FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule1 / 20 _____________________________ SIECLE Base Elves Etablissement : les manipulations aprs la bascule _____________________________ Fiche pratique lusage des tablissements publics Mai 2015 FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule2 / 20 Table des matires 1.Gnralits.3 2.Connexion au portail ARENA.....3 2.1Accs l'application...3 2.2Bienvenue sur le portail des applications3 2.3La vrification des donnes communes........4 2.4Slectionner et profiler les nomenclatures.....7 2.5Vrifier et saisir les structures....12 2.6Constituer la Base Elves.......13 2.6.1Rceptionner les lves partir des rsultats daffectation...13 2.6.2Echanger les dossiers lves entre tablissements....13 2.6.3Crer les nouveaux entrants...13 2.7Mettre jour les fiches lves.....14 2.7.1Rpartir les lves dans les MEF......14 2.7.2Rpartir les lves dans les divisions ou les groupes...........15 2.7.3Attribuer rapidement les options aux lves........15 2.7.4Supprimer des fiches lves..........16 2.7.5Vrifier les responsables et supprimer les doublons..........17 2.8Les sorties de ltablissement (fin danne)..18 2.8.1Saisir les dates et motifs de sortie pour un ensemble dlves .18 2.8.2Editer les Exats ..........19 FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule3 / 20 1.Gnralits La bascule de Sicle seffectue dans le courant de mai : elle est effectue par lestechniciensdelAcadmie.Cettebasculepermetdouvrirlannescolaire suivanteafindeprparerlarentrescolairedeseptembre.Touteslesoprations dcrites ci-aprs doivent donc tre effectues sur lanne en prparation. 2.Connexion au portail ARENA 2.1Accs l'application Lancer Mozilla Firefox (ou Internet Explorer) ladresse : http://cria.ac-amiens.fr Se connecter au portail ARENA 2.2Bienvenue sur le portail des applications Leportailaffichelesdiffrentesapplications installes,en fonction desdroits delutilisateurquelechefdtablissementauraprdfinis.Vousaurezbesoin daccder aux modules suivants sur lanne en prparation : Sauthentifier avec l'identifiant et le mot de passe de la messagerie personnelle acadmique ou le passcode pour les connexions avec la cl OTP Dans le domaine : Dans le domaine : Vrifier que lanne en prparation est accessible sinon lancer la bascule FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule4 / 20 2.3 La vrification des donnes communes Se connecter sur le module Commun sur lanne en prparation : Depuislemenu,mettrejourlescoordonnes,le responsable, le gestionnaire et agent comptable La modification du nom du responsable est faire quaprs ldition des Exats. Dans le domaine : 1 Accde aux donnes communes tous les modules 2 Slection de lanne 2015-2016 3 Clic sur Entrer Lescoordonnesdeltablissement etlenumrodetlphone apparaissentdanslesditions destinationdesfamilles :nepas oublier dapporter lesmodifications ncessaires. FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule5 / 20 Depuis le menu , mettre jour les vacances scolaires, les jours fris Depuis le menu , mettre jour les priodes pdagogiques Saisir les dates des vacances de la zone B: ces dates sont utilises par les modules Vie Scolaire et Notes Si vous nen avez pas connaissance immdiatement, vous pouvez initialiser ces dates ultrieurement, aprs la rentre scolaire : elles sont utilises par les modules ABSENCES (Vie Scolaire) et Notes FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule6 / 20 Depuislemenu,cocherlesjoursdouverturederestauration et dinternat dans ltablissement. Un message dinformation saffiche. Endbutdanne,lasaisiedesRIBsetdes rgimes est autoris dans la Base Elves. Lebouton Effectuerlebasculement sera proposquaprssaisiedestrimestresdansle moduleGestionFinanciresElves.Cette transactionesteffectuerultrieurement,au cours du 1er trimestre 2015-2016, en accord avec votre service dintendance. 1 - Cocher les cases en fonction du rgime et de linternat 2 - Valider FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule7 / 20 2.4Slectionner et profiler les nomenclatures Leprofilagedesformationsapourbutdepersonnaliserlesenseignementsde l'tablissement,partirdesnomenclaturestransmisesparlesservices acadmiques (nomenclatures profiler). Se connecter sur le module Nomenclatures sur lanne en prparation : Affichage du message de rception des nomenclatures envoyes par le SSA (gestionnaire acadmique) Dans le domaine : 1Accdeaux nomenclatures relativesloffrede formation(profilesen acadmie) 2 Slection de lanne 2015-2016 3 Clic sur Entrer Lesnomenclaturessont arrives,vouspouvezprofiler vos nomenclatures FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule8 / 20 Depuis le menu, slectionner les formations et les matires optionnelles enseignes dans votre tablissement (profilage de masse) Remarques :-Le profilage fin nest accessible que si le profilage de masse a t fait. -Si le profilage de masse est relanc aprs le profilage fin, alors le profilage fin est supprim. -Si une matire a t profile dans le profilage fin, alors elle ne peut plus tre dslectionne dans le profilage de masse. -Pour reprofiler une matire du profilage fin dans le profilage de masse, il faut la supprimer du profilage fin. Profilage de masse :consister slectionner les formations MEF et les matires optionnelles enseignes dans votre tablissement. Profilage fin (facultatif) : consiste slectionner les matires en fonction du Mef et de la modalit dlection des options obligatoires ou facultatives. 3 Cliquer sur le bouton Exporter vers STS-WEB Cliquer sur le bouton 3 FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule9 / 20 1re tape : le profilage de masse Slectionner les Formations de scolarisation (MEF) Slectionner les matires optionnelles 1 - Slectionner2 Clic sur la flche 3 Valider Dans tous les cas, il faudra imprativement VALIDER Ne saffiche dans cette fentre que les nouveauts, les changements ou les ajouts par rapport lanne prcdente. Si tous les Mefs sont reconduits sans changement, rien ne saffiche. 1 - Slectionner2 Clic sur la flche 3 Valider Dans tous les cas, il faudra imprativement VALIDER FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule10 / 20 2metape : le profilage fin (facultatif) : Slectionner les matires par MEF 1 - choix du Mef 2slectiondes options obligatoires (oui /non) 3slectiondes options facultatives (oui /non) 4 Valider FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule11 / 20 3 3metape : lexportation du profilage vers StsWeb (obligatoire) Depuis le menu, slectionner les formations dorigine 1 - Slectionner2 Clic sur la flche 3 Valider Dans tous les cas, il faudra imprativement VALIDER Cette nomenclature va servir, dans Sicle-BEE, saisir et contrler la formation de lanne prcdente (ou formation de provenance) de l'lve dans longlet Historique de la fiche lve. Cliquersurleboutonpour exporter les formations et matires optionnellesslectionnesvers STS-Web FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule12 / 20 2.5Vrifier et saisir les structures Se connecter sur le module Gestion des structures et des services sur lanne en prparation : Conditions pour que le bouton soit accessible :- aucun lve ne doit tre inscrit dans la division supprimer au niveau de la Base Elves (effectif calcul = 0)-aucuneindemnitdeprofesseurprincipalnedoittresaisiesurladivision supprimer - aucun service avec la division supprimer, rattach un professeur. 1Accdeaux structuresetdes services 2 Slection de lanne 2015-2016 3 Clic sur Valider Pourajouter(ousupprimer)unmef dansunedivision,cliquersurlecode de la division. Unesous-fentresafficheavecles boutons : pourajouterunmef supplmentaire pour supprimer un mef Pour ajouter une division, cliquer sur Pour supprimer une division cliquer sur FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule13 / 20 2.6Constituer la Base Elves Se reporter au document intitul FICHE PRATIQUESIECLE Base Elves Etablissement : la gestion des entres et sorties dlves 2.6.1Rceptionnerleslvespartirdesrsultatsdaffectation (cf.page10-2.5-Rceptionnerlesdossierslvesissusde laffectation) 2.6.2Echangerlesdossierslvesentretablissements (cf. page 6 - 2.4 Le transfert de dossiers entre EPLE) 2.6.3Crerlesnouveauxentrants(cf.page4-2.3Lacrationdun dossier lve). FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule14 / 20 2.7Mettre jour les fiches lves Se connecter sur le module Base Elves sur lanne en prparation : 2.7.1Rpartir les lves dans les MEF Depuis le menu, , slectionner le MEF de lan dernier puis le MEF daccueil avec ou sans division, slectionner ensuite les lves. Dans le domaine : 1 Accde la Base Elves Etablissement 2 Slection de lanne 2015-2016 Cettetransactionpermetderechercher deslvessurleurMEFdelandernier afindelesaffecterenmassedansun MEF de lanne en cours.(exemple :les montesdeclasse : rechercherleslvesde4medelan dernierpourleuraffecterunMefde 3meetventuellementleuraffecteren mme temps une division). FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule15 / 20 2.7.2Rpartir les lves dans les divisions ou les groupes Depuislemenu,,slectionnerladivisionoulegroupe, slectionner ensuite les lves. 2.7.3Attribuer rapidement les options aux lves Depuis le menu, , slectionner la division ou le groupe, le critre de slection puis slectionner les lves. Cette transaction permet la rpartition des lves dans des divisions ou dans des groupes. Pralablement cette rpartition, il est ncessaire que : les lves concerns soient affects un MEFles divisions et les groupes soient cres dans STSWEB Cette transaction permet daffecter une mme option, un mme rang et avec une mme modalit de choix (facultatif ou obligatoire) un ensemble dlves. Exemple : affecter pour un MEF de 6EME, tous les lves dune division, loption de rang 1 (AGL1 ou ESP1 ou ALL1) qui est obligatoire. FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule16 / 20 2.7.4Supprimer des fiches lves Depuislemenu,,cocherleslvessupprimerpuis supprimer les lves slectionnes . Toutes les fiches lves ne peuvent pas tre supprimes : ne seront recherches et affiches que les fiches rpondant aux conditions nonces : - l'lve est nouveau dans l'tablissement, - l'lve ne s'est pas prsent dans l'tablissement, - la fiche n'est pas remonte vers la BEA, - l'lve n'est pas scolaris dans une division,- l'lve n'est pas constat dans GFE,- l'lve n'a pas de dossier de bourse des lyces. FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule17 / 20 2.7.5Vrifier les responsables et supprimer les doublons Cette fonctionnalit peut tre utilise de 2 faons diffrentes : Lutilisateur a dj identifi des doublons : dans ce cas, il saisit directement les noms/prnoms ou le RIB concern et clique sur le bouton Chercher . Lutilisateur souhaite identifier toutes les suspicions de doublons de sa base. Il clique alors sur le bouton Chercher sans rien saisir dans les zones de recherche. Lors de la validation de la suppression, ce dernier rcupre les rattachements associslapersonnesupprime(lve,dossierboursedescollgessilui-mme nen a pas). Dans le cas de doublons avrs :Pour le responsable supprimer, il faut cocher la colonne Responsable supprimer .Pour le responsable conserver, il faut cocher la colonne remplacer par FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule18 / 20 2.8Les sorties de ltablissement (fin danne) En priode de bascule, lorsque les 2 annes sont prsentes, la saisie des dates et motifs de sortie seffectue sur lanne en prparation. 2.8.1Saisir les dates et motif de sortie pour un ensemble dlves Depuislemenu,,rechercherleslves de lanneprcdente, sans motif de sortie, en fonction dun MEF (3EME, de Terminale, de Bac Pro) 1 Anne prcdente 2 Slection du MEF 3 Elve sans motif 4 Rechercher 5Slectiondumotif de sortie 6Datedesortie= 31/08/2015 7 Cocher leslves (ne pas slectionnerleslves redoublants) 8 Valider FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule19 / 20 2.8.2Editer les Exats Depuis le menu,, rechercher les lves de lanne prcdente, en fonction dun MEF (3EME, de Terminale, de Bac Pro) 1 Anne prcdente 2 Slection des MEFS3 Rechercher 4Slectionnertous les lves 5 Valider FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement Les manipulations aprs la bascule Etablissements publics 20/05/2015 D.S.I.N. SIECLE- Base ElvesFiche pratique : les manipulations aprs la bascule20 / 20 Aprs ouverture du document dans Acrobat Reader, lancer limpression.6Cocher Certificatde fin de scolarit (EXEAT) 7 Imprimer 8 OK