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Les Bilans du projetRéunion de présentation du 18/07/2014

Chef de projet : Matthieu MEGALYMembres du groupe : Thomas BENCTEUX ; Mathieu CHANELIERE ; Heidi DERRAS

MEGALY Consulting

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Le Projet :

• Choix CRM POD

• Nombreux domaines à couvrir

• Nombreuses contraintes à respecter

MEGALY Consulting

Les Objectifs :

• Utilisateurs : 8 client, à partir de 10 utilisateurs

• Services rendus : performance, fiabilité, souplesse

• Mise en service régulier dès aujourd‘hui

• Budget alloué de 175 000 €

Objet et attendus du projet

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L‘équipe :

• Matthieu MEGALY : Chef de Projet

• Thomas BENCTEUX : Casquette MOA

• Heidi Derras : Casquette Intégrateur SI / Architecte logiciel

• Mathieu Chanelière : Casquette MOE

MEGALY Consulting

Les étapes :

Etape Objectif Livrables

Lancement Projet Prise de connaissance

Planification référence Découper le projet Planification xp/Scrum

Elaboration Plan projet Définir démarche & charges Plan Projet

Cahier des charges Rédiger le CDC & processus Cahier des charges

Spécifications Org / Fonct Définir Règles de gestion & flux

Spécifications Org et Fonct

Objet et attendus du projet

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Objet et attendus du projetMEGALY Consulting

Les étapes (suite) :

Etape Objectif Livrables

Comité de Pilotage 1 Présenter avancement CR de réunion

Etude comparative Comparer SaaS / Licence Etude comparative

Etude de marché Sélectionner 6 CRM Etude de marché

Etude comparative Comparer 3 CRM short listés Etude comparative détaillée

Comité de Pilotage 2 Présenter avancement CR de réunion

Plan projet de mise en place Définir la démarche et les charges de la mise en place

Plan projet de mise en place (PPMEP)

Soutenance Présenter PPMEP et démonstration

Démonstration et PPMEP

Installation Mise en place du CRM Solution installée

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Objet et attendus du projet

Les réunions de suivi :

• 21 Mars 2014 – Réunion de lancement

• 11 Avril 2014 – Comité de pilotage 1

• 13 Mai 2014 – Comité de pilotage 2

• 18 Juillet 2014 – Soutenance

• 2 réunions mensuelles

MEGALY Consulting

Synoptique sur le déroulement du projet :

• Méthodologie et rigueur

• Retard initial rattrapé

• Compétences et intérêt

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Bilan Fonctionnel

Existant :

• Site internet vitrine

• Pas de CRM ni de modules

MEGALY Consulting

Tableau des anomalies fonctionnelles du Cible :Fonctionnalité Attendu Résultat / Anomalie

fonctionnelleNiveau de gravité

Gestion de catalogue et tarifs

Gérer le catalogue de produits Aucun -

Gérer les tarifs Aucun -Effectuer des remises selon quantités

Aucun -

Effectuer des promotions Aucun -

Gestion des commandes

Saisie et enregistrement de commandes

Aucun -

Passage de commande aux laboratoires

Aucun -

Générer des fichiers texte Aucun -Suivre les commandes selon plusieurs états

Aucun -

Gérer les bons de livraisons Aucun -

Voir les commandes émises vers les laboratoires

Aucun -

Libellé NiveauTrès peu grave

1

Peu grave 2Assez grave

3

Très grave 4

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Bilan FonctionnelMEGALY Consulting

Tableau des anomalies fonctionnelles du Cible (suite) :

Libellé NiveauTrès peu grave

1

Peu grave 2Assez grave

3

Très grave 4

Gestion de la relation client

Saisir et enregistrer les informations clients

Aucun -

Gérer les abonnements Aucun -

Elaborer un ciblage marketing Aucun -

Gérer les contacts Aucun -Suivre les parcours des clients Aucun -

Suivre les opportunités Aucun -

Partager des documents Aucun -

Intégration avec les outils bureautiques

Aucun -

Envoyer et importer des courriels

Aucun -

Gérer le support client Aucun -

eCRM Aucun -

Facturation

Présence de différents modes de facturations

Aucun -

Gérer les abonnements Aucun -

Relancer les impayés Aucun -

Gérer les devises étrangères Aucun -

Générer des fichiers Aucun -

Conformité au CGI Aucun -Reporting Aucun -Rapports CA et marges Aucun -

AdministrationGérer les utilisateurs et droits Aucun -

Gérer les archivages Aucun -

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Bilan FonctionnelMEGALY Consulting

Tableau des anomalies techniques du Cible ayant un impact fonctionnel :

Libellé NiveauTrès peu grave

1

Peu grave 2Assez grave

3

Très grave 4

Fonctionnalité Anomalie technique Niveau de gravité

Sans objet Sans objet Sans objet

Tableau de gestion des anomalies fonctionnelles et des anomalies techniques à impact fonctionnel :

Anomalie Niveau de gravité Action

Sans objet Sans objet Sans objet

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Bilan TechniqueMEGALY Consulting

Tableau des anomalies techniques :

Libellé NiveauTrès peu grave

1

Peu grave 2Assez grave

3

Très grave 4

Tableau des anomalies de performances :

Fonctionnalité Anomalie technique Niveau de gravité

Sans objet Sans objet Sans objet

Fonctionnalité Anomalie technique Niveau de gravité

Sans objet Sans objet Sans objet

Tableau de gestion des anomalies techniques :

Anomalie Niveau de gravité Action

Sans objet Sans objet Sans objet

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Organisation de l’équipe projet :

• Habitudes de travail

• Rigueur et rythme soutenu

• Répartition des tâches & soutien des membres en difficultés

Organisation de la logistique :

• Cloud : Microsoft OneDrive & Office Web Apps pour collaborer

• Skype et mails pour communiquer

• TeamViewer pour interagir ensemble

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Gestion de la planification

• Outil de planification : MS Project 2010

• Planification de référence :• Première approche difficile (répartition des

casquettes) et inexacte• Réalisation à distance difficile• Problèmes logiciels

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Aperçu GANTT Planification de référence :

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Gestion de la planification

• Planification de suivi :• Plus proche de la réalité• Réalisation à distance toujours compliquée• Difficile à appliquer en contexte scolaire

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Aperçu GANTT Planification de suivi :

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Gestion de la qualité :

• Responsable Qualité : Thomas BENCTEUX

• Une procédure palliative appliquée pour cause de retard de livraison

• Actions de contrôles définies globalement respectées

Extrait du PAQ : « En cas de non-respect du PAQ, une demande de dérogation doit être faite auprès du chef de projet et du responsable du projet côté client. Une fois l’accord des deux parties obtenu, la non-application des dispositions du PAQ est accordée. »

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Gestion du risque :

• Causes non prédictibles : sous-estimation et indisponibilité

• Livraison retardée

• Constat du risque avéré et application de la stratégie définie

• Livrables toujours conformes et acceptés par le client

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Gestion des réunions :

• Durée moyenne de 2 heures

• Calendrier Outlook, invitations du Chef de Projet

• Réunion de prises de décisions ou de travail collectif

• Ordre du jour et bilans du Reste à Faire à chaque réunion

Gestion de la formation :

• Auto-formation

• Vidéos tutoriels, recherches, sites spécialisés

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Tableau bilan organisationnel :Point fort Point faible Explication /

JustificationConclusion

Gestion d’équipe   Les membres de l’équipe ont l’habitude de travailler ensemble. Nous sommes tous rigoureux, exigeants et fiables.

Améliorer la communication pendant les périodes d’entreprise durant lesquelles nous nous voyons forcément moins.

Logistique   Nous avons dès le début utilisé des outils fiables et répondant à nos besoins.

R.A.S

  Planification Nous avons sans doute sous-estimé l’importance de la justesse de notre planification de référence. Pour justifier cela, nous avons mis longtemps à bien découper notre projet et répartir intelligemment les différentes tâches.

Prendre encore plus de temps pour bien découper notre projet et comprendre les enjeux liés à chaque livrables / MT.

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Bilan OrganisationnelMEGALY Consulting

Tableau bilan organisationnel (suite) :Qualité   Nous n’avons pas

connu de rejet de livrable et nous sommes satisfaits de ce que nous avons livré à notre client.

R.A.S

  Risque Nous n’avons pas vu venir un risque qui était pourtant prévisible. Notre délai de réaction a été trop faible et par conséquent nous avons dû décaler la livraison d’un document.

Mieux anticiper les risques et réagir plus rapidement pour ne plus se retrouver dans une situation délicate face à notre client.

Réunions   Nos réunions hebdomadaires étaient toujours planifiées et organisées.

Mieux anticiper les indisponibilités des membres du groupe afin de planifier plus en amont les décalages de réunions.

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Synthèse et recommandationsMEGALY Consulting

Synthèse :

• Management effectif satisfaisant

• Points forts : gestion d’équipe, logistique, gestion des réunions

• Points faibles : planification et risques

Recommandations :

• Planifier avec plus d’attention, prendre plus de temps

• Mieux anticiper les risques et réagir plus rapidement

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Bilan de RésultatsMEGALY Consulting

Résultat calendaire :

• 21/03/14 – Lancement de projet

• 19/04/14 – Comité de pilotage 1

• 13/05/14 – Comité de pilotage 2

• 18/07/14 - Soutenance

Résultat budgétaire :

• Budget respecté

Unités d’œuvre Budget Planification de référence

Budget Planification de

suiviPréparation du projet 814,5€  Mise en adéquation architecturale

1188,46€ 

Elaborer le plan projet 2205,74€  Rédaction du CDC 817,26€  Rédaction des spécifications

1086€↗1846,2€

Etude comparative 548,52€  Etude de marché 1097,64€  Plan projet de mise en place

2519,88€ 

Soutenance 1520,4€  Installation 868,8€  

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Q & R

MEGALY Consulting

Merci pour votre attention