INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]
REPUBLIQUE DU BURUNDI
PROJET DE DEVELOPPEMEN T DES
SECTEURS FINANCIER ET PRIVE
(PSD)
AUTORITE DE REGULATION DES
MARCHES PUBLICS
(ARMP)
INSTITUT NATIONAL DE
SECURITE SOCIALE
(INSS)
REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE
LA PASSATION DES MARCHES AU TITRE DES
EXERCICES 2011 ET 2012
RAPPORT FINAL
(septembre 2014)
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Rapport Final
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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]
Bujumbura, le 20 septembre 2014
Monsieur le Coordinateur du Projet de
Développement des Secteurs Financier et Privés
(PSD)
Bujumbura
Monsieur le Coordinateur,
Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification
des processus de passation, d’exécution, de suivi administratif, financier et technique et de
contrôle des marchés conclus par l’Institut National de Sécurité Sociale (INSS) pour la
période allant du 1er
janvier 2011 au 31 décembre 2012.
Il s’agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et
procédures édictées par la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du
Burundi afin d’exprimer une opinion motivée sur l’adéquation des procédures de passation
des marchés et de gestion des contrats conclus par l’INSS avec les dispositions dudit code.
Notre examen effectué conformément aux normes d’audit généralement admises sur le plan
international (normes IIA) a comporté les sondages et autres procédés de vérification que
nous avons jugés nécessaires en la circonstance.
Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d’obtenir l’assurance
raisonnable que :
- les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière
transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics
et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d’anomalies
significatives ;
- que l’exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles
et à la règlementation en vigueur ;
- que les procédures de contrôle de la matérialité des transactions sont adéquates et
permettent de s’assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions
techniques et aux normes prévues.
Ces travaux appellent de notre part les réserves et exceptions ci – après :
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A. Réserves
a) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert portant sélection d’un prestataire pour
la maintenance des équipements informatiques attribuée à SYMPHONY pour un
montant de 37 974 636 FBU a permis de relever les non conformités ci-après :
- ce marché a été préparé comme un marché à prix global et forfaitaire alors qu’il
comprend, pour son exécution, des opérations de remplacement de pièces ne
survenant qu’en cas de détérioration desdites pièces ce qui ne peut pas être
programmé avec précision à l’avance. Certaines de ces pièces ont été listées dans
le DAO (disques durs pour les serveurs, batteries pour les onduleurs, têtes
d’impression pour les imprimantes…). A notre avis, il aurait été mieux indiqué de
diviser chaque lot en deux sous-lots (entretien et réparation) de demander aux
candidats de faire des offres de prix unitaires pour les pièces. Ainsi, c’est après
diagnostic et approbation des bons de travaux que les commandes seraient faites
sur la base des prix unitaires du matériel et des coûts horaires mentionnés dans
l’offre de l’attributaire. Ainsi, l’INSS aurait conclu un marché à prix unitaire et à
bon de commandes à émettre lors de la survenance du besoin avec ou sans
engagement en valeur et en quantité.
- les contrats de maintenance informatique doivent inclure deux éléments essentiels
que sont les délais maximaux de réparation et les durées maximales
d’indisponibilité. L’examen du contrat a permis de noter que l’aspect relatif au
délai de réparation est bien pris en charge par l’article 7 relatif aux délais
d’exécution des travaux. Cependant, la durée maximale d’indisponibilité n’est pas
prise en charge dans le contrat quand bien même le DAO avait requis des
soumissionnaires qu’ils possèdent le type de matériel objet du contrat de
maintenance comme indiqué au point IV.3 .3 qui dispose que : « …si la correction
exige des délais longs (plus de 8 heures) qui risquent de gêner l’exploitation, le
titulaire du marché pourra, dans l’attente de correction définitive ou la livraison et
installation des éléments de remplacement, procéder à des corrections temporaires
ou à des solutions d’urgence de contournement. Il pourra installer provisoirement
un équipement de secours pour permettre la continuité des services… ».
- l’examen du PV de réception nous a permis de noter que le travail de la
commission de réception a consisté à faire le point de la situation administrative et
financière et à constater que le matériel fonctionne en foi de quoi elle a prononcé la
réception. Ce contrôle est à notre avis trop sommaire et ne permet de s’assurer de
l’exécution conforme des prestations objet du marché.
- l’examen du dossier de marché nous a permis d’identifier une lettre du titulaire en
date du 16 mai 2011 donc antérieure à la notification du marché dans laquelle il
indique qu’il a fait le diagnostic/inventaire du matériel objet du contrat de
maintenance et effectué les réparations nécessaires. Il s’agit d’une exécution
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anticipée des prestations en violation des dispositions du CMP car le contrat ne
prend effet qu’à compter de la notification du marché (article 76 du CMP).
- un exploit d’huissier portant signification de cession de créances a été servi à
l’INSS à une date non indiquée ; cette signification porte sur le montant total du
marché alors que l’INSS ne doit accepter de payer que le solde restant dû si tant est
que les prestations ont été effectuées. Notons que l’acte de cession de créances
annoncé dans la signification n’est pas classé dans le dossier de marché.
b) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert portant sélection d’un prestataire pour
la maintenance des équipements informatiques attribuée à BUSTEC et à SYMPHONY
pour des montants respectifs de 57 865 237 FBU et 42 121 681 FBU a permis de relever
les non conformités ci-après :
- le délai de 28 jours accordé aux candidats pour la préparation de leurs offres est
inférieur au délai réglementaire prescrit par l’article 48 du CMP ; le non respect du
délai règlementaire est susceptible d’entraîner l’annulation de la procédure à la
requête de toute personne intéressée par son bon déroulement.
- le délai de quinze jours imparti aux attributaires pour la constitution de leurs
garanties de bonne exécution, à compter de la réception de la lettre de marché non
encore approuvée par ailleurs, n’est pas conforme aux dispositions de l’article 97
du CMP ; il y’a lieu de mettre de la cohérence entre les clauses des DAO et le
CMP
- nous avons noté lors de la vérification du rapport d’analyse qu’à l’examen
préliminaire des offres qui est effectué en amont et qui porte sur l’appréciation de
l’exhaustivité, de la recevabilité et de la conformité pour l’essentiel des offres, une
confusion a été faite avec l’examen des critères de qualification du DAO. Ainsi,
des critères relatifs à la qualification ont été utilisés dès l’examen préliminaire
alors que l’examen de la qualification des candidats doit être effectué ex-post et
d’abord pour le candidat ayant l’offre conforme la moins disante. Nous rappelons
que seules les divergences techniques et commerciales majeures peuvent entrainer
le rejet d’une offre au stade de la revue préliminaire. Ces divergences majeures
doivent avoir pour effet de ne pas atteindre l’objectif de l’achat envisagé si l’offre
est retenue ou de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement
conformes.
- le nombre de personnes désignées pour constituer la sous-commission d’analyse
des offres n’est pas conforme aux prescriptions de l’article 19 du décret N°
100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu’« outre le président, la sous-commission
d’analyse est composée de quatre autres membres dont deux issues de la
CGMP…».
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- le contrôle des spécifications techniques du matériel offert n’est pas formalisé dans
un tableau récapitulatif de toutes les spécifications du cahier des charges.
- l’INSS a envoyé le 12 juillet 2011 deux courriers à tous les soumissionnaires pour
demander la prorogation de la durée de validité de leurs offres et en même temps
informer les candidats non retenus du rejet de leurs offres. Cependant, nous
rappelons que lot N° 1 avait déjà reçu l’avis de non objection de la DNCMP le 30
juin 2011 et que les offres avaient expiré depuis le 17 juin 2011. Cette demande de
prorogation aurait du être faite avant l’expiration de la durée de validité des offres.
En outre, la demande de prorogation doit également porter sur la durée de validité
de la garantie de soumission. Il s’y ajoute que le procès verbal de réception n’est
pas versé au dossier de marché pour nous permettre de nous assurer de la réception
effective des fournitures.
- nous avons noté des insuffisances dans le suivi de l’exécution de ce marché car
pour le lot N°2 attribué à SYMPHONY qui n’a pas respecté les délais de livraison
contractuels, la relance n’est intervenue que trois mois après l’expiration dudit
délai. Par ailleurs, au vu des pièces du dossier de marché, l’INSS ne s’est pas
conformée à ses obligations de publicité des attributions provisoire et définitive
conformément aux prescriptions des articles 67 et 76 du CMP.
c) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP 76/T/2011 portant sélection d’un
prestataire pour la construction de cinq immeubles à appartements à Kinindo attribué
au groupement BTCE SA - HYGERA – ROBUCO pour un montant de 6 498 952 462
FBU a permis de constater les non conformités ci-après :
- les travaux de contrôle de la conformité administrative des offres des
soumissionnaires ne sont pas menés à leur terme dès que la sous-commission
d’ouverture constate l’absence d’une pièce à caractère éliminatoire. A notre avis,
l’examen des pièces doit être mené à son terme. Ceci a été constaté pour le
Groupement BERCO-COCOGEL SAL qui avait fourni une copie de l’attestation
de non redevabilité de l’OBR et un bordereau de versement de l’achat du DAO en
lieu et place de deux. A notre avis, il serait souhaitable, dans le cadre de la révision
du Code des Marchés Publics conduite par l’ARMP au regard de sa mission
d’assistance à la règlementation, de permettre aux candidats aux marchés publics
de déposer des copies certifiées conformes à l’original des pièces administratives
et surtout de leur accorder un délai pour compléter lesdites pièces jusqu’à
l’attribution. Par ailleurs, il conviendrait de permettre aux entreprises en règle avec
les impôts et les organismes de retraite et de sécurité sociales au 31 décembre de
l’exercice N d’avoir accès aux marchés publics au titre de l’exercice N+1.
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- la mise en œuvre de l’évaluation des offres est ponctuée par plusieurs
manquements notamment la poursuite de l’évaluation technique de l’offre de
CCCC qui n’avait pas présenté le matériel minimal requis et dont l’offre aurait dû
être rejetée au stade du contrôle de la conformité administrative (bétonnière
montée sur camion, documents relatifs au dumper). En dépit de ce constat, l’offre
financière de CCCC a été évaluée
- au terme de ses travaux, la sous-commission d’analyse a fait une proposition
d’attribution ; nous précisons que les propositions d’attribution sont du ressort de
la Commission de Passation de Marché une fois qu’elle aura statué sur les résultats
des travaux de la sous-commission d’analyse, laquelle proposition d’attribution
doit figurer dans un procès verbal d’attribution établi conformément à l’article 67
du CMP et publié après validation par la DNCMP.
- de nombreuses pièces ne sont pas classées dans le dossier de marché qui ne
comprend pas les lettres d’information adressées aux candidats non retenus
conformément à l’article 68 du CMP et les supports de publication des avis
d’attribution provisoire et définitive pour se conformer aux dispositions des
articles 67 et 76 du CMP. L’archivage et le classement des pièces de marché
doivent être une préoccupation majeure des autorités contractantes.
d) l’examen de la procédure d’appel d’offres DG INSS/0321/F/2011 portant sélection
d’un prestataire pour la fourniture et l’installation de licences antivirus attribué à
ROCK GLOBAL CONSULTING pour un montant de 7 884 908 FBU a permis de
constater les non conformités ci-après :
- au vu du contenu du dossier de marché, l’INSS ne s’est pas conformé à l’article 47
du CMP relatif à la publicité des DAC. Cette exigence est renforcée par les articles
1 et 3 de l’ordonnance 540/1035/2008 du 6 octobre 2008 prise en application de
l’article 5 du CMP portant seuils de passation, de contrôle et de publication des
marchés publics.
- de nombreux manquements ont été notés dans l’archivage des documents de
passation de marché (support de publication de l’attribution définitive qui est une
obligation au regard de l’article 76 du CMP, mainlevées de garanties de
soumission telle que préconisées par l’article 94 relatif à sa libération, inexistence
de la preuve de la constitution de la garantie de bonne exécution….).
- nous avons noté que le nombre des membres la sous-commission d’analyse (4)
n’est pas conforme à celui préconisé à l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet
2008 portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des
Marchés Publics(5).
- nous avons noté des manquements dans le suivi de l’exécution de ce marché le
titulaire n’ayant reçu une lettre de rappel que 63 jours après la notification du
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marché censé être exécuté dans les 45 jours qui suivent ladite notification. ; de
surcroit, le fournisseur n’a pas non plus été mis en demeure pour une application
des pénalités de retard comme stipulé à l’article 109 du CMP. Il s’y ajoute qu’un
temps anormalement long s’est écoulé c’est-à-dire 15 mois entre la notification de
rappel du 18 juillet 2012 et la lettre de demande pour débuter l’exécution du
marché établi par Rock Global le 03 octobre 2013
e) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP/80/F/2012 portant sélection d’un
prestataire pour la fourniture et l’installation de programmes sources a permis de
constater les non conformités ci-après (la procédure n’a pas été menée à son terme):
- l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n’est pas formalisé ; la
DNCMP s’est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser
l’ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l’article 3 du décret 100/120 portant
création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un
avis de non objection sur les DAO avant lancement de l’AO. A notre avis, une
correcte formalisation des interactions entre la DNCMP et l’INSS dans la conduite
du processus de validation du DAO aurait dû permettre s’interroger sur la nature
des applications dont l’INSS veut acquérir les programmes sources et de relever
les points ci après :
- s’agissant de logiciels spécifiquement conçus et produits pour répondre aux
besoins de l’INSS et ayant donné lieu à la conclusion d’un marché en 2003,
la DNCMP aurait dû relever qu’en principe, en se fondant sur les bonnes
pratiques internationales, les codes sources auraient dû être délivrés lors de
la livraison des résultats (cf. régime des codes sources dans CCAG-TIC). Il
aurait fallu, lors de l’acquisition prévoir dans le CCAP une clause « dépôt
et accès aux sources » qui indique le tiers auprès duquel sera effectué le
dépôt, les hypothèses énumérées clairement d’utilisation des codes sources,
la mise à jour des codes sources à chaque modification du logiciel. Ces
précautions auraient certainement permis de faire l’économie de cette
procédure d’appel d’offres.
- la propriété des codes sources ayant été reconnue à l’un des membres du
Groupement, une procédure de gré à gré aurait été plus indiquée. Mais le
comble c’est que le propriétaire ne semble pas détenir les codes sources
modifiés ; ce qui pose encore le problème de la détention effective desdits
codes sources
- le contrôle des spécifications techniques n’est pas formalisé. La sous-
commission d’analyse a proposé la relance de la procédure au motif que le
seul soumissionnaire NEXTT TECHNOLOGY est Rwandais alors que
l’appel d’offres est national. Nous rappelons que la caractérisation d’appel
d’offres national est liée à l’obligation de publication à l’échelon national et
n’empêche pas un candidat étranger de soumissionner à plus forte raison un
soumissionnaire originaire de la COMESA qui est un espace économique
unifié.
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- le procès verbal d’attribution évoque l’existence d’un groupement entre
NEXTT TECHNOLOGIES et CAL-SIL d’une part et d’une lettre de
demande de cession des programmes sources de l’INSS éléments ne
figurant ni dans le PVO, ni dans le rapport d’analyse. La CPM s’interroge
également sur l’analogie entre les droits de propriété et les droits de
copropriété. Il est curieux que ces points n’aient pas été soulevés par la
sous-commission d’analyse posant ainsi la question de la pertinence de ses
analyses.
f) l’examen de la procédure d’appel d’offres portant sélection d’un prestataire pour la
réalisation d’une mission de surveillance des travaux de construction de cinq
immeubles à KININDO et de remise en état d’une villa existante attribué à SNAT
pour un montant de 59 590 000 FBU a permis de noter les non conformités ci-après :
- le dossier d’appel d’offres (il aurait fallu utiliser une Demande de Proposition car
il s’agit de prestations intellectuelles nécessitant la définition d’une méthodologie
…) est très sommaire et ne comprend pas de véritables Termes de Références
décrivant les différentes phases de la mission globale de suivi administratif,
financier et technique , les tâches à accomplir par le maître d’œuvre, les rapports à
produire, la périodicité de leur transmission (hebdomadaires, mensuels), les
résultats attendus. La supervision, le contrôle et la surveillance des travaux
comprend l’approbation des dossiers d’exécution fournis par l’entreprise, la
vérification des documents graphiques et divers procédés de construction. Il est
important de préciser, dans les termes de référence, la nature des vérifications
attendues du consultant avant les travaux, les contrôles à effectuer pendant les
travaux, les rapports attendus et leur format de présentation…., les contrôles après
l’exécution des travaux…. Le dossier de consultation doit comprendre un cadre du
bordereau des prix unitaires (BPU), un cadre du devis quantitatif estimatif (DQE).
- une Commission de Passation des Marchés ad hoc a été désignée pour cette
acquisition par lettre DG/2211/JNT/en/2012 en date du 7 mai 2012. Nous
rappelons que l’article 16 du décret 100/123 portant création, organisation et
fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics indique que les
membres de la Commission de Passation des Marchés sont nommés par la PRMP
pour un an renouvelable. Cependant, la pratique au niveau de l’INSS est de
constituer des CPM ad hoc arguant un souci d’efficacité notamment par la
cooptation au sein de cette CPM de personnes compétentes pour cette acquisition
spécifique. Nous estimons que le résultat peut être atteint par la cooptation de ces
personnes dans la sous-commission d’analyse qui est le véritable artisan de
l’évaluation de la conformité technique des offres.
- l’offre de BERGIMMO a été rejetée par la sous-commission d’ouverture au motif
que le soumissionnaire a déposé une attestation de non litige en lieu et place d’une
attestation de non faillite, celle de CEC a été rejetée au motif que la durée de
validité de l’attestation de non faillite a expiré. Nous estimons qu’une simple
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déclaration sur l’honneur attestant que le soumissionnaire ne fait pas l’objet d’une
procédure de liquidation de biens ou de faillite personnelle devrait suffire. De
manière plus générale la règlementation pourrait être revue notamment pour les
points relatifs à l’attestation non redevabilité à l’OBR ou à l’INSS en permettant
aux candidats de compléter leur dossier administratif pendant la période impartie à
la Commission de Passation des Marchés pour attribuer le marché. En effet, dans
la pratique au niveau international, sont considérées comme étant en règle les
personnes qui, au 31 décembre de l'année précédant l’avis d’appel à la
concurrence, se sont acquittées de leurs impôts, taxes, majorations, pénalités,
cotisations et redevances de régulation des marchés publics mis à leur charge
lorsque ces produits devaient être réglés au plus tard à la date du 31 décembre ;
sont également considérées comme étant en règle, les personnes qui, à défaut de
paiement au 31 décembre de l'année précédant l'avis d'appel à la concurrence, ont
entre cette date et la date du lancement de la procédure de passation soit acquitté
lesdites sommes, soit constitué des garanties jugées suffisantes par l’organisme ou
le comptable chargé du recouvrement des sommes en cause. Il y’a lieu de donner
un délai aux candidats pour compléter les pièces administratives manquantes délai
pouvant aller jusqu’à l’attribution du marché.
- l’élimination du candidat CEC pour cause de non validité de l’attestation de non
faillite a donné lieu à un recours de ce dernier auprès du CRD de l’ARMP. Cette
attestation ne porte aucune durée de validité et comme nous l’avons indiqué ci-
avant, une simple déclaration sur l’honneur est admise de manière générale.
L’offre du candidat aurait pu être retenue pour examen détaillé.
- dans sa demande d’ANO formulée le 14 juillet 2012 par lettre
DG/3303/JNT/en/2012 le Directeur Général de l’INSS indique que le candidat
SNAT marque son accord pour conformer son offre financière au budget.
L’examen de la lettre du candidat portant ajustement des honoraires pour se
conformer au budget de l’INSS a permis de constater que la réduction des
honoraires a été faite de manière forfaitaire en violation des dispositions de
l’article 37 du CMP. Nous précisons que pour les marchés de prestations
intellectuelles, les négociations n’ont pas pour vocation à réduire le prix du
marché. Elles doivent porter essentiellement sur les points relatifs à la clarification
et à l’amélioration des termes de références, au respect du planning d’exécution et
à la disponibilité du personnel clé. Ces négociations peuvent induire quelques
modifications du niveau des honoraires mais les prix unitaires doivent demeurer
inchangés. Un procès verbal des négociations doit être par ailleurs établi et annexé
au contrat.
- le contrat a été conclu à prix global et forfaitaire pour une durée de 18 mois ; ce
mode de facturation n’est pas le plus indiqué pour ce type de prestation car il
expose l’INSS à la conclusion d’avenant en cas d’arrêt ou de dérapage des délais
d’exécution de contrat de construction.
g) l’examen de la procédure d’appel d’offres portant acquisition de véhicules double
cabine 4X4 et d’une Jeep attribuée à TOYOTA BURUNDI pour un montant de
251 750 000 FBU a permis de noter les non conformités ci-après :
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2. Limitations à l’étendue de nos travaux et autres domaines d’incertitudes
subsistants à l’issue de nos travaux :
- les demandes de cotations n’ont pas été mises à notre disposition pour nous permettre
de mettre en œuvre des procédures de vérification propres à nous permettre
d’exprimer un avis motivé sur la conformité de leurs procédures de passation.
Au regard des points évoqués aux paragraphes 1 et 2 ci-avant, notre opinion est que l’INSS s’est
conformée de manière assez satisfaisante aux procédures de passation et d’exécution des
marchés édictés par le Code des Marchés Publics.
- il y’a une incohérence entre le montant de la garantie de soumission fixé dans
l’avis d’appel d’offres (4 000 000 FBU) et celui mentionné dans le RPAO
(2 500 000 FBU) ; par ailleurs cette garantie a été déterminée globalement plutôt
que par lot. Il y’a lieu de veiller à la cohérence interne des documents de passation
et de déterminer pour chaque lot le montant de la garantie de soumission.
- la définition des spécifications techniques pour l’achat de véhicules pick-up double
cabine est marquée par l’introduction de critères abusifs, orientés et
discriminatoires. En effet, le critère relatif à la garde au sol minimale de 250 mm
n’est pas objectif au regard des standards pour ce type de véhicule dont la garde au
sol oscille entre 200 et 230 mm et surtout de l’usage auquel ces véhicules sont
destinés. En effet, pour l’INSS la nature des activités ne justifie pas une garde au
sol de 250 mm. En fixant un minimum de 250 mm de garde au sol, l’INSS fait une
restriction à l’accès à la commande publique. Nous rappelons que les
caractéristiques techniques doivent être définies en fonction de l’usage auquel les
véhicules sont destinés.
- le délai accordé à l’attributaire pour constituer la garantie de bonne exécution n’est
pas conforme à l’article 97 du CMP auquel il convient de se conformer.
- la sous-commission d’analyse constituée pour cette acquisition n’a pas l’effectif
requis par l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,
organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.
- plusieurs pièces de marché ne sont pas classées dans le dossier mis à notre
disposition (support de publication de l’AAO, mainlevées des garanties de
soumission, publication de l’attribution définitive)
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SOMMAIRE
Pages
Lexique des abréviations et sigles 13
1 Tableau de synthèse des violations des textes législatifs et réglementaires 15
2 Contexte de l’intervention et objectifs de la mission 22
2.1 Contexte de l’intervention 22
2.2 Objectifs de la mission 24
2.2.1 Objectifs généraux 24
2.2.2 Objectifs spécifiques 24
2.2.3 Etendue des travaux à effectuer 25
2.2.4 Rapports émis au terme de la mission 29
3 Approche méthodologique mise en œuvre 30
3.1 Revue approfondie des textes de référence 31
3.2 Détermination de l’échantillon des marchés à examiner 32
3.3
3.4
Analyse de l’organisation et de l’environnement de la passation des
marchés
Vérification des différentes étapes de la passation des marchés
33
34
3.4.1 Audit de la préparation des marchés 35
3.4.2 Audit de la gestion de l’attribution 36
3.4.3 Audit de la gestion de l’exécution des marchés dans ses aspects
administratifs, financiers et physiques
37
4 Résultats des travaux 38
4.1 Revue du cadre institutionnel et de l’environnement de la passation des
marchés
39
4.1.1 Autorités de Régulation des Marchés Publics 39
4.1.2 Direction Nationale de Contrôles des Marchés Publics 42
4.1.3 Organes de la passation des marchés institués au sein de l’autorité
contractante
43
4.1.3.1 Cellules de gestion des marchés publics 43
4.1.3.2
4.1.3.3
Commission de passation des marchés
Commission de réception
44
44
4.2 Document de programmation de la passation des marchés 45
4.2.1 Plan prévisionnel annuel de passation des marchés 45
4.2.2 Avis général de passation des marchés 46
4.2.3 Rappel des seuils applicables au MSP 46
4.3
4.3.1
4.3.2
Examen des marchés
Périmètre couvert par nos travaux
Marchés passés par appels d’offres
48
48
54
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Rapport Final
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Liste des abréviations et sigles
AC Autorité Contractante
AGPM Avis Général de Passation des Marchés
ANO Avis de Non Objection
AOOI Appel d’Offres Ouvert International
AOON Appel d’Offres Ouvert National
AOR Appel d’Offres Restreint
ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics
BPU Bordereau des Prix Unitaires
CD Commission Disciplinaire
CPM Commission de Passation des Marchés
CMP Code des Marchés Publics
CGMP Cellule de Gestion des Marchés Publics
COMESA Marché Commun de Afrique Orientale et Australe (Common Market for Eastern
and Southern Africa)
CPV Common Procurement Vocabulary (vocabulaire commun des marchés publics)
CR Consultation Restreinte
CRD Commission de Règlement des Différents
DAC Dossier d’Appel à la Concurrence
DAF Direction Administrative et Financière
DAO Dossier d’Appel d’Offres
DG Directeur Général
DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
DP Demande de Propositions
DC Demande de Cotations
DQE Devis Quantitatif Estimatif
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Rapport Final
13
ED Entente Directe
FBU Franc Burundais
GBE Garantie de Bonne Exécution
GG Gré à Gré
GS Garantie de Soumission
INSS Institut National de Sécurité Sociale
MEFPD Ministère de l'Economie et des Finances et de la Planification du Développement
NA Non Applicable
OI Observateur Indépendant
PPM Plan de Passation des Marchés
PSD Projet de Développement des Secteurs Financier et Privé
PRMP Personne Responsable des Marchés Publics
PVA Procès Verbal d’Attribution
PVO Procès Verbal d’Ouverture
SCA Sous-commission d’analyse
SCO Sous-commission d’ouverture
TDR Termes de Référence
TVAC Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise
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Rapport Final
14
SECTION 1
SYNTHESE DES NON CONFORMITES ET DES RECOMMANDATIONS
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Rapport Final
15
1 SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS
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Rapport Final
16
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Rapport Final
17
TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS
Description AOO – DNCMP/02/S/2011 AOO – DNCMP/37/F/2011 AOO – DNCMP/76/T/2011 AOO – DGINSS/0321/F/2011
Nature MAINTENANCE DES
EQUIPEMENTS
INFORMATIQUES
FOURNITURE ET
INSTALLATION DES
EQUIPEMENTS
INFORMATIQUES
TRAVAUX DE
CONSTRUCTION DE 5
IMMEUBLES A
APPARTEMENTS A
KININDO
FOURNITURE ET
INSTALLATION D’UN
RENOUVELLEMENT DE
LICENCES ANTIVIRUS
Attributaires SYMPHONY BUSTEC
SYMPHONY
57 865 237
42 121 681
GROUPEMENT BTCE SA –
HYGEBA LTD – ROBUCO SA
ROCK GLOBAL CONSULTING
Montants 37 974 636 99 986 918 6 498 952 462 7 884 908
Violation de l’article 9 relatif
à la CGMP √ √
Non-respect des dispositions
de l’article 44 sur le contenu
des avis d’appel d’offres
√ √
Violation de l’article 47 du
CMP sur la publication de
l’AAO
√
Violation de l’article 48 du
CMP sur les délais de
préparation et de réception
des offres
√ √
Violation de l’article 60 du
CMP sur l’ouverture des plis √
Violation de l’article 62 du
CMP sur les missions de la
sous-commission d’analyse
√ √
Violation de l’article 67 du
CMP sur l’établissement du
procès verbal d’attribution
√ √
Violation de l’article 68 du √ √
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
18
CMP sur l’information des
candidats évincés du rejet de
leurs offres
Non-respect des dispositions
de l’article 94 sur la
libération de la garantie de
soumission
√
Non-respect des dispositions
des articles 95 et 97 sur la
constitution des garanties de
bonne exécution
√ √
Non-respect des dispositions
de l’article 109 sur les
pénalités de retard
√
Non-respect des dispositions
de l’article 3 du décret
100/120 portant création,
organisation et
fonctionnement de la
DNCMP
√ √ √
Non-respect des dispositions
des articles 1, 4, 18 et 19 du
décret 100/123 du 11 juillet
2008 portant création
√ √
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
19
Description AOO – DNCMP/80/F/2012 AOO – DNCMP/19/F/2012 AOO – DNCMP/26/S/2011 AOO – DNCMP/109/F/2012
Nature FOURNITURE ET
INSTALLATION DES
PROGRAMMES SOURCES
POUR LES SYSTEMES DE
GESTION DES RESSOURCES
HUMAINES ET DES FINANCES
FOURNITURE ET
INSTALLATION DES
EQUIPEMENTS
INFORMATIQUES
SURVEILLANCE DES
TRAVAUX DE
CONSTRUCTION DE 5
IMMEUBLES A KININDO ET
DE REMISE EN ETAT D’UNE
VILLA EXISTANTE
FOURNITURE ET
INSTALLATION DE 5
GROUPES ELECTROGENES
DANS LES AGENCES DE
5BURURI, MWARO, GITEGA,
NGOZI ET CENTRE VILLE)
Attributaires Non exécuté INFOS
ELECTRONICS
27 258 000 SNAT GTS
SYMPHONY 13 079 882
SYMPHONY 5 914 093
Montants Non exécuté 46 251 975 59 590 000 89 975 000
Violation de l’article 9
relatif à la CGMP √ √ √
Violation de l’article 37 du
CMP relatif à la négociation
des marchés de prestations
intellectuelles
√
Non-respect des dispositions
de l’article 44 sur le contenu
des avis d’appel d’offres
√
Violation de l’article 47 du
CMP sur la publication de
l’AAO
√
Violation de l’article 48 du
CMP sur les délais de
préparation et de réception
des offres
√ √
Violation de l’article 62 du
CMP sur les missions de la
sous-commission d’analyse
√ √ √
Violation de l’article 67 du
CMP sur l’établissement du
procès verbal d’attribution
√ √
Violation de l’article 68 du √
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
20
CMP sur l’information des
candidats évincés du rejet de
leurs offres
Exécution anticipée d’un
contrat en violation de
l’article 75, 76 du CMP sur
la notification et la
publication de l’attribution
définitive, l’information des
candidats évincés
√ √
Non-respect des dispositions
de l’article 94 sur la
libération de la garantie de
soumission
√
Non-respect des dispositions
des articles 95 et 97 sur la
constitution des garanties de
bonne exécution
√
Non respect des dispositions
de l’article 99 sur la forme
des garanties
√
Non-respect des dispositions
de l’article 3 du décret
100/120 portant création,
organisation et
fonctionnement de la
DNCMP
√
Non-respect des dispositions
des articles 1, 4, 16, 18 et 19
du décret 100/123 du 11
juillet 2008 portant création
√ √ √
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
21
Description AOO – DGINSS/0550/F/2012 AOO – DNCMP/90/F/2012
Nature FOURNITURE ET INSTALLATION DE
LICENCE ANTIVIRUS
FOURNITURE DE 03 CAMIONNETTES
DOUBLE CABINE 4x4 ET D’UNE JEEP
Attributaires ROCK GLOBAL CONSULTING TOYOTA BURUNDI
Montants 6 244 961 251 750 000
Violation de l’article 9 relatif à la CGMP √
Violation de l’article 47 du CMP sur la publication de l’AAO √ √
Violation de l’article 62 du CMP sur les missions de la sous-
commission d’analyse √
Exécution anticipée d’un contrat en violation de l’article 75, 76 du
CMP sur la notification et la publication de l’attribution définitive,
l’information des candidats évincés
√
Non-respect des dispositions de l’article 94 sur la libération de la
garantie de soumission √ √
Non-respect des dispositions des articles 95 et 97 sur la constitution
des garanties de bonne exécution √
Non-respect des dispositions de l’article 109 sur les pénalités de
retard √
Non-respect des dispositions de l’article 3 du décret 100/120 portant
création, organisation et fonctionnement de la DNCMP √
Non-respect des dispositions des articles 1, 4, 16, 18 et 19 du décret
100/123 du 11 juillet 2008 portant création √ √
Non-respect des dispositions de l’article 3 de l’ordonnance
540/1035/2008 portant seuils de passation, de contrôle et de
publication
√
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
22
SECTION 2
CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
23
2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION
2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION
2.1 CONTEXTE DE L’INTERVENTION
Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot
considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence,
l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de
droit, le Gouvernement du Burundi a procédé à une profonde réforme de son système de
gestion des finances publiques. Cette réforme cherche à rationaliser les dépenses
publiques et aligner le système de Passation des Marchés Publics sur les meilleures
pratiques internationales en la matière, notamment en se conformant aux directives du
COMESA relatives à l’harmonisation des marchés publics des Etats membres de la
Communauté. Elle comporte d’importantes innovations par rapport à la réglementation
antérieure en ce qu’elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des
soumissionnaires au stade de passation de marchés, rationalise le contrôle a priori,
responsabilise davantage les ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle
a posteriori.
Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l’Autorité de Régulation des
Marchés Publics (ARMP) sous forme d’autorité administrative indépendante, distincte du
service administratif chargé du contrôle a priori et a posteriori de la passation des
marchés, en l’occurrence la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
(DNCMP).
Les missions de l’ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l’autonomie
financière, s’organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des
marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent
d’intervenir sur l’ensemble du secteur, tant à travers des missions d’assistance dans
l’élaboration des politiques ou de la conception d’outils de passation (documents et
formulaires standards…), qu’en matière de formation ou de développement du cadre
professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l’audit
et le règlement des conflits.
En particulier, l’ARMP a l’obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion
budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la
réglementation en matière de passation, d’exécution et de contrôle des marchés et
conventions.
La présente mission concerne la mise en œuvre d’une revue indépendante pour la
vérification, en référence au Code des Marchés Publics (CMP), de la transparence et des
conditions de régularité des procédures d’élaboration, de passation et d’exécution des
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
24
marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre des exercices
2011 et 2012 par les autorités contractantes indiquées à l’annexe 1 des présents termes de
référence.
2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION
2.2.1 Objectifs Généraux
L’objectif principal de la mission, au sein des autorités contractantes est de vérifier le
processus de passation et d’exécution des marchés conclus entre le 1er Janvier 2011 et le
31 décembre 2012, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures
édictées par le Code des Marchés Publics. Il s’agira principalement d’apprécier
l’adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des
contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités
contractantes.
2.2.2 Objectifs Spécifiques
Les objectifs spécifiques sont les suivants :
se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les
contrats sélectionnés ;
Vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d’économie, d’efficacité,
d’équité et de transparence, édictés par le CMP ;
Fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les
aspects techniques et économiques ;
Identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en
particulier dans les cas de rejet d’offres moins - disantes, de fractionnement de
marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non-
respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non-respect des seuils
fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication,
etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement
sur l’acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du CMP ;
Procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l’exhaustivité,
l’efficacité et la pertinence de leur traitement par l’autorité contractante et établir le
pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en
ce qui concerne les plaintes finalement soumises au Comité de Règlement des
Différends de l’ARMP, le consultant examinera aussi le degré d’application (en
pourcentage), par l’autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la
pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de
revue de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP),
Examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette
direction ;
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
25
Dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par
rapport au niveau d’exécution ;
Examiner et évaluer les situations d’attribution de marchés par entente directe : le
consultant passera en revue l’ensemble des marchés passés par entente directe et
déduira en fin de revue d’une part, les pourcentages en montant et en nombre des
marchés de gré à gré par rapport à l’ensemble des marchés passés par l’autorité
contractante et, d’autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de
gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; il évaluera aussi dans toute la
mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente
directe ;
Examiner la conformité de l’organisation en matière de passation de marchés et,
fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d’application, des
recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des Cellules
de Gestion des Marchés Publics (CGMP), des Commissions des Marchés (CM), des
Commission d’Ouverture et d’Analyse des offres, des Commissions de Réception et
des différents contrôles internes des Personnes Responsables des Marchés Publics
(PRMP) ;
Examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques
(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles
qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ;
Formuler des recommandations pour le futur.
Conformément aux termes de références, nous nous sommes appuyés sur l’expert
désigné par l’ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités
contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre
efficace de nos travaux.
En fin de mission, une formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en matière de
passation de marchés sera organisée à l’intention de cinq (5) experts de l’ARMP et
cinq (5) experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics DNCMP.
Les sessions de formation seront organisées au siège de l’une desdites institutions.
2.2.3 Etendue des travaux à effectuer
Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités
contractantes figurant dans le périmètre de vérification défini dans les termes de
référence, de l’application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation et de
l’exécution des marchés quelle que soit la source de financement ( des ressources
internes et ressources externes) de leurs budgets (budget de l’Etat pour les services
centraux des ministères ; budgets des organismes rattachés aux ministères, soumis à
l’application du CMP ; budgets des collectivités territoriales), la formulation de
recommandations tant au niveau organisationnel qu’au niveau de la passation et de
l’exécution des marchés.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
26
A cet effet, nous avons, comme indiqué dans les termes de références et dans notre
proposition technique:
a) en début de mission, et en rapport avec l’ARMP, sélectionné et validé un
échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des
marchés. L’échantillon est composé comme suit :
- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la
DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;
- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la
DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;
- 50% des marchés passés par entente directe et par consultation restreinte.
Pour chacune des premières catégories de marchés, nous nous sommes assurés que la
distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et types
de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux).
Toutefois, pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle
a été exhaustif.
b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon
(publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de
passation choisie, couverture budgétaire, rapports d’évaluation des offres,
traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des
attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais
des paiements, respect des délais d’exécution, respect des procédures de
réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, nous avons apprécié la
conformité des avis de la DNCMP avec la réglementation ;
c) à l’examen et à l’analyse du respect de certaines dispositions particulièrement
importantes du CMP telles que, l’inscription préalable des marchés dans les
plans de passation de marchés et les avis généraux d’appels d’offres,
l’attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les
conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes
d’éclaircissement formulées par les candidats, l’approbation des marchés par
les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les
seuils des avenants, le respect des délais d’exécution, les cas de résiliation,
etc. ;
d) à l’élaboration des statistiques sur les marchés ; nous avons procédé, en
particulier, à une analyse comparative de l’utilisation de méthodes non ou peu
compétitives (ententes directes, appels d’offres restreints, avenants, demandes
de cotations) ; nous avons procédé également à la détermination du temps
moyen de traitement des dossiers par les Cellules de Gestion des Marchés
Publics et des autres Commissions connexes, et la fourniture des statistiques
sur le nombre de dossiers (DAO, Rapport d’évaluation) rejetés par la DNCMP,
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
27
e) à l’examen de la qualité, la transparence et l’efficacité des opérations de
passation des marchés de l’autorité contractante, de même son organisation
institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de
suivi et de contrôle) ; diagnostic approfondi des Cellules de Gestion des
Marchés Publics et des autres Commissions connexes ;
f) à la vérification de l’enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la
production des garanties de restitution d’avances et des garanties de bonne
exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, l’émission
formelle d’ordres de service s’agissant des travaux, la réception par les
commissions ad-hoc des travaux et fournitures, l’existence et ou la mise à jour
du manuel des procédures de marchés et consultations restreintes s’agissant
des entreprises publiques et établissements publics, agences et collectivités
locales, l’application des pénalités de retard prévues et intérêts moratoires, etc.
g) à l’examen d’éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques
(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives)
telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque
mondiale ;
h) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du
CMP ;
i) à l’animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en
matière de passation de marchés au bénéfice de 5 experts de l’ARMP et 5
experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP).
Modalités d’échantillonnage des marchés audités:
Nous avons constitué la liste des marchés conclus en identifiant deux catégories :
les marchés ayant atteint le seuil de contrôle de la DNCMP qui ont donc fait
l’objet d’un contrôle a priori ;
les marchés n’ayant pas atteint le seuil de contrôle.
Par la suite un échantillon correspondant à 10% pour la première catégorie et 15%
pour la deuxième on été extraits aux fins de la revue.
Cependant, comme mentionné ci-avant, chaque fois que le nombre de contrats d’une
catégorie a été inférieur à 10, la revue a été exhaustive.
De même, les marchés conclus par entente directe et par consultation restreinte ont été
examinés à 50%.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
28
Pour les marchés passés par entente directe, le consultant prendra les dispositions pour
s’assurer le contrôle des prix de revient.
Dans ses recommandations, le Consultant donnera des indications claires sur les marchés dans
lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l’ARMP de
poursuivre les investigations appropriées.
2.2.4 Rapports émis au terme de la mission
Comme indiqué dans les termes de référence, nous avons produit à l’issue de la
mission et pour chaque autorité contractante les documents ci-après :
i) Un rapport d’étape en cinq exemplaires deux semaines ouvrables après le
démarrage de la mission ;
ii) Un rapport individuel provisoire en 5 exemplaires 60 jours ouvrables après
le début des prestations ;
iii) Un rapport individuel final en cinq exemplaires 10 jours après notification
des observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui disposeront
de 5 jours ouvrables pour ce faire ;
iv) Un rapport individuel final en version définitive, 5 jours après notification
des dernières observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui
disposeront de 5 jours pour ce faire.
Ces différents rapports ont été soumis sur support informatique reproductible, en
fichiers PDF et Word.
Outre une description des procédures d’audit utilisées, les rapports comprennent
également un sous rapport sur la qualité des structures de passation des marchés
(notamment Commission de Passation des Marchés, Cellules de Gestion des Marchés
Publics et contrôles internes). Ce sous rapport portera sur l’analyse des insuffisances
en rapport avec le CMP et un sous rapport de synthèse sur le degré de respect des
dispositions du CMP par les autorités contractantes.
Nous procéderons, pour chaque autorité contractante, à une analyse approfondie des
indicateurs de suivi et de contrôle et à la formulation d’une opinion sur les
performances des autorités contractantes par rapport auxdits indicateurs
Les rapports seront élaborés conformément aux indications des termes de référence.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
29
SECTION 3 APPROCHE METHODOLOGIQUE
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
30
3. APPROCHE METHODOLOGIQUE
Pour atteindre les objectifs décrits ci – avant, nous avons mis en œuvre les phases de travaux
ci - après :
3.1 PHASE N° 1 REVUE DES TEXTES DE REFERENCE
Nous avons effectué à l’entame de la mission une prise de connaissance approfondie du cadre
général de la passation des marchés publics, avec notamment une revue des textes législatifs
et règlementaires en vigueur et de l’ensemble des référentiels de base applicables à la
passation des marchés et à l’autorité contractante à savoir :
- règlement régional du COMESA en matière de passation des marchés publics,
- loi N° 1/01 du 04 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi,
- loi 1/12 du 18 avril 2006 portant mesures de prévention et de répression de la
corruption et des infractions connexes,
- loi du 19 mars 1964: annexe III portant Règlement Général sur la
Comptabilité Publique
- décret-loi n° 1/171 du 10 décembre 1971 portant Règlement Général sur la
Comptabilité Publique. - décret N° 100/119 du 07 juillet 2008, portant création, organisation et
fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés publics,
- décret N° 100/120 du 08 juillet 2008, portant création, organisation et
fonctionnement de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics,
- décret N° 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et
fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés publics,
- décret N° 100/35 du 26 octobre 2010, portant nomination des membres de la
Commission Spéciale chargée des dérogations pour la passation des marchés de
gré à gré présentant un caractère secret,
- ordonnance N° 540/1035/2008 du 06 octobre 2008, portant seuils de passation,
de contrôle et de publication des marchés publics,
- ordonnance N° 540/753/2009 du 08 juin 2009, portant seuils de passation, de
contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur,
- ordonnance N° 540/249/2010 du 14 février 2010, portant seuils de passation, de
contrôle et de publication des marchés publics pour les entreprises publiques à
caractère commercial,
- ordonnance N° 540/169/2011 du 17 février 2011, portant seuils de passation, de
contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur.des
documents types de passation des marchés
- ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers
types de passation des marchés publics
- décisions de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
31
3.2 PHASE N° 2 DETERMINATION DE L’ECHANTILLON DES MARCHES A
EXAMINER
Conformément aux termes du Chapitre 3 des termes de référence de la mission, nous avons
procédé à la sélection d’un échantillon représentatif de l’ensemble des marchés de chaque
autorité contractante à examiner, de façon à nous faire une opinion fiable sur la régularité,
l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations. Cet échantillon a été constitué en
respectant la répartition suivante :
- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non
compris les marchés par entente directe) ;
- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP
(non compris les marchés par entente directe) ;
- 50% des marchés passés par entente directe et des consultations restreintes
La mise en œuvre de l’approche par les risques (voir Phase 3 : analyse de l’organisation et de
l’environnement de la passation des marchés), nous a conduits à procéder par sondage à
l’intérieur des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, « …un audit consiste à examiner
par sondage les éléments probants... », et il s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas
d’anomalies dites significatives (matérialité ou seuil de signification).
Pour les besoins de nos travaux nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage
appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés à l’intérieur des 2 premières
catégories de marchés, sus-ciblées. Les caractéristiques de l’échantillon répondent à un certain
nombre d’impératifs, notamment être représentatif de la population de marchés passés par
l’autorité contractante et de taille suffisante pour étayer les conclusions de l’audit.
Au sein d’une même catégorie (à l’exclusion des ententes directes qui sont vérifiées à 50%),
la sélection a tenu compte des critères suivants :
- le seuil financier du marché, en se basant sur le montant élevé ;
- la spécificité, la complexité, et le degré de sensibilité : les procédures dérogatoires
ou complexes comportent des risques de dysfonctionnements difficilement
décelables (appels d’offres restreints et consultations restreintes, notamment) ;
- la fréquence du contentieux : nous avons procédé à la revue systématique de tous
les marchés ayant fait l’objet de réclamations soumise au Comité de Règlement
des Différends de l’ARMP et / ou aux tribunaux
A cet effet, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la
constitution d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur
lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis de reconstituer un
second échantillon ayant également fait l’objet de vérifications.
Pour chaque catégorie de marché dont la population est inférieure à 10, la revue a couvert
l’ensemble des marchés passés.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
32
3.3 PHASE N° 3 ANALYSE DE L’ORGANISATION ET DE L’ENVIRONNEMENT
DE LA PASSATION DES MARCHES
Dans le cadre de l’exécution de notre mission nous avons effectué une revue succincte de
l’organisation et du fonctionnement de l’INSS pour apprécier sa capacité à mettre en œuvre
de manière efficace les procédures et opérations de marchés par la mise en œuvre des modules
d’analyse et d’évaluation ci - après :
- analyse de l’organisation institutionnelle mise en place en application des
dispositions des articles 6 à 9 de la loi portant CMP et du décret N° 100/123 du 11
juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de
Gestion des Marchés Publics (CGMP),
- évaluation des performances des Personnes Responsables des Marchés Publics
(PRMP), des CGMP, des Commissions de Passation des Marchés (CPM) et des
Commissions de Réception (évaluation des capacités des agents affectés à ces
structures et du respect par l’autorité contractante de l’indépendance qui leur est
conférée par la réglementation),
- revue de la conformité des actes de nomination des membres des organes de
passation des marchés (CGMP, CPM, CR, SCO, SCTAO)
- analyse des systèmes de gestion financière et des procédures de contrôle interne
pour apprécier leur aptitude à gérer efficacement la commande publique tout en
respectant la nécessité d’éviter l’exécution de fonctions incompatibles par les
intervenants,
- évaluation de la qualité des procédures de passation des marchés quant à leur
conception et à leur correcte mise en œuvre,
- contrôle de la régularité des dépenses.
Cette analyse de l’environnement de la passation des marchés revêt une importance de tout
premier plan dans l’approche risque que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette
mission. En effet le risque d’audit comprend une composante risque inhérent portant sur
l’environnement et liée à l’intégrité, à l’expérience, à la compétence de la direction, aux
pressions fortes qu’elle est susceptible de subir… Nos programmes de vérification ont été par
conséquent modulés pour circonscrire ce risque inhérent de manière à réduire le risque
d’audit.
Par ailleurs, l’analyse approfondie des procédures et du système de contrôle interne évoquée
ci – avant, nous a permis, de circonscrire le risque de contrôle c'est-à-dire l’incapacité du
système de contrôle interne des Autorités Contractantes à détecter et corriger à temps les
anomalies dans la mise en œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés.
Aussi, notre analyse des trois systèmes d’organisation, d’information et de contrôle de
chaque Autorité Contractante nous a permis de faire une évaluation de la pertinence de la
définition des pouvoirs, des responsabilités et de la séparation des fonctions d’une part et,
d’autre part d’évaluer la capacité desdits systèmes à maîtriser les risques liés aux opérations
de passation des marchés relativement aux assertions d’audit (exhaustivité des
enregistrements, existence ou réalité des enregistrements, transcription des droits et
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
33
obligations, valorisation des opérations, présentation des informations, rattachement des
opérations à la bonne période) . Cette phase est au cœur de l’approche par les risques que
nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette mission.
3.4 PHASE N° 4 VERIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA
PASSATION DES MARCHES
La mise en œuvre de l’approche par les risques ci-avant mentionnée nous a conduits à
procéder par sondage « un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants » et il
s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas d’anomalies dites significatives.
Précisons que les termes de référence ont donné des indications sur la taille des échantillons à
constituer pour les différents types de marchés.
Ainsi, pour les besoins de nos travaux, nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage
appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés. A cet effet, comme indiqué ci-
avant, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution
d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont
porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis dans certains cas de
reconstituer un second échantillon sur lequel ont également porté nos vérifications. L’analyse
et la projection des résultats ont permis soit de tirer des conclusions, soit de réévaluer le
risque d’échantillonnage.
Les contrôles préalables suivants ont été effectués :
- revue du plan prévisionnel de passation des marchés afin d’apprécier la conformité
de son établissement à l’article 15 du CMP,
- rapprochement du plan prévisionnel approuvé par la DNCMP avec celui qui a été
publié,
- rapprochement de l’avis général de passation des marchés avec le plan
prévisionnel,
- contrôle et rapprochement de l’état d’exécution du plan prévisionnel avec la
situation d’exécution budgétaire et avec les mouvements cumulés des comptes
fournisseurs retracés dans la balance auxiliaire des comptes fournisseurs,
- sélection, conformément aux termes de référence de la mission, d’un échantillon
de marchés à contrôler sur la base de critères combinés liés au mode de passation,
au montant et au type de marchés, mais aussi en tenant compte d’un certain
nombre de critères énoncés ci-dessus (voir Phase 2 : détermination de l’échantillon
des marchés à auditer),
- contrôle de la correcte mise en œuvre de toutes les étapes de la passation des
marchés.
Pour l’exécution de cette PHASE N° 4, nous avons mis en œuvre les MODULES de travaux
ci-après qui épousent les contours des différentes étapes de la passation des marchés.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
34
3.4.1 MODULE 1 - AUDIT DE LA PREPARATION DES MARCHES
La préparation des marchés concerne la période couvrant l’élaboration du Dossier d’Appel à
la Concurrence (DAC) à la réception des offres.
Dans cette étape de contrôle, les questions qui se posent de prime abord sont les suivantes :
- le besoin est – il bien défini, quantifié et valorisé, conformément à l’article 19 du
CMP ?
- le besoin est- il réel ? répond-il exclusivement au besoin de l’Autorité
Contractante ?
- le marché résulte-t-il d’un regroupement de besoins suivant leur homogénéité ou
leur unité fonctionnelle ? N’est-il pas le résultat d’un fractionnement ?
- la passation du marché est-elle conforme à la réglementation ?
Les contrôles ont porté sur les aspects relatifs :
- à la conformité du mode de passation utilisé au regard des seuils de passation, (le
risque à circonscrire c’est qu’une méthode de passation inappropriée soit
utilisée ; la démultiplication de procédures de Demandes de cotation peut cacher
un fractionnement des marchés ; tous les marchés dont le montant avoisine les
seuils de passation des marchés par AO seront couverts à 100% ; les marchés
attribués à des fournisseurs selon une fréquence anormalement élevée seront
particulièrement surveillés) ;
- au respect des règles en matière de revue préalable, par la DNCMP, des dossiers
d’appel à la concurrence, des rapports d’évaluation ou des contrats ; à cette étape,
il sera aussi procédé à la revue des avis délivrés par la DNCMP afin de déterminer
s’ils sont conformes ou non à la réglementation ;
- à l’autorisation préalable de la DNCMP sur toutes les procédures dérogatoires,
dont les ententes directes (au-delà des autorisations c’est la question de
l’opportunité des ED qui sera examinée ; la part des marchés passés par ED
sera vérifiée par rapport au seuil limite de 10% qu’elle ne doit pas dépasser ; la compétitivité des coûts sera également examinée ; la nature des informations
nécessaires au contrôle des prix de revient est-elle précisée dans le contrat ? Le
contrôle des prix de revient est- il effectif ? L’Autorité Contractante est–elle
outillée pour effectuer ce contrôle ?) ;
- au respect des règles de publicité et / ou de sélection des soumissionnaires
potentiels (il faudra déceler toutes les entraves au libre accès à la commande
publique et à l’information équilibrée des soumissionnaires) ;
- au contenu, à la clarté et à l’exhaustivité des dossiers d’appel à candidatures et à la
concurrence, (appréciation de la pertinence des critères d’évaluation et
d’attribution, identification de tous les critères discriminatoires constituant des
entraves au libre accès à la commande publique qu’il s’agisse des spécifications
techniques ou des critères de qualification) ;
- au contenu des avis d’appel à candidatures et / ou invitations à soumissionner,
- au respect des délais de préparation des offres ;
- à la gestion de la période de préparation des offres notamment la gestion des
interactions avec les soumissionnaires (réponses dans les formes et les délais
requis aux interrogations formelles communiquées à tous les soumissionnaires par
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
35
la PRMP ou la personne désignée à cet effet dans le DAC, informations sur
l’ouverture) ;
- vérification de l’existence des registres des marchés côtés et paraphés (dates
d’envoi des DAC, dates d’arrivée des offres, vérification des convocations des
membres de la CPMP).
3.4.2 - MODULE 2 - AUDIT DE LA GESTION DE L’ATTRIBUTION
L’attribution concerne la période allant de la date d’ouverture des plis à la date d’approbation
du marché. Les contrôles ci-après ont été effectués :
- vérification du contenu des procès-verbaux d’ouverture des offres, de l’effectivité
de leur publication et de leur transmission aux soumissionnaires,
- vérification de la conformité des informations consignées dans le procès-verbal ou
rapport d’évaluation des offres avec le contenu des offres,
- vérification de la conformité de l’évaluation, notamment entre l’évaluation de
l’offre et l’évaluation du soumissionnaire à travers les critères de
qualification,
- vérification de l’utilisation exclusive des critères d’évaluation annoncés dans le
DAC,
- contrôle de l’application des critères de correction des offres financières,
- contrôle de la réalité économique des prix proposés dans le cadre des ententes
directes, des consultations restreintes et des Demandes de cotation,
- contrôle d’existence des soumissionnaires pour identifier les éventuelles
collusions ou les conflits d’intérêt,
- vérification du contenu des procès-verbaux d’attribution provisoire (vérification du
contrôle des critères de qualification du soumissionnaire),
- vérification du contenu des lettres de notification de l’attribution provisoire
(vérifier l’existence et apprécier la pertinence de l’avis de la DNCMP si requis),
- vérification de la publicité des attributions provisoires et du contenu des avis,
- vérification de l’information des soumissionnaires non retenus et des réponses à
leurs demandes d’informations,
- appréciation de la gestion des recours par l’Autorité Contractante et par l’ARMP,
- vérification du contenu des marchés et des éventuels PV de négociation dans les
marchés de prestations intellectuelles (vérification et appréciation de l’avis
éventuel de la DNCMP),
- vérification de l’existence d’une couverture budgétaire suffisante et préalable,
- vérification de l’approbation (respect des délais, motifs de rejet éventuel conforme
aux dispositions du code à savoir l’absence de crédits suffisants),
- vérification de la publicité des attributions définitives et du contenu des avis,
- vérification du respect des délais de passation des marchés (appréciation de la
performance de l’AC en termes de délai pour prononcer l’attribution provisoire ;
attribution pendant la période de validité des offres sinon vérifier l’existence d’une
demande formelle de prorogation de la durée de validité des offres ; et
subséquemment application de la formule d’actualisation qui doit figurer dans le
DAO conformément à l’article 106 du CMP),
- vérification de la restitution des garanties de soumission dans les délais requis.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
36
3.4.3 - MODULE 3 - AUDIT DE LA GESTION DE L’EXECUTION DES MARCHES
DANS SES ASPECTS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS ET PHYSIQUES
L’audit de matérialité sera examiné à ce niveau. Il portera sur 25% des marchés en cours
d’exécution ou déjà exécutés par l’autorité contractante pour l’exercice concerné par l’audit,
en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s’ajouteront tous les
marchés ayant fait l’objet de litiges et ceux passés par entente directe.
Les diligences ci-après ont été mises en œuvre :
- vérification du respect du formalisme de la notification qui fait courir les délais
contractuels,
- vérification du recueil des garanties (garantie de bonne exécution), de leur
conformité aux modèles fournis dans les DAC et de leur durée de validité,
- vérification de la conformité des formes des garanties aux dispositions
réglementaires (Article 99 du CMP),
- vérification du non-paiement du premier décompte avant la constitution du
cautionnement définitif (Article 97 du CMP),
- vérification du respect des délais d’exécution des marchés et éventuellement de
l’application des clauses de pénalités,
- vérification du contenu du contrat avec celui contenu dans le DAC ou ayant fait
l’objet d’examen administratif, juridique et technique de la DNCMP,
- vérification de la conformité des avenants éventuels,
- vérification de la gestion des éventuels litiges,
- évaluation de l’efficacité du suivi de l’exécution par la CGMP (processus de
validation des différentes étapes d’exécution, respect des dispositions relatives au
paiement par rapport aux livrables…) ;
Le contrôle de la cohérence entre l’exécution physique et l’exécution
financière des marchés a fait l’objet d’une attention toute particulière. Nous
avons vérifié la sincérité des procès-verbaux de réception ou des attestations
de services faits produits à l’appui des demandes de décaissements. D’autres
vérifications ont été effectuées : vérification de la réception effective des biens et
services. Cette vérification de la matérialité des prestations, a été faite d’une
part au regard du contrôle de la régularité des commissions de réceptions
constituées et d’autre part de la transcription et du suivi des transactions dans
la comptabilité matières.
- vérification de la mise en œuvre des garanties en cas de besoin (garantie de bonne
exécution, retenue de garantie et garantie décennale),
- vérification de la levée des cautionnements dans les délais requis,
- appréciation, lorsque c’est possible, du taux de disponibilité des équipements par
rapport aux normes sectorielles. A cet effet, nous avons procédé à l’examen du
nombre et de la fréquence des pannes, de leurs natures, des délais d’intervention
des fournisseurs pour les équipements sous garantie ou des prestataires pour les
appareils sous contrat de maintenance ;
- diagnostic sur l’état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les
prestations intellectuelles) par référence à leur prix à leur description dans le
marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions
d’utilisation.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
37
SECTION 4 RESULTATS DES TRAVAUX
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
38
4. RESULTATS DES TRAVAUX
4.1 CADRE INSTITUTIONNEL DE LA PASSATION DES MARCHES
L’article 6 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi
définit le cadre institutionnel des opérations de passation des marchés qui s’articule autour de
trois structures à savoir :
- l’Autorité de Régulation des Marchés Publics
- la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
- les organes en charge de la passation des marchés institués au niveau des Autorités
Contractantes
4.1.1 L’AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP)
Les articles 13 et 14 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du
Burundi ont institué l’ARMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par le
décret 100/119 portant création, organisation et fonctionnement de l’ARMP.
L’article 3 du décret 100/119 du 7 juillet 2008 dispose : « L’ARMP a pour mission d’assurer
la régulation du système de passation des marchés publics et des conventions de délégation de
services publics.
Cette mission de régulation a pour objet d’émettre des avis, propositions ou recommandations
dans le cadre de la définition des politiques et de l’assistance à l’élaboration de la
réglementation en matière de marchés publics et de délégation de service public, contribuer à
l’information, à la formation de l’ensemble des acteurs de la commande publique, au
développement du cadre professionnel et à l’évaluation des performances des acteurs du
système de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics et des délégations de
service public, d’exécuter des enquêtes, de mettre en œuvre des procédures d’audits
techniques et/ou financiers indépendants, de sanctionner les irrégularités constatées, de
procéder au règlement non juridictionnel des litiges nés à l’occasion de la passation des
marchés publics et des délégations de service public.
A ce titre, elle est chargée de :
- veiller, par des études et des avis réguliers, à la saine application de la réglementation
et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de
proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et
délégations toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer
l’efficience du système des marchés publics ;
- élaborer, diffuser et mettre à jour en collaboration avec la Direction Nationale de
Contrôle des Marchés Publics (DNCMP), les ministères techniques compétents, les
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
39
organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides
d’évaluation et progiciels appropriés ;
- collecter et centraliser, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des
Marchés Publics, en vue de la constitution d’une banque de données, la documentation
et les statistiques sur l’attribution, l’exécution et le contrôle des marchés publics et
délégation de service public ; à cet effet, l’ARMP reçoit des autorités contractantes
copies des avis, autorisations, procès verbaux, rapports dévaluation, marchés et de tout
rapport d’activité dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans les archives
relatives aux marchés et conventions ;
- évaluer périodiquement la capacité des institutions en charge des marchés publics et
délégation de service public, ainsi que les procédures et les pratiques du système de
passation des marchés publics, et proposer des actions correctives et préventives de
nature à améliorer la qualité de leurs performances, dans un souci d’économie, de
transparence et d’efficacité ;
- initier, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,
des programmes de formation, de sensibilisation et d’information des opérateurs
économiques et des institutions concernées par les marchés publics et les délégations
de service public sur le cadre réglementaire et institutionnel de la passation des
marchés publics, notamment à travers la publication régulière d’un journal Officiel des
Marchés Publics ;
- suivre et apporter son appui à la mise en œuvre du programme de renforcement des
capacités humaines et institutionnelles en matière de passation des marchés publics et
délégations de service public ;
- assurer le Contrôle des procédures de certification des entreprises, participer à
l’élaboration des normes, spécifications techniques, systèmes de management de la
qualité applicables aux marchés publics et délégations de service public ;
- procéder au recrutement d’observateurs indépendants selon des modalités définies par
voie réglementaire qui seront chargés d’assister sans voie consultative ou délibérative
aux séances d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’approbation des
propositions d’attribution de la Commission de Passation des Marchés ou de la
Direction de Contrôle des Marchés compétente et rémunérés sur le budget de
l’ARMP ;
- assurer par le biais d’audits indépendants techniques et/ou financiers, le contrôle a
posteriori de la passation, de l’exécution des marchés et délégations de service public ;
à cette fin, l’Autorité de Régulation des Marchés Publics commande, à la fin de
chaque exercice budgétaire, un audit indépendant sur un échantillon aléatoire de
marchés, transmet aux autorités compétentes les cas de violations constatées aux
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
40
dispositions légales et réglementaires en matière de passation, d’exécution et de
contrôle des marchés publics ou délégations de service public ;
- initier ou faire procéder sur la base d’une demande ou d’une information émanant de
toute personne intéressée, à tout moment, à des enquêtes portant sur la transparence et
les conditions de régularité au regard des législations et réglementations nationales et
internationales des procédures de passation ainsi que des conditions d’exécution des
marchés publics ou délégations de service public ; à ce titre, l’ARMP est habilité à
ester en justice dans le cadre de sa mission visant à s’assurer du respect par l’ensemble
des acteurs du système de réglementation en matière de marchés publics, de
délégations de service public, et notamment à proscrire la corruption, ces
investigations sont réalisées par des agents de l’ARMP assermentés dont le
recrutement, le statut et les pouvoirs sont déterminés par décret ;
- prononcer, conformément aux dispositions de la présente loi, les sanctions pécuniaires
et/ou d’exclusion visées à l’article 144 du Code des Marchés Publics, à l’encontre des
acteurs du secteurs privé, en cas d’atteinte par ces derniers à la réglementation
applicable, notamment dans les cas avérés de corruption ou d’infractions assimilables
dans le cadre de l’attribution et de l’exécution des marchés publics et délégations de
service public ;
- recevoir les recours exercés par les candidats et soumissionnaires, ou même
s’autosaisir des violation de la réglementation en matières de marchés publics et
délégations de service public, tenter de concilier les parties concernées, avant de
statuer sur le litige et prononcer les sanctions prévues par les dispositions de la
présente loi ; statuer sur les recours opposant une ou plusieurs entités administratives ;
- recevoir et transmettre aux autorités compétentes les cas de violations constatées de la
réglementation pénale, fiscale, de la fonction publique et de la concurrence ;
- assurer la liaison avec tout organe ou institution régionale, communautaire ou
internationale ayant compétence dans le domaine des marchés publics et créée aux
termes d’un Traité ou d’une Convention auxquels la république du Burundi est partie ;
recevoir ou recevoir toute information à la dite institution spontanément ou à sa
demande dès lors qu’elle rentre dans le champ de compétence de cette autorité ;
diligenter toute investigation à la requête de la dite institution s’agissant de violations
à la réglementation régionale, communautaire ou internationale des marchés publics à
l’occasion d’une procédure de passation ou d’exécution d’un marché public ou
délégation de service public, qu’elle ait été commise sur le territoire de la république
du Burundi ou dans le territoire d’une partie au Traité ou à la Convention, par une
entreprise domiciliée au Burundi ;
- participer aux réunions régionales et internationales ayant trait aux marchés publics et
délégations de service public et entretenir des relations de coopération technique avec
les organismes régionaux et internationaux agissant domaine ;
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
41
- transmettre au Président de la République, aux Vice-présidents de la République, au
Président de l’Assemblée Nationale, au Président du Sénat, et au Président de la Cour
des Comptes, un rapport annuel sur l’efficacité et la fiabilité du système de passation,
d’exécution et de contrôle des marchés publics et délégations de service public, assorti
de toutes recommandations susceptibles de l’améliorer ; réaliser toute autre mission
relative aux marchés publics
4.1.2 LA DIRECTION NATIONALE DE CONTROLE DES MARCHES
PUBLICS (DNCMP)
Les articles 11 et 12 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du
Burundi ont institué la DNCMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par
le décret 100/120 du 8 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la
DNCMP qui est placée sous la tutelle du Ministre ayant les Finances dans ses attributions.
Les missions et attributions de la DNCMP sont définies par l’article 3 du décret 100/120 du 8
juillet 2008 ci-avant mentionnée.
La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics est chargée de contrôler a priori la
procédure de passation des marchés publics d’un montant supérieur à un seuil fixé par voie
réglementaire et des délégations de service public et a posteriori les procédures de passation
des marchés d’un montant inférieur audit seuil ; elle assure également des missions de suivi
de l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.
A ce titre, la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics :
- émet un avis de non objection sur les dossiers d’appel d’offres avant le lancement de
l’appel à la concurrence et la publication correspondante ; ainsi que sur leurs
modifications éventuelles dans les délais prévus par les dispositions pertinentes du
code des marchés publics ;
- accorde les autorisations et dérogations nécessaires à la demande des Autorités
Contractantes lorsqu’elles sont prévues par la réglementation en vigueur ;
- émet un avis de non objection sur le rapport d’analyse comparative des propositions et
le procès-verbal d’attribution provisoire du marché, élaborés par la Commission de
Passation du Marché ;
- procède à un examen administratif, juridique et technique du dossier de marché avant
son approbation et au besoin adresse à l’Autorité Contractante toute demande
d’éclaircissement, de modification de nature à garantir la conformité du marché avec
le dossier d’appel d’offres et la réglementation en vigueur ;
- émet un avis de non objection sur les projets d’avenants ;
- apporte, en tant que de besoin, un appui technique aux Autorités Contractantes depuis
la préparation des dossiers d’appel d’offres jusqu’à la réception définitive des
prestations.
-
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
42
4.1.3 ORGANES DE LA PASSATION DES MARCHES DE L’INSS
Nous nous sommes assurés de la mise en place effective ou non des organes de la passation
des marchés et pouvons donner un avis motivé sur la conformité de leurs compositions avec
les dispositions du Code des Marchés Publics et apprécier l’efficacité de leur fonctionnement.
4.1.3.1 CELLULE DE GESTION DES MARCHES PUBLICS (CGMP)
La Cellule de Gestion des Marchés Publics de l’INSS, compétente pour les opérations de
passation des marchés (planification, préparation des dossiers d’appel d’offres et de
consultation et de la procédure de passation), doit être instituée par ou sur proposition de la
Personne Responsable des Marchés Publics de l’Autorité Contractante comme stipulé dans le
décret N° 100/123 du 11 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement de la
Cellule de Gestion des Marchés Publics pris en application des dispositions des articles 6 et 9
de la loi N° 1/ 01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi.
Nous notons que la date limite d’institution de cette Cellule de Gestion des Marchés Publics
n’est pas indiquée dans les textes règlementaires ; il conviendrait, dans le cadre du processus
de révision du Code des Marchés Publics, de préciser une date butoir à laquelle toutes les
Autorités Contractantes doivent se conformer pour constituer leur Cellule de Gestion des
Marchés Publics (CGMP).
Il y’a lieu également de préciser que les membres de la CGMP sont normalement nommés
pour un exercice budgétaire et non pour une année pouvant chevaucher deux exercices
budgétaires ; ainsi, pour éviter que des CGMP non renouvelées au titre d’un exercice
budgétaire continuent à opérer en dehors de tout cadre règlementaire, une date limite de
constitution ou de renouvellement de cette structure doit être indiquée par voie règlementaire.
Cette date pourrait être fixée au 5 janvier de l’exercice budgétaire au titre duquel les membres
de la CGMP sont nommés.
Nous devons nous assurer que la CGMP utilise les dossiers-types élaborés par l’ARMP et
entérinés par l’ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers-
types de passation des marchés publics., Il convient de signaler que l’INSS n’utilise pas les
documents-types élaborés par l’ARMP aussi bien pour l’élaboration du Plan Prévisionnel de
Passation des Marchés que pour la confection des Dossiers d’Appel à la Concurrence.
Sous ce rapport, nous relevons que certaines dispositions des dossiers -types devraient faire
l’objet de correctifs notamment celle relative, entre autres que nous mentionnerons plus loin,
aux moyens de constitution de la garantie de soumission. En effet, il est prévu au terme des
dispositions du point 19.3 des IC relatif à la garantie des offres que celle-ci peut aussi être
constituée au moyen d’un chèque certifié. Nous précisons qu’un chèque certifié est émis sur le
compte du client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au
terme du délai légal de présentation dudit chèque qui est de huit jours ; au-delà de ce délai, la
banque ne garantit plus le maintien de la provision et le titulaire du compte peut en disposer
librement. Ainsi, si le chèque de banque peut valablement constituer une garantie de
soumission parce qu’étant de la trésorerie immédiate, il n’en est pas de même pour le chèque
certifié. Cette insuffisance d’un des éléments constitutif du corpus règlementaire devrait faire
l’objet de correction dans le cadre du processus de révision du CMP.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
43
4.1.3.2 COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES (CPM)
Le Directeur Général de l’INSS, Personne Responsable des Marchés Publics et Président de la
Cellule de Gestion des Marchés Publics placée sous son Autorité en vertu de l’article 1 du
décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement des CGPM
doit mettre en place la Commission de Passation des Marchés dont les membres doivent être
nommés pour une période d’un an conformément à l’article 16 du décret ci-avant mentionné.
Nous notons que la Commission de Passation des Marchés n’a pas été instituée au niveau de
l’INSS conformément au décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant mentionné. Des CPM ad
hoc sont instituées à chaque fois que de besoin
Ce faisant, c’est la PRMP de l’INSS qui nomme les membres des sous-commissions
d’ouverture et des sous-commissions techniques d’analyse en lieu et place du Président de la
Commission de Passation des Marchés qui aurait dû être mise en place et qui ne l’a pas été.
Comme indiqué ci-avant, la Commission de Passation des Marchés doit être instituée au sein
de la Cellule de Gestion des Marchés Publics par la Personne Responsable des Marchés
Publics de l’Autorité Contractante ; sous ce rapport, il y’a lieu de préciser qu’une confusion
est souvent faite entre l’Autorité Contractante qui est la Personne Morale et la Personne
Responsable des Marchés Publics qui est la Personne Physique qui représente l’Autorité
Contractante pour les opérations de passation des marchés. C’est la Commission de Passation
des Marchés qui a en charge la conduite des opérations d’ouverture des plis, d’examen des
candidatures et d’évaluation des offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires.
Elle fait les propositions d’attribution provisoire des marchés après examen des rapports de la
sous-commission d’analyse des offres qui a procédé à l’évaluation et au classement des offres.
Il y’a lieu aussi de préciser que la Commission de Passation des Marchés doit faire des
propositions d’attribution à la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante.
Une reformulation du texte de l’article 14 du décret 100/123 du11 juillet 2008 portant
création, organisation et fonctionnement des CGPM serait souhaitable pour éviter la
confusion entre ses alinéas 4 et 5.
4.1.3.3 COMMISSION DE RECEPTION
Conformément aux dispositions de la loi N° 1/01/ du 4 février 2008 portant Code des
Marchés Publics en son article 9 et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 en son article 23, une
Commission de Réception doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés
Publics pour procéder aux opérations de réception et de vérification de l’exécution conforme
des prestations objet des marchés conclus.
Nous nous sommes assurés pour tous les marchés figurant dans notre échantillon-test que ces
Commissions de Réception ont été instituées à chaque fois que de besoin et nous n’avons noté
aucun cumul de fonctions incompatibles.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
44
Il convient de signaler qu’aux termes du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement
d’ordre intérieur de la CGPM doit être élaboré et mis en œuvre; ce document n’a pas été
élaboré par l’INSS pour se conformer aux exigences règlementaires.
4.2 DOCUMENTS DE PROGRAMMATION DE LA PASSATION DES MARCHES
Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous devons procéder à la revue du Plan
Prévisionnel de Passation des Marchés de l’état d’exécution dudit PPM, de l’Avis Général de
Passation des Marchés et apprécier leur établissement conforme aux modèles normalement
prescrits par l’Organe chargé de la Régulation des Marchés Publics. Il convient de signaler
qu’aucun texte règlementaire n’a entériné ou ordonné la mise en place des modèles de PPM
et d’AGPM.
Nous notons que les dates limites de dépôt et de publication de ces documents de planification
des marchés publics ne sont pas non plus indiquées dans les textes qui organisent la
commande publique au Burundi ; il s’agit de manquements auxquels il conviendrait de
remédier dans le cadre de la refonte des textes qui gouvernent la commande publique au
Burundi.
4.2.1 PLAN PREVISIONNEL ANNUEL DE PASSATION DES MARCHES (PPM)
Le Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés doit être établi et transmis à la
Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics conformément aux dispositions de
l’article 15 du Code des Marchés Publics. Il appartient à l’Autorité Contractante d’en assurer
la publicité par une insertion au Journal Officiel des Marchés Publics. Au regard des bonnes
pratiques en matière de passation des marchés publics, aucun avis spécifique de passation de
marché ne peut être publié avant l’expiration d’un délai minimum, généralement admis, de
sept jours à compter de la publication du Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés
ou de sa révision à l’exception des cas prévus par l’article 40 du CMP.
Il convient de préciser que l’inscription dans le PPM des acquisitions envisagées n’est
obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de passation des marchés par appel
d’offres tel que spécifié dans l’article 5 du CMP et les ordonnances ministérielles portant
fixation des seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics
(ordonnance N° 540/1035/2008 du 6 octobre 2008, ordonnance N°540/249/2010 du 14 février
2010 relative aux entreprises publiques à caractère commercial, ordonnance 540/169/2011 du
17 février 2011 remplaçant l’ordonnance N° 540/753/2009 du 8 juin 2009 relatives aux
marchés publics à financement extérieur).
L’examen des Plans de Passation des Marchés établis par l’INSS au titre des exercices 2011
et 2012 (article 15 du CMP) a permis de noter que l’Autorité Contractante ne s’est pas
conformée au modèle prescrit par l’Autorité de Régulation des Marchés Publics. Le mode de
passation retenu pour chacune des acquisitions envisagées n’y est pas précisé ; le PPM
indique dans une colonne Publication « demande de prix à envoyer ». Dans la colonne Type
de marché, il est indiqué « marché ouvert, international, marché à commandes ». Il convient
de préciser que le type de marché consiste en une classification en marchés de travaux, en
marchés de fournitures ou en marchés de services. Quant au mode de passation, il renseigne
sur la forme de la consultation qui peut être un appel d’offres ouvert à l’échelon national ou
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
45
international, un appel d’offres restreint, un appel d’offres avec pré-qualification, un appel
d’offres en deux étapes, une demande de propositions précédée ou non d’une demande de
manifestations d’intérêt, une demande de cotations ou un marché de gré à gré autrement dit
par entente directe. Le choix de l’une ou l’autre méthode de passation est fonction du type de
marché et de son coût prévisionnel.
Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (PPM) n’a pas été publié conformément aux
prescriptions de l’article 15 du CMP. Il faut noter, à la décharge de l’INSS, que le journal
officiel des marchés publics, de même que le portail des marchés publics ne sont pas encore
opérationnels.
Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission du PPM aux Organes de
Contrôle et de Régulation des Marchés Publics du Plan Prévisionnel de Passation des
Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international voudrait que cette
transmission soit faite au plus tard le 31 décembre de l’exercice N pour les opérations de
passation des marchés de l’exercice budgétaire N+1. Ce PPM doit être validé par la DNCMP
et posté sur le portail des marchés publics.
4.2.2 AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES (AGPM)
Aux termes de l’article 16 du Code des Marchés Publics, l’INSS doit publier un Avis Général
de Passation des Marchés selon le modèle prescrit par l’ARMP. Le Code des Marchés ne fixe
pas de date limite de transmission aux Organes de Contrôle et de Régulation des Marchés
Publics et de publicité de l’Avis Général de Passation des Marchés mais la règle généralement
admise sur le plan international voudrait que ces opérations soient effectuées avant la fin du
mois de janvier de l’exercice budgétaire concerné.
Il convient de préciser pour ce qui concerne les prestations intellectuelles que leur inscription
dans l’AGPM n’est en principe obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de
seuil de revue a priori de la DNCMP sur les Dossiers d’Appel à la Concurrence (DAC).
Nous avons noté que l’INSS n’a pas établi et a fortiori n’a pas publié d’AGPM pour les deux
exercices sous revue. Cette publicité de l’AGPM pourrait se faire au moyen d’un journal à
large diffusion (Le Renouveau par exemple).
4.2.3 RAPPEL DES SEUILS APPLICABLES A l’INSS
Les seuils de passation, de contrôle préalable et d’approbation des marchés de l’INSS sont
résumés dans les tableaux récapitulatifs ci – après :
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
46
TABLEAU DE SYNTHESE DES SEUILS DE PASSATION, DE CONTRÔLE ET DE PUBLICATION APPLICABLES A L’INSS EN VERTU DE L’ARTICLE 5 DU
CODE DES MARCHES PUBLICS, DE L’ORDONNANCE 540/1035 2008 DU MINISTRE DES FINANCES PRIS EN APPLICATION DE L’ARTICLE 12 DU CODE
DES MARCHES PUBLICS
Type de marchés
Seuils de
passation par
Appel d’Offres
Seuils de contrôle DNCMP et seuils de publication Garantie de
soumission
1 à 2% du montant
prévisionnel
Garantie de bonne
exécution
Maximum 5% du
montant du marché
Contrôle a priori du
Dossier d’Appel à la
Concurrence
Seuil de publication du
Dossier d’Appel à la
Concurrence
sur le plan
international
Contrôle a posteriori
pour marchés avec
publication de l’appel
d’offres
Contrôle a
posteriori simple
consultation écrite
d’au moins trois
candidats
Article 1 de
l’Ordonnance
n°540/249/2010
en application
de l’article 5 du
CMP
Article 2 de l’Ordonnance
n°540/249/2010 en
application de l’article 5
du CMP
Article 3 de
l’Ordonnance
n°540/249/2010 en
application de l’article
5 du CMP
Articles 1 et 2 de
l’Ordonnance
n°540/249/2010
Article 1 de
l’Ordonnance
n°540/249/2010
Article 92 du CMP Article 96 du CMP
Travaux
≥ 10 000 000 ≥ 50 000000 > 1 000 000 000 10 000 000 ≤ x <
50 000000
<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil
Fournitures et
services
≥ 10 000 000 Fournitures :
≥ 50 000 000
Fournitures :
> 700 000 000
Fournitures :
10 000 000 ≤ x <
50 000000
<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil
Services : ≥ 30 000 000 Services :
> 50 000000
Services : 10 000 000 ≤
x < 30 000000
Prestations
Intellectuelles
≥ 10 000 000
≥ 30 000 000
> 50 000000 10 000 000 ≤ x <
30 000000
<10 000 000
NA
N/A
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
47
4.3 EXAMEN DES MARCHES
4.3.1 PERIMETRE COUVERT PAR NOS TRAVAUX
Le tableau récapitulatif ci – après donne le volume et la valeur cumulée des marchés
présentés et couverts au titre des exercices 2011 et 2012 :
Modes de passation de
marchés
Typologie des marchés
présentés
Typologie des marchés
revus
Taux de
couverture
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant
Appel d’offres ouvert
(AOO) 31 7 526 036 190 11 7 101 578 620 35,48% 94,36%
Appel d’offres restreint
(AOR) - - - - - -
Demande de Proposition
(DP) - - - - - -
Demande de Cotation
(DC) - - - - - -
Entente directe (Gré/Gré) 1 8 496 000 1 8 496 000 100,00% 100,00%
Avenant - - - - - -
TOTAL 32 7 534 532 190 12 7 110 074
620 37,50% 94,37%
CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
AOO 97%
Gré/Gré 3%
En nombre
AOO 100%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP)
0%
Demande de
Cotation (DC) 0%
Gré/Gré 0%
Avenant 0%
En valeur
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
48
CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 EN
NOMBRE ET EN VALEUR
DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
Marchés revus 37% Marchés
non revus 63%
En nombre
Marchés revus 94%
Marchés non
revus 6%
En valeur
AOO 92%
Gré/Gré 8%
En nombre
AOO 100%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP)
0%
Demande de
Cotation (DC) 0%
Gré/Gré 0% Avenant
0%
En valeur
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
49
Nous présentons à titre indicatif pour chacun des exercices sous revue la situation des
marchés présentés et revus :
EXERCICE 2011
Modes de passation de
marchés
Typologie des marchés
présentés
Typologie des marchés
revus
Taux de couverture
%
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant
Appel d’offres ouvert
(AOO) 14 6 718 760 406 4 6 644 798 924 28,57% 98,90%
Appel d’offres restreint
(AOR) - - - - - -
Demande de Proposition
(DP) - - - - - -
Demande de Cotation
(DC) - - - - - -
Entente directe
(Gré/Gré) - - - - - -
Avenant - - - - - -
TOTAL 14 6 718 760 406 4 6 644 798 924 28,57% 98,90%
CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
AOO 100%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de Proposition
(DP) 0%
Demande de Cotation (DC)
0%
Entente directe
(Gré/Gré) 0%
Avenant 0%
En nombre et en valeur
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
50
CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 EN NOMBRE ET
EN VALEUR
DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION
EN NOMBRE ET EN VALEUR
Marchés revus 29% Marchés
non revus 71%
En nombre
Marchés revus 99%
Marchés non
revus 1%
En valeur
AOO 100%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de Proposition
(DP) 0%
Demande de Cotation (DC)
0%
Entente directe
(Gré/Gré) 0%
Avenant 0%
En nombre et en valeur
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
51
EXERCICE 2012
Modes de passation de
marchés
Typologie des marchés
présentés
Typologie des marchés
revus
Taux de couverture
%
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant
Appel d’offres ouvert
(AOO) 17 807 275 784 7 456 779 696 41,18% 56,58%
Appel d’offres restreint
(AOR) - - - - - -
Demande de Proposition
(DP) - - - - - -
Demande de Cotation
(DC) - - - - - -
Entente directe
(Gré/Gré) 1 8 496 000 1 8 496 000 100,00% 100,00%
Avenant - - - - - -
TOTAL 18 815 771 784 8 465 275 696 44% 57%
CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 EN NOMBRE ET
EN VALEUR
AOO 94%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP)
0%
Demande de
Cotation (DC) 0%
Gré/Gré 6% Avenant
0%
En nombre
AOO 99%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP)
0%
Demande de
Cotation (DC) 0%
Gré/Gré 1% Avenant 0%
En valeur
Marchés revus 44%
Marchés non
revus 56%
En nombre
Marchés revus 57%
Marchés non
revus 43%
En valeur
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
52
DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION
EN NOMBRE ET EN VALEUR
AOO 87%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP)
0%
Demande de Cotati
on (DC) 0%
Gré/Gré 13%
Avenant 0%
En nombre
AOO 98%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP)
0%
Demande de
Cotation (DC) 0%
Gré/Gré 2%
Avenant 0%
En valeur
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
53
4.3.2 MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES
APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/02/S/2011
MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES
Date de transmission du
projet de DAO
3 janvier 2011 par lettre DG/0026/2011
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO
n’est pas formalisé. Il est important de formaliser les
interactions entre la DNCMP et l’autorité contractante avant
la délivrance de l’avis de non objection dur le projet de DAO
car les observations et suggestions de la DNCMP pendant la
mise en œuvre du processus de validation sont un outil
précieux de formation et d’appréciation de la valeur ajoutée
du contrôle a priori sur les Dossiers d’Appel à la
Concurrence. Cette formalisation est une exigence de
l’article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et
fonctionnement de la DNCMP, qui stipule que cette dernière
émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement
de l’AO. ; la DNCMP s’est limitée à attribuer un numéro au
DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le projet de DAO.
Date de publication 19janvier 2011
Nous avons vérifié que la publication a bien été faite le
support de publication de l’AAO est bien classé dans le
dossier de marché.
Date limite de dépôt des
offres
18 février 2011
Délai de préparation des
offres
30 jours
Date d’ouverture des plis 18 février 2011
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
9 mars 2011
Date d’attribution 7 avril 2011
Demande d’ANO sur le
rapport d’analyse et la
proposition d’attribution
26 avril 2011
Non objection de la
DNCMP sur le rapport
DNCMP N° 540/590/2011 du 5 mai 2011.
Dans sa lettre, la DNCMP fait référence (par erreur à la lettre
du DG de l’INSS N° DG/1769/RG/na/2011 du 5 janvier
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
54
d’analyse 2009 en lieu et place du 26 avril 2011
Date de notification du
marché
12 juillet 2011 par lettre DG/2879/SM /cm/2011
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non publiée
Date d’ANO de la DCMP
sur le projet de contrat
ANO non formalisé
Date de souscription Non mentionnée dans la lettre de marché
Date d’approbation Non mentionnée dans la lettre de marché
Date d’immatriculation Non mentionnée dans la lettre de marché
Date de notification du
marché
12 juillet 2011
Date d’enregistrement du
contrat
Non enregistré
Date d’information du
candidat non retenu et
restitution de sa garantie de
soumission
Lettre DG/1980 /2011 di 10 mai 2011 conformément à
l’article 68 du CMP.
Cette lettre indique les motifs du rejet de l’offre de MSI
SOLUTIONS, informe sur l’identité de l’attributaire et sur le
montant auquel chaque lot a été attribué.
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non publié
Délai d’exécution 1 an
Garantie de soumission
FBU
NA
Attributaire SYMPHONY
Montant du marché en FBU 37 974 636
LOT N°1 30 059 196 LOT N°2 3 540 000 FBU LOT N°3 4 941 840 FBU
Lettre de commande N° 2785/2011 non datée
Avis d’appel d’offres Avis publié dans le Renouveau du 19 février 2011 d’après le
PVO
Non conformités Ce marché a été préparé comme un marché à prix global et
forfaitaire alors qu’il comprend, pour son exécution, des
opérations de remplacement de pièces ne survenant qu’en cas
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
55
de détérioration desdites pièces ce qui ne peut pas être
programmé avec précision à l’avance. Certaines de ces
pièces ont été listées dans le DAO (disques durs pour les
serveurs, batteries pour les onduleurs, têtes d’impression
pour les imprimantes…). Il aurait été plus indiqué de diviser
chaque lot en deux sous-lots (entretien et réparation) de
demander aux candidats de faire des offres de prix unitaires
pour les pièces. Ainsi, c’est après diagnostic et approbation
des bons de travaux que les commandes seraient faites sur la
base des prix unitaires du matériel et des coûts horaires
mentionnés dans l’offre de l’attributaire. Il aurait été mieux
indiqué d’en faire un marché à bon de commandes lors de la
survenance du besoin avec ou sans engagement en valeur et
en quantité.
Les contrats de maintenance informatiques doivent inclure
deux éléments essentiels que sont les délais maximaux de
réparation et les durées maximales d’indisponibilité.
L’examen du contrat a permis de noter que l’aspect relatif au
délai de réparation est bien en charge par l’article 7 relatif
aux délais d’exécution des travaux.
Cependant, la durée maximale d’indisponibilité n’est pas
prise en charge dans le contrat quand bien même le DAO
avait requis des soumissionnaires qu’ils possèdent le type de
matériel objet du contrat de maintenance comme indiqué au
point IV.3 .3 que : « …si la correction exige des délais longs
(plus de 8 heures) qui risquent de gêner l’exploitation, le
titulaire du marché pourra, dans l’attente de correction
définitive ou la livraison et installation des éléments de
remplacement, procéder à des corrections temporaires ou à
des solutions d’urgence de contournement. Il pourra installer
provisoirement un équipement de secours pour permettre la
continuité des services… ».
L’examen du PV de réception nous a permis de noter que le
travail de la commission de réception a consisté à faire le
point de la situation administrative et financière et à constater
que le matériel fonctionne en foi de quoi elle a prononcé la
réception. Ce contrôle est à notre avis trop sommaire et ne
permet de s’assurer de l’exécution conforme des prestations
objet du marché.
L’examen du dossier de marché nous a permis d’identifier
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
56
une lettre du titulaire en date du 16 mai 2011 donc antérieure
à la notification du marché dans laquelle il indique qu’il a fait
le diagnostic/inventaire du matériel objet du contrat de
maintenance et effectué les réparations nécessaires. Il s’agit
d’une exécution anticipée des prestations en violation des
dispositions du CMP car le contrat ne prend effet qu’à
compter de la notification du marché.
Un exploit d’huissier portant signification de cession de
créances a été servi à l’INSS à une date non indiquée ; cette
signification porte sur le montant total du marché alors que
l’INSS ne doit accepter de payer que le solde restant dû si
tant est que les prestations sont effectuées. Notons que l’acte
de cession de créances annoncé dans la signification n’est pas
classé dans le dossier de marché.
Recommandations Allotir les marchés de maintenance de manière à mieux
contrôler les coûts et l’opportunité du remplacement des
pièces.
Prévoir dans les contrats de maintenance une clause sur la
durée maximale d’indisponibilité.
A notre avis le travail de réception aurait dû consister à
contrôler la mise en œuvre effective du planning des
interventions sur site au titre de la maintenance préventive et
recenser les demandes de travaux et à les mettre en
cohérence avec les bons de travaux visés par les personnes
habilitées au sein de l’INSS pour attester le service fait dans
les délais contractuels, recenser les matériels défectueux, les
matériels remplacés et/ou réparés.
Bannir l’exécution anticipée des contrats qui ne prennent
effet qu’à compter de leur notification.
Une acceptation de la cession de créance doit être faite par
exploit d’huissier
Veiller à l’archivage exhaustif des pièces de marché
Commentaires de l’Autorité
Contractante
- Au moment du lancement de l’appel d’offres pour la
maintenance des équipements informatiques, on ne sait pas à
l’avance quelles pièces tomberont en panne pour demander
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
57
aux soumissionnaires de donner des offres de prix unitaires
pour celles-ci. La meilleure option est le contrat de type «
pièces et main d’œuvre » qui pousse l’attributaire du marché
à approfondir les diagnostics des pannes des équipements et
leur réparation au lieu de réclamer l’achat de pièces par
l’Autorité Contractante à la première difficulté de réparer la
panne survenue.
Appréciation du Consultant Nous comprenons bien qu’il est difficile de prévoir à
l’avance quelle pièce tombera en panne. C’est bien ce que
nous avons indiqué dans notre rapport provisoire qui fait état
d’opérations de remplacement de pièces ne survenant qu’en
cas de détérioration desdites pièces ce qui ne peut pas être
programmé avec précision à l’avance. Ceci n’empêche pas
l’Autorité Contractante de lister comme elle l’a du reste fait
dans le DAO des pièces pour lesquelles elle peut requérir des
prix qui lui seront appliqués en cas de survenance d’une
panne. Nous estimons encore une fois que ce marché aurait
dû distinguer l’entretien pouvant faire l’objet d’un marché à
prix global et forfaitaire et la réparation pouvant donner lieu
à la conclusion d’un marché à bons de commandes lors de la
survenance du besoin avec ou sans engagement en valeur et
en quantité.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
58
APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/37/F/2011
FOURNITURE ET INSTALLATION DES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES
Date de transmission du
projet de DAO N°
DNCMP/37/F/2011 de
Février 2011
-
Date d’ANO de la DCMP sur
le DAO
-
Date de publication 17 février 2011
Date limite de dépôt des
offres
17 mars 2011
Délai de préparation des
offres
28 jours
Il faut faire attention au décompte des jours impartis aux
candidats potentiels pour préparer leurs offres car la
consultation peut être annulée à la requête de toute personne
intéressée au déroulement normal de la procédure.
Date d’ouverture des plis 17 mars 2012
Garantie de soumission
Description Lot N°1
Ordinateurs de
bureau, ordinateurs
portables,
imprimantes,
onduleurs et un
scanner de bureau
Lot N°2
Equipements de
réseaux
Montant 1 500 000 FBU 1 000 000 FBU
L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la
garantie de soumission ; l’article 44 du CMP relatif au
contenu de l’AAO ne donne pas de précision mais les bonnes
pratiques internationales recommandent la précision de la
date limite de validité de la garantie de soumission en relation
avec la date limite de validité des offres. Cette information est
donnée au point 19.3 du RPAO
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
13 avril 2011
Date d’attribution 12 mai 2011
Demande d’ANO sur le
rapport d’analyse et la
17 mai 2011
2ème
demande pour le lot 1 : 09 juin 2011
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
59
proposition d’attribution
Non objection de la DNCMP
sur le rapport d’analyse
Lot 2 : 31 mai 2011, Pas d’accord sur le lot 1 qui est à ré
analyser
Lot 1 : 30 juin 2011
Date de notification
d’attribution et
d’information des candidats
non retenus
Lot 2 : 13 juin 2011
Lot 1 : 12 juillet 2011
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non publiée
Date de demande d’ANO de
la DNCMP sur le projet de
contrat
Lot 2 : 21 juin 2011
Lot 1 : 21 juillet 2011
Date d’ANO de la DCMP sur
le projet de contrat
Non classée dans le dossier
Date de souscription Lot 2 : 14 juin 2011
Lot 1 : Non mentionnée dans la lettre de marché
Date d’approbation Lot 2 : 14 juin 2011
Lot 1 : Non mentionnée dans la lettre de marché
Date d’immatriculation Non mentionnée dans les lettres de marché
Date de notification du
marché
Lot 2 : 20 juillet 2011
Lot 1 : 05 août 2011
Restitution des garanties
d’offres
11 août 2011
Date d’enregistrement du
contrat
Non enregistré
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non publié
Délai d’exécution 75 jours
Attributaires BUSTEC Lot 1 : Ordinateurs de bureau,
ordinateurs portables,
imprimantes, onduleurs et
scanner de bureau
57 865 237 FBU TVAC
SYMPHONY Lot 2 : Equipements de
réseaux
42 121 681 FBU TVAC
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
60
Montant total du marché en FBU 99 986 918 FBU TVAC
Lot 1 : Lettre de commande
N° DG/3363/2011 non
datée
Avis d’appel d’offres Support de publicité non
transmis
Avis d’AO inséré dans le
DAO joint.
Non conformités
L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n’est pas
formalisée.
Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’est pas joint au
dossier. La décision de nomination des membres de la commission de
passation des marchés ne figure pas non plus dans le dossier de marché
L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de
soumission ; l’article 44 du CMP relatif au contenu de l’AAO ne donne
pas de précision mais les bonnes pratiques internationales recommandent
la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en
relation avec la date limite de validité des offres. Cette information est
donnée au point 19.3 du RPAO
Le délai de préparation des offres de ce marché qui est de 28 jours, est
inférieur au délai réglementaire en violation l’article 48 du CMP qui
stipule « le délai de réception des candidatures ou des offres ne peut être
inférieur à trente (30) jours calendaires pour les marchés supérieurs aux
seuils réglementaires ».
Le nombre de jours imparti aux fournisseurs pour adresser
éventuellement leurs demandes d’éclaircissements à l’AC n’est pas
précisé dans le DAO, il est juste précisé le délai dont dispose l’acheteur
pour répondre à ces demandes (10 jours).
Le point 41.1 du DAO annonce que « dans les 15 jours suivant la
réception de la lettre de marché de l’Acheteur, l’attributaire du marché
fournira à l’acheteur une garantie bancaire de bonne exécution de 5% du
montant total du marché…» donc invite déjà l’attributaire provisoire à
constituer la garantie de bonne exécution à partir d’une lettre de marché
non encore signée et approuvée. C’est seulement après le retour de la
lettre de marché signée que la Personne Responsable des Marchés de
l’Autorité Contractante signera à son tour ces documents avant de les
soumettre à l’approbation. Nous rappelons que le point 40.2 des DPAO
précise que dans les 28 jours suivant la réception de la lettre de marché et
de l’acte d’engagement, l’attributaire du marché le signera et le renverra à
l’Acheteur, avec la garantie de bonne exécution. De plus, il conviendrait
d’harmoniser les informations indiquées dans le DAO car les dossiers
types et l’article 97 du CMP prévoient un délai de constitution de la GBE
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
61
de 20 jours à compter de la notification du marché.
Il y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes de nomination car dès
lors que la CPM a été désignée par la PRMP, il appartient au Président de
la CPM de désigner les membres des sous-commissions conformément
aux dispositions de l’article 4 du décret 100/123 mentionné et des articles
9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés
Publics. Les dispositions ci-avant sont en contradiction avec l’article 18
du décret 100/123 qui dispose que les membres de la sous-commission
d’analyse sont nommés par la Personne Responsable des Marchés
Publics ; il y’a lieu de conformer le décret à la loi sur ce point précis.
A l’examen du rapport d’analyse, nous avons noté lors de l’examen
préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur l’appréciation de
l’exhaustivité, de la recevabilité et de la conformité pour l’essentiel des
offres, une confusion avec l’examen des critères de qualification du
DAO. Nous avons noté que des critères relatifs à la qualification ont été
utilisés dès l’examen préliminaire alors que l’examen de la qualification
des candidats vient ex post. Nous rappelons que seules les divergences
techniques et commerciales majeures peuvent entrainer le rejet d’une
offre au stade de la revue préliminaire. Ces divergences majeures doivent
avoir pour effet de ne pas atteindre l’objectif de l’achat envisagé si l’offre
est retenue ou de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement
conformes.
Le nombre de membres (quatre) désignés pour l’analyse des offres n’est
pas conforme à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 qui
stipule qu’« outre le président, la sous-commission d’analyse est
composée de quatre autres membres ».
Le contrôle des spécifications techniques du matériel offert n’est pas
formalisé dans un tableau récapitulatif de toutes les spécifications du
cahier des charges.
La sous commission d’analyse n’a pas fait le classement des offres
financières concernant les offres jugées techniquement conformes.
Nous avons noté une incohérence entre la date de la lettre de transmission
à la PRM du PV d’analyse (12 avril 2011) alors que le dit PV est daté du
13 avril 2011.
L’AC a envoyé le 12 juillet 2011 deux courriers à tous les
soumissionnaires pour demander la prorogation de la durée de validité de
leurs offres et en même temps informer les candidats non retenus du rejet
de leurs offres. Cependant, nous rappelons que lot 1 avait déjà reçu l’avis
de non objection de la DNCMP le 30 juin 2011 et que les offres avaient
expiré depuis le 17 juin 2011, par conséquent, cette demande de
prorogation aurait du être faite à compter de cette date et celle de la
garantie de soumission également qui expire 30 jours après celle de la
durée de validité des offres.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
62
A ce stade de la procédure, la demande de prorogation aurait du être
adressée uniquement à l’attributaire du marché.
Concernant l’article 10 des contrats sur les pénalités de retard, il est
mentionné que ces pénalités sont calculées sur le montant du marché ou
de la tranche considérée (montant initial modifié éventuellement par les
avenants), nous rappelons que les pénalités ne peuvent être appliquées
que sur le montant des fournitures non livrées.
La garantie d’offre présentée par SYMPHONY pour les deux lots expire
le 15 juillet 2011 alors que la date exacte d’expiration devrait être le 17
juillet 2011 soit un mois après l’expiration de la durée de validité des
offres qui est de 90 jours. Par conséquent, la garantie n’est pas conforme
au DAO et aurait dû être rejetée à l’évaluation.
Il est indiqué à l’article 9 des contrats que la garantie de bonne exécution
est à constituer dans un délai de 28 jours calendaires à compter de la date
de notification du marché alors que l’article 97 du CMP fixe ce délai à 20
jours.
A la date du 05 octobre 2011, l’AC a adressé une lettre de rappel à
SYMPHONY pour l’exécution du marché, nous rappelons que le lot 2
avait été notifié à ce prestataire le 20 juillet 2011 alors que la lettre de
rappel date du 05 octobre 2011, soit près de trois mois après, le délai
d’exécution qui était de 75 jours a déjà expiré à cette date.
Le procès verbal de réception définitive n’a pas été versé au dossier pour
nous assurer de la réception de tout le matériel en bonne et due forme.
La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a pas été
effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP.
L’ANO de la DNCMP sur les projets de marché, les documents liés au
règlement (chèque ou ordre de virement) du marché n’ont pas été versés
au dossier.
Recommandations Formaliser l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO.
Se conformer à l’article 47 du CMP ; la preuve de la publication effective
de l’avis d’appel d’offres doit figurer dans le dossier de marché.
L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de
soumission ; l’article 44 du CMP relatif au contenu de l’AAO ne donne
pas de précision mais les bonnes pratiques internationales recommandent
la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en
relation avec la date limite de validité des offres.
Se conformer à l’article 48 du CMP.
Fixer la date limite de transmission des demandes d’éclaircissements et
de clarification.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
63
Se conformer à l’article 96 du CMP.
Il y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes de nomination car dès
lors que la CPM a été désignée par la PRMP, il appartient au Président de
la CPM de désigner les membres des sous-commissions conformément
aux dispositions de l’article 4 du décret 100/123 mentionné et des articles
9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés
Publics. Les dispositions ci-avant sont en contradiction avec l’article 18
du décret 100/123 qui dispose que les membres de la sous-commission
d’analyse sont nommés par la Personne Responsable des Marchés
Publics ; il y’a lieu de conformer le décret à la loi sur ce point précis.
Ne pas examiner les critères de jugement des offres au stade de
l’appréciation de la recevabilité des offres et de leur admission pour
examen détaillé.
Se conformer à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008.
Formaliser Le contrôle des spécifications techniques du matériel dans un
tableau récapitulatif de toutes les spécifications du cahier des charges.
La sous-commission d’analyse doit classer les offres après analyse.
Veiller à la cohérence des dates d’établissement des différents documents
de passation des marchés.
Formaliser les demandes de prorogation des durées de validité des offres
et des garanties de soumission avant l’expiration desdites durées.
La base de calcul des pénalités c’est le montant des fournitures non
livrées.
Le recueil des garanties de bonne exécution doit être effectué
conformément aux prescriptions du DAC et à l’article 97 du CMP.
Mettre en place un dispositif de suivi de l’exécution des marchés avec des
relances et mises en demeures servies à bonne date pour prévenir et
limiter le risque d’exécution tardive des marchés.
Veiller au respect des articles 67 et 76 du CMP.
Veiller à l’archivage exhaustif des pièces de marché.
Commentaires de
l’Autorité
Contractante
L’AAO a été publié dans « Le Renouveau » du Jeudi 17 Février
2011(voir INFO annexe 1)
Appréciation du
Consultant
Nous prenons bonne note de la transmission de l’avis d’appel d’offres.
Toutes les autres observations et recommandations formulées dans notre
rapport provisoire sont maintenues.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
64
APPEL D’OFFRES INTERNATIONAL DNCMP 76/T/2011
TRAVAUX DE CONSTRUCTION DE CINQ IMMEUBLES
A APPARTEMENTS A KININDO
Date de transmission du
projet de DAO N°
DNCMP/76/T/2011 de
-28 juillet 2011
Date d’ANO de la DCMP sur
le DAO
-
Date de publication 29 août 2011
Date limite de dépôt des
offres
15 octobre 2011
Délai de préparation des
offres
46 jours
Date d’ouverture des plis 17 octobre 2011
Garantie de soumission 100 000 000 FBU
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
19 octobre 2011
Date d’attribution 20 octobre 2011
Demande d’ANO sur le
rapport d’analyse et la
proposition d’attribution
25 octobre 2011
Non objection de la DNCMP
sur le PV d’attribution
07 novembre 2011
Date de notification
d’attribution et
d’information des candidats
14 novembre 2011
Lettres d’information des candidats non retenus non
transmises
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
65
non retenus
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non publiée
Date de demande d’ANO de
la DNCMP sur le projet de
contrat
Non classée dans le dossier
Date d’ANO de la DCMP sur
le projet de contrat
Non classée dans le dossier
Date de souscription 25 novembre 2011
Date d’approbation 25 novembre 2011
Date de notification du
marché
-
Restitution des garanties
d’offres
Les lettres de restitution des garanties d’offres n’ont pas été
jointes au dossier.
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non publié
Délai d’exécution 18 mois à partir de la date de l’ordre de service de début des
travaux
Attributaire Groupement BTCE SA - HYGEBAT LTD – ROBUCO SA
Montant total du marché en
FBU
6 498 952 462 FBU TVAC
Lettre de commande N° DG/5132/2011 du 25 novembre 2011
Notification Notification d’attribution à l’attributaire le 14/11/11
Non conformités
La demande d’ANO à la DNCMP sur le DAO n’a pas été
jointe au dossier. Cependant, l’avis de non objection de la
DNCMP sur le projet de DAO n’est pas formalisé ; la
DNCMP s’est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y’a
lieu de formaliser l’ANO sur le projet de DAO.
Aux termes de l’article 3 du décret 100/120 portant création,
organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière
émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement
de l’AO.
Le nombre de jours imparti aux fournisseurs pour adresser
éventuellement leurs demandes d’éclaircissements à l’AC
n’est pas précisé dans le DAO, il est juste précisé le délai dont
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
66
dispose l’acheteur pour répondre à ces demandes (10 jours).
Les actes de nomination de la commission de passation des
marchés, des sous commissions d’ouverture et d’analyse et de
la commission de réception n’ont pas été mis à notre
disposition.
Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’est pas
joint au dossier.
L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la
garantie de soumission ; l’article 44 du CMP relatif au
contenu de l’AAO ne donne pas de précision mais les bonnes
pratiques internationales recommandent la précision de la
date limite de validité de la garantie de soumission en relation
avec la date limite de validité des offres. Cette information est
donnée au point 18 du RPAO.
Les points 36 et 37 des DPAO précisent que « dans les 28
jours suivant la réception de la lettre de marché et de l’acte
d’engagement, l’attributaire du marché le signera et le
renverra au Maître d’Ouvrage, avec la garantie de bonne
exécution requise », donc invite déjà l’attributaire provisoire à
constituer la garantie de bonne exécution à partir d’une lettre
de marché non encore signée et approuvée. C’est seulement
après le retour de la lettre de marché signée que la Personne
Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante signera à
son tour ces documents avant de les soumettre à
l’approbation.
Il conviendrait d’harmoniser les informations indiquées dans
le DAO car les dossiers types et l’article 97 du CMP
prévoient un délai de constitution de la GBE de 20 jours à
compter de la notification du marché.
Le modèle de garantie de bonne exécution annexé au DAO ne
mentionne pas une disposition essentielle portant sur la
possibilité offerte à l’Autorité Contractante de demander au
Garant, avant l’expiration de la garantie, la prorogation de la
durée de validité de la Garantie de Bonne Exécution.
A l’examen du procès verbal d’ouverture des plis, nous avons
noté que l’examen des pièces administratives du Groupement
BERCO-COCOGEL SAL n’a pas été poursuivi jusqu’à son
terme dès lors que la commission a constaté que ce
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
67
groupement avait fourni une copie de l’attestation de non
redevabilité de l’OBR et un bordereau de versement de
l’achat du DAO en lieu et place de deux, la commission l’a
écarté dans l’immédiat. La commission aurait dû continuer
cet examen jusqu’au bout et prendre sa décision après avoir
constaté les manquements.
D’abord, le même tableau de vérification des pièces
administratives établi dans le PVO a été repris dans le PV
d’analyse, cependant, la commission a noté pour CCCC qu’il
manquait une bétonnière montée sur camion sur la liste du
matériel minimal proposée, ce point n’avait pas été soulevé à
l’ouverture car la commission avait marqué la mention
« OK » à cette pièce. Ce manquement a fait que l’offre de
CCCC a été jugée non conforme, ce qui n’a pas empêché la
commission de poursuivre l’évaluation avec ces deux
soumissionnaires en procédant à l’analyse technique des
offres alors que le DAO avait précisé que l’absence ou la non-
conformité de cette pièce entraîne le rejet de l’offre. Par
conséquent, cette offre n’aurait pas dû être admise à l’examen
détaillé.
Ensuite, l’offre de CCCC a été encore jugée non conforme à
l’analyse technique pour la non disponibilité du même
matériel à savoir la bétonnière et pour n’avoir pas présenté
des documents relatifs aux dumpers.
Enfin, la commission, au lieu de procéder à son élimination à
ce stade, poursuit l’analyse financière, toujours avec les deux
soumissionnaires.
Nous avons noté lors de l’examen préliminaire qui est fait en
amont et qui doit porter sur l’appréciation de l’exhaustivité,
de la recevabilité et de la conformité pour l’essentiel des
offres, une nette confusion avec l’examen des critères
techniques et de qualification du DAO. Nous avons noté que
des critères techniques et de qualification ont été utilisés dès
l’examen préliminaire alors que l’examen de la qualification
des candidats vient ex post. Nous rappelons que seules les
divergences techniques et commerciales majeures peuvent
entrainer le rejet d’une offre au stade de la revue préliminaire.
Ces divergences majeures doivent avoir pour effet de ne pas
atteindre l’objectif de l’achat envisagé si l’offre est retenue ou
de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
68
conformes. Cette confusion entre l’examen de ces différents
critères a causé le fait que qu’une offre non conforme à
l’examen préliminaire et devant être éliminée à ce stade car
s’agissant de critères éliminatoires soit admise à l’analyse
technique puis financière.
La sous commission d’analyse a émis une proposition
d’attribution en fin de séance alors que cela incombe à la
commission de passation des marchés qui soumet une
proposition d’attribution à la PRM à qui, la décision
d’attribution appartient.
La commission de passation des marchés est composée, à
l’exception de Monsieur Ruzagiriza Gérard, des membres des
sous commissions d’ouverture et d’analyse des offres.
S’y ajoute que sur le PV d’attribution, la fonction et la qualité
des membres de la commission n’ont pas été précisées sur ce
dernier.
Les lettres d’information des candidats non retenus n’ont pas
été mises à notre disposition (article 68 du CMP).
Concernant l’article 29 du contrat sur les pénalités de retard,
il est mentionné que le montant des pénalités est retenu sur les
sommes dues à l’Entrepreneur…, nous rappelons que les
pénalités ne peuvent être appliquées que sur le montant des
fournitures non livrées. De plus, la formule portant sur le
calcul de ces pénalités n’a pas été définie dans le contrat.
La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a
pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP.
L’ANO de la DNCMP sur le projet de marché et les
documents liés à au règlement (chèque ou ordre de virement)
du marché n’ont pas été versés au dossier.
Recommandations Formaliser l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet
de DAO.
Se conformer à l’article 48 du CMP
Veiller à l’archivage et au classement exhaustif des pièces de
marché.
Se conformer à l’article 44 du CMP.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
69
Il conviendrait d’harmoniser les informations indiquées dans
le DAO avec les dossiers types et l’article 97 du CMP qui
prévoient un délai de constitution de la GBE de 20 jours à
compter de la notification du marché.
Mener l’examen de la conformité administrative des offres à
son terme et ne poursuivre pour l’analyse de la conformité
technique qu’avec les offres conformes sur le plan
administratif.
Les propositions d’attribution sont du ressort de la
Commission de Passation des Marchés.
Se conformer aux dispositions des articles 67, 68 et 76 du
CMP.
Formaliser l’avis de non objection de la DNCMP sur le projet
de contrat.
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Appréciation du Consultant
APPEL D’OFFRES NATIONAL DGINSS/0321/F/2011
FOURNITURE ET INSTALLATION D’UN RENOUVELLEMENT DE LICENCES
ANTIVIRUS
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
70
Date de transmission du
projet de DAO
-
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
-
Date de publication Le 01 février 2011 dans le journal « Le Renouveau »
Nous avons vérifié que la publication a bien été faite ; le
support de publication de l’AAO est bien classé dans le
dossier de marché.
Date limite de dépôt des
offres
Le 01 mars 2011 à 9h
Délai de préparation des
offres
28 jours
Date d’ouverture des plis Le 01 mars 2011
Garantie de soumission 140 000 FBU
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
Le 14 mars 2011
Date d’attribution Le 15 avril 2011
Demande d’ANO sur le
rapport d’analyse et la
proposition d’attribution
-
Non objection de la
DNCMP sur le rapport
d’analyse
-
Date de publication de l’avis
d’attribution provisoire
Le support de publication de l’avis d’attribution provisoire
ne nous a pas été transmis en violation des dispositions de
l’article 67 du CMP.
Notification de l’attribution
provisoire
Le 15 avril 2011 par lettre n° DG/1631/2011
Information des candidats
non retenus et restitution de
sa garantie de soumission
Le 15 avril 2011 des lettres portant information des
soumissionnaires du rejet de leur offre ont été établies :
- n° DG/1630/2011 adressé à SYMPHONY
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
71
Transmission du projet de
contrat à la DNCMP pour
ANO
-
Date d’ANO de la DCMP
sur le projet de contrat
-
Date de signature de la
lettre de marché
-
Date d’approbation -
Date de notification
d’attribution définitive
Le 19 avril 2011
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Le support de publication de l’attribution définitive ne nous a
pas été transmis.
Délai d’exécution 45 jours à compter de la réception de la notification de la
lettre de commande.
Garantie de bonne
exécution
La copie de la garantie de bonne exécution ne nous a pas été
transmise.
Attributaires et montants
en FBU
ROCK GLOBAL CONSULTING pour un montant de 7 884
908 FBU TVAC
Non conformités
Nous avons noté que le DAO type n’est pas utilisé par
l’autorité contractante. Les documents types ont été mis en
place par ordonnance ministérielle n°540/7/2009 du 05
janvier 2009. Il convient de s’y conformer pour la mise ne
œuvre de la procédure.
Les membres de la sous-commission d’ouverture ont été
désignés par la PRMP par lettre DG/1571/2012 du 26 février
2012 pour une ouverture des plis prévue le 5 avril 2012. Il
y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes car dès lors
que la CMP a été désignée par la PRMP, il appartient au
Président de la CPM de désigner les membres des sous-
commissions conformément aux dispositions de l’article 4 du
décret ci-avant mentionné (revoir l’ordre de numérotation des
lettres) et des articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février
2008 portant Code des Marchés Publics. Les dispositions ci-
avant sont en contradiction avec l’article 18 du décret
100/123 qui dispose que les membres de la sous-commission
d’analyse sont nommés par la Personne Responsable des
Marchés Publics ; il y’a lieu de conformer le décret à la loi
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
72
sur ce point précis.
L’article 47 du CMP stipule que « Les marchés publics par
appel d’offres, dont le montant est supérieur ou égal au seuil
réglementaire visé à l’article 5 de la présente loi, doivent
obligatoirement faire l’objet d’un avis d’appel à la
concurrence porté à la connaissance du public par une
insertion faite, dans les mêmes termes, dans le Journal des
Marchés Publics ou toute publication nationale et/ou
internationale ainsi que sous mode électronique, selon un
document modèle dont les mentions obligatoires seront
fixées par voie réglementaire. Cette disposition du code des
marchés publics est réitérée dans l’ordonnance
n°549/1035/2008 du 06 juillet 2008 en son article 3.
Le support de publication de l’attribution définitive ne nous a
pas été transmis. Nous rappelons que cette procédure est une
obligation au regard de l’article 76 du CMP « …Dans les
quinze (15) jours calendaires de l’entrée en vigueur du
marché, un avis d’attribution définitive est publié dans le
Journal Officiel des Marchés Publics ou tout autre journal
habilité… »
Les mainlevées de garanties de soumission ne sont pas faites
dans les délais requis car au regard de l’article 94 relatif à sa
libération, il est stipulé que « La garantie d’offre est libérée
au plus tard à son expiration. Les conditions dans lesquelles
la garantie d’offre peut être retenue par l’Autorité
Contractante sont fixées par le cahier des charges. Pour
l’attributaire du marché, sa libération est conditionnée par la
constitution d’une garantie de bonne exécution. » Ainsi, la
garantie de soumission devait être établie le 03 juillet 2012.
La copie de la garantie de bonne exécution ne nous a pas été
transmise. Par conséquent nous ne saurons en apprécier sa
constitution.
Nous avons noté que la sous-commission d’analyse était
composé que quatre personnes qui ont procédé à l’analyse
des offres, alors que le minimum requis est de cinq (5)
membres, en violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11
juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement
de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.
Nous avons noté qu’un délai de 63 jours s’est écoulé entre la
date de notification à savoir le 16 mai 2012 et la lettre de
rappel pour une exécution du marché c’est-à-dire le 18 juillet
2012. Or nous signalons que le délai prévu pour l’exécution
du marché était de 45 jours. Par conséquent une mise en
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
73
demeure devait lui être signifiée puis pour lui appliquer des
pénalités de retard comme stipulé à l’article 109 du CMP.
S’y ajoute un temps anormalement long s’est écoulé c’est-à-
dire 15 mois entre la notification de rappel du 18 juillet 2012
et la lettre de demande pour débuter l’exécution du marché
établi par Rock Global le 03 octobre 2013.
Les pièces relatives au règlement du marché ne nous ont pas
été transmises (facture, Bon d’engagement, chèque ou lettre
de virement..).
Les pièces justificatives attestant de la matérialité de
l’exécution n’ont pas été joint au dossier (facture, bordereau
d’expédition…..)
Recommandations Mettre en place la Commission de Passation des Marchés
conformément aux textes règlementaires et lui laisser exercer
la plénitude de ses attributions notamment en matière de
nomination des membres des sous-commissions d’ouverture
et d’analyse.
Veiller au classement exhaustif de tous les documents relatifs
à la passation des marchés
Veiller au classement exhaustif de tous les documents relatifs
à la passation des marchés
Respecter les dispositions de l’article 47 relatif à l’obligation
de publicité
Respecter les dispositions de l’article 48 relatif au délai de
réception des offres
Se conformer aux dispositions de l’article 60 relatif à la
publication du procès-verbal d’ouverture
Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 67
relatif à l’obligation de publicité du procès-verbal
d’attribution.
Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à
l’information des soumissionnaires
Respecter les dispositions de l’article 94 relatif à la libération
de la garantie
Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 109
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
74
relatif aux pénalités de retard
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Les membres de la commission d’ouverture ont été nommés
le 24/02/2011 et non le 26/02/2012 et l’ouverture des plis
était prévue le 01/03/2011 et non le 05/04/2012 comme
indiqué dans le rapport.
- Selon l’article 60 du code des marchés publics, les membres
de la commission d’ouverture des offres sont désignés par la
Personne Responsable des Marchés Publics.
- L’article 4 du Décret du 11/07/2008 parle d’une sous-
commission d’analyse et non d’une sous-commission
d’ouverture.
Appréciation du Consultant Nous prenons actes pour les dates de nomination des
membres de la sous-commission d’ouverture et pour la date
d’ouverture des plis.
Pour les 60 du CMP et 4 du décret 100/123, il y’a lieu,
comme nous l’avons indiqué dans nos observations de mettre
en cohérence plusieurs dispositions de la loi et du décret ci-
avant mentionnés. Les décrets d’applications précisent les
modalités de sa mise en œuvre mais n’ont pas vocation à la
dénaturer. Il y’a lieu de mettre les dispositions du décret en
conformité avec la loi portant CMP.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
75
EXERCICE 2012
APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/80/F/2012 (RELANCE)
FOURNITURE ET INSTALLATION DES PROGRAMMES SOURCES POUR LES
SYSTEMES DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES FINANCES
Date de transmission du
projet de DAO
16 février 2012 par lettre DG/0805/2012
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO
n’est pas formalisé.
Date de publication 5 mars 2012
Date limite de dépôt des
offres
5 avril 2012
Délai de préparation des
offres
30 jours
Date d’ouverture des plis 5 avril 2012
Garantie de soumission 1 500 000 FBU
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
10 avril 2012
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
76
Date d’attribution 12 avril 2012
Demande d’ANO sur le
rapport d’analyse et la
proposition d’attribution
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Non objection de la
DNCMP sur le rapport
d’analyse
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Date de publication de l’avis
d’attribution provisoire
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Notification de l’attribution
provisoire
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Information des candidats
non retenus et restitution de
sa garantie de soumission
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Transmission du projet de
contrat à la DNCMP pour
ANO
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Date d’ANO de la DCMP
sur le projet de contrat
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Date de signature de la
lettre de marché
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Date d’approbation Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Date d’immatriculation Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Date de notification de la
lettre de marché
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Date d’enregistrement du
contrat
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Délai d’exécution Procédure interrompue au stade du procès verbal
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
77
d’attribution
Garantie de bonne
exécution
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Attributaires et montants
en FBU
Procédure interrompue au stade du procès verbal
d’attribution
Non conformités
L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO
n’est pas formalisé ; la DNCMP s’est limitée à attribuer un
numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le
projet de DAO.
Aux termes de l’article 3 du décret 100/120 portant création,
organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière
émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement
de l’AO.
Une correcte formalisation des interactions entre la DNCMP
et l’INSS dans la conduite du processus de validation du
DAO aurait dû permettre s’interroger sur la nature des
applications dont l’INSS veut acquérir les programmes
sources et de relever les points ci après :
- s’agissant de logiciels spécifiquement conçus et
produits pour répondre aux besoins de l’INSS ayant
donné lieu à la conclusion d’un marché en 2003, la
DNCMP aurait dû relever qu’en principe, en se
fondant sur les bonnes pratiques internationales, les
codes sources auraient dû être délivrés lors de la
livraison des résultats (cf. régime des codes sources
dans CCAG-TIC). Il aurait fallu, lors de l’acquisition
prévoir dans le CCAP une clause « dépôt et accès aux
sources » qui indique le tiers auprès duquel sera
effectué le dépôt, les hypothèses énumérées
clairement d’utilisation des codes sources, la mise à
jour des codes sources à chaque modification du
logiciel. Ces précautions auraient certainement
permis de faire l’économie de cette procédure d’appel
d’offres.
- la propriété des codes sources ayant été reconnue à
l’un des membres du Groupement, une procédure de
gré à gré aurait été plus indiquée. Mais le comble
c’est que le propriétaire ne semble pas détenir les
codes sources modifiés ; ce qui pose encore le
problème de la détention effective desdits codes
sources
Les membres de la sous-commission d’ouverture ont été
désignés par la PRMP par lettre DG/1571/2012 du 26 février
2012 pour une ouverture des plis prévue le 5 avril 2012. Il
y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes car dès lors
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
78
que la CMP a été désignée par la PRMP, il appartient au
Président de la CPM de désigner les membres des sous-
commissions conformément aux dispositions de l’article 4 du
décret ci-avant mentionné (revoir l’ordre de numérotation des
lettres) et des articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février
2008 portant Code des Marchés Publics. Les dispositions ci-
avant sont en contradiction avec l’article 18 du décret
100/123 qui dispose que les membres de la sous-commission
d’analyse sont nommés par la Personne Responsable des
Marchés Publics ; il y’a lieu de conformer le décret à la loi
sur ce point précis.
Le contrôle des spécifications techniques n’est pas formalisé.
La sous-commission d’analyse a proposé la relance de la
procédure au motif que le seul soumissionnaire NEXTT
TECHNOLOGY est Rwandais alors que l’appel d’offres est
national. Nous rappelons que la caractérisation d’appel
d’offres national est liée à l’obligation de publication à
l’échelon national et n’empêche pas un candidat étranger de
soumissionner à plus forte raison un soumissionnaire
originaire de la COMESA qui, rappelons le est un espace
économique unifié.
Le procès verbal d’attribution évoque l’existence d’un
groupement entre NEXTT TECHNOLOGIES et CAL-SIL
d’une part et d’une lettre de demande de cession des
programmes sources de l’INSS éléments ne figurant ni dans
le PVO, ni dans le rapport d’analyse. La CPM s’interroge
également sur l’analogie entre les droits de propriété et les
droits de copropriété. Il est curieux que ces points n’aient pas
été soulevés par la sous-commission d’analyse posant ainsi la
question de la profondeur de ses analyses.
Recommandations Formaliser les interactions entre les autorités contractantes et
la DNCMP pendant le processus de validation du projet de
DAO
E conformer à l’article 4 du décret 100/123 du 11 juillet 2008
Se conformer aux articles 60, 62 et 63 du CMP.
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Les membres de la commission d’ouverture ont été nommés
le 26/03/2012 et non le 26/02/2012 comme indiqué dans le
rapport.
- Selon l’article 60 du code des marchés publics, les membres
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
79
de la commission d’ouverture des offres sont désignés par la
Personne Responsable des Marchés Publics.
- L’article 4 du Décret du 11/07/2008 parle d’une sous-
commission d’analyse et non d’une sous-commission
d’ouverture.
Appréciation du Consultant Nous prenons actes pour les dates de nomination des
membres de la sous-commission d’ouverture et pour la date
d’ouverture des plis.
Pour les 60 du CMP et 4 du décret 100/123, il y’a lieu,
comme nous l’avons indiqué dans nos observations de mettre
en cohérence plusieurs dispositions de la loi et du décret ci-
avant mentionnés. Les décrets d’applications précisent les
modalités de sa mise en œuvre mais n’ont pas vocation à la
dénaturer. Il y’a lieu de mettre les dispositions du décret en
conformité avec la loi portant CMP.
APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/19/F/2012
FOURNITURE ET INSTALLATION DES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES
Date de transmission du
projet de DAO
19 janvier 2012 par lettre DG/318/2012
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
80
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO
n’est pas formalisé .
Date de publication 9 février 2012
.
Date limite de dépôt des
offres
8 mars 2012
Délai de préparation des
offres
28 jours
Date d’ouverture des plis 8 mars 2012
Garantie de soumission
Lot N°1 Description Lot N°1
Ordinateurs de
bureau,
imprimantes et
IPAD
Lot N°2
Fournitures
pour la
maintenance
informatique
Lot N°3 un
bloc tête
d’impression
pour
l’imprimante
IBM 6 400
Montant 400 000 300 000 100 000
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
10 avril 2012
Date d’attribution 12 avril 2012
Demande d’ANO sur le
rapport d’analyse et la
proposition d’attribution
Lettre du DG de l’INSS N° DG/2327/2012 du 14 mai 2012
Non objection de la
DNCMP sur le rapport
d’analyse
DNCMP N° 540/988/ON/CSF/2012 du 29 mai 2012.
Date de publication de l’avis
d’attribution provisoire
Non communiquée
Notification de l’attribution
provisoire
Le 4 juin à INFO ELECTRONICS pour le lot N° 1 pour
27 317 000 FBU au lieu de 29 913 000 FBU
La lettre de notification de l’attribution adressée à
SYMPHONY (DG/2728/2012 du 4 juin 2012 ne précise pas
les lots qui lui sont attribués ni les montants.
Information des candidats Lettre DG/2727 /2012 du 4 juin 2012 conformément à
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
81
non retenus et restitution de
sa garantie de soumission
l’article 68 du CMP.
Demande de prorogation du
délai de validité des offres
des candidats retenus
comme attributaires
provisoires
Demande formulée à l’attention d’INFOS ELECTRONICS
pour le lot N°1 et de SYMPHONY pour les lots N°2 et N°3
le 11 juin 2012 après la date limite de validité des offres était
le 8 juin 2012. La demande de prorogation de la durée de
validité des offres de 60 jours tout comme l’acceptation
auraient dû être formulées avant cette date limite. Il s’y
ajoute que la demande ne prévoit pas la prorogation de la
durée de validité de la garantie de soumission alors que les
deux vont de pair.
La réponse est parvenue le 14 juin 2012 alors que la demande
fixait un délai de réponse de 7 jours. Le CMP tout comme ses
textes d’application ne prévoient aucun délai de réponse suite
à une demande de prorogation de la durée de validité des
offres.
Acceptation de prorogation de la durée de validité de son
offre par SYMPHONY en date du 18 juin 2012
Transmission du projet de
contrat à la DNCMP pour
ANO
10 juillet 2012
Date d’ANO de la DCMP
sur le projet de contrat
Non formalisée
Date de signature de la
lettre de marché
Attributaires Lot N°1
Ordinateurs
de bureau,
imprimantes
et IPAD
Lot N°2
Fournitures
pour la
maintenance
informatique
Lot N°3
Un bloc tête
d’impression
pour
l’imprimante
IBM 6 400
INFOS ELECTRONICS 27 juillet 2012
SYMPHONY 9 juillet 2012 SYMPHONY 9 juillet 2012
Date d’approbation 27 juillet 2012 pour le Lot N° 1
9 juillet pour les lots N°2 et N°3
Date d’immatriculation Formalité non prévue par le CMP
Date de notification de la
lettre de marché
6 août 2012 par lettre DG/3968/SM /cn/2012 à INFOS
ELECTRONICS pour le lot N°1
10 juillet 2012 à SYMPHONY par lettre N°
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
82
DG/3426/SM/en/2012 du 10 juillet 2012 pour les lots N°2 et
N°3
Date d’enregistrement du
contrat
Non enregistré
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non publié
Délai d’exécution 60 jours
Garantie de bonne
exécution
Constituée le 14 août 2012 valable jusqu’à la réception
définitive pour le lot N°1
Constituée le 28 août 2012 pour les lots N°2 et N° 3 alors
que cette garantie aurait dû être constituée au plus tard le 30
juillet 2012 soit 20 jours après la notification du marché.
Attributaires et montants
en FBU
Description Lot N°1
Ordinateurs de
bureau,
imprimantes et
IPAD
Lot N°2
Fournitures
pour la
maintenance
informatique
Lot N°3 un bloc
tête
d’impression
pour
l’imprimante
IBM 6 400
INFO
ELECTRONICS 27 258 000
SYMPHONY 13 079 882 5 914 093
Non conformités
L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO
n’est pas formalisé ; la DNCMP s’est limitée à attribuer un
numéro au DAO. Il y’a lieu de formaliser l’ANO sur le
projet de DAO.
Au regard de la date de publication de l’AAO, l’INSS ne
s’est pas conformée au délai de préparation des offres tel que
précisé par l’article 48 du CMP ; en effet, les candidats ont
eu 28 jours pour préparer leurs offres au lieu des 30 jours.
Il y’a lieu de faire attention au décompte des jours impartis
aux candidats potentiels pour préparer leurs offres car, même
à un jour près, la consultation peut être annulée à la requête
de toute personne intéressée au déroulement normal de la
procédure.
L’INSS a formulé à l’attention d’INFOS ELECTRONICS
pour le lot N°1 et de SYMPHONY pour les lots N°2 et N°3
une demande de prorogation de la durée de validité de leurs
offres de 60 jours ; ces demandes datent du 11 juin 2012
après la date limite de validité des offres était fixée au 8 juin
2012. Nous précisons que la demande de prorogation de la
durée de validité des offres de 60 jours tout comme
l’acceptation auraient dû être formulées avant cette date
limite. Il s’y ajoute que la demande ne prévoit pas la
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
83
prorogation de la durée de validité de la garantie de
soumission alors que les deux vont de pair.
Les réponses sont parvenues les 14 et 18 juin 2012 alors que
la demande fixait un délai de réponse de 7 jours. Le CMP
tout comme ses textes d’application ne prévoient aucun délai
de réponse suite à une demande de prorogation de la durée de
validité des offres.
Les mainlevées de garanties de soumission ne sont pas faites
dans les délais requis ; elles sont datées du 1er
août 2012.
Pourtant, en date du 3 août 2012, le soumissionnaire MI
SOFT a écrit une lettre pour réclamer la restitution de sa
garantie de soumission qui aurait dû lui être restituée au plus
tard le 8 juillet 2012 soit un mois après la date limite de
validité des offres.
La garantie de bonne exécution a été constituée le 28 août
2012 pour les lots N°2 et N° 3 alors que cette garantie aurait
dû être recueillie au plus tard le 30 juillet 2012 soit 20 jours
après la notification du marché. Par ailleurs, le texte de la
GBE stipule : « la Banque Commerciale du Burundi s’engage
en cette qualité à verser entre les mains du bénéficiaire le
montant de la garantie dans les dix jours ouvrables à dater de
la réception de la mise en demeure faite par lettre
recommandée à la poste et ce, nonobstant tous arguments et
objections que le donneur d’ordre pourrait faire valoir ». Ce
libellé n’est pas conforme à la garantie à première demande
requise aux termes à l’article 99 du CMP. Cette imprécision
est liée à l’absence de modèle de GBE dans le DAO.
En fait le Garant, la banque en l’occurrence, doit s’engager
sans réserve et irrévocablement à payer à première demande,
tout montant réclamé dans la limite du montant ou du
pourcentage mentionné dans le marché. Il n’y a pas lieu de
préciser par quelle voie la demande doit parvenir à la
Banque, ni dans quels délais le paiement aura lieu. Il s’agit
d’une garantie à première demande.
Recommandations Formaliser l’avis de non objection de la DNCMP sur les
projets de DAO.
Se conformer à l’article 48 du CMP..
Formuler la demande de prorogation de la durée de validité
des offres et des garanties de soumission avant l’expiration
du délai de validité des offres.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
84
Etablir les mainlevées des garanties de soumission
conformément à l’article 94 du CMP.
Veiller au respect des dispositions des articles 97 et 99 du
CMP.
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Les garanties de soumission sont restituées à la notification
définitive de l’attribution du marché (article 75 du CMP).
Appréciation du Consultant Formaliser cette restitution en établissant une lettre portant
mainlevées des garanties de soumission.
APPEL D’OFFRES NATIONAL DNCMP/26/S/2012
SURVEILLANCE DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION DE CINQ IMMEUBLES A
KININDO ET DE REMISE EN ETAT D’UNE VILLA EXISTANTE
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
85
Date de transmission du
projet de DAO
Lettre de transmission du projet de DAO non classée dans le
dossier de marché
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO
n’est pas formalisé .
Date de publication 11 avril 2012 (source DAO)
Nous n’avons pas l’assurance que la publication a bien été
faite le support de publication de l’AAO n’étant pas classé
dans le dossier de marché.
Date limite de dépôt des
offres
11 mai 2012
Délai de préparation des
offres
30 jours
Date d’ouverture des plis 11 mai 2012
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
21 mai 2012
Demande d’ANO sur le
rapport d’analyse des offres
techniques
Par lettre DG/2442/na/2012 du 24 mai 2012 (source : réponse
de la DNCMP)
Non objection de la
DNCMP sur le rapport
d’analyse des offres
techniques et pour
l’ouverture des offres
financières
DNCMP N°549/1041/CSS/ND/2012 du 6 juin 2012
Demande d’ANO sur la
proposition d’attribution
DG/2850/na/2012 du 8 juin 2012 (source : réponse DNCMP)
Objection de la DNCMP DNCMP/1170/CSS/2012 du 19 juin 2012
Pour cause de dépassement du budget alloué à la prestation
dans le PPM (60 000 000 FBU) inférieur à la proposition
d’attribution (76 700 000 FBU)
Non objection de la
DNCMP sur la proposition
d’attribution
DNCMP N°549/1373/CSS/2012
Demande de visa de DG/3664/JNT/en/2012 du 19 juillet 2012
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
86
contrôle du marché
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non disponible
Date d’ANO de la DCMP
sur le projet de contrat
Non formalisée
Date de souscription 2 août 2012
Date d’approbation 2 août 2012
Date d’immatriculation Non prévue
Date de notification du
marché
3 août 2012
Date d’enregistrement du
contrat
Non enregistré
Date d’information du
candidat non retenu et
restitution de sa garantie de
soumission
NA
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non publié
Délai d’exécution 18 mois
Garantie de soumission
FBU
NA
Attributaire SNAT
Montant du marché en FBU 59 590 000
Non conformités
Le dossier d’appel d’offres (il aurait fallu utiliser une
Demande de Proposition car il s’agit de prestations
intellectuelles nécessitant la définition d’une méthodologie
…) est très sommaire et ne comprend pas de véritables
Termes de Références décrivant les différentes phases de la
mission la mission (mission globale de suivi administratif,
financier et technique) , les tâches à accomplir par le maître
d’œuvre, les rapports à produire, la périodicité de leur
transmission (hebdomadaires, mensuels), les résultats
attendus. La supervision, le contrôle et la surveillance des
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
87
travaux comprend l’approbation des dossiers d’exécution
fournis par l’entreprise, la vérification des documents
graphiques et divers procédés de construction.
Il y’a lieu dans les termes de référence de préciser la nature
des vérifications attendues du consultant avant les travaux,
les contrôles à effectuer pendant les travaux, les rapports
attendus et leur format de présentation…., les contrôles après
l’exécution des travaux…. Le dossier de consultation doit
comprendre un cadre du bordereau des prix unitaires (BPU),
un cadre du devis quantitatif estimatif (DQE).
Une Commission de Passation des Marchés ad hoc a été
désignée pour cette acquisition par lettre
DG/2211/JNT/en/2012 en date du 7 mai 2012. Nous
rappelons que l’article 16 du décret 100/123 portant création,
organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des
Marchés Publics indique que les membres de la Commission
de Passation des Marchés sont nommés par la PRMP pour un
an renouvelable. Cependant, la pratique au niveau de l’INSS
est de constituer des CPM ad hoc arguant un souci
d’efficacité notamment par la cooptation au sein de cette
CPM de personnes compétentes pour cette acquisition
spécifique. Nous estimons que le résultat pas être atteint par
la cooptation de ces personnes dans la sous-commission
d’analyse qui est le véritable artisan de l’évaluation de la
qualité des offres.
Les membres de la sous-commission d’ouverture ont été
désignés par la PRMP par lettre DG/2212/JNT/en/2012 en
date du 7 mai 2012 pour une ouverture des plis prévue le 11
mai 2012. Il y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes
car dès lors que la CMP a été désignée par la PRMP, il
appartient au Président de la CPM de désigner les membres
des sous-commissions conformément aux dispositions de
l’article 4 du décret ci-avant mentionné et des articles 9 et
62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des
Marchés Publics. Les dispositions ci-avant sont en
contradiction avec l’article 18 du décret 100/123 qui dispose
que les membres de la sous-commission d’analyse sont
nommés par la Personne Responsable des Marchés Publics ;
il y’a lieu de conformer le décret à la loi sur ce point précis.
L’offre de BERGIMMO a été rejetée par la sous-commission
d’ouverture car le soumissionnaire a déposé une attestation
de non litige en lieu et place d’une attestation de non faillite.
Nous estimons qu’une simple déclaration sur l’honneur
attestant que le soumissionnaire ne fait pas l’objet d’une
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
88
procédure de liquidation de biens ou de faillite personnelle
devrait suffire. Une seule offre a été admise pour examen
technique ; l’offre de CEC a été rejetée au motif que la durée
de validité de l’attestation de non faillite a expiré. Nous
estimons qu’une simple déclaration sur l’honneur attestant
que le soumissionnaire ne fait pas l’objet d’une procédure de
liquidation de biens ou de faillite personnelle devrait suffire.
De manière plus générale la règlementation devrait être revue
notamment pour les points relatifs à l’attestation non
redevabilité à l’OBR ou à l’INSS en permettant aux
candidats de compléter leur dossier administratif pendant la
période impartie à la Commission de Passation des Marchés
pour attribuer le marché.
Dans la pratique au niveau international, sont considérées
comme étant en règle les personnes qui, au 31 décembre de
l'année précédant l’avis d’appel à la concurrence, se sont
acquittées de leurs impôts, taxes, majorations, pénalités,
cotisations et redevances de régulation des marchés publics
mis à leur charge lorsque ces produits devaient être réglés au
plus tard à la date ci-dessus ; sont également considérées
comme étant en règle, les personnes qui, à défaut de
paiement au 31 décembre de l'année précédant l'avis d'appel
à la concurrence, ont entre cette date et la date du lancement
de la procédure de passation soit acquitté lesdites sommes,
soit constitué des garanties jugées suffisantes par l’organisme
ou le comptable chargé du recouvrement des sommes en
cause. Il y’a lieu de donner un délai aux candidats pour
compléter les pièces administratives manquantes délai
pouvant aller jusqu’à l’attribution du marché.
L’élimination du candidat CEC pour cause de non validité de
l’attestation de non faillite a donné lieu à un recours de ce
dernier auprès du CRD de l’ARMP. Cette attestation ne porte
aucune durée de validité et comme nous l’avons indiqué ci-
avant, une simple déclaration sur l’honneur est admise de
manière générale. L’offre du candidat aurait pu être retenue
pour examen détaillé.
Dans sa demande d’ANO formulée le 14 juillet 2012 par
lettre DG/3303/JNT/en/2012 le Directeur Général de l’INSS
indique que le candidat SNAT marque son accord pour
conformer son offre financière au budget. L’examen de la
lettre du candidat portant ajustement des honoraires pour se
conformer au budget de l’INSS a permis de constater que la
réduction des honoraires a été faite de manière forfaitaire en
violation des dispositions de l’article 37 du CMP. Nous
précisons que pour les marchés de prestations intellectuelles,
les négociations n’ont pas pour vocation à réduire le prix du
marché. Elles doivent porter essentiellement sur les points
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
89
relatifs à la clarification et à l’amélioration des termes de
références, au respect du planning d’exécution et à la
disponibilité du personnel clé. Ces négociations peuvent
induire quelques modifications du niveau des honoraires
mais les prix unitaires doivent demeurer inchangés. Aucun
procès verbal des négociations n’a été établi.
Ce contrat a été conclu à prix global et forfaitaire pour une
durée de 18 mois. Ce mode de facturation n’est pas le plus
indiqué pour ce type de prestation car il expose l’INSS à la
conclusion d’avenant en cas d’arrêt ou de dérapage des délais
d’exécution de contrat de construction.
Les supports de publication des attributions provisoire et
définitives ne sont pas classés dans le dossier de marché en
violation des articles 67 et 76 du CMP.
Les lettres d’information des candidats évincés du rejet de
leurs offres ne sont pas non plus classées dans le dossier de
marché.
Recommandations Veiller au respect de l’article 16 du décret 100/123 portant
création, organisation et fonctionnement de la Cellule de
Gestion des Marchés Publics indique que les membres de la
Commission de Passation des Marchés sont nommés par la
PRMP pour un an renouvelable.
Veiller au respect des articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4
février 2008 portant Code des Marchés Publics.
Revoir la règlementation des marchés sur le point relatif au
dépôt des pièces administratives notamment en permettant
aux candidats de les compléter pendant la période allant
jusqu’à l’attribution du marché.
Se conformer à l’esprit des négociations dans les marchés de
prestations intellectuelles (article 37 du CMP) ;
Les marchés relatifs aux prestations de contrôle et de
supervision des travaux sont par excellence, le type de marché
à conclure au temps passé, car, pour ce type de prestations, il
est d’une part difficile de préciser l’étendue des services et
d’autre part, la durée et le volume des services dépendent
souvent de variables sur lesquelles, le Consultant n’a pas de
maîtrise.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
90
Veiller au respect des articles 67, 68 et 76 du CMP et à
l’archivage exhaustif des pièces de marché.
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Appréciation du Consultant
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
91
APPEL D’OFFRES OUVERT DNCMP/109/F/2012
FOURNITURE ET INSTALLATION DE CINQ GROUPES ELECTROGENES DANS
LES AGENCES (BURURI, MWARO, GITEGA, NGOZI ET CENTRE VILLE) DE
L’INSS
Date de transmission
du projet de DAO N°
DNCMP/109/F/2012 de
Mars 2012
4 mars 2012
Date d’ANO de la
DCMP sur le DAO
L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n’est
pas formalisé.
Date de publication 23 mars 2012
Le support de publication de l’AAO n’est pas classé dans le dossier
de marché.
Date limite de dépôt des
offres
20 avril 2012
Délai de préparation
des offres
29 jours
Date d’ouverture des
plis
20 avril 2012
Garantie de soumission 1 500 000 FBU
Période validité des
offres
90 jours
Date de l’évaluation
technique
27 juillet 2012
Date d’attribution 16 août 2012
Demande d’ANO sur le
rapport d’analyse et la
proposition
d’attribution
24 août 2012
Non objection de la
DNCMP sur le PV
d’attribution
03 septembre 2012
Date de notification
d’attribution et
d’information des
candidats non retenus
Lettres de notification d’attribution et d’information des candidats
non retenus non transmises
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non publiée
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
92
Date de demande
d’ANO de la DNCMP
sur le projet de contrat
Non classée dans le dossier
Date d’ANO de la
DCMP sur le projet de
contrat
Non classée dans le dossier
Date de souscription 11 octobre 2012
Date d’approbation 11 octobre 2012
Date d’immatriculation Non mentionnée dans les lettres de marché
Date de notification du
marché
Non datée
Restitution des
garanties d’offres
Lettres de restitution des garanties d’offres non versées au dossier.
Date d’enregistrement
du contrat
Non enregistré
Date de publication de
l’avis d’attribution
définitive
Non publié
Délai d’exécution 60 jours à compter de la réception de la lettre de commande
Attributaire GTS
Montant total du
marché en FBU
89 975 000 FBU TVAC
Lettre de commande N° DG/4991/2012 du 11 octobre 2012
Notification Aucune notification et information des candidats jointe au dossier
Non conformités
Au regard de la date mentionnée dans l’avis d’appel d’offres, le
délai réglementaire de 30 jours n’est pas respecté, le décompte
donne 29 jours calendaires aux candidats pour la préparation de
leurs offres. Le non respect des dispositions de l’article 48 du CMP
peut entrainer l’annulation de la procédure à la requête de toute
personne intéressée au déroulement normal de ladite procédure.
Le nombre de jours imparti aux fournisseurs pour adresser
éventuellement leurs demandes d’éclaircissements à l’AC n’est pas
précisé dans le RPAO, il est juste précisé le délai dont dispose
l’acheteur pour répondre à ces demandes (10 jours).
Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’est pas joint au
dossier ; l’INSS doit faire la preuve de l’insertion d’un AAO dans
un journal à large diffusion et s’est conformée aux dispositions de
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
93
l’article 47 du CMP
L’AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de
soumission ; l’article 44 du CMP relatif au contenu de l’AAO ne
donne pas de précision mais les bonnes pratiques internationales
recommandent la précision de la date limite de validité de la
garantie de soumission en relation avec la date limite de validité des
offres. Cette information est donnée au point 18 du RPAO.
Les points 40.2 et 41.1 du RPAO précisent que « dans les 20 jours
suivant la réception de la lettre de marché et de l’acte
d’engagement, l’attributaire du marché le signera et le renverra au
Maître d’Ouvrage, avec la garantie de bonne exécution requise »,
donc invite déjà l’attributaire provisoire à constituer la garantie de
bonne exécution à partir d’une lettre de marché non encore signée et
approuvée. C’est seulement après le retour de la lettre de marché
signée que la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité
Contractante signera à son tour ces documents avant de les
soumettre à l’approbation.
Les actes de nomination de la commission de passation des
marchés, de la sous commission d’analyse et de la commission de
réception n’ont pas été joints au dossier.
Les membres de la sous-commission d’ouverture ont été désignés
par la PRMP par lettre DG/2011/J.NT/e.n/2012 du 16 avril 2012
pour une ouverture des plis prévue le 20 avril 2012. Il y’a lieu de
mettre de la cohérence dans les actes car dès lors que la CPM a été
désignée par la PRMP, il appartient au Président de la CPM de
désigner les membres des sous-commissions conformément aux
dispositions de l’article 4 du décret 100/123 mentionné et des
articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des
Marchés Publics. Les dispositions ci-avant sont en contradiction
avec l’article 18 du décret 100/123 qui dispose que les membres de
la sous-commission d’analyse sont nommés par la Personne
Responsable des Marchés Publics ; il y’a lieu de conformer le
décret à la loi sur ce point précis.
La lettre de nomination de la sous commission d’analyse n’a pas été
versée au dossier.
Le nombre de membres (quatre) désignés pour l’analyse des offres
n’est pas conforme à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet
2008 qui stipule qu’« outre le président, la sous-commission
d’analyse est composée de quatre autres membres ».
Il y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes de nomination
car dès lors que la CPM a été désignée par la PRMP, il appartient au
Président de la CPM de désigner les membres des sous-
commissions conformément aux dispositions de l’article 4 du décret
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
94
100/123 mentionné et des articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4
février 2008 portant Code des Marchés Publics. Les dispositions ci-
avant sont en contradiction avec l’article 18 du décret 100/123 qui
dispose que les membres de la sous-commission d’analyse sont
nommés par la Personne Responsable des Marchés Publics ; il y’a
lieu de conformer le décret à la loi sur ce point précis.
L’analyse technique révèle plusieurs anomalies car l’offre de
CABU a été jugée conforme alors que certaines spécifications
proposées ne sont pas conformes à celles du DAO et ceci a été le
cas d’UNITECH dont l’offre a été rejetée à ce stade. Ces anomalies
se résument comme suit :
- puissance continue du moteur de 16,5 KVA en lieu et place
de 13 KVA,
- puissance de secours du moteur de 18.0 KVA en lieu et
place de 15 KVA,
- cylindrée de 22 au lieu de 1.496 cc comme requis,
- 4 cylindres proposés au lieu de 3,
- Alésage x course de 84 X 100 en lieu et place de 84 X 90
mm,
- Poids de l’alternateur de 466 Kg au lieu de 460 Kg. Il est
précisé à ce niveau que le poids proposé par UNITECH
n’est pas conforme sans en indiquer le nombre, il en est de
même pour la dimension du groupe, la largeur et la hauteur
minimum,
- la ligne « marque de l’alternateur » a été renseignée pour
CABU et UNITECH mais pour GTS, seule la mention
« OK » est indiquée,
- Pour le manuel d’utilisation qui devait être proposé en
français ou en anglais, il est inscrit sur la colonne de
UNITECH un nombre « 1448 ».
Cependant, seules les non conformités de l’offre d’UNITECH ont
été soulevées par la commission et l’offre de CABU admise à
l’analyse financière, nous estimons que l’offre de CABU aurait du
être éliminée à l’analyse technique au même titre que celle d’
UNITECH.
A l’analyse des offres, nous avons noté lors de l’examen
préliminaire qui est fait en amont et qui doit porter sur
l’appréciation de l’exhaustivité, de la recevabilité et de la
conformité pour l’essentiel des offres, une nette confusion avec
l’examen des critères techniques et de qualification du DAO. Nous
avons noté que des critères techniques et de qualification ont été
utilisés dès l’examen préliminaire alors que l’examen de la
qualification des candidats vient ex-post. Nous rappelons que seules
les divergences techniques et commerciales majeures peuvent
entrainer le rejet d’une offre au stade de la revue préliminaire. Ces
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
95
divergences majeures doivent avoir pour effet de ne pas atteindre
l’objectif de l’achat envisagé si l’offre est retenue ou de biaiser la
comparaison avec les offres substantiellement conformes.
La sous commission d’analyse a émis une proposition d’attribution
en fin de séance alors que cela incombe à la commission de
passation des marchés qui soumet une proposition d’attribution à la
PRM. La sous commission doit procéder au classement des offres et
transmettre son rapport d’analyse à la commission de passation des
marchés conformément à l’article 62 du CMP.
Nous notons que l’ouverture des plis était prévue le 21 mars 2012
alors que la sous commission d’analyse ne s’est réunie que le 27
juillet 2012 pour évaluer les offres, soit près de trois mois après
l’ouverture en violation de l’article 62 du CMP qui stipule que ce
délai ne peut excéder 30 jours.
Le marché a été attribué en août 2012 près de deux mois après que
le délai de validité des offres a expiré, aucune demande de
prorogation de ce délai n’a été adressée aux soumissionnaires. Suite
à la demande d’ANO sur le PV d’attribution à la DNCMP, cette
dernière rappelle que la validité des offres ayant expiré,
l’attributaire du marché ne pourra signer le contrat de marché
qu’après prorogation de la validité de son offre.
Les lettres de notification d’attribution et d’information des
candidats non retenus n’ont pas été versées au dossier (article 68 du
CMP).
Concernant l’article 10 du contrat sur les pénalités de retard, il est
mentionné que les pénalités sont calculées sur le montant de
l’ensemble du marché ou de la tranche considérée (montant initial
modifié éventuellement par les avenants), nous rappelons que les
pénalités ne peuvent être appliquées que sur le montant des
fournitures non livrées.
La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a pas
été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP.
L’ANO de la DNCMP sur le projet de marché et les documents liés
à l’exécution (facture définitive, bordereau d’expédition, PV de
réception…) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du
marché n’ont pas été versés au dossier.
Recommandations Se conformer à l’article 48 du CMP.
Préciser la date limite de transmission des demandes
d’éclaircissements.
Se conformer à l’article 47 du CMP
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
96
Préciser dans l’AAO la date limite de validité de la garantie de
soumission.
Se conformer à l’article 97 du CMP.
Veiller à l’archivage exhaustif des pièces de marché.
Se conformer à l’article 4 du décret 100/123 et aux articles 9 et
62.1 de la loi 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés
Publics. Les dispositions ci-avant étant en contradiction avec
l’article 18 du décret 100/123 qui dispose que les membres de la
sous-commission d’analyse sont nommés par la Personne
Responsable des Marchés Publics, il y’a lieu de conformer le décret
à la loi sur ce point précis.
La lettre de nomination de la sous commission d’analyse n’a pas été
versée au dossier.
Se conformer à l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet
2008.
Veiller au respect du principe d’égalité de traitement des candidats.
Ne pas examiner les critères de jugement des offres au moment de
l’appréciation de la recevabilité des offres.
Se conformer aux articles 67, 68 et 76 du CMP.
Commentaires de
l’Autorité Contractante
Appréciation du
Consultant
APPEL D’OFFRES NATIONAL DGINSS/0550/F/2012
FOURNITURE ET INSTALLATION DE LICENCES ANTIVIRUS
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
97
Date de transmission du
projet de DAO
-
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
-
Date de publication Le 03 février 2012
Date limite de dépôt des
offres
Le 05 mars 2012
Délai de préparation des
offres
30 jours
Date d’ouverture des plis Le 05 mars 2012
Garantie de soumission 140 000 FBU
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
Le 12 mars 2012
Date d’attribution Le 04 avril 2012
Demande d’ANO sur le
rapport d’analyse et la
proposition d’attribution
Non objection de la
DNCMP sur le rapport
d’analyse
L’avis de non objection sur le rapport d’analyse ne nous a
pas été transmis.
Date de publication de l’avis
d’attribution provisoire
Le support de publication de l’avis d’attribution provisoire
ne nous a pas été transmis en violation des dispositions de
l’article 67 du CMP.
Notification de l’attribution
provisoire
Le 11 avril 2012 par lettre n° DG/1823/2012
Information des candidats
non retenus et restitution de
sa garantie de soumission
Le 11 avril 2012 des lettres portant information des
soumissionnaires du rejet de leur offre ont été établies :
- n° DG/1819/2012 adressé à MI-SOFT
- n° DG/1820/2012 adressé à STAR SYSTEMS
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
98
- n° DG/1821/2012 adressé à INFOCOM
- n° DG/1822/2012 adressé à SYMPHONY
Transmission du projet de
contrat à la DNCMP pour
ANO
-
Date d’ANO de la DCMP
sur le projet de contrat
-
Date de signature de la
lettre de marché
-
Date d’approbation -
Date de notification
d’attribution provisoire
Le 11 avril 2012
Date de notification
d’attribution définitive
Le 16 mai 2012
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Le support de publication de l’attribution définitive ne nous a
pas été transmis.
Délai d’exécution 45 jours à compter de la réception de la notification de la
lettre de commande.
Garantie de bonne
exécution
La copie de la garantie de bonne exécution ne nous a pas été
transmise. Par conséquent nous ne saurons en apprécier sa
constitution.
Attributaires et montants ROCK GLOBAL CONSULTING pour un montant de
6 244 961 FBU TVAC
Non conformités
Nous avons noté que le DAO utilisé n’est pas conforme à au
dossier type sur les fournitures.
Les membres de la sous-commission d’ouverture ont été
désignés par la PRMP par lettre DG/1571/2012 du 26 février
2012 pour une ouverture des plis prévue le 5 avril 2012. Il
y’a lieu de mettre de la cohérence dans les actes car dès lors
que la CMP a été désignée par la PRMP, il appartient au
Président de la CPM de désigner les membres des sous-
commissions conformément aux dispositions de l’article 4 du
décret ci-avant mentionné (revoir l’ordre de numérotation des
lettres) et des articles 9 et 62.1 de la loi 1/01 du 4 février
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
99
2008 portant Code des Marchés Publics. Les dispositions ci-
avant sont en contradiction avec l’article 18 du décret
100/123 qui dispose que les membres de la sous-commission
d’analyse sont nommés par la Personne Responsable des
Marchés Publics ; il y’a lieu de conformer le décret à la loi
sur ce point précis.
L’article 47 du CMP stipule que « Les marchés publics par
appel d’offres, dont le montant est supérieur ou égal au seuil
réglementaire visé à l’article 5 de la présente loi, doivent
obligatoirement faire l’objet d’un avis d’appel à la
concurrence porté à la connaissance du public par une
insertion faite, dans les mêmes termes, dans le Journal des
Marchés Publics ou toute publication nationale et/ou
internationale ainsi que sous mode électronique, selon un
document modèle dont les mentions obligatoires seront
fixées par voie réglementaire. Cette disposition du code des
marchés publics est réitérée dans l’ordonnance
n°549/1035/2008 du 06 juillet 2008 en son article 3.
Le support de publication de l’attribution définitive ne nous a
pas été transmis. Nous rappelons que cette procédure est une
obligation au regard de l’article 76 du CMP.
Les mainlevées de garanties de soumission ne sont pas faites
dans les délais requis car au regard de l’article 94du CMP
La copie de la garantie de bonne exécution ne Figure pas
dans le dossier de marché.
Nous avons noté que la sous-commission d’analyse était
composé que quatre personnes qui ont procédé à l’analyse
des offres, alors que le minimum requis est de cinq (5)
membres, en violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11
juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement
de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.
Nous avons noté qu’un délai de 63 jours s’est écoulé entre la
date de notification à savoir le 16 mai 2012 et la lettre de
rappel pour une exécution du marché c’est-à-dire le 18 juillet
2012 alors que le délai prévu pour l’exécution du marché
était de 45 jours. Par conséquent une mise en demeure devait
lui être signifiée puis pour lui appliquer des pénalités de
retard comme stipulé à l’article 109 du CMP.
Il s’y ajoute qu’un temps anormalement long s’est écoulé
c’est-à-dire 15 mois entre la notification de rappel du 18
juillet 2012 et la lettre de demande pour débuter l’exécution
du marché établi par Rock Global le 03 octobre 2013.
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
100
Les pièces relatives à l’exécution et au règlement du marché
ne nous ont pas été transmises.
Recommandations Mettre en place la Commission de Passation des Marchés
conformément aux textes règlementaires et lui laisser exercer
la plénitude de ses attributions notamment en matière de
nomination des membres des sous-commissions d’ouverture
et d’analyse.
Veiller au classement exhaustif de tous les documents relatifs
à la passation des marchés
Respecter les dispositions de l’article 47 relatif à l’obligation
de publicité
Respecter les dispositions de l’article 48 relatif au délai de
réception des offres
Se conformer aux dispositions de l’article 60 relatif à la
publication du procès-verbal d’ouverture
Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 67
relatif à l’obligation de publicité du procès-verbal
d’attribution.
Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à
l’information des soumissionnaires
Respecter les dispositions de l’article 94 relatif à la libération
de la garantie
Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 109
relatif aux pénalités de retard
Commentaires de l’Autorité
Contractante
L’AAO a été publié dans « Le Renouveau» du Vendredi
03/02/2012(voir INFO annexe 2)
- L’avis de non objection de la DNCMP n’était pas
nécessaire, car le montant du budget était en dessous du
seuil de contrôle à priori.
-5-
- Les membres de la commission d’ouverture ont été nommés
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
101
le 28/02/2012 et non le 26/02/2012 et l’ouverture des plis
était prévue le 05/03/2012 et non le 05/04/2012 comme
indiqué dans le rapport.
- Selon l’article 60 du code des marchés publics, les membres
de la commission d’ouverture des offres sont désignés par la
Personne Responsable des Marchés Publics.
- L’article 4 du Décret du 11/07/2008 parle d’une sous-
commission d’analyse et non d’une sous-commission
d’ouverture.
-L’exécution du marché a commencé tardivement car
le marché précédent (DGINSS/0321/F/2011) avait
connu un retard dans son exécution et il y a eu
application des pénalités
Appréciation du Consultant
AOON N° DNCMP/90/F/2012
FOURNITURE DE 03 CAMIONNETTES DOUBLE CABINE 4X4 ET D’UNE JEEP
Date de transmission du DAO Le 27 février 2012
Date d’ANO de la DCMP sur le DAO L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet
de DAO n’est pas formalisé.
Date de publication Le 08 mars 2012
Date limite de dépôt des offres Le 09 avril 2012
Délai de préparation des offres 32 jours
Date d’ouverture des plis Le 09 avril 2012 à 9h
Période validité des offres 90 jours
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
102
Date de l’évaluation technique Le 23 avril 2012, le rapport a été établi le 02 mai
2012
Date d’attribution Le 09 mai 2012
Date de l’attestation d’existence de
crédits
-
Date de demande d’ANO à la DNCMP
sur le procès-verbal d’attribution
Le 10 mai 2012 par lettre n°DG/2298/RG/nc
j./2012
Date d’ANO de la DNCMP sur le
procès-verbal d’attribution
Le 25 mai 2012 par lettre
n°549/975/O.N/CSF/2012
Date d’information du candidat non
retenu et restitution de sa garantie de
soumission
Le 30 mai 2012 par lettre
n°DG/2637/OM/n.n/2012
Les mainlevées sur les garanties de soumission
n’ont pas été transmises
Date de notification d’attribution Le 30 mai 2012 par lettre
n°DG/2636/OM/n.n/2012
Date de publication de l’attribution
provisoire
Le support de la publication de l’attribution
provisoire ne nous a pas été transmis. Nous
rappelons qu’au regard de l’article 67 du CMP,
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le projet de contrat
-
Date d’ANO de la DCMP sur le projet
de contrat
-
Date de souscription Le 04 juillet 2012
Date d’approbation -
Date d’immatriculation -
Date de notification définitive Le 04 juillet 2012 par lettre
n°DG/3291/SM/cn/2012
Date d’enregistrement du contrat -
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
-
Le support de publication de l’avis d’attribution
définitive ne nous a pas été transmis.
Délai d’exécution 10 jours dès la réception de la lettre de commande
Garantie de soumission Une garantie de soumission de 4 000 000 par lot
est exigée
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Rapport Final
103
Attributaires TOYOTA
BURUNDI
Lot 1 : 03
TOYOTA
hilux
double
cabine
176 250 000 FBU TTC
TOYOTA
BURUNDI
Lot 2 : 01
TOYOTA
Fortuner
75 500 000 FBU TTC
Montant du marché en FBU 251 750 000 FBU TTC
Contrôle au préalable -
Notification et publicité de
l’attribution provisoire
Le 30 mai 2012, lettre n°DG/2636/OM/n.n/2012
Le support de la publication de l’attribution
provisoire ne nous a pas été transmis
conformément à l’article 67 du CMP
Publicité de l’attribution définitive
Notification de l’attribution définitive
Le support de publication de l’attribution
définitive ne nous a pas été transmis
Non conformités
Nous avons noté que la commission d’analyse
devait être composée de cinq (5) membres mais
seuls quatre (04) membres ont procédé à l’analyse
des offres, alors que le minimum requis est de cinq
(5) membres, en violation toujours de l’article 19
du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant
création, organisation et fonctionnement de la
Cellule de Gestion des Marchés Publics.
L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet
de DAO n’est pas formalisé. La DNCMP s’est
limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y’a lieu
de formaliser l’ANO sur le projet de DAO.
Aux termes de l’article 3 du décret 100/120
portant création, organisation et fonctionnement de
la DNCMP, cette dernière émet un avis de non
objection sur les DAO avant lancement de l’AO.
Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres
n’a pas été transmis. Cette publication est une
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
104
exigence de l’article 47 du CMP.
Nous avons relevé plusieurs manquements dans le
DAO :
- Le nombre de jours imparti aux
fournisseurs pour adresser éventuellement
leurs demandes d’éclaircissements à l’AC
n’est pas précisé dans le DAO.
- il conviendrait de mettre en harmonie le
point 10 de l’avis d’appel d’offre qui
stipule une garantie de soumission de
4 000 000 Fbu et le point 19 des DPAO qui
stipule que le montant de la garantie de
l’offre est fixé à 2 500 000 Fbu. Nous
avons noté qu’il n’est pas précisé si cette
garantie est valable pour un lot ou
l’ensemble des lots
La définition des spécifications techniques pour
l’achat de véhicules pick-up double cabine est
marquée par l’introduction de critères abusifs,
orientés et discriminatoires. En effet, le critère
relatif à la garde au sol minimale de 250 mm n’est
pas objectif au regard des standards pour ce type
de véhicule dont la garde au sol oscille entre 200
et 230 mm et surtout de l’usage auquel ces
véhicules sont destinés. En effet, pour l’INSS la
nature des activités ne justifie pas une garde au sol
de 250 mm. En fixant un minimum de 250 mm de
garde au sol, l’INSS fait une restriction à l’accès à
la commande publique. Nous rappelons que les
caractéristiques techniques doivent être définies en
fonction de l’usage auquel les véhicules sont
destinés.
Le nombre de membres (trois) désignés pour
l’analyse des offres n’est pas conforme à l’article
19 du décret N° 100/123 du qui stipule qu’« outre
le président, la sous-commission d’analyse est
composée de quatre autres membres ».
L’article 40 du RPAO stipule que « dans les 15
jours suivant la réception de la lettre de marché,
l’attributaire fournira à l’Acheteur une garantie de
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
105
bonne exécution sous la forme stipulée dans le
DPAO. Il convient de noter que la garantie de
bonne exécution ne peut être demandée au garant
que sur la base d’un marché dûment approuvé par
l’autorité compétente. Ce qui n’est pas le cas du
marché soumis à l’attributaire pour signature. S’y
ajoute que les délais de constitution de 15 jours de
cette garantie de bonne exécution n’est pas
conforme au délai fixé par l’article 97 du CMP qui
stipule que la garantie de bonne exécution doit être
constituée dans les 20 jours calendaires qui suivent
la notification du marché et, en tout cas, avant le
premier paiement. En cas d’existence d’une
garantie de l’offre, elle doit être constituée avant
que la garantie de l’offre n’expire. »
Les mainlevées des garanties de soumission n’ont
pas été transmises en violation des dispositions de
l’article 94 du CMP.
Le support de publicité de l’attribution définitive,
les documents liés à l’exécution et au règlement du
marché n’ont pas été versés au dossier.
Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif
des documents pour une bonne tenue des dossiers
de marchés.
Modifier la clause du DAO portant constitution de
la GBE qui ne peut être exigée qu’une fois le
marché dûment signé, approuvé et notifié par les
autorités compétentes.
Ne pas inclure des critères discriminatoires dans le
règlement de la consultation ; la garde au sol aurait
dû être définie dans une intervalle allant de 220 à
250 mm plutôt que d’être fixée à un minimum non
standard pour ce type de véhicule pick-up double
cabine. Les caractéristiques techniques doivent
être définies en fonction de l’usage auquel les
véhicules sont destinés.
Veiller au respect de l’article 19 du décret 100/123
du 11 juillet 2008 sur les sous commissions
d’ouverture et d’analyse des marchés
Respecter les dispositions de l’article 67 du CMP
INSS - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
106
relatif à la publication de l’attribution provisoire
Respecter les dispositions de l’article 76 du CMP
relatif à la publication de l’attribution définitive
Commentaires de l’Autorité
Contractante
- Remarque : Avis de non objection de la
DNCMP sur le projet de DAO
- n’est pas formalisé
- Observation : notifications aux
soumissionnaires :
- Bonauto : Réf : DG/2637/OM/n.n/012 du
30/5/2012
- Old East : Réf : DG/2638/OM/n.n/2012
- Toyota: Réf: DG/2636/OM/n.n/2012
- Remarque : les mainlevées sur les garanties
de soumission n’ont pas été
- transmises
- Observation : dans les dossiers, nous
disposons des garanties de
- soumission mais les
soumissionnaires n’ont pas pu
- retirer les mainlevées (voir
copies en annexe).
- Remarque : le support de la publication de
l’attribution provisoire ne
- nous a pas été transmis au
regard de l’article 67 du CMP
- Observation : Nous transmettons
par une lettre, le PV d’attribution pour
- demande de non
objection à la DNCMP
-
Appréciation du Consultant
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Rapport Final
107
APPEL D’OFFRES DGINSS/4798/S/2011
MAINTENANCE IMPRIMANTE MATRICIELLE IBM 6400
Date de transmission du
projet de DAO
Dossier non transmis à la DNCMP
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
Dossier non transmis à la DNCMP
Date de publication 18 novembre 2011.
Date limite de dépôt des
offres
25 novembre 2011
Délai de préparation des
offres
7 jours
Date d’ouverture des plis 25 novembre 2011
Garantie de soumission Non requise
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
8 décembre 2011
Date d’attribution 8 décembre 2011
Information des candidats
non retenus
Une seule soumission a été reçue
Date de signature de la
lettre de marché
27 janvier 2012
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Rapport Final
108
Date d’approbation 27 janvier 2012
Date de notification de la
lettre de marché
27 janvier 2012
Date d’enregistrement du
contrat
Non enregistré
Délai d’exécution 1 an
Garantie de bonne
exécution
Non requise dans le DAO
Attributaires SYMPHONY
Montants en FBU 2 987 760
DAO
Non conformités
Aucune anomalie significative n’a été identifiée.
Recommandations Aucune
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Pas d’observation particulière
Appréciation du Consultant
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Rapport Final
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