Août 2017
MEE
Sabina Cervoni – Chargée de projet
Jeanne Chatelain – Conseillère en réinsertion
UISP
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Le centre de numérisation de l’Hospice général (Hg) contribue à une double mission :
Assurer le traitement du courrier entrant tout en veillant à la bonne cohérence des dossiers électroniques en garantissant leur intégrité
Offrir un lieu d’insertion et de formation à l’ensemble des bénéficiaires de l’Hospice
général.
Dans ce cadre, l’Unité d’Insertion Socio-Professionnelle (UISP) propose une mesure, appelée MEE (mesure d’entraînement en entreprise), visant la valorisation du parcours professionnel des bénéficiaires. La MEE renforce les compétences professionnelles et
sociales pour l’insertion sur le marché de l’emploi et offre un parcours spécifique de formation pour les bénéficiaires non qualifiés. Cette mesure d’entraînement en entreprise confronte le stagiaire aux exigences du marché du travail par une expérience professionnelle dynamisant son retour à l’autonomie.
La mesure est organisée en stricte collaboration avec le centre de numérisation afin d’adapter les exigences des profils recherchés au fonctionnement de l’unité. La mise en place de la GED nécessite une phase d’ajustement durant laquelle les processus seront testés et améliorés. Cette période d’ajustement est nécessaire afin de répondre dès le début aux exigences d’efficacité, d’efficience et de qualité.
Durant cette phase d’ajustement, le choix des stagiaires qui auront la tâche de
dématérialisation des documents est essentiel. Il s’agit, la première année, de sélectionner parmi les bénéficiaires des profils déjà formés et expérimentés. Successivement, dans la phase d’expertise de la GED, des profils désirant entamer un parcours de formation (bénéficiaires non qualifiés, apprentis) pourront être sélectionnés.
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1. Eléments en appui à la MEE
La mesure d’entraînement forme le stagiaire dans un contexte d’emploi-formation en entreprise
pour une durée de 6 mois (renouvelable). Dans une optique de « mixité de public », le centre de numérisation mettra en place un parcours qui réunit, selon les besoins, formation et pratique professionnelle. En coordination avec le FDRH et l’unité UISP, le centre de numérisation sera un lieu d’apprentissage, de préapprentissage tout en offrant un lieu d’insertion à des stagiaires bénéficiaires de l’Hg
Les AS/CRP/CRI qui inscrivent les candidats à la mesure visent des objectifs d’emploi et/ou de formation dans le parcours de réinsertion de leurs bénéficiaires. Tab.1 Atout de la MEE
EMPLOI FORMATION
Acquisition de nouvelles compétences Renforcement de l’employabilité Expérience sur le marché local Augmentation du réseau Suivi SRP
Suivi à l’Agence TRT Mobilisation de la mesure ARE (allocation de retour à l’emploi) Pratique de la langue française Redéfinition des objectifs à l’aide social
Préapprentissage Certifiant (OFPC) Qualifiante
Construction d’un parcours de formation AFP d’assistant-e de bureau – CFC d’employé de commerce (cursus normal ou par validation des acquis)
Renforcement compétences
Cours catalogue Hg (ex. informatique)
De plus, chaque stagiaire aura un suivi individualisé :
Encadrement personnalisé Passeport entreprise Certificat de travail
Collaborateur en numérisation : Evaluation des compétences acquises Certification des activités
réalisées
Entretiens mensuels d’évaluation
Tripartite avec AS/CRI/CRP
Dans la phase d’ajustement, le centre de numérisation sélectionnera des stagiaires qualifiés et/ou expérimentés dans le domaine administratif pour garantir rapidement la qualité de ses
services. Dans la phase d’expertise, la mixité de public sera favorisée pour répondre à l’ambition de formation du centre.
La coordination entre les différentes unités de l’Hospice général notamment l’UISP/RU GED/FDRH/SRP/CAS/AMIG sera favorable au développement du centre et du stagiaire.
Les prestations de l’Office pour l’orientation, la formation professionnelle et continue (OFPC) seront sollicitées si nécessaire, par les AS, CRI, CRP et des éventuelles collaborations mises en place pour adapter le besoin de formation en fonction des particularités de la situation personnelle et professionnelle du stagiaire.
La MEE est évolutive et s’adapte aux phases de déploiement de la GED.
Une attention particulière est portée à la protection des données : une convention de stage avec une clause de confidentialité est signée par le stagiaire.
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1.1. Les acteurs de la MEE
AMIGASOC
Centre de numérisation
UISP
TRT
FDRH
Acteurs
BENEFICIAIRE
OFPC
2. Le centre de numérisation prend forme
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3. Processus au Centre de numérisation
Processus GED
Processus GED réactivation des dossiers
Un cahier de charge reprenant en détail les processus de la GED est remis au stagiaire tout au début de la mesure (voir annexe 1).
L’introduction des stagiaires dans le centre de numérisation sera réalisée par phases :
Phase d’ajustement Mai 2018 – Avril 2019
Déploiement Continuité d’Activité (CA) 3 mois 9 mois 2 – 3 stagiaires 5 – 6 stagiaires
10 stagiaires
1 apprenti FDRH (septembre 2018)
Phase d’expertise Mai 2019
9 EPT = 10 - 20 stagiaires
1 apprenti FDRH Déploiement : Mai – Juillet 2018 Activité : Processus GED CA : Août 2018 – Avril 2019 Activité : Processus GED + réactivation dossiers
Réceptionner, trier et préparer le courrier entrant (papier ou
électronique)
Numériser les documents papier
Analyser, classer et indexer les documents
électroniques
Gérer le stockage et l'élimination périodique
des documents physiques
Préparer et numériser les dossiers
réactivés
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Type
Mesure de formation-emploi
(réinsertion professionnelle)
Domaine Administration
Titre de la mesure MEE mesure d’entraînement en entreprise
Sous-titre Pratique en entreprise
Organisateur Centre de numérisation de l’Hospice général
Fonction Agent de numérisation
Public cible
S’adresse aux personnes qualifiées et/ou expérimentées dans le
domaine administratif.
Proche du marché du travail (CASI : phase 3)
(ex. : assistant-e de bureau, employé-e de commerce, agent en
information documentaire, aide-comptable, secrétaire, etc.)
Il s’agit plus particulièrement de personnes :
- avec expérience professionnelle dans l’administration qui
ont besoin de retrouver un environnement de travail
(rythme, horaire, esprit d’équipe, partage des tâches)
- ou qui ont besoin d’acquérir de nouvelles compétences et
renforcer leur employabilité
- ou en reconversion dans le domaine administratif.
Prérequis
(Savoir)
Formation de base :
- AFP d’assistant-e de bureau
- CFC employé-e de commerce, information documentaire
- ou expérience équivalente (2-3 ans de pratique dans le
domaine administratif : secrétariat, aide comptable etc.)
Niveau de connaissance de la langue française :
- Minimum B2 en compréhension et en expression orale et
écrite.
Outils bureautiques :
- bonnes connaissances et aisance d’utilisation des logiciels
usuels (Windows, MS Office : Word, Excel, Outlook)
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Prérequis
(Savoir-faire)
Expérience préalable dans un domaine administratif :
- travail de bureau
- rédaction de documents
- saisie de données
- travail documentaire/archivage
Etre familier des formulaires et documents administratifs usuels
en Suisse, tels que :
- décompte d’assurance maladie
- factures
- bail à loyer
- décompte bancaire
Aptitudes
personnelles
(Savoir être)
- Capacité à travailler en équipe et dans un espace partagé
- Concentration, rigueur et précision
- Sens du service public et engagement
- Communication
- Ecoute
- Bonne résistance au stress et capacité à gérer des pics
d’activité
- Motivation et ponctualité
- Compréhension du contexte, analyse et synthèse
- Respect de la confidentialité (traitement de données
confidentielles).
Objectifs de la
mesure
- Offrir aux bénéficiaires de l’AMISOC une période
d’entraînement en entreprise permettant d’aller vers une
formation qualifiante (AFP–CFC) ou renforcer des
compétences (par le biais de cours) et/ou retrouver son
autonomie et de se repositionner sur le marché de l’emploi
- Renforcer les compétences ou en acquérir de nouvelles
- Valoriser les compétences métier (savoir-être et savoir-
faire)
- Développer un comportement conforme aux exigences du
marché de l’emploi.
Opportunités
- Encadrement individualisé : entretiens mensuels avec
l’encadrant (collaborateur en numérisation) et en cas de
besoin la RU. Utilisation du passeport entreprise : outil
d’évaluation d’acquisition de compétences
- Suivi du stagiaire en collaboration avec le CRP/AS pour
affiner le projet professionnel (soutien à l’acquisition
d’autres compétences, formation, etc.)
- Positionnement sur le marché de l’emploi avec une
expérience professionnelle significative.
- Elargissement du réseau social et professionnel.
- Suivi au niveau des services de réinsertion de l’Hospice
général : SRP (possibilité d’ « assignation » sur des postes
à l’OCE (pour les administrations publiques) ; inscription à
l’agence TRT (travailleur recherche travail).
- Possibilité de continuer le stage dans d’autres postes
administratifs de l’Hg, soit en vue d’une formation
qualifiante soit d’un engagement au sein de l’institution.
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Résultats attendus
après MEE
Certificat de travail qui atteste de l’expérience du candidat et de
ses compétences
Mise en place d’un processus de formation qualifiante ou de
renforcement de compétences
Positionnement sur le marché de l’emploi
Durée 6 mois renouvelables
Taux d’activité 70% minimum 80% maximum
Horaire Matin : 08h00 -12h00
Après-midi : 13h00 -17h00
Nombre de poste Variable, maximum 9 EPT
Impacts attendus /
valeur ajoutée
Impact positif pour les bénéficiaires et leur employabilité.
Participation au bon fonctionnement de la GED.
Image positive de l’Hg en tant qu’entreprise socialement
responsable.
Planning / timing
Voir annexe
Risques identifiés
Service : Turn over élévé. Encadrement insuffisant. Protection
des données.
Bénéficiaires : manque de motivation, inadéquation
professionnelle, problème de français et/ou de santé, personne
fragile, problème de garde d’enfants.
Partenaires sociaux : commission du personnel (adhésion à la
mesure).
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Tab. 2 Indicateurs d’impact de la MEE
Stagiaire
Centre de Numérisation
Image Hg
Nb. inscrits
Nb. d’abandon Nb. d’entrées dans un processus de formation (préapprentissage - AFP – CFC)
Nb. de participants à des cours
sur les compétences (cours catalogue Hg) Nb. engagés à la fin de la mesure
Nb. ayant modifié leurs objectifs CASI après MEE
Ratio production prévue/réalisée (chaque
activités) Nb. et type de remarques des autres services (réclamation/réajustement)
Nb. apprentis incluant la GED
dans leur parcours de formation
Nb. visite de services externes à l’Hg
Retour OFPC sur le suivi des apprenants (préapprentissage) Retour AS/CRP/CRI sur le
suivi des stagiaires
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Processus du
ASOC (CAS -SRP)
Annonce MEE à l’AMISOC
AMIG
STAGIAIRE
Inscription OAM
Sélection dossiers
Sélection
Journée d’introduction
Suivi individuel :Evaluation stage
Remise Certificat de travail
Passeport entreprise
Réévaluation projet professionnel
Nouveau parcours
Parcours de formation
(préapprentissage -AFP – CFC)
Suivi SRP
Suivi TRT
Engagement/emploi
Autonomie sociale/
professionnelle
STAGIAIRE
STAGIAIRE
BENEFICIAIRE
STAGIAIRE
PERSONNE
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