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Rapport de stage 2003 à l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger

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Rapport de Stage

effectué du 01/07/03 au 31/10/03

À l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger

SUJET :

PARTICIPATION A LA CREATION D’UN RESEAU D’ECHANGE DE DONNEES

AVEC DES ETABLISSEMENTS A l’ÉTRANGER ET RECUPERATION

D’INFORMATIONS A PARTIR DE DONNEES SOUS FORME PAPIER &

INFORMATIQUE

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Daigremont Luc EPITECH 4

REMERCIEMENTS

Je tiens à remercier Mr Rafaël Gutierrez, le chef du service

informatique de L’AEFE pour les connaissances qu'il m'a

transmis, et pour le soutien moral qu'il m'a apporté durant ce

stage, Je remercie aussi Yves Nivelle, Jacques Denis, Hubert

Serody. Je tiens à dire Merci à tous mes collègues de travail

que j'ai essayé d’aider, pour leur confiance en moi, le petit

stagiaire de l’informatique. Je remercie aussi tous mes amis

qui ne m’ont pas trop énervé quand je faisais mon stage en

juillet / août, et qu’ils se faisaient bronzer. Sinon (oui je

sais je remercie beaucoup de monde) je remercie en vrac, mes

parents, mon co-locataire, Epitech, la relation Entreprise, et

toutes les autres personnes auxquelles je n’ai pas pensé en

écrivant ces quelques lignes.

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Sommaire

I ) Résumé du Rapport de stage

II) Présentation de la société

1. Le secteur d’activité

2. La société

3. Le service

4. Le positionnement du stage dans les travaux de la société

III) Travail effectué durant le stage

1. Les cahiers des charges

- Projet HSA

- Projet IMAGE

- Projet de Récupération Stats & Ratios

2. Compte-rendu d’activité

- Axes choisis

- Déroulement concret de l’activité

3. Interprétation et critique des résultats

IV) Conclusion générale sur le stage

Bibliographie & Glossaire

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I Résumé du Stage

Mon stage en entreprise, s’est effectué du 1er juillet 2003 au 31 octobre de cette même

année. L’entreprise ayant eu la gentillesse de m’accueillir est une agence sous tutelle du

ministère des Affaires étrangères, se nommant AEFE, Agence pour l’enseignement français à

l’étranger. Elle est l’équivalent d’un rectorat pour les établissements scolaires à l’étranger.

Cette agence est dirigée par Madame Bossière, la directrice de l’Agence et Inspectrice

générale des Affaires Etrangères.

C’est par une relation de ma mère, qui travaille au Ministère des Affaires Etrangères

(MAE), que j’ai connu l’AEFE. Après avoir envoyer un mail contenant mon CV au

responsable du service Informatique Rafaël Gutierrez, nous avons convenus d’un rendez-vous

à l’AEFE, à Paris. Cet entretien s’étant bien passé, nous avons fait les démarches

administratives nécessaires (Convention de stage, demande de badge etc.). J’ai ainsi pu

commencer le 1er juillet 2003.

J’ai commencé par appréhender le fonctionnement de l’AEFE, et du service

informatique. Puis après avoir étudié le MCD de la base de données nommé MAGE (Module

Applicatif de Gestion des Etablissements) et lu le lexique qu’ils utilisent pour leurs relations

avec leurs agents, j’ai pu m’intéresser à leurs logiciels, et plus précisément ACROBAT PRO

6.0. C’est le logiciel d’Adobe permettant d’écrire des formulaires, avec des scripts permettant

de faire des calculs automatiques, ou des changements de mise en page, tout cela

dynamiquement.

On m’a expliqué le fonctionnement global du réseau qui était à mon arrivée dans

l’environnement Novell Netware. Puis les outils que je pourrais être amené à utiliser durant

mon stage, NW32ADMIN (Logiciel d’administration du réseau) , Rconsole (console de

communication directe avec les serveurs et imprimantes NDPS), et d’autres.

Durant les premiers jours, j’ai commencé à travailler sur le projet MAGE (Module

applicatif de gestion des établissements). On m’a demandé dans un premier temps de faire des

pages PDF simples, puis de plus en plus compliquées. En intégrant au départ des

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éléments divers, textes, images, puis des boutons, des listes déroulantes, et enfin des scripts de

gestion (langage proche de javascript).

Puis petit à petit on m’a demandé d’intégrer les éléments nécessaires à l’élaboration du

formulaire HSA (Heures Supplémentaires Année, qui permet de calculer les Heures

Supplémentaires d’un agent enseignant du second degré). J’ai repris ensuite le formulaire déjà

élaboré par Richard Oillic. Ce formulaire n’avait pas de script de calcul, ni de gestion des

droits, il n’avait pas aussi la capacité de récupérer des données sous format xfdf (voir

glossaire pour plus de précisions), ni de générer les données sous cette forme qui est la forme

choisie par le service pour l’échange des données. Donc j’avais le graphisme du formulaire.

J’ai donc commencé par le plus simple, le total des heures enseignées. C’est juste une

somme multiplié par un ratio (durée d’une séquence d’enseignement / durée d’une séquence

en France). Puis j’ai utilisé la circulaire AEFE520 du 17/02/2003 indiquant la méthode de

calcul à employer. J’ai fini d’élaborer un Cahier des Charges, qui avait été commencé par

Richard Oillic. Après validation, l’écriture de mes scripts a commencé. Tout d’abord ce fut un

script permettant de savoir si un agent avait droit ou non à une heure de première chaire (cf.

CDC HSA), puis si il avait droit ou non à une minoration ou une majoration lié aux effectifs.

Puis ce furent les droits aux minorations aux labos, cabinets, bureau comptable. Pour donner

un exemple précis, un professeur d’Histoire Géographie, a droit à 30 minutes si il s’occupe du

cabinet d’Histoire Géographie, et qu’il y a moins de 4 professeurs de cette matière dans

l’établissement, 1 heure, si il y en a plus. Et bien entendu un professeur de Mathématiques n’y

a pas droit. Pour plus de précisions, il suffit de lire le CDC HSA, en partie 3, sous partie 1.

Après avoir fait tous ses scripts, j’ai terminé par ceux moins compliqués qui faisaient le calcul

total pour connaître les HSA de l’agent en fonction des données de l’agent et des données

fournies par la personne remplissant le formulaire (Officiellement le chef d’établissement).

Estimant avoir fini en grande partie ce formulaire, on m’a demandé de le faire tester par un

agent d’un secteur géographique. Cet agent gère les établissements du secteur Amérique.

Nous avons testé avec quelques données. Puis il m’a montré les différents problèmes auxquels

nous n’avions pas pensé durant son élaboration. Après cette rencontre, j’ai pu terminer ce

formulaire. Bien entendu, en même temps que je travaillais là-dessus, j’ai aussi participé à la

résolution de différents problèmes mineurs du parc informatique.

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Après le formulaire HSA, j’ai pu travailler sur les VS (validations de Service), et créer

les formulaires liés. Etant beaucoup plus simples que le formulaire HSA, j’ai mis beaucoup

moins de temps à les créer, cependant je n’ai pas pu les intégrer dans les envois que nous

avons fait en septembre, car le système de gestion de personnel lié à ces formulaires, n’était

pas prêt. Ce système utilise des fichiers xfdf de données, une liste déroulante, et différents

boutons de gestion de ces données, et des boutons permettant d’accéder aux données d’un

agent de cette liste. Le problème venait de la récupération de la liste des agents travaillant

dans un établissement donné, car ces informations font partie d’une autre base de donnée que

MAGE sur laquelle je devais travailler. Nous n’avons pas pu extraire les autres données à

temps.

Mais avant la création de ce système de gestion des agents, j’ai commencé à travailler

sur I-MAGE, Interface Mage. Cette Interface devait permettre de consulter certaines

informations et de modifier certaines autres. Le challenge était de faire un système permettant

à un chef d’établissement à l’étranger, ou à un agent de nos services à Paris ou à Nantes,

d’avoir accès à ces données. Bien entendu le chef d’établissement, ne peut accéder qu’aux

données de son établissement, et nos agents, les données des établissements qu’ils ont en

gestion et/ou qui sont dans leur domaine d’activité (Le service des Bourses scolaires n’a

aucun intérêt à accéder aux HSA d’un enseignant). Cette interface devait donc utiliser des

données hors-ligne et nous avons décidé de conserver le système actuel pour les données,

c’est à dire le format xfdf. IMAGE, se compose de deux parties, la partie consultation, et la

partie consultation/modification/saisie. La partie consultation permet d’accéder aux données

de Stats & Ratio, des informations validées par l’AEFE, pour l’établissement en cours de

consultation, pour la Zone de Formation Continue (ZFC, zone géographique), pour le monde.

L’autre partie permet la saisie ou la vérification des données qui doivent être envoyées à

l’Agence (Enquête de rentrée, VS, HSA). Le problème est qu’un de nos agents en France doit

pouvoir consulter les données de plusieurs établissements. Il a fallu donc intégrer un système

afin de changer l’établissement en cours de consultation. C’est un système simple. Il suffit

soit de donner le code AEFE de l’établissement, à ce moment, le formulaire PDF, charge

automatiquement le xfdf lié, soit de faire une recherche via des listes déroulantes contenant

Secteur, pays, puis ville, et qui charge l’établissement trouvé.

Enfin à la fin de mon stage, j’ai travaillé sur la récupération des données des années

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précédentes qui étaient sous forme informatiques (base Access), et papier. Il fallait déterminer

les différents éléments à récupérer et créer un masque de saisie. Le manque de temps ainsi que

le reste de mon travail ne m’a pas permis de récupérer les données, mais seulement de créer

un moyen de les récupérer sous format informatique (XFDF).

Ce stage et ces projets m’ont permis d’accroître mon efficacité au travail, que ce soit

d’un point de vue relationnel que technique. Et je serai prêt à refaire un stage dans

l’Administration si on m’en donne l’occasion.

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II Présentation de la société

- Le secteur d’activité

On ne peut pas parler de secteur d’activité comme on pourrait le faire

pour une entreprise classique, car l’AEFE n’est pas une entreprise, c’est une

agence gouvernementale devant gérer des établissements scolaires français se

trouvant à l’extérieur de nos frontières. Donc le secteur d’activité est celui de

l’Education Nationale, et des rectorats. C’est un domaine très particulier, car

les enseignants et le personnel administratifs qui sont envoyés à l’étranger

dépendent de l’AEFE, et du MEN. Nous les rémunérons, mais leurs grades

sont définis par le MEN qui gère leur différentes carrières, droits etc.

Nous avons le rôle d’un rectorat, mais nos établissements ne se situent

pas dans la même région, mais dans le monde entier. La concurrence est

inexistante, car c’est un service public, et les établissements voulant

homologuer des niveaux d’enseignement français, doivent passer par le

Ministère de l’Education Nationale.

- L’Entreprise

L’agence pour l’enseignement français à l’étranger est née en 1990 par la loi

90-588. Sa mission y est décrite. La loi dans son intégralité se trouve en Annexe 1.

Elle est actuellement dirigée par Mme Bossière, la Directrice, Monsieur

Lebreton le directeur adjoint, et Monsieur Nguyen, le secrétaire général.

Voici l’organigramme

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L’agence a plusieurs particularités :

1 – Elle ne dépend pas du Ministère de l’Education Nationale, mais du

Ministère des Affaires Etrangères.

2 – Elle emploie des fonctionnaires, venant pour la plupart des deux ministères

cités ci-dessus.

3 – Les agents en poste à l’agence restent rarement plus de 6 ans, et certains

partent au bout de 3 ans (durée normale d’une mission).

4 – La plupart des agents du MEN, sont des professeurs, proviseurs, directeurs

qui ont été en mission à l’étranger ou qui souhaitent y partir

5 – Les locaux de l’Agence à Paris se situent au Ministère de l’Outre-mer

Bien entendu ce ne sont pas les seules particularités mais ce sont les principales que

j’ai remarquées.

Le plus gros problème de l’agence, est que peu de personnes restent longtemps

à l’agence. Résultat, il n’y a pas de mémoire, et plusieurs projets lancés il y a plusieurs

années n’ont toujours pas abouti. Et un problème plus grave, c’est que souvent les

gens recherchent des informations que leurs prédécesseurs avaient trouvées et classées

mais dont l’emplacement n’est pas connu. J’estime que ce problème est aussi visible

dans les SSII qui emploient beaucoup de travailleurs indépendants, car peu de

personnes pensent à documenter tout leur travail au moment de leur mission.

L’AEFE est un établissement public national à caractère administratif placé

sous la tutelle du ministère des affaires étrangères et a pour mission première de

garantir le bon fonctionnement d'un réseau représenté dans 125 pays. Plus de 160000

élèves, dont 69000 français, sont ainsi scolarisés dans l'un des 300 établissements qui

en dépendent. Sur ce total, 75 écoles, collèges et lycées sont directement gérés par

l'agence qui a par ailleurs passé des conventions avec les associations et fondations, le

plus souvent privées et de droit local, qui administrent les autres. Disposant d'un

budget propre de 420 millions d'euros, l'A.E.F.E apporte son soutien aux

établissements en affectant et en rétribuant des personnels enseignants et administratifs

issus de l'éducation nationale. (Paragraphe extrait de la préface de la directrice pour le

site Web)

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L’agence possède plusieurs locaux, à Paris (Boulevard des Invalides), et à

Nantes. Le personnel est donc partagé entre ces deux endroits.

La Comptabilité, les Bourses, la Direction, les Secteurs géographiques, la

rémunération, la pédagogie, et le CAD (centre d’archives et de documentation) sont à

Paris.

Le bureau d’ordre, des voyages, du recrutement, du personnel, des affaires

générales, et le deuxième CAD sont à Nantes. Le COT2 bien que ne dépendant pas de

l’AEFE, mais directement du MAE (Ministère des Affaires Etrangères) se trouve aussi

à Nantes.

Le service informatique est quant à lui divisé en deux, une partie à Paris et

l’autre à Nantes.

- Le service

Le service informatique de l’Agence pour l’Enseignement Français à

l’Etranger, est dirigé par Rafaël Gutierrez.

Il est composé de :

- Hubert Serody, Adjoint au chef de service, Exploitation,

administration des serveurs et du réseau. Gestion du parc informatique

- Jacques Denis, dépannage, suivi des postes utilisateurs, logistique

générale

- Yves Nivelle, Coordination, avancement et suivi des projets internes

(reporting des données statistiques des établissements du réseau de

l’AEFE et intégration dans les BDD du SI)

- Christian Guidoux, Exploitation, administration des serveurs, bases de

données, et postes de travail, à Nantes.

- Richard Oillic, assistance utilisateurs sur ERP People Soft (outil de

gestion de personnel), requêtes, extractions, mises à jour, à Nantes.

Il se situe à deux endroits, Nantes, et Paris. Le service est actuellement situé à

coté des serveurs, et des utilisateurs, ce qui permet une réponse aux problèmes plus

rapide à Paris. Cependant un déménagement de ce service est prévu pour novembre.

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Le Service informatique est chargé de maintenir le parc informatique à jour, et

en état. Il doit aussi faire en sorte que les applications spécifiques à l’Agence puissent

fonctionner parfaitement. Ces applications sont Gesper (Outil de gestion de personnel

PeopleSoft, modifié pour l’agence), Scola (Outil de gestion des Bourses scolaires),

Eric-s (Outil de comptabilité), MAGE (Outil en développement permettant la Gestion

des Etablissements). Bien entendu chaque personne du service à sa spécialité ce qui

permet de clarifier les choses, mais tout le monde s’y connaît suffisamment afin de

régler les problèmes les plus courants des utilisateurs (Imprimantes en pannes,

redémarrage d’un service ou d’un serveur, création d’utilisateur). Toutes les personnes

du service informatique de l’AEFE sont administrateurs de toutes les machines.

Cependant seul Jacques Denis et Hubert Serody ont accès entièrement aux serveurs

Novell. Mais ce n’est pas un problème la plupart du temps.

- Le positionnement du stage dans les travaux de l’Entreprise

Le premier travail proposé qui était la création d’un formulaire au format

PDF pour calculer les Heures Supplémentaires Année des agents enseignant

dans le second degré à l’étranger. Ce travail est assez important pour l’Agence,

car la remontée des HSA se faisait auparavant sous format papier, et les calculs

n’étaient pas forcément justes étant donné que les proviseurs, n’avaient pas

forcément connaissance des méthodes de calcul des HSA, contenues dans une

circulaire de l’agence. Ce travail avait donc un double but :

- Faciliter la récupération des données (vitesse et clarté)

- Sécuriser le calcul.

Le fait de pouvoir récupérer les données sous format informatique permet

ensuite de mettre les données dans un base de données et ensuite de donner

toutes les informations au bureau de la rémunération, de façon claire et rapide.

Le second travail proposé était la création d’une interface pour accéder à

la base MAGE de façon déconnectée. Cette interface devait comprendre

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l’enquête de rentrée envoyée aux établissements, ainsi que les HSA des

établissements, les Stats & Ratios des années précédentes (Publication annuelle

de l’agence, concernant les établissements, des Zones géographiques nommés

ZFC, le MONDE). On devait pouvoir accéder à tous les établissements de

l’agence facilement, par leur code ou par un système de recherche. Ce travail

n’était pas urgent, mais il était demandé par le chef de service afin de pouvoir

travailler en mode déconnecté. Ce projet peut être continué afin que ce soit

cette interface là qui soit envoyée tous les ans, et non plusieurs formulaires

PDF, dont la compréhension d’utilisation n’est pas forcément simple.

Le troisième projet proposé était la récupération des Stats & ratios des

années précédentes qui se trouvent sous format informatique (base Access), et

papier (pour 3 années). Ce projet extrêmement important pour la direction est

assez prenant au point de vue temps. Il permet de voir l’évolution des données

en fonction du temps (près de 10 ans d’archives). Ces nouvelles statistiques

peuvent ainsi être utilisées pour mieux comprendre l’agence, et pouvoir établir

une stratégie globale pour l’avenir.

Je devais à l’origine ne faire que le premier et le troisième projet mais

suite aux résultats obtenus par le formulaire HSA, nous avons décidé de créer

I-MAGE. Le résultat est un manque de temps sur le troisième projet. Reste que

les travaux étaient tous intéressants, et tous nécessaires à l’agence au moment

de leur lancement.

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III) Travail effectué durant le stage

Ayant travaillé sur différents projets durant mon stage, j’ai préféré qu’ils soient séparées afin de permettre une meilleure compréhension de mon travail pendant cette période.

1. Les cahiers des charges

- Projet HSA

Cahier des Charges pour le Formulaire des HSA

Auteur(s) : Service Informatique de l’AEFE (Richard Oillic, Luc Daigremont) Numéro de révision : 03 Nom du fichier : CDC_HSA.doc Date : 22/7/2003

HSA : Informatisation de la procédure de remontée des Heures Supplémentaire année Date de livraison de l’évolution : En place pour le mois de septembre 2003 Sommaire 1. Informations Générales – Contexte 2. Présentation succincte du Formulaire 3. Informations pré remplies 4. Saisie du Service d’enseignement 5. Calcul du nombre de séquences 6. Temps partiel / Décharge syndicale 7. Calcul de l’ORS 8. Majoration / Minoration dues aux effectifs 9. Autres Minorations

• Laboratoires / Cabinet • Bureau commercial et Chorale • Heures de Coordination • Heure de Première Chaire

10. Heures dues 11. Total HSA 12. Procédure de saisie, et d’émission

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1. Informations Générales – Contexte

Le bureau des rémunérations souhaite par cette procédure pouvoir faire remonter de manière fiable (pré calculée) les HSA des enseignants à l'étranger. On souhaite également pouvoir récupérer et exploiter les données saisies. Le mode opératoire choisi est un formulaire à la norme PDF envoyé aux établissements. Une fois la situation décrite les calculs se font automatiquement (à base de listes déroulantes, radios boutons, cases à cocher,…).

Ce formulaire applique les règles décrites dans la circulaire AEFE520 du 17/02/2003 sur

"Obligations de service des personnels du premier et du second degré détachés dans les établissements scolaires relevant de l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger."

Afin d’avoir toutes les informations pour calculer les HSA d’un agent, il nous faut connaître plusieurs informations :

- Les informations sur l’établissement où il enseigne (Code AEFE, Hémisphère, Nom, Ville, Pays)

- Les informations sur l’agent (Nom - prénom, statut, matricule, code INSEE, corps / grade) - Les informations sur les classes où il enseigne (Niveau, Nom, Nature de la classe (cours

ou non), Discipline, nombre d’élèves, et nombre de séquences d’enseignement) - Si l’agent bénéficie ou non d’un temps partiel et / ou d’une décharge syndicale - Des heures Obligatoires, Obligation réglementaire de service (ORS) - De la majoration ou de la minoration liée aux effectifs - Le cas échéant des Laboratoires, Bureau commercial, cabinet, chorale que l’agent gère. - Le cas échéant des Heures de coordination si l’agent en question est chargé de la

coordination d’une matière (Valeur non vérifiable, purement déclarative)

2. Présentation succincte du Formulaire souhaité par les secteurs géographiques et le

bureau des rémunérations

Ce Formulaire devrait être composé de 5 cadres : - Données de l’établissement - Données de l’agent, - Service d’enseignement, - Temps partiel / Décharge syndicale, - Calcul des HSA

Les emplacements pour les signatures devraient se situer en bas du Formulaire. Les emplacements pour les boutons permettant l’exportation et l’impression pourraient se trouver sur une page avant le formulaire.

3. Informations pré remplies

Les deux premiers cadres sont pré remplis. A cet effet on se propose d'extraire les données

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suivantes de la base de gestion du personnel (GESPER) • les données de l'établissement

• Hémisphère de l'établissement (on en déduira une date de retour du formulaire) • Le Code AEFE et son nom • La Ville et le Pays

• Et les données de l'agent.

• Identifiant : Matricule GESPER et le N° INSEE, (a t’on le droit de cumuler les deux) • Le nom et le prénom, • Le grade, • Le statut (expatrié ou résident)

4. Saisie du Service d’enseignement

Tout d’abord il faut renseigner, le champ de la durée d’une séquence d’enseignement. Par défaut le bouton 55 est activé. Mais il est possible de choisir 50, 45 ou 40 minutes.

Ensuite il faut choisir le Niveau de la classe, dans une liste déroulante (cela va de la classe d’adaptation collège, aux classes préparatoires). Puis il faut saisir le nom de la Classe, en saisie libre, dans le champ texte. Il faut après cela, indiquer si c’est un cours ou autre chose. Et bien entendu choisir parmi les Disciplines, celle enseignée dans cette classe (La liste des disciplines est en fait la liste des CAPES, CAPET, Agrégations). Enfin il faut saisir le nombre d’élèves et le nombre de séquences enseignées à décompter.

Il y a assez de place pour 20 Classes, sachant qu’un professeur de musique peut enseigner 18 heures, dans 18 classes différentes, nous estimons qu’il y aura assez de place.

5. Calcul du nombre de séquences

On totalise le nombre de séquences, sachant qu’une séquence en classe préparatoire, équivaut à 1.5 séquence, et qu’une séquence en BTS équivaut à 1.25 séquence.

Puis on multiplie par la durée d’une séquence, et enfin on divise par 55 (durée d’une séquence en France métropolitaine) afin d’avoir le nombre en équivalent heures.

Donc en résumé cela donne : Équivalent Heures = (Nombre de Séquences * durée d’une séquence) / 55

6. Temps partiel / Décharge syndicale

Le 3ème cadre permet de savoir si l'agent bénéficie d'un temps partiel (quelle qu’en soit la quotité) ou d'une décharge syndicale (quelle qu’en soit le nombre d'heures) par un système de cases à cocher. Si une (ou les deux) case(s) est (sont) cochée(s) toutes les données du cadre "Calcul des HSA" sont inaccessibles, et ne rentre plus en compte dans

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le calcul des HSA d’ailleurs le TOTAL HSA est égal à 0.

7. Calcul de l’ORS

OBLIGATION RÉGLEMENTAIRE DE SERVICE Extrait de la circulaire sur les OBLIGATIONS DE SERVICE

Nous créerons une table afin de connaître l’ORS de l’agent, et que ce champ soit déjà pré rempli (et modifié en cas de PEGC enseignant l’EPS (9heures ou moins)).

Obligations de service dans le second degré

Les enseignants du second degré sont tenus de fournir, dans l’ensemble de l’année scolaire, les maxima de service hebdomadaire suivants : - Agrégés d’EPS 17 heures - Agrégés de toutes les autres disciplines 15 heures - Certifiés, Adjoints et Chargés d’EPS ainsi que PEGC monovalent EPS 20 heures - PEGC bivalent avec au moins 9 heures en EPS 19 heures - Certifiés, adjoints d’enseignement et chargés d’enseignement de toutes Les autres disciplines 18 heures - PEGC (avec moins de 9 heures en EPS) 18 heures - PLP 18 heures - Certifiés de documentation 36 heures (Dont 30 heures de présence au CDI).

8. Majoration / Minoration dues aux effectifs

MAJORATION / MINORATION due aux effectifs Extrait de la circulaire sur les OBLIGATIONS DE SERVICE

MODE DE CALCUL

Dans l'enseignement du second degré, les obligations de service d'enseignement (hors EPS) sont majorées d'une heure pour les professeurs enseignant plus de huit heures dans une classe de moins de 20 élèves et diminuées d'une heure pour les professeurs enseignant plus de huit heures dans une classe de 36 à 40 élèves et de deux heures pour

Pour tout NIVEAU & DISCIPLINE confondus, on ne comptera que les heures associées à des COURS (radios boutons du 2ème cadre).

On additionne toutes les heures associées à un nombre d'élève < 20 (0 à 19): • Si ce total est SUPÉRIEUR à 8h, la majoration est de 1h On additionne toutes les heures associées à un nombre d'élève > 35 (36 à 40): • Si ce total est SUPÉRIEUR à 8h, la minoration est de 1h (ce cas ne devrait pas

être présent à l'AEFE,…) On additionne toutes les heures associées à un nombre d'élève > 40 : • Si ce total est SUPÉRIEUR à 8h, la minoration est de 2h (ce cas ne devrait pas

être présent à l'AEFE,…) SINON

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• Le bouton NÉANT est coché 9. Autres Minorations

Toutes les minorations sont totalisées dans le champ « TOTAL DES HEURES DE MINORATIONS », numéroté 4 dans le formulaire, au moindre changement de données.

• Laboratoires / Cabinet • Cabinet d’Histoire Géographie

Si une matière enseignée par l’agent est Histoire Géographie, la case de ce cadre est dégrisée. Si cette case est cochée, donc que l’agent est chargé du cabinet, les boutons radios à coté sont dégrisés. S’il y a en tout 4 ou moins d’enseignants d’histoire géographie, le chargé de cabinet aura droit a 0.5 Heures, s’il y a plus de 4 enseignants il aura droit à 1 heure de minoration.

• Laboratoire de technologie

Si une matière enseignée par l’agent est Technologie, la case de ce cadre est dégrisée. Si cette case est cochée donc que l’agent est chargé du laboratoire de technologie, et qu’il y a plus de 6 classes de collège l’utilisant, l’enseignant aura droit à 1 heure de minoration.

• Laboratoire de Langue

Si l’une des matières enseignée est une langue étrangère, la case du Laboratoire de Langue est dégrisée. Si l’enseignant est chargé du labo en question et qu’il y a plus de 6 cabines, il a droit à 1 heure de minoration qu’il ne pourra cumuler qu’avec les heures de minoration liées à la coordination.

• Laboratoire de Sciences

Si l’une des matières enseignée est Physique ou SVT, les radios boutons du cadre du laboratoire de science sont dégrisées. S’il n’y a pas de personnel de labo, l’enseignant a droit à 1 heure de minoration. S’il y a du personnel de laboratoire, et que l’enseignant est chargé de l’entretien du laboratoire, il a droit a 1 heure de minoration, si c’est une collection 30 min, autrement il faut cocher néant, ce qui ne donne droit à aucune minoration.

• Bureau commercial et Chorale

• Si l’agent enseigne l’économie et la gestion, il a la possibilité de gérer un bureau commercial. Si c’est le cas il a droit a 1 heure de minoration. Attention cette minoration n’est pas cumulable avec d’autres minorations, autre que les heures de coordination.

• Si l’agent enseigne l’éducation musicale, il a la possibilité de gérer une chorale. Si c’est le cas il a droit a 2 heures de minoration.

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• Heures de Coordination

Si l’agent s’occupe de la coordination de sa matière, il dispose de 30 minutes à 3 heures, de minoration. Nous ne pouvons pas vérifier cette information.

• Heure de Première Chaire

Ce champ sera pré rempli et inaccessible, il sera informatif afin de visionner si l'agent a droit ou non à cette heure en fonction des règles suivantes:

Extrait de la circulaire sur les OBLIGATIONS DE SERVICE :

MODE DE CALCUL. C'est 6 fois un équivalent heure. On ne compte que les heures dispensées à des niveaux et séries DIFFÉRENTS. Ex de calcul Soit 1S1: Première S1

1S2: Première S1 T1: Terminale S1 1L: Première L

Et les Répartition des horaires suivantes

Les maxima de service d’enseignement sont diminuées d’une heure pour les professeurs de première chaire .Sont professeurs de première chaire les professeurs qui donnent au moins 6 heures d’enseignement littéraire, scientifiques ou technique théorique dans les classes de première, terminale, sections de techniciens supérieurs et classes préparatoires aux grandes écoles. Les heures données dans des sections parallèles ne comptent qu’une fois Sont considérées comme sections parallèles celles où les

Nbr d'heures par 2 1S1 (2 heures en 1S1 2 1S1 2 1S1 classe 2 1S2 2 1S2 2 1S2 4 T1 2 1L 2 1L 2 T1 On Compte le nbr d'heures suivant

6 H 6 H 4 H

A même niveau et même série les enseignants ont FORCEMENT le même nombre d'heures dans ces classes. C'est pourquoi on ne les compte qu'une seule fois.

10. Heures dues C'est le résultat de la Somme: (ORS) + (Majoration due aux effectifs) – (Minoration due aux effectifs) - (TOTAL DES HEURES DE MINORATIONS non dues aux effectifs)

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11. Total HSA C'est le résultat de la différence:

(ORS) – (TOTAL DES HEURES DUES)

12. Procédure de saisie, et d’émission

La procédure de saisie est très simple, vu que tout est automatisé par des scripts permettant le calcul automatique des divers sous totaux, et de griser automatiquement les parties interdites.

L’émission du contenu du formulaire se fait par fermeture du fichier, ce script automatique exporte les données dans un fichier XFDF, qu’il faudra sans doute renommer (Possibilité de forcer l’écriture à un endroit avec un nom spécifique, actuellement à l’étude).

Avenant au cahier des charges le 22/7/03 : Vu avec José Lesaulnier et Alix Boyaval : Ajouté une rubrique date d’effet du contrat à coté du nom, prénom, matricule qui sera pré rempli dans la mesure du possible et non modifiable par l’utilisateur

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- Projet IMAGE

Auteur(s) : Luc Daigremont Numéro de révision : 01 Nom du fichier : CDC_IMAGE.doc Date : 22/8/2003

I-MAGE : Interface Mage Date de livraison de l’évolution : En place pour le mois d’octobre 2003 Sommaire

1. Informations Générales – Contexte 2. Présentation succincte des Formulaires 3. Informations générales 4. Système de recherche 5. Présentation des différentes parties et sous parties 6. Spécifications techniques particulières

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1. Informations Générales – Contexte

Le service informatique souhaite pouvoir faire en sorte que tout utilisateur où qu’il se trouve (Paris, Nantes, ou hors réseau) puisse accéder aux données récupérées dans la base de données MAGE (gestion des établissements). Les données vont des informations sur la localisation de l’établissement, aux heures supplémentaires des enseignants, en passant par les statistiques et Ratios d’une année en particulier. Il faut donc déterminer quelles données à afficher, la méthode de recherche et celle d’affichage, et enfin la méthode pour accéder aux données de la base. La méthode pour contenir les données est d’utiliser des fichiers à la norme XFDF, lisible avec un Formulaire PDF, sous Adobe Acrobat. Le format XFDF, est en fait un format XML, modifié par Adobe.

2. Présentation succincte des Formulaires

Le formulaire général, qui permet d’accéder aux différents éléments d’I-MAGE, se nomme Menu_gen.pdf. Il doit permettre un accès rapide aux différents éléments intégrés à I-MAGE. Nous avons décidé pour le moment d’afficher les données établissement par établissement. Comme certaines personnes ont besoin d’accéder aux données de plusieurs établissements, nous allons intégrer un système de changement de l’établissement en cours de consultation, qui sera accessible rapidement de la page principale. Le formulaire de changement d’établissement, doit permettre de changer directement d’établissement avec le code de l’établissement, ou de changer avec un système de liste déroulantes, qui permettent de choisir, Secteur Géographique, puis pays, puis ville, puis enfin l’établissement. Les autres formulaires se partagent en deux catégories. La première est en simple consultation, elle concerne les Statistiques et Ratios des années précédentes (pour l’établissement, une Zone de Formation Continue, le Monde, les établissements Conventionnés, ou les établissements en Gestion Directe). La deuxième concerne les formulaires à renvoyer à l’Agence à Paris. Les formulaires sont donc les formulaires à modifier, remplir. Ce sont, l’Enquête de rentrée (Diverses Informations sur l’établissement), les HSA (Heures supplémentaires des enseignants du second degré), et les VS (Validations de service, des agents de l’AEFE dans l’établissement, et des recrutés locaux).

3. Informations générales Les informations se situent dans une base Oracle 9i, à Paris, dans la salle serveur de

l’Agence. Le MCD n’est pas fourni dans ce CDC pour raison de sécurité. Les données proviennent, des anciennes enquêtes de rentrée, de la base GESPER (Gestion du personnel, base Oracle 8i, Logiciel PeopleSoft), des données archivés au Centre d’Archives et de

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Documentation et des données diverses provenant des différents services (Budget, Bourses, Secteurs Géographiques).

4. Système de recherche

Le système de recherche des établissements, doit être simple et rapide. La difficulté c’est la non connexion à la base de données MAGE, le nombre de données (400 établissements), et le système de données du format PDF. Afin de ne pas posséder 400 * 5 éléments dans le formulaire. Il a été décidé d’utiliser des listes déroulantes dynamiques liés à des XFDF. On doit donc charger un XFDF dans une liste déroulante, lorsque l’utilisateur cherche un élément. Nous affichons, par liste, les secteurs géographiques, puis les pays, puis les villes, et enfin les établissements. Une fois le choix de l’établissement effectué le code sera envoyé à un script qui affichera un récapitulatif de l’établissement. Il faudra valider le changement, afin qu’il soit pris en compte. Une fois validé, ou annulé, il y a un retour au menu général.

5. Présentation des différentes parties et sous parties

Les différentes parties qui devront être accessibles à partir du formulaire général sont : - Système de recherche - Stats et Ratios de l’établissement avec comme paramètre la période scolaire souhaitée - Stats et Ratios de la Zone de Formation Continue de l’établissement avec comme

paramètre la période scolaire souhaitée - Stats et Ratios Monde, avec comme paramètre la période scolaire souhaitée - Stats et Ratios d’une ZFC (Zone de formation Continue), avec comme paramètre la

période scolaire souhaitée, et le code ZFC. - Stats et Ratios de l’ensemble des établissement conventionnés, avec comme paramètre

la période scolaire souhaitée - Stats et Ratios de l’ensemble des établissement en gestion directe, avec comme

paramètre la période scolaire souhaitée - L’enquête de rentrée de l’établissement, avec comme paramètre la période scolaire

souhaitée o Localisation o Contacts o Niveaux scolaires et détails des niveaux

- Les Heures Supplémentaire Année (HSA) des enseignants du second degré, avec comme paramètre la période scolaire souhaitée

o HSA des agents connus o HSA des agents non connus pour cet établissement o HSA des recrutés locaux

- Les Validations de Service, avec comme paramètre la période scolaire souhaitée o Enseignants 1er degré o Personnels Administratifs o Autres agents AEFE o Recrutés locaux

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6. Spécifications techniques particulières

Le format du fichier de données sera au format xfdf, qui est un format xml modifié par Adobe. Le Format des formulaires est le format PDF. On doit pouvoir utiliser les formulaires sur différentes architectures, et si possible en faisant en sorte qu’une version antérieure d’Adobe Acrobat puisse l’utiliser. La Base MAGE est une base Oracle 9i. Le numéro de version et de formulaire doit se trouver dans le champ REF_FORM, afin de pouvoir plus facilement récupérer les données des formulaires, et de pouvoir plus efficacement intervenir en cas de problème sur le formulaire.

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- Projet de Récupération Stats & Ratios

Cahier des Charges pour la Récupérations des Stats & Ratios

Auteur(s) : Luc Daigremont Numéro de révision : 01 Nom du fichier : CDC_RECUP_SR.doc Date : 02/10/2003

Stats & Ratios : publication annuelle de l’AEFE concernant ses activités auprès des établissement français à l’étranger Date de livraison : En place pour fin octobre 2003 Sommaire

1. Informations Générales – Contexte 2. Présentation succincte d’une page Stats & Ratios 2002/2003 3. Présentation succincte d’une page Stats & Ratios des années précédentes 4. Informations à récupérer

1. Informations Générales – Contexte

La direction souhaite récupérer les informations contenues dans la publication annuelle de l’agence, depuis l’année 1992/1993. Ces informations se trouvent dans 2 formats, Informatique (Base Access sauf pour 2002 qui est sous Oracle), et format papier. Les données actuelles prennent énormément de place, et ne sont pas consultables facilement.

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2. Présentation succincte d’une page Stats & Ratios 2002/2003

Ce document possède plusieurs cadres :

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- Elèves (effectifs par niveau, et par nature de l’élève, Français, Nationaux, Etrangers Tiers).

- Personnels AEFE (Expatriés, Résidents, Enseignants 1er et 2nd degré, Administratifs)

- Recrutés locaux (Temps partiel/complet, Enseignants, et non Enseignants) - Ratios Pédagogiques - Taux d’encadrement par agents de l’AEFE - Répartitions des charges pour l’AEFE, pour l’établissement, pour le pays d’accueil - Frais de scolarité moyen par élèves et par an (par monnaie, par niveau, et par

nature des élèves) - Coût moyen par élève (pour l’établissement, l’AEFE, et le pays, et la répartition,

par rapport à l’établissement, la zone, et enfin le MONDE).

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3. Présentation succincte d’une page Stats & Ratios des années précédentes

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Il existe différents cadres : - Effectifs élèves (Français, Nationaux, Etrangers tiers, par cycle) - Répartitions du personnel (Enseignants, Administratifs, Résidents, Expatriés,

Locaux, MEN, CSN/VSN) - Ratios pédagogiques - Frais de scolarité par an et par élèves en francs - Totaux des frais de scolarité par an, par niveau et nature des élèves. - Répartitions des charges (Pour l’AEFE, pour l’établissement, pour le pays

d’accueil, pour le MEN). - Coûts moyens pour l’AEFE (voir documentation des Stats & ratios pour le calcul

précis) - Coûts de scolarisation (Français, Nationaux, Etrangers Tiers, total, total pour

l’AEFE, et par élèves).

4. Informations à récupérer

Les données à récupérer sont : - Effectif Elèves - Effectifs Agents AEFE (enseignant, ADM) - Effectifs CSN/VSNA - Effectifs recrutés locaux - Ratios d’encadrement (voire le nombre de classes avec effectif élèves) - Salaires des titulaires, Bourses, Charges (fonctionnement, Formation Continue, Projet)

1. A la charge de l’AEFE 2. A la charge de l’établissement 3. A la charge du pays 4. A la charge du ministère de l’Education Nationale

- Coût moyen par élèves - Coût de scolarisation (Au total, pour l’AEFE, pour les Français, Nationaux, Etranger

Tiers) - Le nom et le code de l’établissement - L’année - Le pays

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2. Compte-rendu d’activité

- Axes choisis

i. HSA

1) Apprentissage du format PDF, XFDF

2) Recueil de données à intégrer

3) Création des scripts de calcul automatique

4) Création des scripts de gestion des droits et autres

5) Création d’un menu pour choisir l’agent en question

ii. I-MAGE

1) Mise en place d’un squelette

2) Récupération des différents formulaires

3) Création d’un système de recherche d’établissement

4) Création d’un système unique pour l’exportation et

l’importation de données

5) Mise en place des différents formulaires

iii. Récupération Stats & Ratios

1) Récupération des Stats & Ratios des années précédentes

2) Analyse des données, pour déterminer les informations à

récupérer.

3) Recherche d’un OCR pour la récupération des données

4) Récupération

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- Déroulement concret de l’activité

i. HSA

1) Apprentissage du format PDF, XFDF

On m’a présenté succinctement le logiciel Adobe Acrobat Pro version 6.0. On

m’a dit de faire quelques formulaires afin de m’habituer à travailler avec ce logiciel. Puis de

mon propre chef j’ai commencé à inclure des éléments dynamiques, puis des scripts et enfin

des exportations et importations de données.

2) Recueil de données à intégrer

N’ayant pas de connaissances particulières dans le lexique particulier à

l’enseignement et au ministère des Affaires Étrangères, on a du m’informer de ces

particularités. J’ai ensuite questionné certains les collègues désignés comme ayant

connaissance des problèmes des HSA ainsi qu’une personne d’un secteur géographique

chargé de gérer les agents, et les établissements de son secteur. J’ai ensuite fait des allers-

retours entre le service informatique et le secteur géographique afin d’améliorer mes

connaissances dans le domaine.

Avant de commencer à inclure des scripts et des éléments j’ai récupéré le formulaire PDF crée

par Richard Oillic, qui avait avec les secteurs géographiques et d’autres services, élaboré une

fiche HSA. Cette fiche disposait de tous les champs nécessaires, et était déjà finie d’un point

de vue esthétique. Ce qui m’a permis de ne travailler que sur la partie calcul et script.

3) Création des scripts de calcul automatique

Après avoir compris la majorité des problèmes liés aux HSA, j’ai commencé à

développer des scripts de calcul simple, afin d’avoir les différents totaux et ratios aux bons

endroits. Puis des scripts permettant un calcul des minorations en fonction des matières

enseignées et des effectifs. Ces scripts de par le calcul de ratio et le nombre de champs

impliqués, ont dû être effectués par des scripts javascripts automatiques, inclus dans le

formulaire PDF.

4) Création des scripts de gestion des droits et autres

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Enfin j’ai dû créer un système de gestion des droits aux minorations. Par

exemple, un professeur de physique chimie, a droit à 1 heure de minoration de ses heures de

cours. Sauf si il y a du personnel embauché pour gérer le laboratoire de physique chimie. De

plus en fonction des minorations déjà active, un agent ne peut pas avoir droit à d’autres

minorations, j’ai donc développé une fonction permettant de bloquer l’accès aux autres

minorations.

5) Tests sur exportation/importation de données

J’ai d’abord créé mon propre jeu de test, afin de tester la possibilité d’importer

des données sans intervention de l’utilisateur, puis d’exporter de la même façon. Enfin j’ai

testé la modification des données. J’ai pu donc tester après avec un fichier qui provenait de la

base de Gestion de Personnels (GESPER). Jusqu’ici aucun problème insurmontable n’est à

déplorer.

6) Test avec utilisateur ayant une connaissance approfondie des problèmes liés

aux HSA

Après avoir testé tout ce que je pensais pouvoir poser problème, je suis allé voir

un responsable d’un secteur géographique afin de pouvoir continuer mes tests. Nous avons

installé le logiciel nécessaire au formulaire HSA (Adobe Acrobat Standard). Puis nous avons

intégré des données qu’il possédait sous forme papier de l’année précédente. Nous avons

remarqué que le résultat donné par mon formulaire était différent de celui noté sur la feuille,

après une rapide vérification, c’était le formulaire papier qui présentait des erreurs, qui étaient

corrigé par le nouveau formulaire automatiquement sans intervention de l’utilisateur. Après

quelques autres tests du même acabit, nous avons validé le formulaire au niveau de la gestion

des heures des agents.

7) Création d’un menu pour choisir l’agent en question

Créer un formulaire PDF par agent, était hors de question, nous avons donc opté

pour l’utilisation des fichiers xfdf qui sont parfaitement gérés avec Adobe Acrobat Standard

Version 6. Mais il est difficile pour un utilisateur qui n’a aucune connaissance en

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informatique de choisir le bon xfdf, et ensuite de bien l’exporter où il le faut. J’ai donc fait en

sorte qu’on puisse de façon invisible pour l’utilisateur importer et exporter les données. Mais

il fallait gérer les agents en poste dans les établissements, et donc l’idée d’un menu avec liste

déroulante est apparue comme pertinente. Il a fallu dans un premier temps, trouver la méthode

pour inclure les données d’un xfdf dans une liste déroulante, puis de modifier cette liste à

volonté. En effet il existe un laps de temps entre l’embauche de l’agent et la mise dans la base

de données de gestion du personnel à Nantes. De ce fait les listes que nous envoyons aux

établissements ne sont pas totalement à jour. Et donc il faut que l’agent qui saisit les données

puisse supprimer ou rajouter un agent dans la liste. Pour supprimer un agent il suffit de cliquer

sur un bouton et de confirmer. C’est juste la mise à zéro des champs correspondant à l’agent

dans le xfdf, et son retrait de la liste. Pour rajouter un agent le script est un peu plus

complexe :

- Il demande le Nom

- Il demande le Prénom

- Il demande le matricule, si inconnu xxxx01 pour le premier agent

xxxx02, pour le deuxième et ainsi de suite.

- Si le nom, le prénom ou le matricule ne sont pas remplis, il abandonne

la création

- Si le matricule est déjà utilisé, il informe l’utilisateur et donne le nom

de l’agent qui possède ce matricule, et le premier matricule sous format

xxxx qui est libre. Il redemande le matricule ensuite.

- Si tout est correct, il rajoute l’agent dans la liste (le nom et le prénom à

l’affichage, et le matricule à l’exportation si l’agent est choisi).

- Il rajoute les données dans le fichier xfdf.

- Il lance ensuite le formulaire HSA pour les nouveaux agents (Ce

formulaire est différent car nous avons besoin de différentes données

que nous ne possédons pas, et que seul l’agent connaît. Par exemple le

statut et la date d’effet du contrat).

- Après avoir enregistrer les données des HSA de l’agent. Nous fermons

le formulaire et revenons sur le menu.

Le xfdf est enregistré si et seulement si l’utilisateur clique sur le bouton exporter.

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Une notice d’utilisation fut écrite par mes soins, afin de faciliter la vie à l’utilisateur final.

Une partie de cette notice est en annexe 2.

8) Validation

La validation fût assez difficile car nous manquions de temps et de personnels.

La validation se fit donc sur mes tests, et sur le fait que je mettrais un mot de passe sur mes

formulaires pour éviter tout piratage.

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ii. I-MAGE

1) Mise en place d’un squelette

Mr Gutierrez a estimé que vu les formulaires déjà crées pour les enquêtes de

rentrée, les HSA, les VS (validations de service, répartition de service des agents), pour Stats

& ratios (état récapitulatif des renseignements sur les établissements), il fallait un outil unique

pour y accéder. Cet outil est une interface pour la base MAGE qui contient toutes les données.

Cette interface doit comprendre l’enquête de rentrée, les formulaires HSA, les VS, les

différents Stats & Ratios. Bien entendu il faut récupérer les formulaires et les données des

années précédentes si possible.

2) Récupération des différents formulaires

Les formulaires Enquête de rentrée, HSA, et Stats & Ratios pour 2002/2003 (SR

pour la suite) ont été facilement récupérés, car développés récemment. Pour les Stats & Ratios

des années précédentes, le problème est que le formulaire change tous les ans, et que le seul

moyen est de scanner les données papiers. Il a fallu déterminer quelles années prendre et

savoir si les données sous forme informatique étaient disponibles. Les données informatiques,

semblaient peu sûres, il a donc été décidé que les documents des années précédentes, seraient

scannées et consultables facilement grâce à un système de nom clairement établi.

3) Création d’un système de recherche d’établissement

Etant donné que les agents de l’AEFE à Paris peuvent consulter les données de

plusieurs établissements, il fallait créer un système de recherche d’établissement. Il fut décidé

qu’un système permettant de changer d’établissement, au moyen de son code AEFE, serait

une méthode simple. Il fut aussi décidé qu’il fallait créer un système permettant une recherche

par secteur géographique, puis pays, puis ville. La difficulté est que les données ne sont pas

accessibles via connections directes à la base. Il faut donc générer les données de recherche

puis vu la quantité de données partagées, les données en listes de choix. En effet il faut

5 informations pour un établissement : secteur, pays, ville, nom et code AEFE. Ce qui

représente en tout 5 * 400 données. Ces 2000 données ne peuvent être dans le formulaire

PDF, car celui-ci serait trop gros et trop lent, pour une utilisation régulière. Il a donc fallu

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partager les données, et créer des listes, une pour les secteurs, 5 pour les pays, 130 (environ)

pour les villes, près de 250 pour les établissements. Une fois la méthodologie créée, il ne reste

plus qu’à générer les données de recherche, et il a été décidé de reporter cette génération à

plus tard.

4) Création d’un Système unique pour l’exportation et l’importation de données

Il fallait créer un moyen pour que l’utilisateur n’ait pas à choisir les fichiers de

données, donc un moyen pour exporter et importer les données de façon transparente. La

difficulté est que l’exportation de données n’est pas accessible par le formulaire directement.

En effet si on choisit d’exporter un fichier directement par script, Adobe Acrobat le refuse,

pour des raisons de sécurité. Le problème fut contourné de façon simple. Acrobat charge au

démarrage tous les fichiers javascripts se trouvant dans le répertoire Javascript de son

répertoire d’installation. Il suffit de rajouter un fichier qui crée un élément du menu qui

exporte les données du formulaire, et qui prend en paramètre une variable globale pour le nom

d’exportation et le chemin d’exportation sur l’ordinateur. Ceci permet à un script de mettre en

global le chemin d’exportation, puis d’exécuter l’élément du menu prévu pour l’exportation.

Ex :

global.nomdufichierxfdfaexporter = "etab.xfdf";

app.execMenuItem("Exportation");

Si le chemin n’est pas un chemin absolu il exporte les données dans le répertoire

où est ouvert le PDF.

Heureusement l’importation ne cause aucun problème, cependant il faut passer

par une variable globale (qui est globale à tout le logiciel et non pas spécifique à un

formulaire), afin de pouvoir charger des xfdf à l’ouverture d’un fichier. Afin de clarifier les

choses pour les futurs développements :

- global.nomdufichierxfdfaexporter : chemin et nom du fichier à exporter

- global.nomdufichierxfdfacharger : chemin et nom du fichier à importer

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5) Mise en place des différents formulaires

Il a été décidé d’utiliser des boutons afin de permettre à l’utilisateur une

meilleure navigation à travers les fichiers et formulaires. Le script derrière le bouton est

simple. Il ouvre un document défini à l’avance dans le script. Et dans le cas d’une importation

de fichier xfdf à faire à l’ouverture du fichier, il défini la globale

« nomdufichierxfdfacharger » puis ouvre le fichier.

Il fut décidé de créer plusieurs répertoires :

• Change : Contient toutes les données pour le système de recherche

• Etab : Contient un fichier de données simple par établissement

autorisé

• Un répertoire par année scolaire intégrée (sous forme AAAA_OCT)

Dans chaque répertoire d’une année, on retrouve :

• ENQ : Répertoire où se trouve l’enquête de rentrée

• HSA : Répertoire où se trouvent les HSA

• VS : Répertoire où se trouvent les Validations de Service

• SR : Répertoire où se trouvent les Stats & Ratios des établissements,

Zone de formations continue, et Monde.

Seul le répertoire SR se trouve dans toutes les années sauf celle en cours. Chaque

répertoire à un dossier xfdf où se situent les données sous forme xfdf. Il était envisagé de tout

regrouper mais cela supposerait que pour chaque retour de la part des établissements, ils

doivent nous renvoyer tout ce répertoire. Il a été donc préféré de garder cette méthode.

6) Tests

Une fois les fichiers mis en relation, l’ensemble fut mis dans un répertoire

IMAGE. Un poste fut installé avec Adobe Acrobat Standard, et le répertoire copié. On

procéda à des tests simples. Prendre un établissement et accéder à l’ensemble des fichiers que

nous possédions actuellement pour lui. On ne testa pas les différents formulaires, car ils

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étaient déjà utilisés autre part.

7) Tests avec un utilisateur n’ayant pas de connaissance en informatique

Il était prévu un test avec un utilisateur n’ayant pas de connaissance en

informatique. Mais le manque de temps nous a contraint à renoncer à ces tests.

8) Validation

La validation avant la fin de mon stage, se fit par Yves Nivelle. Certains

problèmes furent rencontrés :

• Tous les anciens Stats & Ratios n’étaient pas accessibles.

• Les versions des formulaires n’étaient pas toutes les dernières.

• Il n’y a pas de moyen d’authenfication qui aurait permis que tous les agents de

l’AEFE à PARIS puissent travailler ensemble sur les données de IMAGE.

• Pas de protection des fichiers PDF

• Esthétique de l’interface.

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iii. Récupération Stats & Ratios

1) Récupération des Stats & Ratios des années précédentes

Avant de commencer toute analyse et recherches sur comment récupérer les

données des années précédentes, il fallait savoir où se trouvaient les documents papiers, et

informatique. Les documents informatiques étaient à l’endroit indiqué dans le Cahier des

Charges c'est-à-dire : L:\STAT-RAT. Cependant pour l’année 2001, il existait des PDF déjà

utilisable, dans un autre endroit « I:\Documentation\Stats&Ratios\Année scolaire 2001-

2002 ». Les documents papier se trouvaient au centre d’archivage et de documentation

(CAD). Les documents prenaient beaucoup de place (2 armoires complètes pour 2001/2002,

et 4 classeurs d’archive pour le reste).

2) Analyse des données, pour déterminer les informations à récupérer.

Après une analyse sommaire des différents éléments, il a semblé nécessaire de

récupérer toutes les informations (sauf les pourcentages qui peuvent être recalculés à partir

des données recueillies). L’un des problèmes rencontrés fût que certaines données étaient

manquantes dans les bases Access, et qu’il fallait récupérer les données papiers (Totaux

Monde, Gestion directe, Conventionné, par secteurs)

3) Validation des Données à récupérer

Ayant expliqué à Hubert Serody et Yves Nivelle, mes résultats, ils

m’autorisèrent à continuer, si je travaillais pour les données informatiques sur des copies, afin

de ne pas corrompre les données.

4) Recherche d’un OCR pour la récupération des données

Après avoir scanné une fiche de 1994 d’un établissement en bonne qualité (300

ppp), j’ai testé une reconnaissance de caractères sur cette image.

Les Résultats ne furent pas bon. En effet l’OCR de « Microsoft Office Document

Imaging », ne reconnaît que 60 % des données, et malheureusement il n’est pas fiable, il ne

récupère pas toujours les mêmes informations, suivant les fiches. OMNIPAGE Pro 12, qui est

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le deuxième OCR testé, ne fonctionnait pas sur mon poste (sous Windows Server 2003). J’ai

donc dû me servir d’un autre poste, cela a causé du retard. J’ai testé de nouveau les pages

récupérées avec OMNIPAGE Pro 12. Le résultat fut meilleur mais, pas parfait, il y avait de

nombreux trous.

5) Test sur un établissement sur les années 1992, 1994, 2001

J’ai scanné les fiches d’un établissement, de l’année 1992 et 1994. J’ai aussi

récupéré la fiche sous format PDF de l’année 2001. J’ai ensuite passé ces 3 fiches à l’OCR.

Le résultat est le suivant :

- 1992, la qualité des données, n’a permis de récupérer que 75 % des

données, mais leurs positions dans le document ne sont pas gardées

- 1994, il a été possible de récupérer 80 % des données, mais la mise en

page n’est pas respectée, il est donc difficile de reprendre les données

- 2001, 85 % du document est récupéré, mais toujours des problèmes liés

à la mise en page.

Mon avis est donc d’abandonner le projet de scanner toutes les pages pour les

intégrer dans une base de données, et de créer des masques de saisie pour les données des

années précédant 2002.

6) Récupération

La récupération bien que prévue dans mon CDC, ne s’est pas faite pour des

raisons de temps. Cependant des masques de saisies permettant l’exportation d’une fiche au

format XFDF (Format XML pour Adobe), par établissement et par année fut établie par mes

soins. Un masque d’affichage fût aussi prévu, mais le principal but de ce projet est de

récupérer les données des établissements et non de faire des analyses dessus.

3. Interprétation et critique des résultats

Sur le projet HSA, le résultat ne fût malheureusement pas parfait. Bien que

correspondant à 98% au cahier des charges, et même dans certains cas le dépassant, il y avait

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des erreurs. Le principal problème, qui nous fût communiqué, était qu’il était impossible

d’additionner des nombres à virgules. La raison était simple, le script de calcul, lorsqu’il

prenait les données champs, lisait une virgule, et convertissant le résultat en chaînes de

caractères. Le total était donc un texte, et non un chiffre, il était donc impossible de calculer le

total. Une modification fût effectuée et donnée aux établissements. Cet erreur est entièrement

ma faute, j’ai voulu trop bien faire, et donc je n’ai pas eu le temps de bien tester. Les autres

erreurs étaient des détails manquants ou peu clairs, à une personne n’ayant pas lu la

documentation. Il manquait des matières pour les classes (TPE, IDD, Enseignement

Obligatoire pour les Premières ES, etc.). Ce manque de discipline, est dû à un manque de

temps pour les tests, et aussi que certaines matières (Histoire Géographie Internationale par

exemple) ne sont enseignées que dans 1 ou 2 établissements dans le Monde. Les demandes

d’utilisateurs sur différents points de la méthode de calcul sont dues à l’absence de lecture de

la documentation, de la circulaire sur les HSA, et des règlements sur les HSA en France.

J’estime que c’est le manque de temps qui est responsable des plus gros problèmes, et

j’estime aussi que je n’aurais sans doute pas pu faire mieux tout en restant dans les temps.

Sur le projet IMAGE, le projet correspondait au Cahier des Charges, et sur

certains points, il est allé plus loin. Le système de recherche établi dans le CDC n’indiquait

aucune piste à employer pour ce système. Cependant malgré l’absences de références dans le

CDC les éléments crées pour ce système permirent une facilité d’utilisation pour l’utilisateur.

Cependant les utilisateurs, voulaient toujours plus de facilité, et il a été difficile de leur faire

comprendre que je ne pouvais satisfaire à toutes leurs demandes, tout en finissant mon projet

pour la fin de mon stage. Cette interface est très pratique en réunion, car cela évite d’aller

chercher tous les documents (Stats & Ratios en particulier). En effet I-MAGE accède à tous

les Stats & Ratios 2002 et 2001. Les autres années sont en cours d’informatisation. Les tests

techniques ne posèrent pas de problèmes, mais les tests de facilité d’utilisation (les plus

importants) ne furent pas qu’une simple formalité. Nous avons du travailler jusqu’à la

dernière minute afin que l’on puisse sans difficulté travailler avec IMAGE. J’estime que ce

projet aurait pu être plus abouti, de ne serait-ce que d’un point de vue esthétique, mais ce n’est

pas mon point fort, et j’ai toujours préféré quelque chose qui fonctionne à quelque chose de

beau mais qui ne fait pas ce qu’on lui demande. J’estime enfin que mon plus gros défaut est

que je suis incapable de mettre dans la peau de l’utilisateur moyen lors de la création d’une

interface, et ce projet l’a clairement montré.

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Sur la récupération des Stats & Ratios, le résultat fut bien en dessous de ce qui

était prévu. Cependant, j’ai pu clairement faire comprendre que la récupération de ces

données prendrait beaucoup de temps, car devant être fait à la main, dans un masque de saisie.

Ce travail est long, fastidieux, et guère intéressant. Cependant permettre la récupération de

données papiers datant de plusieurs années est un projet important que ce soit à l’AEFE ou

autre part.

Sur le reste de mes activités dans le Service Informatique, comme aider les

utilisateurs, réinstaller des postes etc., mon travail n’a pas été remis en question, et aucune

critique sur cette partie de mon stage ne m’est parvenue.

IV Conclusion générale sur le stage

On peut considérer ce stage comme étant une étape importante de mon cursus,

car en plus de travailler réellement durant 4 mois, j’ai aussi travaillé dans le service public.

Cela m’a permis de mieux comprendre certaines subtilités du monde du travail. Je peux

maintenant mieux appréhender mon futur, et prendre la décision de travailler ou non dans le

public en connaissance de cause.

Les différents projets proposés avaient leurs propres particularités. La création

d’un formulaire complexe permettant le calcul des HSA, était facile à comprendre, mais la

mise en œuvre était plus dure, car il y a un ensemble de règles de calcul, et de gestion des

droits qui lui n’est pas compréhensible du premier coup pour une personne non enseignante.

Cela m’a permis de mieux comprendre le fait qu’on ne sait pas forcément ce que fait ou gère

une application derrière sa mise en page.

Le deuxième projet, qui était la création d’une interface, par le biais de multiples PDF,

m’a obligé à travailler de façon coordonnée avec différentes parties (Service informatique,

Secteurs géographiques, Bureau de la Rémunération). Cela m’a aussi permis de me rendre

compte de mon ignorance en ce qui concerne la facilité d’utilisation d’une application par une

personne non expérimentée. J’ai aussi pu estimer que le prix à payer pour une

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application dynamique et jolie, est parfois trop cher. En effet, il faut mieux un système peu

esthétique qui tourne, plutôt qu’une superbe application qui est impossible à faire tourner sauf

sur le tout dernier ordinateur sorti.

Enfin le troisième projet, récupération de données informatiques et papiers,

m’a appris que bien que les contraintes ne soient quasiment pas changées depuis des années,

les données sont calculées chaque année de façon différente. Ce qui prouve que chacun peut

interpréter de différentes manières les mêmes directives. Je savais déjà cela, mais le

remarquer sur un projet professionnel, est plus marquant.

Généralement travailler dans une agence publique, m’a permis de mieux

comprendre le fonctionnement, d’une entreprise en général, et du service public en particulier.

Rédigé par Daigremont Luc, UID 35190, Promo EPITECH 2005.

Les informations contenues dans ce document sont certifiées conformes par l’entreprise :

Nom :

Qualité :

Date :

Signature :

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Bibliographie & Glossaire

Glossaires : Adobe Acrobat Professional : Logiciel d’Adobe, permettant la lecture et l’écriture de fichiers au format PDF. Il permet aussi la conversion des fichiers Word, Excel, texte, html, image, en fichier PDF. Ce logiciel permet aussi l’intégration à ces fichiers de javascripts, qui permettent de gérer différents éléments du fichier (Droits, éléments dynamiques, graphisme). Access : Système de Gestion de base de données Relationnel de Microsoft, fourni avec Office dans sa version pro, basé sur le moteur « Jet » et qui stocke toutes les données dans un seul fichier. Oracle : Nom d'une base de données très répandue et disponible sur un nombre très important de plate-forme. Accessoirement, nom de la société qui l'édite. Javascript : créé par Netscape pour développer des applications Internet et, par la même occasion, pour étendre les possibilités du HTML. Il s'agit d'un langage léger et orienté objet, permettant d'écrire des scripts. Il est très souvent utilisé pour ajouter de petites fonctionnalités aux sites Web. PDF : (portable document format) est un format de document utilisé généralement pour mettre en ligne de la documentation commerciale ou des rapports. Ces documents doivent être lus avec le plug-in Acrobat Reader qui s'est maintenant imposé dans l'univers professionnel mais qui est un petit peu moins connu du grand public. XFDF : Format de fichier, utilisé par Adobe Acrobat Standard et Professional. Ce type de fichier est un fichier XML, contenant des données propres aux logiciels Adobe XML : extensible Markup Language. Norme d'échange de documents informatisés issue de SGML, grâce au travail de l'ERB (Editorial Review Board).C'est en fait une version simplifiée de SGML (environ 30 pages au lieu de 500). XML intègre l'idée de métadonnée, et permet de définir les balises que l'on veut en fonction de ses besoins. Voir EDI. L'idée est de produire des documents vraiment structurés, grâce à un langage qu'on peut définir en fonction des circonstances, mais selon une syntaxe très stricte. Je cite www.xml.com : « Par définition, si un document n'est pas bien formé, ce n'est pas du XML. Ceci signifie qu'il n'existe pas de document XML mal formé, et les processeurs XML ne sont pas requis de faire quoi que ce soit de tels documents ». Définition provenant de : www.tout-savoir.net SQL : Structured Query Language. Langage d'interrogation de bases de données. Très répandu, permet de manipuler assez facilement les bases de données relationnelles. Il est très variable bien qu'il ait été normalisé deux fois. Il permet d'ajouter des données, de les supprimer, parfois par tables entières (danger !), de les sélectionner (Select) dans des tables (From), selon toutes sortes de critères (Order by, Group by, Where...). Définition provenant de : www.tout-savoir.net

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ANNEXES

Concernant l’Entreprise :

- Annexe 1 : Loi du 6 Juillet 1990 quant à la création de l’AEFE

Concernant les Projets :

- Annexe 2 : Présentation du Formulaire HSA

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Annexe 1 :

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Annexe 2 : 1. Présentation succincte

Ce Formulaire se partage en 2 parties bien distinctes : - La liste des agents (Résidents et Expatriés) concernés par les HSA. - Le Formulaire individuel.

La liste des agents permet d’accéder au Formulaire HSA, avec les données que l’AEFE

possède sur cet agent (nom, prénom, matricule). Cette liste étant évolutive, elle nécessite un mode d’emploi rapide (Partie 4 du document). Le responsable de la saisie des données, pourra supprimer et/ou rajouter un agent (le nom, le prénom, et le matricule sont obligatoires !). Le document contenant la liste des agents permet aussi d’imprimer directement la fiche le concernant (Attention si les données de l’agent ne sont pas encore saisies, le formulaire sera vierge, hormis les données de l’établissement et celles de l’agent). Ce fichier est « menu.pdf », c’est le fichier qu’il faudra ouvrir en premier.

Le Formulaire quant à lui, est sur 2 pages. La première possède quelques boutons pour faciliter

l’utilisation du formulaire. Et la seconde est le formulaire à remplir. Les impressions d’écran qui suivent peuvent ne pas être à jour sur des détails graphiques, veuillez nous

en excuser. Si vous avez besoin de nous contacter pour un problème technique nous sommes à votre disposition :

AEFE – Service Informatique 57, Boulevard des Invalides Bureau 4261 – 4ème étage 75700 PARIS Cedex 07 SP Tel : 01 53 69 34 12 Télécopie : 01 53 69 31 99 Mèl : [email protected]

Si vous avez des problèmes avec les données des agents et/ou de votre établissement, veuillez joindre

votre secteur géographique à l’AEFE-Paris. Attention : La fermeture du formulaire n’entraîne aucunement l’enregistrement des données saisies. Veuillez donc respecter la procédure décrite dans les pages suivantes.

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2. Présentation du Menu Général des HSA

♦ Menu Général des HSA

Ronds Bleus : 1 – Nouvel Agent (Crée dans la liste, un nouvel agent et lance le formulaire PDF lié) 2 – Imprimer un formulaire vierge 3 - Liste des agents 4 – Voir la fiche de l’agent sélectionné 5 – Imprimer la fiche de l’agent sélectionné 6 – Supprimer l’agent sélectionné 7 – Importer la liste des agents d’après « aefe/HSA/xfdf/M1(code aefe affiché).xfdf ». 8 – Exporter la liste des agents (Attention non automatique lors de la fermeture du formulaire) 9 – Fermer le fichier (Sans enregistrer la liste des agents)

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Aide à l’utilisation du menu

Ce formulaire se décompose en deux parties, la liste déroulante contenant la liste des agents de l’établissement d’après la base de données GESPER au 26/08/03, et les boutons d’actions. A l’ouverture de « menu.pdf » , dans « aefe/HSA », le formulaire demande à charger un fichier xfdf, ce fichier se trouve dans « aefe/HSA/xfdf », il s’appelle M1(votre code AEFE).xfdf. S’il n’existe pas, veuillez nous contacter au plus vite.

• Bouton « Imprimer un formulaire vierge », imprime un formulaire HSA totalement vierge.

• Bouton « Importer une liste d’agents », importe la liste d’agents nommé M1 « code aefe affiché ».xfdf, si le fichier n’existe pas , une fenêtre s’affichera pour vous demander où se trouve ce fichier (Normalement il est dans « aefe/HSA/xfdf »). Si les données affichées ne sont pas celle de votre établissement, veuillez nous contacter (cf. 3), afin que nous vous envoyions les fichiers xfdf à jour.

• Bouton « Exporter la liste des agents », exporte la liste en cours, dans « aefe/HSA/xfdf/M1(code aefe affiché).xfdf ».

• Bouton « Fermer le fichier », Ferme le fichier, sans enregistrer la liste des agents. • Bouton « Voir le formulaire de l’agent », permet d’accéder au formulaire de l’agent

sélectionné dans la liste. • Bouton « Impression de la fiche de l’agent », imprime la fiche de l’agent avec les

renseignement fournis au préalable, attention s’il n’y a pas de données rentrées, il sera imprimé avec des totaux faux.

• Bouton « Supprimer l’agent », supprime l’agent sélectionné. Si vous vous trompez il vous suffit d’importer la liste, via le bouton « Importer la liste d’agents ».

• Bouton « Nouvel Agent », permet de rajouter des agents qui ne sont pas dans la liste (Expatriés, Résidents, Personnels à recrutement différé). Il vous demande le nom, puis le prénom de l’agent. Puis le matricule, si vous l’avez, notez le, sinon tapez xxxx01, pour le premier agent n’ayant pas de matricule, xxxx02 pour le deuxième et ainsi de suite. En cas d’erreur il suffit de laisser le champ vide, ou de cliquer sur « Annuler ». L’agent est rajouté en bas de la liste.

• Notez que les modifications tel que « nouvel agent », et « supprimer un agent », ne sont prises en compte réellement que quand vous exportez la liste des agents via le bouton « Exporter la liste des agents ».

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3. Présentation approfondie du Formulaire avec capture d’écran

Page de Garde :

• Bouton « Exporter » Ce bouton lance un élément du menu nommé «Exportation». Ce bouton exporte les données du formulaire vers « aefe/HSA/xfdf/matricule.xfdf ». Attention toutefois pour les agents hors de la liste ajouté par vos soins à la liste, veuillez suivre la procédure indiquée plus haut. • Bouton « Menu HSA » Ce bouton ferme le document (sans enregistrer le pdf, et le contenu du formulaire). Il permet de retourner vers le Menu des HSA. • Bouton « Formulaire » Ce bouton atteint la page 2 du formulaire, ce qui permet d’y accéder plus simplement • Bouton « Imprimer » Ce bouton lance l’impression de la page 2, avec le contenu du formulaire. Il demande des informations pour l’impression (Choix de l’imprimante, taille etc.)

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Formulaire :

Ronds Oranges : Les Cadres : 1. Données de l’établissement, c’est un cadre non éditable, qui affiche le nom, la localisation et le code AEFE

de l’établissement. Il affiche aussi l’hémisphère, et la date de renvoi à l’AEFE.

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2. Données de l’agent, c’est aussi un cadre non éditable qui affiche, nom, prénom, matricule, code INSEE, statut. Seul le grade est éditable.

3. Service d’enseignement. C’est le cadre principal du formulaire, il est éditable et permet de spécifier les différents enseignements de l’agent. Il permet de remplir le nombre de séquences, le nombre d’élèves, la discipline enseignée, le nom de la classe, et le niveau de cette classe, et de savoir si c’est une période de cours ou non.

4. Temps Partiel / Décharge Syndicale. Ce cadre permet de savoir si l’agent profite une décharge syndicale, et/ou d’un temps partiel.

5. Calcul des HSA. Il est composé de différents sous cadres (voir plus loin). Il permet de savoir en fonction des disciplines enseignées si l’agent doit bénéficier de minorations. Le total HSA est en bas de ce cadre d’une couleur différente.

6. C’est le cadre réservé à la signature de l’agent. 7. C’est le cadre réservé à la signature du chef d’établissement. Ronds Bleus : Éléments éditables et/ou importants : 1. Ces boutons radios permettent de savoir dans quel hémisphère est l’établissement, et donc à quelle date ils

doivent renvoyer le formulaire à l’AEFE. 2. Ces boutons radios permettent de choisir le statut de l’agent (Expatrié ou Résident) 3. Cet ensemble, composé de Niveau, Classe, Cours / Autre, Discipline, Nombre de séquences, Nombre

d’élèves, est très important, c’est là qu’il faut remplir toutes les informations concernant une classe. Le Niveau est à choisir parmi ceux du secondaire, le nom de la classe est librement éditable, la discipline est à choisir par rapport aux CAPES, CAPET, et agrégations, le nombre d’élèves et de séquences d’enseignement. Il ne faut pas oublier de modifier la durée d’une séquence d’enseignement si celle-ci n’est pas de 55 minutes.

4. Les totaux en bas du cadre 3, indiquent le nombre de séquences, et l’équivalent heures. 5. Ces deux cases à cocher, permettent de savoir si l’agent profite d’une décharge syndicale et/ou d’un temps

partiel. 6. Les heures d’obligation réglementaire de service (ORS), dépendent du grade / corps de l’agent, il dépend

donc d’une information non éditable. 7. Majoration / Minoration dues aux effectifs, ces boutons radios sont non éditables, et sont calculés d’après le

procédé expliqué dans la circulaire. 8. Ceci est le cadre pour le labo de sciences, il est éditable si et seulement si l’agent enseigne la physique ou les

SVT. 9. Ceci est le cadre réservé aux professeurs d’histoire et géographie. Il leur permet d’avoir une minoration, si il

s’occupe du cabinet d’histoire géographie. La minoration dépend ensuite du nombre d’enseignant, champ éditable.

10. Concerne les enseignants d’une langue étrangère, s’occupant du laboratoire de langue. 11. Concerne les agents, enseignant la technologie, s’occupant du laboratoire de technologie. 12. Concerne les agents chargés par son responsable, de coordonner sa matière, il peut avoir une minoration

allant jusqu’à 3 heures. 13. Concerne les professeurs d’éducation musicale s’occupant d’une chorale pour l’établissement. 14. Première Chaire, c’est une partie non éditable qui dépend de paramètres indiqués dans la circulaire en

Annexe. 15. Concerne les enseignants en économie et gestion, gérant un bureau commercial, il a droit à une heure de

minoration 16. Total HSA, calculé par le formulaire : nombre d’heures – (OSR – minorations + majorations)

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4. Procédure d’utilisation

Voici un exemple de remplissage du formulaire : ♦ Lancer le fichier « menu.pdf », dans « aefe/HSA ». Il vous demande de charger un xfdf,

choisissez le xfdf commençant par M1, et finissant par votre code AEFE dans « aefe/HSA/xfdf/ ». Si par hasard il est inexistant, contactez nous le plus rapidement possible, afin que nous puissions vous envoyer vos fichiers xfdf.

♦ Une fois le chargement effectué, vous arrivez sur le menu à proprement parler. ♦ Dans la liste déroulante au centre, se trouve le nom des agents en poste dans votre

établissement à la date de création du xfdf. Choisissez un agent. Puis cliquer sur « Voir le formulaire de l’agent ».

♦ Le formulaire HSA se lance. Si tout se passe bien, vous arrivez sur la page de garde du formulaire. Cliquez sur « Formulaire » pour descendre jusqu’au formulaire à remplir. Veuillez indiquer l’hémisphère, le statut de l’agent, et enfin son grade (les deux premières informations peuvent être pré remplies)

♦ Remplissez le reste du formulaire. Commencez par la durée d’une séquence d’enseignement, puis par sa classe, informer les champs du niveau, du nom de la classe, du type de classe (cours ou autre), de la discipline enseignée, et enfin du nombre d’élèves, et du nombre de séquences d’enseignement.

♦ Une fois ce cadre rempli, vous pouvez voir un total des séquences enseignées, et l’équivalence en séquence d’enseignement d’une durée de 55 minutes.

♦ Si l’agent bénéficie d’une décharge syndicale et/ou d’un temps partiel, veuillez cliquer sur les cases correspondantes.

♦ Vous pouvez noter dans le cadre suivant, que l’ORS de l’agent apparaît en fonction du grade ♦ Dans le cadre qui suit, la minoration ou la majoration liée aux effectifs, est automatiquement

calculée. Vous ne pouvez la changer. ♦ Puis en fonction des disciplines enseignées, l’agent a droit à certaines minorations. Celles

autorisées ne sont pas grisées. Remplissez les cadres des minorations en fonction du travail effectué par l’agent. N’oubliez pas les heures de coordination qui ne dépendent pas des disciplines enseignées.

♦ Le reste des calculs est automatique, et le résultat n’est pas éditable. ♦ Retourner sur la page de garde, en utilisant par exemple « Page up », ou l. ♦ Imprimer la fiche avec ses données, et la signer ♦ Exporter les données avec le bouton « Exporter » sur la page de garde. ♦ Enfin une fois toutes ces actions effectuées, vous pouvez revenir au menu avec le bouton, et

continuer avec le prochain agent, et ainsi de suite. ♦ Notez que si vous modifiez votre liste d’agent il faut l’exporter après, via le bouton

« Exporter la nouvelle liste d’agents » en dessous de la liste des agents. ♦ Après avoir rempli les formulaires, vous n’avez plus qu’a cliquez sur « Exporter la liste des

agents », puis sur « Fermer le Fichier ». ♦ Ensuite après avoir rempli tous les formulaires de l’établissement, veuillez nous transmettre le

contenu du répertoire « HSA/xfdf » par mail à « [email protected] », avec comme objet HSA 2003, et les coordonnées de votre établissement dans le corps du message ou si vous ne pouvez le faire par disquette en indiquant le nom et le code de l’établissement ainsi que le contenu « HSA 2003 ».