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  • Filire : TS REL 1/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    SECTEUR LOGISTIQUE

    RESPONSABLE DEXPLOITATION

    LOGISTIQUE

    Niveau Technicien spcialis

    GUIDE DE SOUTIEN

    MODULE 09 : TABLEAUX DE BORDS

  • Filire : Technicien en Logistique 2/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    A. DEFINIR LOBJECTIF DUN TABLEAU DE BORD

    Introduction : Le tableau de bord est un mot emprunt l'industrie automobile pour dsigner un ensemble dinformations prcises qui permet dtre inform dun coup dil, dune situation donne. Il existe divers tableaux de bord selon le domaine dans lequel on se trouve.

    A.1. Reprer les diffrents types de tableau de bord

    Tableau de bord de machine

    Il permet de visionner toutes les informations ncessaires pour dterminer les paramtres de la machine, les rglages effectuer, les commandes actionner, les dysfonctionnements. Exemple de tableaux de bord de machines outils :

    Tableau de bord de vhicules

    Le tableau de bord, planche de bord, ou combin d'instruments, est constitu d'un ensemble d'indicateurs et de tmoins qui renseignent le conducteur d'un vhicule automobile (voiture, camion, moto, bateau, etc.) sur le fonctionnement du moteur et sur les paramtres de conduite (vitesse instantane, temprature extrieure). Par extension, on dsigne souvent par tableau de bord la planche de bord, une tablette qui s'tend sur toute la largeur du vhicule, au-dessus des pieds du conducteur et du passager avant. Elle comporte, outre les indicateurs numrs ci-dessous, une varit d'accessoires destins au confort et la scurit : aration, climatisation, radio, supports audio, bote gants, airbag pour le passager, etc

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    Exemple de tableau de bord dune automobile Tableau de bord dun camion

    Tableau de bord de gestion

    Pour conduire une voiture, il faut coordonner plusieurs manuvres tout en gardant les yeux sur la route et sur les informations du tableau de bord. Grer une entreprise exige de la mme faon beaucoup de dextrit. Cest pour cette raison quun tableau de bord prsentant clairement les informations cls de lentreprise est indispensable. Un tableau de bord de gestion est un ensemble d'indicateurs renseigns priodiquement et destins au suivi de l'tat d'avancement d'un programme ou d'une politique et l'valuation de l'efficacit de ce programme ou de cette politique. Un indicateur est une donne quantitative qui permet de caractriser une situation volutive, une action ou les consquences d'une action, de faon les valuer et les comparer leur tat diffrentes dates.

    Le tableau de bord nest pas un outil de contrle ou un instrument de motivation, mais bien un instrument de progrs permettant de :

    Avoir une vision synthtique et exacte des moyens mis en place; Confronter les rsultats obtenus; Identifier des actions correctives face des dysfonctionnements mis en vidence;

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    Rendre compte de son pilotage au niveau suprieur (reporting); Comparer ses performances avec celles des concurrents.

    Il existe diffrents types de tableaux de bord :

    Commercial : chiffre daffaires, nombre de nouveaux clients. De production : quantits produites, niveau de stock. Des ressources humaines : absentisme, formation. Comptable : rsultat mensuel. Financier : Niveau de trsorerie, volume des en-cours.

    Exemple : Tableau de bord logistique (source expert.achats.logistiques.typepad.com) Evolution des lments du prix de revient de Transport - Manutention - Stockage - Palettes

    A.2. Caractriser les informations transmises par un tableau de bord Il permet de dceler les drives et carences du systme. Ainsi, pour bien mettre en vidence ces mcanismes, nous illustrons cette logique par le schma suivant qui permet de considrer lentrept comme un systme. Notion de systme :

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    Il sagit de proposer une dmarche permettant de :

    - dcrire la morphologie du systme productif que reprsente lentrept - approcher la physiologie du systme entrept afin de comprendre les mcanismes qui rgissent son

    fonctionnement Cest--dire concevoir une reprsentation (un modle) qui permette :

    - davoir une vision simple de la structure du systme entrept. - de comprendre les interactions entre lentrept et son environnement. - de dcrire le fonctionnement. - de faciliter linterprtation des rsultats de lactivit (via le tableau de bord).

    Le systme est caractris par les variables dentre, cest dire principalement les flux physiques et dinformations qui entrent dans lentrept et dont larrive dclenche le fonctionnement de lentrept comme par exemple :

    - Les camions qui livrent lentrept des marchandises dclenchent la mise en route de la rception, du contrle et de la mise en stock.

    - Les ordres de prparation des commandes qui arrivent quotidiennement provoquent le lancement des prparations.

    Le systme est caractris par les variables de sortie, cest dire principalement les flux physiques et dinformations qui quittent lentrept et vont agir sur un autre systme comme par exemple :

    - Les camions qui acheminent la marchandise vers les clients et qui vont induire chez lui des oprations de rception...

    Le systme est caractris par les variables dobjectifs qui fixent le niveau de service et le cot de fonctionnement atteindre par lentrept. Le niveau de service peut tre caractris par la performance en prparation (jour A / jour B), le niveau des stocks (taux de couverture des sorties de marchandises gal 1 mois...). Il sagit dune sorte de transcription de la stratgie. Le systme est caractris par les variables de rsultats, cest dire la mesure aprs une priode dactivit des rsultats obtenus en regard des objectifs dfinis par exemple 95 % des commandes sont prpares et livres le jour B ou le niveau de stock est 0,9 mois. Ces lments sont collects travers un outil qui sappelle le tableau de bord. Un systme logistique est compos dun ensemble de sous-systmes en interaction dont lentrept constitue un maillon.

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    Pour lanalyse de notre systme entrept, on se refera afin de visualiser les variables dcrites un peu plus haut au schma suivant applicable lentrept.

    A titre indicatif, le schma des 8 tapes de la mise en place dun tableau de bord :

  • Filire : Technicien en Logistique 7/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Le tableau de bord nest pas un outil de contrle ou un instrument de motivation du personnel.

    Cest un instrument de comparaison et damlioration. Il est un dclencheur denqute.

    Lorsquun dysfonctionnement est mis en vidence par rapport aux objectifs fixs, le tableau de bord aide le gestionnaire identifier les actions correctives adquates.

    Le tableau de bord se caractrise par sa :

    - Simplicit et clart : il ne peut possder quun nombre limit dindicateurs (4 5)

    - Pertinence : il ne peut contenir que les indicateurs relatifs aux responsabilits de son utilisateur ;

    - Facilit : les sources de donnes doivent tre existantes et fiables, avec des dlais de traitement courts

    Il nexiste pas de modle standard de tableau de bord. Cest un instrument personnel, conu sur mesure suivant les responsabilits et les objectifs de son utilisateur

    En conclusion, le tableau de bord compare ltat actuel aux objectifs fixs au dpart. Cest un outil danalyse posteriori qui met en vidence les disfonctionnements lorsque ces derniers sont effectivement prsents. Il aide juste viter leur aggravation. En aucune manire il ne permet de les prvoir et dempcher leur gense.

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    Ceci qui est un handicap, vu le contexte actuel o des mutations mergent de faon continue.

    B. CHOISIR LES PRINCIPAUX INDICATEURS

    Introduction : Les tableaux de bord contiennent des indicateurs (comme une voiture). Un indicateur est une donne objective, quantitative, constatant un rsultat, dont lexploitation nous permet de faire le point par rapport un objectif prdtermin. Le mot objective est important, car plusieurs indicateurs peuvent nous situer en rapport avec un mme objectif. Un exemple :

    - Dterminer sa vitesse au volant dun vhicule ?

    Le meilleur indicateur est celui qui est cre spcialement pour suivre la vitesse du vhicule ; le tachymtre (appel compteur ).

    - Pourtant il existe dautres moyens : Une combinaison de 2 autres indicateurs existants dans la voiture. Le compte-tour et la position du levier de vitesse ... Lanalogie avec lentreprise est relle. Elle croit pouvoir cerner un objectif avec plusieurs indicateurs existants, alors que seul un indicateur spcialement cre pour lobjectif peut le faire rapidement et prcisment.

    Lindicateur est issu des units duvre :

    Il peut tre lunit duvre elle-mme. Il peut tre la combinaison simple ou complexe de plusieurs units duvre.

    B.1. Classer les diffrents indicateurs Il existe donc plusieurs indicateurs, leur rle est de contribu analyser la performance dune entreprise, et les actions correctives mener pour atteindre un objectif stratgique :

    Indicateur defficience : cest le rapport entre les ralisations obtenues et les moyens consacrs laction ou au programme suivi.

    Indicateur defficacit ou de rsultat: cest le taux datteinte des cibles. Les rsultats montrent-ils que les valeurs cibles des objectifs sont ralises ?

    Indicateur stratgique : cest celui qui permet de suivre les objectifs dfinis au niveau stratgique lis une orientation politique.

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    EFFICIENCE EFFICACIT PERFORMANCE

    Efficience: Bien faire les choses Indicateurs de Moyens ou de Processus Efficacit : Faire les bonnes choses Indicateurs de Rsultats

    Est performant tout ce qui contribue latteinte des objectifs stratgiques de lentreprise

    LIndicateur de qualit est la mesure des conditions dans lesquelles a lieu laction du service, cest-

    -dire le respect des procdures pralablement dtermines, ou la satisfaction des usagers. On peut considrer :

    - Rclamations consommateurs - Nombre de contrles qualit - Quantits non conformes - Rsultat d'audits - nombre d'actions ralises

    Indicateurs dactivit : cest la mesure du volume de travail de lorganisme sexprimant en units.

    LIndicateur scurit est caractris par les lments suivants :

    - Les Accidents de travail, incidents ou soins infirmiers - Lvolution de la cotation des risques (Risk Hazard Number) - Le Taux de gravit des accidents - Le Nombre daudits de comportement

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    Indicateurs de productivit : Il permet dvaluer les volumes de production, les pertes, les emballages, matires premires..

    LIndicateur dutilisation de capacit permet le calcul du taux d'utilisation de la capacit

    d'entreposage (en nb. de palettes) = Nombre de palettes stockes dans l'entrept / capacit totale de l'entrept en palettes. Il fait partie des ratios logistiques d'analyse des entrepts et plateformes logistiques. Il mesure l'occupation des capacits potentiellement disponibles un moment donn.

    Plus spcifiquement, dans la gestion de stocks, on distingue 3 catgories :

    Les indicateurs dalerte qui signalent la prsence dun dysfonctionnement, dun tat anormal impliquant une action corrective. Dans une gestion quotidienne, il peut sagir des articles en rupture de stocks, des demandes dachat non transformes en commande

    Les indicateurs defficience et dquilibrage qui permettent de mesurer la situation actuelle par

    rapport aux objectifs fixs ds le dpart. Ils peuvent induire suivant les cas, des ajustements sur les objectifs, ou sur les stratgies. Dans le suivi des articles et des stocks, il peut sagir par exemple la liste des articles ayant dpasss le stock maximum autoris (afin de connatre les raisons du surstockage et dy remdier); ltat des articles ayant fait lobjet de trs nombreuses commandes ; ltat des articles ayant subi une baisse de consommation ou un faible taux de rotation (pour une rvision ventuelle des donnes de planifications).

    Les indicateurs danticipation qui fournissent des renseignements sur les besoins futurs. Ils

    prcisent linfluence quaura sur les stocks une activit prvue ; un prochain chantier ; une saison de lanne ; ou tout autre vnement venir. Les renseignements fournis par ce type dindicateurs permettront au gestionnaire des stocks et des articles danticiper sur la situation en faisant varier ses stocks la hausse ou la baisse ; mais aussi dactiver la livraison rapide dventuelles commandes en cours.

    B.2. Choisir la reprsentation des valeurs Pour lexpression de la valeur des ratios en pourcentage, en indice, ou en valeur dcimale, la dcision va dpendre du type units duvre en relation avec lindicateur concern. Il sagit lors de cette phase dassurer la mise en forme des indicateurs afin que ceux-ci soient analysables rapidement. Typologie des indicateurs 1. Les indicateurs de rsultats

    Supposent le choix dune unit duvre qui est une unit de mesure dactivit :

    activit homogne ex : palettes activits htrognes : lune des units ex : quivalent palettes pour.

    Si lunit nest pas suffisamment homogne, choisir une unit tierce / ex : volume, unit de mesure des facteurs consomms (kW, Mad...).

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    2. Indicateurs dutilisation des moyens

    Indicateurs de productivit : moyens / production ou inversement. Indicateurs dutilisation de la capacit - ex : heures productives / heure de prsence.

    3. Indicateurs de convergence

    Ex : couverture de stock = stock / quantit vendue.

    4. Indicateurs denvironnement

    Ex : taux de base bancaire, cours de matires premires.

    5. Indicateurs doprations exceptionnelles

    Ex : stock spculatif.

    Forme des indicateurs Valeur absolue ex : tonnes, chiffres daffaires. Ratio homogne ex : taux de service = commandes reues commandes livres / commandes

    reues. Exprime en : % (95 %), indice (95), valeur dcimale (0,95). Ratio composite ex : ventes / stock moyen. Ratios plus synthtiques mais :

    - Ne sont pas comparables directement - Ne sadditionnent pas ;

    B.3. Choisir la priodicit Lobjectif de cette premire phase est de rechercher la priodicit de prsentation du tableau de bord. Pour cela, les conditions satisfaire sont de permettre de constater gnralement sur le tableau de bord suivant les consquences des actions du dcideur pour vrifier les effets des mesures entreprises. Un tableau de bord (TdB) de planification a pour objet daider un dcideur de la direction gnrale orienter sa stratgie moyen terme et ce pour les fonctions essentielles de lentreprise : marketing, commercial, production, logistique. Les dcisions qui en rsultent requirent une longue priode de maturation et leurs effets ne seront visibles que 3, 6 mois voire quelques annes plus tard. Un tableau de Bord de pilotage a pour objet daider un dcideur responsable dune des fonctions de lentreprise mettre en application la stratgie et veiller adapter les ressources et moyens aux besoins en fonctions de lvolution de la demande. Les dcisions qui en rsultent ncessitent une priode de rflexion et leurs effets seront visibles court terme : 1 3 mois. Ses actions concernent plus largement le respect du budget et latteinte des objectifs de service. Un Tableau de Bord de rgulation a pour objet daider un dcideur responsable dune quipe oprationnelle dtecter des drives dans la ralisation de lactivit du travail et dquilibrer charge et ressources.

  • Filire : Technicien en Logistique 12/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Ses actions concernent essentiellement la gestion du personnel et des matriels. Les dcisions qui en rsultent doivent tre rapides et leurs effets doivent tre quasi immdiats.

  • Filire : Technicien en Logistique 13/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Priodicit gnralement utilise

    anne mois hebdo. jour

    TdB de PLANIFICATION (dcomposition de la finalit en objectifs)

    TdB de PILOTAGE (adquation objectifs moyens)

    TdB de REGULATION (dcisions courantes dexploitation)

    Dans les tableaux ci-dessous, la reprsentation de la valeur est exprime plus prcisment ainsi que la priodicit selon le type dactivits (source CCI Bretagne):

    Tableau indicateur dactivits :

  • Filire : Technicien en Logistique 14/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Tableau indicateurs de productivit

  • Filire : Technicien en Logistique 15/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Reprsentation des indicateurs Les types suivants sont les plus habituels : - Graphique, lorsque la vision densemble est primordiale. Permet de visualiser :

    - la situation

    - la tendance gnrale

    - les variations

  • Filire : Technicien en Logistique 16/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    - Tableau de valeurs, intressant lorsque la connaissance de la valeur exacte est essentielle. Permet de visualiser :

    - tous les indicateurs dun coup dil (forme la + condense)

    - clairement les objectifs et les carts

    - Clignotant , lorsque lindicateur est secondaire et que la connaissance de la tendance (hausse, baisse, stabilit) est suffisante. Permet de :

    - rsumer le graphique

    - attirer lattention sur une tendance gnrale

    Un exemple :

  • Filire : Technicien en Logistique 17/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    C. INTERPRETER UN TABLEAU DE BORD Un indicateur est une information de synthse qui aide le gestionnaire apprcier une situation dans le systme plac sous sa responsabilit. Cest une donne quantitative qui permet dexpliquer une situation volutive, une action ou les consquences d'une action, de faon les valuer et les comparer leur tat diffrentes dates. Il doit tre succinct, claire et prcis. Il ne prsente en principe que lessentiel des informations utiles pour interprter un phnomne. Le bon indicateur est celui qui est parlant ou dot de sens. Il ne peut se limiter au simple constat de la situation. Ce dernier entrane toujours une action ou une raction du gestionnaire. Chaque indicateur est analys dans le temps :

    - On le compare dans son tat des priodes diffrentes pour voir dans quel sens volue une situation (croissance / dcroissance, gains / pertes ) ;

    - La comparaison peut aussi tre faite par rapport aux standards du march (ratios, normes, mouvements observs chez les concurrents ).

    La gestion dun indicateur se dcompose en trois phases :

    - Analyse : Que nous dit lindicateur ? Que lisons-nous ? Que comprenons-nous ? - Interprtation : Quelles peuvent tre les consquences ? Quelle est leur niveau de gravit ? Quels

    sont les risques possibles ? - Raction : Quelles sont les actions correctives ou damlioration entreprendre ? Sur quels points

    ou quels lments ? De combien de temps dispose-t-on pour le faire ? qui doit-on saisir ?

    C.1. Identifier les tendances et reprer les carts Afin de faciliter lanalyse et linterprtation des carts, une fiche de suivi des indicateurs pourra tre utilise, Les actions correctives peuvent tre, ainsi, pr-tudies pour connatre et anticiper la prise de dcision en cas de drive.

    Fiche de suivi des indicateurs

    1. Tableau de bord Logistique Fiche de suivi indicateur

    Page / /

    Indicateur : N Rdacteur :

    Intrt de lindicateur :

    Dcomposition de lindicateur :

    Procdure de collecte des informations : (qui quand comment)

    Valeurs de rfrence :

  • Filire : Technicien en Logistique 18/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Diagramme causes / effets prsums Actions correctives envisageables :

    Les possibilits dactions en cas de drive du systme

    - La rvision des facteurs structurels internes

    Appliquer les mthodes dorganisation pour corriger et mettre en ordre les facteurs contribuant assure la cohrence du systme.

    - La rvision des facteurs structurels externes Mieux connatre le march, ses clients pour btir son organisation. Exemple : modifier les rgles dapprovisionnement.

    - La modification des structures

    Adapter les structures aux ncessits de lentreprise. Exemple : adapter les ressources en personnel, en matriel...

    - La modification des mthodes de gestion Adapter les rgles existantes Choisir de nouvelles rgles. Exemple : modifier les dlais de traitement des commandes.

    - La modification du rle et des fonctions des hommes

    Prserver leur rle dcisionnel et rgulateur. Exemple : mobilisation des hommes.

    Mthode Environnement.

    Matriel Hommes

  • Filire : Technicien en Logistique 19/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    EVALUATIONS

  • Filire : Technicien en Logistique 20/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Evaluation n 1

    Dure : 1 h

    ENONCE

    Question 1 : (12 points) Citez diffrents types de tableaux de bord et leurs utilisations.

    Question 2 : (08 points) Effectuez le schma comportant les 8 tapes de la mise en place dun tableau de bord de gestion.

    Corrig de lvaluation n 1

    Question 1 : (12 points) Tableau de bord de machine : (4 points) Il permet de visionner toutes les informations ncessaires pour dterminer les paramtres de la machine, les rglages effectuer, les commandes actionner, les dysfonctionnements. Tableau de bord de vhicules : (4 points) Il est constitu d'un ensemble d'indicateurs et de tmoins qui renseignent le conducteur d'un vhicule automobile (voiture, camion, moto, bateau, etc.) sur le fonctionnement du moteur et sur les paramtres de conduite (vitesse instantane, temprature extrieure). Tableau de bord de gestion : (4 points) Le tableau de bord nest pas un outil de contrle ou un instrument de motivation, mais bien un instrument de progrs permettant de :

    - Avoir une vision synthtique et exacte des moyens mis en place; - Confronter les rsultats obtenus; - Identifier des actions correctives face des dysfonctionnements mis en vidence; - Rendre compte de son pilotage au niveau suprieur (reporting); - Comparer ses performances avec celles des concurrents.

    Question 2 : (08 points)

  • Filire : Technicien en Logistique 21/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Evaluation n 2

    Dure : 1 h 30

    ENONCE

    Vous devez proposer pour chacune des activits ou oprations suivantes les units duvre pouvant tre suivies :

    - une activit rception dans un entrept (5 points) - une machine dans un atelier de fabrication (5 points) - un plateau dappel de prises de commandes par tlphone (5 points) - une activit de prparation de commandes (5 points)

    Corrig de lvaluation n 2

    Une activit rception dans un entrept : Units duvres matrielles : (2 points) Nb de colis, palettes,....rceptionns ( Nb de vhicules pris en charge.... Unit duvres immatrielles : (2 points) Nb de bon de livraison traites, nb de contrle, nb danomalies repres ...

  • Filire : Technicien en Logistique 22/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Unit duvres ressources : (1 point) Heures de travail hommes, machines Dpenses courantes dexploitation...

    Une machine dans un atelier de fabrication Units duvres matrielles : (2 points) Nb de pices produites Volume de dchets gnrs Volume de pices entrantes ou volume de matire premire... Unit duvres immatrielles : (2 points) Nb dfauts, nb dordres de fabrication traits... Unit duvres ressources : (1 point) Heures de travail hommes, machines Dpenses en nergie, maintenance

    Un plateau dappel de prises de commandes par tlphone Units duvres matrielles : (2 points) Il y en a ici potentiellement trs peu, si lon considre les moyens techniques actuels et mis part le nombre de postes de travail en activit. Unit duvres immatrielles : (2 points) Nb dappels par jour, par personne, nombre de commandes enregistres, montant des commandes enregistres.... Unit duvres ressources : (1 point) Heures de travail, Dpenses courantes dexploitation... Une activit de prparation de commandes Units duvres matrielles : (2 points) Nb de colis prlevs, nb de palettes prpares, Nb de rapprovisionnements raliss ... Unit duvres immatrielles : (2 points) Nb de lignes, de commandes prpares, nb de clients livrs, nb de contrles effectus, nb derreur repres.... Unit duvres ressources : (1 point) Heures de travail hommes, machines Dpenses courantes dexploitation...

  • Filire : Technicien en Logistique 23/23 Guide de soutien, Module 09 : Tableaux de bord

    Evaluation n 3

    Dure : 0 h 30

    ENONCE

    Citez des exemples sur les possibilits dactions en cas de drive du systme dans les cas suivants :

    1. La rvision des facteurs structurels internes

    2. La rvision des facteurs structurels externes

    3. La modification des structures

    4. La modification des mthodes de gestion

    Corrig de lvaluation n 3

    1. La rvision des facteurs structurels internes (3 points) Exemples : adapter les procdures, modifier limplantation des produits, changer les horaires de travail. 2. La rvision des facteurs structurels externes (2 points) Exemple : modifier les rgles dapprovisionnement.

    3. La modification des structures (2,5 points) Exemple : adapter les ressources en personnel, en matriel...

    4. La modification des mthodes de gestion (2,5 points) Exemple : modifier les dlais de traitement des commandes.