Plan de classement
Collège Jean-de-Brébeuf
Juin 2012
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Gestion des documents administratifs
et des archives 2/32 04-06-2012
Catégories générales
1000 : Ressources administratives
2000 : Ressources humaines
3000 : Ressources financières
4000 : Ressources mobilières et immobilières
5000 : Relations publiques
6000 : Informations et communications
7000 : Services éducatifs
8000 : Vie scolaire
9000 : Services complémentaires
10000 : Organismes affilié
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Gestion des documents administratifs
et des archives 3/32 04-06-2012
1000 - Ressources administratives
1100 Encadrement légal et administratif
1110 Constitution du collège
1111 Chartes et lettre patentes
1112 Règlements généraux
1113 Permis du ministère de l’éducation
1114 Reconnaissance comme institution catholique
1120 Identification du Collège
1121 Logo
1122 Blason
1123 Armoiries
1124 Drapeau
1130 Histoire du Collège
1131 Événements et commémorations
1132 Historique du Collège
1140 Structure administrative
1141 Organigramme
1142 Restructuration administrative
1200 Comités et conseil
1210 Conseil d’administration et corporation
1211 Constitution du conseil et listes des membres
1212 Dossiers de réunion
1220 Comité exécutif
1221 Constitution du comité et listes des membres
1222 Dossiers de réunion
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Gestion des documents administratifs
et des archives 4/32 04-06-2012
1230 Comité de régie
1231 Constitution du comité et listes des membres
1232 Dossiers de réunion
1240 Comité Ad hoc
1241 Constitution du comité et listes des membres
1242 Dossiers de réunion
1250 Comité par services
1251 Constitution du comité et listes des membres
1252 Dossiers de réunion
1500 Planification et évaluation institutionnelle
1510 Projet éducatif
1520 Planification
1521 Plan d’action
1522 Plan de réussite
1523 Documents de travail et suivi
1530 Rapports d’activités et statistiques
1531 Rapport annuel
1532 Rapports périodiques d’activités
1533 Statistiques et sondage
1540 Évaluation institutionnelle
1600 Politiques, procédures et règlements
1610 Politiques, procédures et règlements relatifs à l’administration générale
1611 Politiques
1612 Procédures
1613 Règlements
1614 Plan de mesures d’urgence
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et des archives 5/32 04-06-2012
1620 Politiques, procédures et règlements relatifs à la gestion des ressources humaines
1621 Politiques
1622 Procédures
1623 Règlements
1624 Code d’éthique et de déontologie
1625 Guide de l’employé
1630 Politiques, procédures et règlements relatifs à la gestion des ressources
financières
1631 Politiques
1632 Procédures
1633 Règlements
1640 Politiques, procédures et règlements relatifs à la gestion des ressources
matérielles
1641 Politiques
1642 Procédures
1643 Règlements
1650 Politiques, procédures et règlements relatifs aux relations publiques
1651 Politiques
1652 Procédures
1653 Règlements
1660 Politiques, procédures et règlements relatifs à la gestion de l’information et des
communications
1661 Politiques
1662 Procédures
1663 Règlements
1670 Politiques, procédures et règlements relatifs aux services éducatifs
1671 Politiques
1672 Procédures
1673 Règlements
1680 Politiques, procédures et règlements relatifs à la vie scolaire
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et des archives 6/32 04-06-2012
1681 Politiques
1682 Procédures
1683 Règlements
1690 Politiques, procédures et règlements relatifs aux services complémentaires
1691 Politiques
1692 Procédures
1693 Règlements
1700 Ententes, conventions et contrats
1710 Ententes, conventions et contrats relatifs à l’administration générale
1720 Ententes, conventions et contrats relatifs à la gestion des ressources humaines
1730 Ententes, conventions et contrats relatifs à la gestion des ressources financières
1740 Ententes, conventions et contrats relatifs à la gestion des ressources matérielles
1750 Ententes, conventions et contrats relatifs aux relations publiques
1760 Ententes, conventions et contrats relatifs à la gestion de l’information et des
communications
1770 Ententes, conventions et contrats relatifs aux services éducatifs
1780 Ententes, conventions et contrats relatifs à la vie scolaire
1790 Ententes, conventions et contrats relatifs aux services complémentaires
1800 Affaires juridiques
1810 Législations fédérales, provinciales et locales
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1820 Avis juridiques
1830 Poursuites judiciaires
1831 Dossier de poursuite
1832 Règlement hors-cours
1840 Accès aux documents et protection des renseignements personnels
1841 Déclarations de fichiers nominatifs à la Commission d’accès à
l’information
1842 Documents personnels : demandes de communication, de rectification et de
révision
1843 Décision de la Commission d’accès à l’information
1844 Ententes entre organismes publics pour la transmission de renseignement
nominatifs
1845 Demandes d’accès
1900 Communications internes
1910 Notes de service
1920 Correspondance générale
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2000 - Ressources humaines
2100 Dotation
2110 Gestion des effectifs
2111 Plan des effectifs et d’embauche
2112 Liste des employés
2113 Liste de rappel et de priorité d’embauche
2114 Mouvement du personnel
2115 Liste d’ancienneté
2120 Organisation du travail
2121 Description des fonctions et des tâches
2122 Plans de travail et répartition des tâches
2123 Guide du personnel
2130 Recrutement du personnel
2131 Processus de recrutement
2132 Dossiers de recrutement
2140 Embauche du personnel
2150 Offres de service
2151 Curriculum vitae
2160 Antécédents judiciaires
2161 Déclaration d’antécédents judiciaires
2162 Liste de vérification, plan d’action, grilles
2200 Dossiers du personnel et des stagiaires
2210 Dossier de l’employé-volet administratif
2220 Dossier de l’employé-volet santé
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2230 Dossiers des stagiaires
2240 Dossiers des bénévoles
2300 Conditions de travail et avantages sociaux
2310 Horaire de travail
2311 Horaire régulier
2312 Horaire d’été
2320 Rémunération
2321 Échelle de salaires
2322 Équité salariale
2330 Congés, absences et vacances
2331 Congés
2332 Absences
2333 Vacances
2340 Assurances collectives
2341 Programme d’assurances collectives
2342 Assurance vie
2343 Assurance salaire
2344 Assurance maladie
2350 Régime de retraite
2351 REEGOP, CARRA
2360 Programme d’aide au personnel
2400 Évaluation et formation
2410 Évaluation du personnel
2411 Programme d’évaluation
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2420 Perfectionnement du personnel
2421 Programme de perfectionnement
2422 Demande de formation
2423 Documentation
2500 Santé et sécurité au travail
2510 Prévention
2511 Programme de prévention
2512 Rapports
2520 Accidents du travail
2521 Dossier de gestion des accidents de travail
2522 Registre des accidents et des premiers soins
2600 Relations de travail
2610 Syndicats et associations
2611 Accréditation syndicale et reconnaissance des associations
2612 Demande de libération syndicale
2613 Demande d’adhésion
2620 Convention collective
2621 Dossier de négociation
2622 Convention collective
2630 Conflits de travail
2631 Griefs, plainte, arbitrage
2632 Conflit de travail
2700 Qualité de vie au travail
2710 Qualité de vie au travail
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2720 Activités sociales du personnel
2721 Fête
2722 Activité sportive
2723 Club social
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3000 - Ressources financières
3100 Budget
3110 Budget
3111 Prévision budgétaire
3112 Budget approuvé
3120 Budget des immobilisations
3200 Vérification financière
3210 États et rapports financiers
3211 Contrôle et vérification financière
3212 Résultats financiers
3300 Comptabilité
3310 Registres et livres comptables
3311 Grand livre
3312 Caisse-recette
3313 Journal général
3314 Journal des salaires
3400 Revenus
3410 Comptes à recevoir
3411 Droits de scolarité
3412 Autres comptes à recevoir
3413 Émission des reçus
3420 Subventions gouvernementales
3430 Levées de fonds et campagnes de financement
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3440 Fondations
3450 Autres revenus
3500 Dépenses
3510 Dépenses d’investissement
3520 Comptes à payer
3521 Factures
3522 Fournisseurs
3523 Petite caisse
3524 Chèques
3530 Allocations diverses
3531 Allocation de perfectionnement
3532 Allocation de déplacement
3533 Allocation de représentation
3540 Autres dépenses
3600 Services et opérations bancaires
3610 Opérations bancaires
3611 Contrat de service
3612 États de comptes
3613 Conciliation bancaire
3614 Bordereaux de dépôt
3620 Emprunts, placements et garanties
3621 Emprunts
3622 Placements
3623 Garanties
3624 Marge de crédit
3700 Paie
3710 Retenues à la source
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et des archives 14/32 04-06-2012
3720 Contrôle du temps de travail et des salaires payés
3721 Feuilles de temps
3730 Feuillets fiscaux
3731 T4-TP4
3732 Relevés
3740 Dossier d’employé – volet financier
3800 Fiscalité
3810 Impôt et taxes
3811 Relevé de taxation
3812 Rapport de déclaration de taxes
3813 Remise de taxes
3814 Rapport d’impôt
3820 Reçus de charité
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et des archives 15/32 04-06-2012
4000 - Ressources mobilières et immobilières
4100 Fournisseurs et clients des ressources mobilières et immobilières
4110 Dossiers des fournisseurs
4111 Catalogues
4112 Services
4120 Dossiers des clients
4200 Mobilier, équipement et matériel
4210 Acquisition et disposition
4211 Appel d’offre
4212 Cahier des charges
4213 Soumission
4214 Bon de commande
4215 Manuel d’instruction
4220 Inventaire
4221 Marquage
4222 Localisation du mobilier
4230 Utilisation
4231 Location
4232 Prêt
4240 Entretien et réparation
4241 Contrat d’entretien
4242 Vérification, réparation
4300 Bâtiments et terrains
4310 Acquisition et disposition de bâtiments et de terrains
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et des archives 16/32 04-06-2012
4311 Titres de propriétés
4312 Offre d’achat
4313 Certificat d’arpentage
4314 Servitudes
4315 Évaluation foncière
4316 Contrats
4320 Inventaire des bâtiments et terrains
4321 Plans
4330 Utilisation des bâtiments et terrains
4331 Accès
4332 Location
4340 Entretien et réparation
4341 Contrat d’entretien
4342 Inspection
4343 Entretien
4344 Réparation
4350 Sécurité des bâtiments
4351 Plan d’évacuation
4352 Programme de sécurité
4353 Protection du vol
4354 Agent de sécurité
4355 Surveillance
4360 Aménagement et rénovations mineurs
4370 Construction et rénovations majeures
4371 Appel d’offre
4372 Cahier des charges
4373 Permis de construction
4374 Plan et devis
4380 Stationnement
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et des archives 17/32 04-06-2012
4400 Espaces intérieurs
4410 Gestion des espaces intérieurs
4411 Aménagement
4412 Accès et sécurité des salles
4420 Inventaire des espaces intérieurs
4421 Description des salles
4430 Utilisation des espaces intérieurs
4431 Location
4432 Prêt
4433 Horaire d’utilisation des salles
4500 Mécanique des bâtiments
4510 Électricité
4520 Plomberie
4530 Chauffage et réfrigération
4540 Ventilation et climatisation
4600 Environnement
4610 Conservation de l’énergie
4620 Déchets et recyclage
4700 Véhicules
4710 Dossiers des véhicules
4720 Utilisation des véhicules
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et des archives 18/32 04-06-2012
5000 - Relations publiques
5100 Planification des activités de relations publiques et représentation de
l’établissement
5110 Planification
5111 Plan de communication
5120 Représentation
5121 Enseignes
5122 Papeterie officielle
5123 Cartes d’affaires
5200 Cérémonies officielles et événements spéciaux
5210 Remerciements, souhaits, invitations reçues
5220 Visite de classe
5221 Organisation des horaires
5230 Journées portes ouvertes
5231 Dossier d’organisation
5232 Pochette publicitaire
5240 Livre d’or
5250 Cérémonies officielles et événements spéciaux
5251 Liste d’invités
5252 Allocution
5253 Coupure de presse
5254 Dossier d’organisation
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et des archives 19/32 04-06-2012
5300 Médias
5310 Relations avec les médias
5311 Conférence de presse
5312 Communiqués
5313 Liste des médias
5320 Revue de presse
5321 Articles de journaux
5400 Publications
5410 Monographies et bulletins d’information
5411 Publications
5412 Bulletins d’information interne et externe
5413 Le Trans-parents
5414 Le Brébeuf
5415 L’Hebdo
5515 La Semaine au collégial
5420 Productions graphiques et visuelles (publicités)
5421 Dépliants
5422 Prospectus
5423 Affiches
5424 Agendas des élèves
5430 Site Web
5431 Création
5432 Mise à jour
5500 Relations externes
5510 Relations avec le public
5511 Demande de renseignements
5512 Correspondance
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et des archives 20/32 04-06-2012
5520 Relations avec les anciens élèves
5521 Communiqués
5522 Liste des anciens
5523 Correspondance
5530 Relations avec les parents et les étudiants
5531 Communiqués
5532 Correspondance
5540 Relations avec des organismes privés
5550 Relations avec des organismes publics
5560 Relations avec les fondations et organismes de levée de fonds
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et des archives 21/32 04-06-2012
6000 - Information et communications
6100 Informatique et bureautique
6110 Fournisseurs en informatique et en bureautique
6120 Logiciels
6121 Logiciels
6122 Licences
6123 Guide d’utilisation
6130 Gestion du réseau informatique
6131 Planification
6132 Configuration
6133 Programmation des systèmes
6134 Ouverture des comptes
6135 Gestion des communications électroniques
6136 Gestion de la sécurité des accès
6140 Soutien aux utilisateurs
6141 Demande d’aide
6150 Reprographie
6151 Réquisition
6152 Tarification
6153 Contrôle des photocopieurs
6154 Droit d’auteur
6200 Télécommunications
6210 Téléphonie
6211 Messagerie vocale
6212 Système téléphonique
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et des archives 22/32 04-06-2012
6220 Radiodiffusion, télédiffusion, tableaux électroniques
6300 Courrier et messagerie
6310 Courrier postal
6311 Liste d’envoi
6320 Télécopie
6330 Courrier électronique
6331 Politique, procédures, directives
6332 Listes d’envoi
6340 Messagerie
6400 Gestion des archives
6410 Analyse de besoins et système de gestion
6420 Gestion de la création de documents administratifs
6430 Outils de gestion des archives
6431 Plan de classement
6432 Calendrier de conservation
6433 Repérage
6434 Élimination des archives courantes
6440 Mise en œuvre du système de gestion des archives
6450 Conservation et diffusion
6451 Conservation
6452 Diffusion
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et des archives 23/32 04-06-2012
7000 - Services éducatifs
7100 Admission et fréquentation scolaire
7110 Admission et inscription des nouveaux élèves
7111 Dossiers des candidats
7112 Dossiers d’admission
7113 Calendrier d’admission
7114 Tests d’admission et de classement
7115 Rapports et statistiques
7120 Réinscription des élèves
7121 Demande de réinscription
7122 Rapports et statistiques
7130 Clientèle scolaire
7131 Documents d’information du ministère de l’éducation
7132 Déclaration officielle des effectifs scolaires au 30 septembre
7133 Documents relatifs à l’évolution de la clientèle de l’établissement
7134 Liste des élèves
7140 Mouvement de la clientèle
7141 Rapports et statistiques
7142 Effectifs scolaires - Prévision
7200 Dossiers des élèves
7210 Dossier de l’élève
7220 Gestion des commandites
7230 Dossiers d’aide particulière
7231 Rapport d’observation
7232 Correspondance
7233 Plans d’intervention et documents connexes
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et des archives 24/32 04-06-2012
7234 Rapports du responsable de la rééducation ou de la réadaptation
7235 Feuilles de route
7236 Demandes de services à des professionnels
7240 Dossiers professionnels
7250 Dossiers disciplinaires
7300 Organisation scolaire
7310 Programmes d’études
7311 Programmes institutionnels
7312 Régime pédagogique
7320 Planification des activités éducatives
7321 Calendrier scolaire
7322 Calendrier des événements
7323 Grille-horaire
7324 Liste de cours
7325 Dossiers de planification
7330 Encadrement des élèves
7400 Enseignement
7410 Planification de cours
7411 Plans de cours
7412 Notes des professeurs
7420 Activités reliées à l’enseignement
7421 Documents préparatoires
7422 Programmes d’activités
7423 Rapports
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et des archives 25/32 04-06-2012
7430 Mesures d’appui pédagogique
7431 Documents préparatoires
7432 Plans d’intervention
7433 Rapports
7440 Journées pédagogiques
7441 Planification
7450 Évaluation de l’enseignement
7460 Mesures de soutien à l’enseignement
7670 Recherche et expérimentation
7500 Supervision des apprentissages
7510 Évaluation des apprentissages
7511 Dossier de planification
7512 Épreuves
7513 Statistiques
7514 Feuilles et cahiers réponses des élèves
7520 Rencontres parents/enseignements
7521 Planification
7530 Promotion et sanction des études
7531 Dossier d’élaboration du bulletin scolaire
7532 Transmission des données
7533 Statistiques
7534 Liste des notes officielles fournies par les enseignants
7600 Moyens d’enseignement
7610 Matériel didactique
7611 Droits d’auteur
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et des archives 26/32 04-06-2012
7612 Contrôle de la circulation
7613 Production du matériel didactique
7620 Technologie de l’information et des communications (TIC)
7621 Licences
7622 Contrôle de la circulation
7623 Programme des activités pédagogiques en lien avec les TIC
7624 Production des applications
7630 Multimédia
7631 Licences
7632 Contrôle de la circulation
7633 Production de matériel audiovisuel
7640 Bibliothèques
7641 Acquisition
7642 Traitement
7643 Diffusion
7644 Animation
7645 Prêt et réclamation
7646 Élagage
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et des archives 27/32 04-06-2012
8000 - Vie scolaire
8100 Accueil et intégration scolaire
8110 Planification de la rentrée
8111 Distribution du matériel scolaire
8112 Prise des photographies
8120 Activités reliées à la rentrée
8121 Planification de la journée d’accueil
8200 Activités des méritants ou finissants
8210 Planification et organisation
8220 Mérite scolaire
8221 Programmes
8222 Listes des méritants
8223 Bal des finissants
8224 Album
8300 Activités sportives
8310 Planification et organisation
8311 Inscription
8312 Programme
8313 Horaire
8320 Activités sportives spécifiques
8400 Activités socioculturelles
8410 Planification et organisation
8411 Inscription
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et des archives 28/32 04-06-2012
8412 Programme
8413 Horaire
8420 Activités socioculturelles spécifiques
8430 Échanges étudiants, coopération internationale et séjours
8500 Animation spirituelle
8510 Planification et organisation
8511 Inscription
8512 Programme
8513 Horaire
8520 Activités d’animation spirituelle spécifiques
8600 Engagement communautaire
8610 Planification et organisation
8620 Activités d’engagement communautaire spécifique
8700 Conseil des élèves et autres associations étudiantes
8710 Constitution du conseil ou de l’association
8711 Statut
8712 Règlements
8713 Liste des membres
8714 Procédures
8720 Gestion du conseil ou de l’association
8721 Réunion
8722 Budget
8730 Activités du conseil ou de l’association
8731 Dossier de planification
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et des archives 29/32 04-06-2012
9000 - Services complémentaires
9100 Services spécialisés
9110 Services de santé et d’infirmerie
9111 Dossiers médicaux des élèves du secondaire
9112 Dossiers médicaux des étudiants du niveau collégial
9113 Dossier d’information générale sur la santé
9120 Services de psychologie et d’intervention sociale
9121 Réseau d’entraide des élèves du Collège
9122 Service de psychologie
9123 Service d’intervention sociale
9124 Service d’éducation spécialisé
9130 Information ou orientation scolaire ou professionnelle
9131 Service d’orientation scolaire
9132 Information générale sur les carrières
9200 Services alimentaires
9210 Cafétéria
9211 Gestion de la cafétéria
9212 Menus
9220 Café étudiant
9230 Machines distributrices
9300 Coopérative
9310 Gestion de la coopérative
9311 Politiques et règlements internes
9312 Horaire
Collège Jean-de-Brébeuf
Plan de classement
Gestion des documents administratifs
et des archives 30/32 04-06-2012
9313 Planification des activités
9314 Inventaire
9400 Transport scolaire
9410 Gestion des circuits
9411 Itinéraires
9412 Carte de territoire
9420 Plaintes
9430 Sécurité
9431 Règlements
9500 Services d’aide financière, dépannage, endettement et placement étudiants
9510 Aide financière, dépannage et endettement
9511 Demande d’aide financière
9512 Dossier d’aide financière
9513 Aide aux étudiants pour la gestion d’un budget ou d’un d’endettement
9600 Résidence / pensionnat
9610 Gestion de la résidence ou du pensionnat
9611 Liste des résidents
9620 Dossier de l’élève en pension
9630 Activités
9631 Planification des activités
9632 Horaire des activités
Collège Jean-de-Brébeuf
Plan de classement
Gestion des documents administratifs
et des archives 31/32 04-06-2012
9700 Service des activités auxiliaires
9710 Activités
9711 Planification des activités
9712 Horaire des activités
Collège Jean-de-Brébeuf
Plan de classement
Gestion des documents administratifs
et des archives 32/32 04-06-2012
10 000 – Organismes affiliés
10100 Association des anciens
10110 Conseil d’administration
10111 Constitution (lettres patentes et règlements)
10112 Liste des membres
10113 Dossier de réunion
10120 Activités
10121 Planification
10122 Horaire
10200 Fonds de développement
10210 Conseil d’administration
10211 Constitution (lettres patentes et règlements)
10212 Liste des membres
10213 Dossier de réunion
10220 Activités
10221 Planification
10222 Horaire
10300 Fondation du patrimoine
10310 Conseil d’administration
10211 Constitution (lettres patentes et règlements)
10212 Liste des membres
10213 Dossier de réunion
10320 Activités
10321 Planification
10322 Horaire
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