Download - Outlook-2010 trucs-astuces-.pdf

Trucs et Astuces Outlook 2010 SIFA Facult dAdministration

Historique des rvisions

Date Version Description Auteur

2012-08-10 1.0 Version prliminaire

2012-11-09 1.2 Ajout dinformation

Rfrences : Fichier daide Microsoft Outlook 2010 / www.Microsoft.com Nom du fichier : Trucs et Astuce Outlook 2010 - SIFA Date cration : 2012-08-10 09:27:00 Date sauvegarde : 2013-08-30 08:56:00

Trucs et Astuces Outlook 2010 - Sifa Page 1 sur 49

Table des matires Volet de navigation ............................................................................................................ 5

Quest-ce que le volet de navigation ? ......................................................................... 5 Redimensionner le volet de navigation ........................................................................ 5 Modifier la police du volet de navigation ...................................................................... 5 Apporter des modifications au volet de lecture (aperu) ............................................... 6 Activer, dsactiver ou repositionner le volet de lecture ................................................. 6 Marquer les messages comme lus aprs laperu dans le volet de lecture .................... 6 Masquer len-tte de message .................................................................................... 6 Ajouter, supprimer ou dplacer une colonne ................................................................ 7

Volet Favoris ..................................................................................................................... 8 Ajouter ou supprimer des dossiers dans les Favoris ..................................................... 8 Organiser lordre des dossiers dans les Favoris ........................................................... 8 Rduire ou dvelopper les Favoris dans le volet de navigation ..................................... 8 Activer ou dsactiver les Favoris dans le volet de navigation ........................................ 9

Option de Recherche........................................................................................................10 Rechercher un message ou un lment avec la recherche instantane .......................10 Rechercher un lment Outlook .................................................................................10 Ajouter davantage de critres de recherche ................................................................10 Afficher seulement les messages non lus ...................................................................11 Utiliser un filtre de courrier .........................................................................................11 Effacer le filtre de recherche ......................................................................................11 Utiliser la Recherche instantane ...............................................................................11

Crer un dossier ou sous dossier ......................................................................................12 Bote de courriel ...............................................................................................................12

Crer un message lectronique..................................................................................12 Signature .........................................................................................................................13

Crer une signature ...................................................................................................13 Ajouter une signature aux messages ..........................................................................14 Insrer automatiquement une signature ......................................................................14 Insrer manuellement une signature...........................................................................14

Demander un accus de rception et /ou de lecture ..........................................................15 Suivre les accuss de remise .....................................................................................15

Courrier indsirable ..........................................................................................................16 Ajouter un expditeur la liste Expditeurs bloqus....................................................16 Ajouter un expditeur la liste Expditeurs approuvs................................................16 Ajouter manuellement des noms ou des domaines .....................................................16

Contacts ..........................................................................................................................17 Crer un contact ........................................................................................................17


Crer un contact partir de lexpditeur dun message lectronique ............................18 Crer un groupe de contacts ......................................................................................18 Crer un groupe de contacts en copiant des noms partir dun message lectronique.19

Calendrier Outlook ...........................................................................................................19 Planifier un rendez-vous ............................................................................................19 Crer un rendez-vous ................................................................................................19 Organiser des runions..............................................................................................21 Planifier une runion avec dautres personnes ............................................................21 Afficher des calendriers cte cte ............................................................................23 Afficher des calendriers superposs en mode Superposition .......................................23 Supprimer un des calendriers superposs ..................................................................24

Message dabsence .........................................................................................................24 Activer ou dsactiver les rponses automatiques ........................................................24

Catgorie / Classer ...........................................................................................................25 Crer une nouvelle catgorie de couleurs ...................................................................25 Supprimer une catgorie de couleur ...........................................................................26 Supprimer une catgorie de couleur de la liste des catgories .....................................26 Supprimer une catgorie de couleur dun message, dun contact, dun lment du calendrier ou dune tche ...........................................................................................27 Supprimer toutes les catgories de couleurs dun lment en affichage Tableau ..........27 Supprimer des catgories de couleurs spcifiques dun lment en affichage Tableau .27 Renommer une catgorie de couleur ..........................................................................27

Prsentation des Conversations........................................................................................28 Pour afficher les messages dune conversation...........................................................28 Pour agir sur une conversation ...................................................................................29 Pour activer ou dsactiver des conversations .............................................................30

Accs et Dlgations ........................................................................................................31 Dlgation du calendrier ............................................................................................31 Modifier les autorisations de votre dlgu .................................................................32 Grer les lments de courrier et de calendrier dune autre personne ..........................33 Dlgation de la bote de rception ............................................................................33 Attribution des autorisations .......................................................................................33 Envoyer un courriel au nom d'une autre personne ......................................................34 Ajouter une identit pour envoyer un courriel ..............................................................35 Ajouter la bote aux lettres dune autre personne votre profil .....................................36 Ouvrir les dossiers dune autre personne ....................................................................37 Envoyer des demandes de runion ou rpondre des demandes de runion au nom dune autre personne .................................................................................................37 Pour rpondre aux demandes de runion ...................................................................37 Pour envoyer une demande de runion ......................................................................37


Crer ou rpondre un message lectronique au nom dune autre personne ..............38 Pour crer un message lectronique ..........................................................................38 Pour rpondre un message lectronique .................................................................38 Enregistrer les lments envoys dans le dossier lments envoys dune autre personne ...................................................................................................................39 Dlgation du calendrier ............................................................................................39 Description des niveaux d'autorisation ........................................................................41 Ouverture du calendrier d'un autre utilisateur ..............................................................43 Partage de calendrier ................................................................................................44 Ajouter des vacances nationales au calendrier ...........................................................45

Quota et Archivage...........................................................................................................46 Afficher les informations de Quota de votre boite de courriel .......................................46 Que faire pour diminuer votre espace Quota ...............................................................46 Attribuer une Stratgie dArchivage ............................................................................47

Texte Brut VS Texte enrichi ..............................................................................................48


Volet de navigation

Quest-ce que le volet de navigation ?

Le Volet de navigation apparat dans la partie gauche de la fentre Outlook et permets de basculer entre les diffrentes zones dOutlook telles que Courrier, Calendrier, Contacts, Tches et Notes. En outre, lorsque vous travaillez dans une vue, le volet de navigation affiche les dossiers dans cette vue.

Lorsque vous cliquez sur un dossier dans le volet de navigation, ce dossier devient le dossier actif et vous pouvez travailler avec les lments quil contient. Par exemple, dans Courrier, cliquez sur le dossier Boite de rception pour afficher les nouveaux messages lectroniques.

Le contenu du volet de navigation est spcifique chaque vue. Par exemple, dans Courrier, le volet de navigation comprend la section Favoris en plus de vos dossiers de courrier.

Le bas du volet de navigation contient les boutons qui permettent de basculer entre les vues Courrier, Calendrier, Contacts, Tches, Notes, Liste des dossiers et Raccourcis.

Pour afficher rapidement plus, ou moins, de boutons ou de dossiers, pointez sur la barre de fractionnement horizontale sparant les dossiers des boutons et faites glisser la barre vers le haut ou

vers le bas lorsque le pointeur se transforme en flche double . Si vous faites glisser la barre de fractionnement vers le bas du volet de navigation, tous les grands boutons se transforment en petits boutons et saffichent sous la forme dune range dicnes au bas du volet de navigation

Redimensionner le volet de navigation

Pointez sur la bordure de droite du volet de navigation. Lorsque le pointeur se transforme en flche double, , faites glisser la bordure vers la gauche ou la droite.

Modifier la police du volet de navigation

Vous pouvez modifier la police et la taille du texte dans le volet de navigation partir de nimporte quel affichage dans Outlook.

1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Volet de navigation, sur Options, puis sur Police.

2. Entrez les paramtres voulus dans les zones Police, Style de police et Taille.

3. Cliquez deux fois sur OK pour fermer les botes de dialogue.


Apporter des modifications au volet de lecture (aperu)

Vous pouvez pr visualiser des lments Microsoft Outlook sans les ouvrir laide du volet de lecture. Vous pouvez galement personnaliser le volet de lecture selon vos prfrences.

Activer, dsactiver ou repositionner le volet de lecture

Vous pouvez repositionner ou dsactiver le volet de lecture dans nimporte quel dossier Outlook.

Vous devez activer ou dsactiver le volet de lecture individuellement pour chacun de vos dossiers de courrier.

Le volet de lecture est activ par dfaut. Effectuez lune des oprations suivantes :

Pour dsactiver le volet de lecture Sous longlet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Volet de lecture, puis sur Dsactiver.

Pour activer ou repositionner le volet de lecture Sous longlet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Volet de lecture, puis sur droite ou En bas.

Marquer les messages comme lus aprs laperu dans le volet de lecture

1. Cliquez sur longlet Fichier.

2. Cliquez sur Options.

3. Cliquez sur Options avances.

4. Sous Volets Outlook, cliquez sur Volet de lecture.

5. Pour activer cette fonctionnalit, activez la case cocher Marquer les lments comme lus quand ils ont t affichs dans le Volet de lecture, puis entrez un nombre dans la zone Attendre x secondes avant de marquer llment comme lu.

Pour dsactiver cette fonctionnalit, dsactivez la case cocher Marquer les lments comme lus quand ils ont t affichs dans le Volet de lecture.

Masquer len-tte de message

Masquez len-tte dans le volet de lecture si vous ne souhaitez pas voir les dtails den-tte. Lobjet du message et le nom de lexpditeur sont toujours affichs.

1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichage actuel, cliquez sur Paramtres daffichage, puis sur Autres paramtres.

2. Sous Volet de lecture, activez ou dsactivez la case cocher Masquer les informations den-ttes.


Ajouter, supprimer ou dplacer une colonne

Les colonnes font partie des affichages Tableau ou Liste dans Outlook ; vous connaissez peut-tre ce type daffichage dans votre Bote de rception, ou bien dans les affichages Liste des Contacts ou des Tches. Vous pouvez ajouter, supprimer ou dplacer des colonnes pour personnaliser davantage vos affichages.

Pour ajouter une colonne un affichage, procdez comme suit :

1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichage actuel, cliquez sur Afficher les paramtres.

2. Cliquez sur Colonnes.

3. Dans la liste Colonnes disponibles, cliquez sur le champ ajouter, puis cliquez sur Ajouter.

Par dfaut, la liste Colonnes disponibles affiche les colonnes qui sont des champs frquemment utiliss. Si la colonne souhaite napparat pas, dans la liste Slectionner les colonnes disponibles dans, cliquez sur la liste des champs contenant la colonne ajouter.

Pour supprimer une colonne dun affichage, procdez comme suit :



3. Dans la liste Afficher ces colonnes dans cet ordre, cliquez sur la colonne supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Pour modifier la position dune colonne dun affichage, procdez comme suit :



3. Dans la liste Afficher ces colonnes dans cet ordre, cliquez sur la colonne dplacer, puis cliquez sur Monter ou Descendre jusqu ce que la colonne occupe la position souhaite


Volet Favoris

Les Favoris, situs en haut du volet de navigation, contiennent des raccourcis vers des dossiers tels que votre Bote de rception, les lments envoys et les dossiers de recherche. Vous pouvez ajouter, supprimer et rorganiser les dossiers dans cette section pour les afficher et y accder plus facilement. Par exemple, si vous accdez souvent un dossier cr pour un projet, ajoutez le dossier la section Favoris.

Lorsquun dossier est ajout aux Favoris, un raccourci est cr, mais le dossier et son contenu restent leur emplacement dorigine dans la liste des dossiers. La suppression dun dossier des Favoris ne supprime pas le dossier ou son contenu, seulement le raccourci apparaissant dans les Favoris.

Ajouter ou supprimer des dossiers dans les Favoris

Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier ajouter puis, sous longlet Dossier, dans le groupe Favoris, cliquez sur Afficher dans les Favoris. La commande du Ruban est mise en vidence quand le dossier slectionn apparat dans les Favoris.

Cliquez avec le bouton droit sur le dossier ajouter ou supprimer, puis cliquez sur Afficher dans les Favoris ou Supprimer des Favoris.

Cliquez sur un dossier et faites-le glisser vers ou depuis les Favoris.

REMARQUE

Assurez-vous deffacer les dossiers des Favoris plutt que de les supprimer. Lorsque vous effacez un dossier des Favoris, le dossier dorigine reste dans la liste des dossiers. La suppression dun dossier des Favoris supprime le dossier et son contenu dans Outlook.

Organiser lordre des dossiers dans les Favoris

Les dossiers de la liste des dossiers sont organiss par ordre alphabtique. Toutefois, dans les Favoris, vous pouvez organiser les dossiers dans nimporte quel ordre.

Par dfaut, quand un dossier est ajout aux Favoris, il apparat en bas de la liste. Pour rorganiser les dossiers, cliquez sur le dossier et faites-le glisser vers sa nouvelle position dans la liste des Favoris.

Rduire ou dvelopper les Favoris dans le volet de navigation

Les Favoris, situs en haut du volet de navigation, contiennent des raccourcis vers les dossiers que vous utilisez frquemment. Pour augmenter lespace disponible pour votre liste de dossiers complte, vous pouvez rduire les Favoris.

Pour rduire les Favoris, dans le volet de navigation, en regard des Favoris, cliquez sur . Pour dvelopper les Favoris, dans le volet de navigation, en regard des Favoris, cliquez

sur .


Activer ou dsactiver les Favoris dans le volet de navigation

Les Favoris sont activs par dfaut, mais peuvent tre dsactivs si vous ne les utilisez pas et que vous souhaitez disposer de plus de place dans le volet de navigation pour afficher la liste des dossiers de courrier.

Aucun dossier nest ajout ni supprim quand vous activez ou dsactivez les Favoris, seul laffichage de la section est modifi dans le volet de navigation. Aucun effet ne se produit non plus sur les dossiers de la liste de dossiers principale.

Dans Courrier, sous longlet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Volet de navigation, puis sur Favoris.

Si vous dsactivez les Favoris puis que vous les ractivez, les mmes dossiers saffichent.


Option de Recherche

Rechercher un message ou un lment avec la recherche instantane

La recherche instantane vous permet de rechercher rapidement des lments dans Microsoft Outlook. Le volet Recherche instantane

Rechercher un lment Outlook

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier sur lequel effectuer la recherche.

2. Dans la zone Recherche instantane, tapez votre texte de recherche.

Les lments contenant le texte que vous avez tap apparaissent avec le texte recherch en surbrillance.

Pour affiner la recherche, tapez plus de caractres.

3. Pour largir la recherche afin dinclure tous les dossiers, la fin des rsultats de la recherche, cliquez sur Relancer la recherche.

Pour replacer le point dinsertion sur la zone Recherche instantane, appuyez sur Ctrl+E. Quand vous avez termin la recherche, vous pouvez effacer la recherche en cliquant sur

Fermer la recherche en regard de la zone Recherche instantane. Les pices jointes sont recherches, mais les rsultats de la recherche provenant des

pices jointes ne sont pas mis en surbrillance.

Ajouter davantage de critres de recherche

Vous pouvez afficher la recherche en ajoutant des critres. Quand vous cliquez ou tapez dans la zone Recherche instantane, longlet Outils de recherche est cr. Dans le groupe Affiner, plusieurs options de critres vous permettent de rendre la recherche plus spcifique.

REMARQUE

Les champs de recherche que vous ajoutez sont spcifiques lemplacement sur lequel vous vous trouvez dans Outlook, tel que Courrier, Calendrier, Contacts, Tches, Notes, Liste de dossiers ou Journal.


Afficher seulement les messages non lus

Il est possible de filtrer la Bote de rception ou tout autre dossier de courrier pour afficher uniquement les messages non lus. Par dfaut, les messages non lus saffichent en gras dans la liste des messages.

Dans le volet de navigation, cliquez sur Bote de rception ou sur le dossier sur lequel vous souhaitez faire le tri, puis effectuez lune des actions suivantes :

Utiliser un filtre de courrier Sous longlet Accueil, dans le groupe Rechercher, cliquez sur Filtre de courrier, puis sur Non lu.

Effacer le filtre de recherche

Le filtre est effac lorsque vous cliquez sur un autre dossier dans le volet de navigation.

Vous pouvez galement utiliser la commande Fermer la recherche sur le ruban.

Sous longlet Rechercher, dans le groupe Fermer, cliquez sur Fermer la recherche.

Utiliser la Recherche instantane 1. En haut de la liste de vos messages, cliquez dans la zone Recherche instantane.

2. Longlet Rechercher apparat sur le ruban.

3. Sous longlet Rechercher, dans le groupe Affiner, cliquez sur Non lu.


Crer un dossier ou sous dossier

Les dossiers permettent de classer les messages lectroniques, les contacts et les tches dans Outlook. Pour ajouter un dossier au volet de navigation, procdez comme suit :

1. Sous longlet Dossier, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau dossier.

2. REMARQUE Dans laffichage Calendrier, la commande Nouveau dossier est remplace par Nouveau calendrier.

Dans la zone Nom, entrez un nom pour le dossier.

3. Dans la liste Slectionner lemplacement de ce dossier, cliquez sur lemplacement souhait pour le nouveau dossier. Le nouveau dossier devient un sous-dossier du dossier slectionn.

4. Cliquez sur OK.

Bote de courriel

Crer un message lectronique

1. Sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau message lectronique.

Raccourci clavier Pour crer un message lectronique partir de nimporte quel dossier dans Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+M.

2. Dans la zone Objet, tapez lobjet du message.

3. Entrez les adresses de messagerie des destinataires dans les zones , Cc ou Cci. Sparez les diffrents destinataires laide dun point-virgule.

Pour slectionner le nom des destinataires dans une liste du carnet dadresses, cliquez sur , Cc ou Cci, puis cliquez sur les noms souhaits.

4. Une fois que vous avez compos le message, cliquez sur Envoyer.


Signature

Crer et ajouter une signature de message lectronique

Pour vos messages lectroniques, vous pouvez crer des signatures personnalises incluant du texte, des images, votre carte de visite lectronique, un logo ou mme une image de votre signature manuscrite.

Votre signature peut tre ajoute automatiquement aux messages sortants ou vous pouvez ajouter manuellement la signature aux messages de votre choix.

Crer une signature

1. Ouvrez un nouveau message. Sous longlet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures.

2. Sous longlet Signature lectronique, cliquez sur Nouveau.

3. Tapez le nom de la signature, puis cliquez sur OK.

4. Dans la zone Modifier la signature, tapez le texte inclure dans la signature.

5. Pour mettre le texte en forme, slectionnez le texte, puis utilisez les boutons de style et de mise en forme pour slectionner les options souhaites.

6. Pour ajouter des lments en plus du texte, cliquez lendroit o llment doit apparatre et effectuez lune des oprations suivantes :

OPTIONS PROCDURE

Pour ajouter une carte de visite lectronique

Cliquez sur Carte de visite, puis cliquez sur un contact dans la liste Class sous. Ensuite, cliquez sur OK.

Pour ajouter un lien hypertexte

Cliquez sur le bouton Insrer un lien hypertexte, entrez les informations souhaites ou naviguez jusqu un lien hypertexte, cliquez dessus pour le slectionner, puis cliquez sur OK.

Pour ajouter une image

Cliquez sur Image, naviguez jusqu une image, cliquez dessus pour la slectionner, puis cliquez sur OK. Les formats de fichiers courants pour les images comprennent les formats .bmp, .gif, .jpg et .png.


Ajouter une signature aux messages

Vous pouvez ajouter automatiquement les signatures aux messages sortants ou insrer manuellement une signature lorsque vous le souhaitez.

REMARQUE Chaque message ne doit contenir quune signature.

Insrer automatiquement une signature

1. Sous longlet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures.

2. Sous Choisir une signature par dfaut, dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature.

3. Dans la liste Nouveaux messages, slectionnez la signature inclure.

4. Si vous souhaitez inclure une signature lorsque vous transfrez ou rpondez des messages, dans la liste Rponses/transferts, slectionnez la signature. Sinon, cliquez sur (aucune).

Insrer manuellement une signature

Dans un nouveau message, sous longlet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis slectionnez la signature de votre choix.

CONSEIL Pour supprimer une signature dun message ouvert, slectionnez la signature dans le corps du message et appuyez sur la touche Suppr


Demander un accus de rception et /ou de lecture

Un accus de rception vous indique qu'un courrier lectronique est arriv dans la bote de rception du destinataire. Il ne signifie pas que le destinataire a vu ou a lu le message. Quant une confirmation de lecture, elle vous indique qu'un message a t ouvert. Dans les deux cas, vous recevez un message de notification dans votre bote de rception.

L'accus de rception est envoy par le serveur qui rceptionne le message. Il vous informe que le message est bien arriv dans la bote de rception. Notez que tous les fournisseurs dadresses lectroniques ne le prennent pas en charge.

L'accus ou la confirmation de lecture vous garantit que le message a bien t ouvert. C'est cette option qu'il vous faut donc privilgier.

REMARQUE

Le destinataire du message peut refuser d'envoyer une confirmation de lecture. De plus, il se peut que le programme de messagerie lectronique du destinataire ne prenne pas en charge la fonction denvoi de confirmations de lecture.

Dans le message, sous longlet Options, dans le groupe Suivi, activez la case cocher Demander un accus de rception ou Demander un accus de lecture.

Suivre les accuss de remise

1. Ouvrez le message dorigine envoy avec une demande daccus de remise ou de confirmation de lecture. Ce message se trouve gnralement dans le dossier lments envoys.

2. Sous longlet Message, dans le groupe Afficher, cliquez sur Suivi.

REMARQUE

Loption Suivi ne saffiche pas tant quau moins un accus ou une confirmation na pas t reu. Aprs la rception du premier accus dans votre Bote de rception, il se peut que le bouton Suivi ne soit disponible quau bout de plusieurs minutes.


Courrier indsirable

Le filtre Courrier indsirable value chaque message entrant en fonction de plusieurs facteurs, tels que l'heure d'envoi et le contenu du message. Il est activ par dfaut avec un niveau de protection fix Faible. Ce niveau doit suffire intercepter les messages clairement indsirables. Vous pouvez rendre le filtre plus restrictif en modifiant le niveau de protection. Le filtre de courrier indsirable d'Outlook n'empche pas la remise du courrier indsirable, mais redirige le courrier suspect vers votre dossier Courrier indsirable plutt que dans votre Bote de rception.

Ajouter un expditeur la liste Expditeurs bloqus

Pour ajouter un expditeur spcifique la liste des expditeurs bloqus, cliquez sur un message de lexpditeur. Sous longlet Accueil, dans le groupe Supprimer, cliquez sur Courrier indsirable, puis sur Bloquer lexpditeur.

Ajouter un expditeur la liste Expditeurs approuvs

Pour ajouter une personne la liste des expditeurs approuvs, cliquez sur un message de lexpditeur. Sous longlet Accueil, dans le groupe Supprimer, cliquez sur Courrier indsirable, puis sur Ne jamais bloquer lexpditeur.

Ajouter manuellement des noms ou des domaines

Pour ajouter manuellement des noms ou des domaines ces listes, procdez comme suit :

1. Sous longlet Accueil, dans le groupe Supprimer, cliquez sur Courrier indsirable, puis sur Options du courrier indsirable.

2. Effectuez lune des oprations suivantes :

Pour ajouter des expditeurs approuvs, sous longlet Expditeurs approuvs, cliquez sur Ajouter.

Pour ajouter des destinataires approuvs, sous longlet Destinataires approuvs,

cliquez sur Ajouter.


3. Dans la zone Entrez une adresse de messagerie ou un nom de domaine Internet ajouter la liste, entrez le nom ou ladresse ajouter. Vous pouvez par exemple ajouter :

une adresse de messagerie spcifique, telle que [email protected] ;

un domaine Internet, tel que @example.com ou example.com.

Contacts

Le dossier Contacts dans Outlook est lendroit qui vous permet dorganiser et denregistrer des informations sur les personnes et les organisations avec lesquelles vous communiquez. Un contact peut tre un simple nom suivi dune adresse de messagerie, ou comporter des informations dtailles supplmentaires telles que son adresse, les numros de tlphone, une photo, des anniversaires et toute autre information associe au contact.

Crer un contact

1. Dans Contacts, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau contacts.

Raccourci clavier Pour crer un contact partir dun dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+C.

2. Entrez un nom et toute autre information inclure sur le contact.


Pour terminer la saisie de contacts Sous longlet Contact, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Pour enregistrer ce contact et en entrer un autre Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Pour enregistrer et entrer un autre contact de la mme socit ou avec la mme adresse Cliquez sur la flche Bas en regard de Enregistrer et nouveau, puis cliquez sur Contact dans la mme socit.


Crer un contact partir de lexpditeur dun message lectronique

Vous pouvez crer rapidement un contact Outlook pour quelquun qui vous a envoy un message lectronique.

1. Ouvrez ou pr visualisez le message lectronique contenant le nom ajouter votre liste de contacts.

Cliquez avec le bouton droit sur le nom de la personne souhaite, puis cliquez sur Ajouter aux contacts.

Crer un groupe de contacts Crer un groupe de contacts avec de nouveaux noms ou des noms figurant dans le carnet dadresses 1. Dans Contacts, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau groupe de contacts.

2. Dans la zone Nom, tapez un nom pour le groupe de contacts.

3. Sous longlet Groupe de contacts, dans le groupe Membres, cliquez sur Ajouter des membres, puis sur partir des contacts Outlook, partir du carnet dadresses ou Nouveau contact de messagerie.

4. Si vous ajoutez un nouveau contact de messagerie, entrez les informations relatives la personne dans la bote de dialogue Ajouter un nouveau membre.

Si vous ajoutez un membre partir des Contacts Outlook ou dun carnet dadresses, procdez comme suit :

1. Dans la liste droulante Carnet dadresses, cliquez sur le carnet dadresses qui contient les adresses de messagerie que vous souhaitez inclure dans votre groupe de contacts.

2. Dans la liste des noms, cliquez sur les noms souhaits, puis cliquez sur Membres. Vous pouvez ajouter des noms de diffrents carnets dadresses au mme groupe de contacts.

5. Procdez ainsi pour chaque personne que vous souhaitez ajouter au groupe de contacts, puis cliquez sur OK.

Le groupe de contacts est enregistr dans votre dossier Contacts sous le nom que vous lui affectez.


Crer un groupe de contacts en copiant des noms partir dun message lectronique

1. Dans le message lectronique partir duquel vous souhaitez copier les noms, cliquez sur les noms dans la zone ou Cc.

2. Cliquez avec le bouton droit sur la slection, puis cliquez sur Copier.

3. Dans Courrier, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveaux lments, sur Autres lments, puis sur Groupe de contacts.

4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour le groupe de contacts.

5. Sous longlet Groupe de contacts, dans le groupe Membres, cliquez sur Ajouter des membres, puis cliquez sur partir des contacts Outlook ou partir du carnet dadresses.

6. En bas de la bote de dialogue Slectionner les membres, dans la zone Membres, cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Coller.

Calendrier Outlook

Le Calendrier Microsoft Outlook 2010 est le calendrier et le composant de planification dOutlook 2010. Il est totalement intgr aux fonctionnalits de messagerie, contacts et autres. Avec le calendrier, vous pouvez raliser les tches suivantes :

Crer des rendez-vous et des vnements

Tout comme vous inscrivez vos donnes par crit dans un agenda, vous pouvez cliquer sur nimporte quelle tranche horaire du calendrier Outlook et taper votre texte. Vous pouvez choisir de recevoir un son ou un message pour vous rappeler vos rendez-vous, runions et vnements, et vous pouvez appliquer des couleurs aux lments pour les identifier instantanment.

Planifier un rendez-vous

Les rendez-vous sont des activits pour lesquelles vous bloquez du temps dans votre calendrier. Ils nimpliquent ni invitation dautres personnes, ni rservation de ressources.

Le fait de dsigner chaque rendez-vous comme occup, libre, provisoire ou absent du bureau permet aux autres utilisateurs Outlook de connatre votre disponibilit.

Crer un rendez-vous

1. Dans Calendrier, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau rendez-vous. En guise dalternative, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un bloc horaire dans votre calendrier et cliquer sur Nouveau rendez-vous.

Raccourci clavier Pour crer un rendez-vous dans nimporte quel dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+A.

2. Dans la zone Objet, tapez une description.


3. Dans la zone Emplacement, tapez le lieu du rendez-vous.

4. Tapez les heures de dbut et de fin.

CONSEIL

Vous pouvez taper des mots et des expressions spcifiques dans les zones Heure de dbut et Heure de fin la place des dates. Vous pouvez, par exemple, entrer Aujourdhui, Demain, Jour de lan, Dans deux semaines compter de demain, Trois jours avant le Jour de lan ainsi que la plupart des noms de jours fris.

5. Pour que dautres personnes puissent constater votre disponibilit pendant ces horaires, sous longlet Rendez-vous, dans le groupe Options, cliquez sur la zone Afficher en tant que, puis cliquez sur Libre, Provisoire, Occup(e) ou Absent(e) du bureau.

6. Pour rendre le rendez-vous priodique, sous longlet Rendez-vous, dans le groupe Options, cliquez sur Priodicit . Cliquez sur la frquence du rendez-vous (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel), puis slectionnez les options de frquence. Cliquez sur OK.


REMARQUE

Lajout dune priodicit un rendez-vous modifie longlet Rendez-vous, qui affiche dsormais Rendez-vous priodique.

7. Par dfaut, un rappel saffiche 15 minutes avant lheure de dbut du rendez-vous. Pour modifier le moment du rappel, sous longlet Rendez-vous, dans le groupe Options, cliquez sur la flche Rappel, puis cliquez sur la nouvelle heure du rappel. Pour dsactiver le rappel, cliquez sur Aucun.

8. Dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Organiser des runions

Slectionnez une heure dans le calendrier, crez une demande de runion et slectionnez les personnes inviter. Outlook vous aide identifier la premire plage horaire laquelle tous les invits sont disponibles. Lorsque vous envoyez la demande de runion par courrier lectronique, les invits reoivent la demande dans leur Bote de rception. Lorsqu'ils ouvrent la demande, ils peuvent accepter, accepter provisoirement ou refuser votre runion en cliquant sur un seul bouton.

Si votre demande est en conflit avec un lment du calendrier des invits, Outlook affiche une notification. Si vous, en tant qu'organisateur de la runion l'autorisez, les invits peuvent proposer une autre heure de runion. En tant qu'organisateur, vous pouvez effectuer un suivi des utilisateurs qui acceptent ou refusent la demande et de ceux qui proposent une autre heure de runion en ouvrant la demande.

Planifier une runion avec dautres personnes

Une runion est un rendez-vous qui comprend dautres personnes et peut inclure des ressources telles que des salles de confrence. Les rponses vos demandes de runion apparaissent dans votre bote de rception.

1. Dans Calendrier, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle runion.

Raccourci clavier Pour crer une nouvelle demande de runion partir dun dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

2. Dans la zone Objet, tapez une description.

3. Dans la zone Emplacement, tapez une description ou un emplacement. Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, cliquez sur Salles pour faire votre choix parmi les salles disponibles.


4. Dans les zones Heure de dbut et Heure de fin, cliquez sur lheure de dbut et de fin de la runion. Si vous activez la case cocher Journe entire, lvnement est affich sous la forme dun vnement dune dure de 24 heures (de minuit minuit).

5. Dans le corps de la demande de runion, tapez les informations que vous souhaitez partager avec les destinataires. Vous pouvez galement joindre des fichiers.

6. Sous longlet Runion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification.

LAssistant Planification vous aide trouver le meilleur horaire pour organiser votre runion.

7. Cliquez sur Ajouter dautres personnes, puis sur partir du carnet dadresses.

8. Dans la bote de dialogue Slectionnez les participants et les ressources, dans la zone Rechercher, indiquez le nom dune personne ou dune ressource inclure dans la runion. Si vous effectuez une recherche avec loption Autres colonnes, cliquez sur Atteindre.

9. Cliquez sur le nom dans la liste de rsultats, cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources, puis cliquez sur OK.

Les participants Obligatoire et Facultatif saffichent dans la zone de longlet Runion et les Ressources dans la zone Emplacement.

La grille de disponibilit affiche la disponibilit de participants. Une ligne verticale verte reprsente le dbut de la runion. Une ligne verticale rouge reprsente la fin de la runion.

Le volet Suggestions de runion indique le meilleur horaire pour votre runion (lorsque la plupart des participants sont libres). Pour slectionner un horaire de runion, cliquez sur une suggestion dhoraire dans le volet Suggestions de runion ou choisissez un horaire dans la grille de disponibilit.

10. Pour dfinir une runion priodique, sous longlet Runion, dans le groupe Options, cliquez sur Priodicit. Choisissez les options de priodicit souhaites, puis cliquez sur OK.

Lorsque vous ajoutez une priodicit une demande de runion, longlet Runion se transforme en onglet Runion priodique.


REMARQUES

Pour modifier lheure avance du rappel de runion, sous longlet Runion, dans le groupe Options, cliquez sur Rappel et cliquez sur lheure souhaite. Un clic sur Aucun dsactive le rappel.

Lorganisateur peut galement dfinir lheure de rappel pour les destinataires en modifiant lheure de rappel sur linvitation. Si lorganisateur ne change pas lheure de rappel par dfaut sur linvitation, les destinataires utiliseront chacun leur propre rappel par dfaut.

Afficher des calendriers cte cte

Vous pouvez afficher cte cte plusieurs calendriers que vous avez crs ainsi que ceux partags par d'autres utilisateurs Outlook. Par exemple, vous pouvez crer un calendrier diffrent pour vos rendez-vous personnels et afficher vos calendriers professionnel et personnel l'un ct de l'autre.

Dans le volet de navigation de laffichage Calendrier, activez la case cocher dun autre calendrier que vous souhaitez afficher.

Le calendrier slectionn souvre ct du calendrier dj affich.

Vous pouvez aussi copier ou dplacer des rendez-vous entre les calendriers affichs. Utilisez le volet de navigation pour partager rapidement votre propre calendrier et ouvrir d'autres calendriers partags. Selon les autorisations accordes par le propritaire du calendrier, vous pouvez crer ou modifier des rendez-vous dans des calendriers partags.

Afficher des calendriers superposs en mode Superposition

Vous pouvez utiliser le mode Superposition pour afficher plusieurs calendriers ainsi que des calendriers partags par d'autres utilisateurs Outlook. Par exemple, vous pouvez crer un calendrier distinct pour vos rendez-vous personnels et superposer vos calendriers personnel et professionnel pour identifier rapidement les conflits ou les disponibilits.

1. Dans le volet de navigation de laffichage Calendrier, activez la case cocher dun autre calendrier que vous souhaitez afficher.

Le calendrier que vous avez slectionn souvre ct du calendrier dj affich. Chaque calendrier successif souvre ct du dernier calendrier ouvert.

2. Sous longlet Calendrier, cliquez sur Afficher en mode Superposition . Ce calendrier est maintenant affich en mode superposition avec celui que vous avez ouvert en premier (gnralement votre calendrier par dfaut).

3. Pour ajouter un autre calendrier la superposition, rptez ltape 2.


Supprimer un des calendriers superposs

1. Dans Calendrier, sous longlet du calendrier que vous souhaitez supprimer de la pile, cliquez sur Afficher en mode Cte cte .

Longlet est dplac vers la droite. Le calendrier slectionn nest plus affich en mode Superposition.

2. Pour supprimer un calendrier de laffichage, dsactivez sa case cocher dans le volet de navigation ou cliquez sur Fermer sous longlet du calendrier en question.

Message dabsence

Activer ou dsactiver les rponses automatiques

Vous pouvez configurer Microsoft Outlook 2010 de faon rpondre automatiquement toutes les personnes qui vous envoient un message lectronique. Les rponses automatiques vous permettent de signaler ces personnes que vous tes absent du bureau et que votre rponse pourrait tre retarde, et de fournir dautres dtails, tels que des informations de contact alternatives.


2. Cliquez sur Rponses automatiques.

3. Slectionnez Envoyer des rponses automatiques

4. Si vous le souhaitez, activez la case cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier lactivation de vos rponses dabsence du bureau. Si vous ne spcifiez pas dheures de dbut et de fin, les rponses automatiques seront envoyes jusqu ce que vous activiez la case cocher Ne pas envoyer de rponse automatique.

5. Sous longlet Au sein de mon organisation, tapez la rponse que vous voulez envoyer vos collgues lors de vos absences du bureau.

6. Sous longlet En dehors de mon organisation, activez la case cocher Envoyer une rponse automatique aux personnes trangres ma socit, puis tapez la rponse que vous souhaitez envoyer pendant vos absences du bureau. Slectionnez si vous souhaitez envoyer vos rponses Mes contacts uniquement ou Toute personne trangre ma socit.

REMARQUES

Lorganisation est gnralement dfinie comme votre socit et inclut les personnes qui ont un compte Outlook sur votre systme de messagerie.

Si vous slectionnez Mes contacts uniquement, les rponses sont envoyes uniquement aux contacts figurant dans votre dossier Contacts Outlook. Si le dossier existe uniquement dans un dossier faisant partie dun fichier de donnes Outlook (.pst), le message de rponse automatique nest pas envoy.


Catgorie / Classer

Crer une nouvelle catgorie de couleurs

Les catgories de couleurs vous permettent didentifier facilement des lments associs et de les regrouper dans Microsoft Outlook. Affectez une catgorie de couleurs un groupe dlments lis, comme des notes, des contacts, des rendez-vous et des messages lectroniques, afin den faire le suivi et de les organiser rapidement. Plusieurs catgories de couleurs peuvent tre assignes des lments.

Ces couleurs apparaissent de manire vidente dans des affichages Tableau, comme la bote de rception, et dans les lments ouverts. Vous pouvez renommer les catgories et leur attribuer des noms significatifs ou choisir des couleurs diffrentes pour chacune delles. Cette souplesse vous permet de crer un systme de catgories de couleurs adapt votre mode de travail.

Pour crer une nouvelle catgorie de couleur, procdez comme suit :

1. Dans nimporte quel affichage, sous longlet Accueil, dans le groupe Balises, cliquez sur Classer, puis sur Toutes les catgories.

REMARQUE

Pour les lments de calendrier, le groupe Balises apparat sous longlet Rendez-vous ou Runion. Pour une tche ou un contact ouvert, le groupe Balises apparat respectivement sous longlet Contact ou Tche.

2. Cliquez sur Nouveau.

3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la nouvelle catgorie de couleurs.


4. Cliquez sur la flche ct de Couleur, cliquez sur la couleur voulue.

5. Si vous voulez affecter une touche de raccourci, dans la liste Touche de raccourci, cliquez sur un raccourci.

6. Cliquez sur OK dans les botes de dialogue Ajouter une nouvelle catgorie et Catgories de couleurs.

Supprimer une catgorie de couleur

Vous pouvez supprimer une catgorie de couleur de la liste des catgories si vous nen voulez plus. Vous pouvez galement supprimer une catgorie de couleur dlments prcdemment classs.

Si vous supprimez une catgorie de couleur dun lment, celle-ci nest supprime que de llment. Dans certains affichages, vous pouvez slectionner plusieurs lments la fois et supprimer une catgorie de couleur de tous les lments slectionns.

Supprimer une catgorie de couleur de la liste des catgories

Une fois que vous avez supprim une catgorie de couleur de votre liste de catgories, vous ne pouvez plus laffecter des lments moins de la recrer. La suppression dune catgorie de couleur ne la supprime pas automatiquement des lments prcdemment marqus. Cependant, vous pouvez la supprimer manuellement, si ncessaire.

1. Sous longlet Accueil, dans le groupe Balises, cliquez sur Classer.

2. Cliquez sur Toutes les catgories.


3. Slectionnez la catgorie de couleur, puis cliquez sur Supprimer.

Supprimer une catgorie de couleur dun message, dun contact, dun lment du calendrier ou dune tche

Vous pouvez supprimer une catgorie de couleur dun lment affich sous forme de Tableau, tel que la bote de rception, ou depuis llment ouvert.

Supprimer toutes les catgories de couleurs dun lment en affichage Tableau

Cliquez avec le bouton droit sur llment que vous voulez, pointez sur Classer, puis cliquez sur Effacer toutes les catgories.

Supprimer des catgories de couleurs spcifiques dun lment en affichage Tableau

1. Cliquez avec le bouton droit sur llment, pointez sur Classer, puis cliquez sur Toutes les catgories.

2. Dsactivez les cases cocher des catgories de couleur supprimer.

Renommer une catgorie de couleur

Microsoft Outlook 2010 fournit des catgories de couleurs pour vous aider organiser les lments connexes. Par dfaut, les catgories ont des noms gnriques, tels que Catgorie rouge et Catgorie bleue, mais vous pouvez personnaliser les catgories de couleurs en leur attribuant des noms qui vous sont significatifs. La premire fois que vous affectez une catgorie de couleur un lment, vous tes invit la renommer.

1. Dans nimporte quel affichage Outlook 2010, sous longlet Accueil, dans le groupe Balises, cliquez sur Classer, puis sur Toutes les catgories.

REMARQUE

La commande Classer nest pas disponible dans Calendrier ou Tches, moins que vous ne cliquiez sur un lment ou que vous nen criez un.

2. Dans la liste Nom, cliquez sur le nom dune catgorie de couleur, puis sur Renommer. 3. Dans la liste Nom, tapez le nouveau nom de la catgorie de couleur.

REMARQUE

Pour affecter automatiquement la catgorie de couleur que vous renommez aux lments slectionns dans la fentre Outlook active, slectionnez la case cocher en regard de la catgorie de couleur dans la liste Nom, puis cliquez sur OK.


Prsentation des Conversations

Par dfaut, les messages lectroniques de votre bote de rception Microsoft Outlook 2010 sont organiss par date et organiss en conversations, dont vous pouvez dvelopper ou rduire laffichage. Une conversation regroupe les messages qui ont le mme objet. Cette fonctionnalit vous permet de consulter vos messages lectroniques plus rapidement et dagir sur ces messages ou conversations en quelques clics.

Les conversations sont identifies dans la liste des messages. Les messages de chaque conversation sont tris de manire ce que le message le plus rcent figure en premier. Lors de la rception dun nouveau message, lintgralit de la conversation passe en haut de la liste des messages. Lorsque vous cliquez sur len-tte dune conversation dans la liste des messages, la conversation saffiche dans le volet de lecture et le message le plus rcent apparat en premier.

Toute conversation qui comporte des messages non lus est indique par un objet en gras et le nombre de messages non lus figure en regard de lobjet. Lorsque vous dveloppez la conversation, tous les messages non lus sont reprs par leur titre en gras. Les conversations dveloppes fournissent une reprsentation visuelle de la relation entre les messages, y compris les rponses et les messages connexes provenant dautres dossiers.

Lorsquun message obtient au moins deux rponses, la conversation peut tre fractionne en plusieurs conversations connexes mais distinctes. Le message le plus rcent de chaque fractionnement apparat lorsque vous cliquez sur la conversation. Cliquez sur lune des conversations fractionnes pour afficher les messages de ce fractionnement dans le volet de lecture, le message le plus rcent figurant en premier.

Pour afficher les messages dune conversation

Len-tte suprieur indique un message unique. Len-tte infrieur indique une conversation avec deux fractionnements. Cliquez sur la flche en regard de len-tte du message pour voir tous les messages quil contient.

Pour dvelopper ou ouvrir la conversation, cliquez sur la flche dans len-tte du message. Le fait de cliquer sur un message dans la conversation dveloppe place ce message en haut du volet de lecture.


REMARQUE

Les conversations contiennent des messages provenant de plusieurs dossiers. Par exemple, par dfaut, les messages envoys sont enregistrs dans le dossier lments envoys, mais ils apparaissent aussi dans la conversation avec les messages reus lorsque vous dveloppez la conversation.

La conversation dveloppe inclut des threads visuels qui relient chaque message avec ceux qui le prcdent dans la conversation. Vous pouvez ainsi suivre des conversations qui comportent des fractionnements.

Pour agir sur une conversation

Vous pouvez agir sur les conversations, ou les messages dune conversation, de la mme manire que sur les messages isols. Cliquez sur len-tte de la conversation ou sur le message souhait de cette conversation, puis effectuez lune des oprations suivantes :

Rpondre ou Rpondre tous

Le fait de rpondre un message dans une conversation envoie une rponse ce message, qui apparat en haut du volet de lecture. Si la conversation sest fractionne, cliquez sur la partie de la conversation laquelle vous voulez rpondre, et la rponse est envoye au message le plus rcent de ce fractionnement. Vous pouvez rpondre nimporte quel message de ce fractionnement.

Transfrer

Cliquez sur Transfrer cre un message ayant pour corps la conversation, telle quelle apparat dans le volet de lecture.

Classer

Vous pouvez classer une conversation ou des messages individuels au sein dune conversation. Si vous classez un ou plusieurs messages individuels, les couleurs des catgories apparaissent dans len-tte lorsque la conversation est compresse ou ferme.

Le fait de marquer un en-tte avec une catgorie dfinit une action continue qui classera dsormais dans cette catgorie tous les nouveaux messages de cette conversation.

Ignorer

Vous pouvez exclure de votre bote de rception les conversations qui ne vous intressent pas. Dans le groupe Supprimer de longlet Accueil, cliquez sur Ignorer. Tous les messages lectroniques passs et futurs de la conversation slectionne sont placs directement dans le dossier lments supprims.


Nettoyer

Vous pouvez rduire la taille dune conversation laide de la fonction Nettoyer. Dans le groupe Supprimer de longlet Accueil, cliquez sur Nettoyer, puis sur Nettoyer la conversation. Tous les messages redondants, cest--dire les messages qui ne sont pas non lus, classs ou les premiers dune branche de la conversation, sont placs dans le dossier lments supprims.

Pour activer ou dsactiver des conversations

Pour dsactiver les conversations et trier vos dossiers de courrier diffremment, par exemple par date, procdez comme suit :

Sous longlet Affichage, cliquez sur Conversations, puis dsactivez la case cocher Afficher en tant que conversations.

Pour activer les conversations, procdez comme suit :

Sous longlet Affichage, cliquez sur Conversations, puis sur Afficher en tant que conversations.

Pour appliquer votre paramtre dautres dossiers de courrier, procdez comme suit :

1. Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichage actuel, cliquez sur Changer laffichage, puis sur Appliquer laffichage actuel aux autres dossiers de courrier.

2. Dans la bote de dialogue Appliquer laffichage, activez les cases cocher en regard des dossiers auxquels vous voulez appliquer laffichage. Vous devrez peut-tre cliquer sur les flches au niveau des noms de dossiers pour afficher les sous-dossiers.


Accs et Dlgations

Tout comme un assistant peut vous aider grer le courrier papier que vous recevez, vous pouvez utiliser Microsoft Outlook pour permettre une autre personne, appele dlgu, de recevoir des messages lectroniques et des demandes de runion en votre nom et dy rpondre. Vous pouvez galement accorder votre dlgu des autorisations supplmentaires qui lui permettent de lire, de crer ou davoir un contrle accru sur les lments contenus dans votre bote aux lettres et de votre calendrier.

Dlgation du calendrier

Un dlgu reoit automatiquement les autorisations Envoi par procuration. Par dfaut, le dlgu ne

peut lire que les demandes de runion et les rponses celles-ci envoyes au responsable. Il ne

dispose pas dun accs en lecture aux autres messages de votre dossier Bote de rception.


2. Cliquez sur Paramtres du compte, puis sur Accs dlgu.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Tapez le nom de la personne dsigner comme dlgu ou recherchez-le et cliquez dessus dans la liste.

REMARQUE

Le dlgu doit tre une personne qui figure dans la liste dadresses globale Exchange de votre organisation.

5. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

6. Dans la bote de dialogue Autorisations accordes aux dlgus, vous pouvez accepter les paramtres dautorisations par dfaut ou slectionner des niveaux daccs personnaliss pour les dossiers Exchange.

Si un dlgu a besoin dune autorisation pour traiter uniquement les demandes de runion et les rponses, les paramtres dautorisations par dfaut, notamment Mon dlgu reoit une copie des messages relatifs mes runions, sont suffisants. Vous pouvez conserver loption Aucune pour le paramtre dautorisation Bote de rception. Les demandes de runion et les rponses iront directement dans la bote de rception du dlgu.

REMARQUE

Par dfaut, le dlgu se voit accorder lautorisation Rdacteur (peut lire, crer et modifier des lments) sur votre dossier Calendrier. Lorsquil rpond une demande de runion en votre nom, celle-ci est ajoute automatiquement votre dossier Calendrier.


7. Pour envoyer un message informant le dlgu des modifications de ses autorisations, activez la case cocher Envoyer automatiquement un message au dlgu pour rsumer ces autorisations.

8. Si vous le souhaitez, vous pouvez activer la case cocher Le dlgu peut voir mes lments privs.

IMPORTANT

Il sagit dun paramtre global qui affecte tous vos dossiers Exchange, notamment tous les dossiers Courrier, Contacts, Calendrier, Tches, Notes et Journal. Vous ne pouvez pas autoriser laccs aux lments privs dans un seul dossier.

9. Cliquez sur OK.

REMARQUE

Les messages envoys avec les autorisations Envoi par procuration contiennent le nom du responsable et du dlgu en regard de la zone De. Les messages envoys avec les autorisations Envoyer en tant que ne contiennent que le nom du responsable.

Modifier les autorisations de votre dlgu


2. Cliquez sur Paramtres du compte, puis sur Accs dlgu.

3. Cliquez sur le nom du dlgu dont vous souhaitez modifier les autorisations, puis cliquez sur Autorisations.

REMARQUE

Si vous souhaitez supprimer toutes les autorisations Accs dlgu, ne cliquez pas sur

Autorisations, mais plutt sur Supprimer et ignorez le reste de ces tapes.

4. Modifiez les autorisations pour chaque dossier Outlook auquel le dlgu a accs.

5. Pour envoyer un message informant le dlgu des modifications de ses autorisations, activez la case cocher Envoyer automatiquement un message au dlgu pour rsumer ces autorisations.

REMARQUE

Si vous souhaitez quun dlgu reoive des copies de vos demandes de runion et des rponses

que vous recevez, vrifiez quil dispose de lautorisation Rdacteur (peut lire, crer et modifier

des lments) sur votre dossier Calendrier, puis activez la case cocher Mon dlgu reoit une

copie des messages relatifs mes runions.


Grer les lments de courrier et de calendrier dune autre personne

Il existe deux solutions permettant de grer les dossiers Microsoft Outlook dune autre personne : le

partage de dossiers et la dlgation daccs.

Le partage de dossiers permet une personne dattribuer quelquun dautre laccs lun de ses

dossiers, par exemple durant ses congs. En revanche, elle ninclut pas lautorisation dagir au nom de

lautre. Par exemple, une personne qui peut accder vos dossiers ne peut pas rpondre aux

messages lectroniques ou aux demandes de runion votre place.

La dlgation daccs est une fonctionnalit dOutlook permettant une personne dagir au nom dun

autre utilisateur Outlook. Cette fonctionnalit est souvent utilise dans le cas dun responsable et de

son assistant, par exemple si ce dernier est charg de la gestion de lagenda de son suprieur et doit

crer des demandes de runion ou y rpondre. Certains assistants doivent mme grer la Bote de

rception du responsable.

Dlgation de la bote de rception

Cette dlgation permet d'envoyer du courriel au nom d'une autre personne. Par exemple, un

directeur peut vouloir que sa secrtaire envoie des courriels en son nom. Le directeur doit d'abord

donner les autorisations sa secrtaire. Les courriels envoys par la secrtaire auront un en-tte

"Secrtaire de la part de Directeur" qui permettra au destinataire de savoir que le courriel a t envoy

par la secrtaire au nom du directeur.

Attribution des autorisations

Slectionner la/les personnes qui auront accs la bote de rception.


Slectionner les droits pour la personne dlgue, pour chacun des objets.

Envoyer un courriel au nom d'une autre personne Si les droits vous ont t accords, vous pourrez envoyer des courriels au nom d'une autre personne. Dans un nouveau courriel, vous choisissez l'identit avec laquelle vous voulez envoyer un courriel avec le bouton "De".

Le courriel envoy aura un en-tte informant que l'envoi s'est fait au nom d'une autre personne.


Ajouter une identit pour envoyer un courriel Si les droits vous ont t accords, vous pourrez envoyer des courriels au nom d'une autre personne. Dans un nouveau courriel, vous choisissez l'identit avec laquelle vous voulez envoyer un courriel avec le bouton "De" et slectionner "Autre adresse de messagerie"

Choisir la personne dans la "Liste d'adresses globale"


Ajouter la bote aux lettres dune autre personne votre profil

Si vous utilisez souvent les dossiers Exchange dune autre personne, vous souhaiterez probablement

ajouter la bote aux lettres Exchange de cette personne votre profil Outlook. Ainsi, la bote aux lettres

de cette personne souvrira automatiquement chaque dmarrage dOutlook. Elle apparatra dans le

volet de navigation sous vos dossiers de bote aux lettres Exchange.

REMARQUE

La personne qui partage une bote aux lettres doit vous accorder lautorisation Dossier visible sur le

dossier racine de la bote aux lettres Exchange. La bote aux lettres partage est gnralement affiche

sous la forme suivante : Bote aux lettres - nom dutilisateur.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier racine de la bote aux lettres Exchange, puis cliquez sur Autorisations du dossier.

2. Cliquez sur le nom du dlgu.

3. Sous Autorisations, dans le groupe Autres, activez la case cocher Dossier visible.

4. Cliquez sur OK.

En tant que dlgu, vous devez procder comme suit dans Outlook :


2. Cliquez sur Paramtres du compte, puis de nouveau sur Paramtres du compte.

3. Sous longlet Messagerie, dans la liste, cliquez sur le type de compte Exchange, cliquez sur Modifier, puis sur Paramtres supplmentaires.

4. Sous longlet Avanc, sous Ouvrir ces botes aux lettres supplmentaires, cliquez sur Ajouter, puis entrez le nom de la bote aux lettres que vous souhaitez ajouter votre profil utilisateur. Si vous ne connaissez pas le nom de cette bote aux lettres, demandez-le la personne qui vous a attribu les autorisations daccs dlgu.


Ouvrir les dossiers dune autre personne


2. Cliquez sur Ouvrir.

3. Cliquez sur Dossier dun autre utilisateur.

4. Dans la zone Nom, entrez le nom de la personne qui vous a accord des autorisations de partage ou daccs dlgu ou cliquez sur Nom pour le slectionner dans la liste.

5. Dans la liste Type de dossier, cliquez sur le dossier ouvrir.

Envoyer des demandes de runion ou rpondre des demandes de runion au nom dune autre personne

Pour accorder au dlgu les autorisations suffisantes pour accepter des demandes de runion au

nom du responsable, celui-ci doit procder comme suit :


2. Cliquez sur Paramtres du compte, puis de nouveau sur Paramtres du compte.

3. Entrez les informations du dlgu et cliquez sur Ajouter.


Dans la bote de dialogue Autorisations accordes aux dlgus, accordez au dlgu les autorisations Rdacteur (peut lire, crer et modifier des lments) dans le dossier Calendrier ou Tches du responsable et au moins des autorisations Relecteur (peut lire les lments) dans la Bote de rception du responsable.

Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Autorisations accordes aux dlgus, puis activez la case cocher Mes dlgus uniquement, mais menvoyer une copie des demandes de runion et des rponses ou Mes dlgus uniquement.

5. Cliquez sur un autre onglet pour revenir votre fichier.

Pour rpondre aux demandes de runion

1. Ouvrez la Bote de rception de lautre personne si les demandes de runion ne vous sont pas envoyes directement.

2. Ouvrez la demande de runion.

3. Cliquez sur Accepter, sur Provisoire ou sur Refuser.

Pour envoyer une demande de runion

1. Ouvrez le calendrier de lautre personne.


2. Sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle runion.

3. Entrez les participants, lobjet, le lieu et les heures de dbut et de fin comme dhabitude.

Crer ou rpondre un message lectronique au nom dune autre personne

Pour crer un message lectronique

1. Dans Courrier, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau message lectronique.

2. Dans la zone De, tapez le nom de la personne de la part de laquelle vous envoyez le message.

Pour slectionner le nom dans une liste du carnet dadresses, cliquez sur De.

Si la zone et le bouton De ne sont pas affichs, sous longlet Options du message, dans le groupe Afficher les champs, cliquez sur De.

3. Ajoutez les destinataires et tapez lobjet et le texte du message comme vous le faites en temps normal.

Pour rpondre un message lectronique

1. Dans la bote aux lettres de lautre personne, slectionnez le message auquel vous souhaitez rpondre au nom de votre responsable.

2. Sous longlet Accueil (si vous avez ouvert le message, sous longlet Message), dans le groupe Rpondre, cliquez sur Rpondre, Rpondre tous ou Transfrer.

Raccourci clavier Pour rpondre un message lectronique, appuyez sur Ctrl+R.

3. Dans la zone De, tapez le nom de votre responsable. Pour slectionner le nom dans une liste du carnet dadresses, cliquez sur De. Si la zone et le bouton De ne sont pas affichs, sous longlet Options, dans le groupe Afficher les champs, cliquez sur De.

4. Ajoutez les destinataires et tapez lobjet et le texte du message comme vous le faites en temps normal.


Enregistrer les lments envoys dans le dossier lments envoys dune autre personne

Lorsque des messages lectroniques et des demandes de runion sont envoys par un dlgu au

nom dun responsable, une copie de chaque lment est enregistre dans le dossier lments

envoys du dlgu. Il sagit dun comportement par dfaut.

En guise dalternative, le responsable peut accorder au dlgu des autorisations pour son dossier

lments envoys. Le dlgu peut alors dplacer ou copier les lments depuis son dossier

lments envoys vers le dossier lments envoys du responsable.

REMARQUE

Si ce nest dj fait, Ajoutez la bote aux lettres dune autre personne votre profil.

Si vous tes le responsable, vous devez procder comme suit :

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier lments envoys.

2. Cliquez sur Modifier les autorisations de partage.

3. Sous longlet Autorisations, cliquez sur le nom du dlgu.

4. Sous Autorisations, dans la liste Niveau dautorisation, cliquez sur Rdacteur (peut lire, crer et modifier des lments).

5. Cliquez sur OK.

Dlgation du calendrier La dlgation du calendrier permet quelqu'un de consulter/ajouter et/ou modifier les lments du calendrier d'un autre utilisateur. Pour partager ou dlguer votre calendrier avec quelqu'un, faire un clic-droit sur votre calendrier et slectionner "Proprit".


Choisir les personnes avec qui on veut dlguer/partager notre calendrier.


Choisir ensuite le niveau d'autorisation

Description des niveaux d'autorisation


Avec ce niveau d'autorisation (ou

rle) Actions autorises

Propritaire

Crer, lire, modifier et supprimer tous les lments et fichiers, et crer des sous-dossiers. En tant que propritaire du dossier, vous pouvez modifier les niveaux d'autorisation dont bnficient les autres personnes sur ce dossier (ne s'applique pas aux dlgus).

diteur principal Crer, lire, modifier et supprimer tous les lments et fichiers, et crer des sous-dossiers. (Ne s'applique pas aux dlgus.)

diteur Crer, lire, modifier et supprimer tous les lments et fichiers.

Auteur de publication Crer et lire les lments et fichiers, crer des sous-dossiers ainsi que modifier et supprimer les lments et fichiers que vous crez (ne s'applique pas aux dlgus).

Auteur Crer et lire les lments et fichiers, ainsi que modifier et supprimer les lments et fichiers que vous crez.

Collaborateur Uniquement crer des lments et des fichiers. Le contenu du dossier ne vous est pas accessible (ne s'applique pas aux dlgus).

Relecteur Uniquement lire les lments et les fichiers.

Personnalis Effectuer les activits dfinies par le propritaire du dossier (ne s'applique pas aux dlgus).

Aucun Vous ne disposez d'aucune autorisation. Vous ne pouvez pas ouvrir le dossier.

Remarque S'il dispose d'une autorisation d'auteur ou d'diteur, un dlgu est habilit envoyer des messages au nom du responsable qu'il reprsente. Les messages envoys contiennent alors le nom du dlgu et celui de son responsable. Les destinataires du message voient le nom du responsable dans la zone Envoy en tant que ainsi que celui du dlgu dans la zone De.


Ouverture du calendrier d'un autre utilisateur Lorsquun autre utilisateur de Microsoft Outlook vous accorde lautorisation daccs son calendrier, vous pouvez louvrir dans Outlook. Si vous ne disposez pas de lautorisation ncessaire, un message lectronique de demande dautorisation est envoy lautre personne. Notez que par dfaut, tous les utilisateurs ont accs au calendrier par dfaut des autres utilisateurs. Les dtails des rendez-vous ne sont pas disponibles, moins que le propritaire du calendrier vous ait accord les droits de lecture avec dtails.

Assurez-vous de slectionner la "Liste d'adresses globales"

Note: Le propritaire des lments du calendrier dfinit lui-mme les utilisateurs pouvant consulter et modifier les lments. Voir la section prcdente. Par dfaut tous les utilisateurs peuvent voir le calendrier de n'importe quel utilisateur, mais les dtails sont cachs.


Partage de calendrier Microsoft Exchange Server permet de partager des calendriers avec dautres utilisateurs possdant un compte Exchange. Vos calendriers peuvent tre affichs uniquement par les personnes auxquelles vous avez accord des autorisations. Si la personne dont vous souhaitez ouvrir le calendrier ne vous a pas accord lautorisation de lafficher, Outlook vous invite lui demander lautorisation ncessaire.

Aprs avoir accd un calendrier partag pour la premire fois, le calendrier est ajout la liste Calendriers partags dans le volet de navigation, o vous pouvez y accder ultrieurement.

Note: Le destinataire reoit une notification par courrier lectronique indiquant que vous avez partag votre calendrier. Vous pouvez galement demander au destinataire de partager son calendrier Exchange avec vous.


Ajouter des vacances nationales au calendrier Au lieu d'ajouter manuellement les vacances nationales dans votre calendrier Outlook, vous pouvez utiliser les options de Calendrier pour les importer. Pour ajouter des vacances spcifiques au pays votre calendrier :

1. Dans longlet Fichier , slectionner Options .

2. Slectionner Calendrier , puis Ajouter les jours fris .

3. Slectionnez le Pays dont vous souhaitez faire figurer les jours fris dans le calendrier.


Quota et Archivage

Afficher les informations de Quota de votre boite de courriel Pour afficher le quota de votre boite de courriel, effectuer un clic laide du bouton droit de votre souris sur la barre dtat, puis slectionnez Informations sur les quotas .

Que faire pour diminuer votre espace Quota La premire tape est de bien sr faire du mnage dans votre boite et de supprimer tous les courriels qui ne sont plus dactualits ou qui ne sont plus ncessaires de conserver. Il existe un outil dans Outlook vous permettant de rechercher des types dlments supprimer ou dplacer ou de vider le dossier des lments supprims. Pour ce faire, cliquez sur longlet Fichier suivi du bouton Outils de nettoyage .


Attribuer une Stratgie dArchivage Vous pouvez galement attribuer une stratgie darchivage. Cette option vous permet avoir recours larchive en ligne comme emplacement de stockage secondaire pour enregistrer des messages lectroniques. Les lments qui figurent dans larchive en ligne ne sont pas pris en compte dans le quota de stockage de votre boite de courriel. Pour ce faire, appuyez sur le bouton Attribuer une stratgie situ dans longlet Accueil et slectionner la stratgie qui vous convient. Si le bouton nest pas disponible ou napparat pas dans longlet Accueil vous devrez contacter le support informatique afin quune demande soit faite pour lactivation de cette option sur le serveur de messagerie.


Texte Brut VS Texte enrichi

Il y a de plus en plus dappareils intelligents tels que les tlphones mobiles et les tablettes numriques qui sont prsentement utiliss pour lenvoi de courriels. Trs souvent, ce type dappareil envois les courriels en format texte brut. Le format texte brut est un format accept par tous les programmes de messagerie. Cependant, le texte brut ne prend pas en charge les styles gras ou italiques ni les couleurs ou les autres mises en forme du texte. De mme, il ne peut afficher les images directement dans le corps des messages (mais vous pouvez les inclure comme pices jointes). Il est possible que dans certains cas que vous aillez rpondre ces courriels en y ajoutant des styles gras ou italiques, des couleurs ou dautres mises en forme. Vous devrez alors modifier le format du texte en format texte enrichi afin davoir accs ces options. Voici comment procder :

1. Dans votre courriel de rponse, slectionner Format du texte :

2. Dans format, Slectionner Texte enrichi .



Volet de navigationQuest-ce que le volet de navigation ?Redimensionner le volet de navigationModifier la police du volet de navigationApporter des modifications au volet de lecture (aperu)Activer, dsactiver ou repositionner le volet de lectureMarquer les messages comme lus aprs laperu dans le volet de lectureMasquer len-tte de messageAjouter, supprimer ou dplacer une colonne

Volet FavorisAjouter ou supprimer des dossiers dans les FavorisOrganiser lordre des dossiers dans les FavorisRduire ou dvelopper les Favoris dans le volet de navigationActiver ou dsactiver les Favoris dans le volet de navigation

Option de RechercheRechercher un message ou un lment avec la recherche instantaneRechercher un lment OutlookAjouter davantage de critres de rechercheAfficher seulement les messages non lusUtiliser un filtre de courrierEffacer le filtre de rechercheUtiliser la Recherche instantane

Crer un dossier ou sous dossierBote de courrielCrer un message lectronique

SignatureCrer une signatureAjouter une signature aux messagesInsrer automatiquement une signatureInsrer manuellement une signature

Demander un accus de rception et /ou de lectureSuivre les accuss de remise

Courrier indsirableAjouter un expditeur la liste Expditeurs bloqusAjouter un expditeur la liste Expditeurs approuvsAjouter manuellement des noms ou des domaines

ContactsCrer un contactCrer un contact partir de lexpditeur dun message lectroniqueCrer un groupe de contactsCrer un groupe de contacts en copiant des noms partir dun message lectronique

Calendrier OutlookPlanifier un rendez-vousCrer un rendez-vousOrganiser des runionsPlanifier une runion avec dautres personnesAfficher des calendriers cte cteAfficher des calendriers superposs en mode SuperpositionSupprimer un des calendriers superposs

Message dabsenceActiver ou dsactiver les rponses automatiques

Catgorie / ClasserCrer une nouvelle catgorie de couleursSupprimer une catgorie de couleurSupprimer une catgorie de couleur de la liste des catgoriesSupprimer une catgorie de couleur dun message, dun contact, dun lment du calendrier ou dune tcheSupprimer toutes les catgories de couleurs dun lment en affichage TableauSupprimer des catgories de couleurs spcifiques dun lment en affichage TableauRenommer une catgorie de couleur

Prsentation des ConversationsPour afficher les messages dune conversationPour agir sur une conversationPour activer ou dsactiver des conversations

Accs et DlgationsDlgation du calendrierModifier les autorisations de votre dlguGrer les lments de courrier et de calendrier dune autre personneDlgation de la bote de rceptionAttribution des autorisationsEnvoyer un courriel au nom d'une autre personneAjouter une identit pour envoyer un courrielAjouter la bote aux lettres dune autre personne votre profilOuvrir les dossiers dune autre personneEnvoyer des demandes de runion ou rpondre des demandes de runion au nom dune autre personnePour rpondre aux demandes de runionPour envoyer une demande de runionCrer ou rpondre un message lectronique au nom dune autre personnePour crer un message lectroniquePour rpondre un message lectroniqueEnregistrer les lments envoys dans le dossier lments envoys dune autre personneDlgation du calendrierDescription des niveaux d'autorisationOuverture du calendrier d'un autre utilisateurPartage de calendrierAjouter des vacances nationales au calendrier

Quota et ArchivageAfficher les informations de Quota de votre boite de courrielQue faire pour diminuer votre espace QuotaAttribuer une Stratgie dArchivage

Texte Brut VS Texte enrichi