ARCACHON – 28 au 30 novembre 2018 CNRS | ANF PRO-QUAL
Les principales étapes de la certification ISO 9001 : 2015
Frédérique Andrieu – DR15
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La direction de votre organisme
vient de vous confier la mission de piloter son
projet de certification ISO 9001 : 2015.
Ce projet doit être préparé et planifié.
Il s’agit de construire l’architecture du projet et de disposer
d’outils pour lancer, conduire et suivre le projet.
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Cas de figure proposé
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La règle des 3 C Outil de conduite de projet
1. Cadrer le projet
2. Conduire le projet
3. Conclure le projet
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Méthode proposée
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Etapes du projet de certification
Cadrer le projet
• Phase 1 - Initialisation
• Phase 2 - Préparation
Conduire le projet
• Phase 3 - Réalisation
Conclure le projet
• Phase 4 - Capitalisation
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Activités Outils Livrables
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Phases Activités à réaliser
1 – Initialisation
1.1 Définir le projet
1.2 Etudier l’opportunité du projet
2 – Préparation
2.1 Etudier la faisabilité du projet
2.2 Planifier le projet
2.3 Présenter le projet
3 – Réalisation
3.1 Lancer la réalisation du projet
3.2 Mettre en œuvre et suivre le projet jusqu’à l’audit de certification
4 – Capitalisation
4.1 Communiquer la certification auprès des parties intéressées
4.2 Valoriser les acteurs
4.3 Suivre le plan d’actions et planifier les audits (internes / suivi de certification)
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Le projet de certification dans sa globalité
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1.1 Définir le projet
Avoir le réflexe QQOQCCP(P) !
QQOQCCP = outil simple utilisé pour clarifier un problème ou une situation
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Phase 1 : Initialisation
Projet de
certification
Quoi ?
Pour quoi ?
Comment ?
Où ?
Quand ?
Qui ?
Combien ?
Pourquoi ?
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1.1 Définir le projet
Périmètre de certification Où ?
- Déterminer le domaine d’application du SMQ (= champ d’application du
SMQ qui apparait sur le certificat) : activités et produits concernés
- Justifier, si nécessaire, les exigences de la norme non applicables
Ex : Tout ou partie d’un laboratoire, d’une équipe, …
1.2 Etudier l’opportunité du projet
- Déterminer les motivations, décrire le contexte : enjeux internes et
externes (économiques, commerciaux, techniques, humains, …), besoins des
parties intéressées, contraintes, …Pourquoi ?
- Définir les objectifs de la certification Pour quoi ?
- Identifier les contraintes du projet (dates butoir, …), les risques spécifiques
au lancement du projet
Outil : SWOT
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Phase 1 : Initialisation
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Phase 1 : Initialisation
Forces
facteurs internes +
Faiblesses
facteurs internes -
Opportunités
facteurs externes +
Menaces
facteurs externes -
SWOT
SWOT : Strengths (forces) ; Weaknesses (faiblesses) ; Opportunities (opportunités) ; Threats (menaces)
Décision officielle de lancer le projet
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2.1 Etudier la faisabilité du projet
- Analyser l’existant : mesurer les écarts entre pratiques réelles et ISO 9001
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Phase 2 : Préparation
Outil : Grille d’auto-évaluation
basée sur l’ISO 9001 : 2015
= mesurer le taux de conformité
au référentiel pour évaluer les
actions à mener
Diagnostic
Résultats par chapitre
Résultats globaux
Sur le site :
Conforme 100 %
Acceptable
A améliorer
Non conforme
… 66 %
… 33 %
… 0 %
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2.1 Etudier la faisabilité du projet
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Phase 2 : Préparation
2.1 Etudier la faisabilité du projet
- Analyser l’existant (suite)
Diagnostic
Résultats par chapitre
Résultats globaux
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2.1 Etudier la faisabilité du projet
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Phase 2 : Préparation
2.1 Etudier la faisabilité du projet
- Analyser l’existant (suite)
Diagnostic
Résultats par chapitre
Résultats globaux
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2.1 Etudier la faisabilité du projet
- Elaborer le plan d’actions de mise en œuvre du SMQ Quoi ?
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Phase 2 : Préparation
- Identifier les ressources et compétences nécessaires : comité de pilotage,
groupes de travail, consultant extérieur ? … Qui ? Comment ?
- Estimer les coûts Combien ? « Go »
- SWOT à finaliser
- SWOT à revoir annuellement
…
- Cartographie à finaliser
…
- Identifier les exigences
des PIP
…
- Domaine d’application
du SMQ à définir
…
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2.2 Planifier le projet
- Etablir le calendrier du projet Quand ?
Outil : Planning de type diagramme de Gantt
= rendre visible le plan d’action du projet sur l’échelle du temps
- Rythmer la démarche
- Identifier les actions reliées entre elles
- Mettre en évidence les zones temporelles critiques
- Construire le planning avec les responsables d’action
- Etre vigilant sur l’estimation des durées
- Bien clarifier les relations de dépendance entre les actions
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Phase 2 : Préparation
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2.2 Planifier le projet Exemple de planning de type Gantt
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Phase 2 : Préparation
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2.3 Présenter le projet
Communiquer sur le projet pour permettre à chacun de comprendre et de
suivre le projet
Outil : Plan de communication
= prévoir les actions de communication à mener pour informer, sensibiliser,
motiver, alerter, …
- Rythmer la démarche
- Alterner les modes de communication, les contenus, …
- Trouver le bon équilibre : ni trop, ni trop peu
- Adapter la communication aux destinataires
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Phase 2 : Préparation
Qui Communique Quoi A Qui Comment Quand
Fréquence
Direction Politique Qualité Tout le personnel Affichage A chaque évolution
Direction Politique Qualité Clients Internet A chaque évolution
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Vous disposez de toutes les données
nécessaires pour passer à l’action et lancer
la réalisation du projet de certification !
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A l’issue de la phase 2
Phase 3
Réalisation
Phase Livrables
Quoi ? 2 Plan d’actions à mettre en œuvre
Qui ? 2 Ressources humaines identifiées
Où ? 1 Périmètre de certification défini
Quand ? 2 Planning établi
Comment ? 2 Compétences identifiées
Combien ? 2 Coûts estimés
Pourquoi ? 1 Motivations, contexte, enjeux définis
Pour quoi ? 1 Objectifs définis
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3.1 Lancer la réalisation du projet
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Phase 3 : Réalisation
Phase préparatoire
Etat des lieux
de l’existant
Séminaire de
lancement
Audit à blanc
à mi-parcours
Audit de certification
initial
Audit à blanc final
3.2 Mettre en œuvre et suivre le projet jusqu’à l’audit de certification
Réunions d’avancement du projet (tous les mois par exemple)
Rapports d’audits à blanc et plans d’actions après audits (ici 2 audits)
Rapport d’audit de certification
Certificat
valable 3 ans
T0 T0+1 T0+2 T0+5 –T0+6 T0+10–T0+11 T0+15
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Votre rôle en tant que pilote du projet de certification :
Veiller au respect du planning
Reporter à la direction / comité de pilotage
Communiquer sur l’avancement du projet
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Phase 3 : Réalisation
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4.1 Communiquer la certification auprès des parties intéressées
Elément du plan de communication
- Utiliser logo de l’organisme de certification
- Etre précis sur le périmètre de certification
4.2 Valoriser les acteurs
Reconnaissance / remerciements de la direction
Mention sur le dossier personnel de l’agent
4.3 Suivre le plan d’actions et planifier les audits (internes / de suivi
de certification)
Votre rôle en tant que pilote du projet de certification :
Consolider le SMQ
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Phase 4 : Capitalisation
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Cette présentation est sous licence :
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Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions
Merci de votre attention
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