Download - Manuel de découverte Ciel Immobilisations...6 Découverte et prise en main Configuration minimale Versions monopostes • Windows 10, Windows 8.x (Sauf RT), Windows 7, Vista, XP (Service

Ciel Immobilisations Manuel de découverte

Chère Cliente, Cher Client,

Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.

Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à

utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.

Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très

rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.

Bien cordialement,

L'équipe Ciel.

SageSociété par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 eurosSiège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17

RCS Paris 313 966 129

Sommaire

Découverte et prise en main . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5Configuration minimale ......................................................................................................................................6Documentations ..................................................................................................................................................6Entraînez-vous ......................................................................................................................................................8Ouvrir le dossier d'exemple ................................................................................................................................9Environnement................................................................................................................................................... 10

Création du dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Créer votre dossier ............................................................................................................................................ 16Créer les bases.................................................................................................................................................... 18

Immobilisations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21La liste des immobilisations ............................................................................................................................ 22Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail ......................................................................................... 26La reprise d’antériorité ..................................................................................................................................... 29Le plan d'amortissement.................................................................................................................................. 29Import des immobilisations............................................................................................................................. 30

Les traitements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Acquérir un crédit-bail ..................................................................................................................................... 33Calculer les immobilisations ........................................................................................................................... 34Sortir une immobilisation ................................................................................................................................ 34Réviser une immobilisation ............................................................................................................................. 37Les virements...................................................................................................................................................... 37Générer les écritures de dotations................................................................................................................. 38L’inventaire ......................................................................................................................................................... 39Exporter vos immobilisations.......................................................................................................................... 42

Les états. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Présentation générale ...................................................................................................................................... 45Les états standards ........................................................................................................................................... 46Les états spécifiques......................................................................................................................................... 47Les statistiques................................................................................................................................................... 49Autres états......................................................................................................................................................... 50Les états paramétrables................................................................................................................................... 50

Gestion des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Mot de passe....................................................................................................................................................... 52Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste .................................................................................. 53Sauvegarde ......................................................................................................................................................... 53Restauration ....................................................................................................................................................... 54Sauvegarde en ligne.......................................................................................................................................... 55

Sommaire

Dossiers clôturés................................................................................................................................................ 56

La fin d’exercice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Fin d’exercice ...................................................................................................................................................... 59Sauvegarde DGFiP ............................................................................................................................................. 59

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4

Découverte et prise en main


Configuration minimale

Versions monopostes• Windows™ 10, Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explo-

rer 8.0.

• Processeur 1,5 GHz.

• 2 Go de Ram.

• 1 Go d'espace disque disponible.

• Un lecteur de DVD-Rom.

• Une résolution écran de 1024 x 768 points.

• Une connexion Internet haut débit.

• Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé).

• Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé).

• Une imprimante laser ou jet d’encre.

Versions souscriptions• Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant.

La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votreapplication. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+,...) assurez-vous que cette condition soit rem-plie.

Documentations

Conventions utilisées dans la documentation

Utilisation de la souris

• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris

• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris

• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris

6


Les symboles du manuel

Les manuels

La documentation de votre application est structurée en trois manuels au format PDF accessibles depuis lemenu AIDE :

• Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logicielet qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.

• Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Associations dans le détail. Si vous souhai-tez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce docu-ment.

• le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec uneancienne version.

Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail

Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .

Pour imprimer les manuels

Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.

L’aide en ligne

Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisezvotre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche <F1>. Dans ce derniercas, l’aide affiche directement la partie qui correspond à votre travail en cours.

Le site Internet Ciel

Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informationsutiles.

Symbole Fonction

apporte une information complémentaire sur un point particulier

attire votre attention sur un point particulier.

renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.

L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votreordinateur.

7


Entraînez-vous

Lancer votre logiciel

Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage,présenté dans le dossier programme choisi.

Par la suite, pour lancer votre logiciel :

1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.

2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - IMMOBILISATIONS.

Passage à Ciel Données MobilesUniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.

1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, aulancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vousne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.

• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveurInternet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.

• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail etcliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].

2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utili-

Onglets

8


taire Copie de dossiers sur Internet.

Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche <F1>).

Ouvrir le dossier d'exempleLa société exemple est indisponible en option Ciel Données Mobiles.

Dans ce chapitre, vous effectuerez diverses manipulations, et à cette fin, vous utiliserez le fichier d'exempleSociété Exemple qui contient des listes prédéfinies d’immobilisations, de comptes, de fournisseurs, etc.

Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons donc d'ouvrirce dossier d'exemple :

1. Sur la page d’accueil du logiciel, cliquez sur le bouton .

2. Le fichier exemple s’ouvre alors.

Lorsque vous installez Ciel Immobilisations ™, seul le dossier exemple existe.

Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton

.

Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul dossier peut être ouvert à la fois.

9


Environnement

La fenêtre principale de l’application

Les menus

Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible àl'aide des menus.

Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF.

La barre d'actions

Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principales fonctions du logiciel: liste desimmobilisations, des fournisseurs, etc.

La barre de navigation

Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, danslaquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. A l'intérieur de chaquegroupe, des icônes vous permettent de créer une immobilisation, de générer les écritures de dotations, etc.

Onglets

Barre de menusBarre de titre Barre d’actions

Bouton de fermeture de l’application

Boutons de réduction et d’agrandissement

Intuiciel Barre de statut

10


L’Intuiciel

L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc

plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis l’onglet ou encore via le menu FENÊTRES,commande MON INTUICIEL.

L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vouspermet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de votre exercice.

Vous y retrouvez les bureaux suivants :

• le bureau d’Accueil, accessible depuis le bouton ,

• le bureau de Réglages accessible depuis le bouton ,

• et le Bureau personnalisable accessible depuis le bouton .

Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation .

Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au paragraphe Personnaliser mon bureau, page 11 .

Consulter mon compte CielLes tuiles Mon compte Ciel vous permettent d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vouspouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel.

Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législationsetc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.

Personnaliser mon bureauVous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement auxfonctions que vous utilisez le plus couramment.

1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .

2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cli-quez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.

3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la com-mande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.

Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer

Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement survotre bureau.

Si vous travaillez sur un écran ou une tablette tactile sous le système Windows™ 8, vous pouvez activer lemode tactile depuis l’onglet Accueil de l’Intuiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).

11


1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.

2. Glissez votre souris jusqu’au bureau. Une case grise s’affiche pour vous indiquer les emplacements où vouspouvez déposer votre tâche.

3. Relâchez le bouton gauche de la souris pour déposer votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâchese trouve désormais sur votre bureau.

La barre de personnalisation1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser.

Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.

2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.

Renommer une tâche ou un groupe de tâches

1. Cliquez sur la tâche ou le groupe de tâches à renommer.

2. Dans la barre de personnalisation qui s'affiche en bas de l'Intuiciel, cliquez sur le bouton .

3. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier.

4. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.

5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches apparaît sur le bureau.

Vous pouvez également créer un groupe de tâches personnalisé, changer l’icône ou la couleur de la tuile,agrandir ou réduire la tuile et paramétrer l’action de la tuile.

Pour plus de détails sur la personnalisation de votre bureau, reportez-vous au chapitre Mon Intuiciel du manuel de

référence accessible depuis le menu AIDE.

Personnaliser les états

Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer

Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le

bouton de personnalisation .

Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains étatsparamétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste desétats paramétrables.

Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état àvotre Intuiciel.

1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.

2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Un pavé gris s'affiche pour vous indiquer un emplacement

12


libre.

3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel

Ajouter un état à un groupe d’états

Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.

1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.

2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un pavé griss’affiche.

3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.

Personnaliser vos états

En mode Personnalisation, lorsque vous cliquez sur un état ou un groupe d’états, une barre horizontale s’afficheen bas de l’Intuiciel.

1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser.

Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.

2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.

Renommer un état ou un groupe d'états

1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états pour le sélectionner.

2. Cliquez sur le bouton [Renommer] qui apparaît dans la barre horizontale en bas de l’écran.

3. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier, saisissez le nouveau nom.

4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nouveau nom de l’état ou du groupe d’états apparaît à l’écran.

Pour plus de détails sur la personnalisation de votre bureau, reportez-vous au chapitre Mon Intuiciel du manuel de

référence accessible depuis le menu AIDE.

Les recherches Trouvtoo

Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application :

• sur votre dossier courant : vous pouvez lancer une recherche (par exemple toutes les factures du clientDupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.

• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.

Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvantrapidement.

1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au-dessus de la barre d’action.

2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Web).

Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaquecible s'afficheront dans un onglet dédié.

13


3. Cliquez sur pour valider.

4. Cliquez sur pour annuler une recherche.

Consulter votre Compte Ciel

La tuile Mon Compte Ciel vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vouspouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel.Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législationsetc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.

14

Création du dossier


Créer votre dossierMenu DOSSIER - commande NOUVEAU

Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vousdéfinissez les paramètres généraux de celui-ci.

Saisie du nom du dossier1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent :

• Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récu-pérer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informa-tions.

• Plusieurs dossiers existent sur votre poste :

Une fenêtre s'affiche avec la liste déroulante contenant tous les dossiers existants. Choisissez le dossiersouhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour reprendre les paramètres société.

• Aucun dossier n'existe sur votre poste :

Vous accédez directement à la fenêtre de création de dossier.

2. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société.

3. Cliquez sur le bouton [OK].

L'assistant de création de votre dossier s'affiche.

16


4. Renseignez l’assistant de création puis cliquez sur le bouton [Créer].

Le bureau de réglages

Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages.

Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisiesseront automatiquement reportées dans les paramètres société.

17


Le bouton vous permet d'accéder d'un simple clic au paramétrage de vos immobilisations et de votreactivité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d'accéder directement à des fonctions utiliséesfréquemment.

Créer les basesAvant de commencer à saisir vos immobilisations, vous devez vérifier et/ou créer les données de vos listes:comptes, taux de TVA, codes analytiques, familles, localisations, etc.

Les comptesMenu LISTES - commande COMPTES

Cette liste regroupe les comptes immobilisations de la classe 2.

1. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.

2. Saisissez le Numéro de compte d'immobilisation ainsi que son Libellé.

3. Indiquez le Code liasse auquel est rattachée votre immobilisation. Pour ouvrir la liste des codes liasse, cli-quez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. L'affectation de ce code à votre immobilisation vous permettra d'éditer ensuite l'état préparatoire CERFA2054 et 2055.

Les différentes zones des comptes liés (Dotations aux amortissements, Amortissements des immobilisations,Dotations aux amortissements dérogatoires, Reprises aux amortissements dérogatoires, Amortissementsdérogatoires) sont automatiquement renseignées selon le Plan comptable 99.

18


4. Pour valider la création du nouveau compte, cliquez sur le bouton [OK].

Les taux de TVAMenu LISTES - commande TAUX DE TVA

Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel.

• Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer].

• Pour modifier un taux existant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].

Les codes analytiquesMenu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES

L'affectation à chaque immobilisation d'un Code analytique va permettre de classer et de gérer lesimmobilisations selon des codes analytiques. Vous pouvez ainsi conserver une cohérence avec le plananalytique adopté en comptabilité.

Pour créer un code analytique, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé.

Les famillesMenu LISTES - commande FAMILLES

1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.

2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements,cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.

3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut auxdiverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pouvez les modifier par la suite.

Pour modifier ou supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur les boutons [Modifier]ou [Supprimer].

19


Les localisations Menu LISTES - commande LOCALISATIONS

Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaqueimmobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliterensuite l'inventaire physique du parc.

1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer].

2. Renseignez les zones Code et Libellé.

Les fournisseursMenu LISTES - commande FOURNISSEURS

1. Pour créer une fiche fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].

2. Indiquez le code et le nom du fournisseur.

3. Renseignez les différentes zones relatives au fournisseur : coordonnées postales, numéros de téléphone,de fax, numéro Siret, adresses mail et internet, etc.

• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.

• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse àcelle de votre fournisseur).

• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exacti-tude de l'adresse.

Vous disposez d’autres listes concernant les monnaies, les formes juridiques et les titres. Elles sontaccessibles par la commande AUTRES LISTES du menu LISTES et fonctionnent comme celles précédemmentdécrites.

20

Immobilisations

Immobilisations

La liste des immobilisationsMenu LISTES - commande IMMOBILISATIONS

La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créés.

A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Crédits-bails. Il suffit de cliquerdessus pour afficher les fiches correspondantes.

Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier desimmobilisations.

A propos des immobilisations

Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Immobilisations, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amortides immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abordcréer une fiche pour chacune des immobilisations existantes.

Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la ficheImmobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduellecalculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours.

Voir La reprise d’antériorité, page 29

Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour lesfiches Immobilisations.

A propos des crédits-bails

Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire lapossibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est uneopération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.

Uniquement l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail.

22

Immobilisations

Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et crédits-bails existants. A ce stade, vouspouvez :

• créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,

• réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,

• recalculer les dotations à la date de votre choix,

• effectuer un virement de poste à poste,

• réviser une immobilisation,

• acquérir un crédit-bail,

• etc.

Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste.

Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails• Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à

l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortisse-ment et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure lesimmobilisations sorties avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste des immobilisations.

Exemple

Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2015, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sortiesou mises au rebut avant le 01/01/2015.

• Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à ladate de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste.

Afficher l’aperçu

L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une ficheimmobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres.

1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu.

2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu.

3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton [< la fichestandard>] et sélectionnez l’état de votre choix.

Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commandeImprimer l'image.

Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton

).

23

Immobilisations

Les commandes

Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter lasélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés dela liste.

Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE

CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL.

Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation.

Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée.

Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée.

Non disponible pour un crédit-bailLe bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Il n’est pas disponible pour un crédit-bail.

Non disponible pour un crédit-bail

Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immo-bilisation d’un exercice à l’autre.

Non disponible pour un crédit-bail

Le bouton [Réviser] vous permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée. Vouspouvez également décomposer une immobilisation.

Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation.

Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation.

Ce bouton permet d'accéder directement au plan d'amortissement.La fiche de l'immobilisation ou du crédit-bail s'ouvre directement sur l’onglet Plan.

24

Immobilisations

La fiche d'une immobilisationMenu LISTES - commande IMMOBILISATIONS - bouton [Créer]. Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre, elle est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issued’un crédit-bail.

L'onglet Fiche

Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeurd'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et leclassement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc.

L'onglet Complément

Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisationconstituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte.

L'onglet Plan

Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.

L'onglet Historique

Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisationdivisible.

25

Immobilisations

L’onglet Crédit-bail

Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.

Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer].

2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le typed’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail].

Saisie d’une immobilisation1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur <Tabulation> ou sur <Entrée>. Le curseur passe à la

zone suivante.

2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. Passez à la zone suivante.

3. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur l’icône d’appel de listesituée en fin de zone.

Dans l’onglet Fiche1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple,

indiquez :

• la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique

• sa Localisation : Siège social

• son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro

2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010.La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas leplus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel quiest mis en service un certain temps après l'achat.

3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir dumême montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de lavaleur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Eurosau 1-1-02).

4. Sélectionnez le taux 20,00 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à lafin de la zone Taux de TVA.

5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement.Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement.

Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. Eneffet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellementamorties. Voir La reprise d’antériorité, page 29

Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pourune date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. VoirCalculer les immobilisations, page 34

Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.

26

Immobilisations

Dans l'onglet Complément1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n°

interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises).

2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puisindiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité.

3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins valuesdans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.

4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certainsétats que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisi-tion. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.

L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer;l'onglet Historique est vide.

Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].

2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat.

• Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez lesdifférentes zones puis cliquez sur [OK].

• Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clicdroit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat).

Saisie d’un crédit-bail1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche <Entrée>. Le curseur passe à la zone suivante.

2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante.

Dans l’onglet crédit-bail

1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dansla liste déroulante.

2. Saisissez la durée du bail.

3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zoneou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier.

4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journa-lière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.

Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentairepour l'immobilisation affichée.Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation(elle peut être importée directement depuis un scanner ou un appareil photo numérique).

A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore àl'entreprise.

Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.

27

Immobilisations

Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vousprocéderez à l'acquisition du crédit-bail.

5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité quevous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modi-fiables.

Cas des redevances variables

Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurspossibilités :

• modifier manuellement les montants des redevances,

• utiliser les options de calcul automatisé.Saisie manuelle

Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant.Saisie automatisée

1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances.

2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes :

• Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et,ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau.

• Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Lemontant est recopié puis recalculé à chaque échéance.

• Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, cenouveau montant est recopié dans le reste du tableau.

• Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.

Dans l’onglet Fiche1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais

utiles pour les recherches et le classement.

Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n’appartient pas à l’entreprise.

Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissementthéorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vousobtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement.

2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.

3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alorsreporté dans la zone Valeur fiscale.

4. Le taux de TVA est par défaut à 20,00%. Modifiez-le si nécessaire.

5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien.

Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs auxamortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alorsimmédiatement.

Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail.

Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides.

28

Immobilisations

Dans l’onglet Complément et Plan

• L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encorenécessaire de renseigner ces zones.

• L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.

6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.

La reprise d’antérioritéCiel Immobilisations vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» lavaleur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vouschoisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.

1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dansl’onglet Fiche de la fiche immobilisation).

2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre del'exercice précédant celui en cours.

3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobili-sations dans Ciel Immobilisations).

Méthode de calcul

La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières :

• Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,

• Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.

Le plan d'amortissementIl donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes :

• Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle estégale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée.

• Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.

• Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.

• Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.

Amortissement linéaire

Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante.Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien.

29

Immobilisations

Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans lazone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de lapériode écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.

Amortissement exceptionnel

Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le casd'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissementexceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc.

Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement :

1. Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel.

2. Appuyez sur la touche <Entrée> pour valider chaque annuité.

Amortissement dégressif

L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition debiens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice dela profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels).

Import des immobilisationsMenu DOSSIER - commandes OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES.

Si vous gérez vos immobilisations dans un fichier, votre logiciel vous permet d’importer ces immobilisations parla création d’un format d’import paramétrable. Vous récupérez ainsi les immobilisations sans travailler denouveau les données de votre fichier. Par défaut, un format d’import des immobilisations existe dans la liste desimports paramétrables.

Vous pouvez créer un ou plusieurs formats d’import personnalisés et adaptés à votre fichier.

Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire.

30

Immobilisations

Créer un format d’import d’immobilisationsMenu DOSSIER - commandes OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer].

Un assistant vous permet de créer votre format d’import paramétrable. Une fois créé, il vous suffit desélectionner votre format d’import des immobilisations dans la liste et de l’exécuter. Les immobilisationsimportées s’ajoutent automatiquement à la liste de immobilisations.

1. Pour créer un nouveau format d’import, cliquez sur le bouton .

2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la famille Immobilisations puis cliquez sur le bouton [OK].

3. Dans l’assistant qui s’affiche, sélectionnez le fichier à importer à l’aide de l’icône . Votre logiciel détecteautomatiquement

Pour plus de détails sur l’assistant de création d’un format d’import, reportez-vous à l’aide intégrée (touche <F1>) ou au

manuel de référence accessible depuis la menu AIDE.

31

Les traitements

Les traitements

Acquérir un crédit-bail

Acquisition

Si votre entreprise choisit d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante.

1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition cré-dit-bail].

Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pourcalculer un nouveau plan d'amortissement.

2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprisesdans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.

3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prixd’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone.


La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devezimpérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement.

Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition

Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines donnéesdoivent être renseignées.

La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupéréesde l'acquisition :

• La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemmentdans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail.

• La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du créditbail.

1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation.

2. Si vous gérez une comptabilité analytique, renseignez le Code analytique de l’immobilisation.

3. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan.

4. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera

33

Les traitements

pas en immobilisation.

Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez surle bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre.

Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisationsvia un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT.

Calculer les immobilisationsCette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée.Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour lefichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée.

1. Pour calculer toutes les immobilisations, sélectionnez la commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS du menuTRAITEMENTS.Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou lesimmobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au].

La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.

2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez lamodifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calen-drier. Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées :date du jour, fin de semaine, etc.

3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.

Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle serontalors recalculés.

Sortir une immobilisationLa sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir].

Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisationcorrespondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper lecalcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.

De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortezdes immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.

La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation, onglet Fiche, zoneCalcul. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date dans la zone Date de calcul. Lecalcul ne concernera alors que l'immobilisation dont la fiche est ouverte.

34

Les traitements

Mise au rebut

L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisations'effectue de la manière suivante :

1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir.

2. Cliquez sur le bouton [Sortir].

La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.

3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).

4. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut.

5. Cliquez sur [OK] pour valider la sortie de l’immobilisation.

Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sadate de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.

Cession totale d'une immobilisation

La cession totale intervient dans le cas d'une vente.

Exemple

Vous souhaitez revendre une de vos machines à commande numérique.La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante :

1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir.

2. Cliquez sur le bouton [Sortir].

La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.


4. Sélectionnez le Type de sortie Cession.

5. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.

Le Prix TTC s'affiche automatiquement.

6. Indiquez le nom de l'Acheteur.

Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moinsvalues à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moinsvalue.

7. Cliquez sur [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation.

8. Cliquez sur [Oui].

Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date desortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.

Cession partielle d'une immobilisation

Ciel Immobilisations autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemblede chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cetensemble.

35

Les traitements

Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche del'immobilisation.

Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vousdemande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement.

Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliquéprécédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisations’affiche.


2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors del'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et lesvaleurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sor-tie.

3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.

4. Trois possibilités vous sont offertes pour la cession partielle d’une immobilisation :

• indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.

• indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calculde la Valeur à amortir.

• indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeurà amortir.

5. Cliquez sur [OK].

Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.

6. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment.L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conser-vée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie,valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historiquede la fiche immobilisation.

36

Les traitements

Réviser une immobilisation

Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellementsur les trois points suivants :

• révision de la durée d'amortissement,

• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat,

• nouvelle approche par composant des immobilisations.

Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.

1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez réviser, puis cliquez surle bouton [Réviser].

2. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur).

3. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat.

4. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois).

5. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1).

6. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante. Il s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composants qui consiste à inscrire séparément àl'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortis-sement propre à chacun d'eux.

7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision de la durée, révision de la valeur

d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc., reportez au manuel de référence accessible par le menu AIDE.

Les virementsMenu LISTES - commande VIREMENTS

Effectuer un virement

Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptabled'une immobilisation d'un exercice à l'autre.

En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen demodifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte àcompte.

1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée.

2. Cliquez sur le bouton [Virement].

Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement

A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicable au suivi des amortissementsdes immobilisations.

On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiquésjusqu'en 2004 notamment).

37

Les traitements

3. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date de travail par défaut), ainsi que le nou-veau compte.Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.

4. Cliquez sur [OK] pour confirmer ce virement.

Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes :

• Dotations mensuelles

• État préparatoire 2054-2055

La liste des virementsMenu LISTES - commande VIREMENTS

Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués.

Pour supprimer un virement :

1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].

Générer les écritures de dotationsMenu TRAITEMENTS - commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES

Cette commande permet de générer vos écritures de dotations aux amortissements.Vous pourrez ensuite exporter ces données comptables du logiciel Ciel Immobilisations pour Windows vers CielCompta pour Windows (version 9 ou supérieure).

1. Activez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES du menu TRAITEMENTS.

2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisations des dotations

Si vous avez saisi de nouvelles fiches, ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancerle recalcul des dotations aux amortissements (menu TRAITEMENTS - commande CALCUL DES

IMMOBILISATIONS).

38

Les traitements

par compte.

3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours.Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer lesécritures.

4. Modifiez le Libellé des écritures si vous le souhaitez puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traite-ment.

La fenêtre Prévisualisation des écritures s’affiche. Elle présente les écritures générées avec les principalesinformations correspondantes : Date, N° et Libellé du compte, Débit, Crédit, etc.

5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le traitement.

Vous pouvez visualiser l’historique de vos exports via la commande HISTORIQUE DES TRANSFERTS du menu TRAITEMENTS.

Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de votreapplication.

Paramétrer l’export

Avant de procéder à l’export de vos écritures, vous devez paramétrer les options de transfert des écritures viale menu DOSSIER - commandes OPTIONS, PRÉFÉRENCES - Liaison comptable - Génération des écritures.

Vous trouverez les informations relatives à ce paramétrage dans la partie Présentation générale du Manuel de

référence disponible depuis le menu AIDE.

L’inventaireMenu TRAITEMENTS - commande INVENTAIRE

L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. Lagestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part, auxlocalisations, et d'autre part, aux immobilisations.

Le principe réside dans le fait de pouvoir inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soitpar saisie soit par un système de lecture optique.

La gestion des codes-barres

Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectéslors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes.

Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sontdisponibles depuis la commande AUTRES ÉTATS du menu ETATS.

39

Les traitements

Le recensement des immobilisations

La commande INVENTAIRE du menu TRAITEMENTS ouvre une fenêtre liste regroupant toutes les immobilisationsrecensées.

Deux modes de saisie sont possibles : la saisie manuelle et la saisie automatique.

Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée :

• en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation.

• en rouge : l'immobilisation est mal localisée.

La saisie manuelle1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie manuelle].

La fenêtre Saisie manuelle du stock physique s’affiche.

2. Saisissez le code Localisation puis le code Immobilisation. Vous pouvez modifier la Quantité.

3. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.

4. Si vous souhaitez prendre en compte les crédits-bails, cochez la case correspondante.

5. Cliquez sur [OK] pour valider la saisie.

La saisie automatique

La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il estpréférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable.

1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie auto].

La fenêtre Saisie automatique du stock physique s’affiche.

2. La saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique.

Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cetteimmobilisation augmente d'une unité.

40

Les traitements

Relocaliser

Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une immobilisation non affectée.

Exemple

Une immobilisation est présentée en rouge. Elle est donc mal localisée.

1. Sélectionnez l'immobilisation dans la liste d'inventaire.

2. Cliquez sur le bouton [Relocaliser].Un message vous demande de confirmer la relocalisation.

3. Cliquez sur [Oui].

L’immobilisation apparaît alors en bleu et le code localisation est automatiquement modifié dans la ficheimmobilisation.

Exporter l’inventaire

L'intérêt de l'inventaire physique est de pouvoir échanger les données entre un ordinateur portable et un postefixe.

1. Dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande EXPORT du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par unclic-droit).

2. Dans la fenêtre Choix d’un élément, sélectionnez le type de sortie voulu (Fichier ou e-mail).

3. Si vous avez choisi Fichier, sélectionnez le répertoire dans lequel sera enregistré le fichier INVENT.DBF.

4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].Si vous avez choisi e-mail, votre messagerie s’ouvre et affiche un mail contenant le fichier d’export en piècejointe.

5. Complétez le mail.

6. Envoyez-le.

Les éditions relatives à l’inventaire

Le contrôle des données inventoriées avec les données théoriques est l'aboutissement de l'inventaire physique.Les différentes éditions disponibles vous permettent d'effectuer un contrôle des localisations et des quantitésainsi que d’exporter l’inventaire.

Export inventaire

Cet état permet d’exporter l’inventaire dans un fichier au format .DBF.

1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez la ligne Export inventaire.

2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou Email).

3. Cliquez le bouton [OK).

4. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export ou envoyez le mail contenant le fichier en pièce jointe.

Vous pouvez Relocaliser tout l’inventaire en activant la commande correspondante du menuCONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit).

41

Les traitements

Immobilisations non inventoriées

Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été inventoriées lors del'inventaire physique. La liste des immobilisations concernées apparaît avec les localisations et quantitésthéoriques.

1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats].

2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées.

3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran].Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante].

Inventaire

Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part, leur localisationthéorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par localisation permet d'obtenir une vueglobale des immobilisations effectivement présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et lethéorique.

1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats].

2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire.

3. Choisissez un type de sortie en cliquant sur le bouton correspondant :

• [Ecran] : pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran.

• [Imprimante] : pour lancer directement l’impression de l’état.

4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez les immobilisations à prendre en compte.


Purger l’inventaire

Un système de purge sélective vous donne la possibilité d'effacer les entrées de l'inventaire physique. Vouspouvez purger :

• tout l'inventaire : dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande PURGER TOUT L’INVENTAIRE du menuCONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit).

• la localisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez la localisation souhaitée puis cli-quez sur le bouton [Purger] ou activez la commande PURGER L’IMMOBILISATION du menu CONTEXTUEL (que vousobtenez par un clic-droit).

• l'immobilisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez l’immobilisation souhaitée puiscliquez sur le bouton [Purger].

Pour chaque cas, vous devrez confirmer la suppression des entrées d'inventaire.

Exporter vos immobilisationsMenu TRAITEMENTS - commande EXPORT ASCII

Cette commande vous permet d’exporter vos immobilisations dans un fichier ASCII (format standard TXTreconnu par la majorité des éditeurs de texte).

1. Cliquez sur le bouton [Fichier] pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bou-ton [Email] pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.

42

Les traitements

2. Si vous avez choisi une sortie fichier :

• le fichier se nomme par défaut IMMOS.txt. Renommez-le si nécessaire et allez dans le répertoire où le fichier seraenregistré.

• Cliquez sur le bouton [Enregistrer]

3. Si vous avez opté pour un envoi par email :

• votre messagerie s’ouvre avec le fichier ASCII automatiquement inséré en pièce jointe. Envoyez votre email commevous en avez l’habitude.

43

Les états

Les états

Présentation généraleCiel Immobilisations pour Windows prend en charge les différentes éditions relatives aux immobilisations.

Les états standards

Les états relatifs directement aux immobilisations sont présentés dans les éditions suivantes : Dotationsmensuelles, Plus ou moins-values, Réintégrations fiscales, TVA à reverser.

Les états spécifiques

Les différents états spécifiques sont représentés dans les éditions suivantes : Etat préparatoire 2054-2055, Etatde contrôle 2054.

Les statistiques

Vous avez la possibilité d'obtenir des statistiques concernant les éléments des fiches immobilisations que vousavez saisies.

Autres états

Outre les états listés ci-dessus, vous pouvez également obtenir les états suivants : codes barresimmobilisations, étiquettes, fiche immobilisation ; immobilisation par code analytique, par compte, par famille,par localisation ; immobilisations soumises à la CFE (Contribution Foncière des Entreprises) ; immobilisationsdérogatoires par compte.

Les états paramétrables

Pour personnaliser les différentes éditions disponibles, vous disposez d’un générateur d’état.

Choix des données à imprimer et type de sortie

Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, une fenêtre s'affiche pour définir les critères desélection des données à imprimer. Dans la plupart des éditions, vous avez à déterminer l'année. Outre cecritère principal de sélection de dates, d'autres viennent s'y ajouter, selon l'édition que vous demandez.

Dates

Dans la plupart des éditions, la sélection des données se fait sur une année spécifique.Par défaut, l'année correspond à la date de recalcul que vous avez demandée. Vous pouvez modifier cesvaleurs en saisissant dans la zone la nouvelle année à prendre en compte.

45

Les états

Visualiser une édition à l'écran ou l’imprimer directement

Une fois les critères de sélection définis, vous devez choisir le type de sortie : aperçu à l’écran ou sortieimprimante.

Les états standards

Dotations mensuellesMenu ETATS - commande DOTATIONS MENSUELLES

Trois états permettent d’imprimer pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice encours :

• le détail des dotations par compte,

• les dotations par compte,

• les dotations par immobilisation,

Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation.

Plus ou moins valuesMenu ETATS - commande PLUS OU MOINS VALUES

Cette commande édite les plus et moins-values à court et à long terme réalisées sur les cessionsd'immobilisations à une date donnée.La définition des plus ou moins-values s'effectue selon le tableau suivant (CT = Court Terme ; LT = LongTerme) :

Cochez la case Voir les commentaires pour obtenir la description des différents états dans la partie droitede la fenêtre.

Durée de détention des éléments cédés

PLUS VALUES MOINS VALUES

- de 2 ans 2 ans et + - de 2 ans 2 ans et +

Eléments amortissables CTCT à hauteur des amortissements LT au-delà

CT CT

Eléments non amortissables CT LT CT LT

46

Les états

Réintégrations fiscalesMenu ETATS - commande RÉINTÉGRATIONS FISCALES

Avec cette commande vous obtenez la liste de toutes les réintégrations fiscales à opérer sur les dotationsd'amortissements de vos immobilisations. Cela concerne les immobilisations dont la valeur brute d'achat dépasse un plafond fixé par l'administration. Eneffet, la réintégration fiscale correspond à la différence entre l'amortissement comptable qui est calculé sur latotalité de la valeur de l'immobilisation et l'amortissement fiscal.

TVA à reverserMenu ETATS - commande TVA À REVERSER

Cette commande permet d'éditer, pour le mois considéré, l'état récapitulatif des valeurs de TVA à reverser pourchaque bien immobilier cédé.Le montant de la TVA à reverser est également indiqué dans la zone TVA à reverser de la fenêtre de sortie del’immobilisation.

Crédits-bailsMenu ETATS - commande CRÉDITS-BAILS...

Cette commande vous permet d’éditer deux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :

• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.

• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restantà payer.

Les états spécifiques

Etat préparatoire 2054-2055Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054-2055

Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état préparatoire des immobilisations et des amortissementsde la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B).

Lorsque vous souhaitez obtenir l'état préparatoire CERFA, vous devez préciser si vous souhaitez recalculer laliasse fiscale en cochant la case Recalculer la liasse.

Si cette case est décochée, les données visualisées seront celles du précédent calcul de la liasse.

47

Etat de contrôle 2054-2055Menu ETATS - commande ÉTAT DE CONTRÔLE 2054

Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état de contrôle de la déclaration 2054-2055. Vous pouvezdemander le contrôle des valeurs de tous les codes liasses ou d’une partie des codes liasses.

Les états

Les statistiquesMenu ETATS - commande STATISTIQUES

Cette commande vous permet d'obtenir une édition des diverses valeurs saisies dans vos fichesd'immobilisations.

Valeurs

1. Sélectionnez l'élément pour lequel vous souhaitez obtenir les statistiques (valeurs d'achat, valeurs à amortir,cumuls des dotations, valeurs résiduelles, dotations).

Regroupements

2. Sélectionnez le type de regroupement pour lequel vous voulez obtenir les statistiques (par compte, parfamille, par localisation, par code analytique).

Options

3. Indiquez la date de calcul.

4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider vos choix.

Modifier la présentation du graphique

Dans la fenêtre du graphique, cliquez sur le bouton [Propriétés].

Dans la fenêtre Propriétés du graphique, choisissez une des options proposées pour intervenir sur :

• l'aspect du graphique : lignes, barres ou secteurs,

• la position des légendes, des commentaires,

• les couleurs utilisées (pour cela cliquez sur le bouton [Couleurs] situé en bas de la fenêtre).

Pour inclure les immobilisations sorties avant la date de calcul, cochez cette option.

49

Les états

Demander l’aperçu avant impression ou l’impression directe

Aperçu

Pour obtenir l’aperçu avant impression, activez la commande APERÇU du menu CONTEXTUEL (que vous obtenezpar un clic-droit dans la fenêtre du graphique).

Impression

Pour lancer l’impression du graphique, activez la commande IMPRIMER du menu CONTEXTUEL (que vous obtenezpar un clic-droit dans la fenêtre du graphique).

Autres étatsMenu ETATS - commande AUTRES ÉTATS

Si vous cochez la case Voir les commentaires, le descriptif de l’état sélectionné s’affiche dans la partie droite dela fenêtre.

Dans la Liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton[Aperçu].

Les états paramétrablesVotre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditionsdisponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux quiexistent déjà.

Vous trouverez les informations relatives au générateur d’états dans le manuel de référence disponible depuis le menu

AIDE.

50

Gestion des dossiers


Mot de passeMenu DOSSIER - commande MOT DE PASSE

Si vous le souhaitez, vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe. Rappelez-vous quel'assistant de création de votre dossier vous a proposé de fixer un mot de passe lors de sa dernière étape.

Créer un mot de passe1. Si vous ne l'avez pas fait et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du

menu DOSSIER. La fenêtre Contrôle d’accès au dossier s’affiche.

Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide.

2. Pour créer un mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s'affiche.

3. Saisissez votre Mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous souvenirde votre mot de passe. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer unnouveau.

4. Cliquez sur [OK].

Le programme revient à la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, enregistre votre mot de passe et affiche despoints dans la zone Mot de passe.

5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre.

Modifier ou supprimer un mot de passe1. Activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.

2. Dans la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, cliquez sur le bouton [Modifier].

3. Dans la fenêtre Mot de passe, saisissez votre mot de passe et cliquez sur [OK].

4. Celui-ci s'affiche. Cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe].

5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre Contrôle d’accès au dossier.

Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe].

52


Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre posteUniquement disponible en mode souscription.

Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.

Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous changezde mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoirtravailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers.

Si vous basculez en mode :

• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela,utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.

• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votreposte de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.

Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).

SauvegardeIndisponible en option Ciel Données Mobiles.

Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE

Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité destockage.

1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION (ou depuis le bou-ton [Sauvegarde] de la barre d’accueil). La fenêtre suivante s’affiche :

2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est « Mes documents ». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur

l’icône et sélectionnez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier.

3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.

Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation vous indiquera le nom et l’emplacement de votresauvegarde.

Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveurInternet.

Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vosdossiers avant de changer de mode dans votre compte client.

Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet,dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.

Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération estessentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) duprogramme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriverà tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vouspermet, dans ce cas, de récupérer vos données.

53

Modifier les réglages

1. Pour définir vos préférences de sauvegarde, cliquez sur le bouton .

2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :

• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).

• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.

3. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution.

Cette option est cochée par défaut.

4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockéela copie de votre dossier.

5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie.

6. L'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie est cochée par défaut.

7. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu’un message de confir-mation vous soit proposé. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut.

8. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder :

• votre dossier,

• vos données annexes (préférences, modèles, etc.),

• ou bien les deux.

9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos préférences de sauvegarde.

RestaurationIndisponible en option Ciel Données Mobiles.

Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION

Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemmentsauvegardées.Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou supportdifférent de celui utilisé habituellement.

1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.

2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles :

• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programmeremplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.

• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans rem-placer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé versl'emplacement que vous choisirez.

• Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer.

Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.

3. Une fois que vous avez choisi votre Mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre sui-

Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la question« Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes ? ».

Par défaut, Ciel Immobilisations sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les donnéessauvegardées


vante s'affiche.

4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde.

5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton[Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affichel'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>].

6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].

Sauvegarde en ligneUniquement disponible en option Ciel Données Mobiles

Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE

La sauvegarde en ligne consiste à sauvegarder votre dossier sur un serveur dédié. Vos données sont stockéesen ligne. A la différence d'une sauvegarde sur support, vos données sont sécurisées car vous ne risquez pasde les perdre.

De plus, la sauvegarde en ligne vous permet d'accéder à vos données où que vous soyez et quand vous lesouhaitez dès que vous êtes connecté à Internet.

Pour sauvegarder votre dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton sur la barre d’accueil (oudepuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE). Votre sauvegarde en ligne s'effectueautomatiquement. Un message de confirmation vous indique que la sauvegarde a été réalisée avec succès.

Selon le type de contrat que vous avez, le nombre de sauvegardes en ligne varie. Dans la liste dessauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez.. Si votre quota desauvegarde est dépassé, un message vous en informe et vous propose de supprimer la sauvegarde la plusancienne de la liste.

55


Liste des sauvegardes en ligneMenu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES

Pour accéder à la liste des sauvegardes en ligne réalisées, cliquez sur le bouton sur la barred’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES). La fenêtre ci-dessous s’affiche :

A partir de la liste des sauvegardes, vous pouvez restaurer ou supprimer les sauvegardes existantes.

Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous à l’aide (touche <F1>).

Dossiers clôturésMenu DOSSIER - commande EXERCICES CLÔTURÉS

Vous souhaitez consulter des éléments de vos exercices précédents. Il vous suffit d’ouvrir le dossier de l’exercice précédentà partir de la commande EXERCICES CLÔTURÉS.

1. Cliquez sur le commande EXERCICES CLÔTURÉS du menu DOSSIER.La fenêtre ci-dessous s’affiche :

56


2. Sélectionnez le dossier de l’exercice clôturé à consulter.

Votre logiciel ferme le dossier en cours et ouvre le dossier clôturé.

Vous pouvez consulter tous les éléments de ce dossier en lecture seule uniquement.

57

La fin d’exercice

La fin d’exercice

Fin d’exerciceMenu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE

La fin d'exercice consiste à sauvegarder toutes vos données de l'exercice et à changer les dates de l’exercicecourant.

Lorsque vous activez la commande FIN D'EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s'affiche.

Etape : Sauvegarde DGFiP

La sauvegarde de vos données est une réglementation de la DGFiP. La première étape de l'assistant vouspermet de sauvegarder toutes les données de l'exercice que vous avez clôturé.

1. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par lasuite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur

externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.

2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape qui suit.

Etape : Lancer le traitement

Cette étape vous permet de valider la clôture d'exercice.

3. Vérifiez la date de fin d'exercice. Par défaut, la date de fin de l'exercice courant, définie dans les paramètresdossier, est proposée.

Le logiciel a renseigné les dates du nouvel exercice en se basant sur celles de l’exercice en cours. Vous nepouvez pas modifier ces zones.

4. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la clôture d'exercice.

Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer laclôture d'exercice.

• [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dos-sier et lancer la clôture. Un message vous indique que la sauvegarde a été faite avec succès.

• [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la clôture sanssauvegarde préalable. Ciel Immobilisations effectue la clôture d'exercice.

Un message vous indique que la fin d'exercice s'est déroulée avec succès.

Sauvegarde DGFiPConformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les don-nées légales de votre dossier sur trois ans.

La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, laDirection Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniersexercices.

59

La fin d’exercice

Conformité sauvegarde DGFiPMenu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP

Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comp-tabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et degestion sur les trois exercices passés.

Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs àl’exercice courant. Vous pouvez consulter vos sauvegardes qui sont classées par exercice.

Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.

Consultation des sauvegardes DGFiPMenu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP

La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. La sauvegarde est donc obligatoire. Vous pouvez, à partirde cette fenêtre, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classéeschronologiquement par exercice.

Vous pouvez consulter les sauvegardes DGFiP de vos exercices précédents, les enregistrer ou les envoyer pare-mail.

1. La fenêtre présente la liste des sauvegardes DGFiP par exercice. Double-cliquez sur l'exercice souhaitépour accéder aux archives correspondantes.Vous pouvez aussi cliquer directement sur le "+" devant l'exercice souhaité.

2. Double-cliquez sur l'archive à consulter.Vous pouvez aussi sélectionner l'archive puis cliquer sur l'un des boutons suivants en fonction de l'actionsouhaitée :

• Bouton Ouvrir : permet d'ouvrir vos sauvegardes DGFiP. Vous pouvez les consulter uniquement en lecture seule.

• Bouton Enregistrer sous : permet d'enregistrer vos sauvegardes DGFiP sous d'autres supports (clé USB, disquedur...).

• Bouton Envoyer par e-mail : permet d'envoyer vos sauvegardes DGFiP par e-mail.Cette commande récapituletoutes sauvegardes DGFiP générées durant la clôture d’exercice et permet de les consulter directement depuis votreapplication.

Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.

Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cetteobligation, vous vous exposez à des pénalités financières.

60

Index

AAmortissement

dégressif ..................................................30exceptionnel .............................................30linéaire .....................................................29

Autres états ____________________________ 50

BBarre

d’actions ..................................................10de navigation ............................................10

Bureau de réglages ______________________ 17

CCiel Données Mobiles _____________________ 8Codes analytiques _______________________ 19Compte Ciel ____________________________ 14Comptes _______________________________ 18Crédit-bail ______________________________ 26

acquisition ................................................33saisie .......................................................27

DDGFiP _________________________________ 60Documentation ___________________________ 6Dossier

copier sur Internet/sur votre poste .................53créer ........................................................16

Dotations mensuelles ____________________ 46

EEcritures de dotations ____________________ 38Environnement __________________________ 10Etats

de contrôle 2054-2055 ................................48paramétrables ...........................................50préparatoire 2054-2055 ...............................47spécifiques ...............................................47standards .................................................46

FFichier ASCII ____________________________ 42Fin d’exercice ___________________________ 59Fournisseurs ___________________________ 20

GGestion des codes-barres _________________ 39

IImmobilisations

calculer .................................................... 34cession partielle ........................................ 35cession totale ............................................ 35exporter ................................................... 42importer ................................................... 30non inventoriées ........................................ 42réviser ..................................................... 37

Imprimermanuels .....................................................7

Intuiciel ________________________________ 11Inventaire ______________________________ 39

LLiaison comptable _______________________ 39Localisations ___________________________ 20

MMise au rebut ___________________________ 35Mot de passe ___________________________ 52

PParamétrer l’export ______________________ 39Plan d’amortissement ____________________ 29Plus ou moins-values ____________________ 46Purger l’inventaire _______________________ 42

RRecensement des immobilisations __________ 40Réintégrations fiscales ___________________ 47Reprise d’antériorité _____________________ 29Restauration ____________________________ 54

SSaisie

automatique ............................................. 40manuelle .................................................. 40

Sauvegarde _____________________________ 53DGFiP ..................................................... 60en ligne .................................................... 55

Sauvegarde DGFiPconsulter .................................................. 60

Sortir une immobilisation _________________ 34Statistiques _____________________________ 49

© 2016 Sage 61

TTaux de TVA 19Trouvtoo 13TVA à reverser 47

VVirements 37

© Copyright 2016 SageManuel de découverte Ciel Immobilisations pour Windows - MAN_WI - V 22.50 - 02.16

La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.