations de transfert à votre logiciel comptable. Elle est à titre indicatif seulement et n’a aucun impact dans votre logiciel.

Sur suivi de vos fichiers de transfert, appuyez sur RETOUR (enter) L’écran de l’état des fichiers de transfert indique le statut d’un fichier de transfert: CRÉÉ – PRÉSENT – IMPORTÉ.

La liste présentée à l’écran se compose du numéro du lot, du nom du fichier de transfert, de la localisation, de la colonne créé, de la colonne présent et de la colonne importé.

Tous les lots marqués du signe [+++] indiquent qu’ils ne sont pas encore importés dans votre logiciel comptable.

Avant d’aller les importer, déplacez-vous sur chaque fichier marqué de [+++] et appuyez sur RETOUR (enter).

Cela effacera les signes [+++] et vous indiquera que vous avez importé ce fichier.

Vous devriez voir maintenant: créé: OUI, présent: OUI et importé: OUI.

Appuyez sur ÉCHAPPER (ESC) pour sortir.

NOTE: Si vous voyez créé: NON et présent NON, le fichier est erroné et il faut vérifier si vos comptes de G/L sont les mêmes dans les deux logiciels. Si vous avez besoin d’assistance technique, appelez-nous.

F) ANNULATION FICHIER DE TRANSFERT:

Cet item permet d’annuler un ou plusieurs fichiers de transfert pour l’année en cours.

Sur Annulation fichier de transfert, appuyez sur RETOUR (enter), puis selon un des trois choix suggérés, suivez ensuite les étapes à l’écran:

Refaire un lot de transfert: Pour annuler un fichier ou une partie d’un fichier de transfert. Refaire tous les transferts: Pour annuler tous les fichiers de transfert de l’année courante. Refaire un groupe de lot: (cette option n’est plus utilisée).

NOTE: Si vous refaites tous les transferts, vous devrez ensuite quitter la section Transfert et refaire toutes les étapes au début de ce chapitre. Tous vos lots AA, AB, AC, etc. deviendront des lots AA seulement. Vous

constaterez également qu'à l'étape suivi de vos fichiers de transferts, les signes [+++] sont à nouveau présents. Vous devrez les enlever avec la touche RETOUR (enter) et conserver seulement ceux qui n'ont pas encore été transférés.

Si vous désirez supprimer un seul salarié ou quelques-uns dans un lot, prenez d'abord en note le numéro d'assurance sociale (N.A.S.) du salarié. Dans le sous-menu Refaire un lot de transfert, appuyez sur la touche RETOUR (enter) et sélectionnez le fichier à traiter. Vous pouvez alors effacer tout ce lot ou sélectionner un salarié en vous déplaçant sur le numéro d'assurance sociale (N.A.S.) du salarié et en appuyant sur la touche RETOUR (enter). Refaites cette étape pour chaque salarié, un à la fois, de chaque lot à corriger. Par la suite, effectuez un autre choix ou quittez cette fenêtre avec la touche ÉCHAPPER (esc).

87 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

11.3 - RÉSUMÉ DU TRANSFERT (les étapes):

Ouvrez l’icône ÉCRITURE et sélectionnez Transfert. Après le décompte jusqu'à 100% dans Transfert, sélectionnez chacune de ces étapes avec la touche RETOUR (enter):

1- MISE À JOUR DES ÉCRITURES 2- CRÉATION DE VOS FICHIERS DE TRANSFERT 3- SUIVI DE VOS FICHIERS DE TRANSFERT

4- ÉCRITURES INDIVIDUELLES, c’est votre 5ème VÉRIFICATION

ou ÉCRITURES ASSEMBLÉES PAR LOT, c’est votre 5ème VÉRIFICATION.

11.4 - LES IMPORTATIONS:

A) IMPORTER LE FICHIER DANS SAGE (anciennement Simple Comptable):

Assurez-vous d’être en mode Mono-utilisateur.

1- Cliquez sur: Fichier

Importer/exporter Importer des transactions Suivant (2 fois) Parcourir Disque local C:\ (ou autre s'il y a lieu) 2- Ouvrez le répertoire Simple (ou celui que vous avez choisi dans votre Intégration) 3- Choisissez le fichier à transférer (exemple: ESC24AAR.TXT) 4- Cliquez sur Ouvrir et suivez le reste des instructions à l’écran jusqu’à Terminer.

NOTE: Si le fichier de transfert comporte une erreur lors de l'importation, votre SAGE vous affichera qu’il y a des fichiers non lus, puis demandera si vous voulez continuer. Toutefois, le programme reportera les bonnes écritures seulement

sans reporter celles comportant des erreurs. Appelez-nous sur-le-champ, car vos écritures au G/L seront à coup sûr déséquilibrées.

B) VÉRIFICATION DES IMPORTATIONS DANS SAGE:

1- Cliquez sur: Rapport Financier Détail des transactions ou Module général selon votre version de SAGE Choisissez la bonne année fiscale et la date Sélectionnez le poste: Salaire net à payer Décochez la case des corrections s'il y a lieu.

2- Cliquez OK.

3- Effectuez votre dernière VÉRIFICATION:

identifiez s'il manque une paye ou s'il y en a en trop ou encore si l'importation s'est faite partiellement (il manque un débit ou un crédit).

NOTE: Le solde de ce poste devrait toujours être à 0.00 $ lors de votre conciliation de banque.

88 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

C) IMPORTATIONS DANS LES AUTRES LOGICIELS DE COMPTABILITÉ:

Pour voir toutes les payes d'un lot, consultez la section 11.2 C) ÉCRITURES ASSEMBLÉES PAR LOT.

Choisissez le lot à importer et appuyez sur la touche F10. Les écritures seront affichées dans un fichier texte imprimable tel que C:\simple\ZA_. Allez sur votre ordinateur au menu Démarrer et dans l'explorateur de fichiers, recherchez sur votre disque C: le dossier Simple, puis cliquez sur le fichier ZA pour l'ouvrir dans un Bloc Note et imprimez-le.

Pour importer une paye et voir si elle est équilibrée, consultez la section 11.2 B) ÉCRITURES INDIVIDUELLES.

Choisissez le lot à importer et appuyez sur la touche F10. Les écritures seront affichées dans un fichier texte imprimable tel que C:\Simple\ZI_. Allez sur votre ordinateur au menu démarrer et dans l'explorateur de fichiers, recherchez sur votre disque C: le dossier Simple, puis cliquez sur le fichier ZI pour l'ouvrir dans un Bloc Note et imprimez-le.

89 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LES RAPPORTS

12.1 - PAR DATE DE CHÈQUE ou PAR PÉRIODE (l'impact sur les rapports):

Il faut en premier lieu bien comprendre le principe, car il est à la base même du logiciel. Votre choix par défaut est modifiable en tout temps pour un autre choix. Ceci vous assure une plus grande flexibilité, mais aura un impact direct sur l'exactitude de vos T4-R1 en fin d'année.

Différents documents seront touchés par votre choix, tels les cumulatifs sur les talons de chèque, les R.A.S., le Journal de payes, le rapport CSST, les T4-R1.

Le gouvernement nous demande, comme concepteur, d'adopter sa méthode selon la date d'émission des chèques de paye dans notre logiciel. Depuis le mois d’octobre 2011, nous produisons par défaut tous les rapports selon leur demande (par

exemple, les R.A.S. sortent de base: par date de chèque). La loi R-20 de la CCQ exige de son côté que les chèques de paye

soient émis le mercredi suivant la période de travail et le rapport de CCQ est toujours par période. Un rapport par période prend en compte les dates du mois désiré et inclut chaque semaine pleine se terminant un samedi. Exemple: Les R.A.S. mensuels payables en février, sont du 1er au 31 janvier.

Ce mois comporte 4 périodes pleines:

Du dimanche 29 décembre au samedi 4 janvier soit la période: 1 Du dimanche 5 janvier au samedi 11 janvier soit la période: 2 Du dimanche 12 janvier au samedi 18 janvier soit la période: 3 Du dimanche 19 janvier au samedi 25 janvier soit la période: 4 Voici un rapport de R.A.S. Par période, avec le détail des périodes 1 à 4 qui correspondent à ce choix.

Vous constatez alors que seulement les périodes1 à 4 sont présentes, car elles sont des semaines pleines qui finissent le samedi.

90 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Un rapport Par date de chèques prend en compte les dates du mois, et inclut tous les chèques émis dans ce mois. Dans ce même mois, vous avez fait des chèques chaque mercredi (Loir R-20-Fériés), soit:

la période: 52 Le 1er janvier (pour la période précédente du 22 au 28 décembre) la période: 1 Le 8 janvier (pour la période précédente du 29 déc. au 4 janvier) la période: 2 Le 15 janvier (pour la période précédente du 5 au 11 janvier) la période: 3 Le 22 janvier (pour la période précédente du 12 au 18 janvier) la période: 4 Le 29 janvier (pour la période précédente du 19 au 25 janvier) Voici un rapport de R.A.S. Par date de chèques qui inclut le détail des périodes 52 à 04 correspondantes à ce choix.

Votre rapport comporte maintenant 5 périodes puisque des chèques ont été émis chaque mercredi dans ce mois.

L'un ou l'autre de ces choix affectera aussi les autres rapports mensuels.

Tant que le gouvernement n’exigera pas l’un ou l’autre des types de rapport (R.A.S.), c’est à vous que revient le choix du type que vous voulez générer.

Si vous choisissez la méthode Par période au début de votre logiciel, n’oubliez pas que vous devrez faire une transition pour vous adapter au gouvernement (à ce moment ou à un autre), et donc revenir sur ce choix.

Le rapport CCQ est TOUJOURS Par période, il n’est donc pas assujetti aux dates de versements de chèques.

Avec votre choix Par date de chèques, lorsque vous désirez un JOURNAL DE PAYE il est quand même possible de sortir un rapport Par période en cochant la case correspondante. En quittant le journal, vous reviendrez toujours à votre choix par défaut: Par date de chèques.

91 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

12.2 - LE RAPPORT R.A.S. (Les Retenues à la Source):

Cliquez sur l’icône R.A.S.

Dans cet exemple,

le rapport est choisi par défaut: par date de chèque.

- La Période du rapport est: Mensuelle.

Les périodes annuelles servent surtout pour les T4.

- Le Type de rapport est: R.A.S. combinés Il permet de sortir ensemble les 2 rapports (fédéral et provincial). Vous pouvez aussi les produire indépendamment.

- Note spéciale: Aucune, car nous voulons un rapport original. Un rapport amendé, après une correction ultérieure, est aussi disponible.

- Option: Détails des salaires est coché pour voir les périodes couvertes par ces R.A.S.

- Tri des salaires: Le rapport sera affiché selon la date des payes.

- Pour les dates de rapport, vous avez (2 choix) possibles de sélection:

1- Quand vous choisissez un type de Période, mensuelle par exemple, la période en cours s’affiche en bleu ainsi que les dates de début et de fin correspondantes à droite.

2- Quand vous désirez des dates précises, pour faire une analyse par exemple:

Dans la section, Date début et Date fin, cliquez sur les flèches à droite des dates, et choisissez celles requises.

En cliquant sur VISUALISER: Vous obtenez cet écran selon les choix effectués

plus haut.

92 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

12.3 - LE RAPPORT CCQ: Le rapport CCQ est un rapport mensuel que tout employeur travaillant sur un chantier régi par la CCQ se doit de remplir, de transmettre et payer à la CCQ avant le 15 de chaque mois. Il existe aussi un montant de cotisation minimum que l’employeur doit payer, qu’il travaille ou non durant certains mois, ainsi qu’une cotisation annuelle (AECQ) payable en novembre. Cliquez sur l’icône: Vous obtenez alors un visuel présélectionné pour le mois courant.

A) LA VÉRIFICATION DU RAPPORT (avec l'option détaillé (interne)):

NOTE: Un rapport interne est une option du rapport que l’on utilise pour se vérifier. On y voit en détail chaque activité de chaque salarié pour chaque période de paye. Ce rapport est différent du rapport officiel que l’on doit faire parvenir à la CCQ.

Choisissez les options suivantes: - Période: Mensuelle - Type de rapport: Détaillé (Interne)

Cliquez sur la bonne période (pour la mettre en bleu) puis cliquez sur VISUALISER. Voici un exemple d’un rapport CCQ interne.

Il identifie chaque salarié avec chacune de ses activités de travail pour chaque période de paye.

Vous pouvez détecter des erreurs en vérifiant que tout est conforme, avant d’envoyer votre rapport à la CCQ.

En quittant cet écran, assurez-vous de remettre votre rapport final en mode Normal, avant de le transmettre, sinon il sera refusé.

NOTE: N’oubliez pas de le sortir chaque mois pour payer votre cotisation minimum.

Ce rapport peut être sauvegardé en PDF directement de cet écran, mais comme il est gardé en historique dans le logiciel, nous vous conseillons surtout de faire une bonne copie de sauvegarde sur une clé USB ou un disque dur externe.

93 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) LA COMPARAISON DU RAPPORT (avec le Journal de l’employeur):

Vous pouvez aussi utiliser le journal de l’employeur mensuel par période comme outil d’analyse pour votre rapport CCQ. Appuyez sur QUITTER dans l’écran Rapport de CCQ. Cliquez sur l’icône Journal de paye. Sélectionnez les options:

- Période: Mensuelle - Type de rapport: De l’employeur - Note spéciale: Aucune - Option: Selon date de période (car le rapport CCQ est toujours en date de période)

Cliquez sur la bonne période (pour la mettre en bleu)

Puis cliquez sur VISUALISER. Le journal vous montrera ainsi le détail de vos payes qui se retrouvent sur votre rapport CCQ. En quittant cet écran, l'option demandée: Selon date de période, reviendra à votre valeur de base sélectionnée dans l'onglet Ajustements des dates de votre Configuration d’entreprise.

C) L'IMPRESSION DU RAPPORT (version officielle):

Choisissez les options suivantes: - Période: Mensuelle - Type de rapport: Normal - Note spéciale: Aucune

Cliquez sur la bonne période (pour la mettre en bleu) puis cliquez sur VISUALISER. Le rapport qui vous apparait à l’écran est officiel: il est accepté par la CCQ.

D) LA TRANSMISSION DU RAPPORT:

a) Vous pouvez envoyer votre rapport par le service web de notre logiciel sans avoir à retranscrire des données.

b) Vous pouvez aussi aller sur le site web de la CCQ et retranscrire vos données à cet endroit (plus long et plus risqué). c) Vous pouvez aussi leur faire parvenir ce rapport par la poste avec votre paiement.

NOTE: -Pour le paiement, il est possible de vous inscrire au service de prélèvement automatique de la CCQ. Un formulaire à remplir est disponible sur le site de la CCQ. -Vous pouvez aussi payer par votre site bancaire.

94 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

E) LE SERVICE WEB CCQ (étapes pour obtenir vos numéros):

En ouvrant l’icône, si vous voyez un écran qui incite à vous inscrire au service CCQ par le web, cela indique que vous n’êtes pas inscrit au service web de transmission de rapport. Veuillez suivre la procédure d’inscription suivante avant d’aller plus loin.

Toutes les entreprises en règle au 9 septembre 2013 devraient avoir reçu de la CCQ:

1) un numéro d’utilisateur et un numéro d’identification personnel (NIP), pour transiger en ligne sur le site internet de la CCQ, sinon chaque entreprise devra se rendre manuellement sur le site de la CCQ pour recevoir:

2) un numéro d’autorisation. Avec celui-ci, elle pourra:

3) configurer son logiciel Construc et alors:

4) faire parvenir son rapport CCQ web directement de son logiciel, en quelques clics. Pour l’année en cours, la CCQ suggère fortement cette procédure de transmission.

Alors nous encourageons nos clients à adhérer dès maintenant au système, en suivant notre procédure détaillée.

Dans les pages suivantes, nous parcourrons ces 4 étapes:

ÉTAPE 1 - Si vous n'avez pas de # d'utilisateur et de NIP. ÉTAPE 2 - Si vous n'avez pas de # d'autorisation. ÉTAPE 3 - Configurer l'envoi du rapport CCQ web dans SIMPLE CONSTRUC. ÉTAPE 4 - Transmettre le rapport CCQ web dans SIMPLE CONSTRUC.

Aide téléphonique:

Si vous éprouvez des difficultés avec les services en ligne de la CCQ, vous pouvez les rejoindre les lundis, mardi, jeudi et

vendredi entre 8h15 et 16h45, et le mercredi entre 10h et 16h45.

Pour la région de Montréal: 514-341-2686

Pour la région de Québec: 418-624-1173

Ailleurs au Québec sans frais: 1-888-842-8282

95 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 1 – SI VOUS N'AVEZ PAS DE # D'UTILISATEUR ET DE NIP:

NOTE: S'il ne vous manque qu'un # d’autorisation, passez directement à l’étape 2. Si vous êtes prêts à envoyer votre rapport web par le logiciel, passez directement à l’étape 3.

a) Allez sur le site web de la CCQ au www.ccq.org ou tapez CCQ dans la barre d’adresse de votre navigateur.

b) Choisissez le profil EMPLOYEUR pour vous assurer de passer à l’étape suivante.

c) Cliquez sur Accédez aux services en ligne

d) Cliquez sur INSCRIPTION (Image de droite)

e) Cliquez sur Vous êtes un employeur…

puis sur SUIVANT (Image de droite)

f) Inscrivez votre numéro d’employeur (les 6 derniers chiffres seulement), puis cliquez sur SUIVANT (Image de droite)

g) Vous devriez recevoir, par la poste dans un délai de 7 jours ouvrables, un numéro d’utilisateur et un numéro d’identi-fication personnel (NIP) à l’adresse de correspondance de l’employeur, soit l’adresse de l’entreprise, à l’attention du président.

h) Quand vous les recevrez, vous pourrez passer à l’ÉTAPE2 de cette procédure.

96 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 2 - SI VOUS N'AVEZ PAS DE # D'AUTORISATION:

NOTE: Si vous êtes prêts à envoyer votre rapport web par le logiciel, passez directement à l’ÉTAPE3.

a) Allez sur le site web de la CCQ au www.ccq.org ou tapez CCQ dans la barre d’adresse de votre navigateur.

b) Choisissez le profil EMPLOYEUR pour vous assurer de passer à l’étape suivante.

c) Cliquez sur Accédez aux services en ligne

d) Tapez votre numéro d’utilisateur et votre NIP reçus de la CCQ par la poste, puis cliquez sur ACCÉDER (Image de droite).

e) À la section RAPPORT MENSUEL ET RELEVÉS FISCAUX, cliquez sur Autorisation de transmission.

f) Vous obtenez instantanément votre numéro d’autorisation pour accéder au service web de la CCQ.

g) Notez ce numéro et conservez-le dans

votre dossier CCQ.

h) Vous pouvez passer à l’ÉTAPE3.

97 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE3 - CONFIGURER L’ENVOI DU RAPPORT CCQ WEB (dans Simple Construc):

Démarrez le logiciel Simple CONSTRUC

Cliquez ensuite sur Configuration d'Entreprise.

NOTE: Si vous apercevez un des messages d’erreur suivants: Cliquez sur l'onglet Construction Québec.

Vérifiez ensuite votre numéro d'employeur. Celui-ci comprend des lettres et des chiffres. N'inscrivez que les 6 chiffres principaux. -ou-

Exemple: Er-123456-01 donnerait ici le # employeur suivant = 123456 Vérifiez ensuite votre numéro d’autorisation. Sur demande à la CCQ, les services comptables peuvent obtenir

un numéro spécial d’autorisation FC123456... qu'ils pourront inscrire

dans la case correspondante de chaque entreprise pour laquelle ils transmettront des rapports CCQ web.

Le numéro de RBQ est celui de 10 chiffres qui se retrouve sur les véhicules de l'entreprise.

Complétez les informations demandées: La Source doit être: 1 Employeur. Le Mode de paiement doit être: 1 Autre. Mode TEST doit être: Coché (lors des tests seulement). Masquer le message explicatif: Doit être coché. Cliquez sur Appliquer et sur OK pour sauvegarder.

98 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 4 – LA TRANSMISSION DU RAPPORT CCQ WEB (dans Simple Construc):

NOTE: Le service web est applicable seulement au rapport du mois courant (payable le 15 du mois suivant). Si vous êtes en retard, il faudra faire parvenir votre rapport manuellement.

Puisque vous avez coché le Mode TEST à l’étape3, l’envoi des prochains rapports sera traité par la CCQ

comme des tests seulement, jusqu'à ce que vous terminiez cette période de tests.

Cliquez sur l’icône

Vous devriez voir la période active affichée en bleu. Sur Type de rapport, choisissez Détaillé (Interne), puis

cliquez sur Visualiser. Cette copie de travail vous permet de vérifier en détail les payes sur votre rapport CCQ, avant de l’envoyer via le service web.

À droite du rapport, les périodes du mois demandé sont affichées

pour chaque activité de chaque salarié. En bas à gauche, on y voit aussi les dates couvertes par ce rapport. En bas à droite, le montant dû est affiché.

Cliquez sur Imprime si vous désirez conserver une copie de ce rapport. Cliquez ensuite sur Fermer pour revenir à l'écran principal. Avant de continuer, changez le Type de rapport à Normal et Note spéciale à aucune, sinon le rapport CCQ web ne sera pas autorisé.

Cliquez maintenant sur le bouton Service web pour obtenir la fenêtre suivante:

Vérifiez ici que les dates et le montant affiché à l’écran sont les mêmes que celles sur le rapport que vous avez imprimé.

Cliquez ensuite sur Je confirme l’envoi.

À l'affichage, Vous aurez à patienter…, cliquez sur OK pour poursuivre.

Après quelques minutes, la réponse de la CCQ vous sera affichée à l’écran sous forme d'un rapport de 2 pages. Imprimez ce rapport, il constitue votre seule preuve que la transmission s'est effectuée correctement.

À la page2 du document, vous devriez voir la mention TEST à Type de traitement.

NOTE: -SI après un temps d'attente supérieur à 5 minutes votre écran fige, c’est que la connexion internet est défectueuse ou que le serveur de la CCQ est surchargé. Vous êtes alors tombé en attente indéterminée. -Pour quitter cet affichage, vous devez appuyer sur les touches CTRL-ALT et DELETE ensemble sur votre clavier. Cliquez sur Gestionnaire de tâche et dans les applications, cliquez sur SCW (32 bits), puis sur Fin de tâche en bas à droite.

99 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Page 1 du rapport TEST retourné par la CCQ.

100 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Page 2 du rapport TEST retourné par la CCQ.

NOTE: Si vous n’avez pas réussi à transmettre votre rapport, vous devez recommencer en cliquant à nouveau sur le bouton Service web. La CCQ ne prend en compte que le dernier rapport reçu dans le mois actif.

Si votre envoi est concluant, quittez ce module et cliquez sur l'icône Configuration d'Entreprise, puis sur l’onglet Construction Québec. Descendez au Mode TEST et enlevez le crochet. Quittez ce module avec Appliquer et OK.

Vous êtes maintenant prêts à transmettre votre rapport pour que la CCQ en reçoive une copie officielle. Votre nouvelle confirmation affichera un numéro de confirmation en remplacement de la mention TEST. Imprimez maintenant ce rapport de résultat de transmission pour vos dossiers. Vous êtes maintenant accepté au service web CCQ par notre logiciel de paye. Les rapports ultérieurs seront tous en mode transmission autorisée.

NOTE: Vous pouvez expédier plusieurs fois le rapport CCQ d’un même mois. Seule la dernière transmission effectuée le 15 à minuit sera prise en compte et elle écrasera tout envoi précédent dans ce même mois. Le 16e jour de chaque mois, une nouvelle période de transmission débute. Pour les rapports amendés, seules les versions papier sont actuellement permises.

Cliquer sur Fermer pour quitter cette fenêtre.

En dernier lieu, si vous devez envoyer un paiement minimum des cotisations, n’oubliez pas de faire vos écritures d'ajustements dans votre logiciel de comptabilité (voir l'item suivant).

101 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

F) LES ÉCRITURES D'AJUSTEMENT (dans votre comptabilité):

NOTE: Cette section est utilisée surtout lors d’une période de faible activité de l’entreprise. Dans votre logiciel de comptabilité, vous devez faire une correction pour équilibrer votre compte CCQ à payer, seulement dans le cas où vous n’auriez pas assez d’heures déclarées (166.67 heures minimum) et/ou pas assez de montant cotisé (666.66$) dans le mois de votre rapport.

Pour expliquer les correctifs, voici un rapport de CCQ produit au mois de mars.

Cet ajustement est nécessaire dans trois cas précis: Le premier cas concerne le nombre d’heures de la colonne1 du rapport de CCQ. Nous nommons ce cas, les heures minimums.

Ce choix est utilisé à chaque mois seulement si le total d’heures travaillées est inférieur à 166.67.

Le second cas concerne le montant des colonnes2 et 3 du rapport CCQ. Nous nommons ce cas, le prélèvement minimum. Ce choix est utilisé chaque mois seulement si le total des colonnes2 et 3 est inférieur à 666.66$.

Le troisième cas concerne votre cotisation annuelle à l’AECQ (l'Association des Entrepreneurs en Construction du Québec).

Nous nommons ce cas, l'AECQ annuelle. Vous devez verser avant le 15 novembre de chaque année la somme de 225$ qui est inscrite automatiquement sur le rapport CCQ d'octobre.

102 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

EXEMPLE: Dans la figure précédente du rapport CCQ la colonne1 indique 15 heures et le total des colonnes2 & 3 est de 584.78$.

a) 1er CAS, LES HEURES MINIMUMS:

Le cas du minimum d’heures a un impact direct sur le montant de la ligne10 du rapport. Cette ligne représente une part horaire de 3 cents qui doit être remis à l’AECQ. La ligne10 indique un minimum de 5.00$ à remettre sur le rapport. Pour obtenir ce minimum, vos salariés doivent avoir travaillé un total de 166.67 heures pour le mois.

Question: Est-ce que le nombre d’heures de la colonne1 est supérieur ou égal à 166.67?

Si c'est oui, vous n’avez aucun correctif à ap-porter à ce rapport.

Si c'est non, vous devez compléter les parties en jaune de la grille #1 et faire les 4 étapes ins-crites en rouge.

1-Inscrivez le nombre d’heures dans la case1.

2-Multipliez ce nombre d’heures par la part horaire (.03$) et inscrivez le total dans la

case2.

3-Soustrayez du minimum (5.00) le montant

de la case2 et inscrivez la somme dans la case3.

4-Additionnez les taxes au montant de la case3, inscrivez le total à la case4.

Donc, votre écriture d’ajus-tement du rapport CCQ sera présentée comme suit:

À partir de notre exemple, les valeurs inscrites représentent alors une correction à effectuer de 5.30$.

Cette écriture doit être inscrite à votre logiciel de comptabilité pour ce mois.

Si le logiciel comptable que vous utilisez est SAGE (Simple Comptable), le poste de charge construction pourrait être le numéro5480 et le poste de passif pour CCQ à payer serait le numéro2290.

Grille #1 1 -Total d’heures de la colonne1

X 0.03 -Cotisation horaire $

Minimum $ =

5.00 - 2 = 3

5.00 x 0.05 = TPS + 0.25

5.00 x 0.09875 = TVQ + 0.50

Montant en $ = 4

# poste Débit Crédit

0000 Charges construction (AECQ) 0.00$

0000 TPS 0.00$

0000 TVQ 0.00$

0000 CCQ à payer 0.00$

Grille #1 15.00 -Total d’heures de la colonne1

X 0.03 -Cotisation horaire $

Minimum $ =

5.00 - 0.45 = 4.55 5.00 x 0.05 = TPS + 0.25

5.00 x 0.09875 = TVQ + 0.50

Montant en $ = 5.30$

103 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Alors l’écriture à inscrire au Grand Livre (G/L) de SAGE sera:

# poste Débit Crédit

5480 Charge construction (AECQ) 4.55

2315 TPS .25

2345 TVQ .50

2290 CCQ à payer 5.30

b) 2ème CAS, LE PRÉLÈVEMENT MINIMUM:

Le cas du prélèvement minimum a un impact direct sur le montant de la ligne15 du rapport; cette ligne représente une part prélevée pour le fonctionnement de la CCQ (en 2016, il est de 1.5% du total des colonnes2 et 3). La ligne15 indique un mini-mum de 10.00$ à remettre sur le rapport mensuel de CCQ. Puisque la part de la CCQ est de 1.5% et que le minimum est de 10$, nous pouvons déduire que le total des colonnes2 et 3 doit nécessairement être supérieur à 666.66$.

Question: Est-ce que le total des colonnes2 et 3 est supérieur à 666.66$?

Si c'est oui, vous n’avez aucun correctif à apporter dans votre comptabilité.

Si c'est non, vous devez compléter les parties en jaune de la grille #2 et faire les étapes inscrites en rouge. 1-Inscrivez le montant de la colonne2 du rapport dans la

case1

2-Inscrivez le montant de la colonne3 du rapport dans la

case2

3-Additionnez les cases1 et 2, et inscrivez la somme dans la

case3.

4-Multipliez le total par le taux de prélèvement (1,5%) et

inscrivez le résultat dans la case4.

5-Soustrayez du minimum (10$) le montant de la case4,

et inscrivez le total dans la case5.

Donc, votre écriture d’ajuste-ment du rapport CCQ sera présentée comme suit:

Grille #2 1 Montant colonne2

+

2 Montant colonne3

=

3 Montant total

X

1.5% Taux de prélèvement

Minimum $

= Ajustement

10.00 - 4 = 5

# poste Débit Crédit

0000 Charge construction (Prélèvement) 0.00$

0000 CCQ à payer 0.00$

104 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

À partir de notre exemple, les valeurs à inscrire représentent alors une correction à effectuer de 1.23$.

Cette écriture doit être inscrite à votre logiciel de comptabilité pour ce mois. Si le logiciel comptable que vous utilisez est SAGE (Simple Comptable), le poste de charge construction pourrait être le numéro5480 et le poste de passif pour CCQ à payer serait le numéro2270.

Alors l’écriture à inscrire au Grand Livre (G/L) de SAGE serait:

NOTE: Les cas 1 et 2 sont vos deux écritures à faire chaque mois dans votre logiciel de comptabilité si vos montants calculés aux colonnes 1 à 3 sont en bas du minimum.

c) 3ème CAS, LE VERSEMENT D'AECQ ANNUEL:

Le montant de la cotisation annuelle de 225.00$ est automatiquement inscrit sur le rapport d'octobre à la ligne11. Il doit être versé avant le 15 novembre. Vous devez faire une écriture manuelle dans votre logiciel de comptabilité pour équilibrer vos postes comptables Effectuez l’écriture comptable suivante en date du 31 octobre:

# poste Débit Crédit

5480 AECQ- CCQ 225.00

2315 TPS 11.25

2345 TVQ 22.44

2290 CCQ à payer 258.69

Grille #2 517.50 Montant colonne2

+

67.28 Montant colonne3

=

584.78 Montant total

X

1.5% Taux de prélèvement

Minimum $ = Ajustement

10.00 - 8.77 = 1.23

# poste Débit Crédit

5480 Charges construction (Prélèvement) 1.23

2290 CCQ à payer 1.23

105 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

12.4 - LES INTRANTS (la portion de TPS/TVQ à réclamer):

Certains employeurs CCQ ne sont toujours pas au courant qu’ils ont droit à ce remboursement. Cliquez sur l’icône des INTRANTS

Vous pouvez choisir ici de sortir votre rapport selon :

- Votre année fiscale ou - L’année civile. Cliquez sur Visualiser:

106 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LA RÉCLAMATION DE L'INTRANT (sur les équipements de sécurité):

Nous avons constaté que plusieurs entreprises de construction ne réclamaient pas les montants de TPS & TVQ qui sont inclus dans le montant d’équipement versé sur la paye de chaque salarié de la construction. Nous appelons ces montants de TPS & TVQ un intrant. Exemple: Si vous versez 60 cents par heure de travail à un salarié effectuant 40 heures dans sa semaine, nous obte-nons un montant d’équipement de 24,00$. Dans ce montant, il y a un intrant de TPS de 1,14$ et un intrant de TVQ de 2,18$. Selon l’article174 de la Loi sur la taxe d’accise (TPS), l’intrant inclus dans le montant d’équipement est de 5/105, ce qui correspond au montant de 1,14$. Ce montant est aussi appelé un redressement de CTI, et il peut être réclamé à la case107 du formulaireFPZ-500. Selon l’article211 de la Loi sur la taxe de vente du Québec (LTVQ), l’intrant inclus dans le montant d’équipement est de 9,975/109,975, ce qui correspond au montant de 2.18$. Ce montant est aussi appelé un redressement de RTI, il peut être réclamé à la case207 du formulaireFPZ-500. Si nous combinons le RTI et le CTI dans notre exemple le total est de 3.32$, ainsi un salarié travaillant 52 semaines a un CTI et un RTI de 172.64$. Imaginez pour 10 salariés: (1726.40$)… NOTE: Le principe d’intrants est aussi valable pour l’essence, les frais d’hébergements et pensions et les montants

versés en bien-être. Il est possible qu’il y ait aussi d’autres éléments applicables aux intrants. Dans le passé, les entreprises n’effectuaient pas ce calcul, car il représentait une perte de temps et d’argent. L’équipement était alors à 10 cents par heure (CTI & RTI de 47 cents/semaine). Cependant avec la hausse constante des frais d’équipe-ments, il est souhaitable de faire cette réclamation d'intrants. NOTE: L’entreprise qui n’a pas réclamé ses intrants peut toutefois le faire pour les quatre (4) dernières années

(jour pour jour). Pour faire cette réclamation, vous avez le choix entre deux méthodes: automatique ou manuelle:

Automatique: Simple CONSTRUC produit le rapport des intrants sur l’équipement de sécurité. Vous pouvez

réclamer à chaque rapport de taxes (TPS & TVQ) le montant de taxes applicables pour la période. Manuelle: Pour une réclamation antérieure à l’utilisation du Simple CONSTRUC, vous devez vous fier à vos rapports CCQ antérieurs et faire vos calculs.

Vous devez ensuite inscrire ces montants dans votre logiciel de comptabilité.

Dans notre exemple, pour le mois X:

Postes Description DT CT

2315 TPS sur achats 4.56$

2345 TVQ sur achats 8.72$

5485 Charge Équipement de sécurité 13.28$

NOTE: Vous devez faire cette écriture chaque fois que vous faites votre rapport de TPS/TVQ.

107 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

12.5 - LE RAPPORT RBQ (Régie du Bâtiment du Québec): Cliquez sur l’icône Le rapport RBQ est produit par trimestre (aux 3 mois) et nous le produisons ici spécifiquement pour les électriciens. Vous pouvez aussi, pour des questions d’analyse, choisir des dates précises (Date début & Date fin). Cliquez sur Visualiser. Voici l’écran qui vous apparaitra: Chaque partie du rapport est conforme à la Régie du Bâtiment du Québec. Veuillez vous référer au site de la RBQ pour les explications & normes applicables à ce rapport. Imprimez une copie pour vos dossiers et une copie à poster. Cliquez sur Fermer pour quitter ce rapport et encore une fois pour quitter cette section. NOTE: Pour exclure un représentant ou un propriétaire, dans la Configuration des salariés sous l'onglet Informations à la case Code du salarié, inscrivez TECH.

108 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

12.6 - LES COMITÉS PARITAIRES:

A) LE C.C.M.C. (Comité Conjoint des Matériaux de la Construction):

Cliquez sur l’icône,

Et vous obtenez cet écran:

Le rapport CCMC est produit pour une période donnée, hebdomadaire ou mensuelle, avec tous les salariés actifs identifiés.

a) LA VERSION INTERNE DU RAPPORT CCMC:

Un rapport interne est une version du rapport que l’on utilise pour se vérifier. Il est différent du rapport officiel que l’on doit faire parvenir à la CCMC. On peut voir le détail des séances de paye (dans la dernière colonne), ainsi que les montants respectifs.

Vous pouvez, pour des questions d’analyse, choisir des dates précises (date début & Date fin).

Choisissez les options suivantes: - PÉRIODE: Mensuelle - TYPE DE RAPPORT: Détaillé (Interne) - NOTE SPÉCIALE: Interne

Cliquez sur la bonne période (pour la mettre en bleu), puis cliquez sur Visualiser. Il vous apparaitra un rapport C.C.M.C. interne, identifié par un tampon ainsi que le no de chaque période de paye.

Vous pouvez prévenir les erreurs en vous assurant que tout est conforme, avant d’envoyer votre rapport.

Imprimez-le pour vos dossiers.

Veuillez vous référer au site du CCMC pour les explications & normes applicables à ce rapport.

Le lien est disponible sur notre site web en cliquant sur l’icône ,puis en haut à droite de l’écran principal.

109 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

b) LA VERSION OFFICIELLE DU RAPPORT:

Choisissez les options suivantes: - PÉRIODE: Mensuelle - TYPE DE RAPPORT: Normal - NOTE SPÉCIALE: Aucune

Cliquez sur la bonne période (pour la mettre en bleu), puis cliquez sur Visualiser.

Le rapport qui vous apparait à l’écran est officiel: il est accepté par le CCMC.

Il ne vous reste plus qu’à l’imprimer et poster ce rapport avec votre paiement, où le payer par internet.

110 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) Le C.P.E.E.P. MONTRÉAL (Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics):

Cliquez sur l’icône, Et vous obtenez cet écran: Le rapport CPEEP Montréal est produit mensuellement-pour chacun des salariés. Vous pouvez aussi, pour des questions d’analyse, choisir des dates précises. (Date début & Date fine). Sélectionnez les informations optionnelles, si requises, pour ce rapport et cliquez sur Visualiser. Vous obtenez cet écran: Vérifiez les montants inscrits, puis imprimez le rapport pour vos dossiers et une copie pour envoi postal. Nous vous offrons également la possibilité de générer un fichier XML pour le transfert électronique.

Vous devez communiquer avec le Comité paritaire pour obtenir une démarche à suivre pour envoyer ce rapport via le web.

111 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

C) LE C.P.E.E.P. QUÉBEC (Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics):

Cliquez sur l’icône, Et vous obtenez cet écran: Le rapport CPEEP Québec est produit mensuellement pour chacun des salariés. Vous pouvez aussi, pour des questions d’analyse, choisir des dates précises (Date début & Date fin). Cliquez sur Visualiser, Et vous obtenez cet écran: Vérifiez les montants inscrits, puis imprimez le rapport pour vos dossiers et une copie pour envoi postal avec votre paiement mensuel.

112 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

113 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LES VACANCES HORS CONSTRUCTION

NOTE: Les vacances pour les salariés de la construction CCQ sont régies directement par la CCQ. Ne produisez pas de paye de vacances ou de départ à un salarié qui travaille seulement CCQ.

Les vacances hors CCQ sont régies par les normes du travail et fonctionnent selon une année de référence établie par la CNT, du 1er mai de l'année en cours au 30 avril de l’année suivante. Pour changer cette période, allez à la CONFIGURA-TION D'ENTREPRISE, dans l'onglet "Ajustement des dates" (chapitre1 étape2 de 9, item1).

Si un salarié travaille à la fois dans la CCQ et hors CCQ, il aura droit à une paye de vacances seulement selon les heures hors CCQ qu'il aura travaillé.

NOTE: Même si ce n’est pas recommandé par la Commission des normes du travail, certains employeurs décident de verser ce montant directement sur la paye hebdomadaire du salarié; on parle alors de vacances qui ne sont pas retenues ou de vacances directes. Vérifiez avec la CNT pour plus d'informations.

13.1 - PAYE DE VACANCES vs PAYE DE DÉPART:

On produit une paye de vacances lorsqu'on veut verser une partie ou la totalité des montants disponibles, de vacances, accumulés durant la précédente période de référence.

Exemple: Pierre a à ce jour 1000.00$ de vacances disponibles et 250.00$ de vacances retenues pour l’an prochain. Il part en vacances d’été et il revient dans 2 semaines. On lui fait une paye de 500.00$ sur son montant disponible de 1000.00$ et on conserve 500.00$ pour ses vacances des fêtes.

On doit produire une paye de départ lorsqu'on veut liquider à zéro la banque de vacances. On paye alors la totalité des montants retenus et disponibles, soit le montant total sur le rapport des vacances. On produit cette paye de départ même dans l'éventualité d'un retour probable du salarié.

Exemple: Pierre est en mise à pied temporaire suite à une faible activité de l'entreprise. Il a à ce jour 1000.00$ de vacances disponibles et 250.00$ de vacances retenues. Il recevra une paye de départ de 1250.00$ pour mettre sa banque de vacances à zéro et on lui émettra un RE. À son retour, il accumulera de nouveaux montants de vacances et seulement la partie admissible de la période de référence actuelle deviendra disponible pour les prochaines vacances, le restant sera retenu et servira pour la prochaine période de référence.

NOTE: On doit toujours effectuer une paye de départ (hors CCQ seulement), dans une paye séparée de la paye régulière, avant la production d’un relevé d’emploi (RE). Si cette exigence n'est pas respectée, un montant de vacances peut trainer dans le système après l'émission du RE.

114 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

13.2 - LE RAPPORT DE VACANCES:

Pour vérifier les vacances accumulées, le meilleur outil pour visualiser les montants retenus et disponibles cumulés demeure le rapport de vacances.

Cliquez sur l’icône VACANCES, Vous obtenez l’écran suivant: NOTE: Par défaut, le rapport s'affiche en date du jour demandé. À la nouvelle date demandée (en haut gauche),

votre rapport sortira avec vos dates du samedi de chaque période jusqu'à cette date, dans l’année de référence en cours.

Il existe 4 façons de visualiser le rapport de vacances:

-Solde des vacances en date du: Pour vérifier les vacances à une date précise pour chaque période de paye dans l’année de référence en cours.

-Archive détaillée des vacances sur 10 ans: Pour voir les vacances antérieures à l’année de référence en cours. -Sommaire selon l’année civile: Pour vérifier les vacances retenues VS disponibles dans l’année courante. -Sommaire selon l’année fiscale: Pour vérifier les vacances retenues et payées durant l'année financière de

l'entreprise à partir du choix inscrit dans la Configuration d’entreprise – Ajustements des dates.

Choisissez votre type de rapport, puis choisissez un salarié avec des payes hors CCQ et cliquez sur VISUALISER.

Vous obtenez cet écran:

La section PÉRIODE: Elle débute toujours avec la première paye qui suit la date choisie, pour l’année de référence dans la Configuration d'Entreprise. Elle indique aussi la date du samedi de chaque fin de période dans l’année de référence en cours ou antérieure selon le rapport choisi, et dans laquelle des vacances ont été rete nues. La section RETENUES: Elle indique la somme des vacances retenues pour la fin de chaque période (le samedi). Le montant

de début est à zéro, puisque le montant total des vacances retenues, pour l’année de référence précédente, a maintenant été versé au solde du début des vacances disponibles dans l'année de référence en cours.

La section DISPONIBLES: Elle représente la somme des vacances qui sont disponibles pour les vacances annuelles dans l'année de référence en cours.

115 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

La section SOLDE TOTAL: Elle représente le montant de vacances disponibles plus les vacances retenues pour un total de vacances accumulées qui serviront à produire une paye de départ, avant de produire un Relevé d’Emploi (RE).

13.3 - LES VACANCES RETENUES vs DISPONIBLES:

Les vacances retenues: Elles s’accumulent durant l'année de référence en cours selon la date prédéterminée dans la Configuration d'Entreprise - Ajustement des dates. Elles se composent des vacances retenues sur chaque paye hors CCQ seulement.

Les vacances disponibles: Elle indique le solde des vacances retenues durant l’année de référence précédente qui ont été transférées au début des vacances disponibles. Elle indique également chaque paye de vacances émise ainsi que les ajustements manuels qui ont été faits durant l’année de référence en cours, et finalement, le solde total des vacances disponibles pour l'année de référence en cours.

Exemple: Un montant de 1000.00$ de vacances a été retenu du 1er mai 2014 au 30 avril 2015, et le 1er mai 2015 elles deviennent des vacances disponibles pour les prochaines vacances durant la nouvelle période de

référence de mai 2015 à avril 2016.

NOTE: -Le solde des vacances retenues ne doit pas servir lors de la création d’une paye de vacances, car il sert seulement pour la banque des vacances de la prochaine année de référence (année prochaine).

-Le solde des vacances disponibles doit servir seulement pour émettre une paye de vacances dans l'année de

référence en cours. Il devra être divisé en deux si vous versez une paye de vacances en été et une en hiver. -Si vous versez plus que le montant disponible, un solde négatif apparaitra pour le restant de l'année de référence en cours. -Si vous versez le total accumulé des vacances, le salarié n'accumulera, pour ses prochaines vacances, que ses vacances retenues après cette paye de vacances, et ce jusqu'à la fin de l'année de référence en cours. -Si vous versez plus que le total des vacances retenues et disponibles (solde Total), l’employeur est dans le rouge. -La paye de vacances est considérée comme du salaire, elle génère donc à son tour des vacances retenues.

-La paye de départ ne génère pas de vacances, elle ne sert que pour ramener un solde de vacances à zéro pour une correction ou payer les vacances dues avant un RE.

13.4 - AJUSTEMENT DU SOLDE DE VACANCES: Si vous devez ajuster la banque de vacances d'un salarié, voici comment procéder:

Quand vous cliquez sur l’icône des VACANCES,

vous obtenez cet écran:

116 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

A) AJOUTER UN AJUSTEMENT:

Avant de choisir un salarié, cliquez immédiatement sur Ajuster: 1- Choisissez ensuite le bon salarié. 2- Choisissez une date d'ajustement (après le 1er janvier de l’année courante seulement). 3- Inscrivez le montant de l’ajustement à appliquer. 4- Appuyez sur le bouton Appliquer. 5- La date et le montant d'ajustement s'affichent alors dans la fenêtre des historiques d'ajustements. Appuyez sur OK pour quitter cette fenêtre.

Retournez dans le rapport des vacances de ce salarié pour vérifier l'application de votre ajustement. Ce montant apparait maintenant dans la section des vacances disponibles.

B) SUPPRIMER UN AJUSTEMENT:

- Dans la fenêtre des ajustements, sélectionnez le bon salarié, puis dans la liste des ajustements (item -5- ) sélectionnez l'ajustement à effacer pour le mettre en bleu et cliquez sur le bouton Supprimer, puis sur OK pour quitter cette fenêtre. - Retournez dans le rapport des vacances de ce salarié pour vérifier l'application de votre suppression.

13.5 - CRÉATION D'UNE PAYE DE VACANCES (Secteur Hors Construction):

NOTE: Il est toujours préférable de donner un chèque distinct au salarié pour ses vacances, afin d'effectuer un meilleur suivi. Le logiciel vous permet de faire 2 payes, l’une après l’autre, dans une même période.

Il est préférable de changer la date pour les vacances, sinon le montant de vacances retenues sera mêlé à la paye régulière dans le rapport des vacances.

A) VÉRIFIER LE SOLDE DE VACANCES DISPONIBLES:

Cliques sur l’icône des VACANCES,

choisissez le bon salarié, puis le type de rapport et cliquez sur Visualiser. Vérifiez son solde disponible en date de sa dernière paye. Imprimez cette page si nécessaire, puis cliquez sur Fermer, et encore Fermer pour quitter.

B) EFFECTUER LA PAYE DE VACANCES:

Cliquez sur l’icône PAYE, puis sur Création. Choisissez le bon salarié et la bonne période. Déplacez-vous après les métiers, avec les flèches de votre clavier sur l’activité Paye de vacances, et appuyez sur RETOUR (enter). À la case Montant désiré, inscrivez le montant des vacances identifiées en A) à verser et appuyez sur RETOUR (enter).

117 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Vous devriez voir apparaitre trois plus [+++] devant l’activité Paye de vacances. Appuyez 2 fois sur ÉCHAPPER (escape). Faites ensuite les autres étapes d'une paye normale jusqu'à Ferme session.

NOTE: Sur le talon de cette paye, vous verrez la mention Paye de vacances apparaitre à la place du métier et de nouvelles vacances seront retenues sur cette paye.

13.6 - CRÉER UNE PAYE DE DÉPART (Avant le relevé d’emploi):

NOTE: -Cette section s'adresse aux payes des salariés hors CCQ. -Il est toujours nécessaire de donner au salarié un chèque distinct, après la dernière paye travaillée pour sa paye de départ, afin d'effectuer un meilleur suivi des vacances liquidées. -Le logiciel vous permet de faire 2 payes, l’une après l’autre, dans une même période, mais il faut changer la date pour la paye de départ.

A) VÉRIFIER LE SOLDE DE VACANCES ACCUMULÉES:

Cliques sur l’icône des VACANCES,

choisissez le bon salarié, puis le type de rapport et cliquez sur Visualiser. Vérifiez son solde Total de vacances en date de sa dernière paye. Imprimez cette page si nécessaire, puis cliquez sur Fermer, et encore Fermer pour quitter.

B) EFFECTUER LA PAYE DE DÉPART (métiers hors CCQ seulement):

Cliquez sur l’icône PAYE, puis sur Création. Choisissez le bon salarié et la bonne période. Déplacez-vous après les métiers, avec les flèches de votre clavier sur l’activité Paye de départ, et appuyez sur RETOUR (enter). À la case Montant désiré, inscrivez le montant des vacances totales à verser identifiées en A) et appuyez sur RETOUR (enter).

Vous devriez voir apparaitre trois plus [+++] devant l’activité Paye de départ. Appuyez 2 fois sur ÉCHAPPER (escape). Faites ensuite les autres étapes d'une paye normale jusqu'à Ferme session.

NOTE: Sur le talon de cette paye, vous verrez la mention Paye de départ apparaitre à la place du métier et le solde des vacances devrait être à zéro.

118 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

119 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LE RELEVÉ D’EMPLOI

NOTE: Si vous avez des questionnements particuliers, il existe un cahier sur le site de Service Canada qui s’intitule: Marche à suivre pour remplir le Relevé d’emploi. Imprimez-le au besoin. Pour plus d’information sur les heures assurables, consultez le site de Service Canada: http://www.servicecanada.gc.ca/fra/services/ae/employeurs/re/ressources/re_guide/chp2.shtml#case-15a Pour plus d’information sur la rémunération assurable (le montant de salaire assurable): http://www.servicecanada.gc.ca/fra/services/ae/employeurs/re/ressources/re_guide/chp2.shtml#case-15b

Pour vos employés qui ont seulement des payes CCQ, passez directement à l'item 14.1. Pour tous ceux qui ont des employés à la fois CCQ et SHC et pour tous les autres secteurs hors CCQ, si

des vacances ont été retenues, vous devez produire une paye de départ et non de vacances (voir chapitre 13) après la dernière paye et ce avant de faire le relevé d’emploi.

14.1 - CRÉATION D'UN RELEVÉ D'EMPLOI:

A) SORTIR DES RAPPORTS POUR UNE VÉRIFICATION:

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS

Cliquez sur Périodes travaillées puis sur Visualiser. Déplacez-vous d’une page à l’autre pour voir chacun de vos salariés et choisir le bon. Toutes les périodes travaillées sont là, et celles non travaillées sont vides. Imprimez seulement le rapport de ce salarié avec l'option page actuelle. Quittez cet écran avec OK et faites encore OK pour quitter ce module.

Cliquez sur l’icône JOURNAL

Choisissez le Type de rapport: du salarié, le bon salarié, tapez les mêmes dates début & fin que le RE. Vous pouvez ainsi comparer les données du Journal avec celles du RE.

Cliquez sur l’icône RELEVÉ D’EMPLOI

Vous obtenez l’écran suivant Sélectionnez l’employé désiré.

a) Si vous n'avez aucune modification importante, remplissez les informations sur cette page en inscrivant:

La date de début: indiquez la date d’embauche ou la date du retour depuis le dernier RE. La date de fin de période: indiquez le samedi de la période qui suit la dernière période travaillée ou le samedi qui inclut la paye de départ si elle est faite plus tard.

La date de retour, si elle est connue. Sélectionnez la langue de communication et la raison du RE.

NOTE: Le nom du contact et le no de téléphone sont nécessaires pour le RE web. Ces données proviennent de votre Configuration d'entreprise.

120 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

b) Si vous avez des modifications à apporter, cliquez sur VÉRIFICATION RE.

Vous obtenez alors cet écran:

Vérifiez les données du salarié, puis inscrivez:

La case 13: Choisissez le principal métier du salarié. La date de début: indiquez la date d’embauche

ou la date du retour depuis le dernier RE. La date de fin de période: indiquez le samedi de

la période qui suit la dernière période travaillée ou le samedi qui inclut la paye de départ si elle est faite plus tard.

Remplissez au besoin:

La Case16 avec la raison du RE. La case14 pour la date de retour si connue. La case20 pour la langue de communication Les cases21 et 22 sont le numéro de téléphone et la date de la déclaration.

S’il y a des modifications spéciales faites-les aux cases15A, 17, 18 et 19, puis cliquez sur Appliquer et OK pour quitter.

B) GÉNÉRER UN RELEVÉ D'EMPLOI:

a) IMPRIMER UN FORMULAIRE PAPIER:

Dans la page, Formulaire Relevé d’emploi, cliquez sur le bouton GÉNÉRER RE. Un message apparait pour vous indiquer à quel endroit sur votre ordinateur le fichier a été créé. Il peut vous servir pour la transmission web ou pour vous indiquer l'emplacement de l'historique de vos RE.

NOTE: Chaque fois que vous générez un RE, un nouveau fichier est créé et vous pouvez refaire cette procédure plusieurs fois, cela ne modifie aucune donnée dans le logiciel.

Vérifiez les coordonnées du salarié. S’il y a des erreurs, allez les modifier dans la CONFIGURATION DES SALARIÉS.

-Le 1er montant à la case1 est la dernière paye du salarié dans votre journal. -Les heures assurables prennent en compte différents calculs, donc il se peut que votre montant d’heures travaillées soit plus grand que le total de vos heures assurables sur votre journal. Elles sont basées sur les 53 dernières semaines.

-La rémunération assurable est calculée sur les 27 dernières semaines. Vérifier les données inscrites dans chaque case. Ce rapport est une version BROUILLON: il ne faut pas l’envoyer, elle sert pour vos dossiers. Procurez-vous les documents papier officiels et recopiez les informations.

121 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

b) TRANSMISSION VIA LE WEB:

NOTE: Vous devez d'abord avoir fait une demande pour recevoir votre no d'utilisateur et votre mot de passe, puis de vous inscrire comme personne ressource pour transmettre des RE électroniques. Imprimer d'abord un formulaire papier pour vos dossiers, puis cliquez sur RE web pour être redirigé sur le site de Service Canada. Suivez les étapes jusqu'à voir le bouton "Parcourir", afin d'indiquer le chemin du fichier que vous avez pris en note plus tôt. Lorsque vous aurez complété toutes les étapes, prenez en note le no de série du relevé que vous aurez imprimé, pour venir l'inscrire immédiatement dans votre Construc. Cette étape vous servira ultérieurement.

14.2 - INSCRIRE LE NUMÉRO DE SÉRIE:

Si vous avez produit le relevé en format papier, le numéro est préinscrit sur le formulaire. Si vous avez produit un RE via le web, une confirmation vous a été émise par Service Canada, avec un numéro de série en haut à gauche du formulaire que vous avez imprimé.

Dans les deux cas, web ou papiers, revenez inscrire immédiatement le numéro de série du relevé dans le logiciel. Choisissez le salarié, s'il y a lieu, et inscrivez:

-la date inscrite du premier jour de travail, -la date inscrite de la dernière période, et -remplissez le reste des informations comme sur votre document officiel.

Cliquez maintenant sur Vérification RE. NOTE: Assurez-vous que chaque case reflète exactement le RE officiel que vous avez en main, car aussitôt que vous aurez

inscrit le numéro de série, le logiciel bloquera ce RE et vous ne pourrez plus y apporter aucune modification.

122 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Lorsque tout est conforme au RE officiel que vous avez reçu de Services Canada:

-Inscrivez le numéro de série de votre RE officiel (dans la case en haut à gauche). -Cliquez sur Appliquer, puis sur OK.

NOTE: Par cette action, le logiciel prend en compte les dates de "début et de fin d’emploi" du relevé et il tient compte de cette dernière au moment d'émettre un prochain RE pour ce même salarié.

14.3 - L'OPTION: "L'ensemble des périodes admissibles":

Cette option est utile à deux occasions: 1- Lorsque vous avez engagé un salarié durant l'année, vous pouvez

utiliser cette option au lieu de sortir le rapport des périodes travaillées et les bonnes dates seront affichées sur le RE.

2- Lorsque vous avez inscrit un no de série sur le dernier relevé d'emploi d'un salarié, au prochain RE de celui-ci, vous pourrez utiliser cette option au lieu de sortir le rapport des périodes travaillées et les bonnes dates seront alors affichées sur le nouveau RE.

Remplissez les autres cases requises comme indiqué plus haut.

NOTE: Vous pouvez en tout temps consulter votre dossier C:\SIMPLE\REXML pour supprimer des RE erronés.

Attention lorsque vous supprimez un RE, il n'est plus possible de le récupérer.

123 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LA CSST

15.1 - NOTIONS DE BASE:

Si vous êtes un nouvel employeur, vous devez vous inscrire à la CSST dans les 60 premiers jours de vos activités pour évi-ter une pénalité.

Pour déterminer qui est couvert par l'assurance accident, consultez le site web de la CSST http://www.csst.qc.ca au menu Employeurs ou consultez un conseiller de la CSST.

La CSST est une un organisme gouvernemental qui gère une police d'assurance accident pour tous vos salariés à l'excep-tion des membres de la direction qui pourront souscrire une à la protection personnelle de la CSST ou à une assurance pri-vée. Comparez les primes.

A) Les primes de protection personnelle de chaque dirigeant sont payables une fois l'an et se retrouvent sur le document <<Avis de cotisation>> qui vous parvient en mars-avril de chaque année.

B) Pour vos travailleurs, cette prime est calculée à partir d'un taux de versement périodique qui servira à dé-terminer le montant dû sur chaque paye et payable par votre R.A.S. provincial. Ce taux est basé sur la dernière année complète de votre déclaration des salaires et ne reflète pas nécessairement votre situation actuelle.

15.2 - BLESSURE / ACCIDENT:

Vous ne devez pas émettre une paye dans notre logiciel pour la période de l'accident. Vous devez plutôt émettre un chèque à votre salarié pour l'IRR (indemnité de remplacement du revenu) à partir de votre système de comptabilité. Pour plus de détails, consulter le site web de la CSST pour les calculs et remboursements.

15.3 - INSCRIPTION DES NOUVEAUX TAUX:

Pour modifier vos taux affichés et inscrire vos nouveaux taux reçus, cliquez sur l'icône ENTREPRISE, puis sur l'onglet CSST.

Pour les explications des différents champs, consultez votre manuel au chapitre3 –étape 7 de 9.

NOTE: Retenez que sur chaque paye, c'est le taux de versement périodique et non celui de l'unité qui est pris en compte dans le calcul de la CSST. Vous devez inscrire un no de dossier différent pour chaque unité et supprimer les unités qui ne sont plus

utilisées dans la nouvelle année courante.

124 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

15.4 - RÉPARTITION HEBDOMADAIRE OU ANNUELLE:

La répartition représente le mode de calcul utilisé pour obtenir le montant de CSST applicable sur une paye.

Le mode de calcul annuel est utilisé pour la majorité des salariés, si l’on n’utilise pas le mode hebdomadaire.

Le calcul du montant de CSST est applicable aux salaires de l’entreprise. L’entreprise n’a pas à payer de montant de CSST sur les excédents de salaires, si un salarié atteint le maximum assurable régi par la CSST.

Les modes annuel et hebdomadaire sont les deux types de maximums assurables. Les maximums assurables annuels et hebdomadaires sont 70000$ et 1342.54$respectivement pour l’année 2015.

Voici un exemple illustrant l’importance pour l’entreprise d’utiliser le bon mode de répartition. Monsieur Jean Bois est un charpentier qui travaille dans le secteur commercial. Son taux horaire est de 36.67$/heure et il a droit à l’indemnité de vacances de 13.00%. L’employeur contribue à son régime de pension. Cette contribution représente pour le salarié un avantage imposable de 2.147$ x 40hrs = 85.88$.

Donc, le salaire cotisé à la CSST se calcule comme suit:

Répartition:

annuelle hebdomadaire

Nombre d’heures: = 40 Salaire brut: = 1466.80

Vacances: = 190.68 Total salaire: = 1657.48 1657.48 1657.48

Avantage imposable (2.147 x 40 heures) +85.88 +85.88 Salaire cotisé à la CSST 1743.36 =1743.36

Salaire maximum applicable 1743.36 -1342.54

Écart =0.00

=400.82 Économie pour l’unité 80110 au taux de 10.71%

avec un maximum hebdomadaire de 1342.54$ (taux de 2015) 0.00 42.93

Comme nous le constatons, l’entrepreneur, qui ne tient pas compte du mode de répartition, perd 42.93$ versé en trop sur chaque paye; ceci représente un montant de 2232.25$ pour 52 semaines, et ce pour ce seul salarié.

Exemple: Pour 20 salariés, cela donne 44,644.93 $, envoyés en trop. Ouf! Beau montant!!! NOTE: Sur le site web de la CSST, consultez la table des taux dans Publications.

Les unités qui débutent par 80 sont hebdomadaires, sauf l’unité 80020 qui est annuelle.

Citons en exemple l’unité 80110 (pour les travaux de charpenterie) qui est hebdomadaire.

125 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

15.5 - LES EXCÉDENTS DE CSST:

La majorité des calculs de la CSST se font sur une base de répartition annuelle des salaires, excepté pour le domaine de la CCQ et en rénovation, la CSST calcule les maximums assurables différemment, c’est-à-dire, par semaine ou hebdomadaire.

Voici un texte, tiré du site de la CSST le 6 décembre 2013, qui explique la répartition hebdomadaire:

Début de citation:

“Base hebdomadaire:

Certains employeurs ont droit au calcul des excédents sur une base hebdomadaire si les travaux effectués répondent à des conditions particulières.

Un employeur a droit au calcul des excédents sur une base hebdomadaire des salaires de tous les travailleurs d’une unité si au moins 40% des salaires bruts de cette unité sont versés:

à des salariés, auxquels s’applique la Loi R-20, loi sur les relations du travail, la formation professionnelle et la gestion de la main-d’œuvre dans l’industrie de la construction (salaires CCQ);

ou

à des travailleurs, pour des travaux de rénovation résidentielle.

si, dans une même semaine, un travailleur exerce ses activités dans plus d’une unité admissible au calcul hebdomadaire

des excédents, c’est la somme totale des salaires versés dans ces unités qui sera comparée au maximum hebdomadaire assurable. S’il y a lieu, l’excédent sera réparti au prorata des salaires bruts versés dans chaque unité par rapport au

salaire brut total versé dans ces unités.”

Fin de citation.

Ce calcul se fait toujours unité par unité. L’employeur doit être en mesure de démontrer la validité des données donnant droit au calcul hebdomadaire des excédents.

Lorsque les conditions sont remplies pour une unité donnée, l’employeur bénéficie du calcul des excédents sur une base hebdomadaire pour tous les salaires des travailleurs de cette unité. De plus, la valeur hebdomadaire du salaire de chaque travailleur de l’unité admissible est comparée, semaine par semaine, au maximum hebdomadaire assurable, déterminé par la CSST, pour obtenir les excédents.

126 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

15.6 - LA DÉCLARATION ANNUELLE DES SALAIRES:

Chaque année, avant le 15 mars, vous devez transmettre à la CSST une Déclaration des salaires de l'année précédente

afin d'éviter qu'une pénalité et des intérêts vous soient imposés pour production en retard. Elle doit être transmise même si aucun salaire n'a été versé durant cette période.

Notre logiciel comptabilise les excédents sur lesquels vous ne devriez pas payer de CSST. Vous devez aller l’inscrire sur le formulaire de déclaration de masse salariale annuel. Cet oubli retire une somme importante de vos poches en plus de vous infliger une amende de 15%. Suivez la procédure suivante pour bien remplir votre prochaine déclaration.

Cliquez sur l’icône Choisissez Période Annuelle et l’année désirée, en cliquant dessus pour la mettre en bleu.

Cliquez sur Visualiser et vous obtenez cet écran:

(Première page du rapport)

Déplacez-vous sur les pages suivantes jusqu’à la dernière,

avant les calculs.

Dans cet exemple, nous avons jumelé les lignes et colonnes par couleur pour simplifier le remplissage de votre rapport

(1) BLEU – (6) VERT – (7) ROUGE – (8) JAUNE – (9) AQUA.

NOTE: Sur le rapport officiel du logiciel, les couleurs ne sont pas là.

127 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

EXPLICATIONS DES CODES DE COULEURS

Colonne1 (flèche BLEUE): C’est votre masse salariale totale, telle que dans votre rapport Sommaire 1.

Le montant devra être inscrit à la ligne1 de votre rapport de CSST.

Colonne2, 4 et 5: Seulement si vous avez des montants.

Inscrivez-les dans les lignes correspondantes de votre rapport de CSST.

Colonne6 (flèche VERTE): C’est un montant à exclure.

Il devra être inscrit à la ligne6 de votre rapport de CSST.

Colonne7 (flèche ROUGE): C’est le montant de vos excédents.

Il devra être inscrit à la ligne7 de votre rapport de CSST.

Colonne8 (flèche JAUNE): C’est le montant de vos salaires assurables.

Il devra être inscrit à la ligne8 de votre rapport de CSST.

Colonnes9 (flèche AQUA): C’est le montant des salaires dans chacune de vos unités de classification.

Ils devront être inscrits aux cases9 de votre rapport de CSST. Le total de ces cases doit absolument être égal au total de la ligne8 (flèche JAUNE).

Voici un exemple de formulaire bien rempli

Référence: document DÉCLARATION DES SALAIRES2014. http://lls.qc.ca/fichiers/DC200-415-19web.pdf

128 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

15.7 - RAPPORT DE CSST:

NOTE: Les pénalités pour versement insuffisant, facturées par la CSST en mars-avril, ne sont pas dues à une

erreur de notre logiciel, mais bien à un calcul de taux basé sur des payes d'une année antérieure et le fait que vous devez payer les primes dues avant la fin de l'année courante.

Chaque année, en septembre nous vous sensibilisons à la possibilité de vérifier vos salaires afin d'évaluer les montants dus, avant la fin de l'année, pour éviter des frais supplémentaires importants et ainsi avoir le temps d'appliquer des correctifs, si nécessaire.

Idéalement, vous devriez faire cette vérification chaque mois avant d'effectuer votre versement de R.A.S. pour éviter des pénalités sur le prochain état de compte qui vous sera envoyé en mars-avril de l'année suivante. Toutefois, vous pourriez décider de faire cette vérification seulement aux 3 mois ou en août-septembre, mais le montant dû doit alors être ajouté avec vos R.A.S. de décembre et être payé avant le 15 janvier pour éviter ces pénalités.

A) ÉTAPE 1:

Vérifiez vos données actuelles: Cliquez sur l'icône de la CONFIGURATION D'ENTREPRISE et sélectionnez l'onglet CSST.

Avec le dernier document reçu de la CSST, vérifiez que: - chaque unité a un numéro de dossier différent, - c'est le bon taux inscrit, - la répartition est hebdomadaire pour les unités des métiers CCQ et annuelle pour les autres, puis cliquez sur Enregistrer unité si vous avez apporté des changements.

De même pour le taux de versement périodique, inscrivez la date d'application en premier, puis le taux de prime attribué et cliquez sur Enregistrer taux; les taux antérieurs doivent demeurer en historique. Supprimez seulement les taux erronés qui n'ont pas servi pour les payes. Cliquez sur OK pour quitter cette fenêtre.

129 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) ÉTAPE 2:

Pour analyser votre CSST, sortez d'abord votre rapport annuel actuel en cliquant sur l'icône.

Sélectionnez la Période: Annuelle et imprimez votre rapport. Déplacez-vous à la dernière page contenant les calculs, telle qu'illustrée.

Les lignes, identifiées (A) et (B), servent pour le formulaire de la déclaration de la masse salariale (voir la section15.5). La ligne (B) sert aussi de base pour les calculs de l'analyse.

130 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

a) CALCULS (pour l'analyse):

-À la ligne (B), le total de la colonne Salaire assurable (ligne8) est la somme de tous les salaires assurables répartis dans chaque colonne, correspondants aux unités attribuées pour l'année en cours.

-La ligne (C) est le pourcentage actuel des salaires versés chaque semaine dans chaque unité inscrite, par rapport au total des salaires assurables en (B) (exemple: 4027.62$ / 5827.62$ * 100) = 69.11% ou 69.11$ par tranche de 100.00$. -La ligne (D) correspond au dernier taux de prime actif de chaque unité que vous avez inscrite dans le menu Configuration d'Entreprise.

-La ligne (E) est le produit, pour chaque unité, du taux de prime à la ligne (D) multiplié par le pourcentage de la ligne (C); quant au versement périodique calculé de cette ligne, il est la somme des taux en % calculés dans chaque unité (Exemple: 3.77% = 3.66% + 0.11%). -La ligne (F) équivaut à la ligne (B) multipliée par les taux de la ligne (E). -La ligne (G) correspond au taux de versement périodique que vous avez inscrit dans le menu Configuration d'entreprise et qui est actif. Les montants de chaque unité s'obtiennent en multipliant ce taux de versement périodique par la proportion de chaque unité. -La ligne (H) est le résultat de la ligne (B) multiplié par la ligne (G). -La ligne (J) est le total de vos montants (avant rajustement manuel) figurant sur vos R.A.S. (DAS). -La ligne (K) représente la différence entre la ligne (F) et la ligne (J). -La ligne (L) représente la section des ajustements au solde dû ou à recevoir

131 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

b) ANALYSE DU RAPPORT:

Le taux de versement périodique, qui vous est fourni par la CSST en octobre, est basé sur l'année précédant celle de votre dernière déclaration de salaire, de votre dossier d'expérience (accidents) et si vous faites partie d'une mutuelle de préven-tion.

En vous référant à la feuille de calcul illustrée ci-haut, les payes de l'année en cours à la ligne (B) sont normalement plus élevées que les payes2013 qui ont servies à établir le taux de versement périodique pour 2015 et pas nécessairement dans les mêmes proportions pour chaque unité. Ceci implique que la prime de CSST calculée sur vos payes est alors plus basse ou plus haute que la prime réelle que vous devez à la CSST.

Le chiffre à la ligne (F) provient des taux, en (E), qui ont servi aux calculs actuels à partir des salaires de chaque unité de la ligne (B). Il indique le montant que vous auriez dû payer à la CSST pour cette période. Si vos payes sont presque dans la même proportion calculée, alors le montant dû à la ligne (F) devient semblable au montant calculé en (H), puisque les deux taux de versement périodique sont semblables.

Les sommes calculées en (H) correspondent aux montants de prime que la CSST s'attend de recevoir avec le dernier taux de versement périodique inscrit dans le logiciel en (G) et non avec le taux réel calculé en (E).

Si vous avez apporté des changements de taux de versement périodique en cours d'année, cela a eu automatiquement un impact sur les sommes dues ou payées en trop à la CSST.

Pour vérifier si certaines payes ont été produites avec un métier ayant la mauvaise unité de CSST, sortez un nouveau rapport plus détaillé en cochant Type de rapport: Détails hebdomadaires. Vous pourrez alors identifier lesquelles sont dans la mauvaise unité.

Si des payes ont été effectuées avec les mauvaises unités, plutôt que de refaire les payes, il est plus simple de corriger votre rapport. Pour effectuer cette correction, quittez d'abord ce rapport et fermez votre CSST, puis allez dans l'icône PAYE et sélectionnez le menu Voir paye fermée. Choisissez alors la période de paye ainsi que le salarié avec une unité de CSST erronée, puis appuyez sur RETOUR (enter).

Déplacez-vous au sous-menu BRUT et appuyez sur la touche F4 de votre clavier pour faire apparaitre, dans le bas de cette

fenêtre, les différentes unités que vous avez inscrites dans votre CONFIGURATION D'ENTREPRISE au menu CSST. Déplacez-vous sur la bonne unité et appuyez sur RETOUR (enter). Refaites ensuite les mêmes étapes, et ce pour chaque salarié et dans chaque période erronée. Quittez ensuite la section PAYE et retournez à la section CSST. Sortez un nouveau rapport détaillé pour cette période et vérifiez les nouvelles valeurs.

Un écart positif à la ligne (K) indique que vous devez un montant à la CSST pour cette période, alors qu'un écart négatif indique que la CSST vous doit ce montant. Si un montant apparait en négatif dans vos unités, il se peut que vous ayez effectué moins de payes que prévu dans une unité par rapport à l'année de référence.

En sortant un rapport annuel, le montant dû, affiché à la section (L), tient compte des ajustements additionnels que vous avez effectués à certaines périodes et vous indique le montant dû total à la date de ce rapport. Veuillez noter que le logiciel ne peut pas savoir si vous l'avez acquitté ou non. Il faut alors effectuer un ajustement du

solde dû (ÉTAPE 3) et une écriture dans votre logiciel de comptabilité (ÉTAPE 4).

Pour éviter de trop grandes sommes dues, vous devriez changer votre taux de versement périodique à la section CONFIGURATION D'ENTREPRISE dans l'onglet CSST, pour qu'il reflète le taux calculé en (E). Après ce changement de taux du versement périodique, les sommes dues sur vos prochains rapports seront moins élevées. Vous pouvez aussi obtenir un nouveau taux de versement périodique pour le reste de l'année en faisant une demande à la

CSST avant le 1er novembre de l'année en cours.

132 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Pour acquitter une somme due ou obtenir un remboursement, suivez les instructions à l'étape 3 qui suit.

Soyez avisé(e) qu'à la suite d'une visite de l'inspecteur de la CSST à votre bureau après un accident ou une vérification, si vous n'avez pas payé la somme due de la prime calculée chaque mois, une pénalité s'appliquera automatiquement pour versement insuffisant de la prime ainsi que pour un versement fait en retard de vos R.A.S. Assurez-vous de faire parvenir vos sommes dues avant la fin d'année pour éviter des pénalités sur votre prochain Avis de cotisation qui sera émis en mars-avril de la prochaine année. Pour obtenir une liste des différentes pénalités applicables, consultez le site web de la CSST.

C) ÉTAPE 3:

Si vous décidez chaque mois de payer la somme due, en partie ou en totalité, ou encore de réclamer un remboursement, vous devez ajouter manuellement ce montant à celui qui est calculé de base sur votre rapport de R.A.S. Une fois décidé le montant, vous devez faire un ajustement pour que le rapport indique la bonne somme due à la fin de la section (L). Sélectionnez l'icône Et cliquez dans la fenêtre principale sur le bouton Ajuster.

133 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Dans la fenêtre d'ajustement, entrez la date (le dernier jour du mois de préférence), puis le montant d'ajustement qui correspondra au montant que vous désirez ajouter au montant de CSST sur votre rapport de R.A.S. mensuel, et cliquez sur Appliquer. Revenez maintenant à l'écran principal et sortez un nouveau rapport pour confirmer le solde dû après l'ajustement. Imprimez-le si désiré.

134 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

D) ÉTAPE 4:

Dans votre logiciel de comptabilité, vous devez inscrire ce montant d'ajustement. Dans une écriture au G/L, à la date d'ajustement, inscrivez ce montant d'ajustement au débit (charges ou dépenses) dans le poste Charge CSST et au crédit (au passif) dans le poste CSST à payer.

Dans notre exemple, on verrait:

Poste comptable Débit Crédit

5455 (Charge CSST) 3.97

2230 (CSST à payer) 3.97

15.8 - DATES IMPORTANTES (de la CSST):

Chaque année, à date fixe, la CSST émet différents avis et état de compte.

Exemple: En se basant sur l'année 2015 , voici les dates importantes:

-en octobre 2014, la CSST vous a envoyé la "Décision de classification 2015" qui inclut le nouveau taux de versement périodique pour 2015 (basé sur les salaires de 2013 qui ont été déclarés en 2014) lequel sera utilisé sur chaque nouvelle paye, ainsi que les calculs des taux de chaque unité allouée.

Inscrivez vos nouveaux taux en date du 1er janvier, avant de commencer les payes de la période 1 pour éviter des erreurs

de taux sur votre rapport de CSST de janvier.

-Entre janvier et avant le 15 mars, vous devez produire la "Déclaration des salaires" que vous avez versés dans l'année précédente.

-entre la mi-mars et la fin avril, la CSST émet un "État de compte" avec un bordereau de paiement, ainsi qu'un "Avis de cotisation" qui inclut la prime annuelle de protection personnelle des dirigeants s'il y a lieu, les frais fixes de dossier, les calculs qui ont servis pour l'établissement de la cotisation finale, des pénalités pour des versements insuffisants ou des versements en retard ainsi que des intérêts, si applicables. La CSST vous fournit également en Annexe un tableau des versements périodiques (mensuels) que vous avez effectués.

-En octobre 2015, la CSST vous envoie une nouvelle "Décision de classification" pour l'année 2016 avec un nouveau taux de versement périodique basé sur votre déclaration des salaires 2014.

135 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LES T4,R1 ET LES SOMMAIRES

16.1 - ARCHIVAGE DES PAYES FERMÉES (pour l'année terminée): Ceci prépare vos données pour les T4 et Relevé1 et remet le compteur à “0” pour votre maximum de salariés de l’année suivante (ce qui évite parfois d’acheter une mise à niveau supérieure).

- Ouvrez l’icône PAYE de l’entreprise désirée.

- Descendez à CRÉATION DES FICHIERS T4 ET RELEVÉ1 avec vos flèches puis appuyez sur RETOUR (enter). - Placez-vous sur l’année terminée, appuyez sur RETOUR (enter). - Retournez dans Voir paye fermée et vérifiez si des années antérieures apparaissent encore, en vous déplaçant plus bas avec la touche PAGE SUIVANTE (page down), et si oui refaites le processus. - Fermez l’écran PAYE.

16.2 - QUOI IMPRIMER (avant de commencer):

NOTE: Tous vos rapports doivent être selon le même choix (par chèque ou par période).

- Sortir le R.A.S. fédéral annuel: aller à la dernière page, puis revenir de quelques pages pour imprimer la feuille sommaire de l'année (20__-01-01 au 20__-12-31). - Sortir le R.A.S. provincial annuel: aller à la dernière page, puis revenir de quelques pages pour imprimer la feuille

sommaire de l'année (20__-01-01 au 20__-12-31). - Sortir le journal de l’employeur, annuel, en format résumé pour comparer les gains fédéraux et provinciaux.

- Sortir le rapport de CSST, imprimer la dernière page de la 1ère section pour comparer votre masse salariale de la ligne 1

avec votre sommaire1. - Sortir , sur le site web de chaque gouvernement, l’état détaillé de vos paiements réels aux R.A.S. de chaque mois. - Sortir une feuille de calcul remplie avec les montants de l'état détaillé des paiements réels pour corriger les deux

sommaires.

Pour atteindre la feuille de calcul EXCEL cliquez sur l'icône, puis sur l'onglet Zone client. Tapez votre mot de passe et OK.

Cliquez ensuite sur l'onglet procédures et sélectionnez le fichier "Tableau de calcul…". Enregistrez-le sur votre bureau et remplissez-le.

NOTE: À propos des sommaires, le logiciel peut produire plusieurs sortes de rapports, mais il n’est pas devin. Il vous

transmet, semaine après semaine, les données que vous lui indiquez et il vous fournit des rapports, soit par date de chèques ou par période. Il est absolument incapable de deviner si vous les avez payés ou non, ou fait un paiement partiel ou même si vous les avez payés tout court. Quand vient le temps de vérifier les sommaires, il est primordial que vous modifiiez les cases du tableau Vérification Sommaires: case26 pour RRQ, RQAP & Impôts provincial, case38 pour les FSS et case82 pour indiquer vos paiements, en vous servant de la feuille de calcul remplie.

136 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.3 - LE NO DE PRÉPARATEUR AU PROVINCIAL (quand le demander):

Un préparateur est une personne ou une entreprise qui produit, manuellement ou électroniquement, des relevés à l’aide d’un logiciel certifié, et qui en fait la distribution. Ce terme désigne plus précisément tout émetteur qui produit des relevés en format XML pour les transmettre par internet.

NOTE: Un numéro de préparateur au provincial sert à la transmission de différents relevés par internet dans une année d’imposition donnée.

Pour les entreprises de 50 salariés et moins:

À la parution de ce manuel, il est encore possible de transmettre vos formulaires sur support papier à chaque gouvernement. Vous n’êtes pas obligé de posséder un numéro de préparateur, mais il vous est tout de même recommandé d’en obtenir un, puisque vous avez aussi le droit d’envoyer vos documents via internet, car bientôt tous les documents seront demandés par internet.

Pour les entreprises de 50 salariés et plus, le numéro de préparateur est obligatoire.

16.4 - POUR SORTIR LES RAPPORTS T4 - R1 & SOMMAIRES:

Pour vous assurer de bien produire vos T4 & Relevé1, il faut sortir les bons rapports.

Par défaut, notre logiciel est en date d’émission des chèques, tel que le gouvernement l’exige. Vous avez déjà fait votre choix dans CONFIGURATION D'ENTREPRISE - Ajustement des dates.

Si vous n’êtes pas certain du choix que vous avez accepté pour le paiement de vos R.A.S. référez-vous à vos imprimés de rapport R.A.S. de chaque mois de l’année terminée. Vous y verrez la mention de votre choix en haut au milieu.

A) PAR DATE DE CHÈQUE:

La méthode selon la date de chèque signifie que le choix des payes incluses dans les rapports se fait selon la date asso-ciée au chèque (ou au dépôt direct) de chaque paye. Dans notre logiciel, nous appelons cette date la date de chèque. Cette date est définie au mercredi suivant la date de fin de la période de paye. Pour les T4 et Relevé1, nous comparons l’année de la date de chèque avec l’année d’imposition, soit de la période 52 de l'année précédente à la période 51 de l'année courante.

B) PAR DATE DE PÉRIODE:

La méthode selon la date de période signifie que le choix des payes incluses dans les rapports se fait selon la date asso-ciée à la fin de période de chaque paye. La période se termine toujours un samedi. Pour les T4 et Relevé1, nous com-parons l’année de la date de période avec l’année d’imposition, soit de la période 1 à la période 52 de l'année courante.

137 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.5 - PRODUCTION DES T4-R1 & SOMMAIRES:

A) EXPLICATION DES CHOIX:

NOTE: Les normes gouvernementales nous incitent fortement à utiliser la méthode par date de chèque. Cette

méthode est utilisée pour les RAS, Journaux, CSST, T4, Relevé1. Seule la CCQ est toujours par date de période.

Selon date de chèque:

Si votre méthode de l’année précédente était déjà selon la date de chèque, vous devez choisir cette option pour l’année d’imposition. Les documents couvriront de la période 52 de l'année précédente à la période 51 de l'année courante (si travaillée).

Selon date de période:

Si décidez de demeurer avec la méthode selon la date de fin de période, vous pouvez encore le faire, mais c'est contraire aux directives gouvernementales. Les documents couvriront de la période 1 à la période 52 de l'année courante (si travaillée).

NOTE: Pour assurer la transition entre les deux méthodes, nous vous avons fourni 1 option additionnelle pour le faire. Selon date de chèque transition:

Si votre méthode de l’année précédente était selon la date de fin de période et que vous désirez changer pour la méthode selon la date de chèque, vous devez choisir cette option pour vous assurer que les périodes déjà incluses dans l’année d’imposition précédente ne sont pas incluses à nouveau dans l'année courante. Les documents couvriront de la période 1 à la période 51 de l'année courante (si travaillée).

EFFACER T4 BASE: Vous permet de réinitialiser vos rapports T4-R1 sans toucher aux modifications effectuées dans les T4 et Sommaires.

Exemple: Après une correction à un no d’assurance sociale ou autre, ou après avoir ajouté une paye oubliée, le système effectue une correction des données sans effacer les montants entrés sur les T4.

EFFACER T4 MODIFICATION: Vous permet de réinitialiser la totalité de vos données, incluant toutes les modifications de montants ajoutés. NOTE: -La section du bas, à gauche de la ligne verticale (Imprimer T4, R1, CNT, Sommaires T4 & R1), servira pour

les formulaires papier seulement. -La section à droite de la ligne verticale (Informations T4 XML et Informations Relevés 1 XML) servira pour les formulaires XML par internet seulement.

138 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) LA PRODUCTION DES T4-R1:

NOTE: -Tous les formulaires produits par notre logiciel sont approuvés par les gouvernements respectifs et peuvent donc être utilisés en format papier ou XML au besoin.

-Les T4-R1doivent être remis avant le dernier jour de février de l’année courante

- Le choix de vos rapports T4-R1 doit être le même que sur vos rapports mensuels (RAS, journal, etc.).

Cliquez sur EFFACER T4 MODIFICATION pour débuter avec une session vierge.

Cliquez à nouveau sur l’icône

Vous devriez voir un traitement initial se faire en bas à droite, sinon:

- Cliquez sur EFFACER T4 BASE puis sur OUI.

- Cliquez à nouveau sur l’icône T4 et laissez travailler.

Vous devriez être sur la dernière année terminée, sinon choisissez la bonne en haut à gauche. Le logiciel est programmé par défaut pour générer un décompte à la fin de l’année précédente soit 2013 dans notre exemple.

Vérifiez l’année d’imposition, le type de rapport (selon quelle date) et la province d’imposition.

139 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.6 - LES T4 (en format papier):

Les T4 format papier doivent être imprimés un par un, salarié par salarié.

Sélectionnez un salarié, puis cliquez sur Imprimer T4 pour afficher son T4 à vérifier.

-Vérifiez que vos montants concordent bien avec ceux de vos R.A.S. annuels et votre journal.

-Vérifiez également qu’apparaissent:

- La bonne adresse actuelle du salarié - La bonne adresse de l'entreprise - Le numéro d’assurance sociale du salarié - La bonne année d’imposition - Les bons montants de salaire et déductions.

- Votre numéro de dossier dans la case54 du T4

(partie du bas), sinon une mention INVALIDE ou un message d’erreur apparaissent .

Vous pouvez corriger le no de dossier en allant dans l’icône CONFIGURATION D’ENTREPRISE. Cliquez alors sur l’onglet Gouvernement fédéral. Faites vos modifications puis cliquez sur APPLIQUER et OK.

Revenez à l’icône T4-R1 et cliquez sur Imprimer T4.

Cliquez sur EFFACER T4 BASE pour réinitialiser, puis sur OUI.

Cliquez à nouveau sur l’icône T4 et laissez travailler.

(Voir la case Message en bas à droite)

Si les informations et les montants sont exacts, imprimez une copie de ce document.

La copie1: la ½ du haut est pour envoyer à Revenu Canada avec votre Sommaire T4. la ½ du bas est pour l’employeur.

Les copies2 & 3: les feuilles, au complet, sont à remettre au salarié. NOTE: Sur la copie du salarié, il est normal que les numéros d’employeur soient cachés avec une barre noire. Déplacez-vous au second salarié… et continuez avec les vérifications jusqu’au dernier salarié.

Si vous constatez des erreurs simples à corriger, allez modifier les montants. - Cliquez sur Fermer dans l’écran de visualisation. - Sélectionnez le bon salarié, cliquez sur EFFACER T4 BASE pour réinitialiser, puis sur OUI.

140 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Cliquez ensuite sur Vérification T4

Vous obtenez cet écran: Chaque case (ou presque) du rapport est modifiable. Lors d’une correction, vous devez inscrire la différence (l’écart) entre les deux montants.

Cliquez sur Appliquer et sur OK pour quitter cette fenêtre.

Après vos corrections, quand tout concorde, imprimez une copie finale de vos T4.

141 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.7 - LE SOMMAIRE T4 (en format papier):

Cliquez sur Vérification Sommaires pour obtenir cet écran:

La portion de gauche est pour le SommaireT4 et celle de droite est pour le Sommaire1. Le montant qui est préinscrit sous la case82 représente les paiements de vos R.A.S. qui auraient dû être versés au gouvernement fédéral, selon les payes émises durant l’année. À partir de ce montant, soustrayez le montant affiché dans votre feuille de calcul EXCEL, ou de votre feuille personnelle de calcul, à côté de la case TOTAL.

Si le montant est le même, vous ne devez rien.

Si le montant est positif, inscrivez ce montant en négatif à la case82 pour indiquer au logiciel que vous avez payé moins que ce que vous deviez pour vos R.A.S. Un solde dû vous est affiché et sera indiqué sur votre Sommaire T4.

Si le montant est négatif, inscrivez ce montant en positif à la case82 pour indiquer au logiciel que vous avez payé plus que ce que vous deviez pour vos R.A.S. Un paiement en trop vous est affiché et sera indiqué sur votre Sommaire T4.

Cliquez sur OK pour quitter cette fenêtre.

Pour comprendre cette différence affichée à la case82, une analyse détaillée doit être faite. Exemple: Parfois des R.A.S. ont été produits en date de période alors qu’ils étaient en date de chèque auparavant, ou l’inverse, ce qui implique que pour certains mois une période peut se retrouver sur 2 rapports consécutifs ou manquer sur 1 rapport. Parfois, une paye a été annulée dans le menu PAYE, mais pas dans

l’Acte de paiement, parfois un paiement de R.A.S. a été oublié ou fait en double, d’où un solde positif ou négatif.

Si vous devez apporter d’autres corrections, revenez à Vérification sommaires et recommencez la procédure.

Lorsque tout concorde, imprimez 2 copies de votre SommaireT4, pour vous et le gouvernement, et assurez-vous de

signer chaque copie.

Joignez votre SommaireT4 signé avec chaque ½ partie du haut de tous vos T4. Vous avez le choix de joindre un chèque avec vos documents ou de ne rien envoyer (vous recevrez alors un avis de sommes dues, incluant les intérêts). Cliquer sur OK pour quitter cette fenêtre. Postez les documents, sans faute, avant le dernier jour de février de cette année.

142 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.8 - LES T4 EN VERSION XML (par internet): NOTE: Vous devez être inscrit sur le site web du gouvernement fédéral pour pouvoir ensuite lui soumettre par

internet vos T4 en format XML.

Vous devez remplir les informations suivantes:

- Courriel personne-ressource: si la case est vide, inscrire le courriel du préparateur des T4

- Numéro de compte 1: C'est votre numéro d’employeur fédéral suivi de RP0001 (À inscrire dans CONFIGURATION D'ENTREPRISE avant de générer le XML)

- N.A.S. de l’employeur 1: C’est le N.A.S. du principal actionnaire de l’entreprise (À inscrire avant de générer le XML)

- N.A.S. de l’employeur 2: On l'utilise seulement s’il y a un second actionnaire (À inscrire avant de générer le XML)

Pour vos T4 XML, vous devez suivre les mêmes étapes que celles du T4 format papier. Lorsque tout sera conforme, n'imprimez rien à cette étape, car le format du T4 XML est légèrement différent de celui en format papier. De plus, lors de son impression en XML, le Sommaire T4 sera aussi généré en même temps. Vous devrez absolument vérifier vos T4 et Sommaire T4 avant de générer les T4 XML. En cliquant sur Générer XML tous les T4 et le Sommaire T4 vous seront affichés dans un écran de visualisation. Vous pourrez imprimer tous les T4 en même temps, en plus du SommaireT4. NOTE: En XML, vous ne devez pas imprimer le format papier, car vos rapports pourront être refusés par l'ARC.

Cliquez maintenant sur Générer XML,

et l’écran suivant sera affiché:

Prenez en note l’emplacement du fichier qui vous apparait. Cliquez sur OK. Vérifiez les pages de vos salariés pour vous assurer que tout est conforme et présent. Quand tout concorde, imprimez une seule fois tous ces documents:

-La copie1: Elle est pour le dossier de l’employeur.

-Les copies2 & 3: Les 2 feuillets sont à remettre au salarié. (Sur la copie 2, les numéros d’employeur sont barrés en noir).

-Le SommaireT4: Ces copies sont pour vos dossiers.

Vous devez ensuite envoyer votre fichier sur le site de l'ARC en inscrivant le chemin d’accès dans la case parcourir.

Si vous voulez payer un solde affiché au SommaireT4, utilisez l'option de paiement de votre site bancaire.

143 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.9 - LE RELEVÉ1 (en format papier):

Sélectionnez le salarié, puis cliquez sur Imprimer Relevé 1, pour afficher son R1 à vérifier.

Il vous apparaitra un formulaire R1 comme celui-ci:

Vérifiez que vos montants concordent bien avec ceux votre journal du salarié.

-Vérifiez également qu’apparaissent:

- La bonne adresse actuelle du salarié - La bonne adresse de l'entreprise - Le numéro d’assurance sociale du salarié - La bonne année d’imposition - Les bons montants de salaire et déductions.

Quand tout concorde, imprimez une copie de ce document:

La copie1 est à joindre à votre formulaire RLZ-1.S et à envoyer à Revenu Québec. Imprimez-en une 2ème copie

pour vos dossiers. La copie2 est à remettre au salarié. NOTE: Les Relevé 1 format papier doivent être imprimés un par un ou salarié par salarié. Déplacez-vous au second salarié, et refaites les étapes. Si vous constatez dans vos R1 des erreurs faciles à corriger:

- Cliquez sur Fermer dans l’écran de visualisation.

- Sélectionnez le bon salarié et cliquez sur Vérification RL-1.

L’écran Correctifs pour Relevé 1 s'affiche:

Chaque case (ou presque) du rapport est modifiable. Pour une correction, vous devez inscrire la différence (l’écart) entre les deux montants.

Cliquez sur Appliquer et sur OK pour quitter cette fenêtre.

Quand tout concorde, réimprimez une copie de vos R1

NOTE: À cette étape, avant de passer au Sommaire R 1, il faut s’occuper du rapport CNT pour son financement,

car le montant à payer se retrouve sur le Sommaire R-1.

144 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.10 - LE RAPPORT CNT: Ce rapport sert à déterminer le montant que vous devez verser pour le financement de la CNT. Vous devez faire ce calcul 1 fois par année au temps des T4-R1 et faire parvenir la somme due indiquée sur le bordereau de paiement du rapport Sommaire1. Vous devez d’abord apporter les modifications à vos T4-R1 s’il y a lieu avant d’imprimer ce rapport. Cliquez sur Imprimer CNT pour visualiser le rapport LE-39.0.2 Vérifiez que figurent:

- votre nom d’entreprise, - votre numéro d’employeur - votre numéro d’entreprise avec 10 chiffres RS-0001. Portez attention: -À la ligne12, si vous avez des employés rémunérés qui fournissent leur machinerie. -À la ligne17, si la rémunération totale ligne 10 de chaque employé et /ou employeur soustraite du montant inclus de la ligne 15 (11 + 13 + 14) est supérieur au montant indiqué sur le rapport (70000.00$ pour 2015).

NOTE: Vérifiez avec votre rapport CSST pour y voir la rémunération détaillée de chaque salarié.

Exemple: Un salarié a gagné 90000.00$ cette année dont 13000.00$ étaient en construction CCQ ou Comité Paritaire. Donc un montant de 77000.00$ serait inclus dans le total de la ligne 17 pour chaque salarié concerné. -À la ligne18, combien de salariés ont cette rémunération?

Si vous n’avez rien à modifier, le montant de la ligne22 sera reporté sur le Sommaire 1. Imprimez ce rapport et classez-le.

Si vous devez modifier ce rapport, fermez cette fenêtre et cliquez sur Vérification CNT.

Apportez les modifications aux cases appropriées, cliquez sur APPLIQUER, puis sur OK.

Retournez visualiser votre rapport en cliquant sur Imprimer CNT, imprimez-le pour vos dossiers.

Le montant de la ligne 22 sera reporté sur le Sommaire 1 à la ligne41.

145 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.11 - LE SOMMAIRE1 (en format papier):

NOTE: Le Sommaire1 produit comprend 3 feuilles: les pages1 & 2 sont des originaux à transmettre et la page3 servira de spécimen à recopier sur le bordereau original. En format papier, le bordereau de paiement original (page 3 du formulaire fourni dans la trousse que vous avez reçu par la poste) est le seul accepté par Revenu Québec pour un envoi postal.

Dans la fenêtre T4 et Relevé 1,

Cliquez au milieu sur Vérification Sommaires.

Vous obtenez l'écran des Correctifs pour le Sommaire T4 et Sommaire 1: Seule la section de droite servira pour le Sommaire1.

Pour débuter, indiquez si vous produirez vos R1 en format papier ou par internet (le support électronique n'est plus utilisé).

Vous pouvez constater qu’il n’y a aucun montant de préinscrit sous les cases26 et 38.

Pour trouver ces montants réels que vous avez versés, référez-vous à la feuille de calcul EXCEL que vous avez remplie au début, ou à votre feuille de calcul personnelle, et inscrivez le montant réel que vous avez payé pour le FSSQ, de même que la somme du RQAP+ RRQ+ Impôt provincial, dans les cases26 et 38.

Cliquez sur Appliquer, puis sur OK. Si vous constatez des erreurs dans votre Sommaire1, venez les corriger immédiatement dans cet écran.

Inscrivez la différence (l’écart) entre les deux montants lors d’une correction. NOTE: Vérifiez que dans la section Relevés 1 produits (en haut), la case "sur support papier" est bien cochée.

Lorsque tout concorde, cliquez sur Appliquer, puis sur OK.

146 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Cliquez maintenant sur Sommaire 1.

Les pages1 et 2 sont des originaux. Sur la page3, vous retrouvez les montants que vous devez payer suite aux corrections que vous avez apportées à votre Sommaire.

NOTE: - Sur la page1, vérifiez que le bon nombre de formulaires à envoyer est inscrit, sinon il faut le corriger. - Les pages1 et 2 sont conformes et approuvées pour envoi. Il n’est pas nécessaire de les retranscrire. - Le bordereau de la page3 de notre rapport est un spécimen, il ne doit pas être utilisé pour un paiement;

vous devez absolument utiliser celui qui vous a été posté.

Imprimez 2 copies de votre Sommaire R1, une pour vous et une pour le gouvernement.

Signez la page2 de chaque copie. Transcrivez les montants de la page3 du rapport sur la 3ème feuille, bordereau de paiement, de la trousse que vous avez reçue par la poste.

Joignez les feuilles1, 2 (signée) de ce rapport et la feuille 3 retranscrite, avec tous les Relevé1 de vos salariés.

Postez le tout, sans faute, avant le dernier jour de février qui suit la fin d’année civile de ce rapport. Effectuez votre paiement à votre institution bancaire ou attendez de recevoir votre état de compte avec intérêts.

147 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.12 - LE RELEVÉ1 EN VERSION XML (par internet):

NOTE: Vous devez être inscrit auparavant (prévoir un délai) sur Clic Sécur du gouvernement provincial pour pouvoir

ensuite lui soumettre vos R1 seulement (sans le Sommaire1) en format XML par internet.

Cliquez sur l’icône et laissez travailler.

Dans la partie de droite, vous voyez ceci:

Sous Informations Relevé 1 XML, assurez-vous que soient bien inscrits:

- votre Numéro de préparateur (NP) (inscrivez NP et le no) - votre Numéro d’identification (no d'employeur provincial avec RS0001) - votre Série de numéros séquentiels (c’est la liste fournie avec votre NP)

NOTE: Pour apporter une correction au Numéro d’identification, allez dans le menu Configuration d’Entreprise - Gouv. Québec.

Dans la section de gauche:

Cliquez sur le bon salarié, puis refaites les étapes décrites à la section 16.9 dans les Relevés1 format papiers, sans rien imprimer, car ils ne doivent pas servir pour l'envoi XML. Ils seront imprimés à une autre étape.

Vérifiez votre rapport CNT (section 16.10) et imprimez-le.

Vérifiez votre rapport Sommaire1 (section 16.11) sans rien imprimer, il sera imprimé à la prochaine étape.

Dans la section de droite:

À la section Informations Relevé 1 XML, cliquez sur Générer XML et prenez en note l’emplacement du fichier qui vous apparait, puis cliquez sur OK.

NOTE: Visualisez les pages de vos salariés pour vous assurer que tout est conforme et présent.

À ce moment, vous pouvez imprimer les Relevé1 de tous vos salariés en même temps, de même que votre

rapport Sommaire1.

148 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Durant la révision de vos Relevé1, si vous constatez des erreurs faciles à corriger: cliquez sur Fermer dans l’écran de visua-lisation pour voir l'écran principal des T4-R1.

Sélectionnez le bon salarié et cliquez sur Vérification RL-1.

Il apparaitra, pour ce salarié, l’écran du Correctif pour le Relevé1:

Vous devez inscrire la différence (l’écart) entre les deux montants pour apporter la correction. Cliquez sur Appliquer et sur OK pour quitter cette fenêtre.

Si tout concorde, n'imprimez pas ce document, car il le sera plus tard.

Vérifiez votre rapport Sommaire1 tel que décrit à la section 16.11. Ne l'imprimez pas à cette étape. Assurez-vous que tous vos R1 et Sommaire1 sont exacts.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Générer XML et prenez en note l’emplacement du fichier qui vous apparait, puis cliquez sur OK.

Imprimer les Relevé1 de tous vos salariés en un lot, de ainsi que votre rapport Sommaire1.

-La copie1 du R1 est pour le dossier de l’employeur.

-La copie2 du R1 est à remettre au salarié.

NOTE: Comme décrit auparavant, seuls les R1 seront transmis via l'internet. Vous devez quand même poster le Sommaire 1 papier. Vous devez ensuite transmettre votre fichier sur le site de Revenu Québec, via Clic Sécur en inscrivant le chemin d’accès que vous avez noté auparavant.

Signez la page2 de votre Sommaire1. Transcrivez les montants de la page 3 du rapport sur la feuille 3 fournie dans la trousse que vous avez reçue par la poste. Joignez les feuilles1, 2 (signée) de ce rapport et la feuille 3 retranscrite.

Postez le tout, sans les R1 XML, sans faute avant le dernier jour de février qui suit la fin d’année civile de ce rapport.

Effectuez votre paiement à votre institution bancaire ou attendez de recevoir votre état de compte avec intérêts. Si désiré, imprimez une deuxième copie de votre Sommaire1 pour vos dossiers. NOTE: Au lieu de poster votre Sommaire1, vous pouvez aussi le retranscrire sur le site de Clic Sécur.

RAPPEL:

N’oubliez pas de signer vos copies des Sommaires à envoyer aux gouvernements et d’expédier toutes les copies nécessaires de chaque document. Si vous faites vos envois en format papier: postez tout.

Si vous faites vos envois en format XML: postez seulement votre Sommaire1.

149 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

16.13 - RÉSUMÉ DES T4 – RELEVÉ1:

La version de votre logiciel doit être après le 1er janvier de la nouvelle année pour produire vos T4 – R1 de l’année précédente. La procédure suivante doit être refaite pour chaque entreprise, une à la fois.

ÉTAPE 1: ARCHIVER LES DONNÉES DE L’ANNÉE TERMINÉE

- Ouvrez l’icône PAYE de l’entreprise désirée. - Descendez à CRÉATION DES FICHIERS T4 ET RELEVÉ 1, puis appuyez sur RETOUR (enter) - Placez-vous sur l’année terminée appuyez sur RETOUR (enter), - Fermez l’écran PAYE.

ÉTAPE 2: IMPRIMER LES RAPPORTS DE VÉRIFICATION

-Imprimez vos rapports R.A.S., CSST, Journal de l’employeur annuel résumé selon le même choix de date que vos T4. -Remplissez et imprimez notre document EXCEL Calculs pour Sommaires T4-R1 disponible dans le logiciel sur

le logo du site web - Zone client – mot de passe - OK – Procédures. -Demandez votre numéro de préparateur au besoin.

ÉTAPE 3: IMPRIMER LES T4 EN FORMAT PAPIER

1- Choisissez votre entreprise

- Vérifiez que votre compagnie est active (en bas à gauche de l’écran). - Si elle n’est pas là, cliquez sur le Classeur noir (en haut à gauche). - Cliquez une fois sur la bonne entreprise pour l’activer puis sur OK (elle s’écrira en bas à gauche). 2- Cliquez sur l’icône T4-R1

Par défaut, vous devriez être sur la bonne année terminée, sinon allez la choisir en haut à gauche. Si vous ne voyez pas de traitement initial se faire en bas à droite: cliquez sur le bouton EFFACER T4 BASE.

Cliquez à nouveau sur l’icône T4-R1 et laissez travailler. (Voir la case Message en bas à droite) - Vérifiez l’année d’imposition, le type de rapport selon quelle date et la province d’imposition. - Cliquez sur Imprimer T4 et imprimez vos T4.

3- Si vous avez des ajouts à faire ou des erreurs à corriger sur vos T4 - Sélectionnez le salarié désiré pour l’activer (le mettre en bleu). - Cliquez sur VÉRIFICATION T4. - Inscrivez les écarts dans les bonnes cases, puis cliquez sur APPLIQUER et OK. - Cliquez sur Imprimer T4 et imprimez vos T4.

150 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 4: IMPRIMER LE SOMMAIRE T4 EN FORMAT PAPIER

- Cliquez sur VÉRIFICATION SOMMAIRES

- Dans la section de gauche, vous pouvez ajuster vos Sommaires T4 et en particulier la case 82.

- Cliquez sur APPLIQUER puis sur OK.

- Cliquez sur SOMMAIRE T4 pour visualiser et imprimer votre rapport.

- Signer les documents et poster le tout.

ÉTAPE 5: IMPRIMER LES T4 EN FORMAT XML

-Produisez-les en suivant les étapes3 & 4, sans rien imprimer. -Remplissez la section Informations T4 XML.

-Cliquez sur Générer XML et notez le chemin d’accès. -Imprimez seulement la copie pour vos dossiers. -La copie XML sera transmise par vous à Revenu Canada sur leur site WEB.

ÉTAPE 6: IMPRIMER LES R1 EN FORMAT PAPIER

1- Cliquez sur l’icône T4-R1

Par défaut, vous devriez être sur la bonne année terminée, sinon allez la choisir en haut à gauche.

Si vous ne voyez pas de traitement initial se faire en bas à droite: cliquez sur le bouton EFFACER T4 BASE.

Cliquez à nouveau sur l’icône T4-R1: et laissez travailler. (Voir la case MESSAGE en bas à droite)

- Vérifiez l’année d’imposition, le type de rapport selon quelle date et la province d’imposition.

- Imprimez vos Relevé1.

2- Si vous avez des ajouts à faire ou des erreurs à corriger sur vos Relevé1

- Sélectionnez le salarié désiré pour l’activer (le mettre en bleu).

- Cliquez sur VÉRIFICATION RL-1.

- Inscrivez les écarts dans les bonnes cases, cliquez sur APPLIQUER puis sur OK.

- Revenez à l’icône T4-R1 (le système va récupérer les informations MODIFIÉES et corriger le rapport), puis sur

Imprimer Relevé 1. (Assurez-vous que vos coordonnées d’employeur et d’employé sont sur chacun des Relevé1).

ÉTAPE 7: LE RAPPORT CNT

-Comparez vos données avec votre rapport CSST annuel. -Apportez les corrections nécessaires dans Vérification CNT. -Allez dans Imprimer CNT, imprimez le rapport corrigé et gardez-le pour vos dossiers.

ÉTAPE 8: IMPRIMER VOTRE SOMMAIRE1 EN FORMAT PAPIER

- Cliquez sur VÉRIFICATION SOMMAIRES.

- Dans la section de droite, vous pouvez ajuster votre Sommaire1, en particulier les cases26 & 38,

puis cliquez sur APPLIQUER et OK.

- Cliquez sur SOMMAIRE 1 pour visualiser et imprimer votre rapport.

- Signez les documents et postez le tout.

151 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

ÉTAPE 9: PRODUIRE VOS RELEVÉ 1 EN FORMAT XML

-Produisez-les en suivant les étapes6 & 8, sans rien imprimer.

-Remplissez la section Informations Relevé 1 XML.

-Cliquez sur Générer XML et notez le chemin d’accès. -Imprimez seulement une copie pour vos dossiers. -Le fichier XML sera transmis par vous à Revenu Québec sur leur site web sans le Sommaire 1.

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153 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LES ICÔNES DANS LE LOGICIEL

17.1 - LE BLOC FICHIER:

A) L'ICÔNE DE LA PORTE:

Cette icône vous permet de quitter le logiciel et de faire une vérification de vos données. Assurez- vous de faire vos deux copies de sécurité avant de quitter.

NOTE: Vous pouvez également quitter le logiciel en cliquant sur le X rouge de votre fenêtre.

B) L’ICÔNE DE L'ASSISTANCE À DISTANCE (Teamviewer):

Le logiciel Teamviewer est disponible sur internet en format d’essai gratuit. Nous vous le fournissons gracieusement. Mais ce n’est pas la version gratuite.

Il est facile de différencier une version gratuite de la nôtre par les mots de passe: le logiciel de la version gratuite ne contient que 4 chiffres, notre version contient 3 chiffres et 3 lettres minuscules. Elle est plus sécuritaire que la version d’essai gratuite. Elle vous offre également tranquillité & paix d’esprit en tout temps, sans frais additionnel. Vous pouvez également vous en servir si vous offrez des services de paye, s.v.p. appelez-nous.

Il sert à nous connecter avec vous à distance, dans le but de vous aider lors de vos appels d’assistance technique.

Comme il n’a pas été créé par les Logiciels Simples inc. et que nous vous fournissons Teamviewer comme logiciel d’aide, en acceptant l’achat de notre logiciel, considérez comme acceptée l’installation de ce logiciel chez vous.

Pour utiliser Teamviewer:

- Cliquez sur l’icône CONTRÔLE À DISTANCE,

et vous obtenez cet écran: - Votre ID: Série de 9 chiffres, identifiant votre ordinateur. Il ne change jamais (sauf si vous changez d’ordinateur). - Mot de passe: Composé de 3 lettres minuscules et de 3 chiffres. Il change à chaque nouvelle connexion avec l’assistance technique. Ces deux items doivent être dictés à l’assistance technique à chaque appel.

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NOTE: C’est ce qui nous permet de contrôler, durant cette session seulement, votre affichage à l’écran. Il est normal que votre fond d’écran devienne noir à l’ouverture du système Teamviewer.

Pour des questions de confidentialité (c’est votre vie privée), l’image disparait durant notre séjour chez vous. Elle réapparait dès que nous nous déconnectons.

Quand nous avons terminé le travail, il est primordial que vous fermiez l’écran de la connexion. Il en est donc de votre responsabilité de le faire pour la protection de vos données. Notre politique de responsabilité limitée s’applique également pour l’utilisation de ce logiciel.

C) L'ICÔNE DU COFFRE DE SÛRETÉ (copie de sécurité):

Nous vous suggèrerons fortement d’appliquer la procédure qui suit après chaque session de paye. Elle est courte et rapide et elle place les données de vos compagnies sur votre ordinateur, sur un disque dur externe ou une clé USB.

Certains d’entre vous ont déjà vécu l’expérience d’un ordinateur qui vous lâche… Souvent, il vous est impossible d’aller récupérer vos données… vous perdez alors toutes vos données de payes.

Introduisez un disque dur externe ou une clé USB dans l’ordinateur. Prenez en note le répertoire où ce périphérique est placé. Exemple: (E:\)

Cliquez sur l’icône COPIE DE SÉCURITÉ,

et vous obtenez cet écran:

Cliquez sur l’onglet Sauvegarde.

Nom du fichier: Conservez SAUVE par défaut, ou choisissez un nom tel que Sauve SCW, mais PAS Simple CONSTRUC, car ce nom est réservé pour nos fichiers internes.

Emplacement: Le répertoire C:\ est préinscrit pour une première copie interne,

si vous désirez changer de répertoire, cliquez sur Parcourir pour obtenir l’image de droite.

Cliquez une seule fois sur le répertoire désiré, puis sur OK.

Sauvegarder les entreprises: Vous avez le choix de toutes ou une seule entreprise:

On utiliseToutes: Avec la licence 1 entreprise.

On utilise Une seule: Avec les multi entreprises, pour enregistrer seulement

les changements apportés à une entreprise en particulier.

Le logiciel vous affiche les entreprises inscrites.

Choisissez celle désirée.

Cliquez sur COPIER et attendez que le message " Opération terminée avec succès " s'affiche, puis cliquez sur FERMER.

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NOTE: Avant de retirer une clé USB ou un disque dur externe, il faut toujours utiliser la fonction: retirer le périphérique en toute sécurité.

Cliquez sur l’icône "triangle" en bas à droite de votre écran pour afficher les icônes cachées, et sélectionnez le bon objet.

Il sera créé un fichier différent pour chaque sauvegarde et il est recommandé de garder les 5 dernières versions. Si une copie est endommagée, il nous en resterait 4 autres récupérables. Le coffre-fort est votre sauveur d'entreprise, aussi prenez le temps de bien de faire vos copies. Vous économiserez temps et argent si un problème majeur survient dans le futur.

D) L'ICÔNE DU CLASSEUR:

Pour sélectionner l'entreprise active lorsqu'il y en a plus d'une.

17.2 - LE BLOC CONFIGURATION:

Avec les demandes des gouvernements et des différents organismes (R.A.S. CCQ, CSST …), il est maintenant presque in-dispensable pour chaque employeur d’avoir sur place les données de ressources humaines pour les employés.

Le logiciel vous fournit maintenant quelques outils pour vous aider à gérer certaines informations telles que les dates de début et fin d’embauche, les périodes travaillées, les listes de salariés actifs et autres renseignements.

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS,

puis sélectionnez le type de rapport à droite:

A) LISTE DES SALARIÉS ACTIFS:

Sur le 1er choix présélectionné, cliquez sur Visualiser:

Cet écran vous fournit un rapport des coordonnées de vos salariés présentement à l’emploi.

Si vous remarquez des noms qui ne devraient pas figurer sur cette liste, retournez dans l’onglet Information et décochez "À l’emploi", puis retour-nez à votre liste désirée. Vous pouvez la Visualiser et/ou l'Imprimer.

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B) LA LISTE DES SALARIÉS COMPLÈTE (N.A.S.):

Repartons de l’image du haut. Cochez maintenant le 2ème choix, puis cliquez sur VISUALISER:

Ce rapport est utile pour avoir la liste de tous les employés et leurs informa-tions, qui ont été inscrits dans votre entreprise, autant ceux qui sont actifs que ceux qui ont quitté l’entreprise.

Vous pouvez la visualiser et/ou l’imprimer.

C) LA LISTE DES PÉRIODES TRAVAILLÉES:

Repartons de l’image du haut. Cochez maintenant le 3ème choix, puis cliquez sur VISUALISER:

À droite de l’écran, cliquez sur les flèches simples pour passer d’une page à l’autre afin de visualiser le rapport de chaque salarié.

Il indique toutes les périodes travaillées par ce salarié, avec un historique de 5 ans, de la période 1 à 52 (ou 53), laissant vides les périodes non travaillées.

Il est utile pour indiquer des dates de début et fin sur un relevé d’emploi. Faites-le imprimer.

17.3 - LE BLOC DES RAPPORTS:

Cette section vous permet de voir et d’imprimer un journal directement relié aux payes que vous avez produites. Il est très utile pour effectuer différentes vérifications.

Cliquez sur l’icône JOURNAL DE PAYE dans ce bloc.

Dans la boîte Option (à droite), le bouton Selon date de chèque est déjà coché, car c’est le choix par défaut que vous avez choisi lors de la création de l’entreprise.

Si vous devez sortir un rapport par date de période (pour ajouter ou enlever une période de paye sur le rapport par exemple), vous pouvez, temporairement, le modifier simplement en cliquant sur le second choix de la

boîte Option. À l’ouverture suivante de cet écran, vous reviendrez à votre choix par défaut.

Si vous désirez l’option Selon Date de période, par défaut, retournez d’abord relire le chapitre3, point5, pour bien com-prendre les impacts d’un tel changement. Si vous désirez toujours faire ce changement, allez le faire dans:

- Icône CONFIGURATION D'ENTREPRISE - onglet Ajustement des dates - Méthode de calcul des journaux et rap-ports.

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A) JOURNAL DU SALARIÉ:

Choisissez le Type de rapport: du salarié Cliquez ensuite sur le salarié désiré.

Vous avez 2 façons pour choisir vos dates de référence: 1- En inscrivant une date dans les cases: Date début et Date fin.

2- En choisissant la Période appropriée:

(Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle…), puis cliquez sur les dates préétablies en dessous. Elles iront s’inscrire à droite dans Date début et Date fin.

Vos autres options: La période Annuelle civile: Pour les payes du 1er janvier au 31 décembre. La période Annuelle fiscale: Pour visualiser des payes au dernier jour de votre année financière. Note spéciale sur rapport (pour apposer un tampon): Aucune: par défaut Interne: pour vous-même Final: pour terminer une entreprise Amendé: pour transmettre un rapport corrigé

Totaux (vous pouvez faire plus d’un choix): Mensuel - Trimestriel - Grand Total - Format résumé

Voici un exemple de journal salarié:

Faites des tests et cliquez sur VISUALISER entre chaque rapport pour voir les différences.

B) JOURNAL DE L’EMPLOYEUR:

Choisissez le Type de rapport: de l'employeur.

Vous avez 2 façons pour choisir vos dates de référence: 1- En inscrivant une date dans les cases: Date début et Date fin.

2- En choisissant la Période appropriée:

(Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle…) Puis cliquez sur les dates préétablies en dessous. Elles iront s’inscrire à droite dans Date début et Date fin.

Vos autres options: La période Annuelle civile: Pour les payes du 1er janvier au 31 décembre. La période Annuelle fiscale: Pour visualiser des payes au dernier jour de votre année financière.

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Note spéciale sur rapport (pour apposer un tampon): Aucune: par défaut Interne: pour vous-même Final: pour terminer une entreprise Amendé: pour transmettre un rapport corrigé

Totaux (vous pouvez faire plus d’un choix): Mensuel - Trimestriel - Grand Total - Format résumé

Voici un exemple de journal employeur:

Faites des tests et cliquez sur VISUALISER entre chaque rapport pour voir les différences.

L’option GÉNÉRER CSV:

Ce bouton, au bas de l’écran, vous sert si un vérificateur vous demande ce type de rapport à fin de contrôle. Il sert à produire un journal en format CSV qui fonctionne avec le logiciel EXCEL.

(Si vous n’êtes pas vérificateur, cette fonction ne vous est pas utile)

NOTE: Avant de générer ce document, assurez-vous d’abord d’avoir des données, puis de choisir le type de rapport et les bonnes dates.

Cliquez sur Visualiser pour vous vérifier (imprimez une copie papier ou PDF si nécessaire), puis quittez.

Cliquez sur Générer CSV

Avec le bouton de droite de votre souris (ou CTRL-C), copiez le chemin d’accès du fichier généré. Exemple: C:\SIMPLE\Journal_CSV\peintura\Journal_20140603112104.txt Ouvrez votre Bloc-notes (Démarrer - Programmes - Accessoires - Outils système - Bloc-notes). Collez le chemin d’accès du fichier généré dans le Bloc-notes et cliquez sur OK. Ouvrez le dossier Explorateur Windows, puis suivez le lien copié dans le Bloc-notes. Double-cliquez sur votre fichier pour l’ouvrir en format EXCEL.

Ce format EXCEL est utile pour les vérificateurs; il est lisible, mais non utilisable par l’utilisateur normal.

17.4 - LE BLOC INFORMATIONS:

A) L’ICÔNE DES POURCENTAGES (taux pour les calculs des payes):

Il est très pratique pour afficher tous les taux en vigueur (sauf les taux salariaux) à une date donnée (au moment présent ou antérieur). Il vous aide à comprendre les calculs du logiciel.

NOTE: En fin d’année, certains salariés cessent de payer de la RRQ ou du RQAP, car ils atteignent le maximum des cotisations admissibles à ces régimes. La liste des taux vous indique quels sont ces maximums.

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Dans le bloc INFORMATIONS du logiciel,

cliquez sur l’icône Liste des taux. À l’écran suivant, tapez la date voulue et appuyez sur OK.

La liste des taux s'affiche:

Pour en imprimer une copie:

Dans l’écran de visualisation, cliquez sur le bouton Conserver fichier

Ouvrez votre Bloc-notes Copiez l’emplacement affiché puis cliquez sur OK

Retrouvez-le sur votre répertoire C:\SIMPLE et imprimez-le.

B) L’ICÔNE DU CALENDRIER (le calendrier des périodes de paye):

Il sert à vous retrouver dans les périodes de paye. Il est très pratique quand on doit aller corriger une paye antérieure.

Dans le bloc INFORMATIONS du logiciel,

cliquez sur l’icône CALENDRIER DE PÉRIODES.

Vous obtenez cet écran:

Choisissez la période. Choisissez l’année,

et cliquez sur Visualiser…

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Vous obtenez cet écran: Pour imprimer:

Faites vos choix à droite de l’écran, soit: 1 seule page – Toutes les pages – Format papier – Format PDF.

L’image suivante: explique la codification des cases du calendrier.

Votre période de paye de la semaine est affichée en bas à gauche de chaque case de chaque mois.

17.5 - LE BLOC SYSTÈME:

A) L’ICÔNE DE LA CLÉ (votre licence active):

Les informations contenues ici sont d’une importance CRUCIALE pour le fonctionnement de votre logiciel.

Dans le bloc SYSTÈME de votre logiciel, cliquez sur l’icône LICENCE PRODUIT (la clé).

161 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Vous obtenez cet écran: Les informations qui apparaissent ici proviennent du document de clé fourni lors de votre achat ou lors du renouvellement annuel. Pour que votre clé reste valide et que votre logiciel soit fonctionnel, les informations de cet écran doivent en tout temps correspondre de fa-çon identique aux données que nous possédons à nos bureaux.

NOTE: -Tout changement dans vos coordonnées doit obligatoirement nous parvenir pour demeurer à jour:

personne contact, adresse, téléphone, courriel…

-Nous ne sommes pas responsables des frais qui pourraient vous être imputés si par manquement de votre part il nous était impossible de correspondre avec vous pour cause de changement de coordonnées dont Nous n’aurions pas été avisés.

-Il existe un formulaire pour nous faire parvenir vos changements:

Cliquez sur l’icône de notre site web,

- puis sur l’onglet Téléchargements et ouvrez le formulaire "Changement de coordonnées". Remplissez-le et retournez-le-nous: par la poste, par fax ou par courriel.

Dans la fenêtre Enregistrement de produit, au bas à droite, nous vous indiquons les renseignements concernant votre logiciel soit:

- Votre Numéro de contrôle: Il est parfois utilisé par nos techniciens pour de l’assistance technique au besoin. - La Période: La date de fin d’activation de votre clé pour la période en cours. - Votre Produit: La version actuelle de votre logiciel, modifiable en tout temps. - Vos Options: Dépôt direct par exemple. - La Date d’activation: La date du début d’activation de votre clé pour la période en cours.

En tout temps durant l'année, vous pouvez acheter une version supérieure en allant au menu Aide de votre fenêtre principale et sélectionner Modification de dossier.

B) L’ICÔNE CONFIGURATION DU SYSTÈME:

Cette section fixe des paramètres tels que vos sauvegardes et vos configurations d’impression. Cliquez sur l’icône CONFIGURATION SYSTÈME (les outils).

a) L'ONGLET IMPRIMANTE:

Cette section permet de gérer des imprimantes pour chaque rapport:

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En cliquant sur l’onglet Imprimante, il apparait cet écran: Vous n’avez qu’à cliquer sur le menu déroulant correspondant au rapport que vous souhaitez imprimer et la totalité des imprimantes offertes par votre ordinateur s’affiche. Vous pouvez ainsi cliquer sur celle que vous voulez associer par défaut pour ce rapport en particulier.

Si vous changez d’imprimante par défaut, ou si vous achetez une nouvelle imprimante il vous suffit de cliquer sur Rétablir par défaut et ensuite sur Appliquer ou OK pour quitter cette fenêtre.

Le logiciel affectera tous les rapports et listes avec cette nouvelle imprimante par défaut de votre ordinateur.

b) L'ONGLET GABARIT DE CHÈQUE DE PAYE (ajustement des paramètres):

Si vous utilisez nos chèques (nous en fabriquons pour nos clients), il y a peu ou pas de changement à effectuer. Si vous utilisez déjà des chèques imprimables d'une autre source, il est essentiel que le talon s’agence parfaitement avec votre chèque en blanc. Cette section est donc facultative. Elle sert à indiquer au logiciel les informations que vous désirez voir apparaitre (dans les mesures légales) sur votre talon. Si vous n’utilisez pas de chèque imprimable, vous n'avez rien à configurer. Cliquez sur l’onglet Gabarit de chèque de paye pour voir plusieurs sections modifiables.

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Cliquez sur le bouton Test pour afficher un démo du talon de paye de Joe Bloe. Imprimez-en une copie sur une feuille blanche et mettez-la en dessous d’un de vos blancs de chèque pour vous assurer que tout soit au bon endroit. Si vous devez apporter un changement, commencez par cliquer sur le bouton Nouveau, renommez-le et vous conserverez ainsi le mode par défaut STANDARD. Enregistrez vos changements avec le bouton Appliquer. Exemple: Si votre chèque en blanc possède déjà les termes NO CHÈQUE dans le coin supérieur droit, vous pourrez

l’enlever de l’impression en décochant la case Numéro de chèque visible.

Pour modifier la position des chiffres, chaque section centrale a un X, un Y et le chiffre zéro avec des flèches haut/bas à droite du zéro.

Avec les X: flèche du bas (chiffre négatif), on tasse à gauche flèche du haut (chiffre positif), on tasse à droite.

Avec les Y: flèche du bas (chiffre négatif), on descend flèche du haut (chiffre positif), on monte.

Après chaque modification, cliquez sur Appliquer quand vous êtes satisfait des résultats, sinon refaites un test. Cliquez sur OK pour sortir de cet écran.

NOTE: Chez LES LOGICIELS SIMPLES, nous produisons et fournissons des chèques personnalisés

pour nos clients, à des prix très compétitifs.

Si vous utilisez des chèques imprimables d’un autre fournisseur, ou si vous êtes encore à la méthode manuelle, mais que maintenant vous aimiez utiliser des chèques de 1ère qualité, fabriqués ici même au Québec:

allez sur la section AIDE du logiciel et cliquez sur l’icône de notre site web,

puis sur Zone client, tapez votre mot de passe qui vous a été fourni avec votre clé d’enregistrement de produit, et cliquez sur OK.

Cliquez maintenant sur la grande case jaune à droite: Chèques Bon de commande. Remplissez le formulaire à l'écran, imprimez-le et faites-le-nous parvenir par fax ou par courriel. Appelez-nous au besoin.

C) L'ONGLET RÉPERTOIRES (lieu où se copient les données de certains rapports):

L’onglet Répertoires vous permet de choisir un emplacement différent pour vos rapports enregistrés, à partir duquel vous pourrez aller les récupérer pour impression ou consultation future.

Dans l’exemple suivant, nous copierons les fichiers de dépôt direct dans le répertoire C: \ sous le dossier SIMPLE, puis dans le sous-dossier DEPOT.

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Le logiciel crée des listes et/ou des rapports, vers différents répertoires et sous plusieurs formats:

- Fichiers. XML: pour vos T4 & Relevé1 - Fichiers .TXT: pour vos Dépôts bancaires (avec option de dépôt direct des payes des salariés) - Fichiers. BLK: pour vos Relevés d’emploi - Fichier .TXT: d’écriture pour importation dans votre logiciel comptable SAGE

Il faut comprendre que les répertoires sont déjà programmés par défaut pour fonctionner NORMALEMENT. Nous vous offrons la possibilité de modifier vos emplacements, mais soyez assuré de bien posséder les connaissances né-cessaires pour effectuer de telles modifications, et ainsi de bien suivre vos NOUVEAUX CHEMINS D’ACCÈS. Si vous possédez plus d’une entreprise, le logiciel séparera les rapports comme suit: - C:\SIMPLE\DEPOT\ cie #1\ - C:\SIMPLE\DEPOT\cie #2\ - C:\SIMPLE\DEPOT\cie #3\ - C:\SIMPLE\REXML\ cie #1\ - C:\SIMPLE\REXML\ cie #2\ - C:\SIMPLE\REXML\ cie #3\ - C:\SIMPLE\T4\ cie #1\ - C:\SIMPLE\T4\ cie #2\ - C:\SIMPLE\T4\ cie #3\ Et ainsi de suite pour chaque entreprise au besoin.

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D) L'ONGLET SAUVEGARDE:

Plusieurs entreprises programment des copies de sauvegarde de leurs données en mode automatique, sur des disques durs externes ou sur des réseaux. Cette pratique est avantageuse dans le cas de vol ou de perte de données. Cette section vous permet de planifier des sauvegardes internes (cachées) du logiciel en mode automatique et celles-ci ne sont accessibles que par nos techniciens.

3 choix vous sont offerts pour cette sauvegarde:

1) FRÉQUENCE DE LA SAUVEGARDE AUTOMATISÉE:

- Cliquez sur le 1er menu déroulant (flèche noire à droite). - Choisissez à quelle fréquence elles doivent être effectuées.

NOTE: Cette sauvegarde s'effectue chaque fois que vous quittez le logiciel. Si une lenteur apparait au moment de quitter le logiciel, il vous est possible de ne pas effectuer de sauvegarde en cliquant sur la sélection des trois traits (---).

Cliquez sur APPLIQUER pour enregistrer votre choix.

2) PORTION DES DONNÉES À SAUVEGARDER:

Si en quittant le logiciel vous constatez un temps plus ou moins long, vous pouvez choisir de compartimenter votre sauve-garde, de la diviser en plusieurs parties.

- Cliquez sur le 2ème menu déroulant (flèche noire à droite). - Choisissez quelle portion de sauvegarde doit être effectuée.

Exemple: Vous pourriez choisir de faire une sauvegarde de vos entreprises, mais un quart à la fois seulement. Donc, si vous avez 5 compagnies et que vous avez choisi “Moitié”, en fermant le logiciel 3 compagnies seront sauvegardées, les 2 autres le seront lors de la prochaine fermeture du logiciel.

NOTE: Si on demande au logiciel de sauvegarder à une fréquence égale ou moindre et que l’on utilise le logiciel seulement une fois par semaine, en indiquant de faire la sauvegarde tous les jours, on doit alors choisir

la portion “Toutes”, sinon ce seront toujours les mêmes compagnies qui seront sauvegardées et les autres ne le seront jamais.

Cliquez sur APPLIQUER pour enregistrer votre choix.

3) STRUCTURE DE LA SAUVEGARDE:

- Simplifiée: signifie qu’une seule sauvegarde par compagnie est conservée par le logiciel. - Complète: signifie que la copie de sauvegarde de chaque compagnie est conservée plusieurs fois: une pour chaque

année, chaque trimestre, le mois courant, le mois précédent, et le 2e mois précédent.

Note: Cela signifie qu’il est possible de revenir en arrière, si un problème survient. Ce traitement est très lourd si l’on possède plusieurs compagnies ou un ordinateur plus lent. C’est pourquoiles

autres options de portion “Moitié, Tiers”, etc. ont été mises en place.

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17.6 - LE BLOC AIDE:

A) L’ICÔNE DU LIVRE (notre manuel PDF):

En cliquant sur l’icône du LIVRE,

vous obtenez notre manuel en format PDF, facile à consulter. Vous pouvez l’imprimer en tout ou en partie ou encore acheter une version boudinée (pour économiser votre encre et votre papier). Voici un exemple d’écran d’une ancienne version du manuel: Vous pouvez l’utiliser de 4 façons:

1. En cliquant sur un chapitre et/ou ses sous-sections dans la section signets à gauche de cet écran. 2. En descendant à la table des matières dans les premières pages et en cliquant sur votre sélection. 3. En glissant le curseur pour dérouler les pages.

4. En cliquant dans la barre de menu sur la flèche haut ou bas pour changer de page.

NOTE: Lorsque vous entrez dans un module du logiciel, sauf pour les modules PAYE et ÉCRITURES,

la touche F1 du clavier vous permet d’ouvrir le manuel directement au chapitre correspondant au module.

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B) L’ICÔNE DU LOGO LLS (l’accès direct à notre site WEB):

Certaines informations de notre ancien menu DÉMARRER- SIMPLE CONSTRUC sont maintenant regroupées dans notre site web.

Cliquez sur l’icône du site web.

Voici entre autres, ce qui vous est offert sur internet:

Des onglets avec menus déroulants, tels que:

- L’achat de chèques personnalisés: pour commander des chèques en 5 couleurs

avec un logo en noir ou multi couleur, et ce à des prix imbattables.

- L'achat du logiciel et les blocs de minutes d'assistance.

- Les Nouvelles: Exemple: Ceux qui ont WINDOWS8.1 sans le menu Démarrer (comme dans WINDOWS7), nous offrons le programme "Classic Shell" qui émule le menu Démarrer sur le Bureau de votre ordinateur.

- La Zone client pour permettre à nos clients seulement d'avoir accès à des liens et informations pour le logiciel.

- Un lien pour nous joindre (coin du haut à droite).

- L’abonnement à la liste d’envoi pour recevoir nos avis, des alertes ou des messages. Cliquez maintenant sur l’onglet Zone client, puis entrez votre mot de passe (celui inscrit sur votre document de clé) et appuyez sur OK.

Vous obtenez cet écran:

Dans votre zone personnalisée, vous trouverez une multitude de choix, de liens et d’informa-tions dans des onglets ou des cases, tels que:

- Formulaires et procédures - Aide en ressources humaines

- Documents CCQ & CSST - Archives de documents QUOI DE NEUF?

- Et plus encore.

Au milieu de l’écran, le lien "Téléchargement" permet d’obtenir la version active et à jour de votre logiciel, ce qui est très

utile dans le cas d’un transfert d’ordinateur.

168 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

169 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LA BARRE DES MENUS DÉROULANTS

Le logiciel vous fournit une barre de tâches avec des menus déroulants. Certaines de ces tâches sont des répétitions du logiciel, d'autres sont restreintes à ces menus. Nous les avons séparées en 5 catégories: Fichier – Configuration – Outils – Aide – Achats complémentaires.

18.1 - LE MENU FICHIER:

A) ASSISTANT DE CONFIGURATION DE NOUVELLE ENTREPRISE:

En sélectionnant ce menu, vous pouvez ajouter une nouvelle entreprise pourvu que votre clé vous le permette (vérifiez sous l’icône Clé)

Entrez vos données en suivant les 9 étapes, s’il vous manque des informations cliquez sur enregistrer et quitter, vous pourrez entrer les informations manquantes ultérieurement dans le menu Reprendre l’assistant de configuration d’en-treprise, ou aller directement à la section Configuration d’entreprise à l’onglet Information.

B) REPRENDRE L'ASSISTANT DE CONFIGURATION D'ENTREPRISE:

Ce menu vous permet de reprendre votre configuration exactement à l’endroit où vous avez quitté l’assistant, pour ajouter les informations manquantes.

C) SÉLECTIONNER UNE ENTREPRISE:

Cette action vous amène dans le classeur.

Le fait de sélectionner une entreprise en particulier vous donne accès à toutes les icônes et tous les rapports en regard à cette entreprise.

D) IMPORTER UNE ENTREPRISE:

Ce menu vous permet d’importer une entreprise existante déjà constituée, mais inactive, pour pouvoir ensuite l’ajouter à votre liste d’entreprises.

170 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

E) RETIRER UNE ENTREPRISE:

Si vous possédez une licence multi entreprise et que vous voulez en retirer une de votre liste, le fait de retirer une entre-prise enlève cette dernière dans le décompte de votre clé et met l’entreprise en Espace Réservé pour une période de quatre ans, car compte tenu des lois et des gouvernements, nous vous protégeons contre vous-même en réservant cette entreprise contre une éventuelle destruction par mégarde. Pour la réintégrer, ou la détruire de façon définitive, vous devez absolument appeler notre service d’assistance technique.

F) COPIE DE SÉCURITÉ ET RÉCUPÉRATION DES DONNÉES:

Cette action vous amène au coffre-fort. Vous devez faire deux (2) copies de sécurité chaque semaine après votre session de paye, une sur votre répertoire C:\ et une sur un disque dur externe (suggéré) ou une clé USB.

G) CONTRÔLE À DISTANCE:

Cette action vous amène à l’icône de Teamviewer. Ce logiciel nous permet d’aller directement dans votre ordinateur pour corriger ou faire de la formation à distance.

H) QUITTER:

Cette action vous permet de quitter le logiciel. Une copie de sauvegarde interne du logiciel s’effectue avant de sortir

définitivement. Vous pouvez également quitter de différentes façons, soit en cliquant sur le X à droite de votre fenêtre,

soit en cliquant plusieurs fois sur ÉCHAPPER (escape), ou soit en cliquant sur l’icône de la PORTE.

18.2 - LE MENU CONFIGURATION:

En cliquant sur CONFIGURATION , vous obtenez cet écran:

A) VÉRIFICATION AUTOMATIQUE DES MISES À JOUR:

Un crochet à gauche de cette ligne signifie que la fonction est activée. Cela confirme que le logiciel est connecté au site internet et que si une nouvelle version est disponible en ligne, le logiciel affiche un message demandant de le mettre à jour.

171 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) GESTION DES UTILISATEURS ET MOTS DE PASSE:

a) AJOUTER UN UTILISATEUR AVEC MOT DE PASSE:

Par mesure de sécurité additionnelle et pour gérer des droits d’accès, vous pouvez ajouter à votre logiciel un mot de passe et créer plusieurs utilisateurs, sous la charge d’un administrateur. NOTE: Attention, le nom d'utilisateur et le mot de passe sont sensibles aux majuscules / minuscules. Premièrement, vous devez créer l’administrateur principal du logiciel avec son mot de passe. Lui seul peut à tout moment ajouter/modifier et même réinitialiser tous les sous-comptes utilisateurs. Idéalement, c'est la personne qui contrôle la compagnie, sinon vous devrez nous appeler au départ de la personne ressource pour débarrer le logiciel.

NOTE: Par défaut, votre logiciel possède un nom d'utilisateur nommé SYSADMIN. Vous ne pouvez pas le modifier. Tapez un nom d’utilisateur, puis OK; ensuite, tapez un mot de passe, puis OK; confirmez le mot de passe, puis OK.

À la prochaine question "Est-ce que votre nouvel utilisateur sera administrateur?" assurez-vous de cliquer sur OUI.

Un crochet l'identifiera dans la case Administrateur. Créez ensuite vos autres utilisateurs au besoin, en déterminant s'ils auront ou non le droit d'administrateur.

Vous devrez ensuite quitter et redémarrer le logiciel pour prendre en compte vos nouvelles configurations.

b) MODIFIER/SUPPRIMER LES UTILISATEURS:

NOTE: Seul un administrateur peut en tout temps modifier un mot de passe existant d’un utilisateur, réinitialiser tous les comptes, ou même mettre des restrictions à un utilisateur.

Pour attribuer à un utilisateur certaines entreprises seulement:

-Sélectionnez l’utilisateur qui aura des accès restreints. -Cliquez sur Restrictions. -Sélectionnez une ou des entreprises dont vous voulez empêcher l’accès par un utilisateur. Cliquez sur la flèche simple (>) vers la droite pour transférer vos choix vers la zone Restrictions. Cliquez sur OK pour quitter cette fenêtre.

Répétez les étapes pour chaque utilisateur qui aura des restrictions d'entreprises.

NOTE: Deux utilisateurs ne peuvent pas avoir accès aux mêmes entreprises en même temps. Un utilisateur a accès à ses sous-comptes seulement et ne peut gérer que ces derniers.

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C) EMPLACEMENT DES DONNÉES:

Indique l’endroit, dans votre ordinateur ou sur votre réseau, où sont inscrites les données pour les payes de vos entreprises.

D) AUTRES SOUS-MENUS:

Les autres sous-menus ont leurs propres icônes et onglets et ont déjà été traités dans d'autres chapitres:

18.3 - LE MENU OUTILS:

A) IMPRESSION DE FICHIERS DE COMMUNICATIONS:

Cette fonction est nécessaire pour un client qui n’est pas connecté à internet et qui veut modifier ses coordonnées.

Il doit d'abord aller dans l’icône de la clé (Licence de produit), puis effectuer ses modifications, appuyer sur Valider, et OK pour quitter cette fenêtre.

Un message lui apparait tel que: "Aller imprimer votre formulaire de changement de coordonnées dans Menu déroulant OUTILS – IMPRESSION DE FICHIERS DE COMMUNICATION".

Le client non connecté pourra imprimer le document et à nous le faire parvenir par la poste ou par fax. Les modifications prendront effet entre 1 et 2 jours ouvrables suivant la réception de l'envoi.

B) LA GESTION DES MESSAGES:

Dans un but précis de vous tenir informé sur différents sujets touchant la PAYE, nous affichons fréquemment des écrans éclair (pop-up) à l’ouverture de votre logiciel.

Vous pouvez en faire une gestion adéquate en cliquant sur le menu déroulant Outils puis sur Gestion des messages. Choisissez le message à traiter, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez effectuer un de ces 3 choix:

Afficher: Pour voir le message initial. Imprimer: Pour arriver à la visualisation d’impression. Effacer: Pour détruire définitivement le message.

NOTE: Si vous cliquez sur Effacer, vous ne pourrez plus revenir sur ce message.

Configuration d’entreprise:

Configuration du système:

Configuration des salariés:

Enregistrement du produit:

173 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Si vous cliquez sur Afficher, vous voyez un écran avec un message comme celui-ci:

Cliquez:

OK: Pour LIRE la note et fermer l’écran. Imprimer: Pour garder une copie papier de la note. Lire plus tard: Pour conserver la note et la consulter plus tard.

C) EXPLORATEUR DE FICHIERS:

Cet écran vous permet de choisir un dossier en particulier dans votre ordinateur, de l’afficher et de l’imprimer. Lorsque vous avez utilisé la touche F10 dans l’icône PAYE au menu Vérification, ou dans l'icône ÉCRITURES à la vérifica-tion des écritures du menu Transfert (voir chapitre11.2 B & C), un chemin d'accès à prendre en note vous a été affiché. Pour retrouver le fichier noté auparavant: Cliquez sur le dossier recherché dans la partie de gauche de l'écran affiché, puis dans la partie de droite avec 1 seul clic sur le fichier désiré et cliquez sur OK. Le visuel de ce document vous apparait, il ne vous reste qu’à l'imprimer.

18.4 - LE MENU AIDE:

A) INTÉGRITÉ, VÉRIFICATION:

Cette option est principalement utilisée par nos techniciens. Elle est nécessaire lors de la vérification de l’exactitude, la sta-bilité et le bon fonctionnement interne de votre logiciel suite à des manipulations diverses.

B) VÉRIFICATION DE MISE À JOUR:

Cette fonction vous permet de provoquer une recherche de mise à jour du logiciel. Elle permet de refaire une mise à jour du logiciel, même s’il n’y en a pas une nouvelle sur le site internet. Cette dernière fonction nous permet également de tester votre connexion avec nos serveurs.

C) ASSISTANCE D'URGENCE:

Restauration d’urgence: Outil qui libère un répertoire caché, pour notre technicien expérimenté, lui permettant de travailler sur des fichiers internes dans votre logiciel.

Entreprises effacées: Cet item sert à nos techniciens pour remettre active une entreprise mise en réserve.

Licences courantes: Cet item sert seulement pour notre assistance technique.

Assistance d’urgence: Ceci sert à notre technicien expérimenté qui doit fournir de l’assistance d’urgence à un client qui nous aurait quittés, mais qui nécessite temporairement (en urgence et avec des frais d’assistance technique prépayés) d’ouvrir son dossier pour un court laps de temps.

174 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

Réinitialiser les protections d’accès multiples aux entreprises: Cet item donne la possibilité d'ouvrir une entreprise demeurée barrée, suite à un incident imprévu (panne de courant).

NOTE: Pour les installations en réseau, il est mentionné au début du manuel que lorsqu’un utilisateur ouvre une entreprise, le logiciel barre celle-ci pour que les autres utilisateurs ne puissent pas l'utiliser en même temps.

S’il advient une panne de courant ou un bris d'ordinateur, l’entreprise ouverte se retrouve alors barrée sans aucune possibilité de la fermer et ainsi elle ne serait plus accessible pour personne.

Pour effectuer la réinitialisation, suivez ces étapes:

Étape 1: Il faut vous assurer, avant de faire cette manœuvre, que toutes les entreprises soient fermées par tous les utilisateurs du réseau.

Étape 2: Exécutez la réinitialisation en répondant oui, puis fermez ensuite votre CONSTRUC. Étape 3: Ouvrez à nouveau votre logiciel CONSTRUC et sélectionnez votre entreprise. Étape 4: Vous pouvez redonner accès aux autres utilisateurs et à leurs entreprises.

D) MANUEL UTILISATEUR:

La version active de votre manuel est affichée. Vous pouvez choisir l'autre version du manuel et elle sera sélectionnée par défaut à la prochaine ouverture du logiciel. Vous pouvez passer d'une version à l'autre à volonté.

NOTE: Lorsque vous cliquez sur une icône du logiciel, vous pouvez avoir accès en tout temps à votre manuel

d’utilisateur en cliquant sur la touche F1; le chapitre correspondant sera affiché.

E) POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ:

Lors de votre achat sur le site internet, nous vous avons présenté notre politique de confidentialité. Cette fonction vous permet de la relire ou de l'imprimer.

F) ACCORD DE LICENCE DU LOGICIEL SIMPLE CONSTRUC:

Lors de votre achat, sur notre site internet, nous vous avons présenté notre accord de licence. Cette fonction vous permet de le relire ou de l'imprimer.

G) À PROPOS DE SIMPLE CONSTRUC:

Ceci permet de visualiser rapidement la dernière version de notre logiciel sur votre ordinateur ainsi que nos coordonnées.

175 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

18.5 - LE MENU ACHATS COMPLÉMENTAIRES:

A) RENOUVELLEMENT:

Cette action est surtout utile lors du renouvellement annuel du logiciel et que la fenêtre du renouvellement n'est plus affichée. Une fenêtre s'ouvre et vous amène à la page du renouvellement annuel dans notre site web. La présélection vous indique la version actuelle que vous utilisez. Dans la fenêtre Identification, vérifiez vos données et votre courriel, puis cliquez sur Suivant. Vérifiez votre commande, puis cliquez sur l'icône PAYER pour effectuer votre paiement par le web, sinon pour un paiement postal vous devez cliquer sur "bon de commande disponible ici", imprimez 2 copies et faites nous en parvenir une avec votre chèque.

B) CHANGEMENT DE VERSION DE SIMPLE CONSTRUC:

Durant l’année courante de votre licence, il se peut que vous deviez apporter un changement à votre dossier (mise à niveau supérieure, achat d’un bloc de minutes).

Une fenêtre s'ouvre et vous amène à la page du changement de version dans notre site web. La présélection vous indique la version actuelle que vous utilisez ainsi que vos choix de blocs de minutes pour l'assistance technique. Cliquez sur votre nouveau choix, puis sur le bouton COMMANDER. Dans la fenêtre Identification, vérifiez vos données et votre courriel, puis cliquez sur Suivant. Vérifiez votre commande, puis cliquez sur l'icône PAYER pour effectuer votre paiement par le web, sinon pour un paiement postal vous devez cliquer sur "bon de commande disponible ici", imprimez 2 copies et faites nous en parvenir une avec votre chèque. Si vous avez des questions, appelez-nous. C’est avec plaisir que nous vous assisterons sans frais.

C) MODULE DÉPÔT DIRECT:

Après avoir pris connaissance du fonctionnement du dépôt direct au chapitre19, vous devez venir ici pour compléter votre achat. Dans la fenêtre Identification, inscrivez votre courriel, cochez la case "J'ai lu et j'accepte…", puis cliquez sur Suivant. Inscrivez et vérifier vos données, puis cliquez sur Suivant. Vérifiez votre commande, puis cliquez sur l'icône PAYER pour effectuer votre paiement par le web, sinon pour un paiement postal vous devez cliquer sur "bon de commande disponible ici"; imprimez 2 copies et faites-nous-en parvenir une avec votre chèque. Si vous avez des questions, appelez-nous.

D) SERVICE DE MISE À JOUR:

Cet item s'adresse à ceux qui désirent une copie sur CD de leur logiciel. Dans la fenêtre Identification, inscrivez votre courriel, cochez la case "J'ai lu et j'accepte…#, puis cliquez sur Suivant. Dans la 2ème fenêtre Identification, vérifiez vos données et votre courriel, puis cliquez sur Suivant. Vérifiez votre commande, puis cliquez sur l'icône PAYER pour effectuer votre paiement par le web, sinon pour un paiement postal vous devez cliquer sur "bon de commande disponible ici", imprimez 2 copies et faites nous en parvenir une avec votre chèque.

176 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

E) BLOC D'ASSISTANCE TECHNIQUE:

Vous pouvez en tout temps acheter un Bloc de minutes avant ou après un appel au service technique. Veuillez noter que la facture est toujours payable à la réception de celle-ci. Dans la fenêtre Identification, inscrivez votre courriel, cochez la case "J'ai lu et j'accepte…#, puis cliquez sur Suivant. Dans la fenêtre Identification, vérifiez vos données et votre courriel, puis cliquez sur Suivant. Vérifiez votre commande, puis cliquez sur l'icône PAYER pour effectuer votre paiement par le web, sinon pour un paiement postal vous devez cliquer sur "bon de commande disponible ici", imprimez-en 2 copies et faites nous en parvenir une avec votre chèque.

F) CHÈQUES PERSONNALISÉS:

Il vous est possible de commander en tout temps des chèques personnalisés, faits ici même au Québec, pour tous vos besoins de paiements. Dans la fenêtre affichée, vous voyez les 5 couleurs disponibles et les prix super compétitifs. Cliquez sur le bouton BON DE COMMANDE et faites nous parvenir le bon de commande imprimé avec tous les renseignements demandés. Tel qu'il est indiqué, nous procéderons alors à la production et l'envoi de votre commande en 4 étapes.

177 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

LE MODULE DÉPÔT DIRECT (module optionnel)

Ce module est vendu séparément du logiciel. Il est avantageux de s’en prévaloir surtout si: Votre entreprise compte au moins 5 salariés, ou qu'il vous est difficile de remettre les chèques aux salariés qui ne reviennent pas toujours au bureau, ou bien qu'il est plus rentable, en temps, de l'utiliser.

Pour faire l'achat du module de dépôt direct: - Dans le menu déroulant, en haut de l’écran, cliquez sur l'option Achats complémentaires, puis sur Module dépôt direct.et finalement sur le bouton Commander. - Vous pouvez aussi utiliser l'icône de notre site web à l'onglet Achats logiciels, puis sélectionner au milieu le module de dépôt direct et cliquez sur le bouton Commander. Dans les deux cas, vous obtenez la fenêtre Identification. Remplissez les informations demandées et suivez les étapes du paiement via notre site sécurisé.

Si vous nécessitez de l’assistance technique, assurez-vous d’avoir un bloc de minutes d’assistance actif, sinon vous pouvez acheter un bloc d’assistance via le menu déroulant Achats complémentaires.

19.1 – INSCRIPTION DES NUMÉROS DE BANQUE:

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION D'ENTREPRISE, puis sur l’onglet Compte de banque.

NOTE: À partir d'un de vos chèques de compagnie, inscrivez les numéros demandés.

Dans la section du haut:

-Nom fixe du fichier de la source2 ou 3: Par défaut, le champ doit être laissé vide pour que le logiciel génère

automatiquement un nom significatif. NOTE: Si votre institution financière vous fournit un nom fixe à donner à vos fichiers de dépôt, remplissez cette

case comme demandé.

-Extension (.txt): Inscrivez-la seulement si votre institution financière le demande et qu’il est différent

du format .txt. Exemple: ".dat". Exemple: La Banque Nationale demande que le nom fixe débute par TF et de le terminer par .txt.

-Ajouter le numéro du dépôt: Cochez seulement si votre banque le demande.

Dans la section du bas:

-Source1:

-Mode : Chèque: Ce mode servira seulement pour vos payes émises par chèque. -Titre de la source: Par défaut, le nom Compte de banque est préinscrit. Inscrivez le nom de votre institution. Exemple: C.Pop. Chèques, pour la Caisse Populaire.

178 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

-Poste comptable: Inscrivez le numéro du poste comptable, dans votre comptabilité, qui sera utilisé pour vos payes par chèque.

Exemple: 1060 pour votre poste Compte de Banque.

-Numéro de compte: Le no de folio de votre compte bancaire, à partir duquel vous ferez des chèques de payes.

-Source2 et Source3:

-Mode: Ce mode servira seulement si vous décidez d'utiliser des chèques et/ou le dépôt direct pour vos payes.

-Titre de la source: Par défaut le nom Source2 ou 3 est préinscrit. Inscrivez le nom de votre institution. Exemple: C.Pop. Dépôt direct

-Poste comptable: Inscrivez le numéro du poste comptable, dans votre comptabilité, qui sera utilisé pour vos payes par chèques et/ou par Dépôt direct. Exemple: 1060 pour votre poste Compte de Banque ou un autre compte de banque.

-Numéro de compte: Le no de folio de votre compte bancaire, à partir duquel vous ferez des chèques de paye ou votre dépôt direct.

-Transit: Un numéro à 5 chiffres qui identifie votre institution avec ce no de compte; il est aussi appelé numéro de succursale ou numéro de domiciliation Exemple: Caisse Desjardins Mt-Laurier = 30117.

-Numéro d’institution: Un numéro à 3 chiffres. Exemple: Pour l’ensemble des Caisses Desjardins = 815.

-Centre de traitement: Ce numéro devrait se remplir automatiquement après l’entrée de votre numéro d’institution. Dans le cas où vous utiliseriez une institution financière qui n’est pas dans nos banques de données, vous devrez entrer le numéro à cinq chiffres qui vous sera fourni par votre institution financière représentant votre centre de traitement.

-Identité de l’émetteur: Ce numéro est attribué par votre institution financière lors de votre inscription pour l'envoi du fichier de dépôt direct auprès de celle-ci. Il est appelé Identité de l’émetteur par l’Association canadienne de Paiement; il peut porter un nom différent dans chaque institution tel que Numéro d’Autorisation ou Numéro d’Organisme.

-Prochain numéro de fichier de dépôt direct: Il représente le numéro qui sera donné à votre prochain fichier de dépôt direct. Il ne doit être modifié que sur approbation de votre institution financière.

Cochez maintenant la case Active: Ceci indiquera au logiciel que ce compte pourra être utilisé dans l’Acte de paiement à la section Source: à droite. Vous verrez alors tous vos choix pour

transmettre vos payes.

Cliquez ensuite sur Appliquer et cliquez sur OK pour quitter cette fenêtre. Pour terminer l'inscription, cliquez maintenant sur l’icône CONFIGURATION SYSTÈME, puis sur l’onglet Répertoires.

Lieu de sauvegarde des fichiers de dépôt direct: Il indique l’emplacement sur votre ordinateur ou réseau, où seront sauvegardés vos fichiers générés de dépôt direct. Exemple: C:\SIMPLE\DEPOT\

NOTE: ATTENTION, il n'est pas recommandé de modifier le chemin par défaut. Prenez-le en note. Cliquez sur Appliquer, puis cliquez sur OK.

179 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

19.2 - CONFIGURER LES SALARIÉS: Cette étape ne devra être faite qu’une seule fois pour chaque salarié adhérant au dépôt direct.

Cliquez sur l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS, puis sur l’onglet Dépôt direct.

Cliquez sur le salarié désiré.

Compte du bénéficiaire1.

Remplissez toutes les cases: -Institution financière: Nom de l'institution financière de votre salarié. (Par défaut Banque1) Exemple: CPop pour Caisse Populaire ou BNC pour Banque Nationale du Canada. -Détenteur du compte: Nom du propriétaire du compte bancaire. Par défaut, c’est le nom du salarié. Il peut diverger si un salarié désire faire déposer sa paye dans le compte de sa conjointe

-Numéro de compte: Aussi appelé le folio du compte bancaire du salarié. -Transit: C'est un numéro à 5 chiffres qui identifie l'institution avec ce no de compte; il est aussi appelé numéro de succursale ou numéro de domiciliation. Exemple: Caisse Desjardins Mt-Laurier = 30117.

-Numéro d’institution: C’est le numéro à 3 chiffres qui représente le type d’institution Exemple: Pour l’ensemble des Caisses Desjardins = 815. Répétez cette procédure pour chaque salarié, un à la fois, adhérant au dépôt direct,

Compte du bénéficiaire2 et 3. On s'en sert seulement si le salarié veut déposer sa paye dans plus d'un compte bancaire.

180 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

19.3 - PRÉPARATION D'UN DÉPÔT TEST (à un salarié):

Cette étape consiste à effectuer un test réel de dépôt direct par un dépôt de 0,01$ et un deuxième de 0,02$ dans le compte de chaque salarié pour vérifier que vous avez les bonnes informations bancaires de vos salariés et ainsi ne pas déposer les payes dans des comptes de personnes inconnues et perdre votre argent. Pour chaque salarié, cliquez sur le bouton Test sous chaque compte du salarié que vous voulez tester. Cliquez maintenant sur l’onglet Test dépôt. Dans la boîte de gauche, vous devriez voir chaque salarié affiché pour lequel vous avez activé le bouton Test précédemment. Sélectionnez chaque salarié pour le mettre en bleu, sinon il ne fera pas partie du test final.

Source:

Le choix affiché identifie à partir de quel compte de l'entreprise sera prélevé l’argent pour ce test.

NOTE: Les montants de 0,01$ et 0,02$ par salarié seront réellement retirés de votre compte et déposés dans le compte du salarié. Ils ne seront pas récupérables.

Cliquez ensuite sur le bouton Générer dépôt test.

NOTE: Cette étape est fortement recommandée pour éviter des erreurs de compte. Elle ne devra être faite qu’une seule fois pour chaque salarié adhérant au dépôt direct. Le chemin indiquant l’endroit sur votre ordinateur où votre fichier de dépôt a été généré s’affiche à l’écran. Prenez-le en note, car il sera le même pour vos dépôts officiels.

Cliquez sur OK. Un rapport avec la liste des salariés inclus dans le test s’affiche à l’écran. Vérifiez à nouveau les informa-tions. Imprimez ce rapport s'il y a lieu et quittez en cliquant sur FERMER.

Si plus tard vous désirez afficher ce rapport pour le visualiser ou l’imprimer: sélectionnez en bleu chaque employé dans la liste de gauche et cliquez sur Visualiser la liste. NOTE: Si vous quittez ce module sans générer le test de dépôt, tous les salariés seront retirés de la liste et vous devrez recommencer les étapes au besoin. Cliquez sur OK pour quitter ce module.

181 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

19.4 - ENVOI DU DÉPÔT TEST (à un salarié):

Suivez la procédure qui vous a été fournie par votre institution financière lorsque vous vous êtes inscrit au dépôt direct auprès d’elle. Puisque chaque institution a une procédure différente, nous ne pouvons l’inclure dans ce tutoriel.

Lorsque le fichier de dépôt est requis, cliquez sur parcourir pour accéder au lieu qui a été affiché à l'étape précédente.

Si vous avez conservé le lieu par défaut pour la sauvegarde des fichiers de dépôt, voici le chemin à suivre pour y accéder:

Sur votre ordinateur, cliquez sur votre disque (C:), puis sur le répertoire Simple et sur DEPOT.

NOTE: Habituellement, c'est la lettre C, mais une lettre différente D ou E peut être utilisée, ou celle de l'emplacement réseau utilisé.

Cliquez sur le nom de l'entreprise désiré, puis sur le fichier texte.

Si, à la première étape (voir 19.1), vous avez laissé vide le nom: Nom du fichier fixe de la source, alors le nom de votre fichier de dépôt sera 0XDepot_la date du jour de la création du fichier.

Si, à la première étape (voir 19.1), vous avez écrit un nom dans: Nom du fichier fixe de la source, alors le nom de votre fichier de dépôt sera celui du nom fixe.

Suivez ensuite la procédure qui vous a été fournie par votre institution financière pour finaliser votre dépôt.

NOTE: Demandez à chacun des salariés inclus dans ce test la confirmation d'un dépôt, à savoir s’il a reçu un dépôt de 0,01$ et un autre de 0,02$ en provenance de votre entreprise. À chaque confirmation positive, complétez l’étape de test pour ce salarié en suivant la procédure suivante:

cliquez sur l’icône CONFIGURATION DES SALARIÉS,

puis sur le salarié désiré pour le surligner en bleu. Cliquez sur l’onglet Dépôt direct et dans la section Compte du bénéficiaire1 ou 2 selon le cas, cochez Actif et testé en haut à gauche.

Refaites cette étape pour chaque salarié. Lorsque tous les salariés sont cochés Actif et testé, vous êtes prêts pour le dépôt direct officiel.

Cliquez sur Appliquer puis OK pour quitter cette fenêtre.

182 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

19.5 - PROCÉDURE DU DÉPÔT DIRECT (chaque semaine):

A) FAIRE LA PAYE:

Ouvrez l’icône PAYE et procédez à toutes les étapes de votre session de paye, de Création jusqu’à Ferme session, pour tous les salariés qui ont travaillé durant la période.

Quittez l’icône PAYE et cliquez sur l’icône Acte de paiement. Assurez-vous d’être positionné sur la bonne période de paye. Dans la liste Salarié, sélectionnez le salarié désiré pour le mettre en bleu.

- Source (banque de l'employeur): Le compte Source2 est affiché par défaut. Sélectionnez-en un autre si désiré.

- Cible (banque du salarié): Le compte Cible1 est affiché par défaut. Sélectionnez-en un autre si désiré. Ces choix sont visibles seulement si le salarié sélectionné a été configuré et activé pour le dépôt direct.

B) APPROUVER LA PAYE:

Le bouton Approuver tous est utilisé seulement si tous vos salariés ont adhéré au dépôt direct.

Le logiciel utilisera comme configuration par défaut le 1er compte Source et le 1er compte Cible actif de dépôt direct, pour chaque salarié ayant une configuration de dépôt direct valide.

Le bouton Approuver est utilisé quand vous avez des salariés en dépôt direct et d'autres par chèque. NOTE: Vous devez faire votre dépôt direct AVANT de traiter les payes par chèque. Dans cette dernière situation, on procède en 2 étapes:

1- Cliquez sur un salarié utilisant le dépôt direct pour le mettre en bleu. Cliquez sur Approuver pour le faire afficher dans la liste d'impression. Répétez cette action pour chaque salarié désirant le dépôt direct. Cliquez sur Visualiser, pour vérifier et imprimer une copie des talons ou pour les sauvegarder dans un fichier PDF, puis quittez cette fenêtre. La case courriel est cochée seulement pour ceux qui ont été activés dans l'onglet Information de la Configuration des salariés.

2- Après que le dépôt direct sera effectué (étape suivante), revenez ici et cliquez sur Approuver tous pour vos autres salariés qui seront payés par chèque. Puisqu'ils seront les seuls à être cochés, faites votre vérification et imprimez vos chèques. NOTE: Cliquez ensuite sur le bouton Sommaire pour y voir toutes vos payes par dépôt et/ou par chèque et imprimez ce rapport pour vos dossiers.

Cliquez sur FERMER pour quitter.

183 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

C) EFFECTUER LE DÉPÔT DIRECT:

Cliquez sur l’icône MODULE DÉPÔT DIRECT.

Dans l’écran, sous l’onglet Dépôt en attente, vous voyez la liste des salariés qui seront sur le dépôt direct ainsi que la période associée. NOTE: S'il un salarié est absent ou s'il y en a un en trop, vous devez retourner dans l'Acte de paiement pour annuler et actualiser toutes vos payes de cette période, puis recommencer l'étape B.

Cliquez ensuite sur Générer fichier:

Prenez en note le chemin d'accès de votre fichier de dépôt qui a été créé et copiez-le. Vous en aurez besoin pour le trouver lors du transfert de ce fichier à votre institution.

Cliquez sur OK Un rapport comprenant les détails du dépôt s’affiche à l’écran, vérifiez-le et imprimez ce rapport pour vos dossiers.

Quittez ce rapport et fermez le logiciel Simple CONSTRUC.

D) LE TRANSFERT DU DÉPÔT DIRECT:

Puisque chaque institution financière a une procédure différente, nous ne pouvons l’inclure dans ce tutoriel; suivez celle qui vous a été fournie par votre institution financière lorsque vous vous êtes inscrit au dépôt des payes.

Ouvrez d'abord une session sur le site web de votre institution, puis sélectionnez l'onglet de transmission d'un fichier externe. Un bouton Parcourir ou son équivalent devrait s'afficher.

En vous servant du chemin d'accès que vous avez noté à l'étape précédente C:\SIMPLE\DEPOT\..........., cliquez sur votre Disque local C (par défaut c'est la lettre C, mais elle peut aussi être différente) et allez sélectionner le fichier ainsi créé.

NOTE: Si à la section 19.1, dans la case Nom du fichier fixe de la source, vous avez laissé cette case vide, le nom de

votre fichier test de dépôt devrait être 999Depot_ suivi de la date du jour de la création du fichier. Par contre, si vous avez inscrit un nom, le nom de votre fichier de dépôt portera le nom fixe inscrit suivi de la date du jour de la création du fichier.

Suivez ensuite la procédure qui vous a été fournie pour finaliser et faire le suivi de votre dépôt.

184 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

E) L'ARCHIVAGE DU DÉPÔT DIRECT:

NOTE: Cette étape ultérieure vous est fortement recommandée, mais n’est pas obligatoire.

Chaque institution financière vous fournira un Numéro de confirmation du dépôt, après un temps d'attente de traitement (ceci est variable pour chacune).

Nous vous offrons le moyen d’archiver vos fichiers de dépôt en leur associant leur numéro de confirmation dans notre logiciel. Cette action vous permet de vider la liste affichée des dépôts effectués et ainsi interdire toute modification au dépôt transmis et traité par votre institution financière. Pour ce faire, suivez la procédure suivante:

Ouvrez le logiciel SIMPLE CONSTRUC. Cliquez sur l’icône MODULE DÉPÔT DIRECT, puis sur l’onglet Dépôt en traitement. Cliquez sur le dépôt désiré en haut à gauche de la fenêtre, pour le surligner en bleu dans la liste.

Dans la case Numéro de confirmation, inscrivez le no de confirmation de votre dépôt fourni par votre institution financière après le traitement de votre dépôt.

Cliquez ensuite sur Archiver dépôt

Les détails de ce dépôt sont maintenant disponibles sous l’onglet Archives.

185 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

19.6 – LA CORRECTION D'UN DÉPÔT DIRECT:

A) DÉPÔT GÉNÉRÉ ET TRANSMIS À LA BANQUE:

Appelez-nous au 819-623-7972.

B) DÉPÔT GÉNÉRÉ, MAIS NON TRANSMIS À LA BANQUE:

1) Cliquez sur l’icône de Dépôt direct. 2) Cliquez sur Dépôts en traitement. 3) Cliquez sur le dépôt à corriger. 4) Cliquez ensuite sur Annuler dépôt. 5) À la question "Voulez-vous vraiment…", cliquez sur OUI, puis sur Quitter.

6) Cliquez maintenant sur l’icône Acte de paiement. 7) Choisissez la période voulue. 8) Cochez la case de chaque employé sous la colonne Annuler. 9) Cliquez sur la case Actualiser au-dessus pour remettre les payes en attente. 10) Cliquez seulement sur les payes par dépôt, puis sur Approuver. La case Imprimer de chaque salarié doit être cochée. 11) Cliquez sur Sommaire pour vous vérifier et imprimer le rapport. 12) Cliquez sur Quitter du Carnet de chèques. 13) Cliquez sur l’icône de Dépôt direct. 14) Refaites vos étapes de dépôt

C) DÉPÔT NON GÉNÉRÉ:

Pour annuler ce lot: refaites les étapes7 à 13 de la section B.

186 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

187 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

INFORMATIONS DIVERSES

20.1 - LE TRANSFERT D’ORDINATEUR:

A) ANCIEN ORDINATEUR (copie des données):

Introduisez un disque dur externe ou une clé USB dans l’ordinateur et prenez en note le répertoire (exemple: F:\).

Ouvrez Simple CONSTRUC.

a) CLIQUEZ SUR L'ICÔNE PAYE

Assurez-vous qu'il n'y a aucune paye en marche dans le menu CRÉATION avec la touche RETOUR (enter), puis

immédiatement en appuyant sur la toucheF12. Sortez du module avec la touche ÉCHAPPER (esc).

b) CLIQUEZ SUR L'ICÔNE DU COFFRE-FORT.

Sélectionnez l’onglet Sauvegarde.

NOTE: Le Nom du fichier de sauvegarde peut ou non être changé ici.

L’Emplacement doit absolument indiquer le nouveau chemin d’accès du support externe de sauvegarde. Cliquez sur PARCOURIR pour avoir accès à ce répertoire. (Ex.: F:\), en faisant 1 clic seulement, puis cliquez sur OK pour afficher l'emplacement où se fera la sauvegarde. Choisissez maintenant: "Sauvegarde toutes les compagnies", puis cliquez sur COPIER et laissez travailler. Un dossier de sauvegarde de vos données de base avec la date du jour est créé sur votre disque externe ou clé USB valide Exemple: F: \sauve_[2016-04-15-13-27-43]Data). NOTE: Vous ne devez jamais enlever votre périphérique en tirant dessus immédiatement, car tôt ou tard l'accès sera

refusé et vous perdrez toutes vos données importantes. Avant de retirer un périphérique de sauvegarde, vous devez toujours cliquer sur l’icône du petit triangle à droite en bas de votre écran, puis cliquer sur l'icône de votre disque ou clé pour éjecter ou retirer le périphérique en toute sécurité.

Une fois la copie terminée, retirez votre disque externe ou votre clé USB en respectant la note précédente.

188 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

B) NOUVEL ORDINATEUR (récupération des données):

Pour obtenir notre site web, afin de télécharger notre logiciel dans votre ordinateur:

a) Ouvrez d’abord votre navigateur internet et tapez: HTTP:\www.lls.qc.ca

Cliquez sur l’onglet Zone client et tapez votre Mot de passe fourni sur votre document de clé, puis sur OK. Dans ce nouvel écran, dans la partie centrale, cliquez sur TÉLÉCHARGEMENT. Installez le logiciel selon votre type de système: local (C:\scwbeta) ou en réseau (F:\scwbeta). Référez-vous au besoin au chapitre 2 sur le réseau. Fermez ensuite votre navigateur.

b) Cliquez maintenant sur l’icône Simple CONSTRUC placée sur votre bureau pour récupérer vos données.

Note: Lorsqu'il y a des messages d’alerte tels que "Vos clés ne sont pas activées", ou autres messages, appuyez chaque fois sur OK; ceci est normal puisque vos données ne sont pas encore jumelées au logiciel, donc le système ne les détecte pas encore.

Suivez maintenant ces étapes:

1- Cliquez sur l'icône du Coffre-fort, puis cliquez sur l’onglet Récupération.

2- Introduisez votre support de sauvegarde, utilisé à l'étape A) précédente, dans le nouvel ordinateur et notez l’em-

placement du nouveau répertoire de ce périphérique. Exemple: G:\

3- Cliquez sur Parcourir, puis sélectionner ce répertoire pour l’ouvrir.

4- Recherchez votre dossier de sauvegarde, avec la version la plus récente [Ex.sauve_[2016-04-15-13-27-43]Data].

5- Cliquez une fois sur ce dossier, puis cliquez sur OK.

6- Cliquez sur Récupérer la licence, puis sur Récupérer.

7- Au message affiché, cliquez sur OUI.

8- Cliquez ensuite sur Récupérer toutes les Entreprises, puis sur Récupérer.

[au message affiché "La compagnie xyz peut être récupérée", cliquez sur OUI]

[si vous en avez plus d’une compagnie, cliquez sur OUI chaque fois]

9- À la question "Voulez-vous que la compagnie xyz soit la compagnie active?", cliquez sur OUI.

(vous pourrez toujours changer plus tard).

10- Lorsque le message "Opération terminée avec succès" vous apparait dans la boîte en bas, cliquez sur Fermer.

Vous voyez maintenant à gauche en bas le nom de votre entreprise active.

Pour vérifier que tout est conforme, cliquez sur l’icône CLÉ (licence produit), et vous voyez alors que toutes vos infor-

mations sont inscrites. Vérifiez ensuite que toutes vos payes sont présentes.

Pour obtenir de l’assistance technique, communiquez avec nous. C’est avec plaisir que nous vous guiderons.

189 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

20.2 - LES PROJETS (transfert dans Sage):

A) IMPRIMER L'ÉCRITURE:

Cliquez sur l'icône ECRITURE, puis cliquez sur Transfert et laissez travailler. Cliquez ensuite sur Mise à jour des écritures et laissez travailler. Cliquez maintenant sur Écritures assemblées par lot.

Déplacez-vous avec vos flèches (gauche ou droite) sur la période désirée, pour laquelle vous devez faire la gestion de

projet, et appuyez sur la touche F10 pour la copier (notez le chemin d’accès). Quittez ensuite le module ÉCRITURE.

Pour l’imprimer: allez au menu OUTILS en haut et cliquez sur Explorateur de fichiers. Retrouvez le chemin que vous avez noté et cliquez sur OK. Imprimez le visuel affiché, puis fermez-le.

B) VÉRIFIER LES MONTANTS:

Prenons un employé pour une période donnée par exemple:

Postes Descriptions Débits Crédits

07-15-00 Paye+29;202-780-123; Barrette Marcel

5411 Salaires construction 1084.78

5480 Charges construction 387.71

5440 CSST 88.77

2165 Salaire net à payer 550.22

2180 Assurance-emploi à payer 69.36

2190 Impôt fédéral à payer 168.53

2205 Impôt Québec à payer 220.13

2200 RRQ à payer 91.42

2290 CCQ à payer 332.92

2230 CSST à payer 88.77

2210 FSSQ à payer 39.91

2212 RQAP à payer

Total 1561.26 1561.26

Vous devez vérifier les totaux des colonnes Débit et Crédit pour chaque salarié (ici 1561.26).

Si le total est le même, cela représente le montant à répartir. Sinon, refaites vos calculs. Fermez votre logiciel Simple CONSTRUC.

C) DANS SAGE (anciennement Simple Comptable):

Avez-vous créé des postes de répartitions dans Simple Comptable?

Si oui, passez directement à l’étape E). Sinon, continuez avec l’étape D).

190 Simple CONSTRUC 1.0 (Octobre 2016)

D) COMPTES DE RÉPARTITION:

1-Créez deux comptes de charges:

Le premier, sera no 5500 PROJETS et le type de compte sera: En-tête de groupe. Le second, sera no 5550 TOTAL PROJETS et le type de compte sera: Total de groupe.

2-Créez ensuite deux comptes de charges dont le type de compte sera: Compte de groupe.

Le premier se nommera no 5510 Répartition et sera considéré pour les traitements de projets. Cochez ensuite: Permettre ventilations - Projet.

Le second se nommera no 5520 Contre répartition et ne sera pas pris en compte. La case Permettre ventilations - Projet ne doit pas être cochée.

Le résultat final devrait être semblable à la fenêtre ci-dessous.

E) ÉCRITURE DES PROJETS:

Inscrivez la date de la paye, une description, le compte no 5510 Répartition et le montant à répartir au débit. Inscrivez ensuite le compte no 5520 Contre-Répartition et le montant à répartir au crédit. Faites ensuite la ventilation de votre projet: Double-cliquez sur la colonne de projet (RÉP) au bout du compte de Répartition qui est au Débit, un crochet vous indique alors qu’une répartition s’effectuera avec ce montant.

Approuvez cette écriture, puis passez à la paye suivante.

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20.3 - SI LE LOGICIEL EST BLOQUÉ (limite de salariés dépassée):

Lorsque vous achetez un logiciel auprès de nous, vous faites un choix parmi plusieurs versions, ce qui limite le nombre d’entreprises et le nombre de salariés dans chacune de ces versions: c’est votre licence. Si vous dépassez une ou l’autre de ces limites imposées, le logiciel bloquera et affichera un message tel que:

"Vous possédez une licence de 6 salariés, vous en avez actuellement 7. Vous dépassez la limite de votre version”.

L’utilisateur doit comprendre que nous parlons ici de salariés d’un point de vue fiscal. Exemple: Une limite annuelle de 6 salariés, c'est une limite de 6 T4-R1.

Même si un salarié n’a travaillé que 2 heures pour vous, il doit recevoir un T4-R1 à la fin de l’année. Il compte comme 1 salarié jusqu'à la période des T4-R1; la loi l'impose!

Ainsi, si vous êtes bloqué, il faut absolument nous appeler pour débloquer votre Clé.

NOTE: Avant de croire que le logiciel ne compte pas le bon nombre de vos salariés actifs et aussi pour vous faire

épargner temps et argent, voici une analyse à faire avant de changer de version et d’en assumer les frais:

Cliquez sur l’icône PAYE.

Sélectionnez Statistiques et appuyez sur RETOUR (enter).

Vous voyez le nombre de salariés actifs, ainsi que leur nom et numéro d’assurance sociale.

NOTE: Si vous avez fait des payes pour chacun d’eux dans votre année courante, ils sont tous actifs. Donc, suite au

message affiché, vous devrez changer de version pour inclure tous vos salariés jusqu’à la fin de l’année.

Si vous devez effectuer un changement pour une version supérieure:

- Cliquez sur votre icône Simple CONSTRUC - Dans le haut, cliquez sur le menu Aide. - Cliquez sur Modification de dossier. - Cliquez sur OK dans la fenêtre d’information. - Vérifiez vos informations à gauche et modifiez au besoin. - À droite, faites votre choix de nouvelle version.

- Choisissez si vous désirez acheter un bloc d’assistance ou le module de dépôt direct, puis cliquez sur le mode de paiement désiré (web = plus rapide, ou Service postal = selon la vitesse de leur service…) - Un bon de commande s’affiche afin que vous puissiez l'imprimer ou non. - Suivez ensuite les instructions à l’écran.

NOTE: Notre site de paiement web est Sécurisé et vos données de cartes ne sont pas conservées. Quand le reçu de transaction approuvée s’affiche, imprimez-le (voir dans le bas) pour votre comptabilité.

- Si vous êtes en urgence, téléphonez-nous, sinon votre déblocage peut prendre de 1 à 2 jours ouvrables.

Si dans la liste affichée, certains salariés ne font pas partie de votre année courante: - Sortez du menu Statistiques en appuyant sur ÉCHAPPER (esc) - Sélectionnez Voir paye fermée et appuyez sur ENTRÉE (enter) - Descendez au bas de la liste de vos payes fermées et assurez-vous de ne voir que votre année courante.

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Si à la fin de la liste il vous apparait des années antérieures, c’est que vous trainez aussi les salariés de ces payes antérieures dans vos statistiques courantes, sinon quittez ce menu et déplacez-vous au menu Création fichierT4 Relevé1, et archivez chaque année antérieure, sauf l’année en cours.

20.4 - SI LE LOGICIEL EST BLOQUÉ (limite d'entreprise dépassée): Quand vous achetez un logiciel auprès de nous, vous faites un choix parmi plusieurs versions, ce qui limite le nombre d’en-treprises et le nombre de salariés dans chacune de ces versions: c’est votre licence. Si vous dépassez une ou l’autre de ces limites imposées, le logiciel bloquera et affichera un message tel que:

"Vous possédez une licence de 2 entreprises, vous en avez actuellement 3. Vous dépassez la limite de votre version”.

NOTE: Chaque version a une limite de droits pour respecter la conservation des données de chaque entreprise, donc les limites sont verrouillées.

La loi vous impose de conserver les dossiers d’entreprise, pour un minimum de 6 ans plus l’année en cours. Vous pouvez en décider autrement, mais attention en cas de vérification!

Si vous êtes déjà bloqué, il faut absolument nous appeler pour débloquer votre clé.

20.5 - FERMER UNE ENTREPRISE (comment la rendre inactive):

-Cliquez en haut sur le menu FICHIER, puis sur Retirer une entreprise. -Choisissez l’entreprise désirée et cliquez sur OK. -Répondez OUI à la question demandée. NOTE: Une entreprise fermée ou inactive compte encore dans votre limite Chaque version a une limite de droits pour respecter la conservation des données de chaque entreprise, donc les limites sont verrouillées.

La loi vous impose de conserver les dossiers d’entreprise, pour un minimum de 6 ans plus l’année en cours. Vous pouvez en décider autrement, mais attention en cas de vérification!

Une entreprise mise en réserve peut être récupérée en tout temps, mais vous devez absolument nous appeler pour le faire.

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Conclusion

Toute proposition pour améliorer le logiciel sera accueillie positivement. Même si un très grand nombre d’heures de travail a été investi dans ce logiciel, il peut y apparaitre des imperfections.

Veuillez nous faire parvenir vos suggestions et commentaires en communiquant avec nous:

Les Logiciels Simples inc. , 4 rue Lafleur Suite3, Mont-Laurier, Québec, J9L 3X4

Téléphone: 819-623-7972 Télécopieur: 819-623-7693 Courriel: [email protected]

Garantie Tous les efforts ont été déployés afin d’assurer que le manuel et le logiciel Simple CONSTRUC soient à la fois précis et com-plets. Compte tenu de la période de transition entre notre ancien logiciel et le nouveau, il se peut que le manuel ne reflète pas toujours les dernières modifications apportées à la plus récente version du logiciel.

Les Logiciels Simples inc. ne peut être tenue responsable des erreurs, omissions ou de toute perte de données partielle ou totale pouvant en découler, de quelque façon que ce soit, car nous savons par expérience que les lois, impôts, CCQ, CSST, syndicats sont complexes et que le logiciel est perfectible.

L’équipe, Les Logiciels Simples inc.